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PROCEDIMIENTO
Proceso - Subproceso: GESTIÓN FINANCEIRA - CUENTAS POR COBRAR
Página:
1
de
Procedimiento: Reporte Deudores Morosos
Código: M4FF0433P
8
Versión: 02
Objetivo
Consolidar, analizar y reportar la identificación plena del deudor moroso de la Empresa a la Contaduría General de la Nación
para incorporarlos al Boletín Deudores Morosos del Estado (BDME).
Reportar los acuerdos de pago a la Central de Información Crediticia CIFIN.
Alcance
Validar los deudores que cumplen con los requisitos dados por la Contaduría, constatar la calidad de propietarios y consolidar
la información para ser reportada.
Términos y Definiciones
BDME: Boletín Deudores Morosos del Estado
Normatividad
La normatividad que se relaciona a continuación está relacionada con el Boletín de Deudores Morosos del Estado que se
reporta a la Contaduría
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
Constitución Política de Colombia Art .15 numeral 11 Art. 189
Ley 454 de 1998 Art. 39
Proceso Negociación Ley 550 de 1999
Ley 901 de 2004 “por medio de la cual se prorroga la vigencia de la Ley 716 de 2001 y 863 de 2003”.
Sentencia C-1083 de 24-10-2005, mediante la cual fueron declarados inexequibles el inciso 2º y 4º. Del parágrafo
tercero (3º.) del artículo 2º. De la Ley 901 de 2004.
Decreto 3361 del 14 de octubre de 2004
Circular Externa 059 del 22 de Octubre de 2004 Expedida por la Contaduría General de la Nación
Carta circular 064 del 11 de Febrero de 2005 Expedida por la Contaduría General de la Nación
Carta circular 065 del 25 de Octubre de 2005 Expedida por la Contaduría General de la Nación
Ley 1066 de 2006 Normalización de la cartera
Resolución 354 de 2007 Expedida por la Contaduría General de la Nación
Ley 1266 de 2008 Art.14 (Ley de hábeas data)
Proceso Reorganización Ley 1116 del 27 de diciembre de 2006
Decreto 1727 del 15 de Mayo de 2009
Resolución 531 del 24 de Noviembre de 2009 Expedida por la Contaduría General de la Nación “Por medio de la cual
se fijan los paramentaros para el envío de información a la Contaduría General de la Nación relacionada con el Boletín
de Deudores Morosos del Estado (BDME).
Elaboro: Francisco Galvez
Revisó: Alba Milena Peña
Responsable del Procedimiento: Líder Dirección
Aprobó: Carlos Augusto Sanchez
de la Dirección Jurisdicción Coactiva
Formato: M4EE0501F02-02
F. Revisión: 16/12/2013
F. Aprobación: 30/12/2013
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Proceso - Subproceso: GESTIÓN FINANCEIRA - CUENTAS POR COBRAR
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Procedimiento: Reporte Deudores Morosos
Código: M4FF0433P
8
Versión: 02
Políticas Generales y Operación
1. Dar cumplimiento a la Circular Externa 059 del 22 de Octubre de 2004, expedida por la Contaduría General de la Nación.
2. Por deudor moroso del Estado se entiende, la persona natural o jurídica que, a cualquier título, a una fecha de corte,
tiene contraída una obligación con una entidad pública de cualquier orden o nivel, cuya cuantía supera los cinco (5)
Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigente y una mora superior a seis (6) meses, ciento ochenta días (180) el cual
debe ser incluido en el Boletín Deudores Morosos del Estado BDME.
3. Los formularios de reporte de los deudores morosos con destino a la Contaduría General de la Nación para ser
incorporados al Boletín Deudores Morosos del Estado – BDME, deben ser remitidos dentro de los diez (10) primeros
días calendario de los meses de junio y diciembre de cada año, para las fechas de corte a 31 de mayo y 30 de
noviembre respectivamente.
4. Mensualmente se debe solicitar el retiro de los deudores morosos que están reportados en el Boletín Deudores Morosos
BDME, que hayan cancelado la totalidad de la deuda o hayan suscrito un acuerdo de pago con la EAB-ESP. El reporte
de la novedad del retiro de obligaciones se llevará a cabo utilizando el Modelo de carta para retiro de información, que
menciona la Circular Externa 59 de 2004 de la Contaduría General de la Nación, página 20.
5. El reporte a la Central de Información Crediticia CIFIN, se realiza dentro de los diez (10) primeros días de cada mes,
sobre los deudores morosos que incumplen acuerdo de pago de cualquier cuantía con la Empresa de Acueducto.
Las actividades 1 a 4 corresponden al reporte de la información a la Central de Información Crediticia CIFIN y las
actividades 5 a 12 corresponden al reporte del Boletín de Deudores Morosos del Estado BDME que se realiza a la
Contaduría
ACTIVIDADES
1. IDENTIFICAR LOS
REPORTAR A LA CIFIN.
DEUDORES
PUNTO DE
CONTROL
PARA
RESPONSABLE
(DEPENDENCIA Y
CARGO)
Auxiliar Administrativo
de Persuasivo y
Coactivo / Dirección
Jurisdicción
Coactiva/Gerencia
Financiera.
1.1. Identifica y clasifica los deudores morosos por
edades de mora, cuantía y tiempo de mora
mediante una tabla de datos. Las
transacciones dentro del proceso de consulta
en SAP que se utilizan son los siguientes:
HRPBC_QUERY_EXEC, Z_WM_RTE_FINTE
Y Z_SM_COB_COA, con sus respectivos
contactos.
1.2. Verifica en el acta de acuerdo de pago, para
establecer la calidad de propietario, poseedor
y/o tenedor del inmueble, que se debe reportar
a CIFIN.
1.3. Registra la información de los deudores
morosos en la plantilla suministrada por la
Central de Información CIFIN con los
parámetros establecidos.
Elaboro: Francisco Galvez
Documento que
contiene el
Acuerdo de Pago
Guía de
diligenciamiento
Revisó: Alba Milena Peña
Responsable del Procedimiento: Líder Dirección
Aprobó: Carlos Augusto Sanchez
de la Dirección Jurisdicción Coactiva
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DOCUMENTOS Y
REGISTRO
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F. Aprobación: 30/12/2013
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2.
RECEPCIONAR
INFORMACIÓN
Y
CONSOLIDAR
LA
2.1. Recibe del Auxiliar Administrativo de
persuasivo y coactivo los archivos en medio
magnético
de
las
plantillas
estándar
diligenciadas y revisa la estructura de los
archivos y contenido.
2.2. Devuelve para corrección las inconsistencias
detectadas, en caso que se presenten, para
consolidar la información veraz en un solo
archivo para reportarlo en la planilla estándar
de CIFIN.
3. REALIZAR SEGUIMIENTO MENSUAL DE
DEUDORES MOROSOS
3.1. Realiza seguimiento mensual del estado de
cuenta de los deudores morosos en el SIIE, en
el que se consultan los pagos, tiempo de
morosidad, saldo de la deuda y saldo en mora,
transacción FP04.
3.2. Actualiza en la plantilla, estándar de CIFIN, el
reporte de deudores morosos de acuerdo a las
opciones permitidas en la columna del estado
de la obligación (vigente, saldada, cancelada
por mora, castigada, entre otras). Los deudores
reportados con la opción de deuda “saldada” se
reportan solamente en el reporte del mes
siguiente a la fecha de realizar el pago total de
la obligación, para los siguientes meses no se
incluyen en el reporte.
3.3. Corrige las inconsistencias presentadas en el
reporte inmediatamente anterior, las cuales son
consideradas y resueltas en el reporte del
siguiente mes, en caso que se presenten.
4. ENVIAR REPORTE A CIFIN
3
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Versión: 02
Auxiliar Administrativo
/ Dirección Jurisdicción
Coactiva/Gerencia
Financiera.
Plantilla estándar
CIFIN
Plantilla estándar
CIFIN
Auxiliar Administrativo
/ Dirección Jurisdicción
Coactiva/Gerencia
Financiera.
Auxiliar Administrativo
/ Dirección Jurisdicción
Coactiva/Gerencia
Financiera.
Auxiliar Administrativo
/ Dirección Jurisdicción
Coactiva/Gerencia
Financiera.
Auxiliar Administrativo
/ Dirección Jurisdicción
Coactiva/Gerencia
Financiera.
Auxiliar Administrativo
/ Dirección Jurisdicción
Coactiva/Gerencia
Financiera.
4.1. Envía por correo electrónico a la Central de
Información Financiera CIFIN - Asobancaria el
archivo de la plantilla actualizada, la cual se
debe “comprimir” con Winzip así como el oficio
con el reporte del respectivo mes, el cual
contiene fecha de corte, mes reportado, número
total de deudores reportados en la plantilla y
será firmado por el interventor del contrato. El
Elaboro: Francisco Galvez
Revisó: Alba Milena Peña
Responsable del Procedimiento: Líder Dirección
Aprobó: Carlos Augusto Sanchez
de la Dirección Jurisdicción Coactiva
Formato: M4EE0501F02-02
F. Revisión: 16/12/2013
F. Aprobación: 30/12/2013
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oficio se tramita por CORI, se obtiene su
consecutivo y se envía con la opción “correo
certificado”. Luego RI. y de la Dirección de
Jurisdicción Coactiva e interno y para radicar
CORI y comprimida la planilla del reporte de
morosos actualizada Elabora una ficha de
depuración para remitir los documentos soporte
de los casos en el comité de Sostenibilidad del
Sistema Contable, la cual debe contener los
siguientes datos: Código (Cuenta Contable),
NIT, Documento, Fecha de Vencimiento, Valor,
Nombre,
Provisión,
Descripción
de
la
transacción,
Acciones
adelantadas
y
Observaciones.
En la casilla de observaciones se debe señalar
la conclusión del Caso y la propuesta de ajuste.
Las fichas técnicas de remisión deben ir
firmadas por el Profesional Especializado y por
el líder Dirección de Jurisdicción Coactiva.
4.2. Archiva copia física del oficio con el número de
radicación interno de la Dirección
5. REPORTAR EL BOLETÍN DE DEUDORES
MOROSOS DEL ESTADO BDME A LA
CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN
Profesional
Especializado
Jurisdicción Coactiva/
Dirección Jurisdicción
Coactiva/Gerencia
Financiera.
5.1. Someter a revisión y aprobación del líder de la
Dirección de Jurisdicción Coactiva las cuentas
que deben ser remitidas a la Dirección de
Contabilidad.
6. REALIZAR LA APROBACIÓN CRONOGRAMA
PARA REPORTE BDME
6.1. Recibe de la Dirección de Contabilidad vía lotus
propuesta del cronograma para la consolidación
y entrega del reporte BDME y de la fecha de
reunión con la participación de la Dirección
Mejoramiento Calidad de Vida, Dirección
Sistema de Información Empresarial, Dirección
Elaboro: Francisco Galvez
Formatos
establecidos por la
CGN
Profesional encargado
de la Dirección
Mejoramiento Calidad
de Vida, Dirección
Sistema de Información
Empresarial, Dirección
Servicios de
Informática y Dirección
Jurisdicción Coactiva,
Dirección de
Contabilidad
Control de asistencia
Revisó: Alba Milena Peña
Responsable del Procedimiento: Líder Dirección
Aprobó: Carlos Augusto Sanchez
de la Dirección Jurisdicción Coactiva
Formato: M4EE0501F02-02
Cronograma de
actividades
F. Revisión: 16/12/2013
F. Aprobación: 30/12/2013
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Código: M4FF0433P
Servicios de Informática y Dirección Jurisdicción
Coactiva, para realizar los ajustes necesarios
para su aprobación.
7. EXTRAER INFORMACIÓN DE CARTERA
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Versión: 02
Dirección SIE
7.1. Extrae del Sistema Integrado de Información
Empresarial (SIIE) la información de cartera con
la fecha de corte establecida en el cronograma.
7.2. Genera los archivos planos de cartera y los deja
a disposición de la Dirección Jurisdicción
Coactiva.
8. ANALIZAR Y DEPURAR INFORMACIÓN DE
CARTERA
Extrae del FTP los archivos planos y realiza el
filtro de los deudores morosos con acreencias
a favor de la Empresa superiores a cinco (5)
salarios mínimos legales mensuales vigentes y
con más de seis (6) meses de mora y los
remite a los encargados de persuasivo y
coactivo.
8.2. Extraen las cuentas que les corresponden y
realizan las consultas en SAP, catastro, CIFIN,
Notariado, Registraduría Nacional y Registro
con el fin de determinar el propietario a
reportar.
8.3. Solicita por correo electrónico con anexo del
cronograma aprobado para su cumplimiento y
los formularios de reporte, a la oficina de
vivienda y encargados de persuasivo y
coactivo, para conformar el reporte semestral
del Boletín de Deudores Morosos del Estado
(BDME). La información se recibe en los
formularios definidos en la resolución 531 del
24 noviembre de 2009 de la Contaduría
General de la Nación, consultados y extraídos
de la pagina web del Sistema Consolidador de
Hacienda e Información Financiera Pública
(CHIP), a saber:
 CGN2009_BDME_REPORTE_SEMESTRA
L
 CGN2009_INCUMPLIMIENTO_ACUERDO
_DE_PAGO_SEMESTRAL
 CGN2009_BDME_RETIROS
 CGN2009_BDME_CANCELACION_
ACUERDO_DE_PAGO
9. RECEPCIONAR DE LA INFORMACIÓN
8
Archivos planos
8.1.
Elaboro: Francisco Galvez
Profesional Cartera
Dirección de
Jurisdicción Coactiva
Encargados de
Persuasivo y Coactivo
Profesional
Especializado
Jurisdicción Coactiva/
Dirección Jurisdicción
Profesional
Especializado
Jurisdicción Coactiva/
Dirección Jurisdicción
Profesional
Especializado
Jurisdicción Coactiva/
Revisó: Alba Milena Peña
Responsable del Procedimiento: Líder Dirección
Aprobó: Carlos Augusto Sanchez
de la Dirección Jurisdicción Coactiva
Formato: M4EE0501F02-02
Formatos
establecidos por la
CGN
F. Revisión: 16/12/2013
F. Aprobación: 30/12/2013
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Código: M4FF0433P
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Versión: 02
Dirección Jurisdicción
9.1. Recepciona y consolida la información de los
formularios enviados vía correo electrónico por
la oficina de vivienda y encargados de
persuasivo y coactivo.
9.2. Verifica y garantiza que la información se
consolide completa en cada uno de los
formularios para el reporte del BDME.
 Consolida en un solo archivo toda la
información solicitada en medio magnético.
 Analiza la información que esté completa de
cada uno de los archivos.
 Revisa que esté sujeta a la estructura y
composición del archivo de acuerdo la
circular Externa 059 de 2004 capitulo 5.4 y
a los lineamientos de la Resolución 531 de
24 de noviembre de 2009.
 Confronta el contenido de la información
aleatoria con SAP y la data maestra.
 Si la información no está completa se
devuelve para su corrección.
 Envía a la Dirección de Contabilidad el
archivo consolidado preliminar, para su
revisión y aprobación por la Dirección de
Contabilidad.
10. REMITIR ARCHIVOS PARA LA DIRECCIÓN DE
CONTABILIDAD
Formatos
establecidos por la
CGN
Formatos
establecidos por la
CGN
Profesional
Especializado
Jurisdicción Coactiva/
Dirección Jurisdicción
Coactiva
10.1. Recibe los archivos preliminar y final para su
revisión y aprobación.
Formatos
establecidos por la
CGN
10.2. Valida la información contenida en el nombre,
Nit y/o cédula, que corresponda correctamente
al deudor a reportar.
10.3. Confirma monto de la deuda con la cuenta
contrato y nombre del deudor que corresponda
con los parámetros establecido en la norma y
mencionados en el numeral 7.3.
10.4. Devuelve el archivo cuando se presenta
inconsistencia para su respectiva corrección
por correo electrónico a la Dirección
Jurisdicción Coactiva.
Una vez perfeccionado el archivo consolidado
al corte del 31 de mayo y 30 de noviembre del
Elaboro: Francisco Galvez
Revisó: Alba Milena Peña
Responsable del Procedimiento: Líder Dirección
Aprobó: Carlos Augusto Sanchez
de la Dirección Jurisdicción Coactiva
Formato: M4EE0501F02-02
F. Revisión: 16/12/2013
F. Aprobación: 30/12/2013
PROCEDIMIENTO
Proceso - Subproceso: GESTIÓN FINANCEIRA - CUENTAS POR COBRAR
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Procedimiento: Reporte Deudores Morosos
Código: M4FF0433P
respectivo año para reportar los deudores del
semestres y/o mensual para su retiro, se
procede a la transmisión del archivo por correo
electrónico al funcionario de la Dirección de
Contabilidad para que proceda a efectuar el
cargue en el aplicativo de la Contaduría.
11. EFECTUAR RECIBO Y CARGUE DE LA
INFORMACIÓN AL MÓDULO- CGN
11.1. Efectúa la revisión
preliminar y final.
de
la
7
de
8
Versión: 02
Dirección de
Contabilidad /
Profesional Dirección
de Contabilidad
información
11.2. Ingresa al Chip-local, con el usuario y
contraseña definidos en el esquema de
seguridad.
11.3. Sigue las instrucciones de la “Guía de
Guía de instalación y
instalación y operación del CHIP”, que se
operación del CHIP
encuentra en la página WEB, en el vínculo
CONSULTAS/DOCUMENTOS/INDICE/INST
RUMENTOS IMPLEMENTACION CHIP.
11.4. Realiza los envíos por cada categoría por la
opción Categoría/Enviar
11.5. Ingresa por la opción de formularios, hace
clic en formulario/selecciona e ingresa la
información preliminar Años del reporte,
entidad, categoría, BDME, período a reportar
y escoge el formulario a cargar:
 CGN2009_BDME_REPORTE_SEMEST
RAL
 CGN2009_INCUMPLIMIENTO_ACUERD
O_DE_PAGO_SEMESTRAL
 CGN2009_BDME_RETIROS
 CGN2009_BDME_CANCELACION_
ACUERDO_DE_PAGO
y hace clic en el botón de aceptar.
11.6. Espera del sistema la confirmación exitosa
Confirmación del
del envío de la información.
aplicativo de la página
de la Contaduría del
cargue de la
información
11.7. Imprime el pantallazo de la confirmación
para remitir a la Dirección Jurisdicción
Coactiva y demás interesados.
11.8. Consulta al siguiente día la pagina web de la
Contaduría (CGN) para verificar que el
informe enviado haya sido cargado y pueda
ser consultada.
Elaboro: Francisco Galvez
Revisó: Alba Milena Peña
Responsable del Procedimiento: Líder Dirección
Aprobó: Carlos Augusto Sanchez
de la Dirección Jurisdicción Coactiva
Formato: M4EE0501F02-02
F. Revisión: 16/12/2013
F. Aprobación: 30/12/2013
PROCEDIMIENTO
Proceso - Subproceso: GESTIÓN FINANCEIRA - CUENTAS POR COBRAR
Página:
Procedimiento: Reporte Deudores Morosos
Código: M4FF0433P
12.
RECIBIR
CONFIRMACIÓN
CERTIFICACIÓN DEL ENVÍO EXITOSO
Y/O
12.1. Recibe por correo electrónico la confirmación
del envío exitoso por CGN.
8
de
8
Versión: 02
Profesional
Especializado
Jurisdicción Coactiva/
Dirección Jurisdicción
Correo electrónico
recibido de la
Contaduría
12.2. Remite ese mismo correo a los que
participaron en la recolección y envió de la
información de los deudores morosos a
reportar y /o a retirar.
Elaboro: Francisco Galvez
Revisó: Alba Milena Peña
Responsable del Procedimiento: Líder Dirección
Aprobó: Carlos Augusto Sanchez
de la Dirección Jurisdicción Coactiva
Formato: M4EE0501F02-02
F. Revisión: 16/12/2013
F. Aprobación: 30/12/2013