Download Estatuto_admnistracion_y_gestion_2016

Estatuto
de administración y
gestión
6 junio 2016
Escuelas Pías Emaús
Aragón, Vasconia y Andalucía
1
Estatuto de administración y gestión
Presentación
1-2
Ámbito provincial
3-5
Relación con la Viceprovincia Brasil - Bolivia
6-11
Gestión de los fondos propios de la Provincia
12-14
Patrimonio inmobiliario
15-16
Patrimonio cultural y artístico
17-19
Centralización económica
20-24
Ámbito de las comunidades
Ámbito de la misión
25-39
40
Colegios
41-47
Oficina provincial
48-49
Fundación Itaka - Escolapios
51-55
Otras obras: centros de culto y parroquias
56-60
Otras obras: casas de convivencias y residencias
61-62
Otras entidades
63-64
Organigrama y funciones en la gestión
Responsables y equipos
(P. Provincial y Congregación, Ecónomo provincial y equipo, Delegado
provincial de presencia y equipo, Equipo provincial de gestión, Secretariado provincial de economía, Ecónomo de comunidad, Administrador de
colegio o de otra obra)
Cronograma
65-72
73
2
Estatuto de administración y gestión
A. PRESENTACIÓN
1.
Este Estatuto de administración y gestión se sitúa en el marco de la normativa escolapia (Constituciones, Reglas, Directorio de economía de la Orden) y del “Estatuto provincial de presencia” de
Emaús.
2.
Algunos principios generales:
1. La administración y gestión es coherente con nuestros valores escolapios y tiene como finalidad
fundamental estar al servicio de la misión escolapia. La justicia, la austeridad, la transparencia, la
participación de las personas y grupos, la centralidad de la misión, son criterios que marcan nuestra organización y funcionamiento.
2. Son propiedad directa de la Provincia Emaús (Aragón, Vasconia y Andalucía), en adelante Provincia, todos los bienes inmuebles que figuren registrados y escriturados a su nombre o al de
comunidades u obras, al igual que todos los bienes muebles y las obras de arte (cuadros, orfebrería…) y los bienes culturales (bibliotecas) de nuestras casas y obras. Será la Provincia la que
regule la disposición y utilización de todos ellos, atendiendo siempre a la legislación eclesiástica
en general y de la Orden en particular (CC 133 / RR 420, 421).
3. La administración económica está centralizada en todas sus áreas. El presente Estatuto describe
y desarrolla el funcionamiento de dicha gestión, así como los mecanismos para garantizar una
adecuada corresponsabilidad en dicha gestión por parte de la Provincia y los equipos o comunidades locales.
4. La gestión económica contempla tres ámbitos fundamentales: la Provincia, las Comunidades y la
Misión (colegios, Itaka-Escolapios Emaús y otras obras). En cada uno de estos bloques se desarrollan todos los aspectos propios de su gestión económica. La coordinación y control serán llevados por el Ecónomo Provincial.
5. Los ingresos de nuestros Religiosos (sueldos, pensiones de jubilación y otros) se ingresarán directamente en la Caja Provincial. Y de ellos deberá salir lo necesario para atender las necesidades personales y de funcionamiento del grupo humano que formamos los religiosos de la Provincia: gastos de las comunidades, atención a nuestros mayores y enfermos, vocaciones, estudios…
B. ÁMBITO PROVINCIAL
3.
La Provincia, representada por el Provincial, es la Titular de todas las comunidades y obras y la
última responsable de su administración. Desde el bloque Caja Provincial se lleva directamente la
administración de los presupuestos de la Provincia, la relación con la Viceprovincia, la Orden y la
gestión de fondos económicos y política financiera.
4.
5.
El responsable directo de la gestión económica de la Caja Provincial es el Ecónomo provincial.
El funcionamiento económico gira en torno al presupuesto provincial:
1. El presupuesto debe incluir los actos de administración ordinaria y extraordinaria o de inversiones.
Los que surjan posteriormente supondrán una modificación del presupuesto y necesitarán de
nueva aprobación.
2. Lo elabora el Ecónomo provincial con la ayuda del Equipo provincial de gestión y la Oficina provincial.
3. El presupuesto deberá estar ultimado para el 31 de agosto. Y, tras el informe correspondiente del
Secretariado de economía, el Ecónomo provincial presenta el presupuesto ordinario a la Congregación provincial para su aprobación, si procede, antes del 15 de septiembre.
4. Con el mismo procedimiento que el ordinario el Ecónomo provincial presenta el presupuesto de
inversiones antes del 30 de abril para su aprobación, si procede, por la Congregación provincial
antes del 15 de mayo.
5. El presupuesto de la Provincia, una vez aprobado por la Congregación Provincial, deberá presentarse a la Congregación General.
6. El cierre de la contabilidad ordinaria estará para el 30 de octubre y el de las inversiones para el
22 de diciembre.
3
Estatuto de administración y gestión
7.
8.
Semestralmente, el Ecónomo Provincial dará cuentas a la Congregación Provincial de la situación
económica de la Provincia.
Con anterioridad a la celebración del Capítulo Provincial, se realizará una auditoría de la gestión
económica de la Provincia. Esta auditoría la podrán hacer técnicos de otras Provincias.
RELACIÓN CON LA VICEPROVINCIA BRASIL-BOLIVIA
6.
La Viceprovincia tiene su propia autonomía económica, dentro del marco establecido por las Reglas. Se rige por su propio Estatuto demarcacional, que debe ser presentado a la Congregación
Provincial para su aprobación.
7.
La Viceprovincia enviará anualmente a la Congregación Provincial el informe general de su situación económica, financiera y patrimonial de la Demarcación.
8.
La Congregación Provincial deberá autorizar aquellos actos económicos que precisen el permiso
de la Congregación General y, en cumplimiento de nuestro Derecho, será la encargada de presentar la correspondiente solicitud a la Congregación General.
9.
10.
La Provincia llevará una cuenta con la Viceprovincia para facilitar la mutua relación económica.
11.
La Viceprovincia presentará el presupuesto y realizado a la Congregación General a través de la
Congregación Provincial.
La Congregación Provincial, previa consulta al Viceprovincial, fijará el modo de determinar la cuantía de la contribución anual que la Viceprovincia deberá abonar a la Provincia. La Viceprovincia
abonará en el mes de junio de cada año la contribución establecida.
GESTIÓN DE LOS FONDOS PROPIOS DE LA PROVINCIA
12.
La Provincia es titular de un patrimonio financiero. Su gestión es responsabilidad del Ecónomo
Provincial, bajo la supervisión del Equipo provincial de gestión, del Secretariado de Economía y la
Congregación Provincial. Se podrá contar con un asesoramiento financiero externo.
13.
En el uso de este patrimonio se cuidará especialmente los criterios éticos, la seguridad de las inversiones con un adecuado equilibrio y diversificación entre los diversos tipos de inversión, la rentabilidad y la facilidad en la disposición de los recursos para las necesidades de la vida y misión de
la Provincia.
14.
La Congregación Provincial podrá solicitar de la Congregación General el uso y la disposición de
financiación externa, dentro del marco propio de las Reglas y de la legislación eclesiástica.
PATRIMONIO INMOBILIARIO
15.
La Provincia es la propietaria de todos los bienes muebles e inmuebles de todas las Casas y Obras
registradas a su nombre. El cuidado y mantenimiento de este patrimonio será responsabilidad de
la Congregación Provincial.
16.
Los Rectores se responsabilizan del cuidado de todos los bienes asignados a la comunidad religiosa. Los Directores Titulares lo harán de los bienes puestos al servicio de los colegios. Los encargados de cualquier Obra: iglesias, albergues…, propiedad de la Provincia, serán los responsables de su mantenimiento.
PATRIMONIO CULTURAL Y ARTÍSTICO
17.
La Provincia es heredera de un patrimonio artístico y cultural que ha de conservar. Para ello habrá
que catalogar todos los bienes, procurar que estén debidamente conservados y disponer de partidas económicas en los presupuestos de la Provincia para su conservación y restauración.
18.
Todas las obras culturales y artísticas que se encuentran en los inmuebles de las Demarcación son
propiedad de la Provincia, a no ser que conste que hayan sido cedidas por otra institución ajena a
la Provincia.
19.
La Congregación Provincial nombrará un responsable, o varios, que se encargará de tener al día
el inventario de estos bienes, de su localización y de su conservación y mantenimiento.
4
Estatuto de administración y gestión
CENTRALIZACIÓN ECONÓMICA
20.
Los elementos de centralización económica a utilizar en la Provincia serán los siguientes:
1. Consolidación de Obras y comunidades, por separado.
2. Confección centralizada del Impuesto de Sociedades. Los impuestos se abonarán según determine la legislación vigente.
3. Los pagos, en la medida de lo posible, se realizarán desde la Provincia.
4. Gestión global de los proveedores y de los servicios.
21.
La Congregación Provincial aprobará el procedimiento de inversiones de la Provincia, comunidades
y obras, así como el porcentaje del cashflow bruto del ejercicio anterior que se dedica a dichas
inversiones.
22.
Los alquileres de las zonas dedicadas a la actividad escolar serán gestionados por el Director titular
con el Administrador del colegio. Y los alquileres de locales que no estén destinados a la actividad
escolar serán gestionados por la Provincia. En todos los casos de alquileres o cesiones de uso, se
contará con el informe previo del Equipo provincial de gestión y se suscribirá el correspondiente
contrato escrito.
23.
Cada uno de los cargos unipersonales tendrá poderes y facultades limitados al ámbito de su gestión. La Congregación Provincial determinará cada bienio los topes máximos de disponibilidad económica por parte de los cargos unipersonales en la administración de bienes, así como las posibles
firmas mancomunadas que se puedan establecer. Todo ello se regulará debidamente con poderes
notariales que se actualizarán cada año antes de concluir octubre.
24.
Cada uno de los cargos unipersonales dispondrá de una tarjeta Visa para los gastos que deba
hacer. Esta tarjeta está vinculada a la cuenta bancaria de la Provincia, comunidad o colegio, según
el cargo correspondiente. Toda tarjeta tendrá un tope de gasto según el cargo que ocupe su titular.
Este tope será establecido por la Congregación Provincial a propuesta del Equipo provincial de
gestión.
C. ÁMBITO DE LAS COMUNIDADES
25.
“El tenor de vida de nuestras comunidades no exceda el de una familia de modesta condición, que
vive de su trabajo” (RR 44).
26.
Cada comunidad tendrá un Ecónomo local, nombrado por el Provincial. Y será responsable de la
administración de la comunidad, bajo la dirección del Rector. Contará con el apoyo de la Oficina
provincial.
27.
El Rector, con el Ecónomo local (en coordinación con el Ecónomo provincial) y la participación de
los demás religiosos de la comunidad, conforme establecen nuestras Reglas, y de los laicos que
viven en la comunidad, regirá la administración de la propia comunidad en todo lo necesario para
la vida comunitaria, con la limitación del presupuesto aprobado por la Congregación Provincial.
28.
Cada comunidad elaborará su presupuesto anual del siguiente curso según los apartados del plan
de cuentas que se establezca para las comunidades. Este presupuesto elaborado por el Ecónomo
local, bajo la dirección del Rector, serán estudiados y aprobados por la comunidad. El Rector lo
enviará al Ecónomo provincial antes del 31 de agosto.
29.
El Ecónomo Provincial, con sus equipos de apoyo, hará un informe sobre cada uno de los presupuestos de las comunidades y lo remitirá a la Congregación Provincial para su aprobación antes
del 15 de septiembre.
30.
Cuando una comunidad tenga que hacer inversiones u obras, presentará un presupuesto extraordinario en el mes de abril. Adjuntará al menos dos presupuestos comparados de proveedores o de
empresas constructoras. Estos presupuestos serán aprobados, si procede, por la Congregación
Provincial, con el informe previo del Ecónomo provincial y sus equipos.
5
Estatuto de administración y gestión
31.
El funcionamiento económico de las comunidades será centralizado. En consecuencia, no podrán
hacer inversiones financieras.
32.
La Congregación Provincial ofrecerá criterios para impulsar y regular en la Provincia y en las comunidades todo lo relativo a la solidaridad con los más desfavorecidos. Gran parte de esta solidaridad y otros proyectos de misión se comparte en la Fundación Itaka-Escolapios con otras Provincias y Fraternidades escolapias para el impulso de la misión escolapia. La Congregación Provincial
decidirá la cuantía de la aportación anual a la Fundación Itaka-Escolapios en diálogo con los responsables de esta entidad compartida.
33.
La contabilidad de las comunidades estará adaptada al Plan General de Contabilidad y usarán el
mismo plan de cuentas.
34.
Las cuentas de la comunidad serán revisadas por dos miembros de la comunidad que no sean ni
el Rector ni el Ecónomo. Si esto no fuese posible, por el número de religiosos, lo hará toda la
comunidad.
35.
36.
Existirá consolidación conjunta de la contabilidad de las comunidades.
37.
Los religiosos podrán tener una tarjeta VISA vinculada a la cuenta de su comunidad para gestionar
sus gastos o, con la supervisión del Ecónomo local y del Rector, de los gastos de su comunidad.
38.
Los escolapios laicos se rigen según el propio Estatuto en los números 26 al 32. Elaboran su propio
presupuesto personal y/o familiar, contrastado en la pequeña comunidad y aprobado por la Congregación Provincial. Lo que pueda faltar o sobrar se comparte con la Caja provincial.
39.
Los laicos en comunidades conjuntas colaborarán económicamente como escolapios laicos si es
el caso o según lo acordado en el momento de incorporarse a la comunidad.
Cada religioso dispondrá de un “presupuesto personal” para sus gastos con la cantidad que establezca la Congregación Provincial. Será una cantidad global para todo el curso que el religioso irá
disponiendo a lo largo del año a su criterio. En este punto las comunidades que lo consideren
oportuno solicitarán a la Congregación Provincial otro sistema con su correspondiente justificación.
D. ÁMBITO DE LA MISIÓN
40.
La misión escolapia en Emaús se lleva en los Colegios, Itaka – Escolapios y otras obras.
COLEGIOS
41.
La Titularidad de los colegios la ejerce el Provincial, apoyándose en el Equipo provincial de misión,
el Secretariado de colegios, el Equipo provincial de gestión y el Consejo Local de Titularidad de
cada centro. Todas estas instancias tienen definidas sus funciones en el Estatuto de Organización
de la Presencia.
42.
43.
En cada colegio habrá un Administrador, nombrado por el Provincial con su Congregación.
44.
Cada colegio funcionará con presupuesto anual, de septiembre a agosto:
1. El presupuesto ordinario se elabora anualmente para el 31 de agosto y estará aprobado antes
del 15 de septiembre. Incluirá las aportaciones de las familias y, en la medida de lo posible, la
ratio con las liberaciones directivas, de formación…, y la propuesta de salarios adecuados.
2. La primera elaboración del presupuesto, ordinario y extraordinario, la hará el administrador del
centro con el Director Titular y su Consejo de titularidad, teniendo en cuenta las necesidades
previstas en el colegio.
3. El presupuesto de inversiones estará elaborado para el 30 de abril del año en curso. Será estudiado por el Consejo Local de la Titularidad. Este presupuesto deberá acompañarse de presupuestos comparativos de dos o más empresas.
Cada colegio procurará resultados económicos suficientes para su autofinanciación. Y el conjunto
de los colegios debe ser sostenible y apoyar en lo necesario a los centros que lo puedan necesitar.
6
Estatuto de administración y gestión
4.
5.
6.
Los presupuestos, ordinario y de inversiones, serán estudiados por el Secretariado de colegios
que lo presenta a la Congregación Provincial para su aprobación definitiva con el visto bueno del
Equipo provincial de gestión.
El seguimiento y aplicación del presupuesto será responsabilidad del Director Titular, junto con el
Administrador del centro y del Secretariado de colegios.
Si al presentar el presupuesto anual hay alguna partida que requiera una autorización o permiso
expreso de la Congregación General o de la Santa Sede, será la Congregación Provincial quien
curse esa solicitud.
45.
Para garantizar la adecuada marcha de las obras aprobadas en los colegios es necesario que haya
personas responsables de su seguimiento, tanto desde el propio colegio como desde el Secretariado de colegios o la Oficina provincial.
46.
Cada colegio aportará la cantidad necesaria para cubrir los gastos de la Oficina provincial para
cubrir los gastos comunes.
47.
Los colegios buscarán fuentes alternativas de financiación: alquileres de espacios del propio colegio, venta de libros, de ropa deportiva…
OFICINA PROVINCIAL
48.
La Provincia dispone de una Oficina provincial al servicio de nuestras obras y de la propia Provincia,
tal y como está contemplado en el Estatuto de Organización de la Presencia Escolapia, con el
personal necesario contratado por la Provincia. Esta Oficina provincial podrá tener distintas áreas:
económico-jurídica, informática, pedagógica, pastoral… Cada una de estas áreas podrá contar con
un responsable nombrado por el Provincial, previa consulta al Delegado provincial de Presencia.
49.
La Oficina tendrá un presupuesto anual, que será elaborado por el Equipo provincial de gestión
bajo la dirección del Delegado provincial de Presencia y el Ecónomo provincial. Este presupuesto
será aprobado por la Congregación Provincial, tras el informe correspondiente del Secretariado de
economía.
50.
Esta Oficina se financiará con las cuotas anuales que cobrará a los colegios, a la Provincia y a
otras instituciones por los servicios prestados.
FUNDACIÓN ITAKA-ESCOLAPIOS
51.
Para compartir nuestra misión con la Fraternidad y otras Provincias, se ha constituido la Fundación
Itaka-Escolapios. Esto permite ampliar nuestra misión escolapia, ponerla más en red, potenciar la
solidaridad con obras y proyectos más necesitados, impulsar la acción pastoral y solidaria. Es,
además, una forma de reconocer la aportación de la Fraternidad y de avanzar en un sujeto escolapio más rico y de futuro.
52.
La Fundación Itaka-Escolapios es una entidad autónoma. Pero al ser la Provincia una de las entidades fundadoras con responsabilidad en su Patronato y al valorarla como importante realidad
escolapia, la Provincia por medio de la Congregación Provincial, el Equipo Provincial de Presencia
y el Equipo provincial de gestión se interesa por su funcionamiento y su adecuado encaje en la vida
de la Provincia.
53.
La Provincia comparte en Itaka-Escolapios buena parte de su misión:
1. Los centros de pastoral con jóvenes del Movimiento Calasanz
2. Las escuelas de educadores
3. Algunos de sus albergues y casas de convivencias
4. Diversos proyectos sociales
5. Acciones en los propios colegios que complementan su acción, etc.
54.
Es grande la mutua relación entre la Provincia y Fraternidad con Itaka-Escolapios:
1. La participación en órganos de dirección y participación: Patronato, Comisión Ejecutiva …
2. La colaboración con los proyectos de presencia
7
Estatuto de administración y gestión
3.
4.
55.
Las obras y proyectos compartidos
La claridad al compartir la información económica, de dirección, etc…
La Provincia, manteniendo la titularidad, cede a Itaka-Escolapios la gestión de casas de convivencias y el uso de locales para el desempeño de su misión.
OTRAS OBRAS: CENTROS DE CULTO Y PARROQUIAS
56.
La Provincia es Titular de los templos de culto público que tenemos en nuestros colegios. Para la
gestión de dichos templos, se delega la titularidad en alguna comunidad, en el colegio o en alguna
persona concreta.
57.
58.
Cada uno de los templos tendrá un responsable, nombrado por el Provincial.
59.
Para los gastos ordinarios o extraordinarios se procederá según los procedimientos habituales previstos en nuestras Reglas y lo establecido para las demás obras, en el presente Estatuto.
60.
En el caso de las parroquias cuyos templos sean de nuestra propiedad, el párroco llevará la contabilidad según el plan de cuentas aprobado por el Equipo provincial de gestión.
El responsable de cada templo llevará contabilidad propia, independientemente de la comunidad o
colegio a que pertenezca. De todo ello informará trimestralmente a la comunidad o Director Titular.
OTRAS OBRAS: CASAS DE CONVIVENCIAS Y RESIDENCIAS
61.
62.
La Provincia es Titular de casas de convivencias y residencias.
Para su gestión:
1. Cada una de las casas intentará su autofinanciación, al menos, de su gestión ordinaria.
2. La Congregación Provincial encomienda la gestión de algunas de las casas a la Fundación ItakaEscolapios que funcionarán entonces como los demás proyectos compartidos en esta entidad de
misión compartida, elaborando sus propios presupuestos con el correspondiente seguimiento,
asumiendo la explotación, así como el mantenimiento y pasando anualmente a la Provincia un
importe que garantice que la Provincia pueda acometer las obras de mejora en estas casas.
3. La Congregación Provincial nombra el responsable de aquellas casas que dependan directamente de la Provincia.
4. Estas casas funcionarán con presupuestos anuales, que serán presentados por los responsables
de las casas, antes del 31 de agosto, al Equipo provincial de gestión y a la Congregación Provincial.
5. Para el funcionamiento económico de obras e inversiones se seguirá lo establecido para las demás obras.
OTRAS ENTIDADES
63.
Para ampliar nuestro ministerio se han ido creando determinadas asociaciones o entidades: clubs
o agrupaciones deportivas, asociaciones, cooperativas…
64.
Para su adecuado funcionamiento:
1. Estas entidades tienen al día todos los documentos oficiales prescritos por la legislación.
2. Todas deben firmar un documento de cesión de los locales en el que conste expresamente el
reconocimiento de la propiedad de las Escuelas Pías de todos los locales de su uso.
3. Periódicamente y de la manera que se establezca en cada caso, informarán del funcionamiento
y de las decisiones que convenga adoptar.
8
Estatuto de administración y gestión
E. ORGANIGRAMA Y FUNCIONES EN LA GESTIÓN
RESPONSABLES Y EQUIPOS
65.
El P. Provincial con su Congregación ostenta la titularidad y la máxima responsabilidad también
en la administración y gestión. Sus funciones están recogidas en las Reglas y en el Estatuto de
organización de la Presencia escolapia.
66.
El Ecónomo provincial es el responsable general de toda la economía de la Provincia. Es nombrado por el Provincial (CC 182 y RR 270) y sus funciones son las previstas en las Reglas. Para
cumplir con su función de control y revisión general de la administración de todos los centros de
actividad económica deberá tener acceso a todos los documentos de gestión de los mismos.
Cuenta para ello con el apoyo del Equipo provincial de gestión, la Oficina provincial y el Secretariado de economía. Las funciones del Ecónomo provincial se recogen en las Reglas y en el Estatuto
de Misión y Organización de la presencia escolapia en Emaús:
1. Administrar con la mayor diligencia la Caja de la Provincia, bajo la supervisión del Provincial.
2. Elaborar el presupuesto anual de la Provincia y el balance final de ejercicio y, con el visto bueno
del Secretariado de economía, presentarlos a la Congregación Provincial para su aprobación.
3. Asesorar a la Congregación Provincial en materia económica, informarle de los recursos materiales de que disponen para alcanzar nuestra misión, presentarle propuestas, ofrecerle soluciones
y colaborar con ella en todos los asuntos económicos que atañen a la Provincia, como son: presupuestos de la Provincia, comunidades y obras; contribuciones, comunicación de bienes, construcciones, operaciones bancarias, enajenaciones, inversiones, etc.
4. Revisar el estado económico de las Casas y Obras, a la luz de los balances anuales.
5. Presentar a la Congregación Provincial, al menos dos veces al año, un informe detallado de la
situación económica de la Provincia, Comunidades y Obras.
6. Presentar la Relación del cuatrienio para el Capítulo Provincial, en la que se detalle el estado de
la economía de la Provincia.
7. Disponer de todas las cuentas bancarias, electrónicas y clásicas, y de los poderes correspondientes, delegados, para efectuar operaciones financieras.
8. Dar su opinión, cuando sea requerida, al Capítulo Provincial o a los Consejos de las Provincia.
9. Convocar y reunirse periódicamente con el Secretariado provincial de economía.
10. Informar a la Congregación Provincial y al Capítulo Provincial, en su momento oportuno, del estado de tramitación de los asuntos jurídicos pendientes que afecten a la Provincia.
11. Ostentar la jefatura de la Administración de la Oficina provincial en coordinación con el Delegado
provincial de Presencia que la ejerce en la Oficina provincial.
12. Dirigir y coordinar a los administradores de los colegios de la Provincia, a través del Responsable
de colegios del área de administración de la Oficina provincial.
13. Coordinar la actividad de los ecónomos de las comunidades.
14. Informar periódicamente (por ejemplo, cada dos años) a las comunidades de la situación económica de la Provincia, Comunidades y Obras.
15. Revisar, junto al Equipo provincial de gestión y el Secretariado de economía, antes de someter a
la aprobación definitiva de la Congregación Provincial, el presupuesto de las diferentes Comunidades y Obras de la Provincia.
16. Elaborar y mantener realizado el inventario de bienes patrimoniales.
17. Crear y mantener un archivo en el que se recoja el patrimonio y su evolución, así como toda la
documentación oficial que lo respalde.
18. Estudiar y planificar las acciones a realizar para conseguir la homogenización de las reformas
contables y financieras, para que sean fácilmente comparables y consolidables en la Provincia.
19. Relacionarse con el Ecónomo General de la Orden y con las otras Demarcaciones, para coordinar
la actividad de las mismas.
20. Promover la transparencia y la responsabilidad hacia los demás, en el uso y gestión de los fondos.
9
Estatuto de administración y gestión
67.
El Delegado provincial de Presencia con su Equipo está descrito en el Estatuto de Organización
de la Presencia escolapia de Emaús.
68.
El Equipo provincial de gestión está formado por el Delegado Provincial de Presencia (si lo hubiera), el Ecónomo Provincial y otras personas nombradas por el Provincial con su Congregación
(coordinadores económicos de la Provincia y de los colegios, etc.). Entre sus funciones se pueden
destacar:
1. Gestionar el día al día de todos los temas con repercusión económica o jurídica.
2. Participar en la elaboración de los presupuestos anuales de la Provincia, e informar sobre los de
colegios y Oficina provincial, antes de ser presentados a la Congregación Provincial.
3. Preparar los resultados económicos de la Provincia, colegios y otras obras para preparar la información a la Congregación Provincial, al Capítulo Provincial y comunidades.
4. Informar también sobre las propuestas de inversiones financieras para ser presentadas a la Congregación Provincial.
5. Decidir sobre el alquiler de bienes inmuebles, con el visto bueno de la Congregación Provincial,
asegurando la adecuada realización y control de todos los contratos de alquiler y/o cesión de
bienes.
6. Proponer iniciativas sobre la gestión económica de la Provincia, comunidades y obras.
69.
El Secretariado provincial de economía estará constituido por el Ecónomo Provincial que lo preside, el Asistente Provincial de Economía y el Delegado de Presencia (si los hubiera) y otros miembros nombrados por el Provincial, oído el parecer de la Congregación Provincial. Sus funciones son
las previstas en las Reglas (RR 428 y 460).
1. Se reunirá periódicamente y, cada año, realizará una revisión completa de la gestión económica
de la Provincia para presentar su valoración a la Congregación Provincial.
2. Asesorar al Ecónomo provincial en todo lo que éste necesite.
3. Velar por el adecuado funcionamiento de la administración y gestión provincial.
70.
El Ecónomo de la comunidad con el Rector y comunidad religiosa
1. Es nombrado por el Provincial, previa consulta al Rector de la comunidad, y oída la Congregación
Provincial.
2. Es el administrador de la comunidad, bajo la dirección del Rector.
3. Elaborará el presupuesto anual, bajo la supervisión del Rector.
4. Llevará la administración de la comunidad, de acuerdo con el presupuesto anual, aprobado por
la Congregación Provincial.
5. Con periodicidad, al menos cuatrimestral, informará a la comunidad de los ingresos y gastos habidos, así como de la situación respecto al presupuesto anual.
6. Cumplimentará la contabilidad de la comunidad, en el programa informático implantado por la
Provincia.
7. Los ecónomos locales, para su tarea, contarán con el asesoramiento permanente el Ecónomo
provincial y de los miembros de la Administración de la Oficina provincial.
8. El Ecónomo local de cada comunidad tendrá acceso al programa de contabilidad para poder ver
el estado y marcha de la economía de su comunidad y para informar a su comunidad trimestralmente.
71.
El Administrador del colegio con el Director Titular y el CLT
1. Ejercerá sus funciones con la supervisión del Director Titular del centro, la coordinación del Secretariado de colegios y del Responsable económico de los colegios de la Oficina provincial, para
temas económicos.
2. Para nombrar a un administrador, el Director Titular junto con el Secretariado de colegios, conforme a criterios objetivos de selección, propondrá una o varias personas a la Congregación Provincial para su nombramiento.
10
Estatuto de administración y gestión
3.
4.
72.
Con los administradores de los colegios se tendrán, al menos, cuatro reuniones al año, al objeto
de unificar criterios, fundamentalmente en cuanto al funcionamiento de los centros, contabilidad,
presupuestos, financiación alternativa, proveedores u obras.
Las competencias del administrador están recogidas en el Reglamento de régimen interior o Reglamento de organización y funcionamiento marco y el Manual de funciones de la Provincia
El Administrador otra obra con el responsable y su equipo asume unas funciones semejantes al
administrador del colegio en su correspondiente obra.
CRONOGRAMA
73.
Para llevar adelante la gestión nos marcamos el siguiente cronograma:
1. Cierre comunidades / obras / Provincia: 30 octubre
2. Cierre de colegios: 30 octubre
3. Cierre de inversiones comunidades / obras / Provincia: 22 diciembre
4. Cierre de inversiones de colegios: 22 diciembre
5. Cierre cuatrimestral de comunidades / obras / Provincia: 15 de febrero
6. Cierre cuatrimestral de colegios y OP: 15 de febrero
7. Presupuesto extraordinario de comunidades / obras / Provincia: 30 abril
8. Presupuesto extraordinario de colegio / Oficina Provincial: 30 abril
9. Previsión de vacantes, jubilaciones, fijos de final curso y el siguiente: 15 mayo
10. Selección de personal: primeros de junio
11. Cierre cuatrimestral de comunidades / obras / Provincia: 15 de junio
12. Cierre cuatrimestral de colegios y OP: 15 de junio
13. Calendario laboral: antes del 30 de junio (lo legal es el 31 de agosto)
14. Presupuesto ordinario de comunidades / obras / Provincia: 31 de agosto
15. Presupuesto ordinario de colegio / Oficina Provincial (incluyendo las aportaciones de familias, la
ratio con las liberaciones directivas, de formación… y la propuesta salarios adecuados): 31 de
agosto
11
Estatuto de administración y gestión
12