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Plantillas

Al contrario que en otros programas como Word, Access necesita crear y
guardar el archivo antes de empezar a trabajar. No se puede ir realizando la
base de datos y guardarla cuando esté lista.
Deberemos utilizar la barra de direcciones superior o explorar las carpetas
desde el panel izquierdo para situarnos en la carpeta en que queramos
guardar la base de datos. Y en el cuadro Nombre de archivo podrás escribir
el nombre. Luego, hacer clic en Aceptar. Se cerrará el cuadro de diálogo y
volverás a la pantalla anterior.
Pulsar el botón Crear para crear la base de datos.
Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la cual Access
asignará la extensión .ACCDB
Por defecto, Access abrirá una nueva tabla llamada Tabla1 para que puedas
empezar a rellenar sus datos.
Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos
los demás objetos se crean a partir de éstas.
Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de navegación,
desde donde podremos seleccionar todos los objetos que sean creados
dentro de la base de datos.
Esto es útil para lo siguiente:
• Proteger y administrar el acceso a los datos
• Compartir datos dentro de una organización o a través de Internet
•Crear aplicaciones de base de datos que no requieran el uso de Access
NOTA: Se requiere una cuenta de usuario para usar una base de datos web. El
acceso anónimo no se admite.
Los servicios de Access 2010 y de Acess (un complemento opcional de
SharePoint) ofrecen una plataforma para que el usuario cree bases de datos
que pueda usar en Web. Se puede diseñar y publicar una base de datos web
con Access 2010 y SharePoint, y luego los usuarios que tienen cuentas de
SharePoint usan esta base de datos web en un explorador web.
Cuando se publica una base de datos web, Servicios de Access crea un sitio
de SharePoint que la contiene. Todos los datos y los objetos de la base de
datos se mueven a listas de SharePoint ubicadas en dicho sitio. El siguiente
vídeo muestra el proceso.
Después de la publicación, los visitantes de SharePoint pueden usar la base de
datos, según sus permisos para el sitio de SharePoint.
Control total : Permite hacer cambios en los datos y el diseño.
Colaborar : Permite realizar cambios en los datos, pero no en el diseño.
Leer : Permite leer datos, pero no puede cambiar nada.
Puede abrir la base de datos web en Access, revisar el diseño y, a
continuación, sincronizar los cambios , con lo que se guardan en el sitio de
SharePoint.
También puede desconectar la base de datos web, usar la versión sin
conexión y, a continuación, sincronizar los cambios en los datos y el diseño
cuando vuelva a estar en línea.
NOTA: Para compilar una base de datos web, el usuario necesita permisos de
Control total en el sitio de SharePoint donde desee publicarla.
Para abrir rápidamente una de las últimas bases de datos que haya abierto, en
la ficha Archivo, haga clic en Reciente y, a continuación, haga clic en el
nombre de archivo.
En la ficha Archivo, haga clic en Abrir.
Haga clic en un acceso directo del cuadro de diálogo Abrir, o bien, en el
cuadro Buscar en, haga clic en la unidad o carpeta que contenga la base de
datos que desee.
En la lista de carpetas, haga doble clic en las carpetas hasta que se abra la
carpeta que contiene la base de datos.
•Para abrir la base de datos en modo predeterminado de apertura, haga doble
clic en ella.
•Si desea abrir la base de datos para el acceso compartido en un entorno base
de datos multiusuario (compartida), de modo que usted y otros usuarios puedan
leer y escribir en la base de datos al mismo tiempo, haga clic en Abrir.
•Si desea abrir la base de datos para el acceso de solo lectura, de modo que se
pueda ver pero no modificar la base de datos, haga clic en la flecha situada
junto al botón Abrir y, a continuación, haga clic en Abrir como de solo lectura.
•Si desea abrir la base de datos para el acceso exclusivo, de modo que ningún
otro usuario pueda abrirla mientras usted la tenga abierta, haga clic en la flecha
situada junto al botón Abrir y, a continuación, haga clic en Abrir en modo
exclusivo.
•Para abrir la base de datos como solo lectura, haga clic en la flecha que
aparece junto al botón Abrir y elija Abrir en modo exclusivo. Los demás usuarios
podrán abrir la base de datos, pero tendrán acceso de solo lectura.
Puede abrir directamente un archivo de datos en un formato de archivo externo
(como, por ejemplo, dBASE, Paradox, Microsoft Exchange o Excel). Puede abrir
también directamente cualquier origen de datos ODBC, como Microsoft SQL
Server o Microsoft FoxPro. Access crea automáticamente una nueva base de
datos de Access en la misma carpeta que el archivo de datos y agrega vínculos
a cada tabla de la base de datos externa.
Las plantillas de base de datos diseñadas para sus necesidades empresariales
específicas.
Cada plantilla es una aplicación de seguimiento completa, con tablas,
formularios, informes, consultas, macros y relaciones predefinidos. Las plantillas
se han diseñado de modo que se puedan usar inmediatamente. Si el diseño
de la plantilla se ajusta a sus necesidades, podrá usarla tal cual. Si no es así,
podrá usarla para crear más rápidamente la base de datos que se ajuste a sus
necesidades específicas.
También puede usar la página Introducción a Microsoft Office Access para
conectar con Microsoft Office Online y descargar las plantillas nuevas o
revisadas más recientes.
Puede crear una base de datos a partir de una plantilla desde la
página Introducción a Microsoft Office Access . Puede seleccionar una de las
Plantillas destacadas en línea, o hacer clic en una categoría del
panel Categorías de plantillas para ver opciones adicionales.
Activos, es una plantilla de base de datos que se suministran con el producto.
Puede usar la ventana Introducción a Microsoft Office Access para conectar
con Office Online y descargar las plantillas nuevas o revisadas más recientes.
Cree una base de datos de activos para realizar un seguimiento de los activos,
incluidos los detalles y propietarios de los activos. Puede colocar activos en
categorías y registrar su condición, fecha de adquisición, ubicación,
propietario y mucho más.
Microsoft Access 2010 ofrece, principalmente, tres formas de compartir datos
de contactos con Microsoft Outlook 2010:
Tabla vinculada Para establecer una conexión entre una base de datos de
Access 2010 y una carpeta de Outlook 2010, cree una tabla vinculada en
Access que utilice la carpeta como origen de datos. Los cambios que se
realicen en los datos de Outlook, se reflejarán en Access.
Cree una base de datos de contactos para administrar información sobre las
personas con las que trabaja su equipo, por ejemplo clientes y socios. Puede
realizar un seguimiento de la información de nombre y dirección, números de
teléfono, direcciones de correo electrónico e incluso adjuntar una imagen.
Se pueden producir errores si se actualizan los datos de la carpeta Outlook en
una tabla vinculada en Access. Consulte a su administrador de correo
electrónico antes de intentar modificar los datos de Outlook a través de
Access.
Importación : Para utilizar datos de Outlook en Access cuando no sea
necesario reflejar en Access los cambios que se realicen en adelante en
Outlook, importe los datos de Outlook a Access.
Exportación : Para utilizar los datos de Access en Outlook cuando no sea
necesario reflejar en Outlook los cambios que se realicen en adelante en
Access, exporte los datos desde Access a un archivo de texto y, a
continuación, importe los datos desde el archivo de texto a Outlook.
Access 2010 también ofrece una forma de recopilar datos utilizando
mensajes de correo electrónico. También hay plantillas de bases de datos
disponibles para ayudarle a administrar los contactos.
Barra de Estados.
Se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones
sobre el estado de la aplicación, proporciona distinta información según la
pantalla en la que estemos en ese momento.
El panel de tareas es sensible al contexto, esto quiere decir que mostrará
información diferente según lo que estemos haciendo al momento e abrirlo.
Contiene vista de hoja de datos y vista de diseño.
Se puede editar, copiar, cortar y pegar simplemente manipular los textos.
Aplica los formatos preferidos para el texto eh incluso las tablas.
Ayuda a ordenar y filtrar el texto para darle diferentes tipos de
orientaciones.
Ayuda a actualizar todo el documento parte del, revisar ortografía y realizar
operaciones matemáticas.
Puede buscar, remplazar y seleccionar el texto, objetos u otro contenido en
el documento e ir a las ubicaciones que desees.
Crea y diseña una nueva tabla vacía y también te permite publicarla en
caso de ser deseado hacerlo.
Es un menú que permite recibir ayuda por el programa para realizar las
actividades como son las tablas.
Crea y diseña formularios nuevos, le permite introducir información de un
registro cada vez y tiene diferentes diseños de formularios.
funciona para generar informes diseñarlos y editarlos.
Son herramientas muy útiles a la hora de crear nuestra base de datos nos
facilita su realización.
Una organización no gubernamental (ONG) es cualquier grupo no lucrativo
de ciudadanos voluntarios, que está organizada a nivel local, nacional o
internacional. Con tareas orientadas y dirigidas por personas con un interés
común, las ONG realizan una variedad de servicios y funciones humanitarias,
llevan los problemas de los ciudadanos a los Gobiernos, supervisan las políticas
y alientan la participación de la comunidad. Proveen de análisis y
experiencia, sirven como mecanismos de advertencia temprana y ayudan en
la supervisión e implementación de acuerdos internacionales. Algunas están
organizadas sobre temas específicos, tales como los derechos humanos, el
medio ambiente o la salud. Su relación con las oficinas y las agencias del
sistema de las Naciones Unidas difiere dependiendo de sus metas, ubicación y
mandato.
Más de 1,500 ONG con sólidos programas de información sobre temas
relacionados con las Naciones Unidas están asociadas con el Departamento
de Información Pública (DIP), dándole a las Naciones Unidas valiosos vínculos
con las personas alrededor del mundo. El DIP ayuda a las ONG a tener acceso
y difundir información acerca de la gama de temas en los cuales las Naciones
Unidas está involucrada, para facilitarle al público el mejor entendimiento de
logros y objetivos de la Organización mundial.
Microsoft desarrolló los proyectos de Access para obtener un acceso potente
y rápido desde Access a SQL Server. Los proyectos de Access emplean OLE
DB y ADO. La siguiente figura muestra el modo en que colaboran Access y
SQL Server.
Las tablas, los diagramas de bases de datos, las vistas y los procedimientos
almacenados se guardan en el servidor. Los formularios, los informes, las
páginas, las macros y los módulos, por otro lado, se guardan en el archivo del
proyecto de Access (con la extensión de nombre de archivo adp).
Las vistas y los procedimientos almacenados se han combinado bajo el
término genérico Consultas. Además, las funciones definidas por el usuario
(user-defined functions, UDFs) también pueden administrarse bajo Consultas.
La expresión Proyectos de Access puede inducir a error. Hay muchos
proyectos para los que puede utilizarse Access, pero eso no significa en
absoluto que todos ellos sean proyectos de Access. Microsoft desarrolló los
proyectos de Access sólo para trabajar con Microsoft SQL Server, aunque
probablemente puedan tener acceso a otros SGBDs mediante OLE DB.