Download ODM-PR-002 Procedimiento Suministro y Control de Combustible V

Macroproceso de Gestión Administrativa
Proceso Operación de Maquinaria
Procedimiento Suministro y Control de Combustibles
1.
CÓDIGO
ODM-PR-002
VERSIÓN
6.0
2.
3.
OBJETIVO: El siguiente procedimiento describe los parámetros necesarios para suministrar y controlar el suministro del combustible que requiere la maquinaria y
vehículos de la UAERMV.
ALCANCE: El procedimiento inicia con la necesidad de combustible y termina cuando se esté conforme con el gasto.
DEFINICIÓN(ES):
Suministro y control de combustible: define las actividades que deben realizar tanto los conductores como operarios de vehículos, maquinaria y equipos, para
realizar el aprovisionamiento de combustible para su funcionamiento.
4.
PROCEDIMIENTO:

#
PUNTO
CONTROL
DESCRIPCIÓN (ACTIVIDAD Y/O TAREA)
TIEMPO
ESTIMADO
RESPONSABLE
INICIO
1
Verificar el horario para tanquear el vehículo
1 minuto
Gerente de
Producción.
Conductor,
Operario.
.
NO
¿El vehículo a
tanquear es
maquinaria?
2
SI
N/A
Conductor u
Operario.
Jefe de Patio.
NO
3
N/A
8
SI
(Gerencia de
Producción)
Subdirección
Técnica de
Producción e
Intervención de la
Malla Vial Local.
Operario
Maquinaria.
Jefe de Patio.
Subdirección
Técnica de
Producción e
Intervención de la
Malla Vial Local.
(Gerencia de
Producción.)
A
Carrera 30 25-90 Piso 16 C.A.D. – C.P. 111311
PBX: 7470909 – Información: Línea 195
www.UAERMV.gov.co
Subdirección
Técnica de
Producción e
Intervención de la
Malla Vial Local.
(Gerencia de
Producción)
12
¿La maquinaria es
pesada?
ÁREA
INVOLUCRADA
ODM-PR-002
Página 1 de 6
REGISTRO
OBSERVACIONES
Se realiza la verificación del nivel del
tanque de gasolina, de acuerdo a
HOJA DE
eso, el operario (Conductor) detecta
PROGRAMACIÓN DE la necesidad de tanquear o no la
TANQUEO
maquinaria.
(Archivos de gestión
Gerencia
de El Gerente de Producción ha
establecido una PROGRAMACIÓN
Producción)
DE TANQUEO la cual está publicada
en la Oficina de Maquinaria.
Macroproceso de Gestión Administrativa
Proceso Operación de Maquinaria
Procedimiento Suministro y Control de Combustibles
#
DESCRIPCIÓN (ACTIVIDAD Y/O TAREA)
PUNTO
CONTROL
TIEMPO
ESTIMADO
4
5
6
Solicitar suministro de combustible al operario
del CARROTANQUE.
Verificar el reglamento de operación del
carrotanque.
6.0
ÁREA
INVOLUCRADA
Operario
Maquinaria.
Jefe de Patio.
Subdirección
Técnica de
Producción e
Intervención de la
Malla Vial Local.
(Gerencia de
Producción).
Subdirección
Técnica de
Producción e
Intervención de la
Malla Vial Local.
(Gerencia de
Producción).
Subdirección
Técnica de
Producción e
Intervención de la
Malla Vial Local.
(Gerencia de
Producción)
10 minutos
1 día
Operario
Carrotanque.
Operario
Maquinaria.
N/A
Operario
Carrotanque.
Operario
Montallantas.
Operario
Maquinaria.
Servidor(a)
Público(a)
asignado(a) por la
Gerencia de
Producción
Subdirección
Técnica de
Producción e
Intervención de la
Malla Vial Local.
(Gerencia de
Producción)
Operario
Montallantas.
Subdirección
Técnica de
Producción e
Intervención de la
Malla Vial Local.
(Gerencia de
Producción).
Realizar el suministro y Recolectar la
información pertinente.
¿Se entrega el registro
de la información?
SI
Solicitar el combustible para la maquinaria
liviana.
1 día
8
B
Carrera 30 25-90 Piso 16 C.A.D. – C.P. 111311
PBX: 7470909 – Información: Línea 195
www.umv.gov.co
VERSIÓN
Operario
Carrotanque.
NO
7
ODM-PR-002
RESPONSABLE
A
5 minutos
CÓDIGO
ODM-PR-002
Página 2 de 6
REGISTRO
OBSERVACIONES
El operario de maquinaria está
supervisado por el Jefe de Patio,
para
solicitar
verbalmente
el
suministro.
ODM-MA-001
Manual – Reglamento
Operación de
Carrotanques.
El Operario DEBE tener en cuenta
todo lo dispuesto en el ManualReglamento de Operación de
Carrotanques antes de operar el
vehículo y/o maquinaria.
ODM-FM-004
Control Diario de
Suministro de
Combustibles en
Maquinaria y
Vehículos
El operario de la maquinaría debe
suministrar el horometro y firmar el
formato
del
suministro
de
combustibles.
ODM-FM-016
Formato control
operación maquinaria
liviana
ODM-FM-004
Control Diario de
Suministro de
Combustibles en
Maquinaria y
Vehículos.
Los Operarios de Carrotanque y
Montallantas,
entregan
la
información
al Servidor Público
asignado por la Gerencia de
Producción.
Dicha actividad la realiza el operario
de un montallantas.
Macroproceso de Gestión Administrativa
Proceso Operación de Maquinaria
Procedimiento Suministro y Control de Combustibles
#
DESCRIPCIÓN (ACTIVIDAD Y/O TAREA)
PUNTO
CONTROL
TIEMPO
ESTIMADO
Operario
Montallantas.
Gerente de
Producción.
B
9
10
11
Realizar desplazamiento hacia la estación de
servicios autorizada, para adquirir el
combustible de la maquinaria liviana.
Tanquear 20 Galones para el mes de Gasolina
y 10 galones para el mes de A.C.P.M.
¿Los operarios del
MONTALLANTAS
realizan el registro del
suministro a la
maquinaria?
RESPONSABLE
30 minutos
20 minutos
Servidor(a)
Público(a)
asignado(a) por la
Gerencia de
Producción
Operario
Montallantas.
Servidor(a)
Público(a)
Designado(a) por
la Gerencia de
Producción
CÓDIGO
ODM-PR-002
VERSIÓN
6.0
ÁREA
INVOLUCRADA
REGISTRO
OBSERVACIONES
Subdirección
Técnica de
Producción e
Intervención de la
Malla Vial Local.
(Gerencia de
Producción)
El Gerente de Producción autoriza
VERBALMENTE el suministro y el
operario Montallantas junto con
Servidor Público asignado por la GP,
se desplazan a la estación de
servicio autorizada.
Subdirección
Técnica de
Producción e
Intervención de la
Malla Vial Local.
(Gerencia de
Producción).
Comprobante de
Suministro emitido en El tanqueo es realizado por medio
la estación de servicio. del chip maestro, suministrado por la
(DOCUMENTO
Estación de Servicio autorizada
EXTERNO)
N/A
Operario
Montallantas.
Operario
Maquinaria.
Subdirección
Técnica de
Producción e
Intervención de la
Malla Vial Local.
(Gerencia de
Producción)
ODM-FM-004
Control Diario de
Suministro de
Combustibles en
Maquinaria y
Vehículos
2 horas
Conductor.
Servidor(a)
Público(a)
Designado(a)
por la Gerencia
de Producción.
Subdirección
Técnica de
Producción e
Intervención de la
Malla Vial Local.
(Gerencia de
Producción)
HOJA DE
PROGRAMACIÓN DE
TANQUEO.
(Archivos de gestión
Gerencia de
Producción)
El Gerente de Producción estableció
la PROGRAMACIÓN DE TANQUEO
la cual está publicada en la Oficina
de Maquinaria.
3 minutos
Servidor(a)
Público(a)
Designado(a)
por la Gerencia
de Producción
Subdirección
Técnica de
Producción e
Intervención de la
Malla Vial Local.
(Gerencia de
Producción)
ODM-FM-011
Control asignación
precintos plásticos.
El conductor debe suministrar el
Kilometraje y la ubicación del CHIP
(GPS). Debe firmar el formato de la
asignación del precinto numerado.
NO
7
SI
12
13
Desplazar los vehículos a la estación de
servicio autorizado dentro de los horarios
establecidos.
Controlar la asignación de la numeración de
precinto plástico en los vehículos a tanquear
C
Carrera 30 25-90 Piso 16 C.A.D. – C.P. 111311
PBX: 7470909 – Información: Línea 195
www.umv.gov.co
ODM-PR-002
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Macroproceso de Gestión Administrativa
Proceso Operación de Maquinaria
Procedimiento Suministro y Control de Combustibles
#
DESCRIPCIÓN (ACTIVIDAD Y/O TAREA)
PUNTO
CONTROL
TIEMPO
ESTIMADO
RESPONSABLE
C
14
15
16
Tanquear (lleno) y a instalar el precinto
numerado, en las tapas del vehículo.
Entregar los comprobantes emitidos por el
surtidor de la estación de servicio.
15 minutos
Conductor.
5 minutos
Conductor.
Servidor(a)
Público(a)
asignado por la
Gerencia de
Producción.
Tomar los datos de los vehículos y registrar la
información.
8 días
Servidor(a)
Público(a)
asignado(a) por
la Gerencia de
Producción.
CÓDIGO
ODM-PR-002
VERSIÓN
6.0
ÁREA
INVOLUCRADA
Subdirección
Técnica de
Producción e
Intervención de la
Malla Vial Local.
(Gerencia de
Producción)
Subdirección
Técnica de
Producción e
Intervención de la
Malla Vial Local.
(Gerencia de
Producción)
4 días
17
D
Carrera 30 25-90 Piso 16 C.A.D. – C.P. 111311
PBX: 7470909 – Información: Línea 195
www.umv.gov.co
ODM-PR-002
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OBSERVACIONES
Comprobante de
Suministro emitido en El conductor debe firmar dos
la estación de servicio. comprobantes emitidos por el
(DOCUMENTO
surtidor de combustible.
EXTERNO)
Comprobante de
Suministro emitido en
la estación de servicio.
(DOCUMENTO
EXTERNO)
Subdirección
Técnica de
Producción e
Intervención de la
Malla Vial Local.
(Gerencia de
Producción).
ODM-FM-013
Control de Galones
Suministrados –
Contratistas.
ODM-FM-014
Control de
Rendimientos Grupo
de Vehículos –
Maquinaria.
Subdirección
Técnica de
Producción e
Intervención de la
Malla Vial Local.
(Gerencia de
Producción).
ODM-FM-004
Control Suministro de
Combustible en
Maquinaria y
Vehículos.
ODM-FM-013
Control de Galones
Suministrados –
Contratistas.
ODM-FM-014
Control de
Rendimientos Grupo
de Vehículos Maquinaria
ODM-FM-015
Balance de Galones –
Carrotanque.
Verificar y analizar el consumo de combustible
de la maquinaria pesada, la maquinaria liviana
y los vehículos.
Servidor(a)
Público(a)
asignado(a) por
la Gerencia de
Producción.
Profesional
Especializado
Profesional
Universitario
REGISTRO
El Servidor Público asignado por la
GP entrega al Profesional la
información
registrada
de
los
Operarios del Montallantas,
del
Carrotanque, y Conductor de
Vehículos, para su análisis.
Macroproceso de Gestión Administrativa
Proceso Operación de Maquinaria
Procedimiento Suministro y Control de Combustibles
DESCRIPCIÓN (ACTIVIDAD Y/O TAREA)
#
PUNTO
CONTROL
TIEMPO
ESTIMADO
RESPONSABLE
D
NO
¿El consumo es
adecuado?
18
SI
19
N/A
Profesional
Especializado
Profesional
Universitario
Enviar el
documento para
revisión
CÓDIGO
ODM-PR-002
VERSIÓN
6.0
ÁREA
INVOLUCRADA
REGISTRO
OBSERVACIONES
Subdirección
Técnica de
Producción e
Intervención de la
Malla Vial Local.
(Gerencia de
Producción).
Analizar mensualmente el Registro
de consumo de combustible por
estación, por vehículo, por periodo y
por tipo de combustible, comparando
con el mes anterior.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
REVISIÓN Y APROBACIÓN:
Elaborado y/o Actualizado por LÍDER:
FECHA
Revisado por RESPONSABLE del Proceso:
Aprobado:
CARLOS CIRO ASPRILLA CRUZ
Líder del Proceso Operación de maquinaria
ACOMPAÑAMIENTO OAP:
ANDREA DEL PILAR ZAMBRANO BARRIOS
Ingeniera Industrial-Contratista
Equipo Técnico SIG
ENERO2016
Firma:
Firma:
YESID ADRIAN PARDO ROMERO
Gerente de Producción
MARTHA PATRICIA AGUILAR COPETE
Representante de la Alta Dirección
CONTROL DE CAMBIOS:
REVISIÓN
No.
DESCRIPCIÓN
FECHA
APROBADO
Representante de la Alta Dirección
JULIO-2010
Jefe Oficina Asesora de Planeación
001
Creación y adopción
002
Se actualiza el procedimiento de acuerdo a la reforma administrativa
DICIEMBRE2011
Jefe Oficina Asesora de Planeación
003
Se ajusta por requerimientos del líder del proceso.
JUNIO-2013
Jefe Oficina Asesora de Planeación
004
Se ajustan los formatos codificados y actividades del procedimiento
AGOSTO2013
Jefe Oficina Asesora de Planeación
Carrera 30 25-90 Piso 16 C.A.D. – C.P. 111311
PBX: 7470909 – Información: Línea 195
www.umv.gov.co
ODM-PR-002
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Macroproceso de Gestión Administrativa
Proceso Operación de Maquinaria
Procedimiento Suministro y Control de Combustibles
005
006
Se actualizó el procedimiento ya que en la actualidad se tienen tres tipos de suministro de
combustible diferentes: 1.estaciones de servicio, 2. carrotanque o 3. Montallantas.
Se incluye el documento ODM-MA-001 Manual “Reglamento de Operación de
Carrotanques” el cual describe las actividades y cuidados necesarios para el transporte y
manipulación de combustible y mercancía peligrosa.
Se eliminan de este procedimiento los formatos ODM-FM-001 Control Diario de Operación
de Maquinaria, ODM-FM-002 Orden de Traslado de maquinaria pesada, y ODM-FM-003
Reporte de Fallas de maquinaria ya que estos formatos hacen parte de otro procedimiento.
El formato ODM-FM-012 Control rendimientos vehículos – conductores se elimina porque no
todo el personal está calificado para gestionar los rendimientos de combustible de vehículos,
el gasto de papel es elevado y no estaba aportando valor al procedimiento.
Se ajustan algunas actividades, además de que se incluye tiempos, y se realizan
modificaciones de forma al procedimiento. Se trabaja en compañía con el contratista Oscar
García.
Carrera 30 25-90 Piso 16 C.A.D. – C.P. 111311
PBX: 7470909 – Información: Línea 195
www.umv.gov.co
ODM-PR-002
Página 6 de 6
CÓDIGO
ODM-PR-002
VERSIÓN
6.0
OCTUBRE2014
Jefe Oficina Asesora de Planeación
ENERO-2016
Jefe Oficina Asesora de Planeación