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Preparado por: Lcdo. José L. Sánchez Montalvo
Núm RUA: 18,602
Ponce School Of Medicine – PSM HITREC
POLÍTICA PARA CONTABILIDAD DE DIVULGACIONES
Fecha de Vigencia: (mm/dd/yyyy)
I.
PROPÓSITO
La ley federal “Health Insurance Portability and Accountability Act” del 1996, (mejor
conocida por HIPAA) reconoce el derecho de los pacientes a recibir un listado de todas las
instancias en que su información de salud protegida ha sido divulgada a un tercero, con
excepción de aquellas relacionadas con las órdenes expedidas por oficiales del orden
público y por agencias administrativas con poderes investigativos, o de conceder
acreditaciones y/o licencias en términos de salud pública. LA COMPAÑÍA ha implementado
un protocolo para registrar todas las divulgaciones de información de salud protegida para
todos aquellos propósitos que no estén relacionados con tratamiento, pago u operaciones
relacionadas con el cuidado de la salud.
II.
POLÍTICA
1. “LA COMPAÑÍA” tendrá disponible un registro de actividad que contenga todas
aquellas instancias en las que la información de salud protegida (PHI) de sus
pacientes haya sido usada o divulgada.
2. “LA COMPAÑÍA” le permitirá a los pacientes poder accesar la información
contenida en el registro referente a todas las veces que su información de salud
protegida haya sido usada o divulgada, excepto cuando dicha divulgación fuere para
los siguientes propósitos:
a) para tratamiento médico, facturación de servicios médicos u operaciones
relacionadas con el cuidado de la salud del paciente;
b) para uso personal del paciente o su representante autorizado;
c) para el directorio de “LA COMPAÑÍA”;
d) para las personas envueltas en el tratamiento médico del paciente
e) para propósitos de notificación;
f) para propósito de seguridad nacional o de inteligencia;
g) para instituciones correccionales o situaciones de custodia de los oficiales
del orden público.
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3. “LA COMPAÑÍA” diseñará un protocolo de documentación y registro de todas las
instancias en que la información de salud protegida de los pacientes ha sido
divulgada para otros propósitos no relacionados con tratamiento, pago u otras
operaciones relacionadas con el cuidado de la salud.
III.
PROCEDIMIENTO
1.
Según lo solicite el paciente, “LA COMPAÑÍA” pondrá a la disposición del
paciente un registro de todas las instancias en que su información de salud
protegida ha sido usada o divulgada.
2. “LA COMPAÑÍA” proveerá al paciente, de este solicitarlo, las divulgaciones de su
información de salud protegida hechas durante los seis años previos a la fecha
en que la divulgación es solicitada, a partir de la puesta en vigor de esta política y
procedimiento.
IV.
POLÍTICA PARA CONTABILIDAD DE DIVULGACIONES
1. El registro de divulgaciones se hará por escrito e incluirá las divulgaciones
hechas a los asociados de negocio, o las hechas por ellos a terceros.
2. Cada contabilidad de una divulgación deberá incluir lo siguiente:
a) la fecha de la divulgación de la información
b) el nombre y la dirección de la entidad o de la persona que recibió la
información de salud protegida
c) una sucinta descripción de la información de salud protegida que fue
divulgada
d) un corto extracto del propósito de la divulgación que razonablemente
arroje luz sobre las razones para la divulgación, o en la alternativa,
1) un duplicado de la autorización escrita del paciente para el uso o
divulgación de la información de salud protegida, ó
2) una duplicado de la solicitud escrita para la divulgación requerida
por el Secretario de Salud Federal para investigar o determinar el
cumplimiento de la entidad cubierta con las leyes y reglamentos
estatales y federales.
3. “LA COMPAÑÍA” deberá considerar la solicitud no más tarde de 60 días después
de haberla recibido. Deberá entregarle al paciente la información solicitada, o
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extender el tiempo provisto para contestar la solicitud por un término adicional de
no más de treinta (30) días.
4. Cuando “LA COMPAÑÍA” necesite extender el término de tiempo para proveer la
contabilidad, dentro de los sesenta (60) días después del recibo de la solicitud, “LA
COMPAÑÍA” le cursará por escrito al paciente una carta explicando las razones para
el retraso y la fecha en la cual la “LA COMPAÑÍA” proveerá la información solicitada.
5. “LA COMPAÑÍA” no podrá prorrogar el término para expedir la información
solicitada más de una vez.
6. El primer requerimiento de divulgaciones dentro de un periodo de 12 meses, será
libre de costo.
7. Los cargos por servicio impuestos por “LA COMPAÑÍA” para cada solicitud
subsiguiente hecha por el mismo paciente dentro del término de los primeros doce
(12) meses será computado a base del costo de producción y/o de la legislación y/o
reglamentación que exista o se promulgue a tales efectos.
8. “LA COMPAÑÍA” puede imponer un costo razonable por cada registro de
divulgaciones adicionales a una por año, el cual se informará al individuo por
adelantado para darle la oportunidad de retirar o modificar su solicitud, para de esta
forma poder reducir o eliminar el costo.
9. “LA COMPAÑÍA” documentará y retendrá por un periodo mínimo de seis años, o
desde la fecha de su creación o de su efectividad la información requerida para ser
incluida en la divulgación, la contabilidad escrita que le fue provista al paciente o el
título de las personas o de los oficiales responsables de recibir y proce sar la
solicitud de contabilidad hecha por los pacientes, la que sea más reciente.
10. El Oficial de Privacidad tendrá la obligación de responder a las solicitudes de los
pacientes, a los efectos de que se audite las divulgaciones de información de salud
hecha por la entidad, para propósitos no relacionados con tratamiento, pago u
operaciones relacionadas con el cuidado de la salud.
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