Download procedimiento puesta en marcha de universitas xxi

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Gerencia
Área de Economía
C/ Ancha, 10 – 11001 Cádiz
Tel. 956.01.50.11
Fax. 956.01.50.87
http://www.uca.es/web/servicios/economia/
CATALOGO DEL SERVICIO DE ASUNTOS ECONOMICOS:
PROCEDIMIENTO: Puesta en marcha de la aplicación Universitas XXI Económico en Departamentos.
Fecha última actualización : 21 de noviembre de 2008
Destinatarios: Servicios Centralizados y Administraciones (usuarios Universitas XXI Económico)
CONCEPTO:
Desde el 1 de enero de 2000, el Sorolla (actualmente Universitas XXI) viene siendo utilizado por la Universidad de
Cádiz como la aplicación informática encargada de la GESTION ECONÓMICA
Hasta la fecha, dicha aplicación, sólo estaba siendo utilizada por personal de Administración de los distintos Centros
de la UCA.
Con este nuevo procedimiento, se pretende, que de forma voluntaria se vayan sumando a esta aplicación otro tipo de
personal encargado de algún tipo de gestión económica cono es el personal de Departamentos.
SELECCIÓN Y FORMACIÓN DEL PERSONAL
Antes de iniciar la puesta en marcha de la Aplicación Informática Sorolla (actualmente Universita XXI Económico)
en los Departamentos, y tras informar de las ventajas de la incorporación y el procedimiento para ello, se solicitará la
colaboración voluntaria del personal del Departamento para la gestión económica de los justificantes de gastos y/o
facturas cuyas imputaciones vayan con cargo a Unidades de Gastos asignadas dentro del mismo. Dicha petición deberá
ser remitida al Servicio de AA.EE..
En dichas peticiones, que podrán realizarse a través de la Administración del Centro por correo electrónico, deberán de
figurar los datos personales (Apellidos, nombre, DNI y dirección de correo electrónico) del Usuarios asignados para
gestionar los justificantes en los distintos Departamentos así como las clasificaciones orgánicas a las que tendrán acceso.
Una vez recibida la petición ([email protected] o [email protected]), desde el Área de Economía (Contabilidad
y Tesorería) se dará alta al nuevo usuario en la Aplicación Informática Universita XXI Económico (en las Bases de
datos de Prueba y de Explotación.
Así mismo, con relación a este tema, es imprescindible que exista una fluida comunicación entre el personal de gestión
de los Departamentos y la Administración del Centro, debiendo ésta facilitar tanto al Departamento como al Área de
Economía los datos de una persona que voluntariamente quede encargada de formar a los nuevos usuarios con
relación a la gestión de los justificantes y/o facturas en la aplicación informática Universita XXI Económico , así
como las normas de ejecución y cierre del ejercicio contable.
ALTA DE USURARIOS EN SOROLLA
II.10
Las altas de usuarios en Sorolla así como los permisos se realizan a través del Módulo de Gestión Centralizada, para
ellos entraremos:
1º.- Módulo Gestión Centralizada
Entramos en:
Mantenimiento  Usuario
Gestión de Usuarios  General  Nuevo Usuario
2º.- Dentro del nuevo usuario pincharemos en:
General  Añadimos permiso para ejercicio y grabamos  Añadimos permiso
para Caja y grabamos.
3º Una vez realizado el paso anterior, dentro del nuevo usuario los datos a cumplimentar son:
CÓDIGO  U + DNI
CLAVE
 U + DNI ( la misma clave que el código la da automáticamente la aplicación obligando al
usuario a personalizar su clave)
NOMBRE  Apellidos seguido de coma y Nombre (Mayúsculas)
GRUPO
 Se incluirá al grupo 25 correspondientes a usuarios de Departamentos
CORREO ELECTRÓNICO  La dirección de correo electrónico del usuario
PERMISOS:
Dentro de Mantenimiento de Usuario, seleccionamos pinchando dos veces consecutivas sobre los datos del usurio al
que queremos añadir, quitar o cambiar algún tipo de permisos. Una vez dentro, tendremos que ir cumplimentando
permisos por cada una de las pestañas así como seleccionando los permisos personalizados.
Para los usuarios de Departamentos actualmente los permisos están asignados de la siguiente forma:
TRAMITACION 
Gestión de facturas
Operación de Imputación
Operación de pago
Gestión de expedientes
Gestión de Proyectos de Investigación
Consultas Presupuesto de gastos
Consultas Presupuesto de ingresos
Consultas no Presupuestarias
Consultas justificantes de gastos
Consultas de documentos contables
Consultas justificantes de ingresos
Consultas Proyectos de Investigación
Consultas Proyectos de Inversión
Consulta documenta
Además tendremos que pinchar y ponerlos como Superusuarios .
ADMINISTRACIÓN  TABLA 
Agrupación del Gasto
Aplicaciones
II.10
Aplicación Ingresos
Aplicación no presupuestaria
Situación de créditos por Aplicaciones
Situación Créditos Centros
Situación de Aplicaciones
Terceros
Usuarios
ADMINISTRACIÓN  USUARIOS 
Usuarios
Consultar
ADMINISTRACIÓN  TERCEROS 
Terceros
Total
Ctas. Bancarias
ORGANICAS  Las que soliciten los Departamentos, para ellos seleccionamos dentro de las
DISPONIBLES y pinchamos en AÑADIR.
ORDINALES  Actualmente ninguno
VALORES POR DEFECTO  Actualmente sólo el ejercicio
DÓNDE y CÓMO PUEDEN CONSULTAR Y GESTIONAR LOS USUARIOS DE DEPARTAMENTOS
CON ESTOS PERMISOS:
DOCUMENTA  Realización de expedientes (ejemplo: podría servir para reservas de presupuestos para la
realización de Congresos)
JUSTIFICANTES DE GASTOS  Todo lo relacionado a facturas y/o justificantes. Para ello se le comunicará a la
Administración que la persona encargada de la formación del usuario del Departamento deberá de dejar muy claro de
cómo incluir en Universita XXI Económico cada tipo de justificante , si corresponde a pago directo o por el contrario a
Caja Habilitada., así como hacer hincapié en los justificantes que afecten al tema Fiscal ( IRPF, IVA, INTRASTAR
etc.. ).
DOCUCONTA  Actualmente sólo tienen permisos para consultar.
AVANCE  Pueden consultar los Estados de Presupuestos.
JUSTIFICANTES DE INGRESOS  Consultas.
GESTION CENTRALIZADAS  Se les da permisos total para Terceros, así como para altas de aplicaciones y
consulta de usuarios.
Por último, una vez que los usuarios realicen las pruebas oportunas en la Base de datos Pruebas y empiecen a trabajar
II.10
en Base de datos Explotación, deberán enviar informe (éste podrá ser unificado) de las personas que hayan tenido
implicación en todo el proceso: Administradora o Coordinadora, persona encargada de la formación y así como el de
los propios usuarios.
II.10