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VI Congreso Iberoamericano de Informática Médica Normalizada
1er Congreso Uruguayo de Enfermería en Informática
INFOLAC 2014
Digitalización de un archivo de
HC activo
La experiencia del FNR
Propuesta de integración con la HCE
Lic. Amelia Correa
Lic. Urubí Gamero
Lic. Yolanda Dos Santos
16 de Octubre de 2014
El Fondo Nacional de Recursos para
los Institutos de Medicina Altamente
Especializada ( IMAE ) es una persona
pública no estatal, creado en
diciembre de 1980, que brinda
cobertura financiera a procedimientos
de MAE y MAC para toda la población.
Los procedimientos se realizan en los
IMAE públicos o privados,
habilitados por el MSP para realizar
las técnicas cubiertas.
Misión
Asegurar el acceso
equitativo de toda la
población a un conjunto de
prestaciones médicoquirúrgicas consideradas de
alta especialización e
impacto económico, en
condiciones de calidad y
sustentabilidad
El FNR no es una institución de
asistencia médica.
- Un equipo médico evalúa un trámite
de solicitud de cobertura financiera
de una prestación.
- Otro equipo médico evalúa el trámite
de realización del procedimiento y
habilita el pago del mismo.
Trámite de solicitud:
- Formulario de identificación del paciente
- Formulario de solicitud del procedimiento
- Formulario de aval de la institución de origen
- Formulario de consentimiento informado
- Exámenes, estudios y paraclínica
Trámite de realización:
- Formulario de realización del procedimiento
- Informe del procedimiento con resumen de alta
- Imagenología asociada si corresponde
Gestión informatizada
- Sistema de gestión informatizado (SIDEG)
- Basado en un Índice Maestro de Pacientes
- Índice principal
N° de HC
- Información de identificación
- Información demográfica
- Se asocia:
- Información clínica
- Información administrativa
- Información contable
- etc..
Institución de origen
Flujo de
trámites
Grupos
evaluadores
Identificación del
Paciente
Ingreso a IMP
Ingreso de FORMULARIO
de solicitud
Control Médico y
Ateneos de Solicitud
Autorización
Evaluación
ARCHIVO
de H.C.
DIGITALIZACIÓN
de H.C.
Ingreso de
FORMULARIOS
BASE DE DATOS
Ingreso de FORMULARIO
de evaluación
Solicitud
Programas
Prevención
Ingreso de RESULTADOS
de laboratorio
Ingreso de RESULTADOS
de estudios
I.M.A.E.
Ingreso de FORMULARIOS
Envío de
imágenes
Realización
Ingreso de FORMULARIO
de realización
Ingreso de FORMULARIO
de complicaciones
Ingreso de FORMULARIO
de seguimientos
Habilitación
De Pago
Control Médico
Realización
Programas
Prev. Sec.
Archivo de historias clínicas (HCs)
- Única por paciente
- Custodiado y mantenido por una Unidad de RRMM.
- Tamaño: 224.000 HCs
- Pacientes nuevos por día:
--- 150 m2
45 (promedio)
- Alta incidencia de consultas en todo el archivo:
- HCs activas:
para gestión de nuevas coberturas.
- HCs pasivas:
para estudios y/o investigaciones retrosp.
- Ambas:
para soporte legal de su gestión.
Las HCs deben estar todas accesibles a la consulta en
forma oportuna, ya sea por actores internos como
externos al FNR.
Proyecto de digitalización del archivo activo
Fecha de comienzo del proyecto: 1ro de abril de 2008
Objetivos primarios:
- Aumentar las consultas de HCs en linea.
- Detener el crecimiento físico del archivo.
Metodología:
Se estudió la viabilidad, calidad, seguridad y
costo-beneficio del proyecto.
Se adquirió una solución de gestión documental.
Se adquirió el hardware necesario (servidor de imágenes, scanners)
Se establecieron procedimientos para el guardado en depósito
externo y/o destrucción de los documentos ya digitalizados.
Se afectaron los RRHH de Registros Médicos encargados de todo
el proceso.
Etapas del proceso de digitalización:
1- Preparación de la documentación
2- Digitalización
3- Carga de imágenes e indexación
4- Control de calidad – verificación
5- Guardado de la documentación
Costos de un proyecto de digitalización
Sólo el 32% de los costos están relacionados con la conversión a
formato digital.
El 29% están relacionados con la creación de metadatos, el
indexado manual y catalogación
El 39 % de los costos son costos de gestión y control de
calidad
Automatización de
procesos
Disminuye duración del proyecto
Facilita las consultas
Facilita la interoperabilidad
Definición de “tipos de documentos” para indexación
automática:
Ej:
Solicitud
Realización
Estudios
Histórico
etc
1) Preparación de la documentación
Se prepara la documentación de cada HC, sacando tapas,
ganchos y dobleces.
Se ordena la documentación, se imprime una carátula a través
del SIDEG que se adjunta a cada HC.
Carátula
Separador
Datos referenciales:
- paciente
- acto médico
- etapa
Literales:
Control de calidad
Codificados:
Indexación autom.
2) Digitalización
Las HCs ya preparadas se pasan por un scanner para obtener
las imágenes correspondientes.
La carátula se digitaliza al comienzo de cada HC.
Se emplean scanners de productividad media, con alimentador
automático y cama plana para distintos formatos de hoja.
Se digitalizan diariamente aprox. 4000 hojas.
3) Carga de imágenes al sistema de gestión documental
Al cargar las imágenes estas se indexan automaticamente con el
SIDEG.
Previo a la carga, las imagenes se agrupan en lotes de documentos, que
son útiles para referenciar y controlar el flujo de trabajo.
Se le asigna un nombre a cada lote, compuesto por la siguiente
información:
- Fecha de la carga
- Persona responsable
- Número de lote
- Número de caja en depósito
Ejemplo de nombre de lote:
20090916/YD/05/C224
4) Verificación – Control de calidad
En el módulo de verificación se controlan:
- La correcta indexación de las imágenes
- La calidad de imágenes digitalizadas
Permite corregir y volver a digitalizar las imágenes con mala
calidad, o imágenes faltantes.
5) Guardado de la documentación
La documentación de las HCs que han cumplido todo el proceso de
digitalización, carga y verificación, se archivan en cajas etiquetadas y
numeradas en un depósito externo.
Como toda la documentación guardada en el depósito está
referenciada en el SIDEG, podemos consultar a través de éste, el
“estado” de las HCs contenidas en cada caja, y saber cuando éstas
cumplen con la norma para su destrucción.
También esta referenciación nos permite recuperar el documento
original, en caso de ser necesario.
Consultas
A través del
SIDEG:
Ejemplo de consultas de Estudios funcionales digitalizados:
Resultados
El FNR tiene en la actualidad un archivo de HCs
activas en soporte digital.
Esto ha permitido:
1 – Detener el crecimiento físico del archivo
2 – Consultar las historias clínicas en línea, en la
gestión interna.
3 – Tener la posibilidad de intercambiar HCs con
agentes externos, incluso a través de estándares
de intercambio de documentos clínicos (CDA).
4 – Tener un sistema válido de respaldo legal de la
gestión “sin papeles”.
Si bien la información contenida en las HCs
digitalizadas no es procesable, como
resultado del proceso obtenemos HCs con
algunas de las principales virtudes de una
HCE:
Accesibilidad
Oportunidad
Completitud
Persistencia
Interoperabilidad ?
Digitalización de documentos en la HCE
- Documentos específicos
ej: consentimiento informado
- HC previa a la HCE en formato papel (histórico)
Características del gestor documental
- Posibilidad de definir “tipos de documento” en forma
libre y previo a la digitalización.
- Posibilidad de definir previamente “formatos de salida”
incluyendo CDA de nivel 1.
Necesidad de estándares
- Definir y estandarizar “tipos de documento” para el
archivo histórico de forma tal de compartimentar la
información y facilitar la consulta.
Gracias por su atención
Lic. Amelia Correa
Fondo Nacional de Recursos
www.fnr.gub.uy
Agradecemos a toda la Unidad de
informática del FNR por su apoyo
permanente y sus valiosos aportes para
este trabajo.