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I. Datos Generales Denominación funcional : Asistente Administrativo puesto tipo Reporta a : Adscripción : Dirección : Fecha de Elaboración : Septiembre 2010 Denominación tabular : Personas a su cargo : 0 II. Objetivo general del puesto Asistir y apoyar a la dirección/coordinación con los trámites administrativos para asegurar la implementación de proyectos y actividades. III. Funciones del puesto No. 1 2 1 Qué Turnar y/o contestar oficios para dar seguimiento oportuno a trámites de la dirección/coordinación Indicadores Número de trámites concluídos. 2 Llevar agenda del director/coordinador para el desarrollo de sus funciones. Porcentaje de actualización de agenda. Porcentaje de registro y control de llamadas. 3 4 5 6 7 8 9 10 Llevar control de llamadas telefónicas para conocer las instituciones y/o personas con las que se tienen contacto asi como realizar el seguimiento necesario a los trámites requeridos por la dirección/coordinación. Administrar y comprobar oportunamente la caja chica para cubrir gastos imprevistos para las funciones diarias de la dirección/coordinación. Apoyar con las actividades particulares que su dirección/coordinación requiera dando el seguimiento que sea necesario para su cumplimiento. Apoyar en la logística y organización de eventos ofrecidos por la institución a través de su dirección/coordinación. Recibir y atender al personal y público en general que acude a solcicitar información sobre los servicios ofrecidos por su dirección/coordinación e Institución, así como canalizarlos al área indicada. Administrar y controlar el bienes, material de oficina y sala de usos múltiples de la dirección/coordinación. Realizar los trámites y requsiciones necesarias ante la dirección administrativa para el correcto funcionamiento de la dirección/coordinación. Controlar archivo y correspondencia para mantener en orden todo tipo de documentación para agilizar trámites de consulta. Número de difrencias en caja chica. Número de actividades apoyadas en tiempo. Número de eventos apoyados. Porcentaje de atención efectiva y amable a público en general. Porcentaje de actualuzación de inventario de recursos Número de trámites realizados oportunamente Porcentaje de control archivos . 1 Iniciar c on v er bo en infinitiv o
______________________________________________________________________________________________ Modelo Integral para la Administración Pública Del Instituto de Alfabetización y Educación Básica para Adultos 2 El indicador deberá expresarse de manera cuantitativa ( ej.: Porcentaje de avance de su planeación anual, número de mejoras implementadas, número de requerimientos atendidos, … ) IV. Relaciones internas (indicar con que puesto tiene que relacionarse y el motivo) a) b) V. Relaciones externas (indicar con que organizaciones tiene que relacionarse y el motivo) a) b) VI. Alcance
Decisiones que se toman en el puesto: 1. 2. VII. Perfil del puesto Último grado de estudios requerido: Carrera técnica, TSU Especialidad o profesión: Económico Administrativo Requiere título: (si o no) No Experiencia laboral (indicar tiempo y campo de conocimiento): 1 año o menos en Procesos y trámites administrativos y/o contables. Condiciones de trabajo: (disponibilidad de horario, disponibilidad para viajar, disponibilidad de cambio de residencia) disponibilidad de horario, confidencialidad Idiomas: (Básico, intermedio o avanzado) Equipo que requiere manejar:
· Equipo de oficina, fax, conmutador Equipo de computo (hardware) que maneja el puesto:
· Computadora Software requerido: Software Word Excel Power Point Básico Intermedio x x x
Avanzado ______________________________________________________________________________________________ Modelo Integral para la Administración Pública Del Instituto de Alfabetización y Educación Básica para Adultos Capacidades profesionales generales y de visión de gobierno: Capacidad General Grado de Dominio (innecesario, útil, importante, muy importante o esencial) Capacidad Organizativa Visión de Servicio Liderazgo Toma de Decisiones Trabajo en Equipo Manejo de Tecnología Visión de gobierno Importante Importante Util Util Importante Importante Importante Estructura mental (analítico, visionario, intuitivo, lógico): logico Libertad para actuar (Sin restricciones, amplia, limitado, restringido): restringido Esfuerzo requerido (%): Físico: 10 Mental: 40 Visual: 50 Cualidades: Discreta, con iniciativoa VIII. Capacidades profesionales técnicas institucionales (apoyarse con el anexo 1 de catálogo de habilidades, indicar min. 3, máx. 5) Capacidad profesional Grado de dominio (innecesario, útil, importante, muy importante o esencial) Comunicación Orientacion a la calidad Seguimiento Iniciativa Importante Muy Importante Muy Importante Muy Importante Muy Importante IX. Capacidades técnicas específicas (conocimientos) máx. 4 incluyendo Normatividad. (el exam en técnico de ingreso evaluará los conocimientos indicados en este punto) Tema general Normatividad Control de documentos Comunicación escrita. Filosofía Interna. Conocimientos específicos Condiciones Generales de Trabajo para las Dependencias, Entidades y Unidades de Apoyo de la Administración Pública del Estado de Guanajuato Inventarios. Manejo de caja chica. Control de información física y electrónica. Manejo de recursos finacieros. Ortografía. Redacción. Filosofía del Instituto. Servicios ofrecidos por el Instituto. X. Clasificación del puesto (consultar con RH) Rama Grupo Gestión Administrativa Especialidad Secretariales (Auxiliares, Asistentes, Etc)
Servicios De Apoyo. ______________________________________________________________________________________________ Modelo Integral para la Administración Pública Del Instituto de Alfabetización y Educación Básica para Adultos