Download Divisor de Base de Datos

ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE CHIMBORAZO
FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
ESCUELA EN INGENIERÍA FINANCIERA Y COMERCIO EXTERIOR
TEMA:
HERRAMIENTAS DE BASE DE DATOS
ASIGNATURA:
INFORMÁTICA APLICADA II
DOCENTE:
ING. RICHARD CAIZA
INTEGRANTES:
ESTÉFANY MOYA
MAURICIO BUÑAY
CARRERA:
CUARTO COMERCIO EXTERIOR
2013 – 2014
INGENIERÍA COMERCIO EXTERIOR
FADE
LINKS EN LA WEB
PROYECTO
DOCUMENTO
http://es.scribd.com/doc/188669886/HERRAMIENTA-DEBASE-DE-DATOS-ACCESS-docx
PRESENTACION
http://www.slideboom.com/presentations/878631/HERRAMIENTASDE-BASE-DE-DATOS-ACCESS?pk=0926-6b5b-6e56-ce45-ce68f588-ef58-0a62
PRESENTACION
ONLINE PREZZI
http://prezi.com/vbxceqsvway9/herramienta-de-bases-de-datosaccess/
VIDEO
TUTORIAL
http://www.youtube.com/watch?v=wZHTwId8_tg
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ACCESS
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HERRAMIENTAS DE BASE DE DATOS
HERRAMIENTAS
COMPACTAR Y REPARAR BASE DE DATOS
Utilizaremos esta herramienta para revisar nuestra base de datos.
Al trabajar, insertar, modificar y eliminar objetos y datos, el
archivo de base de datos se va haciendo cada vez más
voluminoso y trabajar con la base de datos puede hacerse más
lento y pesado con el tiempo.
El aumento del tamaño no es debido solo al aumento de la
información sino también a que se va generando espacio
utilizado en algún momento pero que ya no sirve y sigue
ocupando espacio en el archive, este espacio es un espacio innecesario que se puede
recuperar al compactar la base de datos.
La reparación le permite a Access reorganizar mejor la información a nivel interno lo
que hará que la base de datos funcione mejor.
La compactación también restablecerá el orden de los campos de autonumeración del
final de la tabla.
Por ejemplo, imagina que tienes un campo de autonumeración que contiene registros del
1 al 10. Ahora borramos los registros 9 y 10, el siguiente registró que creásemos tomaría
el valor 11 porque a pesar de haber eliminado los registros 9 y 10 Access tiene
registrado que el 10 ha sido utilizado y entonces el siguiente tiene que ser el 11.
Compactando la base de datos, Access restablecerá el número del último registro al real,
es decir a 8, y por lo tanto el siguiente registro que introduzcas tomara el valor 9 pues es
el siguiente libre después del último registro.
Todos estos cambios no afectaran al funcionamiento de la base de datos, sino que, al
contrario, hará que funcione mucho mejor.
La herramienta Compactar y Reparar también se encarga de detectar si un archivo de
Access ha sufrido algún tipo de daño e intentará repararlo.
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ACCESS
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MACRO
VISUAL BASIC
Abre el editor de Visual Basic.
Es el proceso de agregar funcionalidad a la base de datos
mediante el uso de macros de Access o código de Visual Basic
para Aplicaciones (VBA). Por ejemplo, suponga que ha creado
un formulario y un informe y desea agregar un botón de
comando al formulario que, cuando se haga clic en él, abra el
informe. En este caso, la programación es el proceso de crear
una macro o un procedimiento de VBA y establecer a
continuación la propiedad de evento OnClick del botón de comando de manera que, al
hacer clic en el botón de comando, se ejecute la macro o el procedimiento. En el caso de
una operación sencilla, como abrir un informe, puede usar el Asistente para botones de
comando para que realice todo el trabajo, o puede desactivarlo y realizar la
programación usted mismo.
NOTA Muchos programas de Microsoft Office utilizan el término "macro" para
referirse a código de VBA. Esto puede inducir a confusión a los usuarios de Access
porque, en Access, el término "macro" hace referencia a una colección con nombre de
acciones de macro que puede reunir mediante el uso del Generador de macros. Las
acciones de macro de Access representan únicamente un subconjunto de los comandos
disponibles en VBA. El Generador de macros proporciona una interfaz más estructurada
que el Editor de Visual Basic, permitiendo al usuario agregar programación a controles
y objetos sin tener que aprender código de VBA. Debe recordar que, en los artículos de
Ayuda de Access, las macros de Access reciben el nombre de macros. Sin embargo, el
código, las funciones o los procedimientos de VBA se denominan código de VBA. El
código de VBA está contenido en módulos de clases (que forman parte de formularios o
informes individuales y que, normalmente, contienen código sólo para esos objetos) y
en módulos (que no están vinculados a objetos específicos y que suelen contener código
"global" que se puede utilizar en la base de datos).
Para abrir el editor de Visual Basic hacemos lo siguiente:

En el grupo Macro de la ficha Herramientas de la base de datos, haga clic en
Visual Basic.
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EJECUTAR MACRO
Las Macro son un método sencillo para llevar a cabo una o varias
tareas básicas como abrir y cerrar formularios, mostrar u ocultar
barras de herramientas, ejecutar informes, etc.
También sirven para crear métodos abreviados de teclado y para
que se ejecuten tareas automáticamente cada vez que se inicie la
base de datos.
Para Ejecutar una Macro hacemos lo siguiente:

En el menú Herramientas, sitúe el puntero sobre Macro, haga clic en Ejecutar
macro y seleccione la macro de la lista Nombre de macro.
RELACIONES
RELACIONES
Uno de los objetivos de un buen diseño de base de datos es
eliminar la redundancia de los datos (datos duplicados). Para
lograr dicho objetivo, conviene desglosar los datos en muchas
tablas basadas en temas para que cada hecho este representado
solo una vez. Sin embargo, para realizar este paso correctamente,
primero deberá comprender las relaciones existentes entre tablas
y, a continuación, especificar dichas relaciones en la base de datos
de Office Access 2010.
Ya sabemos que existen tres tipos de relaciones de tabla:
Relación uno a varios. Para representar una relación de uno a varios en el diseño de la
base de datos, tome la clave principal del lado “uno” de la relación y agréguela como un
campo o campos adicionales a la tabla en el lado “varios” de la relación.
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Relación varios a varios. Para representar una relación varios a varios, debe crear una
tercera tabla, a menudo denominada tabla de unión, que divide la relación de varios a
varios en dos relaciones uno a varios. Debe insertar la clave principal de cada una de las
dos tablas en la tercera. Como resulta, la tercera tabla registra cada ocurrencia, o
instancia, de la relación.
Relación uno a uno. En una relación uno a uno, cada registro de la primera tabla solo
puede tener un registro coincidente en la siguiente tabla, y viceversa. Este tipo de
relación no es común porque, muy a menudo, la información relacionada de este modo
se almacena en la misma tabla. Puede utilizar la relación uno a uno para dividir una
tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para
almacenar información que solo se aplica a un subconjunto de la tabla principal.
RAZONES POR LAS QUE SE CREAN RELACIONES DE TABLAS ANTES DE CREAR
OTROS OBJETOS DE BASE DE DATOS COMO FORMULARIOS, CONSULTAS E
INFORMES.
Las relaciones de tabla son la base con la que exige integridad referencial y evitar los
registros huérfanos. Un registro huérfano es el que hace referencia a otro registro que no
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existe por ejemplo, un registro de un pedido que hace referencia a un registro de un
cliente que no existe.
Las relaciones de tabla informan de los diseños de consulta. Para trabajar con registros
de más de una tabla, a menudo se debe crear una consulta que combine las tablas. La
consulta compara los valores del campo de clave principal de la primera tabla con el
campo de clave externa de la segunda tabla. Por ejemplo, para devolver filas que
enumeren todos los pedidos de cada cliente, deberá creas una consulta que combine la
tabla Clientes con la tabla Pedidos de acuerdo con el campo Id. De Cliente.
Una RELACION de tablas se representa mediante una línea de relación trazada entre
tablas en la ventana Relaciones. Una relación que no exige integridad referencial
aparece como una línea delgada entre los campos comunes que admite la relación.
COMO CREAR RELACIONES
Para crear relaciones en Access deberemos:
 Pulsar el botón Relaciones de la pestaña Herramientas de base de datos.
Se puede crear una relación de tabla mediante la ventana RELACIONES o arrastrando
un campo en una hoja de datos desde el panel de lista de campos. Cuando se crea una
relación entre tablas, los campos comunes no tienen que tener los mismos nombres, si
bien sus nombres suelen coincidir. Sin embargo, dichos campos tienen que tener el
mismo tipo de datos. No obstante, si el campo de clave principal es un campo
Autonumérico, el campo de clave externa podrá ser un campo de tipo Numero si la
propiedad Tamaño del campo de ambos campos tiene el mismo valor.
VER LAS RELACIONES DE TABLA EXISTENTES EN LA BASE DE DATOS
Para ver las relaciones de tabla, hacemos clic en Relaciones en el grupo MOSTRAR U
OCULTAR de la ficha HERRAMIENTAS DE BASE DE DATOS. Se abrirá la ventana
RELACIONES y se mostrara las relaciones existentes.
Si aún no se han definido relaciones de tabla y abre la ventana RELACIONES por
primera vez, aparecerá el cuadro dialogo MOSTRAR TABLA y Access le pedirá que
agregue una tabla o consulta a la ventana.
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DEPENDENCIAS DEL OBJETO
Muestra objetos en la base de datos que utilizan el objeto
seleccionado, como consultas que se basan en tablas
específicas o tablas que se basan en otras tablas.
Se puede ver información de las dependencias entre objetos
de bases de datos. Ver una lista de objetos que utilizan un
objeto específico ayuda a mantener una base de datos durante
mucho tiempo y evitar errores relacionados con orígenes de
registros desaparecidos.
Por ejemplo, el formulario de pedidos trimestrales de la base de datos de ventas ya no es
necesario, pero, antes de borrarlo, puede querer averiguar qué otros objetos de la base
de datos utilizan este formulario. Entonces tiene la posibilidad de modificar los objetos
dependientes, para eliminar las dependencias, o puede eliminar los objetos dependientes
antes de eliminar el formulario de pedidos trimestrales. Ver una lista completa de los
objetos dependientes puede ahorrarle tiempo y minimizar las posibilidades de que se
produzcan errores.
Además de ver la lista de objetos que utilizan el objeto seleccionado, puede ver también
los objetos que está utilizando el objeto seleccionado.
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ACCESS
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ANALIZAR
DOCUMENTADOR DE BASE DE DATOS
Cuando tenemos una base de datos amplia, con
muchas objetos de todo tipo, cuando trabajan varias
personas en el mantenimiento a nivel de diseño de la
base de datos, puede ser útil tener documentada toda la
información referente a las características de cada
objeto de la base de datos, esta documentación la
podríamos realizar a mano, y sería una tarea larga y tediosa, pero Access nos
proporciona una herramienta que automatiza ese proceso de documentación.
Nosotros le indicaremos qué objetos y cuáles de sus características queremos
documentar y Access obtendrá toda la información en un formato que luego podremos
imprimir y archivar.
Accede a esta herramienta desde la pestaña Herramientas de base de datos, y haz clic
en la opción Documentador de base de datos.
Se abrirá el cuadro de diálogo Documentador:
ANALIZAR RENDIMIENTO
Esta opción permite analizar todos los objetos que
tienes definidos en tu base de datos te dará
varios consejos sobre cómo alcanzar un mayor
rendimiento en tu base de datos. Ábrela desde la
pestaña Herramientas de base de datos, y
seleccionando Analizar rendimiento.
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ACCESS
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Analizará los objetos de la base de datos para obtener un informe sobre los cambios
que deberían realizarse para que la base de datos sea más eficiente.
Cuando haces clic sobre la opción aparece este cuadro de diálogo:
Si quieres analizar todos los objetos de la base de datos, lo más aconsejable es
seleccionar la pestaña Todos los tipos de objetos para que se listen todos los objetos de
la base de datos y pulsar el botón Seleccionar todo para que analice los cambios que
deberían hacerse en todos y cada uno de los objetos.
Si ya has analizado tu base de datos y quieres volver a analizarla, será conveniente
analizar únicamente los objetos nuevos o los que hayan cambiado, en este caso haz clic
sobre la pestaña del tipo de objeto a analizar y luego en la lista que te aparecerá marca la
casilla del o de los objetos que quieres analizar.
Cuando hayas seleccionado los objetos que quieras analizar pulsa el botón Aceptar y
Access te devolverá un informe sobre qué modificaciones deberías de hacer para
optimizar la base de datos.
ANALIZAR TABLA
Si se tienen datos redundantes en una tabla, se puede
hacer uso del analizador de tablas para una mejor
eficiencia.
Para
ello
hay
que
elegir
Herramientas/Analizar
Tabla.
El analizador funciona sin dañar la tabla original e
incluso genera una consulta que simula la tabla original inalterada, de forma que se
puede seguir utilizando como origen de datos.
Una base de datos sirve para almacenar datos de tal forma que se puedan luego
gestionar y recuperar de forma eficiente. Para que esto sea posible los datos deben
estar repartidos en tablas de la mejor forma posible, en esto consiste el diseño de datos.
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ACCESS
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Este curso no pretende enseñar a diseñar una base de datos (más que un tema
necesitaríamos un curso entero) pero podemos apuntar algunas características que deben
cumplir las tablas obtenidas en la fase de diseño.
Uno de los objetivos a alcanzar cuando se diseña una base de datos es que no exista
redundancia, es decir datos repetidos innecesariamente. La redundancia, aparte de
generar más espacio ocupado en disco, puede generar una serie de problemas
indeseables que puedan hacer que los datos almacenados sean incorrectos.
Veámoslo con un ejemplo: Imaginemos una tabla de facturas con los campos número de
factura, fecha, importe, IVA, cliente, domicilio del cliente, teléfono del cliente, más
datos del cliente… Cuando un cliente tenga varias facturas, su nombre, dirección,
teléfono y más datos estarán repetidos en la tabla; y repetidos innecesariamente porque
el cliente normalmente tendrá el mismo nombre, domicilio, teléfono, etc. en todas sus
facturas, estamos en presencia de un caso de redundancia.
¿Qué nos puede provocar esta redundancia?
1. Más espacio ocupado en disco.
2. Si cambia el teléfono del cliente, habrá que cambiarlo en todas sus facturas, lo que
genera mayor tiempo de proceso, y lo que es más grave, si se nos olvida cambiarlo en
una de las facturas, habremos generado errores en los datos (una factura con el teléfono
incorrecto).
3. A la hora de introducir nuevas facturas de ese cliente habría que volver a introducir
sus datos con el engorro que supondría y el peligro otra vez de equivocarnos y generar
otro error en los datos.
… Podríamos enumerar más problemas pero pienso que habrá quedado claro que la
redundancia no es buena y que cuando diseñemos nuestras tablas hay que evitarla.
La herramienta de Access Analizar Tabla permite detectar errores en el diseño de
nuestras tablas.
Por ejemplo, cuando encuentre redundancia, repartirá los datos en varias tablas,
relacionándolas, y de esta forma podrás almacenar tus datos de una forma más eficaz
eliminando la redundancia. En nuestro ejemplo anterior, se crearía una tabla para
almacenar los datos de nuestros clientes y así los datos de un cliente concreto estarían
almacenados una sola vez y las tablas de facturas y clientes estarían relacionadas por el
campo código de cliente.
Hay que tener en cuenta que será mejor utilizarla una vez tengamos nuestros datos
introducidos en la base de datos, para que Access pueda utilizar los valores
almacenados en cada campo y "adivinar" mejor un diseño mejorado.
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MOVER DATOS
SQL SERVER
Migra una parte o toda la base de datos a una base de datos
nueva o existente del servidor SQL de Microsoft.
El SQL (Structured query language), lenguaje de consulta
estructurado, es un lenguaje surgido de un proyecto de
investigación de IBM para el acceso a bases de datos
relacionales. Actualmente se ha convertido en un estándar
de lenguaje de bases de datos, y la mayoría de los sistemas
de bases de datos lo soportan, desde sistemas para ordenadores personales, hasta
grandes ordenadores.
Como su nombre indica, el SQL nos permite realizar consultas a la base de datos. Pero
el nombre se queda corto ya que SQL además realiza funciones de definición, control y
gestión de la base de datos. Las sentencias SQL se clasifican según su finalidad dando
origen a tres ‘lenguajes’ o mejor dicho sublenguajes:
El DDL (Data Description Language), lenguaje de definición de datos, incluye órdenes
para definir, modificar o borrar las tablas en las que se almacenan los datos y de las
relaciones entre estas. (Es el que más varia de un sistema a otro)
El DCL (Data Control Language), lenguaje de control de datos, contiene elementos
útiles para trabajar en un entorno multiusuario, en el que es importante la protección de
los datos, la seguridad de las tablas y el establecimiento de restricciones en el acceso,
así como elementos para coordinar la compartición de datos por parte de usuarios
concurrentes, asegurando que no interfieren unos con otros.
El DML (Data Manipulation Language), lenguaje de manipulación de datos, nos
permite recuperar los datos almacenados en la base de datos y también incluye órdenes
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para permitir al usuario actualizar la base de datos añadiendo nuevos datos, suprimiendo
datos antiguos o modificando datos previamente almacenados.
ASISTENTE PARA CONVERTIR A SQL SERVER
BASE DE DATOS EN ACCESS
Divide una base de datos en dos archivos: uno que contiene
tablas y uno que contiene consultas y formularios.
Divisor de Base de Datos: Opciones de Servidores de
BD.
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CIFRA CONTRASEÑA
Ya hemos visto las opciones más útiles para configurar la base de datos de modo que un
usuario pueda trabajar con ella fácilmente y con ciertas restricciones. Nos queda ver
cómo cifrarla para evitar que tengan acceso a ella las personas no autorizadas. De este
modo, se solicitará la contraseña al tratar de abrir el archivo Access.
ara ello debemos seguir dos simples pasos: abrir la base en modo exclusivo y aplicar la
contraseña.
Abrir la base en modo exclusivo:
Cierra la base si la tienes abierta, pero no cierres Access, desde Archivo > Cerrar base
de datos.
Utiliza la opción Archivo > Abrir para abrir la base de nuevo. Selecciona la base
normalmente, pero en el cuadro de diálogo no pulses el botón Abrir para confirmar, sino
que deberás pulsar la pequeña flecha que hay en él. En el menú del botón Abrir,
selecciona Abrir en modo exclusivo.
Ahora ya estamos en disposición de establecer una contraseña. Lo haremos desde
Archivo > Información > Cifrar con contraseña. Verás que se muestra un cuadro de
diálogo como el de la imagen. En él deberás introducir la contraseña y a continuación
introducirla de nuevo para confirmarla.
Si en algún momento decides quitarle la contraseña, deberás seguir los mismos pasos:
primero abrir la base en modo exclusivo y luego pulsar Descifrar en Archivo >
Información. Te pedirá la contraseña para confirmar la acción. Luego, cierra la base y
ábrela de nuevo para que no se encuentre en modo exclusivo.
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SHARE POINT
La web se ha convertido en un lugar cómodo para recopilar,
almacenar y distribuir centralmente soluciones para poder
tener acceso a ellas fácilmente desde cualquier equipo y para
compartir y colaborar con otros usuarios. Con Access 2010,
puede crear bases de datos web, publicarlas en un sitio de
SharePoint 2010 habilitado para Servicios de Access y usar
permisos de SharePoint para determinar quién puede ver
qué.10 Los visitantes de SharePoint pueden usar su
aplicación de base de datos en un explorador web, incluso si
no tienen un cliente de Access, y sus cambios se sincronizan automáticamente.
Con Access 2010 y SharePoint Server 2010, los datos pueden tener una mayor
protección y ayudarle a cumplir con los requisitos normativos, de copia de seguridad y
de auditoría de datos, lo que le proporciona más accesibilidad y capacidad de
administración.
COMPLEMENTOS
COMPLEMENTOS
Instalar un complemento en Access 2007 es aún más sencillo
que en versiones anteriores, pues no es necesario colocar el
archivo en una ubicación específica, sino que el mismo
Access se encargará de hacer una copia en la carpeta
Complementos cuando seleccionemos como tal el archivo en
cualquier ubicación.
La extensión apropiada para un complemento de Access en 2007 es ACCDA, pero
también admite ACCDB, ACCDE, MDA, MDB y MDA. En realidad, de manera
parecida a lo que sucedía con los MDA, un archivo ACCDA es un archivo ACCDB o
ACCDE renombrado y su única finalidad, que no es poca cosa, es que no se muestre en
el explorador al abrir una aplicación desde Access, pues está pensado como
complemento y no para abrir directamente.
Tenemos dos vías para instalar un complemento de Access:
Desde opciones de Access, pulsando en el | Botón de Office | Opciones de Access |
Complementos | Administrar | Complementos de Access | Ir ...
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Desde la cinta de opciones | Tag Herramientas de Access | Grupo Herramientas de
Access | Botón Complementos | Opción Administrador de complementos.
En cualquiera de ambas opciones se muestra la ventana del Administrador de
complementos, idéntica a la de versiones anteriores. Se muestran disponibles para
instalar los complementos que se encuentran en la carpeta Complementos, pero, si
pulsamos "Agregar nuevo...", se abre el
explorador y podemos elegir nuestro archivo en la ubicación en que se encuentre y, al
instalarlo, Access lo copiará a la ubicación Complementos.
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Instalar un complemento de Access en Windows Vista
En Windows Vista es necesario tener permisos de administrador para poder instalar un
complemento de Access.
Un truco sencillo para tener permisos de administrador es crearse un acceso directo que
abra Access como administrador:
Creamos un acceso directo a nuestra aplicación Access 2007, por ejemplo a
"C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\MSACCESS.EXE"
Luego, editamos el acceso directo y pulsamos en "Opciones avanzadas". Ya no nos
queda más que marcar "Ejecutar como administrador". Entrando en Access desde este
nuevo acceso directo, tendremos permisos de administrador y, por tanto, añadir o quitar
complementos sin ninguna dificultad.
LINKOGRAFÍA:
http://www.aulaclic.es/access-2010/t_6_1.htm#ap_06_01
BIBLIOGRAFÍA:
Módulo de Access 2010
OTRAS FUENTES:
Blogs de Access
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ACCESS