Download Informe BDME - May 30 2010 (2) - Superintendencia de Sociedades

SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
OFICINA DE CONTROL INTERNO
INFORME DE SEGUIMIENTO A LA RELACIÓN DE ACREENCIAS A FAVOR DE
LA ENTIDAD PENDIENTES DE PAGO.
(BDME)
PRIMER SEMESTRE DE 2010
GENERALIDADES.
CONCEPTO.
El Boletín de Deudores Morosos del Estado - BDME, es la relación de las
personas naturales y jurídicas que tienen contraídas obligaciones con el
Estado, la cual consolida la Contaduría General de la Nación con base en la
información que reportan las entidades públicas.
1. Período: Corte al 31 de mayo de 2010.
2 Sustento Legal: Ley 901 de 2004 y Resolución No. 531 del 24 de noviembre
de 2009 de la Contaduría General de la Nación.
3 Ubicación
Grupo de Contabilidad y Grupo de Cartera.
4 Responsables
Del cumplimiento de la aplicación de los procedimientos relacionados con el
suministro de la información reportada en el BDME, así como el contenido,
permanencia y actualización de la información contenida en dicho reporte,
serán responsables el Representante Legal y el Contador Público que tenga
a su cargo la contabilidad de la entidad contable pública.
El representante Legal- Dr. Hernando Ruiz López
El Coordinador del Grupo de Contabilidad- Dr. Edgar Villarreal Gutiérrez.
(De acuerdo con el artículo 11o. de la Resolución No. 531 del 24 de noviembre
de 2009.)
En la entidad el Grupo que recopila la información contenida en el BDME, es el
de cartera de conformidad con el artículo segundo de la Resolución 100-06594
del 16 de octubre de 2009 (numeral 2 y 19). Memorando 100-001764 del 05 de
abril de 2010, actividad que es liderada por el Dr. Fabio Tolosa Díaz.
Seguimiento BDME con corte al 30 de mayo de 2010
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5 Fecha de realización: julio de 2010
6 Tiempo aproximado para la ejecución de la tarea: Cinco (5) días hábiles
aproximadamente.
7 Soportes
1 Impresión del resultado de la consulta del estado de validación y cargue;
donde se evidencia la entrega de la información solicitada el jueves 10 de
junio de 2010, dando cumplimiento así al artículo 8º de la Resolución No
531 del 24 de noviembre de 2009.
2 Correos, soportes físicos donde a través del chip, se evidencia que quedó
la operación ejecutada correctamente, memorandos solicitud información
por parte del grupo de cartera.
OBJETIVOS
1 General.
Verificar la oportunidad en el cumplimiento de la entrega del Boletín de
Deudores Morosos del Estado (BDME).
2 Específicos.
1 Hacer seguimiento a las actividades que se deben realizar en los grupos
involucrados, en la preparación, entrega y actualización del BDME, de
acuerdo con lo estipulado en la Resolución No. 531 del 24 de noviembre
de 2009.
2 Verificar que están formalizadas todas las actividades y definidos puntos de
control y responsables en la preparación, presentación y actualización del
Boletín de Deudores Morosos del Estado (BDME), para que se cumpla con
la normatividad vigente.
ALCANCE.
Seguimiento al procedimiento general, con el propósito de establecer si se han
realizado los correctivos sugeridos por parte de la Oficina de Control Interno y
hacer las recomendaciones pertinentes.
PROCEDIMIENTO.
Para el desarrollo del presente trabajo se utilizaron las técnicas de auditoría
generalmente aceptadas tales como:
Seguimiento BDME con corte al 30 de mayo de 2010
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1 Entrevistas a los Coordinadores de los Grupos de Contabilidad, Cartera y a
algunos funcionarios que intervienen en el procedimiento.
2 Análisis de los soportes allegados.
3 Aspectos generales establecidos y comunicados a los Coordinadores de los
Grupos participantes, con el propósito de sugerir correctivos, que redunden en
el mejoramiento del procedimiento general.
RECOMENDACIONES.
1. Es importante que las áreas involucradas en el procedimiento relacionado con
el BDME, alleguen oportunamente la información al Grupo de Cartera a
efectos que se pueda dar cumplimiento al artículo 1º. de la Resolución No. 531
del 24 de noviembre de 2009 de la Contaduría General de la Nación. Por lo
anterior, se debe mediante instructivo informar a las áreas que es un aspecto
importante y prioritario cumplir con la responsabilidad de allegar la información
solicitada; para que el Grupo de Cartera pueda cumplir con los parámetros
establecidos para la recopilación, preparación y entrega al Grupo de
Contabilidad, así como la actualización inmediata y permanente de la
información contenida en el Boletín de Deudores Morosos del Estado BDME.
2. En relación con el deber de la Entidad de retirar del BDME (Boletín de
deudores morosos del estado), a una persona natural o jurídica, ya sea por
extinción de la obligación o la celebración de un acuerdo de pago, es necesario
que se deje la evidencia física a efectos de soportar las actividades de
seguimiento o la solicitud de las evidencias de la tarea, por parte de la
Contraloría General de la República en el evento de una auditoría; en
cumplimiento del artículo 9o. de la Resolución No. 531 del 24 de noviembre de
2009 (actualización de la información reportada, de conformidad con el
esquema establecido para tal fin).
De otra parte, porque es fundamental para la Entidad, evitar reclamos de los
usuarios que ya no tienen la calidad de deudores morosos o las acciones
legales que se pueden derivar de las inconsistencias en el contenido de la
información, cuya responsabilidad no sería de la Contaduría General de la
Nación, señalado en el artículo 13o. Resolución No. 531 del 24 de noviembre
de 2009 (permanencia de la información reportada).
Cordialmente,
RUTH GARZÓN MOJICA
Funcionaria Oficina de Control Interno
Seguimiento BDME con corte al 30 de mayo de 2010
Bogotá D.C.; 15 de julio de 2010
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