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Defensoría del Pueblo
Área de Logística
BASES ADMINISTRATIVAS
Nro. 261 -2004-DP/USAID
"SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN DE EXPEDIENTES”
1.
GENERALIDADES
INTRODUCCION
Las Bases contenidas en los numerales que a continuación se consignan, corresponden
estrictamente al proceso de adquisición de menor valor del servicio de digitalización
de expedientes sobre sitios de entierro, para la Defensoría del Pueblo”, de acuerdo a lo
regulado por el convenio suscrito con USAID, en lo referente a la adquisición de
bienes y Servicios.
1.1.
1.2.
ORGANISMO CONVOCANTE
Entidad
Dirección
:
:
Teléfono
:
Defensoría del Pueblo
Con domicilio legal en el Jr. Ucayali N°
388, Cercado de Lima.
4267800 anexos 229 y 256
OBJETO
Servicio de digitalización de expedientes sobre sitios de entierro, para la
Defensoría del Pueblo.
Las especificaciones técnicas y demás características del objeto de la
convocatoria, están consignadas en las "Especificaciones Técnicas" que forman
como parte integrante de las presentes Bases como Anexo 01.
1.3.
FUENTE DE FINANCIAMIENTO Y MONTO REFERENCIAL
La fuente de financiamiento es de Cooperación Externa, y se encuentra
Financiado por USAID, con un monto referencial total de US $ 2,426.00
Dólares Americanos, incluido el IGV.
1.4.
BASES ADMINISTRATIVAS
1.4.1
Lugar de entrega:
Oficina de Logística con sede en el Jr. Ucayali No. 388 Lima- 2do.
piso.
1.4.2
Horario de atención:
De
De
1.5
1.6
2.
09:00
15:00
a
a
13:00 hrs. y
17:30 hrs.
CRONOGRAMA DE LA ADQUISICION
1.5.1
1.5.2
Convocatoria
Presentación de Propuestas
1.5.3
Evaluación y Adjudicación
: 17 de Noviembre del 2004
: Hasta el 19 de Noviembre
del 2004, hasta las 17:30 horas.
: El 22 de Noviembre del 2004.
REQUISITOS PARA SER POSTOR
1.6.1
Podrá participar como postor cualquier persona natural o empresa con
personería jurídica legalmente constituida, a condición que se someta
expresamente al cumplimiento de las presentes Bases Administrativas.
1.6.2
No podrán intervenir personas naturales o jurídicas, inhabilitadas
para contratar con el Estado.
1.6.3
La participación de los postores en el presente proceso de selección,
implica su pleno conocimiento de las presentes Bases y su
sometimiento a ellas en todas sus partes.
BASE LEGAL
2.1
2.2
2.3
2.4
3.
:
:
Ley No. 26520 - Ley Orgánica de Defensoría del Pueblo.
Ley N° 27209 - Ley de Gestión Presupuestaria del Estado.
Ley N° 28128 - Ley de Presupuesto del Sector Público para el 2004
Convenio suscrito con USAID.
CONVOCATORIA
3.1
De la Invitación a la convocatoria
Se efectuarán invitaciones a los proveedores que presten servicios de
digitalización y que se ajusten a los requerimientos del convenio realizado con
USAID, materia de la convocatoria.
4.
CONDICIONES DE CARÁCTER TÉCNICO - ECONÓMICO
4.1
PLAZO DE VALIDEZ DE LA OFERTA
Las ofertas tendrán un plazo de validez como mínimo de diez días calendario,
contados a partir de la fecha fijada para la presentación de propuestas.
4.2
REQUERIMIENTO Y ESPECIFICACIONES TECNICAS
Su propuesta debe cumplir con lo solicitado en el anexo 1.
La oferta considerara necesariamente la cantidad total de los servicios
requeridos, en el cual participa el postor y deberá cumplir con lo especificado
en el anexo 1 "Especificaciones Técnicas".
4.3
LUGAR Y PLAZO DE ENTREGA
El presente servicio será entregado por el contratista en el Jr. Ucayali N°. 388
Lima Cercado, Adjuntía para los Derechos Humanos y las Personas con
Discapacidad, por el postor que obtuvo la Buena Pro, de acuerdo a su
propuesta adjudicada luego de haber recepcionado la Orden de Servicios;
pueden detallar entregas parciales.
Obligatoriamente los impresos a entregar deben guardar estrictamente las
condiciones técnicas especificadas en su propuesta técnica.
4.4
EXPEDIENTE DE PAGO
Es requisito de pago que el Contratista haya cumplido con la entrega total de lo
indicado en la Orden de Servicios.
El expediente completo debe incluir:
a) Factura (original, SUNAT y copia) y/o Recibo por Honorarios
Profesionales.
b) Orden de Servicios debidamente firmada por él (e) de Almacén de la
defensoría del Pueblo.
c) Acta de Conformidad.
4.5
FORMA DE PAGO
El plazo de pago no será menor a 10 días calendarios de haberse presentado el
expediente de pago, para su cancelación.
5.
RECEPCIÓN Y APERTURA DE PROPUESTA
"FORMA DE PRESENTACION DE PROPUESTAS"
Las propuestas se entregarán en un sobre cerrado:
Sobre N°01 - PROPUESTA TECNICA-ECONÒMICA
Que será entregado directamente a la secretaría del Área de Logística de la
Defensoría del Pueblo, que se encuentra ubicada en: Jr. Ucayali N° 388 - Lima
1. segundo (2) Piso.
La documentación presentada en el sobre será redactada en idioma español, en
papel membretado oficial del postor, no podrá tener borrones, enmendaduras ó
corrección alguna. Además estará debidamente firmada por el postor, en caso
contrario se considerará como no presentada.
El sobre deberá contener la siguiente documentación:
6.
1.
Declaración Jurada, debidamente firmada por el representante legal del
Postor, de acuerdo al Anexo 2.
2.
Propuesta del Postor conteniendo la oferta técnica, en la que se
describirá las especificaciones técnicas de la digitalización, teniendo en
cuenta las características solicitadas por la Defensoría del Pueblo,
suscrita por el postor o su representante legal.
3.
La oferta económica deberá presentarse indicando el precio unitario
y monto total de su oferta, incluido el I.G.V., con dos decimales. Los
precios deberán mantenerse sin variación alguna hasta la culminación
de los procesos administrativos, materia del presente.
4.
Su propuesta económica deberán expresarse en dólares americanos y
en dos decimales.
EVALUACION DE PROPUESTAS
1. Las propuestas de los postores serán evaluadas de acuerdo a lo indicado
en el Anexo Nro.3 “factores de Evaluación de Propuestas” , la misma
que estará refrendada con la elaboración de un cuadro comparativo
técnico- económico; considerando los factores técnicos solicitados.
7.
OTORGAMIENTO DE LA BUENA PRO.
1.
Se otorgará la buena pro, al postor cuya oferta luego de ser evaluada
ofrezca a la Defensoría del Pueblo la mejor propuesta técnica - económica.
ANEXO 01
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
SERVICIOS
DENOMINACIÓN
Servicio de digitalización de expedientes sobre sitios
de entierro.
Especificaciones:
Captura o scaneo, generación de índices y control de
calidad.
La Información digitalizada deberá ser entregada en un
medio de almacenamiento seguro, con un software que
permita la búsqueda de la información a través de los
índices definidos, teniendo en cuenta lo siguiente:
a) Scaneo de documentos hasta tamaño oficio,
imágenes a color, blanco y negro, todos en
formato TIFF (blanco y negro 240 x 240 DPI,
color 150 x 150 DPI)
b) Indexación de imágenes de 5 a 8 campos (80
caracteres (como mínimo) alfanuméricos y
fecha).
c) Grabación de DC’s ejecutables con software de
recuperación y búsqueda.
d) El servicio se deberá realizar sobre:
Documentos en blanco y negro A4: 40,000
hojas aproximadamente, documentos a color –
fotos A4: 2,000 hojas aproximadamente y
documentos en blanco y negro oficio: 2,000.
e) Se deberán entregar CD’s auto ejecutables
conteniendo las imágenes digitalizadas.
f) Cada CD’s contendrá entre 10,000 a 12,000
imágenes como máximo, aproximadamente,
(previamente se deberá tener un acuerdo con la
Defensoría del Pueblo)
Así mismo, el postor deberá tener en cuenta que cada
CD’s es independiente y auto ejecutable, en el que se
debe incorporar un visor de imágenes y el software que
permita la búsqueda de las mismas a través de índices
definidos.
Se deberá conseguir seguridad en la conservación del
material, Optimización en la búsqueda de información,
Información compartida en tiempo real, Niveles de
seguridad electrónica sobre el acceso a los distintos
documentos (restricciones, permisos).
Preparación de Documentos:
Desagrupación de documentos que se encuentran
CANTIDAD
44,000 Hojas
aproximadamente
anillados, con grapas , clips, empastes, quita fasteners,
colocar post – its en hojas en blanco, enderezar
esquinas, pegar documentos rasgados, otras acciones
que permitan facilidad para scanear óptimamente.
Identificación del inicio y final de cada documento,
foliado de cada página en caso de ser necesario y
previa aprobación de la Defensoría del Pueblo.
Captura de Imágenes (scaneo/digitalización)
Scaneo de cada cara de los documentos
Las imágenes guardadas en formato TIFF.
En blanco y negro 240 x 240 DPI, en colores 150 x 150
DPI.
Generación y digitación de índices:
Los índices serán definidos previamente por la
Defensoría del Pueblo.
En caso la Defensoría no contara con algún archivo
que pueda contener estos campos índices, el proveedor
realizará la digitalización de los mismos según criterios
ya definidos.
Estos índices son los criterios por los cuales luego se
podrá hacer la búsqueda y ubicación de los
documentos.
Control de calidad:
Se deberá verificar la calidad de las imágenes ya
scaneadas.
Se deberá verificar la calidad de los índices asociados a
cada imagen.
Comparación con los documentos físicos.
Carga en el Software:
Carga de todas las imágenes ya digitalizadas y de sus
índices.
Grabación de DCD’s o DVD’s:
Carga en los discos de las imágenes y de sus índices así
como también del software auto ejecutable.
La grabación será en discos que solo se pueden grabar
una vez, pero ser leída las veces que sea necesario
(formato WORM – Write Once, Read Only),
asegurando que la información digitalizada no pueda
ser borrada y /o alterada.
Los discos serán debidamente rotulados (etiquetados)
con folleteria que permita la identificación plena del
contenido.
Reensamblaje de documentos:
Colocación de grapas, fasteners, folders u otros que
permitan devolver los archivos tal como fue entregada
al proveedor.
Generación de un documento guía:
Elaboración e impresión de un documento maestro que
sirva de guía, en la ubicación exacta y datos de cada
documento contenido en los múltiples discos.
SOBRE EL SOFTWARE DE VISUALIZACIÓN:
- Que permita la búsqueda de cada documento
según índices definidos.
- Asignación de campos claves.
- Que permita el uso de operadores boléanos y
comodines que ayuden a la búsqueda de texto
completo, siempre que se haya realizado la
técnica de OCR sobre las imágenes de los
documentos.
- Que permita imprimir, una página, rango de
páginas, documento completo, imprimir texto
o imagen.
- Zoom (acercamiento de imágenes) , paneo ,
rotación (0,90,180,270 grados).
- Escala de grises/soporte de escala rápida.
- Contraste: imágenes claras/ oscuras.
Paginación: página adelante, página atrás, ir a
- Visualización tipo explorador de Windows,
árbol de fólder.
- Recuperación: Levantar documentos de
despliegue.
- La información debe ser entregada para ser
instalada en una PC o un servidor; de manera
que no solo este en CD’s, sino también pueda
ser consultada por varios usuarios
concurrentes.
.
Plazo de entrega: Quince días calendarios de
recepcionada la orden de servicios.
Forma de pago: Contado a los 10 días de recepcionado
el expediente de pago.
Validez de la oferta: 10 días calendarios
............................................................
Firma del Postor / Representante Legal
....................................
Fecha
ANEXO 02
Declaración Jurada
Señores
Defensoría del Pueblo
Jr. Ucayali Nº 388, Lima.
Lima.Lima, ....................................
Información Básica del Postor
Nombre o Razón Social
RUC
Domicilio Legal
Representante Legal
Lib. Electoral
Conste por la presente Declaración Jurada, que la información que se consigna se sujeta a la
verdad, por lo que se declara que:

No tiene impedimento para participar en el proceso de selección ni para contratar con el
Estado, conforme al Artículo 9º del Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado.

Conoce, acepta y se somete a las Bases, condiciones y procedimientos del presente
proceso de selección.

Es responsable de la veracidad de los documentos e información que presenta para
efectos del presente proceso de selección.

Se compromete a mantener su Oferta durante el proceso de selección y a suscribir el
contrato en caso de resultar favorecido con la Buena Pro.

Y conoce las sanciones contenidas en el Texto Único Ordenado de la Ley de
Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su Reglamento, así como en la Ley Nº 27444,
Ley de Procedimiento Administrativo General, y demás disposiciones reglamentarias,
complementarias y modificatorias.

Asimismo, no ha ofrecido u otorgado, ni ofrecerá u otorgará, ya sea directa o
indirectamente a través de terceros, ningún pago o beneficio indebido o cualquier otra
ventaja inadecuada, a funcionario público alguno, o a sus familiares o socios comerciales,
a fin de obtener o mantener el contrato objeto de adjudicación; y no ha celebrado o
celebrará acuerdos formales o tácitos, entre los postores o con terceros, con el fin de
establecer prácticas restrictivas de la libre competencia.
....................................
Sello y Firma del Postor
ANEXO N° 03
FACTORES DE EVALUACIÓN DE PROPUESTAS
Las ofertas que se presentan en la presente convocatoria de servicios de
impresión se someterán al siguiente sistema de evaluación:
A. Evaluación Técnica
B. Evaluación Económica
____________________________________________________________________________
A. EVALUACIÓN DE LA PROPUESTA TÉCNICA
El comité Especial Permanente evaluara y calificara cada propuesta que
haya cumplido con el Anexo N° 02 “Especificaciones Técnicas”, de
acuerdo a un cuadro comparativo de propuestas técnicas, las mismas que
serán las siguientes:
A. REQUERIMIENTOS TECNICOS MINIMOS
Se evaluara de la siguiente manera:
Si Cumple con el total de las especificaciones técnicas solicitadas
No Cumple con el total de las especificaciones técnicas solicitadas
Se acepta
Se Desestima
Para acceder a la Evaluación Económica los postores deberán haber
cumplido con las especificaciones técnicas solicitadas y haber sido
aceptada su propuesta.
B.- EVALUACIÓN DE LA PROPUESTA ECONOMICA
La evaluación económica se llevara a cabo a las propuestas de los
postores que hayan sido aceptada su propuesta técnica.
El comité Especial otorgará la Buena pro al postor que en relación a la
aceptación de su propuesta técnica el monto de su propuesta económica
sea la que ofrezca mayores ventajas a la Defensoría del Pueblo.
______________________________________________________________