Download Evaluación General del Evento

INICIA es una asociación civil que promueve la creación y desarrollo de
emprendimientos sustentables que contribuyan a la generación de valor
ECÓNOMICO + SOCIAL + CIVICO + AMBIENTAL
para nuestra comunidad.
Pone a disposición de los emprendedores capacitación, cursos, charlas y otros
servicios que son posibles gracias al aporte de más de 250 VOLUNTARIOS que
encuentran en INICIA un espacio para transformar la realidad.
Genera ESPACIOS de ENCUENTRO, por eso la mejor definición es la de
“Plaza Pública”.
MARKETING FERIAL
Para expositores
¿ Cuál es la diferencia entre
CONOCIMIENTO
Y
APRENDIZAJE ?
Orígen de las ferias
“ Nadie puede comprar aquello que no
está disponible para la venta”
Definición de exposición
Representación parcial y real de un
mercado específico en un lugar y
momento determinado
Introducción al Marketing Ferial
El Mk Fe y su diferencia con otros tipos de Publicidad
•Retroalimentación:
•Sentidos en la percepción
•Acto de venta
•Cliente visita la empresa
Introducción al Marketing Ferial
El Mk Fe y su diferencia con otros tipos de Publicidad
•Espíritu receptivo del cliente
•Acceso a clientes difíciles por red tradicional de ventas
•Reducen costo por contacto
•Acelera procesos de decisión
Actores principales de las
Exposiciones
•




Organizadores profesionales
Cámaras y Entidades
Expositores
Sponsors
Visitantes
La oportunidad de estar presente
El riesgo de no participar
El riesgo de participar
· Nos quedamos fuera del mercado?
· Estaremos “simplemente por
compromiso”
· Quedamos subvaluados frente a la
competencia?
· Perdemos oportunidades de
contacto y captura de nuevos clientes?
· Nuestros clientes creerán que
hemos perdido aptitud competitiva?
· Nos presentamos con el
“presupuesto mínimo posible”
· Montamos el stand “para que lo
operen los distribuidores”
· “Háblenme del tema cuando se
acerque la fecha”
MEDIOS MAS EFICACES PARA OBTENER INFORMACION *
FERIAS COMERCIALES
PUBLICAC COMERCIALES
CONOCIDOS SOCIOS
PRENSA ESPECIALIZADA
91 %
86 %
84 %
65 %
BENEFICIOS QUE EL VISITANTE FERIAL PERCIBE
COMPILAR RIGUROSA INFO DE PROD EN POCO TIEMPO
GENERACION DE IDEAS, NUEVAS APLICACIONES
POSIBILIDAD DE HABLAR CON EXPERTOS
EXAMINAR PRODUCTOS
ASISTIR A LANZAMIENTOS
COMPARA PRODUCTOS EN POCO TIEMPO Y EN EL MISMO LUGAR
* Trade Show Bureau
Claves para una participación exitosa
Definir el objetivo de participación y
comprometerse
con el mismo
Concreto, Cuantificable y Realista; Plazos,
Responsables
y Recursos asignados, Control
La importancia de un objetivo bien definido
•Generar compromiso hacia el objetivo
•Es el norte que dirije todas nuestras decisiones y
acciones
•Sirve para resolver discusiones o diferencias
de criterio internas.
•Es la base sobre la que se construye la estrategia
de Marketing Ferial.
Desarrollo de la Estrategia de
Marketing Ferial
1. Pre-Feria: Decisiones estratégicas y
planificación
2. En Feria: Acción directa
3. Post-Feria: Seguimiento y evaluación
Un estudio realizado por Exhibit Surveys Inc.en
EE.UU en 1988, reveló que únicamente el 46%
de los expositores establecían objetivos de
participación. Además, el Trade Show Bureau
estimó que sólo la mitad del 46% fijaba objetivos
verdaderamente cuantificables, que les permitían
valorar los resultados de participación.
Su Plan de Marketing Ferial debe ser ante todo
una herramienta de comunicación:
•Hacia arriba con sus jefes para lograr su cooperación
con el plan.
•Hacia abajo con sus subalternos para que comprendan
la importancia de trabajar en equipo.
•Hacia los lados para lograr la cooperación de las otras
unidades planificadoras de la empresa.
Objetivos de Marketing Ferial
•El Obj. De MK Ferial debe estar en relación con los
Objetivos del MK Mix de la Empresa.
•Después del Mk Directo, los obj. Feriales son los que
nos permiten una medición más exacta.
•Deben establecerse en al menos dos niveles
•Obj. Generales de la Empresa
•Obj. Para cada uno de los integrantes.
Los objetivos de participación de cualquier empresa
expositora se establecen en función de las siguientes
variables:
•
•
•
•
•
Dimensión y características de la empresa.
Objetivos y estrategias de la empresa.
Sector de actividad.
Presupuesto disponible.
Características específicas de cada salón.
Los objetivos más comunes
• Dar a conocer sus empresas, productos y servicios
• Otorgar representaciones o distribuciones
• Fomentar las relaciones con clientes, distribuidores
y proveedores
• Oportunidades nuevas de negocio
• Posicionarse frente a la competencia
• Investigación de mercado
• Lanzamiento de nuevos productos
• Penetrar en Mercados Exteriores
• Iniciar, consolidar o ampliar la presencia en
mercados
regionales
• Generar un ambiente propicio para cerrar
operaciones.
La definición del objetivo condiciona el resto de nuestras
Decisiones. Es la decisión más estratégica que debemos
tomar, para pasar a otras de índole táctico como ser:
1. Objetivos en términos cuantitativos y cualitativos que
deseo alcanzar y como los voy a mensurar
2. Que personal de mi empresa participará de la misma
3. Cual será el lay out más apropiado
4. Estrategia de convocatoria y atracción a mi stand
5. Actividades programadas durante la expo
6. Información que deseo recabar
7. Acciones pos evento
8. Evaluación final
OBJETIVO
•OTORGAR REPRESENTACIONES O DISTRIBUCIONES
Q de postulantes que califican con los requerimientos, Q Zonas
otorgadas, Quitar a competencia una Q representantes.
•LANZAMIENTO DE NUEVOS PRODUCTOS
Q de evaluaciones relevadas, Presentación a determinados
prospects, Recepción en prensa especializada, Perfil de comparación
con productos de la competencia o sustitutos.
Qué personal de mi empresa participará de la expo?
Gerencias en una empresa
Gerencia General (G)
Producción (P)
Ventas (V)
Administración y Proveedores (A)
Investigación y Desarrollo (I)
Marketing (M)
OBJETIVO
•Dar a conocer empresa, productos y servicios
•Otorgar Representaciones o Distribuciones
•Fomentar las relaciones con clientes, etc.
•Oportunidades nuevas de negocios
•Posicionarse frente a la competencia
•Investigación de Mercado
•Lanzamiento de nuevos productos
•Penetrar en Mercados Exteriores
•Iniciar o ampliar presencia en otros mercados
•Ambiente propicio para cerrar operaciones.
G-M-P-I–A
G-V–M
G-V–M
G-V-M–I
G–M
G- M - I
G-M-V-P–I
G-V-M–I
G-V-M–I
G-V–M
Capacitación al personal de atención
•FICHA DEL EVENTO
•DESCRIPCION DE PROSPECTS
•TECNICAS
ACTITUDES DE ATENCION
QUE QUIERE EL VISITANTE
TOMAR CONTACTO
CALIDAD INTERROGATORIO
CAPACIDAD ESCUCHA
GESTION DEL TIEMPO
ATENCION DE VISITAS MULTIPLES
CALIFICACION DE VISITANTES
TECNICAS DE DESPEDIDA
Puntos débiles de los expositores según
los visitantes
56 % QUISIERA MAS INFORMACION DEL PRODUCTO EN EL
STAND
55 % ENCUENTRA AL PERSONAL POCO INFORMADO
64 % NO ENCONTRO NADIE Q PUDIERA ACLARAR
CONSULTAS TECNICAS
25 % DESEA PERSONAL ATENTO CON EL VISITANTE
* Exhibit Marketing Magazine
Consejos para mejorar la
actuación del expositor
•Realizar demostraciones: si puede, demostrar un producto y hacer
participar a los visitantes
•Distribuir con eficacia materiales informativos
•Participar en seminarios y conferencias
•Ser cortés
•Tener iniciativa
•Demostrar entusiasmo
•Conocer a la competencia
•Conocer en profundidad los productos
•Mostrarse disponible e interesado
•Estar en constante alerta
•Recibir a los visitantes con una sonrisa
•Registrar la información obtenida
Cual será el lay out más apropiado
Recomendaciones para el Diseño del Stand
(Brief de la Empresa al Diseñador)
· Identidad con el objetivo de participación planteado
· Calcular el número de personas que visitarán el stand, en especial
en horarios picos y los que trabajarán en él.
·
Deben calcularse entre 2,5 y 3 m2 por persona contenida en el
stand
· El espacio a exhibir suele ser de entre el 30 y el 40% de la superficie
total, el resto esta destinado a circulación y ubicación de personal.
· Establezca zonas de filtro de visitantes y de atención de prospects
más interesantes
· Defina mobiliario y espacios de guardado que debe incluir el stand
· Defina presencia y destaque de marcas, productos y elementos de
mayor destaque
· Defina el propósito del stand (descartable, reutilizable, asignable a
puntos de venta, etc.)
Estrategia de convocatoria y atracción a mi stand
No hay que olvidar que nuestro público difícilmente
acudirá si antes no es informado y motivado.
Estrategia de convocatoria y atracción a mi stand
Generar una expectativa para incentivar y
concretar su visita a nuestro stand
Instrumentos de comunicación Pre-Feria:
•Fuentes de bases de datos ( Propias, 3os)
•Invitaciones Personales
•Mailing
•Telemarketing
•Medios Propios (Facturas, Web, Base e-mail, Locales)
•Prensa especializada
•Publicidad y Prensa (Dpto. Prensa organizador)
•Solicitar asesoramiento al organizador
Actividades programadas durante la expo
“Los organizadores suelen apoyar la gestión de los
participantes con servicios adicionales - aprovéchelos”
Utilice adecuadamente la disponibilidad de salones y auditorios para
reuniones con distribuidores y vendedores
Una exposición de alcance nacional puede ser una buena ocasión para
una convención de ventas en el predio de la misma
Aproveche la presencia de directivos y técnicos visitantes con
conferencias y presentaciones que atraigan a la concurrencia
Si el espacio o disposición de su stand no se lo permite, realice
demostraciones de productos en otras áreas del predio
Envíe sus vendedores a recorrer el predio para que se encuentren con
clientes y prospectos conocidos que aún no llegaron a su stand
Información que deseo recabar
Una Exposición es una oportunidad única, irrepetible, y que
dura muy poco tiempo.
Por ello es muy importante tener planificado e instrumentado de
antemano los datos y el formato en el que deseo recabarlos.
•Observacional de la Exposición
•De mis visitantes
•Actividades de la Competencia
•De nuestra propia Gestión
La actitud post evento
EN ESTE MOMENTO ES CUANDO SE COMIENZAN
A CRISTALIZAR LOS OBJETIVOS DE PARTICIPACIÓN
·
EL APROVECHAMIENTO DE LOS RESULTADOS DE UNA
EXPOSICIÓN SE INICIA AL DÍA SIGUIENTE DE CONCLUIDO
EL EVENTO.
·
EL INTERÉS DE LOS PROSPECTOS SE VA ENFRIANDO
CON LA DISMINUCIÓN DE LOS EFECTOS RESIDUALES DEL
IMPACTO RECIBIDO EN LA EXPOSICIÓN.
·
EL GRADO Y OPORTUNIDAD DE LAS ACCIONES POST –
EVENTO OPTIMIZAN EL RENDIMIENTO Y EL BENEFICIO DE
HABER PARTICIPADO.
Plan de actividades post exposición
1. REVISIÓN PRESUPUESTARIA
2. PROCESAMIENTO Y ANÁLISIS DEL RELEVAMIENTO
OBSERVACIONAL
3. ANÁLISIS DE LA CONCURRENCIA
4. EVALUACIÓN GENERAL DE RESULTADOS
5. DISEÑO DE LA ESTRATEGIA DE SEGUIMIENTO EFECTIVO
6. ACTIVIDADES DE SEGUMIENTO
Marketing post evento
ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO
• Análisis por segmentación del banco de datos
• Estrategia y acción de abordaje y contactos con
prospectos
• Replanteo de la gestión con clientes y proveedores
• Evaluación y conclusiones de la acción de la
competencia
Armado y operación del Banco de Datos
Sugerencias
1 Segmente objetivamente su Cartera de Clientes
2 Haga lo mismo con su Universo de Prospectos
3 Prepare un Plan de Registro de Visitantes del Stand
4 Diagrame el Formato del Archivo de Visitantes
5 Defina el Plan de Acción con que contactará a los visitantes:
telemarketing; - mailing; - visitas personales ; Según: el rubro o
actividad, la zona o representante, el producto por el que se
interesaron
6. Póngala en marcha sin demora y monitoree sus resultados
Evaluación Final
La gestión de participación en una exhibición no termina con ella
sino que comienza la etapa en la que efectivamente
se deben cosechar sus efectos y resultados
Evaluación inicial de los resultados
• Costo por contacto: costo total / N° de visitantes
•
“
“ m2 de stand: costo total / m2 stand
• Material entregado por visitante
• Relación costo material entregado por visitante
• Nivel de concurrencia al stand: % de clientes; prospectos; curiosos;
etc.
• Rendimiento del costo por contacto en ventas
• Operaciones concertadas: relación sobre costo total y sobre m2
Revisión presupuestaria
·
·
CONTROL DE LO GASTADO SOBRE LO PRESUPUESTADO
ANÁLISIS DE LOS DESVIOS POR ITEM
ITEM
VALOR
VALOR
PRESUPUESTO
REAL
($)
DESVÍO
$
%
($)
*Folletería
4.800
4.650
150
*Diseño y
armado Stand
17.500
18.700
(1.200)
- 6, 9
*Personal de
Stand
3.100
3.380
(280)
- 9, 0
*Muebles y
Decoración
TOTAL GASTOS
DEL EVENTO
2.700
42.500
+ 3,1
2.900
(200)
- 7, 4
43.600
(1.100)
- 2, 6
Relevamiento observacional
REGISTRO DE LAS OBSERVACIONES Y MATERIAL RECOGIDO
1.
COMPETENCIA ( Su presencia y desempeño en el Evento)
·
·
·
·
·
•
Ubicación del Stand ( Preferencial; Estratégica; Secundaria; etc.
Tamaño del Stand ( en m2 )
Aspecto del Stand
Tipo, Variedad y Cantidad de Folletería y Material Promocional
Producto y Material Exhibido
Elementos Promocionales y Factores más atractivos
Presupuesto Estimativo Utilizado
Relevamiento observacional
GESTIÓN PRODUCIDA
·
Cantidad de Material Promocional y de Folletería utilizado
·
Inconvenientes; Incidentes y Problemas ( Ranking de
importancia; efectos y consecuencias de c/u )
·
Presencia de Dotación en el Stand ( Días y horas de
excedente; insuficiente y equilibrada para la concurrencia )
·
Ubicación del Stand ( Idem Competencia )
·
Funcionalidad del Stand
• Presencia; Tamaño; Importancia y Destaque del Stand
comparado: - con la competencia – con los vecinos
Análisis de la concurrencia
CONCLUSIONES DE LA INFORMACIÓN GENERAL DE VISITANTES
+Afluencia horaria diaria
+Cargos, Funciones y Profesiones
- Asignación de Dtación al Stand
- Análisis del Perfil de Concurrencia
- Momentos para Demostraciones y Spots - Evaluación General del Evento
- Presencia de Personal Clave en el Stand
+Productos de Interés
+Afluencia por Puerta de Ingreso
- Evaluación de Conveniencia del Evento
- Ubicación del Stand
- Inferencia de la Importancia del Rubro
- Evaluación General del Evento
+Lugar de Residencia
+Afluencia por Día
- Evaluación General del Evento
- Asignación de Dotación del Stand
- Presencia de Personal Clave
Informe del evento a la gerencia
·
Visitantes
- Distribución de los visitantes
- Perfil de Público contactado
·
Demostraciones
- Cantidad de visitantes que observaron
- Contactos generados en las demostraciones
Información competitiva
Lo que la competencia expuso
Qué competidores estuvieron
El tamaño de sus stands
Cantidad de visitantes a sus stands
Si ofrecieron algún taller especial
Si auspiciaron algo
·
La prensa
·
Cursos
Se reunió con la prensa
- Talleres o seminarios ofrecidos – oradores y temas
Aparición en algún artículo
- Cantidad de asistentes a cada sesión
- Contactos generados a través de talleres/seminarios
·
Interacción de los clientes
Comentarios sobre algún producto
·
Contactos generados
·
Cantidad de contactos generados
Cantidad de contactos “clave”
Distribución geográfica de los contactos
Costo por contacto
Ventas estimadas
Productos que causaron mayor interés
Tendencias de la industria
Identifique las tendencias
Cómo afectarán a su empresa
·
-
Recomendaciones
Qué cosas se hicieron bien
Qué cosas se pueden mejorar
Nuevas ideas para el próximo evento
Porqué las empresas no
aprovechan al máximo las exposiciones
•Conocimiento superficial de Marketing Ferial
•A la sobrecarga laboral habitual se agrega la presión
de la participación ferial
•La exposición termina siendo una obligación en
lugar de ser una oportunidad
• Se generan roces, discusiones e ineficiencias en el
equipo propios de la inseguridad que genera lo
desconocido
•El costo de la inversión se incrementa
Errores más comunes de los expositores
• Estar presente solo porque es el evento de la
Industria o por que está la competencia
• NO tener objetivos concretos ni parámetros de
medición
• Creer que su éxito depende del organizador “
sentarse y esperar”
• No hacer convocatoria propia ni campaña de
expectativa
• Hacer Negocios en una exposición no es solo
Vender. Fenómeno “ Bob Esponja”.
• No planificar ausencia de oficina y el día después
de la expo
Hacer negocios en una exposición no
es hacer negocios en su oficina
• El tiempo por contacto es corto, el suyo y el del
contacto
• No hay posibilidad de frases de acercamiento
(conversar del clima)
• Habilidad para conectar y detectar visitantes
calificados
• Tener todo lo necesario a mano
• No conozco necesidades ni situación del
contacto
• 100% del tiempo hay que estar en un 100 %
• Poder realizar todos los procesos de una
operación en 1 solo lugar
Sólo nos pasa en las expo???
La participación de una empresa en una exposición habla
mucho de lo que la empresa es
Como las personas, las empresas tienen patrones que
condicionan su forma de desenvolverse en distintos ámbitos
(Caja de creencias).
No aprovechamos al máximo las oportunidades – Falta de
comunicación – Muchos imprevistos – Un stand q no llamo la
atención – Falta de eficiencia – Falta de compromiso –
Planificación a último momento – etc.
MUCHAS GRACIAS
Lic. Sebastián Berruezo
Consultor y Coach Organizacional
www.sebastianberruezo.com
153 020-2888
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