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Gerencia
Área de Economía
C/ Ancha, 10. 11001 Cádiz.
Tel. 956015007. Fax. 956015048
[email protected]
FICHA DE PROCESO
Nombre del Proceso
Descripción
Misión/Objetivo
Responsable
Destinatario
Inicio/Fin
Entradas
Contratación
Administrativa:
Planificación,
contratación
y
gestión/seguimiento de la ejecución de contratos.
La realización de las actividades precisas (de gestión y asesoramiento
tanto técnico como jurídico) para la contratación de obras, suministros,
consultoría y asistencia, servicios, contratos administrativos especiales y
cualquier otro enmarcado en el ámbito de la contratación administrativa,
necesarios para la satisfacción de las necesidades de la universidad. Esto
se traduce en un apoyo a la docencia, investigación y actividades
complementarias de las mismas y que, por razones legales, se encuentran
sometidas a la tramitación de expediente administrativo, velando por el
cumplimiento de los principios de eficacia y eficiencia en el gasto. Dentro
de estas funciones se engloba la planificación para la puesta en marcha de
nuevas infraestructuras o grandes equipamientos (Fondos Feder, Plan
Plurianual de Inversiones…).
Garantizar la adecuada continuidad entre el proceso estricto de
contratación administrativa y el seguimiento de ciertos contratos que, por
su importancia cuantitativa y su valor estratégico para la organización
requieren de una supervisión y control. En este objetivo se engloban los
contratos de servicios a la comunidad universitaria de mayor proyección
como son: cafeterías, copisterías, agencias de viaje, limpieza, vigilancia y
transporte.
Su misión se centra en el asesoramiento y gestión de contratos
administrativos, facilitando la información de apoyo necesaria en tiempo
adecuado para la toma de decisiones por los órganos de gobierno de la
Universidad, así como cumplir los requerimientos legales vigentes, todo
ello observando los principios de libertad de acceso a las licitaciones,
publicidad y transparencia de los procedimientos, y no discriminación e
igualdad de trato entre los candidatos, y de asegurar, en conexión con el
objetivo de estabilidad presupuestaria y control del gasto, una eficiente
utilización de los fondos destinados a la realización de obras, la
adquisición de bienes y la contratación de servicios mediante la exigencia
de la definición previa de las necesidades a satisfacer, la salvaguarda de la
libre competencia y la selección de la oferta económicamente más
ventajosa.
Jefe de Servicio de Gestión Económica, Contrataciones y Patrimonio,
Coordinadora de Contrataciones y Jefa de Unidad de Apoyo.
Örganos de gobierno/Unidades de Gasto en general
Inicio: Planteamiento de necesidad de planificación de equipamiento.
Recepción de documentación para inicio de expediente de contratación.
Petición de servicio centralizado. Petición de prórroga/modificación.
Comunicación de incidencia. Solicitud de expedición de certificados.
Fin: Firma de contrato y acta de ejecución conforme. Notificación de
prórroga. Resolución de incidencia. Gestión conforme de contrato
centralizado.
Planos y comunicación inversión/subvención, acta de replanteo, informe
justificativo, prescripciones técnicas, certificado de existencia de crédito,
informe de Auditoría, comunicación de modificación/prórroga, correo
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Aplicación Informática
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electrónico de petición de servicio centralizado, petición de información,
reclamación sobre ejecución de contrato. Actas de replanteo previo.
Relación de necesidades. Invitación /publicidad a/de contrato.
Notificaciones resolución de adjudicación. Remisión de contratos para
firma. Encargo menor/contrato. Petición de información a adjudicatario.
Resolución prórroga/modificación de contrato. Actas de recepción.
Notificación de resolución de incidencias.
Plazo medio de tramitación de encargos menores.
Plazo medio de convocatoria de expedientes mayores.
Registro del expediente en la base de datos.
- Planificación y elaboración de documento definitivo de
necesidades de nuevos equipamientos.
- Expediente mayor de contratación administrativa.
- Expediente menor de contratación administrativa.
- Tramitación de modificación/prórroga de contratos ya firmados.
- Gestión de incidencias/acta de recepción.
- Sesiones de Mesa de Contratación.
- Encargos asociados a contratos centralizados.
Universitas XXI Económico.
Bases de datos de gestión de expedientes de suministros, obras y
servicios.
Aplicaciones Ofimáticas.