Download Ventajas de la factura electrónica

JORNADA CAPACITACIÓN TÉCNICA para PERSONAL TÉCNICO
CENTRO DE APOYO A EMPRENDEDORES
CONFESAL – AEMTA - AESGAL
GESTIÓN ELECTRÓNICA
e-DNI, certificados digitales, e-Factura,
Servicios Electrónicos de la Administración
…
Entidad financiadora:
1) e-DNI.
2) Certificados digitales.
3) eFactura.
4) Servicios bancarios.
5) Gestión documental electrónica.
6) Contratación electrónica.
7) Administración electrónica.
Entidad financiadora:
1) e-DNI
Entidad financiadora:
El DNI electrónico (e-DNI) es el equivalente electrónico al Documento
Nacional de Identidad tradicional, que además de la función de
identificación física incorpora una serie de funciones adicionales,
entre las que destacan:
 Identificación en medios telemáticos.
 Capacidad de firmar electrónicamente como si se tratara de
una firma manuscrita.
 Garantía de que la personalidad del firmante no es suplantada.
Los motivos del cambio al e-DNI, son:
 Crear un documento que certifique la identidad del ciudadano
no sólo de forma física sino también en transacciones
telemáticas.
 Expedir el e-DNI en un solo acto administrativo.
 Interoperabilidad con los proyectos europeos de identificación
digital.
 Fomentar la confianza en las transacciones electrónicas.
 Aceptación por parte de todas las Administraciones Públicas y
Entidades de Derecho Público vinculadas o dependientes de las
mismas del uso del DNI electrónico.
¿Qué tiene el e-DNI?
 Certificado de ciudadano (autenticación y firma) y claves
privadas asociadas (que se generarán e insertarán durante el
proceso de expedición del e-DNI):
 Certificado de autenticación. El ciudadano podrá certificar
su identidad frente a terceros, demostrando la posesión y el
acceso a la clave privada asociada a dicho certificado y que
acredita su identidad.
Certificado de firma electrónica reconocida. Permitirá
realizar y firmar acciones y asumir compromisos de forma
electrónica, pudiéndose comprobar la integridad de los
documentos firmados por el ciudadano haciendo uso de los
instrumentos de firma incluidos en él.
 Datos identificativos del ciudadano.
Ventajas del e-DNI
En las relaciones entre ciudadanos:
 La firma electrónica del DNI electrónico permite garantizar la
identidad de la persona que realiza una gestión, así como la
integridad del contenido de los mensajes que envía. Por tanto los
ciudadanos podrán consultar datos de carácter personal, realizar
trámites u otras gestiones o acceder a diferentes servicios
públicos y privados.
 Proporciona el máximo grado de confidencialidad y seguridad
en Internet.
 Identifica a las partes que se conectan telemáticamente.
 Da acceso a una oferta de servicios en el ámbito de la gestión
de los derechos de autor.
Ventajas del e-DNI
En las relaciones con las Administraciones Públicas:
 El Art. 16.2 de la Ley 59/2003 de Firma Electrónica indica que:
“La Administración General del Estado empleará, en la medida de
lo posible, sistemas que garanticen la compatibilidad de los
instrumentos de firma electrónica incluidos en el documento
nacional de identidad electrónico con los distintos dispositivos y
productos de firma electrónica generalmente aceptados”.
 La Administración General del Estado será uno de los
principales proveedores de servicios que se podrán utilizar con el
DNI electrónico, de esta forma su utilización supone una ventaja
en los trámites con la Administración Pública, en la que ya no
sería necesario la presencia física para garantizar la identidad.
Ventajas del e-DNI
En las relaciones con las empresas:
 Las empresas deberán desarrollar diferentes servicios basados
en la identificación y firma electrónica, de forma que dinamicen
la relación comercial con sus clientes. Estos servicios podrán ser
ofrecidos con la máxima seguridad.
Desde el punto de vista empresarial y comercial el DNI
electrónico se convierte en una herramienta fundamental en las
relaciones en el sector privado.
Tipos de dispositivos y sistemas operativos requeridos
para uso del e-DNI
 Elementos hardware:
 Ordenador personal.
 Lector de tarjetas inteligentes que cumpla el estándar ISO-7816.
Existen distintas posibilidades: integrados en el teclado, externos
conectados vía USB o bien a través de una interfaz PCMCIA. Para elegir
el lector , las exigencias mínimas son:
 Cumplir el estándar ISO 7816.
 Soportar tarjetas asíncronas basadas en protocolos T=0 (y T=1).
 Soportar velocidades de comunicación mínimas de 9.600 bps.
 Soportar estándares API PC/SC, CSP y API PKCS#1 1.
Tipos de dispositivos y sistemas operativos requeridos
para uso del e-DNI
 Elementos software:
 Sistemas operativos: diversos entornos: Windows, Linux, Unix,
Mac OS.
 Navegadores: Compatible con todos los navegadores.
 Controladores:
 Windows: Servicio CSP (Cryptographic Service Provider)
 Unix, Linux y Mac Os: Módulo PKCS#1 1.
2) Certificados digitales
Entidad financiadora:
El Certificado Digital es una información que nos permite:
 Identificarnos electrónicamente.
 Firmar documentos electrónicos con el mismo valor que la
firma manuscrita.
 Cifrar documentos electrónicos, garantizando que estos datos
no puedan ser vistos ni manipulados por terceras personas.
Tipos de certificados:
 En función del titular del certificado:
 Certificado de persona jurídica. Identifica a una entidad con
personalidad jurídica.
 Certificado de representante. Permite que su titular actúe en
nombre de la empresa a la que pertenece.
 Certificado de apoderado. Indica la relación de
apoderamiento entre la persona física y la entidad descrita en
el certificado.
 Certificado de pertenencia a empresa. Permite que su titular
se identifique como trabajador perteneciente a una empresa.
En función de la Entidad Emisora de los Certificados, podemos encontrar diferentes tipos o denominaciones. En esta presentación
trabajaremos con la tipología que ofrecen las Cámaras de Comercio
Tipos de certificados:
 En función del soporte y grado de seguridad del dispositivo:
 Software. No es necesario disponer de otros elementos periféricos
para su uso. La mayoría de las aplicaciones del ámbito profesional y
tributario se pueden desarrollar con un certificado de este tipo ya que
el nivel de seguridad en el que operan es suficientemente alto.
 Tarjeta. Chip con toda la información del certificado contenido en
una tarjeta. Se necesita un lector específico.
 SIM-USB. Elemento con conexión USB (similar a un pendrive) que
alberga el certificado digital.
 PCMCIA. Dispositivo lector/grabador universal de tarjetas
inteligentes con interfaz PCMCIA. Este tipo de soporte se emplea en
ordenadores portátiles.
En función de la Entidad Emisora de los Certificados, podemos encontrar diferentes tipos o denominaciones. En esta presentación
trabajaremos con la tipología que ofrecen las Cámaras de Comercio
Tipos de certificados:
 En función de los usos específicos:
 Certificado de e-factura. Exclusivo para la facturación electrónica.
 Certificado de servidor seguro. Certifica que un determinado
dominio ha sido registrado a nombre de la entidad identificada en el
certificado, no cabe la posibilidad de suplantación en la Web.
 Firma de Código. Garantizan la autoría e integridad de los
programas o aplicaciones software.
 Sello de Empresa. Adecuado para la firma de comprobantes de
recepción electrónicos, firma de newsletter o comunicaciones de
empresa, firma de logs, backups, etc.
En función de la Entidad Emisora de los Certificados, podemos encontrar diferentes tipos o denominaciones. En esta presentación
trabajaremos con la tipología que ofrecen las Cámaras de Comercio
Usos y aplicaciones:
 Administración Pública:
 Sistema DELTA para la realización de declaraciones electrónicas de
trabajadores accidentados.
 Servicio Ayud@tec para tramitar las ayudas, subvenciones y premios
que ofrece el MITYC.
 Sistema CIRCE del MITYC para la constitución de Sociedad Limitada
Nuevas Empresa (SLNE) y sobre los Puntos de Asesoramiento e Inicio
de Tramitación (PAIT) para las mismas.
 Servicio de notificaciones telemáticas seguras del Ministerio de
Administraciones Públicas.
 Trámites personales desde la Oficina Virtual de la Seguridad Social.
...
 Gestión de Permisos y Licencias de Conducir por Puntos con la dirección
General de Tráfico.
 Pago telemático de Tasas, Recursos y reclamaciones del Ministerio de
Fomento (Oficina Virtual).
 Registro Telemático, Solicitud telemática del ISBN y Certificados
Telemáticos del ICAA a través de la Oficina Virtual del Ministerio de
Cultura.
 Trámites con las diferentes Comunidades Autónomas.
 Determinadas transacciones con la Comisión del Mercado de
Telecomunicaciones.
 Diversos trámites con la Oficina Española de Patentes y Marcas.
…
 Agencia Estatal de la Administración Tributaria:
 Presentación y consulta de declaraciones.
 Pago de impuestos.
 Pago de deudas notificadas.
 Constitución y devolución de depósitos para participación en
subastas en línea.
 Solicitud de aplazamiento de deudas.
 Recibir novedades.
 Impresión de etiquetas.
 Recursos y reclamaciones.
 comunicación de cambio de domicilio o de variación de datos
personales o familiares.
 Obtención de certificaciones tributarias electrónicas.
…
 Notificaciones a la Fundación Tripartita sobre acciones de formación.
 ….
 Aplicaciones informáticas:
 La Certificación Digital permite firmar electrónicamente documentos
de:
 Microsoft Office.
 Adobe Acrobat.
Correos electrónicos.
 Otras Aplicaciones:
 Facturación electrónica.
 Plataforma de Gestión.
 Participación y votación en los Consejos de Administración.
 Juntas de Accionistas.
 Intranet corporativa.
…
¿De qué depende la validez de un Certificado?:
 Autenticación de las partes. Garantía que ofrece poder demostrar que el
emisor de un mensaje es realmente quien dice ser.
 Integridad de la transacción. Consigue demostrar que el mensaje se
mantiene tal y como lo ha enviado el emisor y no ha sido manipulado
durante el envío, debido a que la más mínima alteración sería percibida por
el receptor.
 Confidencialidad. Permite la opción de que únicamente el emisor y el
receptor sean quienes compartan la información.
 No repudio. Permite al receptor impedir que el emisor pueda negar la
autoría de del mensaje, debido a que este último es el único que conoce la
clave privada que posibilita la firma.
Certificado digital y firma electrónica:
Según lo establecido en la Ley de Firma Electrónica, para realizar una firma
electrónica reconocida con el mismo valor jurídico que la firma manuscrita es
necesario que la misma esté “…basada en un certificado reconocido y que
haya sido producida por un dispositivo seguro de creación de firma”.
Por lo tanto, se entiende que el usuario dispone de firma electrónica
reconocida cuando adquiere un certificado digital reconocido.
La firma electrónica debe poder:
 Identificar a una persona.
 Indicar que ésta aprueba la información contenida en un mensaje de
datos.
3) e-Factura
Entidad financiadora:
La factura electrónica:
Una factura electrónica es un documento con el mismo contenido que la
factura tradicional pero representada en formato digital en lugar de en
papel.
La facturación electrónica es el proceso de generación y envío de facturas
de modo totalmente electrónico conservando las mismas garantías legales
que la factura tradicional en formato papel. La facturación electrónica es un
equivalente funcional de la factura en papel y consiste en la transmisión de
las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios
electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro),
firmados digitalmente con certificados reconocidos.
¿Qué no es factura electrónica?
Es importante diferenciar entre una factura electrónica con validez legal y
fiscal y una factura enviada en formato electrónico ya que, si esta última no
contiene firma electrónica, no deja de ser un fichero que contiene una
factura, pero que para que sea legal el envío y almacenamiento del original
deberá ser en papel.
Así, si una empresa recibe una factura por correo electrónico en formato
electrónico (PDF, DOC, Excel, etc.) que no contiene firma electrónica
avanzada, no es una factura electrónica válida.
Ventajas de la factura electrónica:
 Plena validez fiscal y jurídica. Cumple al 100% la legislación y está
validado por el Ministerio de Hacienda.
 Disminuyen los costes de almacenaje y consulta de las mismas.
Aumenta la imagen de la compañía como empresa puntera, moderna y
avanzada tecnológicamente.
El sistema aporta importantes ventajas a los clientes: permite a las
empresas integrar las facturas automáticamente en sus sistemas, pueden
consultarlas cuando les interese, etc.
Ventajas de la factura electrónica:
 Marketing. Se puede mejorar la relación con los clientes: Se pueden
ofrecer consultas de evoluciones de facturación y consumo,
comparativos, etc.
 Al reducirse el coste de la facturación se puede plantear con más
facilidad facturaciones más frecuentes que permitan adelantar cobros.
 Se agilizan y pueden enriquecerse las consultas posteriores por parte
de los clientes, administración de la empresa, auditorías, Hacienda, etc.
 Seguridad. El empleo de certificados digitales reconocidos dota a las
facturas de las garantías de autenticidad del emisor y de integridad de
la factura.
Ventajas de la factura electrónica:
 Las correcciones y discrepancias se resuelven de manera sencilla,
mejorándose el canal de comunicación con los clientes y proveedores.
 Beneficio para el medio ambiente por la reducción de uso de papel.
 El error humano se reduce prácticamente a cero.
 Agilidad. El intercambio electrónico de facturas permite reducir
tiempos de gestión.
Barreras de entrada más comunes:
 Resistencia al cambio a algunas mujeres.
 Desconfianza en el sistema.
 No todos los clientes y proveedores quieren adoptar el sistema de
forma inmediata.
Formatos de factura electrónica:
Entre empresas, el formato contenedor de la factura, esto es, aquel fichero
donde se almacenan los datos que conforman la factura antes de aplicarles
la firma electrónica, desde un punto de vista meramente legal, en principio
no tiene ninguna relevancia.
Podría tratarse de un PDF, un archivo RTF, un documento Excel, texto plano,
HTML, XML, etc. Cualquier formato empleado es válido siempre que
posteriormente sea firmado electrónicamente para dotarlo de validez legal.
Con la Administración Pública, el formato aceptado es facturae.
Conservación de la factura electrónica:
El receptor de la factura electrónica deberá conservarla tal como le ha sido
transmitida, en un soporte electromagnético u óptico y deberá disponer de
medios informáticos que permitan verificar su autenticidad e integridad.
Por otro lado, la obligación de conservar el fichero en formato digital,
siempre que el receptor esté interesado, podrá ser sustituida por la
impresión de la factura que en este caso deberá incluir: los datos de la
propia factura y dos códigos PDF-417 como marcas gráficas de
autenticación (datos fiscales y de emisión y la firma electrónica).
Esta opción se recomienda, sobe todo, para empresas que gestionan un
volumen reducido de facturas.
Obligaciones para el emisor:
 Tener el consentimiento previo de ambas partes, aunque es posible
que este requerimiento pueda verse relajado en el futuro.
 Garantizar la autenticidad del origen y la integridad de las facturas,
posible gracias a los certificados digitales.
 Almacenar la facturas digitalmente tal y como fueron enviadas,
incluyendo la factura y la firma electrónica de la misma.
 Las facturas almacenadas deben contener determinados elementos
que faciliten su búsqueda, visualización e impresión en caso de
inspección (acceso completo a los datos).
 Proporcionar al receptor el software adecuado que le permita
validar las facturas firmadas.
Obligaciones para el receptor:
 Disponer del software necesario para la validación de la factura.
 Almacenar las facturas recibidas digitalmente (factura y firma).
 Las facturas almacenadas deben contener elementos que faciliten su
búsqueda, visualización e impresión en caso de inspección (acceso
completo a los datos).
4) Servicios bancarios
Entidad financiadora:
El desarrollo de la banca electrónica ha constituido un hito en la prestación
de servicios «on line». La transición desde el banco tradicional hacia el
nuevo concepto parece un proceso imparable aunque ha requerido un
periodo de adaptación.
Conforme la tecnología y el canal de negocio se van consolidando, han
surgido nuevas necesidades y nuevos públicos. El caso más representativo es
el de las empresas que han buscado en Internet una solución para su gestión
financiera y contable.
En este proceso de consolidación y debido a que la confianza del usuario es
un objetivo fundamental, los servicios de banca electrónica están
trabajando, sobre todo, en perfeccionar el acceso al área de transacciones,
en la presentación de los productos, en la realización de operaciones y en las
ayudas ofrecidas desde su propia página Web.
Ventajas:
Mediante el uso de nuevas aplicaciones electrónicas de banca, las pequeñas y
medianas empresas pueden mejorar su eficacia y rentabilidad gracias al
desarrollo de nuevos servicios y operaciones destinadas a facilitar ese trabajo
relacionado con la gestión de cobros y nóminas, operaciones internacionales
o gestión de excedentes de tesorería, por citar algunos ejemplos.
 Servicio 24 horas. Disponen de los servicios bancarios durante todo el
día y todos los días del año y les permite realizar todo tipo de consultas,
gestiones y operaciones.
 Oficina móvil. Facilita una gestión puntual de la tesorería, en cualquier
momento y desde cualquier lugar. Un servicio avanzado de banca
electrónica no sólo permite operar desde un ordenador situado en la
oficina sino también mediante dispositivos móviles como el teléfono.
Ventajas:
 Uso personalizado. El propio empresario, con unas horas a la semana,
ya sea desde casa o desde la propia empresa, puede llevar a cabo todas
esas gestiones. No es necesaria la dedicación de una persona a tiempo
completo para realizar las labores bancarias.
 Ahorro de tiempo. Se evitan desplazamientos a la oficina bancaria
física para realizar operaciones habituales, con el consiguiente ahorro de
tiempo.
 Facilidad de uso. No es necesario tener altos niveles de conocimiento
sobre informática pues estos sistemas están diseñados en función de la
intuición del/de la usuario/a y es muy sencillo familiarizarse con ellos.
Los servicios más comunes que suelen ofrecer las entidades bancarias para
operar por Internet son:
Gestión de tesorería
Permite a las empresas llevar a cabo un control y seguimiento de su
situación financiera en tiempo real mediante:
 Consulta de saldos y extractos de cuentas.
 Traspasos de fondos entre las distintas cuentas que posea la empresa
en la entidad financiera.
 Transferencias a otras cuentas de distintas entidades financieras.
 Gestión del correo. Permite la solicitud de duplicados o cambio en la
periodicidad del mismo.
 Gestión de domiciliaciones. Permite la consulta de las órdenes de
pago cursadas por la empresa, de recibos, etc.
Gestión de tarjetas
Permite a las empresas la realización de las siguientes operaciones:
 Consulta de disponible.
 Cambio en los límites asignados a las tarjetas.
 Cambio en las formas de pago.
Gestión de Inversiones
Permite la consulta de los depósitos, valores o fondos de inversión.
Habitualmente, suele ser posible la realización de inversiones «on line».
Financiación
Mediante esta utilidad, las empresas pueden realizar las siguientes
operaciones:
 Consulta de préstamos y créditos, consulta de contratos, etc.
 Consulta de la cartera de efectos de la empresa, cuáles están en curso,
ocupación de la línea de descuento.
 Consulta de las líneas de riesgo.
Servicios GSM
Gracias al avance de la telefonía móvil, las entidades bancarias han
desarrollado una serie de servicios que pueden ser utilizados mediante este
dispositivo. Los principales servicios GSM que ofrecen las entidades bancarias
son los siguientes:
 Lista de cuentas.
 Consulta de saldos.
 Últimos movimientos.
 Activación de alertas.
 Horario de recepción.
Servicios GSM
 Pago de impuestos.
 Contratación de seguros «on line».
5) Gestión documental
electrónica
Entidad financiadora:
Cada vez más la gestión documental se está convirtiendo en una necesidad
imprescindible para empresas, organismos e instituciones. La posibilidad de
mantener disponible la información de una manera inmediata resulta
fundamental, pero cada vez más están surgiendo nuevas necesidades que hacen
de la seguridad un requisito indispensable en estas herramientas de gestión:
Autenticidad e integridad de la documentación a lo largo del tiempo.
La mayoría de las organizaciones necesitan acceder y consultar de forma
frecuente la información archivada. En otros es la importancia de los
documentos o el volumen de información lo que estimula a buscar nuevas
soluciones innovadoras que ofrezcan ventajas y valor añadido sobre los sistemas
tradicionales de archivo y almacenamiento.
La firma electrónica incorporada en parte de los procesos de gestión documental
posibilita garantizar la seguridad de los documentos almacenados, la fecha de
almacenamiento y la autoría. Esto podría permitir eliminar los originales a través
de procesos de digitalización certificada o al menos garantizar la integridad y
autenticidad de los documentos digitalizados.
Un sistema de gestión documental tiene que tener en cuenta los siguientes
aspectos: almacenamiento, recuperación, clasificación, seguridad, retención,
distribución, creación y autenticación.
Almacenamiento.
Grupo de dispositivos de hardware o software dedicados a guardar datos.
Hay dos clases: almacenamiento primario, que son los que usa la CPU
directamente (memoria principal, memoria caché, etc.) y el almacenamiento
secundario, a los cuales la CPU no accede directamente, como son los discos
magnéticos, ópticos, cintas magnéticas, tambores magnéticos, etc. Por tanto,
habrá que tener en cuenta cuestiones como: ¿Dónde guardaremos nuestros
documentos? ¿Qué espacio ocupan?, etc.
Recuperación.
En la recuperación intervienen dispositivos hardware y software que se
dedican a administrar y buscar la información o datos.
Se debe tener en cuenta: ¿Cómo puede la gente encontrar documentos
necesarios? ¿Cuánto tiempo se puede pasar buscándolo? ¿Qué opciones
tecnológicas están disponibles para la recuperación?
Clasificación. Se debe definir un conjunto de mecanismos de control
apropiados y las medidas de protección especiales.
Los datos que conforman la estructura de los sistemas y la información
obtenida de los mismos, deben ser clasificados y administrados indicando la
necesidad, prioridad y grados de protección, considerando grados de
sensibilidad y criticidad. Algunos datos e información pueden requerir un
nivel adicional de protección o tratamiento especial, como por ejemplo
accesos no autorizados o daños a la información.
Seguridad.
Teniendo en cuenta la definición o clasificación realizada, habrá que definir
la seguridad en el tratamiento y acceso a la información por parte de los
usuarios ¿Cómo evitamos la perdida de documentos? ¿Cómo evitar la
violación de la información? ¿Se puede garantizar la integridad? ¿Quién
puede realizar la destrucción de documentos? ¿Cómo mantenemos la
información delicada oculta?
Retención.
Existen documentos que bien por ley o por confidencialidad han de ser
conservados a lo largo del tiempo durante una duración determinada
¿Cómo decidimos qué documentos conservar? ¿Cuánto tiempo deben ser
guardados? ¿Cuál es el procedimiento de eliminación una vez cumplido el
plazo?
Distribución.
Ha de existir un medio electrónico a través del cual podamos ser capaces de
distribuir los documentos o la información en base a la clasificación realizada, a
las medidas de seguridad implantadas y al modo de autenticación establecido.
Podrán existir permisos que habrá que obtener para poder acceder a
determinada información, por tanto definiremos: ¿Cómo distribuimos
documentos a la gente que la necesita? ¿Cuánto podemos tardar para distribuir
los documentos? ¿Y el canal de comunicación seleccionado?
Workflow.
Si los documentos necesitan pasar de una persona a otra, habrá que definir
cuáles son las reglas para el flujo de estos documentos, las reglas de
aprobación, de aceptación, etc. Todo este procedimiento deberá estar reglado y
deberá ser integrado en las aplicaciones Web que permitan el tratamiento
electrónico de las operaciones para que los procedimientos sean 100%
electrónicos.
Creación y firma.
Puede ser que más de una persona esté implicada tanto en la creación de
un documento o procedimiento como en su modificación. Habrá que tener
en cuenta, por tanto, las acciones colaborativas, el control o gestión de las
distintas versiones, etc. Dentro del procedimiento de generación puede ser
necesaria la firma electrónica, tanto de manera unitaria como a través de
firmas múltiples dentro del proceso de Workflow.
Autenticación.
¿Cómo proporcionamos los requisitos necesarios para la validación legal
acerca de la originalidad de los documentos (autenticidad, integridad y no
repudio) y cumplimos sus estándares para la autentificación? ¿Se dispone
de una evidencia legal en cuanto a formatos de firma de larga duración que
incorporen un sellado de tiempo que garantice la fecha de firma y la firma?
Custodia de documentos digitales:
En el espíritu de las inquietudes de archivo digital, subyace la necesidad de la
custodia. Es decir, que el tercero se responsabilice de "guardar con cuidado y
vigilancia" (definición de custodiar de la Real Academia Española) el
documento, y permitir posteriormente su recuperación con determinados
efectos legales.
Un servicio de custodia documentos digitales debe cubrir las siguientes
necesidades:
 Custodia de documentos con datos tanto criptográficos (firmados
digitalmente y/o cifrados) como no criptográficos.
 Fechado digital de los documentos, Time Stamping o sellado de tiempo.
 Garantizar que el documento custodiado mantiene a lo largo del tiempo
(corto, medio y largo plazo) el mismo valor legal.
 La conservación de los documentos puede que requiera no solamente
su integridad, sino que el acceso a los mismos deba garantizarse mediante
cifrado. Los documentos confidenciales pueden almacenarse en el
servidor cifrados electrónicamente.
E-Archivo:
Un sistema de e-archivo que permita el empleo de firma electrónica
consiste en un sistema de gestión documental avanzado que incorpora la
firma electrónica a una solución instalada en los clientes encargados de la
digitalización de los documentos. Es necesario llevar a cabo el siguiente
procedimiento:
 Digitalización.
 Firma con certificado digital.
 OCR.
 Archivo.
El sistema OCR funciona mediante la creación de plantillas de documentos
en los que se especifican los campos a recuperar.
6) Contratación
electrónica
Entidad financiadora:
La implantación del comercio electrónico es un hecho hoy en día y viene
determinado por el creciente empleo de las nuevas tecnologías de la
información y el avance y acceso a Internet para realizar actividades
comerciales que, hasta hace poco, se desarrollaban por los medios
tradicionales.
La decisión de contratar vía electrónica se debe, con frecuencia, a la
comodidad derivada de no tener que desplazarse para adquirir el bien o
recibir el servicio deseado, así como a la facilidad y rapidez para acceder a la
información relativa a los productos y servicios que se ofertan, pues no hay
más que visualizar las imágenes y descripciones que aparecen en la pantalla
del ordenador para conocer el producto o servicio del mercado y decidirse
por su adquisición.
Las principales ventajas de la contratación electrónica podrían resumirse en los
siguientes aspectos:
 Eliminación de barreras geográficas.
 Contratos más ventajosos para las partes, ya que acceden a cualquier
contrato sin necesidad de estar presentes en el mismo lugar físico.
 Posibilidad de realizar contratos internacionales al alcance de la mano.
 Ampliación de mercados, tanto a consumidores como a empresas.
 Ahorro considerable de tiempo y dinero en las gestiones.
 Contratación más flexible para las partes, produciendo iguales efectos
jurídicos.
 Mayor rapidez y agilidad en la celebración de los contratos y en sus
fases.
Es necesario tener en cuenta una serie de aspectos a la hora de realizar la
contratación electrónica:
 La seguridad en el modo de pago electrónico es una de las
principales preocupaciones de los consumidores.
 El tratamiento de los datos personales proporcionados por los
consumidores en el momento de la compra.
 La identificación de las partes, ya que al no encontrarse en el
mismo lugar físico requiere otros métodos de autenticación algo más
complicados.
 La logística y distribución de los servicios adquiridos continúa
siendo un problema para los consumidores.
 Los gastos de envío de los productos adquiridos, según los
consumidores, continúan siendo elevados.
 La ley aplicable en cada caso concreto es otro de los
inconvenientes que los consumidores apuntan para llevar a cabo
contratación por medios electrónicos.
Los contratos electrónicos son en primer lugar contratos y después
electrónicos, por lo que se les aplicarán las reglas generales de la contratación,
y además las reglas especiales para el medio electrónico.
La LSSI, define el contrato electrónico o contrato celebrado por vía electrónica,
como: «todo contrato en el que la oferta y la aceptación se transmiten por
medio de equipos electrónicos de tratamiento y almacenamiento de datos,
conectados a una red de telecomunicaciones».
Para entender un contrato como contrato electrónico es necesario que cumpla
estos dos requerimientos:
 Contratos a distancia, sin presencia física de las partes contratantes, lo
que implica que la oferta y la aceptación se manifiestan a través de medios
electrónicos. Por lo tanto, no se entenderá como contrato electrónico
aquél en el que sólo la oferta o sólo la aceptación tengan lugar por medios
electrónicos.
 Contratos celebrados a través de redes telemáticas.
Tipos de contratos telemáticos:
Desde el punto de vista del medio por el que se desarrollan:
 Los contratos celebrados por vía de correo electrónico: las partes
manifiestan su consentimiento mediante el uso del lenguaje tradicional y
la escritura, pero constando su declaración de voluntad en vez de en
soporte papel en soporte electrónico.
 Aquéllos en los que la aceptación se manifiesta siguiendo los pasos de
contratación que encontramos en una página Web en la que se van
completando formularios de pedido del producto o del servicio que se
quiere contratar y aceptando, mediante la acción de «clickear» o un icono,
o en el que se incluyen expresiones como «aceptar», «ok», «siguiente»,
«finalizar» o pulsar la tecla «enter».
Tipos de contratos telemáticos:
Desde el punto de vista del sujetos intervinientes:
 Contratos entre empresarios.
 Contratos entre consumidores.
 Contratos entre Administraciones Públicas.
 Así como, todas las combinaciones de los anteriores: contratos entre
empresario y consumidor, entre empresario y Administración Pública y
contrato entre Administración Pública y consumidor.
Respecto a los contratos en los que intervenga un consumidor, se deben
atender las reglas de protección especial que nuestra legislación establece
para proteger al consumidor frente a los empresarios o las Administraciones
Públicas.
Características del contrato telemático:
El consentimiento
La oferta y la aceptación en una relación contractual son las declaraciones de
voluntad de los partes de un contrato. En el caso de la contratación telemática,
la oferta y la aceptación deben reunir las siguientes características:
 La oferta debe especificar el plazo durante el que está vigente, y a este
respecto la LSSI establece en su artículo 3 del Art. 27 que: «las ofertas o
propuestas de contratación realizadas por vía electrónica serán válidas
durante el periodo que fije el oferente o, en su defecto, durante todo el
tiempo que permanezcan accesibles a los destinatarios del servicio».
 La aceptación de la oferta es la declaración de voluntad del usuario o
consumidor, indicando que la misma coincide con los términos de la
oferta. Ahora bien, en un ámbito electrónico como Internet es muy
importante que la empresa que realice contratación electrónica tenga
presente los requisitos de una oferta contractual para no verse vinculado
en una relación contractual, cuando su única intención era la de facilitar
determinada información sobre sus productos o servicios.
El perfeccionamiento
La perfección del contrato no es sino el momento en el que éste comienza a
producir efectos y se hacen exigibles las obligaciones derivadas del mismo
entre las contratantes.
Conocer el momento de la perfección de los contratos, en particular de los
contratos electrónicos, es importante por diversos motivos: por la necesidad
de saber hasta qué momento pueden ser retiradas y revocadas la oferta y la
aceptación, y para conocer la norma aplicable.
Lugar de celebración del contrato
Por su parte, el lugar de celebración del contrato resulta importante para
determinar ante un eventual litigio que legislación resulta de aplicación.
La LSSI, para determinar el lugar en el que se entenderán celebrados los
contratos, distingue según intervenga o no un consumidor como una de las
partes contratantes. Y así:
 En los contratos celebrados en los que intervenga como parte un
consumidor se entienden como celebrados en el lugar en que éste tenga
su residencia habitual.
En el caso de los contratos electrónicos entre empresarios o
profesionales, en defecto de pacto entre las partes, se entienden como
celebrados en el lugar en que esté establecido el prestador de servicios.
El objeto es otorgar una mayor protección al consumidor y conseguir que el
mismo confíe en la contratación electrónica.
Prueba
El Art. 24 LSSICE, relativo a la prueba de los contratos celebrados por vía
electrónica establece que:
«1. La prueba de la celebración de un contrato por vía electrónica y la de las
obligaciones que tienen su origen en él se sujetará a las reglas generales del
ordenamiento jurídico y, en su caso, a lo establecido en la legislación sobre
firma electrónica. 2. En todo caso, el soporte electrónico en que conste un
contrato celebrado por vía electrónica será admisible en juicio como prueba
documental».
El principal problema que puede plantear la prueba del documento privado
es la consecución de las evidencias de la identidad de las partes y de las
declaraciones de voluntad expresadas por vía electrónica de los mismos, lo
que va a exigir acudir a la figura de la firma electrónica, que permite
garantizar la identidad de dichas partes y el consentimiento de las mismas
para solventar el problema.
Obligaciones derivadas de la contratación electrónica
Las obligaciones comunes que derivan de la presencia en Internet para las
empresas con presencia en la red, realicen o no contratación electrónica, se
recogen en los art. 9 a 12 de la LSSI bajo la rúbrica de «Obligaciones y
régimen de responsabilidad de los prestadores de servicios de la sociedad de
la información», y son las siguientes:
 La obligación de notificar el nombre o nombres de dominio de
Internet al Registro Público en que dicho prestador conste inscrito para
la adquisición de personalidad jurídica o a los solos efectos de
publicidad. La finalidad es garantizar la vinculación del establecimiento
físico y del establecimiento virtual, y que sea fácilmente accesible para
los usuarios y para la Administración Pública.
 La obligación de información general. La finalidad de esta obligación
es ofrecer a los consumidores y usuarios la información necesaria acerca
de la Web donde están navegando.
Además las empresas que realicen contratación electrónica deberán
respecto a los usuarios:
 Informar de forma previa a la contratación: el procedimiento de
contratación electrónica, los aspectos referentes al contenido de las
ofertas o propuestas promocionales y las reglas por las que se rigen los
contratos electrónicos…
Informar de forma posterior a la contratación: es decir, confirmar la
recepción de la aceptación al que la hizo. La LSSI describe dos formas de
cumplimiento por parte de la obligación de la información posterior:
 Mediante el envío de un acuse de recibo por correo electrónico u
otro medio de comunicación electrónica equivalente, a la dirección
indicada por el aceptante en el plazo de las veinticuatro horas
siguientes a la recepción de la aceptación.
 Mediante la confirmación documental de aceptación recibida por
un medio equivalente al utilizado en el procedimiento de
contratación, siempre que la confirmación pueda ser archivada por
su destinatario.
7) Administración
electrónica
Entidad financiadora:
¿Qué es una sede electrónica?
La sede electrónica es una página Web o dirección electrónica accesible a
los ciudadanos a través de Internet que las Administraciones Públicas,
órganos o entidades administrativas realizan para que aquéllos puedan
relacionarse con ellas.
Dichas webs son gestionadas y administradas por la entidad que las haya
desarrollado.
Gracias al certificado digital podremos acceder a las sedes electrónicas para
relacionarnos con ellas, nos autentificaremos y acreditaremos nuestra
identidad. Es un sustitutivo del usuario y contraseña, ya que a la
administración le da la seguridad de que quien está haciendo un trámite por
certificado digital es quien dice ser.
La e-Administración consiste en convertir antiguos procesos realizados
con papel en procesos electrónicos. De esta manera se simplifican un
montón de trámites y se aumenta la productividad. La Comisión Europea
define la e-Administración como: “el uso de las tecnologías de la
información y la comunicación en las Administraciones Públicas,
combinado con un cambio organizativo y nuevas habilidades para mejorar
los servicios públicos y procesos democráticos potenciando el apoyo a las
políticas públicas”.
Ventajas de la Administración electrónica
 Mejora de la relación entre las empresas y las administraciones
públicas, gracias al ahorro en tiempo de gestión. Desde un ordenador
conectado a Internet se pueden realizar trámites que antes conllevaban
un mayor tiempo, largas colas, esperas y atasco en el sistema.
 Acceso veraz e instantáneo de la información por parte de las
empresas.
 La agilización y centralización de los procesos nos permite gestionar
mayor cantidad de información de una forma, rápida, veraz y eficaz,
reduciendo la posibilidad de errores por parte de las administraciones y
agilizando los trámites para los usuarios.
Objetivos externos de la Administración Pública
 Facilitar a las empresas el acceso público a los servicios de
Administración electrónica.
 Agilizar el tratamiento de los asuntos de las empresas por parte de la
Administración: reducir plazos de espera, colas, ventanillas…
 No trasladar las dificultades al ciudadano cuando acude a solicitar un
servicio o a cumplir una obligación.
Mejorar el intercambio de información con las empresas.
 Aumentar la satisfacción de los ciudadanos y empresas con la
administración.
 Impulsar el desarrollo de servicios de Administración electrónica.
Objetivos externos de la Administración Pública
 Mejorar el funcionamiento administrativo en términos de efectividad y
eficacia, creando protocolos internos que aseguren los procedimientos.
 Llegar a la integración y coordinación de los sistemas de información y
olvidarse de las islas administrativas que conllevan la duplicidad y el
solapamiento de información.
 Reorganizar los procesos internos en busca de simplificación y agilidad
también creando protocolos de actuación.
 Facilitar el intercambio on-line de información entre las Administraciones
Públicas.
 Mejorar su posición tecnológica adaptándose a las necesidades actuales
y las tecnologías presentes.
 Reducir el gasto público. Realizar los trámites de manera telemática
implica un importante ahorro y una reducción de gastos. Ahorro en papel,
ahorro en desplazamientos, ahorro de tiempos, ahorro de espacio y por
supuesto, una mejora de la eficiencia en los procesos.
Conseguir una mejor comunicación entre la Administración Pública y las
empresas.
Gracias por su atención
Para más información:
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www.aemta.es
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Entidad financiadora: