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FRESH SUMMIT - CONVENCIÓN Y EXPOSICIÓN
Normas y reglamentos oficiales para la exposición
2016 de PMA
1. Definiciones
La expresión "Gestión de la exposición", de la forma
que se emplea en el presente documento, se refiere a
la Produce Marketing Association o sus funcionarios,
sus comités, sus agentes o sus empleados actuando en
su nombre, en la gestión de la exposición. "Expositor"
se refiere al expositor o el patrocinador del evento que
haya realizado el acuerdo de ventas de stands.
"Representantes del expositor" se refiere a las personas
que fungen como funcionarios, agentes, empleados o
representantes de la empresa expositora.
2. Exhibiciones elegibles
Los expositores se limitan a las empresas cuyos
productos y servicios son de interés específico para los
participantes. La Produce Marketing Association tiene
derecho a determinar la elegibilidad de una empresa
o un producto para su inclusión, y puede rechazar
cualquiera o todas las solicitudes. La Produce Marketing
Association puede prohibir, mover, cerrar, corregir, retirar
o eliminar una exhibición o cualquier parte de una
exhibición que determine que no sea adecuada o que
no está de acuerdo con la naturaleza del evento.
3. Funciones adicionales
Ningún expositor o grupo de expositores puede
organizar o convocar a reuniones ni ofrecer cócteles ni
funciones similares fuera de su espacio de exhibición
durante el horario programado del evento sin el
consentimiento previo por escrito de la Produce
Marketing Association.
4. Admisión durante el horario del evento y fuera
del horario del evento
La Produce Marketing Association tiene el control
exclusivo sobre la política de admisiones y el derecho
exclusivo a rechazar admisiones. Fuera del horario del
evento, los representantes del expositor que estén
debidamente acreditados serán admitidos en el salón
de exposición durante los períodos designados de
instalación y desalojo. Los expositores con necesidades
especiales que requieran tiempo adicional deben obtener
los pases necesarios de la Produce Marketing Association.
5. Construcción del stand
Los stands deben cumplir con las pautas para los stands
de exhibición de la Produce Marketing Association y
las reglas del Orange County Convention Center, así
como los reglamentos definidos en el kit de servicio
del expositor para el evento actual. Las estructuras de
algunos stands, como en el caso de los stands de varios
niveles, pueden requerir aprobación de las autoridades
de la ciudad. Todas las estructuras de los stands deben
montarse y desmontarse en las fechas y las horas de
instalación y desmontaje especificadas en el kit de
servicio del expositor. La Produce Marketing Association
se reserva el derecho de hacer concesiones a las
directrices para la construcción de los stands.
6. Decoración del stand
La Produce Marketing Association tendrá criterio y
autoridad absolutos respecto de la colocación, la
disposición y el aspecto de todos los artículos que
se exhibirán dentro de la exposición por parte de los
expositores. Las superficies expuestas de los fondos y
los divisores laterales deben tener acabados. La Produce
Marketing Association instruirá al decorador para que
dé un acabado a las superficies que no lo tengan. La
Produce Marketing Association no será responsable de
ningún costo asociado con los cambios mencionados.
Las empresas que deseen exhibir globos de helio deben
obtener una aprobación por escrito del Orange County
Convention Center. Los globos de helio solo pueden
exhibirse si son producto de la empresa expositora y si
se encuentran fijos de forma segura a la exhibición. No
se permiten tanques de helio en el salón de exposición
cuando no estén en uso.
7. Representantes del stand
Los representantes del stand del expositor deben
tener al menos 18 años de edad. Deben llevar en
todo momento las credenciales con el nombre
proporcionadas por la Produce Marketing Association,
y los stands deben tener personal durante el horario
publicado. Para asistir al evento, todo el personal de
los expositores debe registrarse como participantes,
excepto quienes trabajen en el stand. Las empresas
expositoras serán responsables de las actividades y
acciones de todos quienes trabajen en el espacio de
su stand designado. A las personas quienes, a juicio
de la Produce Marketing Association, se comporten de
una manera no profesional o inapropiada, se les pedirá
retirarse, y la Produce Marketing Association no será
responsable por daños de ningún tipo si tal acción
provoca que el stand quede desatendido.
8. Cancelación del expositor
Se respetarán las cancelaciones solo cuando se
presenten por escrito en la fecha prevista por la
Produce Marketing Association. Después de esa fecha,
el expositor será responsable del pago de todos los
honorarios que hayan sido facturados. La Produce
Marketing Association se reserva el derecho de cancelar
este acuerdo en cualquier momento, si se entera de
que un expositor realizó alguna declaración falsa o
engañosa, omitió cualquier información material para
la obtención de este contrato o infringió cualquiera de
los términos y condiciones de este acuerdo. No se hará
ninguna devolución en caso de cancelación por parte
de la Produce Marketing Association.
9. Cancelación del evento
En caso de que la exposición fuera cancelada, pospuesta,
reducida, cambiada a un sitio alternativo o abandonada
debido a un caso fortuito, guerra, terrorismo, una
reglamentación gubernamental, desastre, incendio,
huelga, desorden civil, restricciones de transporte
u otra causa similar fuera del control de la Produce
Marketing Association, que hiciera ilegal, no aconsejable
o imposibilitara la celebración de la convención, el
límite de reclamo por el daño y/o la compensación del
expositor deberá limitarse a la cantidad recuperada por
la Produce marketing Association conforme a su póliza
de seguro por cancelación de la convención a juicio de
PMA. La recuperación del expositor no deberá exceder
la cantidad pagada por la renta del espacio. Cualquier
stand que tenga un saldo vencido después de la fecha
límite publicada estará sujeto a liberación y no se
enviarán las credenciales de Fresh Summit.
10. Incumplimiento de ocupación
Los expositores que no ocupen el espacio contratado
no quedan eximidos de la obligación de pagar las
cuotas totales del espacio rentado. La gestión de la
exhibición tiene derecho a reclamar cualquier espacio
no ocupado a las 5:00 p.m. del viernes, y a reasignarlo
o hacer uso del espacio de cualquier forma sin liberar
al expositor original de las obligaciones contraídas. El
desmontaje prematuro de la estructura de la exhibición
será considerado un incumplimiento de la ocupación y
podría ocasionar la pérdida de los puntos de prioridad.
11. Exhibiciones rechazadas
El expositor acepta que esta exhibición deberá
ser aprobada y que deberá mantener el estricto
cumplimiento de las reglas establecidas en este
documento. La Produce Marketing Association se
reserva el derecho de rechazar, expulsar o prohibir
cualquier exhibición, total o parcialmente, o a cualquier
expositor o a sus representantes. Si una exhibición o
un expositor son expulsados por infringir estas reglas, o
por cualquier otro motivo declarado, no se hará ninguna
devolución o reembolso de las cuotas por rentas.
12. Uso del espacio, subarrendamiento
Ningún expositor asignará, subarrendará o compartirá
su espacio asignado con una empresa o firma con
la cual no haya tenido previamente una afiliación
contractual establecida. Los expositores solo
pueden exhibir y promover productos y/o servicios
propios, los de una empresa matriz o una filial o
los de aquellas empresas con las cuales tenga una
asociación contractual establecida para la distribución
y/o la comercialización. En caso de que se requiera
un artículo de una empresa no expositora para
la operación o una demostración en el stand de
un expositor, la identificación de dicho artículo se
limitará a la placa de identificación, la estampa o la
marca comercial habitual con la cual el mismo se
vende en las operaciones comerciales generales. Los
departamentos o los ministerios de agricultura, otras
organizaciones nacionales y extranjeras y asociaciones
de commodities pueden permitir a organizaciones
relacionadas del sector ubicadas en su región, su
estado o su país, ocupar su espacio rentado para la
exhibición. La organización titular del contrato asume
total responsabilidad de que quienes estén en el
stand respeten las reglas y las políticas, así como total
responsabilidad por todo lo relacionado con el stand.
La Produce Marketing Association se reserva el derecho
de determinar la elegibilidad de cualquier producto
y/o exhibición para su inclusión en la exposición.
13. Identificación del expositor en las guías oficiales del evento
Las empresas expositoras pueden ser identificadas en
cualquier listado en línea o impreso de PMA con el
nombre de su propia empresa y/o una marca afiliada.
Los expositores que deseen incluir el logotipo de su
empresa, así como su marca en el listado en línea,
deben enviar el logotipo en un archivo. Los expositores
que tengan más de 100 pies cuadrados de espacio
que deseen publicar nombres de empresas o marcas
afiliadas, deben cumplir los requisitos definidos en
términos generales en las normas y reglamentos
oficiales, y deben enviar un formulario de la empresa
asociada a la Produce Marketing Association. El
listado de empresas asociadas puede incluir un solo
nombre, ya sea el nombre de la empresa afiliada o
el nombre de una marca afiliada por cada 100 pies
cuadrados adicionales de espacio contratado. La
Produce marketing Association se reserva el derecho
de determinar la elegibilidad de las empresas enviadas
en el formulario de la empresa afiliada.
14. Contratistas designados por los expositores
Los expositores pueden, mediante aprobación previa
por escrito de la Produce Marketing Association,
emplear a contratistas externos para la instalación y
el desmontaje de los stands. Los expositores deben
emplear a miembros de los sindicatos adecuados,
cuando sea necesario. Los expositores deben
asegurarse de que las solicitudes del contratista
designado por el expositor se llenen y se envíen con
prueba del seguro de responsabilidad civil general a la
Produce Marketing Association.
– Continúa al reverso –
Para obtener más información acerca de las políticas oficiales de PMA y el sistema de puntos, visite www.freshsummit.com/exhibitor-policies.
Produce Marketing Association PO Box 6036, Newark, DE 19714-6036 • 1500 Casho Mill Road, Newark, DE 19711
Teléfono: +1 (302) 738-7100 • Fax: +1 (302) 731-2409 • www.pma.com
Normas y reglamentos oficiales para la exposición
2016 de PMA
15. Sistema de puntos de prioridad
Los puntos de prioridad puede acumularlos
únicamente la empresa que haya contratado espacio
de stands directamente a la Produce Marketing
Association. Ningún grupo afiliado ni espacio gratuito
de stand es elegible para los puntos de prioridad.
16. Alcohol, alimentos y bebidas
Si bien, la Produce Marketing Association toma todas
las medidas razonables para ofrecer acceso a los
recursos para la manipulación segura de los alimentos
(agua y fregaderos), los expositores son responsables
de asegurarse de que las muestras de alimentos sean
manipuladas según las pautas para las muestras de
alimentos en el sitio de PMA, según se proporciona
en el kit de servicio del expositor. Mediante permiso
por escrito de la Produce Marketing Association, los
expositores pueden servir bebidas alcohólicas dentro
de los límites de su espacio.
17. Ruido, olores y luz
Los expositores deben limitar todas sus actividades a sus
stands durante el horario del evento. Si se usa equipo
audiovisual, el expositor acepta cumplir con cualquier
requisito de los sindicatos para la operación del equipo.
Los dispositivos de sonido deben ser operados de forma
que no molesten a otros expositores, y no deben exceder
los 80 dB y dar una lectura en la escala "A" de un medidor
del nivel de sonido. La Produce marketing Association se
reserva el derecho de determinar los niveles aceptables
del sonido. Los expositores son responsables de obtener
todos los derechos de autor o permisos para usar
materiales protegidos. No se permitirán olores que, en
opinión de la Produce Marketing Association, resulten
desagradables. No se permitirán señales intermitentes ni
señales que impliquen el uso de neón o gases similares.
A los expositores que hayan recibido dos advertencias
y persistan, se les cerrará su muestra/demostración
durante ese día.
18. Los representantes de promoción de vestuario,
promoción de ventas y
de ventas minoristas en los stands que vistan disfraces
distintivos, muestren pancartas o señales, de forma
individual o como parte de su vestuario, deben
permanecer en su stand. Esto incluye la distribución
de muestras, emblemas y/o caracteres en cualquier
credencial oficial. Las demostraciones y debates
se limitan al espacio del stand únicamente. Los
expositores no deben colocar equipo para exhibición
o demostración de forma tal que haga que los
observadores se reúnan en los pasillos. La vestimenta
no debe ser ofensiva, obscena, indecente, sexualmente
degradante o inapropiada. Quedará a criterio exclusivo
de la Produce Marketing Association la determinación
de si la vestimenta es admisible o no. A las personas
que, a juicio de la Produce Marketing Association, se
comporten de una manera no profesional o inapropiada,
se les pedirá retirarse, y la Produce Marketing Association
no será responsable por daños de ningún tipo si tal
acción provoca que el stand quede desatendido.
Están prohibidas las ventas minoristas con entrega al
comprador en las propias instalaciones de la exposición.
19. Fotografía
La fotografía y el equipo fotográfico están
estrictamente prohibidos en el salón de exposición
sin un permiso por escrito de la Produce Marketing
Association o del expositor. La Produce Marketing
Association se reserva el derecho de revisar y eliminar
cualquier fotografía o confiscar cualquier cámara
digital, teléfono con cámara u otro equipo fotográfico,
y no será responsable por tales medidas.
20. Dispositivos de seguridad y protección contra
incendios
Los expositores son totalmente responsables de
cumplir con los reglamentos nacionales, estatales y
de la ciudad para el suministro y el mantenimiento
de dispositivos de seguridad adecuados y de las
condiciones para la operación de maquinaria y equipo.
Los stands que tengan más de 100 pies cuadrados
de área techada, de varios niveles o sencillos, deben
proporcionar un plano del diseño al jefe de bomberos
de la ciudad tan pronto como sea posible para su
aprobación. Están prohibidos los dispositivos, los
líquidos, las decoraciones o las cubiertas de accesorios
de exhibición que sean inflamables. Las telas, los
materiales de decoración, los manteles o las plataformas
deberán ser a prueba de fuego y estarán sujetos a la
aprobación del departamento de bomberos. Todos
los procedimientos de cocción deben ajustarse a
las normas y los reglamentos de la gestión de las
instalaciones y del jefe de bomberos de la ciudad.
Los gabinetes de mangueras de incendio, las entradas
de servicio y las señales de salida deben ser accesibles
y estar a la vista. No se permite fumar.
21. Cumplimiento de la Ley de Estadounidenses
con Discapacidades (ADA, por sus siglas en inglés)
El expositor declara y garantiza lo siguiente: (1) que
la exhibición será accesible en el grado requerido
por la ley; (2) que su exhibición cumplirá con la Ley
de Estadounidenses con Discapacidades (ADA) y con
cualquier reglamento implementado por esa ley; (3) que
indemnizará, eximirá y defenderá a la Produce Marketing
Association de cualquier y toda reclamación y gasto,
incluidos los honorarios razonables de abogados y los
gastos de litigio en que pudiera incurrir o que pudieran
imponerse contra la Produce Marketing Association
como consecuencia del incumplimiento de este párrafo
por parte del expositor o por el incumplimiento de
cualquiera de las disposiciones de la ADA.
22. Daño a la propiedad
Los expositores son responsables por cualquier daño
ocasionado por ellos o por sus agentes al lugar, a
la propiedad de la Produce Marketing Association
o a cualquier otro expositor. Esto incluye los daños
ocasionados por la fijación de exhibiciones o accesorios
al piso, a las paredes o a las columnas del edificio. Los
expositores no pueden aplicar barnices de laca, adhesivos
o cualquier otro recubrimiento a las columnas del edificio.
23. Cierre del evento
Todos los stands y otros artículos del expositor deben
ser retirados del edificio, por cuenta del expositor, al
final del evento sin exceder la hora publicada por la
Produce Marketing Association. Los expositores son
responsables de los cargos de almacenamiento y
manipulación si no retiran los materiales al final de los
períodos de instalación y desmontaje.
24. Indemnización
El expositor acepta indemnizar, defender y proteger a
la Produce Marketing Association y al Orange County
Convention Center y a eximirlos de reclamaciones,
demandas, juicios, responsabilidad, daños, pérdidas,
costos, honorarios de abogados y gastos de cualquier
tipo como resultado de cualquier medida u omisión,
o negligencia por parte del expositor o cualquier
funcionario, agente, empleado y representante
incluidos, pero sin limitación, reclamos por lesiones
personales, daños o pérdida de la propiedad. El
expositor no hará ningún reclamo contra la Produce
Marketing Association por daños o destrucción de
bienes ni por daño a sus personas, a sus empleados,
ni por daño de ninguna naturaleza incluidos los daños
a la empresa por motivo de falta de espacio para
su expositor, ni por ninguna acción u omisión de la
Produce Marketing Association, ni por el hecho de
no realizar el evento de la forma programada. Ni la
Produce Marketing Association, ni el Orange County
Convention Center, ni ningún funcionario, agente,
empleado u otro representante serán responsables, y
por el presente se los exime de responsabilidad por
cualquier daño, pérdida, peligro o lesión a las personas
o a cualquier propiedad del expositor o a cualquiera
de sus funcionarios, agentes, empleados u otros
representantes, como consecuencia de robo, incendio,
inundación, accidente o cualquier otro motivo, y ni la
Produce Marketing Association ni el Orange County
Convention Center contratarán seguro para protegerse
contra dichos daños, pérdidas, peligros o lesiones.
25. Seguro
Los expositores y sus contratistas designados contratarán
el seguro adecuado contra pérdida, daños o destrucción
de la propiedad, el que no será inferior a un seguro de
responsabilidad general comercial de $1 millón, que
incluirá un formulario de endoso amplio, y renunciarán
a la subrogación contra PMA, el Orange County
Convention Center o sus representantes. El expositor y
el contratista designado del expositor deberán nombrar
a PMA y al Orange County Convention Center en sus
certificados de seguro y proporcionarán una copia a la
Produce Marketing Association.
26. Coordinación con el arrendamiento
Por medio del presente documento, el expositor
acepta indemnizar, defender y eximir a la Produce
Marketing Association al mismo grado en que la
Produce Marketing Association pueda verse obligada
a indemnizar al Orange County Convention Center
como arrendatario o licenciatario de la sala o el
espacio de la exhibición. Si hay inconsistencias entre
el arrendamiento o la licencia de la Produce Marketing
Association para el salón o el espacio de exhibición
y este acuerdo, los términos del arrendamiento o la
licencia prevalecerán. Si hay normas, reglamentos o
términos o condiciones adicionales que la Produce
Marketing Association deba cumplir según su
arrendamiento o su licencia, hasta el grado en que
puedan ser aplicables al stand del expositor, estas reglas,
etc. adicionales se incorporan por referencia en este
documento, y el expositor se compromete a cumplirlas.
27. Honorarios de abogados
El expositor acuerda pagar cualquier honorario,
incluidos los honorarios de abogados, relacionados
con cualquier disputa con la Produce Marketing
Association o el Orange County Convention Center.
28. Jurisdicción
Si se inicia alguna acción legal para dar cumplimiento a
este acuerdo, el lugar de celebración será en el condado
de New Castle, Delaware, EE.UU., y se aplicarán las leyes
de Delaware. Los expositores deben cumplir, por cuenta
propia, todas las leyes locales y estatales, y todas las
normas, reglamentos y normativas federales vigentes.
29. Acuerdo con las reglas
Cada expositor, a nombre suyo y de sus empleados y
agentes, acuerda respetar las reglas y los reglamentos
anteriores, así como las enmiendas o las adiciones
a las mismas que pudieran establecerse o entrar en
vigor en lo sucesivo por parte de la Produce Marketing
Association. Cualquier asunto no específicamente
abordado estará sujeto únicamente a la decisión de la
Produce Marketing Association.
Para preguntas acerca de estas políticas, envíe un correo electrónico a [email protected].
Produce Marketing Association PO Box 6036, Newark, DE 19714-6036 • 1500 Casho Mill Road, Newark, DE 19711
Teléfono: +1 (302) 738-7100 • Fax: +1 (302) 731-2409 • www.pma.com