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NOMBRE DEL DOCUMENTO Código: D-GEIN-010 Versión: 04 LAVADO DE ACTIVOS ASOCIATIVA 9070 Superintendencia de la Economía Solidaria Oficina Asesora de Planeación y Sistemas Mayo de 2017 Proceso (s) relacionado (s): Elaboró: GASCIF Revisó: MIGUEL ALEJANDRO VARGAS ESPITIA Aprobó: MIGUEL JAVIER FELIZZOLA F. Fecha de actualización: 25/05/2017 NOMBRE DEL DOCUMENTO Código: D-GEIN-010 Versión: 04 1.1 F XX – LAVADO DE ACTIVOS ASOCIATIVA CÓDIGO SICSES 9070 El objetivo de este formato es: Capturar información resultante de la implementación del SIPLAFT para actualización de matriz de riesgos de la Superintendencia de Economía Solidaria. ESTRUCTURA FORMATO: Proceso (s) relacionado (s): Elaboró: GASCIF Revisó: MIGUEL ALEJANDRO VARGAS ESPITIA Aprobó: MIGUEL JAVIER FELIZZOLA F. Fecha de actualización: 25/05/2017 NOMBRE DEL DOCUMENTO Código: D-GEIN-010 Versión: 04 INSTRUCCIONES PARA DILIGENCIAR EL FORMULARIO DE CAPTURA DE INFORMACIÓN SOBRE EL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y DE LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO EN LAS ORGANIZACIONES DE ECONOMÍA SOLIDARIA QUE NO EJERCEN ACTIVIDAD FINANCIERA El presente formulario se refieren exclusivamente a la prevención y el control del lavado de activos y de la financiación del terrorismo y está dirigido a las organizaciones de economía solidaria que no ejercen la actividad financiera en los términos previstos en el artículo 39 de la ley 454 de 1998 y que están bajo la supervisión de la Delegatura para la Supervisión del Ahorro y la Forma Asociativa Solidaria de la Superintendencia de la Economía Solidaria. La remisión de estos formatos se efectuará una única vez, y contendrá la información resultante del ejercicio del segundo semestre de 2016. NOTA: La información a reportar es responsabilidad de los directivos de la entidad solidaria. (Representante legal, Revisor fiscal y Contador, etc.) ADVERTENCIA - TENER EN CUENTA LO SIGUIENTE: Este formato se habilita únicamente para el corte a 31 de diciembre de 2016. Se debe diligenciar directamente en la plataforma del programa. El programa no le permite exportar o importar el formato. de lavado de activos. Si necesita adicionar un registro en la sección de productos y servicios, de clic sobre el mas (+) en verde de la parte inferior de cada sección. Si necesita eliminar un registro en la sección de productos y servicios, de clic sobre el menos (-) en rojo de la parte inferior de cada sección. Si alguna de las secciones no le aplica, digite la palabra (No Aplica) y sus recuadros diligéncielo en ceros para que le permita validar. A este formato no se le habilitara en la lista de formatos el visto bueno en verde de Diligenciado y Validado. Para generar el archivo de lavado de activos, de clic en el nuevo botón de la barra de menú principal (Parte superior), botón Lavado de Activos. Proceso (s) relacionado (s): Elaboró: GASCIF Revisó: MIGUEL ALEJANDRO VARGAS ESPITIA Aprobó: MIGUEL JAVIER FELIZZOLA F. Fecha de actualización: 25/05/2017 NOMBRE DEL DOCUMENTO Código: D-GEIN-010 Versión: 04 ESPECIFICACIONES: TEMA CAPTURA DE INFORMACIÓN SOBRE EL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y DE LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Objetivo Capturar información resultante de la implementación del SIPLAFT para actualización de matriz de riesgos de la Superintendencia de Economía Solidaria Periodicidad Única vez Fecha de entrega de información Mayo 26 de 2017 Fecha de Corte de la Información Desde el 1 de Julio hasta el 31 de Diciembre de 2016 Medio de envío Reporte en SICSES Proceso (s) relacionado (s): Elaboró: GASCIF Revisó: MIGUEL ALEJANDRO VARGAS ESPITIA Aprobó: MIGUEL JAVIER FELIZZOLA F. Fecha de actualización: 25/05/2017 NOMBRE DEL DOCUMENTO Código: D-GEIN-010 Versión: 04 DESCRIPCION DE CAMPOS Los siguientes son las secciones que utiliza este formato: SECCIÓN I - Datos de la entidad reportante Período del reporte: Período que abarca la información de reporte semestral. Debe ser expresado de a dos dígitos en el siguiente orden: Del: dd/mm/aa Al: dd/mm/aa. Fecha inicio - Fecha Fin Número de empleados: Número total de empleados de la organización solidaria. SECCION II - Información del Sistema Integral de Prevención y Control del Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo RELACIONES CONTRACTUALES: De conformidad con el numeral 3.2.1.3. Del Capítulo IX del Título III dela Circular Básica Jurídica de 2015, las organizaciones solidarias deben contemplar herramientas que permitan establecer plenamente la identidad de las personas jurídicas y naturales con la que la entidad establece y/o mantiene una relación contractual (clientes y proveedores de bienes, de servicios y de recursos financieros), en razón de lo anterior se solicita la siguiente información: Asociados/clientes persona natural: Ingresos: Corresponde a todos las entradas de carácter económico derivadas de todas las transacciones con asociados - clientes que son personas naturales. Proceso (s) relacionado (s): Elaboró: GASCIF Revisó: MIGUEL ALEJANDRO VARGAS ESPITIA Aprobó: MIGUEL JAVIER FELIZZOLA F. Fecha de actualización: 25/05/2017 NOMBRE DEL DOCUMENTO Código: D-GEIN-010 Versión: 04 Número asociados/Clientes: En este numeral se deberá determinar el número de asociados/clientes que son personas naturales. Número de operaciones: Corresponde a la cantidad de cualquier tipo de operaciones relacionadas con cada cliente asociado que sea persona natural. Monto de operaciones: Corresponde al valor de las transacciones asociadas a cada cliente asociado que sea persona natural, expresado en pesos colombianos. Egresos: Corresponde a todas las salidas derivadas de todas las transacciones con asociados clientes que son personas naturales. Número asociados clientes: En este numeral se deberá determinar el número de asociados/clientes que son personas naturales. Número de operaciones: Corresponde a la cantidad de operaciones de salida relacionadas con cada asociado/cliente que son personas naturales. Monto de operaciones: Corresponde al valor de las transacciones de salida relacionadas a cada asociado/cliente, expresado en pesos colombianos . Número de señales de alerta: Corresponde a la cantidad de operaciones marcadas con señal de alerta relacionadas con cada cliente / asociado que sea persona natural. Número de operaciones Inusuales: Corresponde a la cantidad de operaciones inusuales relacionadas con cada cliente / asociado que sea persona natural. Número de operaciones Sospechosas: Corresponde a la cantidad de operaciones sospechosas relacionadas con cada cliente / asociado que sea persona natural. Asociados/ clientes persona jurídica: Ingresos: Corresponde a todos las entradas de carácter económico derivadas de todas las transacciones con asociados - clientes que son personas jurídicas. Número asociados/Clientes: En este numeral se deberá determinar el número de asociados/clientes que son personas jurídicas. Proceso (s) relacionado (s): Elaboró: GASCIF Revisó: MIGUEL ALEJANDRO VARGAS ESPITIA Aprobó: MIGUEL JAVIER FELIZZOLA F. Fecha de actualización: 25/05/2017 NOMBRE DEL DOCUMENTO Código: D-GEIN-010 Versión: 04 Número de operaciones: Corresponde a la cantidad de cualquier tipo de operaciones relacionadas con cada cliente asociado que sea persona jurídica. Monto de operaciones: Corresponde al valor de las transacciones asociadas a cada cliente asociado que sea persona jurídica, expresado en pesos colombianos. Egresos: Corresponde a todas las salidas derivadas de todas las transacciones con asociados clientes que son personas naturales. Número asociados clientes: En este numeral se deberá determinar el número de asociados/clientes que son personas jurídicas. Número de operaciones: Corresponde a la cantidad de operaciones de salida relacionadas con cada asociado/cliente que son personas jurídicas. Monto de operaciones: Corresponde al valor de las transacciones de salida relacionadas a cada asociado/cliente que sea persona jurídica, expresado en pesos colombianos. Número de señales de alerta: Corresponde a la cantidad de operaciones marcadas con señal de alerta relacionadas con cada cliente / asociado que sea persona jurídica. Número de operaciones Inusuales: Corresponde a la cantidad de operaciones inusuales relacionadas con cada cliente / asociado que sea persona jurídica. Número de operaciones Sospechosas: Corresponde a la cantidad de operaciones sospechosas relacionadas con cada cliente / asociado que sea persona jurídica. Proveedores persona natural: En este numeral se deberá determinar el número de proveedores que son personas naturales, debe indicar el número de señales de alerta, Operaciones Inusuales y Operaciones sospechosas si se han presentado en el período de reporte respectivo (semestralmente). Ingresos: Corresponde a todos las entradas derivadas de todas las transacciones con proveedores clientes que son personas naturales. Número de proveedores: Determinar el número de proveedores que son personas naturales que tienen relación con la entidad. Número de operaciones: Corresponde a la cantidad de operaciones relacionadas con cada proveedor que sea persona natural. Proceso (s) relacionado (s): Elaboró: GASCIF Revisó: MIGUEL ALEJANDRO VARGAS ESPITIA Aprobó: MIGUEL JAVIER FELIZZOLA F. Fecha de actualización: 25/05/2017 NOMBRE DEL DOCUMENTO Código: D-GEIN-010 Versión: 04 Monto de operaciones: Corresponde al valor de las transacciones asociadas a cada proveedor que sea persona natural, expresado en pesos colombianos. Egresos: Corresponde a todos las salidas derivadas de todas las transacciones con proveedores - clientes que sean personas naturales. Número de proveedores: Determinar el número de proveedores que son personas naturales que tienen relación con la entidad. Número de operaciones: Corresponde a la cantidad de operaciones de salidas relacionadas con cada proveedor que sea persona natural. Monto de operaciones: Corresponde al valor de las transacciones de salidas asociadas a cada proveedor que sea persona natural, expresado en pesos colombianos. Número de señales de alerta: Corresponde a la cantidad de operaciones marcadas con señal de alerta relacionadas con cada cliente / asociado que sea persona naturales. Número de operaciones Inusuales: Corresponde a la cantidad de operaciones inusuales relacionadas con cada cliente / asociado que sea persona naturales. Número de operaciones Sospechosas: Corresponde a la cantidad de operaciones sospechosas relacionadas con cada cliente / asociado que sea persona naturales. Proveedores persona jurídica: En este numeral se deberá determinar el número de proveedores que son personas jurídicas. Debe indicar el número de señales de alerta, Operaciones Inusuales y Operaciones sospechosas si se han presentado en el período de reporte respectivo (semestralmente). Ingresos: Corresponde a todos las entradas derivadas de todas las transacciones con proveedores que son personas jurídicas. Número de proveedores: Determinar el número de proveedores que son personas jurídicas que tienen relación con la entidad. Número de operaciones: Corresponde a la cantidad de operaciones relacionadas con cada proveedor que sea persona jurídica. Monto de operaciones: Corresponde al valor de las transacciones asociadas a cada proveedor que sea persona jurídica, expresado en Proceso (s) relacionado (s): Elaboró: GASCIF Revisó: MIGUEL ALEJANDRO VARGAS ESPITIA Aprobó: MIGUEL JAVIER FELIZZOLA F. Fecha de actualización: 25/05/2017 NOMBRE DEL DOCUMENTO Código: D-GEIN-010 Versión: 04 Egresos: Corresponde a todos las salidas derivadas de todas las transacciones con proveedores - clientes que sean personas jurídicas. Número de proveedores: Determinar el número de proveedores que son personas jurídicas que tienen relación con la entidad. Número de operaciones: Corresponde a la cantidad de operaciones de salidas relacionadas con cada proveedor que sea persona jurídica. Monto de operaciones: Corresponde al valor de las transacciones de salidas asociadas a cada proveedor que sea persona jurídica, expresado en pesos colombianos. Número de señales de alerta: Corresponde a la cantidad de operaciones marcadas con señal de alerta relacionadas con cada cliente / asociado que sea persona jurídica. Número de operaciones Inusuales: Corresponde a la cantidad de operaciones inusuales relacionadas con cada cliente / asociado que sea persona jurídica. Número de operaciones Sospechosas: Corresponde a la cantidad de operaciones sospechosas relacionadas con cada cliente / asociado que sea persona jurídica. Recursos financieros Personas Naturales: Son los recursos económicos recibidos por las organizaciones de economía solidaria que tienen como finalidad apalancar la actividad crediticia de las Cooperativas, Fondos de Empleados y Asociaciones Mutuales. Número de personas naturales utilizadas para el fondeo de operaciones: Relacionar la cantidad de personas naturales que le prestan dinero a esa organización a título de mutuo o de cualquier otra modalidad, con la finalidad de prestar dinero a sus asociados. Número de Operaciones: Cantidad de transacciones asociada al movimiento de recursos financieros de esta naturaleza. Volumen de las operaciones (saldo de las cuentas x pagar): Expresado en pesos colombianos, asociado al movimiento de recursos financieros. Recursos financieros Personas Jurídicas: Son los recursos económicos recibidos por las organizaciones de economía solidaria que tienen como finalidad apalancar la actividad crediticia de las Cooperativas, Fondos de Empleados y Asociaciones Mutuales. Proceso (s) relacionado (s): Elaboró: GASCIF Revisó: MIGUEL ALEJANDRO VARGAS ESPITIA Aprobó: MIGUEL JAVIER FELIZZOLA F. Fecha de actualización: 25/05/2017 NOMBRE DEL DOCUMENTO Código: D-GEIN-010 Versión: 04 Número de personas jurídicas utilizadas para el fondeo de operaciones: Relacionar la cantidad de personas jurídicas que le prestan dinero a esa organización a título de mutuo o de cualquier otra modalidad, con la finalidad de prestar dinero a sus asociados. Número de Operaciones: Cantidad de transacciones asociada al movimiento de recursos financieros. Volumen de las operaciones (saldo de las cuentas x pagar): Expresado en pesos colombianos, asociado al movimiento de recursos financieros. PRODUCTOS Y SERVICIOS: De acuerdo con lo establecido en el segundo párrafo del Numeral 3.2.1.4 del Capítulo IX del Título III de la Circular Básica Jurídica de 2015, las organizaciones deben diseñar y poner en práctica metodologías y procedimientos que le permitan alcanzar un conocimiento apropiado de los diferentes asociados, el mercado correspondiente a cada uno de los productos o servicios que ofrezca. En razón de lo anterior, se solicita la relación de los diez (10) Productos y/o Servicios enlistados de mayor a menor grado de riesgo, de acuerdo con la metodología y procedimientos que le permitan a la organización tener un conocimiento apropiado de sus asociados y del mercado de cada uno de los productos y servicios que ofrece. PRODUCTOS ACTIVOS – PERSONAS NATURALES / JURIDICAS Productos activos: En este aparte se relacionan los productos que representan recursos a favor de la entidad. Debe indicar el número de señales de alerta, Operaciones Inusuales y Operaciones sospechosas si se han presentado en el período de reporte respectivo (semestralmente). Nombre producto: Incluya el nombre del portafolio de productos (cartera de créditos, inversiones, etc.) Número de asociados clientes: Incluya la cantidad de asociados/ clientes vinculados a cada nombre de producto de la columna anterior. Nivel de riesgo: Establezca la calificación de riesgo por producto de acuerdo a los criterios fijados por la entidad. Número de operaciones: Cantidad de transacciones asociadas al producto. Proceso (s) relacionado (s): Elaboró: GASCIF Revisó: MIGUEL ALEJANDRO VARGAS ESPITIA Aprobó: MIGUEL JAVIER FELIZZOLA F. Fecha de actualización: 25/05/2017 NOMBRE DEL DOCUMENTO Código: D-GEIN-010 Versión: 04 Volumen de operaciones: Incluya el monto expresado en pesos colombianos de los saldos del producto. Número de señales de alerta: Corresponde a la cantidad de operaciones marcadas con señal de alerta relacionadas con cada cliente / asociado que sea persona natural / jurídica. Número de operaciones Inusuales: Corresponde a la cantidad de operaciones inusuales relacionadas con cada cliente / asociado que sea persona natural / jurídica. Número de operaciones Sospechosas: Corresponde a la cantidad de operaciones sospechosas relacionadas con cada cliente / asociado que sea persona natural / jurídica. PRODUCTOS PASIVOS – PERSONAS NATURALES / JURÍDICAS Productos pasivos: En este aparte se relacionan los productos que representan obligaciones a cargo de la entidad. Debe indicar el número de señales de alerta, Operaciones Inusuales y Operaciones sospechosas si se han presentado en el período de reporte respectivo (semestralmente). Nombre producto: Incluya el nombre del portafolio de productos (Cuentas de ahorros. CDAT, etc.) Número de asociados clientes: Incluya la cantidad de asociados clientes vinculados a cada nombre de producto de la columna anterior. Nivel de riesgo: Establezca la calificación de riesgo por producto de acuerdo a los criterios fijados por la entidad. Número de operaciones: Cantidad de transacciones asociadas al producto. Volumen de operaciones: Incluya el monto expresado en pesos colombianos de los saldos del producto. Número de señales de alerta: Corresponde a la cantidad de operaciones marcadas con señal de alerta relacionadas con cada cliente / asociado que sea persona natural / jurídica. Número de operaciones Inusuales: Corresponde a la cantidad de operaciones inusuales relacionadas con cada cliente / asociado que sea persona natural / jurídica. Proceso (s) relacionado (s): Elaboró: GASCIF Revisó: MIGUEL ALEJANDRO VARGAS ESPITIA Aprobó: MIGUEL JAVIER FELIZZOLA F. Fecha de actualización: 25/05/2017 NOMBRE DEL DOCUMENTO Código: D-GEIN-010 Versión: 04 Número de operaciones Sospechosas: Corresponde a la cantidad de operaciones sospechosas relacionadas con cada cliente / asociado que sea persona natural / jurídica. SERVICIOS – PERSONAS NATURALES / JURÍDICAS SERVICIOS: En este aparte se relacionan los servicios que representan obligaciones a cargo de la entidad. Debe indicar el número de señales de alerta, Operaciones Inusuales y Operaciones sospechosas si se han presentado en el período de reporte respectivo (semestralmente). Nombre servicio: Incluya el nombre del portafolio de servicios (Extractos, certificaciones, comisiones, servicios de recaudo a entidades públicas o privadas “Impuestos municipales o departamentales, recaudo de servicios públicos, recaudo de pensiones colegios públicos y privados, etc.”, recaudo de cartera cuando esta ha sido vendida, etc.) Número de asociados clientes: Incluya la cantidad de asociados clientes vinculados a cada nombre de servicio de la columna anterior. Nivel de riesgo: Establezca la calificación de riesgo por servicio de acuerdo a los criterios fijados por la entidad. Número de operaciones: Cantidad de transacciones asociadas al servicio. Volumen de operaciones: Incluya el monto expresado en pesos colombianos de los saldos del servicio. Número de señales de alerta: Corresponde a la cantidad de operaciones marcadas con señal de alerta relacionadas con cada cliente / asociado que sea persona natural / jurídica. . Número de operaciones Inusuales: Corresponde a la cantidad de operaciones inusuales relacionadas con cada cliente / asociado que sea persona natural / jurídica. Número de operaciones Sospechosas: Corresponde a la cantidad de operaciones sospechosas relacionadas con cada cliente / asociado que sea persona natural / jurídica. Nota: La información reportada deberá ser expresada en números, sin puntos ni comas. Proceso (s) relacionado (s): Elaboró: GASCIF Revisó: MIGUEL ALEJANDRO VARGAS ESPITIA Aprobó: MIGUEL JAVIER FELIZZOLA F. Fecha de actualización: 25/05/2017 NOMBRE DEL DOCUMENTO Código: D-GEIN-010 Versión: 04 DEFINICIONES: Operaciones inusuales: Es aquella cuya cuantía o características no guarda relación con la actividad económica ordinaria o normal de la organización solidaria, o que por su número, cantidad o características no se ajusta a las pautas de normalidad establecidas por la organización para un sector, una industria o una clase de contraparte. Operaciones sospechosas: Es cualquier información relevante sobre manejo de activos, pasivos u otros recursos, cuya cuantía o características no guarden relación con la actividad económica de sus asociados, o sobre las transacciones de asociados/clientes o usuarios que por su número, por las cantidades transadas o por las características particulares de las mismas, puedan conducir razonablemente a sospechar que los mismos están usando a la organización solidaria para transferir, manejar, aprovechar o invertir dineros o recursos provenientes de actividades delictivas o destinados a su financiación. Segmento: Es un proceso mediante el cual se puede clasificar en grupos homogéneos al interior un conjunto de datos, en este caso factores de riesgo. Esto quiere decir que los mismo (grupos) deben tener similitudes que permitan su agrupación y heterogeneidad entre ellos en la cual se deban identificar las diferencias entre los grupos. Utilizando la matemática, la estadística, las condiciones contractuales o legales, las variables financieras, las condiciones de mercado, el nicho de mercado, los canales por los cuales transan, o se comercializan los productos y la ubicación geográfica. Proceso (s) relacionado (s): Elaboró: GASCIF Revisó: MIGUEL ALEJANDRO VARGAS ESPITIA Aprobó: MIGUEL JAVIER FELIZZOLA F. Fecha de actualización: 25/05/2017 NOMBRE DEL DOCUMENTO Código: D-GEIN-010 Versión: 04 7.6.1. COMO GENERAR EL ARCHIVO DEL FORMATO LAVADO DE ACTIVOS Cómo generar correctamente el archivo de envió a la Supersolidaria: Después de diligenciar y validar correctamente el formato “LAVADO DE ACTIVOS” realice el siguiente procedimiento: 1 - Sobre la parte superior de la barra de tareas, encuentra el icono "Lavado de Activos". Acción: dar clic sobre el icono 2 - Al dar clic sobre el icono lavado de activos, se abre una nueva ventana, en la cual puede seleccionar la carpeta en la que desea guardar el archivo. Se sugiere tener en cuenta los siguientes aspectos: 1 - Seleccionar la carpeta donde desea guardar el archivo. Nota: Si no selecciona ninguna carpeta, el programa guarda el archivo por defecto en la siguiente ruta: Disco local C/ Sicses / Archivos SES . 2 - Se sugiere no cambiarle el nombre al archivo Proceso (s) relacionado (s): Elaboró: GASCIF Revisó: MIGUEL ALEJANDRO VARGAS ESPITIA Aprobó: MIGUEL JAVIER FELIZZOLA F. Fecha de actualización: 25/05/2017 NOMBRE DEL DOCUMENTO Código: D-GEIN-010 Versión: 04 Acción: Seleccionar la carpeta en la que desea guardar el archivo y dar clic sobre el icono Guardar Proceso (s) relacionado (s): Elaboró: GASCIF Revisó: MIGUEL ALEJANDRO VARGAS ESPITIA Aprobó: MIGUEL JAVIER FELIZZOLA F. Fecha de actualización: 25/05/2017