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POLÍTICA DE ACCESO PARA INSPECCIONAR Y OBTENER COPIA DEL EXPEDIENTE-­‐CON INFORMACIÓN DE SALUD DEL PACIENTE Fecha de Efectividad: (mm/dd/yyyy). I.
PROPÓSITO [LA ENTIDAD CUBIERTA] reconoce su derecho de acceso, inspección y obtención de su información de salud según lo dispone el 42 C.F.R. §164.524, y reglamentación estatal y federal, en particular la Ley Núm. 194 de 25 de agosto de 2000, según enmendada. [LA ENTIDAD CUBIERTA] mantendrá y actualizará aquellas políticas y procedimientos internos necesarios para proveer las guías y el adiestramiento adecuado a sus empleados y oficiales, en relación con los derechos de sus pacientes y quiénes estos autoricen, para accesar, inspeccionar y obtener copia de su información de salud protegida. II.
POLÍTICA 1. [LA ENTIDAD CUBIERTA] pondrá en operación todos los procedimientos necesarios para atender las solicitudes individuales de acceso, inspección y/o la obtención de copia de la información de salud protegida en el expediente del paciente. 2. Los individuos interesados podrán solicitar accesar, inspeccionar y/o el obtener copia de su información de salud protegida de su expediente. En los casos en que la información de salud protegida se encuentre en varios expedientes o en varios lugares, [LA ENTIDAD CUBIERTA] solamente producirá la información de salud protegida que le sea específicamente solicitada. 3. Los pacientes y/o sus representantes autorizados interesados en la información de salud protegida no tendrán derecho a accesar los siguientes tipos de información: a. Notas de Psicoterapia b. Información recopilada con anticipación, para usarse en un caso, ya sea civil, administrativo o criminal, e c. Información de salud protegida que esté: i. sujeta al “Clinical Laboratories Amendment Act” del 1988 (CLIA), 42 U.S.C. §263a, en la medida que dicho acceso esté prohibido por ley, o ii. exceptuada por el “Clinical Laboratories Amendment Act” del 1988, 42 U.S.C. §263a. 4. Las siguientes personas son las responsables de recibir y procesar las solicitudes para accesar la información de salud protegida de los pacientes (incluyendo títulos y/o posiciones): 1. _______________________________________ 2. _______________________________________ 3. _______________________________________ III.
PROCEDIMIENTOS 1. [LA ENTIDAD CUBIERTA] requiere que los pacientes y/o sus representantes autorizados dirijan sus solicitudes para accesar, inspeccionar u obtener copia de su información de salud protegida a (Nombre del Departamento en la Entidad Cubierta), y deberá completar el formulario que se les proveerá. 2. Se le informará al interesado que sólo se aceptan solicitudes por escrito. 3. La solicitud de un paciente relacionada a su información de salud protegida, utilizando el formulario provisto, será procesada dentro de un término de tiempo razonable. 4. Cuando la solicitud sea recibida, el personal de (Nombre del Departamento en la Entidad Cubierta), procederá de la siguiente forma: 1) informará al solicitante de la aprobación de su solicitud y proveerá el acceso requerido, ó 2) notificará al solicitante por escrito que su solicitud ha sido denegada escrita. 5. La acción a tomarse bajo el inciso anterior deberá ser completada: a) no más tarde de treinta (30) días de haber hecho la solicitud b) si la solicitud es para información de salud protegida que no se encuentre almacenada o accesible en las facilidades de la institución, la acción deberá completarse no más tarde de sesenta (60) días de haberse completado la solicitud. 6. Si [LA ENTIDAD CUBIERTA] no puede tomar acción alguna en relación con la solicitud, dentro del término de tiempo establecido, en el inciso anterior, [LA ENTIDAD CUBIERTA] podrá extender el término de tiempo para proveer la información por treinta (30) días adicionales. 7. El personal de (Nombre del Departamento en la Entidad Cubierta) con las debidas autorizaciones accesará la información de salud protegida, utilizando los mecanismos rigentes. 8. Al solicitante se le permitirá el acceso, inspección y/o copia de la información de salud protegida en una forma confidencial y segura, de tal forma que la información no pueda ser accesada por empleados o personas no autorizadas. 9. [LA ENTIDAD CUBIERTA] proveerá al solicitante acceso y copia de la información de salud protegida de la forma en que le sea solicitada, si su reproducción factible para la entidad. 10. Si la forma en que es solicitada la información de salud protegida no es de fácil producción, [LA ENTIDAD CUBIERTA] proveerá al individuo con acceso y copia de la misma en formato de papel o digital. 11. Si el interesado lo solicita, [LA ENTIDAD CUBIERTA] hará los arreglos para acordar tiempo y lugar para inspeccionar u obtener una copia de la información de salud protegida, o el envío por correo de la misma, dentro de un periodo de tiempo específico. 12. Un resumen de la solicitud de la información de salud protegida será provisto en sustitución al acceso de información solamente cuando el interesado acuerde por adelantado su aceptación, con los costos que ello conlleve. 13. Si un resumen o explicación de la información solicitada va a ser preparada. Este resumen deberá ser completado por personal del (Nombre del Departamento en la Entidad Cubierta), u otro personal debidamente autorizado. 14. El personal de (Nombre del Departamento en la Entidad Cubierta) documentará apropiadamente la solicitud, proceso y hará entrega de la información solicitada. 15. Cualquier costo impuesto al solicitante por una copia de la información de salud protegida, o un resumen o explicación de la misma, deberá: a) ser cobrado por [LA ENTIDAD CUBIERTA] en el momento en que se reciba la solicitud y debidamente cumplimentada b) ser razonable *Se entenderá por costo lo siguiente: 1) el fotocopiar, incluyendo el costo de los materiales y el trabajo de fotocopiar la información de salud protegida 2) el franqueo, cuando el individuo ha solicitado que la copia, el resumen o la explicación sea enviada por correo 3) la preparación de la explicación o el resumen de la información de salud protegida 16. (Nombre del Departamento en la Entidad Cubierta) documentará y retendrá el expediente médico sujeto al acceso por parte del paciente y/o representante autorizado, por un periodo no menor de seis (6) años, tomando como punto de partida la fecha en que la información fue creada. 17. Esta política y procedimiento deberá ser documentada por un periodo mínimo de seis (6) años, tomando como punto de partida la fecha de su creación o la fecha en que fue efectiva, la que sea más reciente. 18. El conocimiento de alguna violación o potencial violación de esta política deberá reportarse directamente al Oficial de Privacidad o __________________.