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UNIDAD DIDÁCTICA I.- EL OBJETO DE ESTUDIO Y EVOLUCIÓN DE SU
TRATAMIENTO
Tema 3.- Tratamiento: evolución desde la antigüedad hasta el siglo XX.
Hacia el “records management” : el caso de los Estados Unidos.
• Es en EEUU donde se llevan a cabo los primeros pasos y donde se gestan los principales
fundamentos de la gestión de documentos.
• Las raíces del records management se adentran en los orígenes de la época colonial, hacia los
años 1789-1790, cuando el Primer Congreso de los Estados Unidos dictó legislación referente al
almacenamiento de los documentos (records) de su predecesor, el Congreso Continental.
• Hasta que el Congreso no se establece en Washington en 1800, los archivos eran itinerantes;
con los riesgos consecuentes de pérdidas y daños para los documentos.
• En 1810, el Congreso nombró el Comité Quincy para que elaborar una serie de
recomendaciones sobre las que basar la legislación de archivos. Efectivamente, a partir de estas
recomendaciones se dictó la Archives Act de 1810, que contemplaba la necesidad de espacio
para alojar los documentos públicos.
• Según Pérotin, la iniciativa de la creación de esta ley llegó del sector privado.
Segunda mitad del siglo XIX
para la
tras la Guerra de Secesión
las industrias
desarrollan
gestión de los papeles
métodos económicos y racionales
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Hacia el “records management” : el caso de los Estados Unidos.
• La eficacia que se deriva de su puesta en práctica no pasa inadvertida a los poderes públicos.
prueba de ello
• Se crean comisiones en busca del rendimiento y la economía en los servicios públicos.
• Estas comisiones se interesan por:
• la creación,
• la utilización y
• la conservación de los documentos,
• y especialmente por el problema de la eliminación de los papeles inútiles.
• Una ley de 1853 prohibía la destrucción de los documentos públicos, de modo que las
administraciones federales experimentaban un crecimiento desbordado del volumen de papel.
sin embargo
• Hasta la conclusión de la Guerra Civil, en 1865, no se tomaron medidas sistemáticas con vistas
a la conservación de los documentos.
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• En 1877, el presidente Rutherford B. Hayes creó una comisión para examinar la seguridad de
los documentos y de los edificios públicos, que rehusó la destrucción de cualquier documento
público.
• Fue en 1880 cuando el Congreso comenzó a autorizar la destrucción de algunos fondos.
• Entre 1887 y 1889 el establecimiento de un comité del Senado constituye el primer intento de la
Administración para hacer frente a los problemas creados por los papeles.
• Este comité, al examinar las causas de los retrasos en la tramitación de los negocios públicos,
concluyó, entre otras cosas, que eran muchos los documentos que se creaban sin necesidad; y
esto motivaba la complicación de los procedimientos.
• Fruto de este examen, surgen una serie de recomendaciones que, aunque atacaban algunas de
las principales rutinas burocráticas, fueron aceptadas mediante la aprobación en el Congreso en
1889 de la primera General Records Disposal Act.
• En 1905, el presidente Roosevelt, nombró el Comité Keep con el fin de analizar y corregir los
métodos burocráticos. En este comité se establecieron subcomisiones para hacer frente a los
problemas relacionados con:
Los formularios
El correo
La organización de documentos
La eliminación de documentos
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• Sus recomendaciones se materializaron en:
El abandono de prácticas tradicionales como:
• la separación de las cartas recibidas de las enviadas,
• la encuadernación y análisis marginal de las cartas,
• los registros e índices y
• las copias de documentos en letra impresa.
La utilización de las máquinas de escribir y equipo moderno de archivo.
La eliminación del exceso de correspondencia.
La valoración de los documentos, como forma de garantizar la conservación en
los archivos de aquellos que tuvieran valor al término de su vida administrativa .
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• En 1910 el Gobierno creó la Comisión Taft (Committee on Economy and Efficiency), con el
objetivo de procurar eficacia y economía en el funcionamiento de la administración. Para ello,
entre otras cuestiones, se abordó:
• la problemática del correo,
• la inserción de documentos en expedientes,
• y las formas de registrar la información sobre papel.
• Esta comisión, que pidió consejo a expertos de la empresa privada, incluía entre sus
conclusiones, las siguientes recomendaciones:
• sustituir los expedientes tradicionales por otros abiertos verticalmente con carpetas,
• abandonar los resúmenes marginales,
• clasificar toda la correspondencia utilizando un sistema de autoindización,
• no registrar la correspondencia (excepto en casos especiales),
• utilizar copias en carbón,
• extender el uso de dictáfonos,
• utilizar sobres con ventana,
• mecanizar la utilización de sobres y el envío de circulares,
• utilizar formularios que se adaptaran a las máquinas de escribir, y
• simplificar las fórmulas de estilo.
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• Como podemos comprobar, no se trataron las cuestiones relacionadas con la selección y
eliminación de documentos.
• A comienzos del siglo XX, los usuarios tenían grandes dificultades para acceder a la mayor
parte de los fondos administrativos.
• Ya en 1913 se constató la necesidad de crear los Archivos Nacionales, pero el estallido de la
Primera Guerra Mundial interrumpió el proyecto.
• No obstante, esta cuestión se volvió a plantear al finalizar el conflicto promovida por la enorme
producción de papel.
• Hastings culpa a la inexistencia de unos archivos de carácter nacional de la pérdida de muchos
documentos de los inicios de la república.
• No es hasta 1934 cuando se promulga la National Archives Act.
• Esta ley no sólo crea oficialmente los Archivos Nacionales, sino que también marca su
implicación en el campo del records management, al configurarlos como organismo director del
programa Federal Records Management.
• La ley preveía la concentración y preservación en el inmueble de los Archivos Nacionales de
todos los archivos inactivos del gobierno de los Estados Unidos con valor administrativo o valor
histórico, al tiempo que otorgaba al denominado “Archivero de los Estados Unidos” las
responsabilidades de:
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• inspeccionar los archivos del gobierno federal,
• requerir la transferencia de los documentos,
• definir las categorías de los documentos a transferir y establecer los reglamentos
que las regirían, y
• hacer recomendaciones al Congreso para la destrucción de papeles
• Un año después, un equipo de nueve especialistas reconoció en los más de 225 edificios que
alojaban las administraciones federales centrales, un total de 18 km. de documentos.
• En 1936 se amplió el campo de actuación a todas las administraciones federales,
reconociéndose ya 700 km. de documentos.
• Dos años más tarde ya se reveló la existencia de más de 1.500 km. de documentos federales.
• En aquella época se iniciaron las discusiones doctrinales sobre los criterios de selección
aplicables a los papeles administrativos.
• Eran dos las posturas mantenidas en torno a este asunto:
• por un lado estaban los que pensaban que nunca se conservaban
documentos suficientes como para documentar la historia en el futuro,
• y por otro lado, los que consideraban el coste de la conservación.
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• Entre otros productos, estas discusiones propiciaron, con posterioridad, la aparición del
estudio de Schellenberg sobre la valoración: “The appraisal of modern public records”.
• En 1939 el crecimiento desbordado de documentos se convertía en la principal preocupación de
los Archivos Nacionales.
• Estudios de estos archivos demostraron que el volumen de los documentos producidos por las
administraciones federales en el período 1917-1930 igualaba al de todos los documentos
generados entre 1776 y 1917, y que los del período 1930-1940 igualaban la suma de ambos
períodos.
esto provocó
• Los principales esfuerzos se dirigiesen hacia las eliminaciones.
• La racionalización de estas eliminaciones se realizaba a través de anotaciones en los cuadros
de los períodos de conservación de los documentos.
• La política sobre los cuadros de retención y disposición de los documentos se desarrolla en
1940; en este año se transfieren 17 km. de documentos.
•Walker sitúa en 1941 el reconocimiento oficial del record management, cuyas competencias se
centran en el valor primario del documento, mientras que el secundario queda atribuido a los
archivos.
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• En 1942, se produce la entrada de los Estados Unidos en la Segunda Guerra Mundial.
consecuencia
la situación se convierte en crítica
pues
el personal se reduce y las obligaciones se acrecientan (había que recoger los documentos de
los servicios de guerra).
• Durante el período que transcurre de 1943 a 1946 el proceso de saturación es inexorable. A
pesar de ello, en 1946, las transferencias a los Archivos Nacionales disminuyen bruscamente.
esto es debido a la
entrada en servicio de los primeros records centers.
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• En 1947 se produce un hecho trascendental para el desarrollo de la política de records
management norteamericana
• Estamos hablando de la denominada primera Comisión Hoover (Commission on the
Organization of the Executive Department of the Government).
• En el seno de esta comisión se formó un equipo de trabajo sobre gestión de documentos (Task
Force on Records Management) bajo la dirección de Emmet J. Leahy, entonces director del
National Records Management Council.
(Organismo privado sin ánimo de lucro fundado en estos años para aconsejar a las empresas en
la gestión de sus archivos y organizar su conservación conjunta)
• En el informe de este equipo se recogían las siguientes recomendaciones:
a.-
Que un nuevo organismo, llamado Federal Records Administration asumiese a los
Archivos Nacionales y los depósitos intermedios existentes
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b.-
Que se aprobara una Federal Records Management Act, para asegurar la
existencia de una autoridad legal en materia de creación, preservación, organización
y eliminación de los papeles federales.
c.-
Que se nombrase un Records Management Officer en cada administración para
conducir un programa de trabajo relativo a estas cuestiones.
• En 1949 se creaba la General Services Administration y los Archivos Nacionales dejaban de
existir, para convertirse en el National Archives and Records Service (NARS), que asumiría la
responsabilidad de la política de record management federal.
• Este organismo pasaría a denominarse, a mediados de los 80, National Archives and Records
Administration (NARA).
• En 1950 se aprobó la Federal Records Act, que definía por primera vez, desde el punto de vista
legal, el record management, incluyendo la creación y la conservación de los registros, su
destrucción o transferencia.
• Esta ley obligaba a los organismos administrativos a disponer de un programa de gestión de
documentos (records management program).
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• Sobre esta ley de 1950 se basan los cuatro pilares básicos del records management en Estados
Unidos:
1.
2.
3.
4.
El concepto del ciclo de vida.
Los programas de atención continuada.
El control en la gestión
La especialización de quienes la practican.
• El informe de la Comisión Hoover tuvo cuatro consecuencias:
- El reconocimiento oficial de la noción del records management.
- La creación de un servicio especial, junto a los Archivos Nacionales propiamente
dichos, y bajo la misma dirección.
- Este servicio y las administraciones recibirían responsabilidades complementarias
en materia de records management.
- La creación, u oficialización, de los records centers.
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• De esta manera se establecía una triple acción sobre los papeles / documentos públicos:
1. un birth control al inicio (es decir, un control de los
documentos nuevos que iban surgiendo),
2. una racionalización de las eliminaciones y
3. una conservación económica y concentrada de los
documentos con valor temporal, después del periodo de
utilidad inmediata.
• La Federal Records Act de 1950, por tanto, supuso el punto de partida oficial de la política de
records management norteamericana. A partir de aquí, además del desarrollo legislativo y
normativo, se produjo:
1. la transformación tecnológica (auténtico motor de la
evolución del records management) ,
2. el establecimiento de principios prácticos y teóricos y
3. la consolidación de la estructura archivística federal .
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A modo de conclusión
• Son las necesidades nacidas, sobre todo, de la Segunda Guerra Mundial, las que han forzado
tanto a los gobiernos como a los archiveros a abordar de manera frontal los problemas
planteados por el aumento incontrolado de la masa documental.
• Esto ha constituido para los archiveros un replanteamiento de su papel tradicional.
• A partir de ahora; además de su responsabilidad como conservadores y ordenadores de fondos
constituidos, tendrían que preocuparse de:
• las condiciones de creación de los documentos,
• de su acumulación,
• de su transferencia a los archivos y
• de su evaluación / valoración con vistas a una conservación selectiva o total, y
limitada en el tiempo o permanente.
• Las respuestas planteadas a este desafío han sido variadas según los lugares y las épocas.
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• Los Estados Unidos, pioneros en este ámbito desde los años 40, desarrollaron como hemos
visto el sistema del records management.
• La óptica del mismo, en su inicio, era más administrativa y económica que archivística.
• De lo que se trataba era de optimizar el funcionamiento de la administración mediante la
limitación de documentos producidos y la duración de su conservación.
• Este sistema fue adoptado, con mayores o menores modificaciones, por otros países, como
Australia o Canadá.
• En Europa, por el contrario, el problema ha sido tratado especialmente bajo el ángulo del
interés histórico de los documentos.
• La conclusión a la que debemos llegar en este sentido, es que ningún país debe escapar a la
necesidad de definir su propia doctrina en este terreno; pues la falta de legislación en materia de
tratamiento de la masa documental, desemboca en:
• Una ineficacia creciente de la gestión administrativa.
• Un despilfarro económico.
• Empobrecimiento de la memoria histórica futura.
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• No obstante, sean cuales sean los modelos, la administración moderna reclama a los
archiveros, de forma progresiva, un mayor número de respuestas a los problemas que le plantea
la documentación contemporánea, obligando a una mayor intervención de este colectivo
profesional en el ámbito de la gestión de documentos.
• Es decir, en el tratamiento de los documentos antes de que estos adquieran valor histórico.
• A raíz de ello, algunos archiveros propusieron que es importante intervenir desde el mismo
momento de la creación de los documentos, e incluso antes.
• A pesar de que en los países de tradición anglosajona el records manager es una profesión
distinta a la de archivero, cada vez es más unánime el sentimiento que no ve tan claras las
fronteras entre unos y otros.
• Los problemas en materia técnica, de formación, apreciación social, etc., de ambas profesiones
deberían solucionarse desde una perspectiva integradora.
• No existe una función documental administrativa y otra histórica, ambas son caras de una
misma moneda.
• Es lo que Couture y Rousseau denominaron como “archivística integrada”, que abarcaría el
tratamiento de la documentación, desde sus orígenes en el proceso administrativo hasta su
conservación definitiva.
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• Esto implica aglutinar en el ciclo de vida, base del records management:
• el análisis de las necesidades de las administraciones,
• el establecimiento de un calendario de conservación,
• el diseño racional de los documentos,
• la protección de los documentos esenciales,
• la organización y el tratamiento de los documentos y
• su eliminación o transferencia a los archivos definitivos.