Download ACCES

21/6/2011
INSTITUTO
TECNOLOGICO
DE VERACRUZ
ACCES
INVESTIGAR
1. Que es una base de datos
2. Cuáles son las ventajas al utilizar una base de datos
3. Porque es importante que un administrador sepa manejar una base de datos o sepa los
conceptos de una base de datos
4. cuáles son los objetos o elementos de una base de datos
5. Cuál es la diferencia entre una base de datos y una hoja electrónica (Access y Excel)
6. Que es una relación en base de datos para que sirve y que tipos existen
7. Que es un campo clave o llave en una base de datos
8. Cueles son los tipos de campos que se pueden utilizar en una base de datos
9. Cuál es la función que tienen en una base de datos: los informes, los formularios, las consultas,
las tablas
10. Cuáles son las bases de datos más utilizados para la administración
Ejemplo de una base de datos en Access (funcionando)
ALUMNO:HERMILO VILLALBAZO QUIROZ | PROF.CARLOS LEY
BORRAZ
ACCES
2
1.- QUE ES UNA BASE DE DATOS
Una base de datos o banco de datos (en ocasiones abreviada con la sigla BD o
con la abreviatura b. d.) es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo
contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este
sentido, una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su
mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su
consulta. En la actualidad, y debido al desarrollo tecnológico de campos como
la informática y la electrónica, la mayoría de las bases de datos están en
formato digital (electrónico), que ofrece un amplio rango de soluciones al
problema de almacenar datos.
Existen programas denominados sistemas gestores de bases de datos,
abreviados SGBD, que permiten almacenar y posteriormente acceder a los
datos de forma rápida y estructurada. Las propiedades de estos SGBD, así
como su utilización y administración, se estudian dentro del ámbito de la
informática.
Las aplicaciones más usuales son para la gestión de empresas e instituciones
públicas. También son ampliamente utilizadas en entornos científicos con el
objeto de almacenar la información experimental.
Aunque las bases de datos pueden contener muchos tipos de datos, algunos
de ellos se encuentran protegidos por las leyes de varios países. Por ejemplo,
en España los datos personales se encuentran protegidos por la Ley Orgánica
de Protección de Datos de Carácter
2.- CUÁLES SON LAS VENTAJAS AL UTILIZAR UNA BASE DE
DATOS
Ventajas
Uso de reglas lógicas para expresar las consultas.
Permite responder consultas recursivas.
Cuenta con negaciones estratificadas
ACCES
Capacidad de obtener nueva información a través de la ya almacenada
en la base de datos mediante inferencia.
Uso de algoritmos de optimización de consultas.
Soporta objetos y conjuntos complejos.
Desventajas
Crear procedimientos eficaces de deducción para evitar caer en bucles
infinitos.
Encontrar criterios que decidan la utilización de una ley como regla de
deducción.
Replantear las convenciones habituales de la base de datos.
http://es.wikipedia.org/wiki/Base_de_datos
3.- PORQUE ES IMPORTANTE QUE UN ADMINISTRADOR SEPA
MANEJAR UNA BASE DE DATOS O SEPA LOS CONCEPTOS
DE UNA BASE DE DATOS ¿Por que utilizar una Base de Datos?
 Es Compacto: No hacen falta archivos de papeles que pudieran ocupar
mucho espacio.
 Es Rápido: La máquina puede obtener y modificar datos con mucha
mayor velocidad que un ser humano. Así es posible satisfacer con
rapidez consultas de casos particulares, del momento, sin necesidad de
búsquedas visuales o manuales que refieren mucho tiempo.
 Es menos Laborioso: Se elimina gran parte del tedio de manera archivos
a mano. Las tareas mecánicas siempre serán mejor realizadas por las
maquinas.
 Es Actual: Se dispone en cualquier momento de información precisa y al
día.
 Cómoda: Al tener la información en un mismo sitio, ahorraremos tiempo
y trabajo
 Necesite una base de datos relacional (varias tablas) para almacenar los
datos.
3
ACCES
 Puede que en el futuro necesite agregar más tablas a un conjunto de
datos no relacional o simple en su origen.
 Por ejemplo, si desea realizar un seguimiento de información de los
clientes como los nombres o apellidos, las direcciones y los números de
teléfono, pero puede que esa información aumente para incluir acciones
de dichos clientes como pedidos, considere la posibilidad de comenzar
el proyecto de datos en Access.
 Tenga una gran cantidad de datos (miles de entradas).
 Por ejemplo, si trabaja en una compañía grande y necesita almacenar
información de personal, entonces utilice Access.
 La mayoría de los datos sean del tipo de cadena de texto larga (que no
son números ni estén definidos como números).
 Dependa de varias bases de datos externas para obtener y analizar los
datos necesarios.
 Por ejemplo, si necesita importar o exportar datos de bases de datos de
Access de forma regular, quizás sea más lógico trabajar con Access
para aumentar el grado de compatibilidad.
 Necesite mantener conectividad constante con una base de datos
externa de gran tamaño como una creada con Microsoft SQL Server.
 Desee ejecutar consultas complejas.
 Por ejemplo, si trabaja en una compañía grande que recibe pedidos de
clientes, quizás deba mirar los nombres de los clientes almacenados en
una base de datos de SQL Server mientras toma nota de los nuevos
pedidos en Access. Puede mantener una conexión con la base de datos
de SQL Server desde la vista Tabla de Access. Cuando agrega o mira
un nombre de cliente, está trabajando en la base de datos de SQL
Server, pero los nuevos pedidos se están almacenando de forma local
en tablas de Access.
 Haya muchos usuarios trabajando en la base de datos y desee opciones
de gran potencia para exponer los datos que se vayan a actualizar.
 Por ejemplo, Access ofrece páginas de acceso a datos para los usuarios
más especializados y formularios si desea que sea más fácil de utilizar.
http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/usar-access-o-excel-paraadministrar-los-datos-HA001042918.aspx
http://html.rincondelvago.com/base-de-datos_3.html
4.- CUÁLES SON LOS OBJETOS O ELEMENTOS DE UNA BASE
DE DATOS
4
ACCES
Los objetivos principales de un sistema de base de datos es disminuir los
siguientes aspectos:
 Redundancia e inconsistencia de datos.
Puesto que los archivos que mantienen almacenada la información son
creados por diferentes tipos de programas de aplicación existe la posibilidad de
que si no se controla detalladamente el almacenamiento, se pueda originar un
duplicado de información, es decir que la misma información sea más de una
vez en un dispositivo de almacenamiento. Esto aumenta los costos de
almacenamiento y acceso a los datos, además de que puede originar la
inconsistencia de los datos - es decir diversas copias de un mismo dato no
concuerdan entre si -, por ejemplo: que se actualiza la dirección de un cliente
en un archivo y que en otros archivos permanezca la anterior.
 Dificultad para tener acceso a los datos.
Un sistema de base de datos debe contemplar un entorno de datos que le
facilite al usuario el manejo de los mismos. Supóngase un banco, y que uno de
los gerentes necesita averiguar los nombres de todos los clientes que viven
dentro del código postal 78733 de la ciudad. El gerente pide al departamento
de procesamiento de datos que genere la lista correspondiente. Puesto que
esta situación no fue prevista en el diseño del sistema, no existe ninguna
aplicación de consulta que permita este tipo de solicitud, esto ocasiona una
deficiencia del sistema.
 Aislamiento de los datos.
Puesto que los datos están repartidos en varios archivos, y estos no pueden
tener diferentes formatos, es difícil escribir nuevos programas de aplicación
para obtener los datos apropiados.
 Anomalías del acceso concurrente.
Para mejorar el funcionamiento global del sistema y obtener un tiempo de
respuesta más rápido, muchos sistemas permiten que múltiples usuarios
actualicen los datos simultáneamente. En un entorno así la interacción de
actualizaciones concurrentes puede dar por resultado datos inconsistentes.
Para prevenir esta posibilidad debe mantenerse alguna forma de supervisión
en el sistema.
 Problemas de seguridad.
La información de toda empresa es importante, aunque unos datos lo son
más que otros, por tal motivo se debe considerar el control de acceso a los
mismos, no todos los usuarios pueden visualizar alguna información, por tal
motivo para que un sistema de base de datos sea confiable debe mantener un
grado de seguridad que garantice la autentificación y protección de los datos.
5
ACCES
En un banco por ejemplo, el personal de nóminas sólo necesita ver la parte de
la base de datos que tiene información acerca de los distintos empleados del
banco y no a otro tipo de información.
 Problemas de integridad.
Los valores de datos almacenados en la base de datos deben satisfacer
cierto tipo de restricciones de consistencia. Estas restricciones se hacen
cumplir en el sistema añadiendocódigos apropiados en los diversos programas
de aplicación.
“Elementos de una Base de Datos”
Datos: Es la parte esencial de la información, es decir, la información
que llega a la base de datos.
Atributos: Son los diferentes campos que conforman la estructura de una
base de datos.
Campos: Es la unidad más pequeña de datos.
Registro: Es un conjunto de campos o atributos relacionados entre sí.
Archivo: Es un conjunto de registros relacionados.
http://sistemas.itlp.edu.mx/tutoriales/basedat1/tema1_2.htm
http://html.rincondelvago.com/base-de-datos_3.html
5.- CUÁL ES LA DIFERENCIA ENTRE UNA BASE DE DATOS Y
UNA HOJA ELECTRÓNICA (ACCESS Y EXCEL)
Utilice Access cuando:
Necesite una base de datos relacional (varias tablas) para almacenar los
datos.
Pueda necesitar agregar más tablas a un conjunto de datos no relacional
o simple en su origen en el futuro.
Por ejemplo, si desea realizar un seguimiento de información de los
clientes, como los nombres o apellidos, las direcciones y los números de
teléfono, pero puede que esa información aumente para incluir acciones
de dichos clientes, como pedidos, debería considerar la posibilidad de
almacenar los datos en Access.
Conserve una gran cantidad de datos (miles de entradas).
Por ejemplo, si trabaja en una compañía grande y necesita almacenar
información de personal, debería utilizar Access.
6
ACCES
Conserve datos que en su mayor parte son datos de texto.
Dependa de varias bases de datos externas para obtener y analizar los
datos que necesita.
Por ejemplo, si necesita importar o exportar datos de bases de datos de
Access de forma regular, quizás sea más lógico trabajar con Access
para aumentar el grado de compatibilidad.
Necesite mantener conectividad constante con una base de datos
externa de gran tamaño como una creada mediante Microsoft SQL
Server.
Desee ejecutar consultas complejas.
Por ejemplo, si trabaja en una compañía grande que recibe pedidos de
clientes, quizás necesite mirar los nombres de los clientes almacenados
en una base de datos de SQL Server mientras toma nota de los nuevos
pedidos en Access. Puede mantener una conexión con la base de datos
de SQL Server desde la vista Tabla de Access. Cuando agrega o mira
un nombre de cliente, está trabajando en la base de datos de SQL
Server, pero los nuevos pedidos que acaba de especificar se están
almacenando de forma local en tablas de Access.
Necesite que muchos usuarios trabajen en la base de datos y desee
opciones sólidas que expongan los datos que se vayan a actualizar.
Cuándo se debería utilizar Excel
Utilice Excel cuando:
Necesite una vista simple o no relacional de los datos (es decir, cuando
no necesite una base de datos relacional con varias tablas).
Esto se aplica especialmente a las situaciones en que los datos son en
su mayoría numéricos, por ejemplo si desea conservar un presupuesto
de un año concreto.
Desee ejecutar principalmente cálculos y comparaciones estadísticas de
los datos, por ejemplo si desea mostrar un análisis de costos y
beneficios en el presupuesto de la compañía.
Sepa que el conjunto de datos tiene un tamaño que permite
administrarlo (menos de 15.000 filas).
http://office.microsoft.com/es-hn/access-help/usar-access-o-excelpara-administrar-los-datos-HA010210195.aspx
6.- QUE ES UNA RELACIÓN EN BASE DE DATOS PARA QUE
SIRVE Y QUE TIPOS EXISTEN
Las relaciones entre las tablas
7
ACCES
Ya vimos en el capítulo anterior que las relaciones entre tablas son la base de
las tablas relacionales, y lo que nos permite evitar repetir datos en las tablas.
Hay varios tipos de relaciones, pero la más importante es la llamada de 1 a
varios. En estas relaciones, un registro de una tabla (principal) tiene relación
con varios registros de la otra tabla (secundaria). Por ejemplo, un profesor
puede impartir varios cursos. Por tanto, la tabla principal sería la de profesores
y la secundaria la de cursos.
Pues vamos a crear las relaciones de nuestra base de datos sabiendo que
todas son del tipo 1 a muchos. La figura 13.7 muestra dichas relaciones, que
ahora explicaremos.
Para crear una relación, lo mejor es que cierres todas las ventanas de las
tablas y sigas estos pasos:
1. Haz clic en la ficha Herramientasde bases de datos en la cinta de opciones.
2. Haz clic en el comando Relaciones del grupo Herramientas.
3. Selecciona las tablas que quieres relacionar haciendo doble clic sobre ellas
(en el ejemplo, añade las cuatro) y haz clic en Cerrar cuando termines.
4. Para crear una relación entre dos tablas, arrastra el nombre del campo que
vas a usar para la relación desde la tabla principal a la secundaria. Aparece el
cuadro Modificar relaciones.
5. Activa las casillas de verificación (Exigir integridad referencial, Actualizar en
cascada y Eliminar en cascada) y haz clic en Crear.
8
ACCES
http://www.mailxmail.com/curso-base-datos-access/propiedades-campos
¿Como se relacionan las bases de datos?
Solo puede haber relación entre una tabla padre y otra tabla hija, de modo que
no se puede establecer la relación directa entre tres tablas, aunque se podrá
hacer de la siguiente manera
“Tipos de Datos”
Los Tipos de Datos de una Base se dividen en dos estas son:
Las de Entrada
Se refiere a la información que entra al sistema por primera vez. Esta
información podría dar pie a una modificación de los datos persistentes, pero
en principio no forma parte de la base de datos propiamente dicha.
Las de Salida
Se refiere a mensajes y resultados que emanan del sistema. Una vez más, esta
información podría derivarse de los datos persistentes, pero no se le considera
en si como parte de la Base de Datos.
Según la variabilidad de los datos almacenados
 Bases de datos estáticas
Éstas son bases de datos de sólo lectura, utilizadas primordialmente para
almacenar datos históricos que posteriormente se pueden utilizar para estudiar
el comportamiento de un conjunto de datos a través del tiempo, realizar
proyecciones y tomar decisiones.
 Bases de datos dinámicas
Éstas son bases de datos donde la información almacenada se modifica con el
tiempo, permitiendo operaciones como actualización, borrado y adición de
9
ACCES
datos, además de las operaciones fundamentales de consulta. Un ejemplo de
esto puede ser la base de datos utilizada en un sistema de información de un 10
supermercado, una farmacia, un videoclub o una empresa;
Según el contenido
 Bases de datos bibliográficas
Solo contienen un subrogante (representante) de la fuente primaria, que
permite localizarla. Un registro típico de una base de datos bibliográfica
contiene información sobre el autor, fecha de publicación, editorial, título,
edición, de una determinada publicación, etc. Puede contener un resumen o
extracto de la publicación original, pero nunca el texto completo, porque si no,
estaríamos en presencia de una base de datos a texto completo (o de fuentes
primarias —ver más abajo). Como su nombre lo indica, el contenido son cifras
o números. Por ejemplo, una colección de resultados de análisis de laboratorio,
entre otras.
 Bases de datos de texto completo
Almacenan las fuentes primarias, como por ejemplo, todo el contenido de todas
las ediciones de una colección de revistas científicas.
 Directorios
Un ejemplo son las guías telefónicas en formato electrónico.
 Bases de datos o "bibliotecas" de información química o biológica
Son bases de datos que almacenan diferentes tipos de información proveniente
de la química, las ciencias de la vida o médicas. Se pueden considerar en
varios subtipos:
 Las que almacenan secuencias de nucleótidos o proteínas.
 Las bases de datos de rutas metabólicas.
 Bases de datos de estructura, comprende los registros de datos
experimentales sobre estructuras 3D de biomoléculas Bases de datos clínicas.
 Bases de datos bibliográficas (biológicas, químicas, médicas y de otros
campos): PubChem, Medline, EBSCOhost.
7.- QUE ES UN CAMPO CLAVE O LLAVE EN UNA BASE DE
DATOS
La clave puede estar formada por más de un campo, pero no es lo normal. Por
ejemplo, se puede usar como clave el móvil y el nombre.
ACCES
Access crea por defecto en cada tabla en blanco un campo clave (la primera
fila que saltamos en la Vista Diseño cuando creamos los campos). Este tipo de 11
campo va a ser un identificador de alumno que para evitar repeticiones será un
campo Autonumérico. Vuelve ese campo y asegura estos datos:
ð Nombre del campo: IdAlumno.
ð Tipo de campo: Autonumérico.
ð Descripción: es el campo clave que identifica al alumno.
Para definir otro campo como clave, haz clic en él (por ejemplo en su nombre) y
selecciona el comando Clave principal de la ficha Herramientas de tabla.
8.- CUELES SON LOS TIPOS DE CAMPOS QUE SE PUEDEN
UTILIZAR EN UNA BASE DE DATOS
http://www.desarrolloweb.com/articulos/263.php
ACCES
9.- CUÁL ES LA FUNCIÓN QUE TIENEN EN UNA BASE DE
DATOS: LOS INFORMES, LOS FORMULARIOS, LAS
CONSULTAS, LAS TABLAS

Tablas: son el "corazón" de la Base de datos y aparecen
en una hoja electrónica formada por filas (informes) y columnas (campos). El
informe contiene una voz de la Base de datos, mientras que el campo contiene
cada uno de los detalles

-Consultas (Query): son "herramientas" que sirven para
"eliminar" todos los datos que no interesan haciendo aparecer únicamente
aquellos
que
interesan.

Máscaras o formularios: permiten la visualización y la
gestión de los datos contenidos en las tablas y en las consultas. Normalmente
representan la interface principal entre el programa y el usuario para que de
este modo resulte más fácil la introducción de los datos.

-Report o informes: recopilan los datos de las tablas o
consultas para permitir su impresión o análisis, facilitando la individualización
de los datos más improtantes.

-Macros: automatizan las funciones de la base de datos

-Módulos: registran de Access Basic (programación)
Las tablas, informes, formularios y consultas aparecen en diversos momentos,
pero están vinculados entre ellos. Las tablas representan el centro de cada
actividad: el resto de objetos interactúan con los datos indicados en las tablas
http://www.mailxmail.com/curso-introduccion-access/elementos-bases-datos
10.-CUÁLES SON LAS BASES DE DATOS MÁS UTILIZADOS
PARA LA ADMINISTRACIÓN
Los principales bases de datos son para administración son:







Borland Paradox
Filemaker
IBM DB2
Ingres
Interbase
Microsoft SQL server
Microsoft Access
12
ACCES







Microsoft FoxPro
Oracle
Sybase
MySQL
PostgreSQL
mSQL
SQL Server 11
INTERESANTE: http://es.kioskea.net/contents/bdd/bddintro.php3
13