Download Tutorial de MS Access Un sistema de Bases de Datos Relacional

Tutorial de MS Access
Un sistema de Bases de Datos Relacional
Profesores: Hugo Mora, Ignacio Casas
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¿Qué es una Base de Datos?
Una Base de Datos es un conjunto de datos que pertenecen al mismo contexto
almacenados sistemáticamente para su posterior uso (definición de Wikipedia).
Ejemplos de Bases de Datos: una biblioteca; clientes, ventas y productos de una
empresa; en una Universidad los nombres de los profesores y cursos que dictan, el
nombre de los alumnos, sus cursos y sus notas, el nombre de sus funcionarios, sus
direcciones y su sueldo mensual.
¿Qué es un Gestor de Bases de Datos?
Un Gestor de Bases de Datos es un programa que permite: Introducir, Almacenar y
Recuperar Datos para trabajar con ellos.
Ejemplos de sistemas de gestión de bases de datos comunes: SQL Server, Oracle, Access.
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Tabla
Un gestor de bases de datos almacena la información en forma de tablas.
Cada fila de la tabla entrega la información relacionada con un elemento de un
conjunto, a la información de la fila se le denomina registro.
Cada una de las partes en las que se ha desglosado la información de un registro se
denomina un campo.
Tabla
Registro
Campo
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Tipos de Bases de Datos
Las Bases de Datos Planas contienen toda la información necesaria en una sola
tabla.
Es ineficiente ya que crea datos repetidos muchas veces, por lo que aumenta el
tamaño de la base de datos innecesariamente y se pueden producir inconsistencias
en los datos que se encuentran en distintos registros de la tabla (ver marcos en rojo).
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Tipos de Bases de Datos
Las Bases de Datos Relacionales contienen la información separada en distintas
tablas de forma ordenada y eficiente.
Cada tabla se refiere a los elementos de otra tabla mediante relaciones en ciertos
campos en ambas tablas.
Relación
Se separa la información de los cursos de la
información de los profesores de forma eficiente.
Las tablas se relacionan mediante el campo
IdProfesor.
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Interfaz de Access
Menú
Barra de
Herramientas
Objetos
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Crear una Base de Datos en Access
La tabla es el elemento básico de
una base de datos. Cada base de
datos debe contener al menos una
tabla.
Para crear una nueva base de datos
en Access seleccionar Archivo 
Nuevo y seleccionar Base de Datos
en Blanco del panel que aparece a la
derecha.
Se le da un nombre al archivo que
se quiere crear, que va a tener una
extensión .mdb.
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Crear una Tabla
Para crear una nueva tabla se
pueden escoger tres opciones en el
Tab de objetos Tablas: Crear en vista
Diseño, utilizando el asistente o
introduciendo datos, como se
muestra en el cuadro rojo.
También se puede seleccionar una
tabla de la base de datos y utilizar la
barra de herramientas marcada en
verde para abrirla, verla en modo de
diseño o eliminarla (con la X).
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Tabla en Modo de Diseño
En el Modo de Diseño se crean los
campos que va a contener la tabla, el
nombre del campo, el tipo de datos
(Texto, Numérico, Autonumérico,
Fecha/Hora, Si/No, etc.), y una
descripción del campo.
Cada tabla debe tener una Clave
Principal o Clave Primaria, que es
uno o más campos que identifican
cada registro de manera única (en
este ejemplo se creó un código del
curso).
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Tabla en Vista Hoja de Datos
En Vista Hoja de Datos se pueden
ingresar los datos de los registros
particulares que conformarán la
tabla.
También es posible ordenar los
datos de acuerdo al valor de cierto
campo, filtrarlos en base a ciertos
criterios, e insertar y eliminar
registros de la tabla usando las
herramientas marcadas en rojo.
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Relacionar las Tablas
En el menú Herramientas 
Relaciones es posible relacionar las
tablas para formar una base de datos
relacional.
Primero se deben agregar las
tablas a relacionar para que
aparezcan en el diagrama. Acá se
seleccionaron las tablas de
Profesores y Cursos.
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Relacionar las Tablas
Para crear una relación entre dos
tablas se debe seleccionar el código
que se repite en ambas tablas (en
este caso la clave primaria de
Profesores se utiliza en la tabla de
Cursos, donde se le llama clave
foránea).
Una vez que se ha creado una
relación, ésta se muestra
gráficamente entre las dos tablas
como se muestra en la figura.
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Consultas
Una Consulta es una solicitud de
información a la Base de Datos. Los
datos mostrados pueden proceder
de una tabla o de un conjunto de
ellas.
Para crear una Consulta se debe ir
al Tab Consultas y seleccionar crear
una consulta en vista Diseño o
utilizando el asistente.
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Consulta en Modo de Diseño
Se pueden crear las consultas en
Modo de Diseño, lo que permite ver
los campos de las tablas y
seleccionarlos directamente en el
orden que se desee.
Al seleccionar datos de distintas
tablas, Access respeta las relaciones
existentes entre ellas al momento de
mostrar los datos.
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Consulta en Vista Hoja de Datos
Se puede seleccionar Vista Hoja de
Datos para ver los datos que entrega
la consulta. En este ejemplo se
pueden ver los datos de los cursos
Cursos y el Apellido del Profesor, que
se encuentran en distintas tablas que
se relacionan a través de IdProfesor.
Se pueden guardar las consultas
para poder utilizarlas
posteriormente.
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Filtrar usando Consultas
Es posible filtrar los datos
mostrados en una consulta
seleccionando sólo aquellos registros
que cumplan con algún criterio en
particular y ordenar los datos de la
consulta en uno o varios campos.
Por ejemplo, se pueden seleccionar
sólo aquellos cursos que sean
dictados por los profesores de
Apellido ‘Prieto’ o ‘Bernales’ y se
puede ordenar ascendentemente de
acuerdo al nombre de los cursos.
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Consulta en Vista SQL
Las consultas poseen un lenguaje
propio, llamado Lenguaje SQL, que
es un estándar usado por todos los
sistemas gestores de bases de datos.
Es posible ver la consulta en lenguaje
SQL creada por la consulta que hicimos
en vista de diseño seleccionando Vista SQL.
Algunos Comandos del lenguaje SQL:
SELECT: Seleccionar tales Campos.
FROM: De tales Tablas (INNER JOIN sirve para unir tablas relacionadas).
WHERE: Cuando se quiere cumplir algún criterio en los datos.
ORDER BY: Ordena un campo en orden ascendente (ASC) o descendiente (DESC).
Nota: Para aprender más del lenguaje SQL , su sintaxis y otros comandos ir a
http://www.w3schools.com/sql/default.asp
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Formularios
La introducción de los datos directamente en
las tablas puede ser incómoda y provocar
errores. Los Formularios permiten la entrada de
los datos en las tablas de una forma más intuitiva
y elegante.
Crear un formulario usando el Asistente:
Ingresar la tabla y los campos
Ingresar el tipo de formulario
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Elegir el formato
Poner el nombre
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Proyecto Gasolinas
El ejemplo Gasolinas es un sistema de
apoyo a la toma de decisiones para saber qué
mezcla de crudo (existen 3 tipos de crudo) es
óptima para fabricar 3 tipos de gasolina de
distintas calidades que se comercializan a
distintos precios en el mercado de manera de
maximizar la utilidad de la empresa.
El modelo a optimizar se define en la hoja
Modelo y se puede ver en el Solver de Excel.
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Proyecto Gasolinas
Modelo Gasolinas
Celdas Variables: La mezcla óptima de los distintos tipos
de crudo a utilizar en cada una de las gasolinas.
Objetivo: Se debe encontrar la mezcla óptima de crudos
que maximice la Utilidad (ingresos menos egresos de la
empresa) y que satisfaga todas las restricciones del modelo.
Restricciones del Modelo:
1. El crudo comprado no puede ser más que el crudo total
disponible para comprar.
2. No se puede producir más que la demanda máxima.
3. Se requiere un mínimo de Octanaje para cada gasolina.
4. El total producido no puede sobrepasar la capacidad
máxima de producción de la planta.
5. Existe una cantidad máxima de sulfuro permitido para
cada tipo de gasolina.
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Proyecto Gasolinas
En la hoja Modelo se pueden ingresar los datos mediante formularios apretando el botón
que dice Ingresar Datos.
Aparece un primer formulario que pregunta qué datos quiere ingresar el usuario
manualmente.
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Proyecto Gasolinas
Si se presiona OK se muestra el primer formulario de ingreso de datos. Este formulario
ingresa los datos en las celdas correspondientes en la hoja Modelo.
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Proyecto Gasolinas
Si se presiona OK nuevamente se muestra el
segundo formulario de ingreso de datos, que
ingresa los datos de cantidades de octanaje y
sulfuro que contiene cada crudo y los requisitos de
cada tipo de gasolina.
Este formulario primero lee lo que hay en la hoja
Modelo en las celdas correspondientes y las escribe
en el formulario. Al hacer click en OK introduce los
valores de los TextBoxes en las celdas
correspondientes.
Ejercicio: Estudiar el código de los formularios
vistos.
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Proyecto Gasolinas
Luego, el formulario anterior llama a otro
formulario que muestra la utilidad máxima
obtenida con los nuevos datos y la nueva mezcla
óptima se muestra en la hoja Modelo
Tarea: Agregar el formulario que permita agregar las demandas de cada gasolina, el máximo
disponible de cada crudo y la capacidad máxima a la hoja Modelo cuando se presiona el botón
Ingresar Datos.
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Proyecto Gasolinas
En la hoja ModeloCiudad se permite
seleccionar una ciudad para cargar los
datos de los crudos y gasolinas
correspondientes a ella y optimizar la
utilidad en base a esos parámetros.
En estos momentos al cambiar la ciudad
en el ComboBox sólo se actualizan los
datos de los precios de los crudos.
Tarea: Estudiar el funcionamiento de los
objetos y eventos en esta hoja viendo su
código y complete las tareas que se piden
en las hojas del archivo Gasolinas.xls.
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Proyecto Gasolinas
Para que funcione el Solver es necesario
tener el archivo Solver.xla como Referencia
del proyecto VBA.
Para referenciar el Solver debe ir a
Herramientas  Referencias en el IDE de VBA
y buscar la referencia al Solver.
Si no aparece en la lista, buscar el archivo
Solver.xla en su computador y agregarlo como
referencia (la dirección del archivo puede ser
similar a la que aparece en la parte inferior de
la imagen).
Agregue una referencia a Microsoft ActiveX
Data Objects 2.0 Library si no la tiene para
poder conectarse a la base de datos
Gasolinas.mdb
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Proyecto Gasolinas
La hoja DatosCrudo se conecta a la base
de datos Gasolinas.mdb de Access para
obtener los datos del crudo.
Para obtener los datos se utiliza el código
del evento Click del botón
CommandButton1 (el que dice ingresar
datos)
Tarea: Estudiar el funcionamiento
de este código y crear uno similar que
obtenga los datos desde la tabla
DatosGasolina de Gasolinas.mdb para
colocarlos en la hoja DatosGasolina.
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Links
Pueden ver videos tutoriales en www.datapigtechnologies.com.
Pueden ver ejemplos de código VBA en http://www.vba-programmer.com/.
Pueden ver la página del curso para encontrar más manuales.
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