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ANEXO No. 3 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS MÍNIMAS.
1.
Objetivo y alcance general del servicio de digitalización.
El alcance del contrato para el trabajo del servicio solicitado comprende la
digitalización de documentos correspondientes a las series documentales
señaladas en el Anexo No 4: Tipos documentales a digitalizar e índices.
2.
Ámbito y sede del trabajo.
El servicio de digitalización deberá ser provisto en las oficinas que BANCOLDEX
habilite en su edificio ubicado en la calle 28 No 13ª -15, donde el proponente
seleccionado deberá de implementar su línea de producción.
3.
Actividades y plan de trabajo.
En el marco del objetivo y el alcance general del servicio expuesto en el numeral
1, el proponente seleccionado deberá suscribir con BANCOLDEX un acuerdo de
nivel de servicio y operación, el cual será parte integral del contrato u orden de
servicio, en el cual se deberán contemplar entre otras, las siguientes actividades:
3.1
Instalación y equipamiento de la línea de producción.
Esta etapa esta referida a todas las actividades que deberá realizar el proponente
seleccionado para hacer el montaje de la línea de producción, para lo cual este
deberá señalar en su propuesta técnica, las condiciones y requerimientos
logísticos y técnicos a cargo de BANCOLDEX.
3.2
Constatación de la instalación y el equipamiento de la línea de
producción.
Esta etapa esta referida a todas las actividades de supervisión de BANCOLDEX,
certificando que:


3.3
Los equipos y el software utilizado cumplan con los requisitos técnicos, de
seguridad y contingencia exigidos por BANCOLDEX.
La línea de producción montada satisface el modelo de la línea de
producción de digitalización propuesta por el proveedor. Para esta
constatación es obligatoria la realización de un simulacro del proceso
completo de digitalización, siendo un requisito indispensable para la puesta
en marcha del proceso de digitalización.
Entrega de documentos
1
Es la actividad por la cual BANCOLDEX, a través de los funcionarios autorizados
para tal fin, hace entrega de los documentos a digitalizar de acuerdo al
cronograma de entregas que deberá elaborarse al inicio del servicio con el
proponente seleccionado que ejecutará el servicio.
Esta actividad deberá ser controlada mediante el uso de formatos de cargos de
entregas y devoluciones de documentos elaborados y manejados por
BANCOLDEX con una copia al proveedor para su control.
3.4
Digitalización de documentos.
Esta referida a todas las actividades relacionadas con la digitalización de los
documentos entregados al proveedor por BANCOLDEX. La empresa deberá tener
en cuenta la capacidad de su línea de producción para cumplir con los plazos
señalados en el numeral 3.11 de este documento. Del mismo modo el proveedor
deberá ceñirse a los lineamiento establecidos por BANCOLDEX para la
digitalización tales como campos a digitar, (los cuales están señalados en el
Anexo No 4: Tipos documentales a digitalizar e índices) entre otros.
Las licencias y el software utilizado para el proceso de digitalización de imágenes
serán proporcionados e instalados por BANCOLDEX, de igual forma se brindará a
los funcionarios del proveedor seleccionado un sesión de capacitación para el uso
del mismo.
La referencia del software que se va a utilizar para el proceso de digitalización es
la siguiente:


3.5
OnBase Client Versión 7.2
Copyright Hyland Software Inc.
Control de calidad de las imágenes digitalizados.
Esta referida a todas las actividades que garantice que:


3.6
La línea de producción respecte lo estipulado en el modelo descrito en la
propuesta técnica presentada.
El 100% de las imágenes digitalizadas cumplen con las exigencias
definidas por BANCOLDEX en el acuerdo de nivel de servicios y operación
ha suscribir.
Reprocesos.
2
Esta referida a todas las actividades que involucren la redigitalización de las
imágenes que no han pasado por el control de calidad realizado por el proveedor
seleccionado.
3.7
Constatación de la calidad.
Esta referida a las actividades realizadas por un equipo de trabajo conformado por
BANCOLDEX, para realizar el control de calidad por muestreo de las imágenes
digitalizadas, certificando que:




Se han digitalizado todas imágenes entregadas al proponente
seleccionado.
No existen errores de correspondencia entre las imágenes digitalizadas y
sus respectivos índices.
La información digitalizada en la misma, esto es que corresponde
exactamente a la información contenida en los documentos entregados
para digitalizar.
Se respetaron las mejoras sugeridas a la propuesta por el proveedor, de
parte del equipo de supervisión conformado por BANCOLDEX.
El proponente seleccionado, deberá reprocesar las imágenes reportadas como
error por el equipo de supervisión conformado por BANCOLDEX, ya que de no
levantarse el error encontrado no se dará pase a la certificación de lo recibido.
3.8
Devolución de documentos.
Es la actividad de devolución de documentos realizada por El proponente
seleccionado a BANCOLDEX. Esta devolución de documentos se realizará con los
mismos formatos establecidos para la entrega, ya que deberá devolver la misma
cantidad indicada de documentos o unidades archivísticas.
3.9
Informes.
El proponente seleccionado deberá entregar los siguientes informes:


Informe semanal de avances.
Informe mensual consolidado.
3.10 Entregables del proponente seleccionado.

El cronograma referido a las actividades del proceso de digitalización,
dentro de los 5 días calendario posteriores a la suscrición del contrato u
orden de servicio.
3


Los informes señalados en el numeral 3.9 de este documento.
Archivos de las imágenes digitalizadas y sus respectivos índices,
contenidos en las Bases de datos de OnBase.
3.11 Duración del servicio.
El contrato u orden de servicio tendrá una duración de 01 mes calendario,
contabilizado desde la firma del contrato u orden de servicio.
4