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Ministerio de Relaciones Exteriores
RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES AL PLIEGO DE PLIEGO DE CONDICIONES,
PRESENTADAS EN LOS TÉRMINOS INDICADOS EN LA LICITACION PÚBLICA 006 DE
2009 QUE TIENE POR OBJETO “CONTRATAR LA ADQUISICION DE IMPRESORAS
PARA PASAPORTES DE ACUERDO CON LAS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
EXIGIDAS POR LA ENTIDAD”
En consideración a las observaciones presentadas por las firmas GLOBAL ENTERPRISE
TECHNOLOGIES CORP, IDENTIFICACION PLASTICA S.A., THOMAS GREG & SONS DE
COLOMBIA S.A. y 3M se procede a dar respuesta a ellas, teniendo en cuenta las
recomendaciones de las diferentes áreas de la entidad, así:
OBSERVACIONES DE LA FIRMA GLOBAL ENTERPRISE TECHNOLOGIES CORP
OBSERVACIÓN 1:
“Hemos recibido un aviso donde su institución ha emitido un proceso de licitación de
pasaportes electrónicos, a posteriori de invitaciones a “once empresas” para suministrar sus
intereses de las cuales solo “dos” habían expresado sus respuestas, y por dicho motivo nos
apena profundamente enviarles esta nota.
Desde mayo del 2008, hemos tenido muchas dificultades en acceder su institución para
presentarles nuestras soluciones a su distinguida institución, al cual nos fue grato recibir de su
embajadora de ICAO, al igual que el Licdo. Cesar, en dicha reunión celebrada este pasado
final de septiembre, sus gentilezas en acercarse a nuestra organización para recibir nuestra
información y colaboración con el presente proyecto, al cual GET se enorgullece en ser uno
de los principales patrocinadores de ICAO y en mesa de trabajo, por muchos años.
GET es líder mundial incomparable en pasaportes e identificaciones con más de 20 años de
experiencia, emitiendo más de 140 millones de credenciales incluyendo los países de los
Estados Unidos de Norte America (desde 1999 y renovación en 2009 por 5 años más),
Canadá, Corea del Sur, Malasia (1er pasaporte electrónico), Grecia, Malawi y muchos otros
más, y cumpliendo con mínimas normativas de ISO, ICAO 9303 y MRTD (lectura mecánica de
datos en su siglas en ingles).
No obstante, es importante notar que GET no emite personalización de pasaportes en
policarbonato (PC) y/o en Laser (blanco y negro), dejando que las seguridades más críticas
estén sujetas dentro del chip, el cual bajo los reglamentos de ICAO dicho pasaporte queda
efectivo hasta su expiración, no obstante que el chip no funcione, y así dejando datos
biométricos como la foto a color, firmas, huellas y demás, sin efecto en caso que el chip o su
antena se dañe o ceda de funcionar durante el uso de un lector de RFID o mecánico.
Nuestra solución contempla impresoras únicas y exclusivamente diseñadas desde su inicio
como personalización para gobiernos exclusivamente, fabricados por la empresa TOPPAN
para GET, con seguridades especiales vía impresión reversa en pigmentación (patentadas) y
con opciones en seguridades adicionales en Crystagram (también patentadas por TOPPAN),
dejando que el chip sea un soporte adicional con información biométrica y no un agente
exclusivo del pasaporte. Además, las soluciones de GET contemplan que los libros y chips
para dichos pasaportes puedan ser fabricados por entes tal como Tomas Greg & Sons,
Oberthur, De La Rue, OSD, American Bank Notes (ABN), Canadian Bank Notes (CBN), y
muchos más - con quienes GET tiene amplia experiencia en colaboración - incorporándose
con nuestras impresoras de las alta tecnología en impresión de pigmentación reversa-térmica
(Reverse Thermal Pigmentation Printing). Finalmente, nuestra solución - al no contemplar
pasaportes con Policarbonato y/o personalizado en Laser - es considerado la solución viable
en seguridad en frente de un agente de fronteras, el más eficiente y económico durante la vida
de dichos proyecto, incluyendo sus consumibles y mantención preventiva, a la fecha.
Por ende y por este medio, les solicitamos muy amablemente las siguientes consideraciones:
1. Extender la apertura de la presente licitación por un período de 20 a 30 días hábiles
2. Una reunión para exponerles nuestras inquietudes y soluciones a su gentil institución
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3. La posibilidad de obviar una decisión de su institución por una solución no
anteriormente contemplada, y la cual les ha sido expuesta anteriormente, y en la
presente para vuestra consideración, y la misma siendo considerada como una de la
más fiable en seguridades en personalización por más de 20 países, incluyendo los
EUA quien acaba de otorgar una extensión adicional de 5 años al presente programa
activo desde 1999, como ejemplo.
4. Confirmar que nuestra organización ha sido debidamente consultada y expuesta antes
los técnicos internos en seguridades
5. Confirmar el descarto de nuestro interés en participar en dicha licitación, cual interés
ha sido presentado desde mayo/junio del 2008”
RESPUESTA: Con fundamento en lo anterior, la Entidad se pronuncia de la siguiente
manara:
1.- En relación con la solicitud de extender la apertura de la presente licitación por un
período de 20 a 30 días hábiles, se debe indicar que no hay lugar a acceder a dicha petición
ya que de acuerdo con el cronograma dispuesto para el presente proceso dicha fecha ya se
cumplió y no resulta viable modificar dicha fecha.
2.- En cuanto a la reunión, la Entidad informa que todas las observaciones y respuestas se
tramitan por escrito y en el marco del proceso se tienen previstas, según se aprecia en el
cronograma de la licitación, dos audiencias previas al cierre para que los interesados hagan
sus apreciaciones sobre el proyecto de pliego y el pliego definitivo. Por lo que no es de
recibo su solicitud ya que el proceso licitatorio es público y por ende, la entidad no realiza
reuniones privadas con posibles interesados.
3.- sobre el aspecto descrito en el punto tres de su comunicación, la Entidad informa que ya
se eligió el tipo de libreta de pasaporte y con este proceso se busca adquirir las impresoras
que permitan la personalización de dichas libretas, por lo que cualquier cambio sugerido
debe ser relacionado con las impresoras para los pasaportes, razón por la cual no resulta
valida su observación.
4.- Finalmente en cuanto a sus dos ultimas apreciaciones, se debe precisar que la relación
de las empresas con la Entidad en la etapa de planeación y es allí donde se consideran
todas las opciones viables para satisfacer las necesidades de la Entidad, trabajo del cual
surgen los estudios previos que en este caso han sido publicados en la página
www.contratos.gov.co desde el inicio del proceso, por lo que la entidad parte de la intención
de los interesados en el proceso y se materializa con la entrega de las propuestas por parte
de los oferentes, siendo el medio idóneo para todas y cada una de las inquietudes y
observaciones los medios indicados en el pliego de condiciones.
OBSERVACIONES DE LA FIRMA IDENTIFICACION PLASTICA S.A.
OBSERVACIÓN 1:
“Cuantos turnos tienen previstos para la personalización de 65,000 pasaportes de manera
centralizada? Esto con el propósito de darle transparencia a la evaluación económica y
técnica, evitando las ambigüedades que se podrían generar por los recursos de personal en
horas extras, nocturnas y festivas de acuerdo con la ley laboral Colombiana en los que podría
incurrir el Ministerio en contra posición con el costo del oferente en cuanto al número de
equipos que podría incluir en su propuesta.
RESPUESTA: En consideración a la observación planteada la Entidad informa que el
esquema de trabajo va a ser centralizado en la ciudad de Bogotá y se tiene previsto mínimo
2 turnos de trabajo de 8 horas diarias cada uno, para funcionarios encargados del proceso.
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OBSERVACIÓN 2:
“Así mismo les sugerimos evalúen una ampliación presupuestal a través de un proceso de
apropiación o cualquier otro mecanismo, ya que el presupuesto actual podría alcanzar para
equipos tipo desktop que NO son equipos diseñados para trabajo pesado (Varios turnos)
como está sugiriendo la respuesta por ustedes dada a MUHLBAUER .
RESPUESTA: De acuerdo a las inquietudes señaladas la Entidad informa que no es posible
aumentar el presupuesto asignado para el presente proceso, teniendo en cuenta que éste
se determinó con base en los estudios de mercado previos.
OBSERVACIÓN 3:
“Sugerimos se den puntos a los proponentes que cuenten con servicio local ya que esto no
solo mejoraría el desempeño y servicio que el Ministerio da a los ciudadanos, sino que
también favorece el empleo en Colombia.
RESPUESTA: En consideración a la observación presentada la Entidad informa que dentro
del numeral 4.4. “Factores Puntuables de Evaluación”, en el subnumeral 4.4.4. Se establece
el factor ley 816-2003 Apoyo a la industria Nacional, por lo cual no se considera viable el
incluir otro factor de puntación, ya que uno como el propuesto se asimila al que ya está
dispuesto en el proceso, y no tiene valores agregados diferentes para la Entidad.
OBSERVACIÓN 4:
“Por medio de la presente nos dirigimos a ustedes para hacer solicitud formal de una
extensión adicional en el plazo de entrega de la LICITACIÓN PÚBLICA No. 006 DE 2009 que
tiene como objeto: CONTRATAR LA ADQUISICIÓN DE IMPRESORAS PARA PASAPORTES
DE ACUERDO CON LAS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS EXIGIDAS POR LA ENTIDAD, la
cual cierra el 11 de Noviembre a las 3:00pm, de acuerdo como esta en el cronograma en los
pliegos definitivos.
RESPUESTA: La Entidad ve viable la solicitud de ampliación del plazo para el cierre del
proceso y procederá a modificar el cronograma mediante Adenda.
OBSERVACIONES DE LA FIRMA THOMAS GREG & SONS DE COLOMBIA S.A.
OBSERVACIÓN 1 :
“Debido a que las máquinas objeto de la licitación de la referencia no son producidas en
Colombia, solicitamos la ampliación del término para presentación de propuestas.
RESPUESTA: La Entidad ve viable la solicitud de ampliación del plazo para el cierre del
proceso y procederá a modificar el cronograma mediante Adenda.
OBSERVACIÓN 2:
“En virtud de las condiciones actuales del mercado en cuanto a producción de máquinas para
personalización de pasaportes, solicitamos que se modifique el numeral 3.1.9.3 del pliego de
condiciones, en el sentido de disminuir de 10 a 5 años la experiencia exigida a las personas
extranjeras sin domicilio, ni sucursal en Colombia”.
RESPUESTA: En consideración a la observación, la Entidad ha reconsiderado el número de
años exigido en el numeral 3.1.9.3 del pliego de condiciones, y hará la respectiva
modificación mediante Adenda.
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OBSERVACIÓN 3:
“Agradecemos se incluyan en el pliego de condiciones los parámetros para establecer si una
oferta es artificialmente baja”.
RESPUESTA: De acuerdo a la observación presentada, la Entidad se sujeta a lo dispuesto
en la ley de contratación colombiana y en ese sentido considera que no es necesario incluir
en el pliego un señalamiento expreso sobre el tema
OBSERVACIÓN 4:
¿La personalización incluiría todas las clases de pasaportes o estaría limitada a sólo algunas
de ellas?
RESPUESTA: La personalización incluiría todas las clases de pasaportes salvo el pasaporte
exento debido a que este se expide en los Consulados y no es una libreta.
OBSERVACIÓN 5:
Solicitamos ampliar el plazo de ejecución del contrato, teniendo en cuenta que las máquinas
deben ser calibradas de acuerdo con el tipo de libreta, y que al momento de presentación de
la oferta los proponentes no contaran con información técnica del SICEP que permita la
integración de la solución.
RESPUESTA: De acuerdo con las especificaciones técnicas establecidas en el pliego de
condiciones de la licitación 005-2009 para la impresión y suministro de libretas de
pasaportes, todas las libretas son idénticas en cuanto al tamaño, forma y la distribución de la
información en página de datos, por lo que la Entidad considera que el tiempo establecido
para la ejecución del contrato es suficiente para cumplir con el objeto contractual.
OBSERVACIÓN 6:
Agradecemos aclarar la forma en que se efectuará la facturación de los mantenimientos
preventivos y correctivos, así como el suministro de repuestos posteriores al año siguiente a la
entrega de los equipos.
RESPUESTA: Los mantenimientos preventivos y correctivos, así como el suministro de
repuestos para las impresoras objeto de la presente licitación deberán estar incluidos dentro
del valor de la oferta, lo que está determinado en los requerimientos mínimos de los pliegos
de condiciones, razón por la cual no se factura por separado.
OBSERVACIÓN 7:
“Con el ánimo de que se garantice la pluralidad de oferentes en el proceso de la referencia,
agradecemos que para efectos de acreditar experiencia, a los proponentes que ostenten la
calidad de representantes de alguna firma fabricante de los equipo objeto de la licitación, les
sea permitido presentar las certificaciones de experiencia del fabricante y que dicha
experiencia sea tenida como válida en el proceso de adjudicación.
RESPUESTA: En consideración a lo planteado, la Entidad informa que lo pedido NO es la
experiencia del fabricante, sino la experiencia específica del proponente ya que a la Entidad le
interesa el respaldo y conocimiento que el proponente posea sobre los elementos que se
pretenden adquirir.
OBSERVACIÓN 8:
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“Después de realizar varios ejercicios financieros, encontramos que el presupuesto oficial
asignado al proceso de la referencia no corresponde a la realidad de los precios de las
máquinas objeto del mismo, teniendo en cuenta los servicios postventa requeridos, por lo cual
solicitamos que tal presupuesto sea reconsiderado y aumentado.
RESPUESTA: De acuerdo con las inquietudes señaladas la Entidad informa que no es
posible aumentar el presupuesto asignado para el presente proceso, teniendo en cuenta
que éste se determinó con base en los estudios de mercado previos.
OBSERVACIÓN 9:
“Teniendo en cuenta que el proceso de la referencia cierra el próximo miércoles 11 de
noviembre y hasta el momento no han sido resueltas las inquietudes presentadas por los
interesados, de lo cual depende la estructuración de las propuestas, queremos poner de
presente que bajo estas circunstancias tememos que a pesar de que fuese extendido el plazo
de cierre, no nos fuere posible presentar nuestra oferta.
RESPUESTA: La Entidad ve viable la solicitud de ampliación del plazo para el cierre del
proceso y procederá a modificar el cronograma mediante Adenda.
OBSERVACIONES DE LA FIRMA 3M
OBSERVACIÓN 1:
“De acuerdo con el pliego de condiciones de la referencia se solicita que la impresora que
se busca adquirir pueda imprimir 65.000 pasaportes al mes trabajando 20 días. Esto genera
como resultado un promedio de 3250 pasaportes por día. Al respecto, solicitamos que nos
especifiquen cuántas horas al día se van a utilizar las impresoras para personalizar
pasaportes ya que, de acuerdo con las cifras aquí descritas, para obtener 65.000 pasaportes
en 20 días con un trabajo promedio de 8 horas diarias, se necesitarían aproximadamente 8
impresoras de escritorio o 2 impresoras de alto rendimiento y el presupuesto asignado al
proceso no es suficiente para impresoras del alto rendimiento, por lo que consideramos
importante comprender claramente las expectativas de la entidad en este sentido.
RESPUESTA: Teniendo en cuenta la solicitud presentada, la Entidad informa que se tiene
previsto mínimo 2 turnos de trabajo de 8 horas diarias cada uno, para los funcionarios
encargados de estas funciones.
OBSERVACIÓN 2:
“El pliego solicita que las máquinas para personalizar pasaportes tengan la capacidad de
grabar el chip. Las máquinas vienen configuradas para grabar la información del chip
dependiendo de la posición del mismo en la libreta. Por lo anterior solicitamos especificar la
posición del chip ya sea en la página de datos, en la página central de la libreta o en la
carátula frontal o anversa para determinar los equipos apropiados para dar cumplimiento a
esta función.
RESPUESTA: En consideración a lo planteado, la Entidad aclara que en el presente proceso
licitatorio no se solicitan máquinas que tengan la capacidad de grabar el chip. No obstante y
de acuerdo a la revisión del pliego de condiciones por error involuntario en el formato No. 8
se hace referencia en los requerimientos mínimos a que tenga “RFID lector/escritor que
cumpla con ICAO 9303, ISO 14443 TIPO A y B” lo cual será eliminado del citado formato
mediante Adenda.
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OBSERVACIÓN 3:
“En el numeral 3.1.9.3 se señala que las personas extranjeras deben demostrar que cuentan
con más de 10 años de experiencia en el suministro de iguales condiciones a las requeridas.
En este sentido, es importante señalar que la tecnología que involucra la impresión de
policarbonato es nuevo en el mercado. Por lo tanto, amablemente sugerimos reducir la
experiencia a 5 años, teniendo en cuenta que cualquier experiencia previa no es similar a lo
solicitado por la novedad de la tecnología involucrada.
RESPUESTA: En consideración a la observación, la Entidad ha reconsiderado el número de
años exigido en el numeral 3.1.9.3 del pliego de condiciones, y hará la respectiva
modificación mediante Adenda, como ya se había anunciado.
OBSERVACIÓN 4:
“Respetuosamente solicitamos se aplace la fecha de cierre de la licitación”
RESPUESTA: La Entidad ve viable la solicitud de ampliación del plazo para el cierre del
proceso y procederá a modificar el cronograma mediante Adenda.
OBSERVACIÓN 5:
“De acuerdo con el numeral 3.3.1 de los pliegos de la referencia, los proponentes deben
demostrar su experiencia por medio de la presentación de 5 certificaciones, máximo, cuyo
objeto sea igual o similar al de la licitación. Adicionalmente este mismo numeral solicita que
los contratos que se acrediten como experiencia hayan sido ejecutados en mínimo del 80%
de su valor a la fecha de presentación e la propuesta, Al respecto, es importante señalar que
existen contratos donde el objeto excede el suministro de impresoras de grabado láser e
incluye el suministro de consumibles durante un período de múltiples años.
“Teniendo en cuenta que el objetivo de la certificación es demostrar la experiencia en el
suministro de equipos, amablemente solicitamos eliminar el requisito relativo a la ejecución
de los contratos al 80%, a efectos de permitir la presentación de referencias en las cuales los
clientes certifiquen que los equipos de personalización hayan sido entregados
satisfactoriamente sin importar el porcentaje de ejecución de los mismos.
RESPUESTA: La Entidad informa que en el último ítem del punto 3.3.1 se establece lo
siguiente: “En el evento en que una misma certificación contenga más de un objeto, deberá
especificarse de manera individual el objeto aquí pedido y el valor”, es decir el pliego
establece la forma de acreditar la experiencia en la situación por ustedes planteada, de tal
manera que en este caso, para efectos del porcentaje de ejecución se tendrá en cuenta
únicamente los elementos que acrediten la experiencia solicitada.
OBSERVACIÓN 6:
“Así mismo, y en relación con el numeral 3.3.1 entendemos que en los casos en que los
proponentes sean distribuidores autorizados de los equipos ofrecidos, se puede adjuntar la
experiencia del fabricante
de los equipos para dar cumplimiento a este requisito.
Agradecemos confirmar este punto.
RESPUESTA: En consideración a lo planteado, la Entidad reitera que lo pedido NO es la
experiencia del fabricante, sino la experiencia específica del proponente ya que a la Entidad le
interesa el respaldo y conocimiento que el proponente posea sobre los elementos que se
pretenden adquirir.
OBSERVACIÓN 7:
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“En relación con el numeral 3.5.2 del pliego de la referencia, agradecemos se aclare si los
catálogos solicitados en el literal b pueden suministrarse en idioma inglés.
RESPUESTA: En consideración a lo planteado, la Entidad informa que los catálogos, en la
medida de lo posible se deben entregar en idioma español, lo que no limita a que se acepten
en idioma inglés.
OBSERVACIÓN 8:
“En relación con el numeral 4.4.2, amablemente sugerimos modificar la asignación de
puntaje allí señalado para la cantidad de mantenimientos preventivos adicionales ofrecidos,
Lo anterior, teniendo en cuenta que es del interés de la entidad contar con equipos que estén
en óptimas condiciones en todo momento, a efectos de asegurar su operación de acuerdo
con las necesidades de la entidad. Por lo tanto, sugerimos modificar la asignación del
puntaje así:
“El proponente con mayor número de visitas de mantenimiento preventivo anuales
adicionales sin costo para la entidad obtendrá 5 puntos.
“Las demás propuestas serán calificadas aplicando la regla de tres inversa.
“Puntaje = Número de visitas propuestas
*
5
Cantidad de visitas del mayor proponente
“De esta forma la entidad podrá asignar este puntaje de una forma más exacta y concordante
con las visitas ofrecidas por los proponentes, y podrá obtener mejores propuestas, en este
sentido, por parte de los participantes.
RESPUESTA: En consideración a lo planteado, la Entidad informa que el cambio sugerido
por el observante, no hace diferencia alguna a la forma de evaluar, y por lo tanto no será
objeto de modificación en el presente proceso.
OBSERVACIÓN 9:
“El formato 8, que contiene las especificaciones técnicas de los equipos a adquirir, señala
que los equipos deben tener la capacidad de leer el número serial de la libreta desde la
página de datos. Al respecto, es importante tener en cuenta que la libreta de pasaportes
solicitada la entidad mediante la Licitación No. 005-2009 no cuenta con este número previa
su personalización, ya que esta característica fue eliminada por medio del Adendo No. 2 de
este proceso. En vista de lo anterior, agradecemos eliminar este requisito de las
especificaciones técnicas de los equipos.
RESPUESTA: La Entidad aclara que los pliegos de condiciones en el formato No. 8 no
contempla solamente esta característica para la página de datos, lo que se puede verificar
en el formato así:
“Obtención del número serial de la libreta al sistema del control de la maquina por medio
de sistema óptico cuando la pagina de los datos esta abierta y el número se muestra
como:
1. Número pre impreso en la Página de datos o Página siguiente de la página de datos
2. Número perforado en Páginas siguientes a la página de datos”
Por lo tanto no será susceptible la eliminación de este requerimiento mínimo.
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OBSERVACIÓN 10:
“Es importante señalar que durante el proceso de fabricación y alistamiento de los equipos
requeridos por la entidad para la personalización de pasaportes se requieren entre 1000 y
2000 libretas de pasaportes. Para efectos de llevar a cabo un alistamiento efectivo, estas
libretas deben cumplir con todos los requisitos técnicos y físicos de las libretas que se van a
utilizar en el proceso de personalización. Por lo tanto, agradecemos se aclare si el Ministerio
entregará dichas muestras al proponente que resulte ganador de la licitación.
RESPUESTA: En consideración a lo planteado, la Entidad informa que las libretas de
pasaportes cuemplen con los estándares internacionales de la OACI como lo señalan los
pliegos de condiciones de la Licitación 005-2009 para la impresión y suministro de las libretas,
por lo tanto las características están dadas en dichos pliegos. Por lo tanto, no encuentra la
Entidad una razón válida que justifique la necesidad de entregar esa cantidad de libretas de
muestra al proponente que resulte ganador de la presente licitación.
OBSERVACIÓN 11:
“Reiteramos nuestra observación en relación con el numeral 3.1.9.3. …”
RESPUESTA: En consideración a lo planteado, la Entidad informa que modificará lo
pertinente mediante Adenda, tal como se había anunciado en este documento.
OBSERVACIÓN 12:
“Finalmente, respetuosamente solicitamos se aplace la fecha de cierre de la licitación
teniendo en cuenta que aún existen algunas observaciones pendientes en temas técnicos
que son de gran importancia a efectos de elaborar las propuestas.”
RESPUESTA: En consideración a lo planteado, la Entidad informa que modificará lo
pertinente mediante Adenda, tal como se había anunciado en este documento.
OBSERVACIÓN DE LA FIRMA CADENA S.A.
OBSERVACIÓN 1:
“… me permito solicitar comedidamente a la entidad se reconsidere la fecha de cierre que
inicialmente se tiene proyectada para el presente proceso de contratación…. …”
RESPUESTA: La Entidad ve viable la solicitud de ampliación del plazo para el cierre del
proceso y procederá a modificar el cronograma mediante Adenda.
(original firmado)
NATALIA MARÍA IREGUI
Jefe Oficina Asesora Jurídica Interna
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