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LOS DIEZ PASOS DEL RECORDATORIO PROSPECTIVO O RETROSPECTIVO
PASO 1 Formular criterios para el recordatorio prospectivo o retrospectivo
PASO 2 Definir condiciones o filtros adicionales (optativo)
PASO 3 Generar la lista de personas o pacientes elegibles para recordatorio
prospectivo o retrospectivo
PASO 4 Revisar la lista de personas o pacientes con base en las limitaciones
o restricciones (optativo)
PASO 5 Elegir un método para notificar el recordatorio prospectivo o
retrospectivo
PASO 6 Modificar el método de notificación para algunas personas o
pacientes
PASO 7 Hacer llegar las notificaciones de recordatorio a sus destinatarios*
PASO 8 Recopilar las respuestas o resultados de los recordatorios y
actualizar el estado respecto al recordatorio prospectivo o retrospectivo
Beneficios del recordatorio
prospectivo o retrospectivo
• Promueve que las vacunas
recomendadas sean
oportunas y estén
completas
• Aumenta la calidad de los
datos del SII, gracias a una
información más completa
y actualizada
• Mejora las relaciones entre
el SII y los prestadores,
porque el SII apoya a los
prestadores y les brinda
herramientas para llevar a
cabo los recordatorios de
manera más eficiente.
PASO 9 Actualizar la información sobre las personas o pacientes en el SII
PASO 10 Evaluar los resultados de los recordatorios prospectivos o
retrospectivos y volver al PASO 6 O BIEN dar por concluidos los recordatorios
para la persona o paciente
* Un destinatario puede ser la persona o paciente a quien va dirigida la(s) vacuna(s) a las que se
refiere el recordatorio prospectivo o retrospectivo o puede ser una entidad responsable de la
persona o paciente.
Principios destacados y reglas de operación
El documento original, Recordatorio prospectivo o retrospectivo en los sistemas de información
sobre inmunizaciones, contiene los principios rectores y las reglas de operación o de negocios
para llevar a cabo el recordatorio prospectivo (que se hace antes de la fecha para una
vacunación) o retrospectivo (cuando ya pasó la fecha de una vacunación y esta no se
administró). Las siguientes secciones destacan algunos de tales principios y reglas de operación.
ANTES DE INICIAR EL RECORDATORIO PROSPECTIVO O RETROSPECTIVO
El primer paso en el recordatorio prospectivo o retrospectivo es determinar qué entidad es
responsable de iniciar este proceso, sea un prestador de asistencia sanitaria, un plan de salud o
una entidad de salud pública. Algunos principios y reglas de operación seleccionados que
establecen la responsabilidad del recordatorio prospectivo o retrospectivo son:
•
•
•
P203. El SII u otro organismo local o estatal de salud pública debe estar dispuesto a asumir la
responsabilidad (y los costos) de llevar a cabo el recordatorio prospectivo o retrospectivo a
nombre de otros, por ejemplo, los prestadores.
RO201. Si se conoce el establecimiento de vacunación, ese prestador es el responsable
primario de realizar el recordatorio prospectivo o retrospectivo para las vacunas habituales.
RO202. Si no se conoce el establecimiento de vacunación, los organismos estatales y locales
de salud pública son los responsables primarios de realizar el recordatorio prospectivo o
retrospectivo para las vacunas habituales.
Una vez que se ha determinado la entidad responsable, esa entidad debe tener presentes
cualesquiera políticas y limitaciones de recursos que puedan influir en su capacidad para realizar
el recordatorio prospectivo o retrospectivo.
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ESPECIFICACIÓN DE LOS OBJETIVOS DEL RECORDATORIO PROSPECTIVO O
RETROSPECTIVO
La entidad que inicia el recordatorio prospectivo o retrospectivo determina los objetivos para
el proceso particular de recordatorio prospectivo o retrospectivo. Algunos principios y reglas
de operación que definen cuándo iniciar la notificación de recordatorios son:
• P301. El recordatorio prospectivo o retrospectivo debe iniciarse en forma periódica (por
ejemplo, semanal, mensual o anual) y según sea necesario.
• P302. El proceso de recordatorio prospectivo o retrospectivo podría iniciarse con base en:
a) los esquemas recomendados por el Comité Asesor de Prácticas de Inmunización (Advisory
Committee on Immunization Practices, o ACIP); b) los esquemas temporales de chequeo del
niño sano; o c) los requisitos ordenados por cada estado (por ejemplo, requisitos de entrada
a las escuelas o guarderías).
• RO305. En el caso de niños de 0 a 6 años de edad debe plantearse realizar un recordatorio
prospectivo y hasta tres recordatorios retrospectivos de seguimiento por cada vacuna o
visita de vacunación recomendada.
• RO301. Debe plantearse realizar una sola notificación de recordatorio entre dos y cuatro
semanas antes de la fecha o el intervalo de fechas de cada vacuna o visita de vacunación
recomendada.
Rentabilidad de los métodos
para recordatorio prospectivo o
retrospectivo
MÁXIMA
1.
2.
3.
4.
MÍNIMA
5.
Llamada telefónica
personal
Carta
Tarjeta postal
Llamada telefónica
automatizada
Visita a domicilio
RESTRICCIONES DE RECURSOS Y DE OTROS TIPOS PARA EL PROCESO DE
RECORDATORIOS
La entidad que inicia el recordatorio prospectivo o retrospectivo también debe tener en cuenta
las posibles restricciones de recursos y de otros tipos al determinar si se inicia el proceso. Las
consideraciones pueden incluir cuán completos y exactos son los datos, la oportunidad con que
se notifican al SII y las tasas de inmunización en el momento inicial.
Si las restricciones limitan los recordatorios, ciertos principios y reglas de operación ayudan a
determinar cuándo iniciar el proceso. Por ejemplo:
• P501. La notificación de recordatorios debe adaptarse a los recursos disponibles. En
consecuencia, no todas las vacunaciones recomendadas serán motivo de una notificación
de recordatorio prospectivo o retrospectivo.
• P505. Debe darse prioridad a los recordatorios retrospectivos para los niños de 0 a 24
meses.
RECEPTORES, TIPO, FRECUENCIA Y CONTENIDO DE LAS NOTIFICACIONES
La entidad que inicia el recordatorio prospectivo o retrospectivo determinará quién debe recibir
las notificaciones, qué tipo de notificaciones emplear, con qué frecuencia se envían y su
contenido exacto. Ciertos principios y reglas de operación definen los criterios que se usarán al
seleccionar a los destinatarios de recordatorios prospectivos o retrospectivos y el contenido de
las notificaciones. Entre los principios y las reglas de operación relacionados con el método para
la notificación de recordatorios destacan:
• P602. La eficacia de los recordatorios prospectivos o retrospectivos podría aumentarse al
combinar diversos métodos de notificación.
• P604. Debe emplearse el método de notificación más rentable o costo-efectivo para los
recordatorios, según los recursos disponibles.
• RO602. En términos de su rentabilidad para mejorar el carácter oportuno y completo de
las inmunizaciones, los métodos de notificación de los recordatorios prospectivos o
retrospectivos, clasificados del más al menos rentable, son: llamada telefónica personal,
carta, tarjeta postal, llamada telefónica automatizada y visita a domicilio.
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RECOPILACIÓN DE RESULTADOS Y MEDIDAS DE SEGUIMIENTO
Después de emitir un aviso de recordatorio prospectivo o retrospectivo, el SII o un tercero debe recopilar los resultados. Los
siguientes principios y reglas de operación seleccionados orientan respecto a las medidas que deben adoptarse con base la
respuesta o falta de respuesta a una notificación:
• RO801. Si no hay directrices estatales al respecto, deben hacerse tres intentos de recordatorio prospectivo o retrospectivo
antes de dar por terminado el proceso de notificación de recordatorios.
• P802. Después que un intento infructuoso de recordatorio prospectivo o retrospectivo, si el proceso no se ha dado por
terminado, debe probarse un método diferente de notificación; por ejemplo, avanzar del método de tarjeta postal al de
llamada telefónica.
• P803. Después de un cierto período y varios intentos infructuosos de recordatorio, debe transferirse la responsabilidad del
paciente del nivel de prestador al nivel de jurisdicción geográfica.
Funcionalidades generales de los SII para apoyar los procesos de
recordatorio
Determinadas funcionalidades y capacidades específicas en el diseño de los SII facilitan un proceso eficaz de recordatorio
prospectivo o retrospectivo. Entre ellas destacan las siguientes recomendaciones generales (RG):
• RG105. La capacidad de llevar a cabo un seguimiento del estado activo o inactivo de los pacientes, tanto al nivel de prestador
como de jurisdicción geográfica.
• RG202. Un algoritmo que apoya las vacunas recién introducidas, incluidas las vacunas combinadas, en los 90 días siguientes a
la notificación por parte del ACIP o los CDC (o lo antes posible).
• RG104. La funcionalidad para permitir:
•
Que los prestadores emitan recordatorios prospectivos o retrospectivos para sus pacientes.
•
Que los organismos de salud pública locales y estatales emitan recordatorios prospectivos o retrospectivos a
nombre de un prestador para los pacientes de este.
•
Que los organismos de salud pública locales y estatales emitan recordatorios prospectivos o retrospectivos al
nivel de jurisdicción geográfica.
• RG201. La funcionalidad que incluye un algoritmo para:
•
Las recomendaciones del ACIP.
•
Los requisitos estatales de ingreso a las escuelas.
Evaluación de la eficacia de los recordatorios
Evaluar la eficacia de los recordatorios prospectivos o retrospectivos para demostrar su utilidad es fundamental si se busca el
apoyo de los prestadores, los financiadores y los responsables de las políticas. También es necesaria la evaluación para garantizar
un uso eficaz y eficiente de los recursos disponibles. Las mediciones que permiten evaluar la eficacia son la respuesta o el resultado
de una notificación de recordatorio prospectivo o retrospectivo. Compilar y evaluar tales respuestas y resultados aporta pruebas de
la eficacia de los recordatorios y ayuda a distinguir qué métodos o estrategias de notificación funcionan mejor para determinadas
poblaciones o circunstancias.
Desafíos, lecciones aprendidas y ejemplos
El documento Recordatorio prospectivo o retrospectivo en los sistemas de información sobre inmunizaciones ofrece
recomendaciones específicas para afrontar los retos que implica el proceso de recordatorio prospectivo o retrospectivo, tales como
la calidad de los datos y la funcionalidad limitada. El documento también presenta lecciones aprendidas por los SII que han llevado
a cabo procesos de recordatorio, junto con ejemplos de formularios y documentos empleados por los SII para este fin.
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Con los recordatorios prospectivos o retrospectivos, se informa a una persona o a un tercero responsable que se acerca la
fecha (recordatorio prospectivo) o que ya pasó la fecha (recordatorio retrospectivo) de una o varias vacunas que esa persona
requiere. La decisión de iniciar los recordatorios se basa en consideraciones de políticas y de recursos, y pueden realizarlos
diversos actores, a saber, un prestador para sus pacientes, un plan de salud para sus afiliados o una entidad local o estatal de
salud para las personas bajo su responsabilidad. Los motivos para iniciar la notificación de recordatorios podrían ser mejorar
los niveles de cobertura de la vacunación en un cierto grupo de edad o informar a determinadas personas que ya se cuenta
con una vacuna de refuerzo después de un periodo de escasez. Las notificaciones de recordatorio adoptan muchas formas,
desde una llamada telefónica, una carta o tarjeta postal hasta la visita domiciliaria.
Los recordatorios prospectivos o retrospectivos previenen enfermedades al promover que las vacunaciones recomendadas
sean oportunas y estén completas. De hecho, las investigaciones indican que los sistemas de recordatorio pueden mejorar
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las tasas de cobertura de la vacunación entre 5 y 20 puntos porcentuales. La notificación de recordatorios también mejora
la calidad de los datos en los sistemas de información sobre inmunizaciones (SII), al suministrarles información adicional y
actualizada gracias a las respuestas a las notificaciones. Por último, los recordatorios fortalecen las relaciones entre los SII y
los prestadores porque aquellos con frecuencia apoyan a los prestadores en sus labores de notificación de recordatorios.
En la presente mini guía sobre recordatorio prospectivo o retrospectivo, se destacan los puntos clave del documento
Recordatorio prospectivo o retrospectivo en los sistemas de información sobre inmunizaciones, las recomendaciones de las
mejores prácticas que reflejan la literatura arbitrada y los consensos entre expertos en la materia. En ella se abordan:
• Las principales consideraciones del proceso de envío de recordatorios
• Las funcionalidades recomendadas que deberían tener los SII para apoyar el envío de recordatorios
• Las maneras de medir y probar la eficacia de los envíos de recordatorio prospectivo o retrospectivo
• Los desafíos que afrontan los SII al iniciar los envíos de recordatorio
• Las lecciones aprendidas de procesos previos de recordatorio
Conclusiones
El recordatorio prospectivo o retrospectivo es un método eficaz para garantizar la vacunación completa y oportuna. No
obstante, el envío de recordatorios requiere cierta planificación por adelantado, para determinar el uso más eficiente de los
recursos financieros y humanos. Decidir quién es responsable de efectuar los recordatorios, coordinar a todas las entidades
responsables de las personas destinatarias de recordatorios prospectivos o retrospectivos y evaluar los resultados de las
actividades de recordatorio son elementos fundamentales para garantizar el uso eficaz y eficiente de los recursos, siempre
limitados. Además, los SII deben tomar la iniciativa para proporcionar funcionalidades y apoyo a las actividades de
recordatorio que benefician tanto a los propios SII como a los prestadores que interactúan con ellos.
Al aplicar las mejores prácticas del documento Recordatorio prospectivo o retrospectivo en los sistemas de información
sobre inmunizaciones y comprender a fondo el proceso de recordatorio prospectivo o retrospectivo, tanto el personal de los
SII como los prestadores de asistencia sanitaria pueden lograr que el proceso de recordatorio se lleve a cabo en condiciones
óptimas y que las personas reciban las vacunas que necesitan cuando las necesitan.
Para mayor información
Descargue el documento original con las directrices para las mejores prácticas del sitio web de AIRA:
http://www.immregistries.org/pdf/AIRA_MIROW_RR_041009.pdf
D.R. © 2009 AIRA; reimpreso en el 2012.
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Szilagyi PG, Bordley C, Vann JC, et al. Effect of patient reminder/recall interventions on immunization rates. JAMA, 11 de ocbure del 2000;284:1820-1827.
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Para mayor información, sírvase contactar a:
Warren Williams
Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades
(404) 639-8867
[email protected]
Elaine Lowery
Consultora principal de salud pública y consultora independiente
Instituto de Informática para la Salud Pública
(303) 881-2440
[email protected]
Rebecca Coyle
Directora ejecutiva
Asociación Estadounidense de Registros de Inmunización (AIRA)
1025 Thomas Jefferson St. NW Suite 500 East
Washington, DC 20007
(202) 527-7000 Ext. 2
[email protected]
www.immregistries.org
La presente miniguía fue publicada por la Asociación Estadounidense de Registros de
Inmunización (AIRA), una organización fundada en julio de 1999 para promover el apoyo a
los sistemas de información sobre inmunizaciones.
La producción de esta publicación recibió apoyo según el Número de Acuerdo Cooperativo
1U38IP000160-01 de los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades (CDC).
Su contenido es responsabilidad exclusiva de AIRA y no necesariamente representa los
puntos de vista oficiales de los CDC.
Traducción por OPS. Autorizada por AIRA.
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