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PUBLICACIONES EN PORTAL,PAGINA CHIP,BDME Y MEDIOS DE
COMUNICACION
PROCESO
COMUNICACIÓN PÚBLICA
FECHA DE APROBACIÓN:
26-09-2014
CÓDIGO:
CPU-PRC14
VERSIÓN:
01
1. OBJETIVO:
Definir las actividades necesarias que permitan la correcta publicación en la web, intranet,
página CHIP y BDME y demás publicaciones digitales o impresas, de información de
interés para entidades, usuarios, servidores públicos, entre otros, a través de los
diferentes medios de comunicación; así mismo, garantizar la actualización constante de
sus contenidos, y promover la implementación de oficinas cero papel como proyecto que
permita combinar los esfuerzos para mejorar la eficiencia de la administración pública con
las buenas prácticas ambientales.
2. DEFINICIONES:
Administrador Web: persona responsable de crear, gestionar y mantener uno o más
sitios web y los equipos informáticos asociados, normalmente servidores web, con
habilidades necesarias para mantener la integridad del contenido del sitio y sus enlaces
embebidos o hiperenlaces. Entre sus cometidos se encuentra la actualización de la
información tan a menudo como se requiera y la atención a las incidencias técnicas y de
los usuarios y a las cuestiones planteadas por estos. También se conoce con el término
webmaster, que no está a cargo en forma directa del contenido de redacción. Sin
embargo, debe realizar o coordinar el desarrollo de TI para mejorar o mantener el sitio.
Por último, según la situación, puede estar a cargo de la indización del sitio web.
Correo electrónico: (en inglés e-mail): es un servicio de red que permite a los usuarios
enviar y recibir mensajes (también denominados mensajes electrónicos o cartas
electrónicas), mediante sistemas de comunicación electrónicos. Principalmente, se usa
este nombre para denominar al sistema que provee este servicio en Internet, mediante el
protocolo SMTP, aunque por extensión también puede verse aplicado a sistemas
análogos que usen otras tecnologías. Por medio de mensajes de correo electrónico se
puede enviar, no solamente texto, sino todo tipo de documentos digitales dependiendo del
sistema que se use.
Flujo de trabajo o de publicación: se utiliza para definir el procedimiento adecuado para
crear y publicar contenidos; son actividades de trabajo, personalización de tareas
(etapas), gestión de contenidos por usuarios tanto técnicos como no técnicos. Los flujos,
en varias fases, garantizan oportunidad, veracidad y correcta gestión de todos los
contenidos.
Flujo de trabajo Express: con una única etapa de flujo de trabajo denominada «Etapa de
publicación» con la acción de Publicar.
Flujo de trabajo de tres etapas con las siguientes etapas de flujo de trabajo:
REVISADO POR:
LIDER DE PROCESO
CONTADOR GENERAL DE LA NACION
APROBADO POR:
REPRESENTANTE DE LA DIRECCION
COORDINADOR GIT DE PLANEACION
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COMUNICACIÓN PÚBLICA
FECHA DE APROBACIÓN:
CÓDIGO:
CPU-PRC14
VERSIÓN:
26-09-2014
01
Etapa de borrador
Etapa de publicación con la acción de publicar denominada «Publicar».
Etapa de caducidad con la acción de caducar denominada «Caducar».
Información: es lo que se obtiene del procesamiento de datos, es el resultado final de
interés para entidades, usuarios y servidores públicos, entre otros.
Intranet: es una red de ordenadores privados que utiliza tecnología Internet para
compartir dentro de una organización parte de sus sistemas de información y sistemas
operacionales. El término intranet se utiliza en oposición a Internet, una red entre
organizaciones, haciendo referencia por contra a una red comprendida en el ámbito de
una organización.
Líder del proceso: persona que tiene la autorización de aprobar y/o enviar la información
al área de comunicaciones para su publicación y es la responsable del contenido de la
misma.
Matriz de responsables: es una matriz de asignación de responsabilidades, que busca
clarificar los roles que tienen las personas sobre los diferentes enlaces existentes en la
web e intranet.
Matriz de responsables por dependencias o áreas de trabajo: asignación de
responsabilidades de acuerdo a las áreas internas de trabajo y por contenidos,
clarificando el tipo de usuario y acción dentro del flujo de publicación.
Pantalla: televisores instalados en las pasillo de la CGN para información de interés
general e institucional.
Página Web: es el nombre de un documento o información electrónica adaptada para la
World Wide Web y que puede ser accedida mediante un navegador para mostrarse en un
monitor de computadora o dispositivo móvil. Esta información se encuentra,
generalmente, en formato HTML o XHTML, y puede proporcionar navegación a otras
páginas web mediante enlaces de hipertexto. Las páginas web frecuentemente incluyen
otros recursos como hojas de estilo en cascada, guiones (scripts) e imágenes digitales,
entre otros.
Página CHIP: Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública (CHIP).
Página BDME: Boletín de Deudores Morosos del Estado.
Publicación: Difusión o comunicación de información para que sea conocida.
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CPU-PRC14
VERSIÓN:
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01
Publicación Ocasional: Difusión o comunicación de información expuesta de manera
temporal en la web de la entidad, página chip o intranet.
Publicación Permanente: Difusión o comunicación de información expuesta de manera
definitiva o sin fecha de terminación de publicación definida.
Publicación Actualización: Difusión o comunicación de información reemplazando una
del mismo propósito ya existente.
3. MARCO LEGAL:

Directiva Presidencial Número 04 del 3 de abril de 2012, mediante la
cual el Gobierno Nacional emite los lineamientos que las Entidades
descritas en esta directiva deben atender, con el fin de avanzar en la
política de Eficiencia Administrativa y Cero Papel en la
Administración Pública.

Ley 1712 6 de marzo de 2014, ley de transparencia y del derecho de
acceso a la información pública nacional.

NORMA INTERNACIONAL ISO 9001-2008 Sistema de Gestión de
la Calidad

NORMA TECNICA DE LA CALIDAD NTCGP1000:2009 Gestión de
la calidad en el sector público

NORMA TECNICA COLOMBIANA NTC-ISO 14001:2004 Sistema de
Gestión Ambiental

NORMA TECNICA COLOMBIANA NTC-OHSAS 18001:2007
Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional
4. DOCUMENTOS RELACIONADOS:

Matriz de responsables por áreas o grupos de trabajo.

Flujos de publicación por GIT.

Política editorial y de actualización de contenidos en el Portal, Página CHIP,
BDME y medios internos.
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VERSIÓN:
01

Norma Técnica Colombiana NTC 5854, la cual establece los requisitos de
accesibilidad que se deben implementar en las páginas web.

Manual de atención al ciudadano pi10-man01

Plan de Comunicación CPU-PLN01
5. DOCUMENTOS ANEXOS:

N/A
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01
6. PROCEDIMIENTO
N°
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
REGISTRO
Personalizar por áreas de trabajo los flujos de
trabajo o publicación.
Asignar los usuarios y acciones sobre los flujos
como editores, revisores, aprobadores y
publicador e informar al GIT de Informática para
su creación y permisos.
1
Definir flujos de Nota: Para conocer los flujos remitirse al
Responsable
publicación
cada proceso
instructivo sobre los flujos de trabajo asociados
al procedimientos publicaciones en portal,
pagina Chip, BDME y medios de comunicación
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de
Flujos por GIT
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N°
ACTIVIDAD
01
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
En la etapa de borrador, se elaboran los
contenidos y documentos en formatos que
permitan ser modificados, y conforme a las
directrices de Gobierno En Línea (GEL),
Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) y
normas de redacción, Manual de identidad
corporativo y ortografía.
2
Elaborar
contenidos y
documentos
Nota: Los contenidos o información a publicar
pasaran por las etapas del flujo de acuerdo a la
personalización del mismo.
REGISTRO
Responsable en
cada etapa del Histórico herramienta
flujo y el líder de
de publicación
cada proceso
La etapa de aprobación o última revisión la
realiza el líder del proceso, responsable de
todos los contenidos publicados; el líder enviará
a Comunicación Pública la información a
publicar.
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N°
ACTIVIDAD
01
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
REGISTRO
El proceso de Comunicación Publica recibe y
verifica que la información de los demás
procesos de la entidad contenga las siguientes
características:
a)
b)
Recepción, edición
y
3 verificación de
los contenidos a
publicar
c)
Documentos adjuntos en Excel con las
restricciones necesarias de seguridad.
Archivos en .PDF con la seguridad que
se requiere (SGC).
Archivos adjuntos en las plantillas
institucionales (eventos).
Líder proceso de
Histórico herramienta
Nota 1: La recepción de los documentos se hará Comunicación
de publicación, correo
Pública o quien se
cinco (5) días hábiles antes de la fecha de su
electrónico
haya asignado
publicación por correo electrónico.
Nota 2: Todos los documentos a publicar deben
tener la fecha de actualización (pie de página)
Nota 3: si la publicación es en medios digitales
internos ir al ítem 9.
Nota 4: Se realiza la corrección ortográfica y
corrección de estilo de los textos adjuntos
únicamente cuando se requiera.
4
Aprobación de
contenidos
Se evalúa, valida y verifica la pertinencia de los
contenidos con los líderes de los procesos para
la publicación y, si existen observaciones, se
devuelve al líder del proceso con las
sugerencias y/o recomendaciones, y se vuelve
al item2.
REVISADO POR:
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Proceso de
Comunicación
Pública
Histórico herramienta
de publicación
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N°
ACTIVIDAD
5
Publicación y
confirmación
01
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
Una vez aprobado el documento y/o el
Proceso de
contenido se publica en la web y la herramienta Comunicación
envía un correo electrónico al creador del
Pública
contenido.
Solicitar servicio de publicación a la Mesa de
servicios del GIT de Informática, mediante un
Publicaciones en
correo electrónico.
6
CHIP y BDME
Nota: el Proceso de Comunicación Pública
monitorea los contenidos cada cuatro meses y
(Por medio de la
contacta al responsable para las correcciones
Mesa de ayuda)
que sean requeridas.
REGISTRO
Histórico herramienta
de publicación
Listado de servicios en
Líder del proceso
el Service Desk
y GIT de
Informática
Solicitar servicio de publicación a la Mesa de
servicios del GIT de Informática.
Publicaciones
7
a) Enviar correo y documentación en los
formatos y seguridad requerida de acuerdo a
SGC y GEL.
en el HOME del
portal - CHIP y b) Cuando son imágenes como botones con
Líder del proceso Listado de servicios en
BDME
enlace, enviar archivo en PNG, JPG o GIF en el
y
el Service Desk
tamaño requerido.
(envío de correo
GIT de Informática
c) El líder del proceso realiza el servicio
electrónico)
enviando correo electrónico, confirmando la
publicación al usuario que lo solicita.
Nota: solo el GIT de Informática realiza cambios
de estructura, estilos o información de la página
principal, HOME.
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N°
8
ACTIVIDAD
Creación,
eliminación o
caducar
contenidos y/o
espacios (menús)
01
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
REGISTRO
Crear servicio por medio de la Mesa de servicios
del GIT de Informática.
Líder del proceso
1. Creación de espacios en la Web,
Listado de servicios en
y
intranet, CHIP y BDME.
el Service Desk
2. Eliminación de espacios existentes en la GIT de Informática
Web e Intranet, CHIP y BDME.
3. Caducar contenidos ya publicados, no
incluidos dentro de los flujos.
Nota: La totalidad de la ejecución de las actividades descritas deben ser alineadas a las
Políticas del Sistema Integrado de Gestión Institucional (Política de calidad, Política del
Sistema de Gestión Ambiental, Política del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud
Ocupacional, Políticas del Sistema de Control Interno y Políticas del Sistema de
Desarrollo Administrativo) lo que contribuirá al cumplimiento misional, la satisfacción de
las partes interesadas y al éxito sostenido del SIGI.
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