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Sistema de registro para procesos de Derivación y
Ambulancias
Objetivo del sistema informático: Registrar los datos generados en el proceso de derivación y
movilización de las ambulancias del Hospital Carlos Andrade Marín.
Proceso de derivación.
Dentro del proceso de derivación existen dos roles importantes los cuales son:


Médico de derivaciones : Es el galeno responsable en sí mismo de la derivación, por
tanto es quien distribuye entre sus colaboradores operativos los pacientes que a los
cuales se los va a derivar para que realicen las gestiones respectivas con los
prestadores médicos y es quién finalmente aprueba la derivación a realizarse.
Operativos: Son las personas oficinistas que gestionan con los prestadores la
recepción de los pacientes previamente asignados por parte del médico de
derivaciones.
Caso práctico:
Desde consulta externa u hospitalización un médico decide derivar a un paciente a otra casa
de salud debido a que no existen camas disponibles para su hospitalización.
Re-asignación.
Se refiere al proceso por el cual el médico de derivaciones delega las funciones de la gestión
entre su equipo de operarios o en su defecto lo realiza el mismo.
1. El médico tratante del paciente deberá entrar al sistema MIS (As400) y realizar una
interconsulta ubicando al paciente dentro de la dependencia de derivaciones, para
esto deberá el médico detallar el motivo por el cual debe ser derivado dicho paciente.
2. El médico de derivaciones deberá ingresar al sistema de Derivación y decidir si dicho
paciente lo gestiona uno de sus operativos o Él mismo.
1. El médico debe ingresar al sistema de derivaciones.
2. Navegar en el menú DerivacionesDerivación
3. Seleccionar el paciente y en la parte inferior el nombre del operario asignado
para que realice la gestión y luego de eso presionar el botón “Re-asignar”. Este
proceso es el mismo en el caso de que el médico decide gestionar en persona
la derivación, en la lista de personas a asignar selecciona su propio nombre.
Sistema de registro para procesos de Derivación y
Ambulancias
Cada vez que el médico de derivaciones asigna un paciente a un operario o su propia persona
para iniciar la gestión el sistema informático almacena la fecha y hora con la cual empieza el
proceso de gestión. De aquí en adelante existen dos tipos de gestión la médica y la operativa.
Gestión médica.
Es cuando el médico de derivaciones en persona decide gestionar con los prestadores la
recepción del paciente. En ese caso el usuario debe seleccionar en el menú las opciones:
DerivacionesGestión médica.
En esta pantalla el médico de derivaciones tendrá el listado de los pacientes asignados por sí
mismo para la gestión con los prestadores. Para realizar las gestiones se debe:
1. Seleccionar el paciente de la lista asignada
2. Registrar los datos del afiliado que otorga los derechos para la atención.
3. Al dar clic en el recuadro negro con el texto “Gestión de transferencia a prestadores”,
se expanden los campos requeridos para registrar cada gestión. En esta sección es
necesario:
 Seleccionar el prestador con el cual se pretende realizar la derivación.
 Digitar el nombre y el apellido del contacto con el cual se realizó la gestión
 Seleccionar el estado de la gestión
i. ACEPTADO: El prestador acepta recibir al paciente
ii. RECHAZADO: El prestador rechaza la recepción del paciente
iii. INGRESADO: El paciente no se deriva y permanece en la propia casa de
salud.
Según las opciones de la gestión el sistema habilitará u ocultará los campos necesarios para
registrar.
Gestión operativa.
Es cuando el personal operativo gestiona con los prestadores la recepción del paciente. En ese
caso el usuario debe seleccionar en el menú las opciones:
Sistema de registro para procesos de Derivación y
Ambulancias
DerivacionesDerivaciónClic en la franja negra con el texto “Gestión”
En esta pantalla el médico de derivaciones tendrá el listado de los pacientes asignados por sí
mismo para la gestión con los prestadores. Para realizar las gestiones se debe:
1. Seleccionar el paciente de la lista asignada
2. Registrar los datos del afiliado que otorga los derechos para la atención.
3. Al dar clic en el recuadro negro con el texto “Gestión de transferencia a prestadores”,
se expanden los campos requeridos para registrar cada gestión. En esta sección es
necesario:
 Seleccionar el prestador con el cual se pretende realizar la derivación.
 Digitar el nombre y el apellido del contacto con el cual se realizó la gestión
 Digitar el código de la llamada realizada, en caso de no disponer el código se
debe colocar el signo “SN”
 Seleccionar el estado de la gestión
i. ACEPTADO: El prestador acepta recibir al paciente
ii. RECHAZADO: El prestador rechaza la recepción del paciente
iii. INGRESADO: El paciente no se deriva y permanece en la propia casa de
salud.
Según las opciones de la gestión el sistema habilitará u ocultará los campos necesarios para
registrar.
Aprobación del prestador y fin de la derivación.
El proceso de la gestión es iterativo hasta que el prestador acepte la derivación, en cuyo caso
el proceso queda a espera de que el médico de derivaciones apruebe el prestador que va a
recibir al paciente.
Aprobación médica de una gestión operativa.
Se realiza cuando uno o varios operativos han registrado un prestador que acepta recibir al
paciente en cuyo caso el médico de derivaciones debe aprobar o rechazar dicho prestador.
Para ello se debe:
1. Con las credenciales de médico de derivación se debe seleccionar en el menú la opción
DerivacionesAceptar derivación.
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Ambulancias
2. Seleccionar el paciente cuya gestión ha tenido un prestador que ha aceptado recibir al
paciente.
3. Presionar el botón aceptar o rechazar gestión.
En el caso de que el médico rechace la gestión el operativo deberá volver a gestionar con los
prestadores hasta que un nuevo prestador acepte. Caso contrario si el médico acepta la
gestión el paciente termina el proceso de derivación y entra al proceso de Ambulancias.
Aprobación médica de una gestión médica.
Se realiza cuando el médico de derivaciones ha gestionado en persona el traslado del paciente:
1. Con las credenciales de médico de derivación se debe seleccionar en el menú la opción
DerivacionesGestión médica.
2. Seleccionar el paciente cuya gestión ha tenido un prestador que ha aceptado recibir al
paciente.
3. Seleccionar la gestión cuyo estado de gestión sea “Pendiente de aceptación”. En ese
momento se habilitarán los botones aceptar o rechazar
En el caso de que el médico rechace la gestión médico deberá volver a gestionar con los
prestadores hasta que un nuevo prestador acepte. Caso contrario si el médico acepta la
gestión el paciente termina el proceso de derivación y entra al proceso de Ambulancias.
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Ambulancias
Re-asignación de pacientes no derivados:
Esta pantalla es útil para los médicos de derivaciones que desean re-asignar los pacientes que
ya tienen un operativo o médico asignado para su gestión pero aún no han conseguido
prestador que acepte su recepción.
Ingresando al sistema de derivación y ambulancias con las credenciales de un médico de
derivaciones se debe acceder al menú: DerivacionesPacientes no derivados
Luego de esto se debe:
1. Seleccionar un paciente de la lista
2. Seleccionar la persona a la cual se va a asignar para realizar las gestiones y presionar el
botón “Re-asignar”.
Configuración de derivaciones
Para poder registrar las gestiones para cada paciente es necesario definir al menos una regla
de gestión definiendo el número de gestiones mínima para prestadores de la red IESS, MSP,
Fundaciones y Privadas. Para esto se debe ingresar a DerivacionesDefine regla, en donde:
1. Se selecciona la red, se registra el número de intentos mínimo y su prioridad.
2. Presionar guardar.
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Ambulancias
La prioridad indica el orden de la regla, es decir una vez que se cumple la regla de prioridad 1
continua con la regla de prioridad 2 y así sucesivamente.
Consideraciones:



Se recomienda que cada vez que llegue un nuevo turno de personal para derivación el
médico del área revise el listado de los pacientes no derivados para re-asignarlos al
personal a su cargo.
Al seleccionar un paciente y presionar el botón ver flujo se presenta el punto del flujo
donde se encuentra el paciente.
En caso de que el personal de derivaciones deba modificar datos de contacto de la
derivación puede hacerlo en la opción DerivacionesDerivaciónFranja negra
“Derivaciones realizadas”. Estos datos pueden ser modificados antes de que el
personal de ambulancias reciba al paciente. La búsqueda de las derivaciones a
modificar se los hace por medio de un código de derivación el cual es único.
Proceso de ambulancias
Registra los datos generados en todo el proceso de movilización de las ambulancias. En este
proceso existen 2 roles principales.


Radio operador. Es la persona que registra los datos de la ambulancia asignada,
chofer, prioridad de la ambulancia, asigna el personal médico y paramédico, registra la
hora a la que la ambulancia sale, la hora a la que se le notificó al conductor, las rutas
adicionales que realice la ambulancia y la hora a la que regresa la ambulancia.
Paramédico. Es la persona que registra los datos del tipo de atención, tipo de
paciente, víctima de accidente de tránsito, signos vitales, alergias, procedimientos,
insumos, fármacos utilizados, documentos de salida del paciente, entrega del
paciente.
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Ambulancias
Detalle de la atención.
Para registrar los datos se debe ingresar a la opción “Detalle de la atención”, y registrar los
datos indicados en cada sección.
Ambulancia
Registra los datos de la ambulancia seleccionada para el traslado, el chofer elegido y la
prioridad que tiene la ambulancia
Personal calificado
En esta sección se debe elegir el personal paramédico y médico que acompañara al paciente
Salida de ambulancia
Para poder dar clic en el botón “Clic al notificar al conductor” el paciente debe estar listo por
parte de los paramédicos.
Para dar clic en el botón “Clic para registrar la salida de la ambulancia”, se debe primero
notificar al conductor.
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Rutas adicionales
Las rutas adicionales deben ser registradas en caso de que la ambulancia realice movilizaciones
extras al traslado oficial
Llegada de la ambulancia
Para dar clic en el botón “clic al llegar la ambulancia”, se debe primero registrar la salida de la
ambulancia. Cabe indicar que no es posible registrar la llegada de la ambulancia sin que antes
se haya registrado la recepción o rechazo del paciente en la opción Entrega del paciente.
Atención médica
En la sección de atención médica el personal paramédico o médico deben ingresar los datos
de:
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Ambulancias
Tipo de atención médica y otras escalas
Signos vitales:
Existen tres tipos de atención clasificadas como:



Primera: Se refiere a la primera atención que le realizan al paciente
Traslado: Son todas las tomas de signos vitales registrados durante el transcurso del
traslado del paciente en la ambulancia.
Final: Es la última toma de signos vitales tomados al paciente antes de ser entregado
en la casa de salud respectiva.
Alergias.
En esta sección debe registrarse si el paciente tiene alergias o en su defecto se elige la opción
no para indicar que no tiene alergias.
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Ambulancias
Procedimientos, insumos y fármacos.
En esta sección el personal médico debe ingresar los procedimientos realizados al paciente,
por cada procedimiento debe registrarse la persona que autoriza la ejecución y el equipo
utilizado en dicho procedimiento.
Una vez que se dispone del procedimiento registrado, se debe seleccionar el registro y en la
parte derecha se habilitan los campos para registrar insumos y fármacos utilizados por cada
procedimiento.
Esta información debe ser ingresada con mucho cuidado ya que estos son insumos requeridos
para la facturación.
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Ambulancias
Salida del paciente.
En esta sección debe registrarse todos los documentos requeridos para la salida del paciente.
Entrega del paciente.
Se registra la recepción o rechazo del paciente. En esta sección se muestra el listado de los
pacientes que ya hayan tenido registrado los datos de la salida de la ambulancia.


Recepción: Es cuando el prestador recibe al paciente, en cuyo caso debe ingresar el
tipo de persona, nombre, servicio y descripción del servicio que recibe al paciente.
Rechazo: Es cuando el prestador rechaza al paciente en cuyo caso debe ingresar el tipo
de persona, nombre de la persona que rechaza la recepción, además del motivo.
Luego de ingresar todos estos datos se presiona el botón Finalizar proceso, para indicar que el
paciente ya ha cumplido su ciclo.
Herramientas de control.
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Ambulancias
Dentro del sistema existen ciertas herramientas de control para el manejo de la correcta
información.
Ver Flujo.
Permite ver en tiempo real la ubicación del paciente dentro de todo el proceso de derivaciones
y ambulancias.
Ver datos.
Permite ver los datos ingresados por la derivación.
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Observaciones.
Permite registrar un sin número de observaciones realizadas en cualquier punto del proceso
de traslado del paciente, almacenando automáticamente la fecha y hora a la que se ingresó la
observación y el responsable de dicho registro. Existen registro ingresados automáticamente
que permiten al usuario tener una especie de bitácora en la evolución del proceso.
Procedimientos
En la opción del menú CatálogosProcedimientos, el administrador del sistema podrá
seleccionar los procedimientos que pertenecen al área de ambulancias, este listado será
desplegado al momento que el personal paramédico registre los procedimientos realizados al
paciente.
La forma de selección consiste en:
1. Seleccionar el procedimiento del listado general (izquierda)
2. Presionar el botón > para agregarlo como procedimiento de ambulancias
3. Presionar el botón guardar
De manera similar se opera en caso de que se desee quitar procedimientos del servicio de
ambulancias. Cabe indicar que si existen registros de un procedimiento retirado del proceso,
estos datos no se borran de la base de datos.
Ítems que requieren minutos.
Permite al administrador del sistema disponer del listado general de los insumos y fármacos
que se dispone en el Kardex de Ambulancias. De todo este listado (izquierda) se debe
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seleccionar los ítems que obligatoriamente deben registrar el datos de minutos en la sección
del registro de procedimientos, insumos y fármacos utilizados sobre un paciente.
La forma de realizar este registro es:
1.
2.
3.
4.
Seleccionar el listado de Insumos o fármacos utilizando el Selector superior
Seleccionar el ítem que requiere el dato de minutos
Agregarlo al listado con el botón >
Presionar Guardar.