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UNIDAD 6
Administración y gestión del servicio farmacéutico.
Introducción
El recurso humano del servicio farmacéutico de acuerdo al Decreto 2200 de 2005 y a la Resolución
1403 de 2007 y demás normas que lo modifiquen y sustituyan, establece disponer de un personal
de las calidades señaladas en la normatividad vigente, para el ejercicio de cada cargo y en un
número que garantice el cumplimiento de los procesos propios de dicho servicio que se desarrollan
en la entidad o establecimiento farmacéutico.
El sistema de información institucional es el conjunto de actividades informativas que hacen parte
del servicio farmacéutico de una entidad o establecimiento farmacéutico o persona autorizada, que
busca la satisfacción de las necesidades específicas de información sobre los medicamentos y
dispositivos médicos y su uso adecuado por parte del paciente, el equipo de salud y la comunidad.
Las entidades y establecimientos farmacéuticos deben implementar el sistema de información,
sobre medicamentos y dispositivos médicos integrado al sistema institucional de salud, sistema
integral de información en salud y sistema general de información administrativa.
El sistema de información de la gestión logística del servicio farmacéutico permite el uso de
información sobre inventarios, precios, indicadores de gestión, medicamentos y dispositivos médicos
adquiridos y tramitados para la prestación de los servicios. El sistema de información del servicio
farmacéutico estará bajo la responsabilidad del director técnico.
Propósitos de formación
Al finalizar el estudio de esta unidad usted, estará en capacidad de:
gg Comprender los procesos técnicos administrativos del servicio farmacéutico ambulatorio y
hospitalario en instituciones de baja complejidad.
Criterios de evaluación
Para un adecuado desempeño en esta unidad se espera que usted:
gg Identifique las actividades administrativas del servicio farmacéutico y de supervisión y control
del personal auxiliar de farmacia a su cargo.
gg Identifique que la información utilizada en los procesos, procedimientos y en red con otras
dependencias de la institución, esté ajustada y acorde a las necesidades del servicio farmacéutico.
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C ONTENIDO
Sesión No. 21 Funciones del personal que labora en el servicio farmacéutico.
Para administrar, coordinar y controlar los procesos de selección, adquisición, recepción,
almacenamiento, distribución, dispensación, promoción, uso racional, con calidad al paciente
y a la comunidad en general en los establecimientos farmacéuticos, farmacias ambulatorias y
hospitalarias de baja complejidad, es necesario que se cumpla con la normatividad que reglamenta
el ejercicio de la profesión del Tecnólogo en Regencia de farmacia.
El Regente de Farmacia
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MÓDULO ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS FARMACÉUTICOS
1. Funciones esenciales del regente de farmacia
A continuación se describen las funciones esenciales del regente de farmacia de conformidad con
la Ley 485 de 1998 y Resolución 486 de 2003.
zzEjercer la coordinación de las actividades propias del servicio farmacéutico
de baja complejidad para garantizar con calidad la prestación de los mismos.
zzParticipar en el proceso de selección de medicamentos y dispositivos
médicos.
zzPlanear las necesidades de medicamentos y dispositivos médicos que
requiere la institución o establecimiento, según políticas de compra.
zzEmitir el concepto técnico para la adquisición de medicamentos y dispositivos
médicos en la institución de baja complejidad para garantizar la calidad de
estos.
zzRealizar la recepción técnica de los medicamentos, dispositivos médicos,
gases medicinales, adquiridos por la institución o establecimiento.
zzParticipar en el comité de compras de medicamentos y dispositivos médicos
de la institución o establecimiento.
zzCoordinar el proceso de almacenamiento de medicamentos y dispositivos
médicos en la institución o establecimiento.
zzCoordinar el proceso de dispensación de medicamentos y dispositivos
médicos de la institución o establecimiento.
zzCoordinar el proceso de distribución de medicamentos y dispositivos médicos,
según el sistema implementado en la institución o establecimiento.
zzPreparar y dispensar fórmulas magistrales de uso tópico, de acuerdo con las
técnicas y buenas prácticas para su elaboración y dispensación.
zzInterpretar y aplicar la información técnica contenida en los manuales de
procesos y procedimientos del servicio farmacéutico.
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zzRealizar seguimiento y control a
dispositivos médicos.
las devoluciones de medicamentos y
zzOfrecer información sobre el uso adecuado a los pacientes que lo requieran.
zzVelar por el cumplimiento del registro de las condiciones ambientales de los
medicamentos almacenados en farmacia y en otros servicios.
zzGarantizar el manejo adecuado de los residuos de medicamentos de
institución o establecimiento.
la
zzCoordinar las actividades de recepción, almacenamiento y distribución de
los medicamentos de control especial.
zzPresentar informe mensual de los medicamentos de control especial al ente
territorial.
zzCoordinar y realizar los inventarios de medicamentos y dispositivos médicos
según política institucional.
zzRealizar seguimiento periódico a los medicamentos y dispositivos médicos
en stock, a las reposiciones y devoluciones en los servicios de hospitalización.
zzRealizar según normatividad, las devoluciones de medicamentos y dispositivos
médicos por averías, deterioro, vencimientos, etc.
zzElaborar oficios, informes y demás documentos que se requieran por otras
áreas.
zzContribuir al diseño y desarrollo de un esquema de seguimiento de la
institución a los procesos generales del servicio farmacéutico basado en
indicadores.
zzCoordinar las agendas de trabajo de los auxiliares del servicio farmacéutico
de baja complejidad.
zzRealizar actividades de capacitación al personal auxiliar del servicio
farmacéutico de baja complejidad.
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MÓDULO ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS FARMACÉUTICOS
zzRealizar seguimiento al proceso de facturación de medicamentos y
dispositivos médicos en el servicio farmacéutico de baja complejidad.
zzBrindar información de medicamentos y dispositivos médicos que requiera el
personal de salud de la institución.
zzProyectar, desarrollar y recomendar las acciones que deben adoptarse para
el logro de los objetivos y metas propuestas del servicio farmacéutico de baja
complejidad.
zzContribuir al diseño y desarrollo de los planes de mejoramiento que defina la
institución.
zzContribuir al desarrollo de una cultura organizacional basada en la calidad,
el respeto, la comunicación y el trabajo en equipo.
zzDivulgar y socializar la información pertinente, generada en su área.
zzContribuir al uso racional y eficiente de los recursos, insumos y servicios
públicos institucionales, y en general, a la austeridad en el gasto.
zzCuidar y garantizar un uso adecuado de muebles, equipos e infraestructura
institucional.
zzVelar por el cumplimiento del cronograma de aseo y condiciones de higiene.
zzResponder por la custodia, manejo de elementos e inventario de los bienes
a su cargo.
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•
Contribuciones individuales (criterios de desempeño)
zz La prestación de los servicios farmacéuticos a los usuarios
que comprende los procesos de selección, adquisición, recepción,
almacenamiento, dispensación y distribución, contribuyen de manera
efectiva a la satisfacción de las necesidades de atención en salud.
zz Las actividades del servicio farmacéutico están de conformidad a los
procesos y procedimientos definidos en la institución y en las normas
establecidas por el Ministerio de la Protección Social y el Instituto para
la Vigilancia y el Control de los Medicamentos y Alimentos.
zz La adecuada atención y prestación del servicio disminuye la
morbimortalidad y mejora la calidad de vida de los pacientes de la
institución.
zz La ejecución y utilización óptima de los recursos permiten la adecuada
prestación de los servicios farmacéuticos a los pacientes.
zz Un sistema de información actualizado, veraz y oportuno de los
medicamentos y dispositivos médicos en el servicio farmacéutico,
responde a un plan de compras ajustado a las necesidades de la
institución.
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MÓDULO ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS FARMACÉUTICOS
•
Conocimientos básicos esenciales
Para una mejor comprensión sobre los aspectos relacionados con la prestación del servicio, es
importante que el Regente de farmacia tenga conocimiento sobre el marco legal en el cual esta
soportado la prestación del servicio farmacéutico.
zz Políticas y normatividad sobre el modelo de gestión del servicio
farmacéutico.
zz Normas generales sobre medicamentos y dispositivos médicos.
zz Normas sobre el sistema obligatorio de la garantía de la calidad.
zz Normas sobre buenas prácticas de elaboración.
zz Normas sobre residuos hospitalarios.
zz Normas sobre gases medicinales
zz Normas sobre comités relacionados con medicamentos y
dispositivos médicos.
zz Conocimiento del Plan Obligatorio de Salud.
zz Ley 485/98 y la Resolución 486 de 2003, competencias del regente
de farmacia
zz Nociones de informática.
EL AUXILIAR DE FARMACIA
2. Funciones esenciales del auxiliar de farmacia
A continuación se relacionan las funciones que realiza el auxiliar de farmacia en el servicio
farmacéutico de acuerdo al nivel de complejidad:
gg Realizar la recepción técnica de los medicamentos, dispositivos médicos, gases
medicinales, adquiridos por la institución o establecimiento.
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gg Realizar el almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos en la institución
o establecimiento, de acuerdo a la normatividad vigente.
gg Efectuar el proceso de dispensación de medicamentos y dispositivos médicos de la
institución o establecimiento, de acuerdo a la normatividad vigente.
gg Participar en el proceso de distribución de medicamentos y dispositivos médicos,
según el sistema implementado en la institución o establecimiento.
gg Interpretar y aplicar la información técnica contenida en los manuales de procesos y
procedimientos del servicio farmacéutico.
gg Cumplir con el manejo adecuado de los residuos de medicamentos de la institución o
establecimiento., de acuerdo con la normatividad vigente.
gg Realizar según normatividad, las devoluciones de medicamentos y dispositivos médicos
por averías, deterioro, vencimientos, etc.
gg Participar en las actividades encaminadas a la promoción del uso adecuado de los
medicamentos.
gg Participar en los inventarios de medicamentos y dispositivos médicos según política
institucional.
gg Participar en el seguimiento periódico a los medicamentos y dispositivos médicos en
stock en los servicios hospitalarios, reposiciones y devoluciones.
gg Efectuar el proceso de facturación de medicamentos y dispositivos médicos y elaborar
los informes correspondientes, según política institucional.
gg Brindar información de medicamentos y dispositivos médicos a profesionales de la
salud y usuarios.
gg Realizar la recepción, almacenamiento y dispensación de los medicamentos de control
especial y elaborar el informe mensual para el ente de control.
gg Realizar diariamente el registro de las condiciones ambientales de los medicamentos
almacenados en farmacia.
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MÓDULO ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS FARMACÉUTICOS
gg Realizar la solicitud de pedido de los medicamentos y dispositivos médicos, de acuerdo
a las necesidades del servicio farmacéutico y la correspondiente ubicación de estos en
la estantería.
gg Registrar en el sistema o software del servicio farmacéutico, los ingresos y egresos de
los medicamentos y dispositivos médicos.
gg Mantener actualizado el registro de ingresos y egresos del sistema de farmacia, para
una información objetiva, oportuna y veraz.
gg Realizar pruebas selectivas al inventario de medicamentos y dispositivos médicos y
colaborar en el inventario general.
gg Contribuir al desarrollo de una cultura organizacional basada en la calidad, el respeto,
la comunicación y el trabajo en equipo.
gg Contribuir al uso racional y eficiente de los recursos, insumos y servicios públicos
institucionales y en general a la austeridad en el gasto.
gg Responder por la custodia, manejo de elementos e inventario de los bienes a su cargo.
gg Realizar las demás actividades de apoyo que le sean asignadas por el Químico
Farmacéutico en los servicios de mediana y alta complejidad.
•
Contribuciones individuales (criterios de desempeño).
gg Las actividades de seguimiento y control a los diferentes procesos del servicio
farmacéutico permiten ofrecer a los usuarios una atención oportuna y con calidad.
gg Las acciones y mecanismos utilizados para conservar la calidad de los medicamentos
y dispositivos médicos garantizan las condiciones establecidas por el fabricante y una
adecuada atención en salud.
gg El informe oportuno de los requerimientos de medicamentos y dispositivos médicos
al director del servicio farmacéutico, contribuyen al cumplimiento de la farmacoterapia
ordenada por el médico.
gg El seguimiento y control al inventario de los medicamentos y dispositivos médicos
garantiza y asegura la optimización de los recursos en la institución.
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gg El cumplimientos de las actividades en el proceso de dispensación y distribución de
medicamentos, permite fortalecer y mejorar la prestación del servicio farmacéutico a los
usuarios.
•
Conocimientos básicos esenciales
Para una mejor comprensión sobre los aspectos relacionados con la prestación del servicio,
es importante que el auxiliar de farmacia tenga conocimiento sobre el marco legal en el cual
esta soportado la prestación del servicio farmacéutico.
gg Políticas y normatividad sobre el modelo de gestión del servicio farmacéutico.
gg Normas generales sobre medicamentos y dispositivos médicos.
gg Nociones de informática.
gg Nociones de contabilidad.
gg Normas sobre manejo de medicamentos de control especial
gg Normas sobre buenas prácticas de elaboración.
gg Normas sobre buenas prácticas de dispensación.
gg Normas sobre almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos.
gg Normas sobre prescripción médica.
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MÓDULO ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS FARMACÉUTICOS
Sesión No. 22 Sistemas de Información del servicio farmacéutico.
El profesional para su desempeño frente al sistema de información de la entidad o
establecimiento farmacéutico, debe desarrollar las siguientes competencias para la gestión
de la información:
gg Definir las necesidades de información frente a las consultas relacionadas con los
medicamentos y dispositivos médicos.
gg Iniciar una estrategia de búsqueda.
gg Localizar los recursos donde están los datos.
gg Valorar y comprender los hallazgos (datos e información).
gg Analizar e interpretar los datos y la información.
gg Comunicar la información.
gg Apoyarse en la tecnología de la información y de la comunicación.
1. Elementos básicos para el manejo de la información en los procesos
generales del servicio farmacéutico.
•
Proceso de selección
La información básica que se requiere en este proceso debe corresponder a:
gg Consumos históricos de los medicamentos y dispositivos médicos utilizados en la
institución, como resultado del registro diario de los egresos dados por la fórmula médica
o pedidos y en red con el depósito o almacén.
gg Disponer de la terapia medicamentosa incluida en las guías de tratamiento.
gg Registro de la demanda insatisfecha, por la entrega no realizada de medicamentos por
fórmula médica o pedidos.
gg Listado básico institucional en red con todas las dependencias de la institución.
120
gg Registro de la información correspondiente al comité de farmacia y terapéutica.
•
Proceso de adquisición
La información básica que se requiere en este proceso debe corresponder a:
gg Sistema o software implementado para ejecutar los procesos del servicio farmacéutico
(ingresos, egresos, consumo promedio, plan de compras, estadística, facturación,
inventarios, etc.).
gg Documentos de evaluación de las ofertas para la adquisición de medicamentos y
dispositivos médicos.
gg Registro del cumplimiento de los proveedores en la entrega oportuna de medicamentos
y dispositivos médicos.
•
Proceso de recepción y almacenamiento
La información básica que se requiere en este proceso debe corresponder a:
gg Documentación presentada por el proveedor: factura, guía del transportador, remisión,
etc.
gg Documentación presentada por la institución: orden de compra o contrato, formato de
recepción técnica y administrativa.
gg Comprobantes de ingreso y egreso de los medicamentos y dispositivos médicos
recepcionados.
gg Registro veraz y oportuno de existencias de los medicamentos y dispositivos médicos.
gg Registros de las condiciones ambientales y buenas practicas de almacenamiento de
los medicamentos y dispositivos médicos.
•
Proceso de distribución
La información básica utilizada en este proceso debe corresponder a:
gg Registro de las solicitudes correspondiente a las necesidades de medicamentos y
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MÓDULO ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS FARMACÉUTICOS
dispositivos médicos por el sistema de stock.
gg Registro de la dispensación realizada de medicamentos y dispositivos médicos por
formula médica.
gg Registro de las devoluciones realizadas por medicamentos y dispositivos médicos.
gg Facturación de los medicamentos y dispositivos médicos dispensados al usuario y a
los servicios.
gg Registro de la información del perfil farmacoterapéutico de cada paciente.
gg Registro de la información de los medicamentos reempacados.
•
Gestión administrativa
La información básica que se requiere en esta actividad debe corresponder a:
gg Registro de datos para realizar los informes solicitados por otras dependencias (internas
y externas), relacionadas con las actividades del servicio farmacéutico.
gg Registro de las actividades que ofrece la institución para la elaboración de la agenda de
trabajo del personal auxiliar de farmacia: programación de actividades, turnos, vacaciones.
2. Cultura organizacional
La cultura organizacional se ha definido como una suma determinada de valores y normas
que son compartidos por personas y grupos de una organización y que controlan la manera
que interaccionan unos con otros y ellos con el entorno de la organización.
Comprende experiencias, creencias y valores tanto personales como culturales de una
organización.
Una de las características de la cultura organizacional es su carácter simbólico. La cultura
es algo intangible, aunque sus manifestaciones son observables.
Debemos recordar que la cultura de una empresa no es permanente, ni rígida, sino que va
cambiando constantemente.
122
Si no hay cambios y es rígida le costará adaptarse al medio externo (mercado).
Dentro de una de las funciones de la cultura organizacional está trasmitir un sentido de
identidad a los miembros de la organización y establecer criterios y reglas de acción para
un mejor desempeño de las organizaciones.
La ley, la moral y la cultura son tres sistemas regulatorios que funcionan con relativa
independencia. Encontrando que el más exigente de todos es la moral, seguido por la
cultura y la ley.
La cultura organizacional determina el modo de vida de las personas en la organización, un
sistema de creencias y valores, una forma aceptada de interacción y de relaciones típicas
de una determinada organización.
Es además el resultado de un conjunto de presunciones y verdades compartidas y validadas
por un grupo producto de las experiencias exitosas en la solución de sus problemas para
su supervivencia.
Los valores humanos son ideas de excelencia general y abstracta que guían el pensamiento
y la acción. Los valores pueden ser de la sociedad, de la organización o del individuo y, al
igual que la cultura corporativa, son fundamentales para guiar la organización en su entorno
y dirigirla operativamente. Otra forma de definirlos es como la formalización de una ética
aplicada al negocio, a sus prácticas internas y externas, a su relación con los clientes,
proveedores, trabajadores y con la sociedad en la que se encuentra. Representan una
orientación fundamental para que cualquier acción sea calificada en términos de adecuada
y respetada.
2.1 Ética profesional
Anivel institucional los siguientes valores, considerados como parte integral en el proceso
de formación del individuo, deben ser desarrollados y practicados al interior de un grupo de
trabajo:
Compromiso, pertenencia, justicia, respeto, dialogo, responsabilidad, tolerancia y honestidad.
•
Compromiso:
Este debe ser visualizado no como el simple deber de hacer o cumplir, sino como el deber
ser del funcionario con la institución, los usuarios y compañeros de labores directos e
indirectos.
123
MÓDULO ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS FARMACÉUTICOS
•
Pertenencia:
De las acciones, comportamiento y gestión de las realizaciones cuando de verdad se forma
parte de una organización.
•
Justicia:
Como fundamento de las acciones, debe ser indicador de la práctica coherente de reconocer
y tratar a todos los funcionarios y usuarios internos y externos con equidad.
•
Respeto:
Independiente a las ideologías personales, nace de la diferencia en cualquiera de sus
manifestaciones y más aún en el ámbito laboral.
•
Diálogo:
Como capacidad de escuchar, conceder, pactar, comprender y debatir.
•
Responsabilidad:
Institucional y personal en las acciones propias como funcionarios y como personas
integrantes de una sociedad.
• Tolerancia:
A los demás como práctica al respeto a la diferencia, bajo la concepción de que el mundo
real y laboral está conformado por seres humanos de grandes valores y de falencias.
•
Honestidad:
Comprendido como valor de riqueza, no sólo de usurpar el valor ajeno, sino que se da con
nuestro accionar en todas las manifestaciones del trabajo y el compromiso con la entidad y
con los clientes.
2.2 Valores actitudinales y responsabilidades
El personal del servicio farmacéutico de una institución o establecimiento farmacéutico
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debe identificarse con las siguientes condiciones y expectativas mínimas y esenciales para
su desempeño:
gg Dador de cuidados farmacéuticos.
gg Tomador de decisiones.
gg Comunicador.
gg Líder.
gg Gestor.
gg Estudiante de por vida.
gg Educador.
Estas condiciones deben considerarse como resultados necesarios de la educación básica
y del entrenamiento profesional. Los cuales proporcionan los fundamentos esenciales
para la práctica de la farmacia en un medio multiprofesional proporcionador de cuidados
sanitarios.
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MÓDULO ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS FARMACÉUTICOS
Actividad de aprendizaje No. 9
Apreciado estudiante: Recuerde que debe estar atento a la actividad
de aprendizaje propuesta por sus docentes.
Dependiendo de las indicaciones de su docente, existen unas fechas
establecidas y un medio indicado para el envío de la actividad.
Muchos éxitos con la realización de esta actividad!!
Anotaciones:
126
BIBLIOGRAFÍA
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2. Decreto 1011 de 2006. Ministerio de la Protección Social. Sistema Obligatorio de garantía de
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5. Resolución 1403 de 2007. Ministerio de la Protección Social. Modelo de Gestión del Servicio
farmacéutico.
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Farmacia.
7. Ley 100 de 1993. Ministerio de la Protección Social. Sistema de seguridad Social Integral.
8. Resolución 486 de 2003.Ministerio de la Protección
Farmacéutico de Baja Complejidad.
Social. Recurso humano del Servicio
9. Resolución 1963 de 2006. Ministerio de Educación Nacional. Características de Calidad del
Programa de Tecnología en Regencia de Farmacia.
10. Decreto 2330 de 2006. Ministerio de la Protección Social. Modifica Decreto 2200 de 2005.
11. Resolución 2955 de 2007. Ministerio de la Protección Social. Modifica la Resolución 1403 de
2007.
12. Ley 10 de 1990. Ministerio de la Protección Social. Reorganiza el Sistema Nacional de Salud.
13. Resolución 1164 de 2002. Ministerio del Medio Ambiente. Manual de procedimientos para la
gestión integral de los residuos hospitalarios y similares.
14. Ley 212 de 1995. Ministerio de la Protección
farmacéutico.
Social. Reglamenta profesión del químico
15. Decreto 1945 de 1996. Regula la profesión del químico farmacéutico.
16. Resolución 1672 de 2004. Manual de Buenas Prácticas de Manufactura de los Gases Medicinales.
17. Decreto 1737 de 2005. Ministerio de la Protección
comercialización de preparados homeopáticos magistrales.
127
Social. Reglamenta
preparación y
MÓDULO ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS FARMACÉUTICOS
18. Resolución 1478 de 2006. Ministerio de la Protección Social. Sustancias sometidas a fiscalización
y medicamentos que son monopolio del Estado.
19. Resolución 00000548 de 2010. Ministerio Protección Social. Reglamenta Comité Técnico
Científico y recobros al Fosyga.
20. Acuerdo 029 de 2011. Ministerio de la Protección Social. Manual de medicamentos del POS.
21. Resolución 4816 de 2008. Ministerio de la Protección Social. Programa Nacional de Tecnovigilancia.
22. Resolución 444 de 2008. Ministerio de la Protección Social. Buenas prácticas de elaboración de
preparaciones magistrales.
23. Decreto 4725 de 2005. Régimen de registros sanitarios, permiso de comercialización y vigilancia
sanitaria de los dispositivos médicos para uso humano.
24. Resolución 2400 de 1979. Ministerio de Trabajo y Seguridad Social. Estatuto de Seguridad
Industrial.
25. Resolución 1043 de 2006. Ministerio de la Protección Social. Condiciones de calidad.
26. Resolución 1445 de 2006. Ministerio de la Protección Social. Funciones de la entidad acreditadora.
27. Resolución 1446 de 2006. Ministerio de la Protección Social. Sistema de información para la
calidad.
28. Resolución 3183 de 1995. Ministerio de la Protección Social. Manual de Buenas Prácticas de
Manufactura.
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MÓDULO ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS FARMACÉUTICOS