Download CONCEPTO: El Servicio de Gestión Económica se encarga de la

Gerencia.
Área de Economía
C/ Ancha, 10. 11001 Cádiz.
Tel. 956015018. Fax. 956015048
CATALOGO DEL SERVICIO DE ASUNTOS ECONOMICO:
PROCEDIMIENTO : Expedientes
Fecha creación : 11 febrero 2008
Fecha última actualización : 03 octubre 2013
Destinatarios: Servicio de Gestión Económica (usuarios Universita XXI económico )
CONCEPTO:
El Servicio de Gestión Económica se encarga de la gestión del pago de todos los gastos centralizados, esto
conlleva el tener que realizar reservas de créditos tanto de “Pagos Directos” como de “Caja Habilitada” para
aquellas Unidades de Gastos y Aplicaciones Presupuestarias que lo necesitan: gastos domiciliados, gastos
plurianuales, obras, teléfono, limpieza, adelantos de cajero etc
DATOS NECESARIOS PARA REALIZAR EXPEDIENTE
Para la realización de expedientes es necesario contar con datos de Orgánica, Funcional y Económica (aplicación
presupuestaria) dónde debemos realizar la reserva de crédito, así como el Importe a reservar: puede tratarse de
un importe exacto (teniéndose en cuenta la prorrata del IVA según orgánicas) en los casos de Compras, Obras, o
Servicios que han sido adjudicadas por Contrataciones o de un cálculo aproximado del gasto previsto para el
período por el que se realiza el expediente
En otros casos, como el de los expedientes para las máquinas Multifuncionales, hay que tener en cuenta:
Expediente de Contrataciones para poder determinar :
Orgánica , Funcional y Económica (Aplicación Presupuestaría)
Nº de serie de la máquina
Modelo
Destino
Cuota y/o precio
Fecha Inicio y Fin del contrato.
Así sucesivamente con todos aquellos casos en los que se considere necesario realizar antes una reserva de crédito
EXPEDIENTE EN APLICACIÓN UNIVERSITAS XXI ECONOMICO
Si es inicial debemos realizar un nuevo expediente. Para ello entraremos en el módulo Documenta – General –
Nuevo expediente.
Dentro de nuevo expediente es imprescindible cumplimentar:
DATOS GENERALES:
Referencia interna: INDICAR: Nº EXPEDIENTE DE COMPRA (CM, SM etc.), ADELANTO,
TELEFONO Etc. Cualquier dato que nos pueda ayudar a identificar el expediente con el fin de facilitar su
búsqueda
Descripción:
TIPO DE CONTRATO, Nº DE SERIE MAQUINA, TELEFONIA ETC .
Observaciones: TODO AQUELLO QUE SE CONSIDERE UN DATO IMPORTANTE COMO PUEDE
SER NOMBRE DEL PROVEEDOR, TIPO Y/O LUGAR DE LA OBRA ETC.
Fecha de alta: En este apartado se incluye la fecha del día que se realiza el expediente
Fecha de inicio y Fecha de fin: Fecha de inicio y fin del contrato. Este tipo de fecha es opcional ya que en la
aplicación no es un dato obligatorio, pero nos puede venir bien en aquellos casos que tenemos documentación en
la cual nos indica la fecha del contrato (ejemplo máquinas multifuncionales).
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NIF del Proveedor: Este campo se cumplimenta en aquellos expedientes cuyo Proveedor o Suministrador es
único y se conozca en el momento de hacer el expediente, en los casos en los que concurran más de un
Proveedor, o si no se ha adjudicado el Servicio, se puede dejar sin cumplimentar.
Tipo de pago: Pago directo y/o Caja Habilitada (en este caso tendremos que seleccionar el acuerdo ACF)
Estado de expediente: Abierto
Carácter de expediente: Positivo
Tramitado por: Incluir datos personales del usuario que realiza el expediente
Unidad Administrativa solicitante: actualmente Gestión Económica no cumplimenta este dato
Unidad Administrativa conformante: actualmente Gestión Económica no cumplimenta este dato
DATOS PRESUPUESTARIOS:
Es imprescindible cumplimentar los datos presupuestarios:
Orgánica:
Funcional:
Económica:
Una vez realizado guardamos el expediente
Ejemplo expediente “ Pago directo”
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Ejemplo expediente Caja Habilitada
En este tipo de expediente tendremos que seleccionar el Acuerdo de ACF
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AMPLIACION DE EXPEDIENTE
Si necesitamos ampliar el crédito del expediente por falta de presupuesto o bien por ampliación del mismo
tendremos que realizar un expediente COMPLEMENTARIO , para ello necesitamos los mismos datos que en
el expediente inicial
El expediente a realizar será complementario y para realizar el mismo entraremos en:
Documenta – General – Nuevo expediente - Expediente anterior (incluiremos el nº de expediente inicial).
Los datos a cumplimentar son los mismos que para un nuevo expediente, aunque hay algunos como el tipo de
pago, o el acuerdo de ACF los toma del Expediente original..
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Una vez realizado lo guardamos
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EXPEDIENTE NEGATIVO POR TERMINACION DEL CONTRATO Y/ O NECESITAMOS
LIBERAL PRESUPUESTO :
Al igual que nos llega petición para realizar expedientes de los “Nuevos contratos y de sus ampliaciones “nos
deberán de llegar por parte de los Responsables de las distintas Unidades de Gastos , comunicación a través de
correo electrónico de la finalización de los mismos, entonces tendremos que ajustar los datos presupuestarios y
en aquellos casos que existan sobrantes de saldos realizaremos expedientes negativos
Para ello, debemos comprobar a través del EXPEDIENTE, así como de AVANCE, si el expediente cuenta con
saldo sobrante y en caso positivo tendremos que comprobar que no queda ningún pago pendiente de realizar, si
es así no podemos liberar saldos.
En caso de no quedar facturas pendiente de asociar al expediente tendremos que:
Liberar el saldo retenido entrando en:
El modulo DOCUMENTA y dentro del mismo ir a :
General – Nuevo Expediente Negativo. Dentro del mismo indicar el nº de expediente anterior (nº de expediente
original), datos presupuestarios así como el importe que queremos anular.
Una vez realizado todo este proceso GRABAMOS los cambios realizados.
Por último es aconsejable realizar las comprobaciones oportunas tanto en el EXPEDIENTE como en AVANCE
de la situación presupuestaría de la clasificación orgánica que corresponda.
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FINAL DEL EJERCICIO ECONOMICO:
Una vez que finalice el ejercicio económico tendremos que comprobar todos los expedientes con el fin de cerrar
los mismos y en los casos en que proceda realizar el traspaso de saldos al ejercicio siguiente, también es necesario
comprobar al inicio del ejercicio que todos los gastos plurianuales previstos para el ejercicio cuentan con crédito
suficiente en la orgánica, a fin de que puedan generarse sin problemas los expedientes complementarios.
Ejemplo expediente de ACF cerrado
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DOCUMENTOS CONTABLES ASOCIADOS A EXPEDIENTES
DOCUMENTOS
CLAVES
ADO
240
SI NO TENEMOS RC PREVIO
RC
100.0
SI REALIZAMOS RC DE EXPEDIENTE
250.0
DOCUMENTO SI ADEMÁS DEL
EXPENDIENTE TENEMOS RC PREVIO
230.0
DOCUMENTO AD SI ADEMÁS DEL
EXPEDIENTE TENEMOS RC Y
POSTERIORMEENTE UN DOCUMENTO MP
400.0
DOCUMENT MP FASE “O” SI ADEMÁS DEL
EXPEDIENTE TENEMOS REALIZADO RC
PREVIO Y AD CLAVE 230
RC + ADO
RC + AD + O
RC +AD +O
Documentos asociados a expedientes: (ADO (clave 240), (RC (clave 100) + ADO (claves 250) y/o
(RC (clave 100 + AD (clave 230 y OP clave 400)
EXPEDIENTE, JUSTIFICANTE DE GASTO Y DOCUMENTOS CONTABLES
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Datos asociados: Desde aquí debemos de realizar todos los documentos contables a través de CAPTURA
DE DOCUMENTOS FASES EXPEDIENTES como son RC, A, AD, ADO etc. :
Así como los justificantes de gastos a través de CAPTURAR JUSTIFICANTE DE GASTOS.
Como se puede comprobar, esta ficha nos permite la consulta de los expedientes complementarios o
negativos asociados, de los justificantes de gastos y los documentos contables asociados al expediente y el
registro de justificantes de gastos y documentos contables desde el propio expediente, a través de los
siguientes botones:
• Consultar expedientes negativos. Permite consultar los expedientes negativos asociados al
expediente sobre el que se realiza la consulta.
• Consultar expedientes complementarios. Permite consultar los expedientes complementarios
asociados al expediente sobre el que se realiza la consulta.
• Consultar documentos contables
Captura resto Documentos comprende la totalidad de los documentos contables de gastos, desde esta
opción podemos realizar todos los Documentos no incluidos en el botón “CAPTURA DE DOCUMENTOS
FASES EXPEDIENTES CAPTURA DE DOCUMENTOS FASES EXPEDIENTES”
Los documentos de Pagos Plurianuales no se pueden generar desde este módulo, sino desde el módulo
“DOCUCONTA” de UXXI asociándolos al expediente en el momento de crear el documento, de esta forma al
inicio del ejercicio siguiente se generan automáticamente el expediente complementario y los documentos
contables correspondientes.
Captura Documentos de Pago Directo. Una vez generados los distintos justificantes de gastos de pago
directo asociados al expediente, se agruparán teniendo en cuenta el expediente y el proveedor, generando un
único documento contable.
Cuando se asocia un expediente a una factura, el tipo de pago seleccionado, debe coincidir en ambos casos.
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A la hora de generar tanto justificantes de gastos como documentos contables desde un expediente, hay que
tener en cuenta que el ejercicio en el que se generarán será el que se encuentra activo en la pantalla del módulo de
Documenta, sin que el sistema tenga en cuenta el ejercicio de creación del expediente.
Otra forma de asociar el justificante de gasto al expediente es desde la pestaña “Otros Datos” del Justificante,
pinchar en el botón “Asociar justificante a expediente” y poner el número de expediente en el cuadro de busca:
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