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INTRODUCCIÓN
Por medio de este submódulo virtual, el estudiante conocerá un programa Gestor de Bases de
Datos (Access). La función principal que desempeña un programa como éste, es la de crear y
administrar las bases de datos. Una base de datos es una colección de información organizada
de tal forma que se puedan seleccionar rápidamente los datos que se necesiten.
Por ejemplo, podemos utilizar Access para llevar el registro de los artículos de nuestro almacén,
introduciendo, modificando, actualizando, sacando informes por impresora, etc. De esta forma
podemos realizar consultas de estos artículos, tales como ¿Qué artículo se ha vendido más este
mes? ¿Qué clientes compran un determinado artículo? ¿Cuál es la ganancia total del mes? etc.
A diario, las bases de datos de las organizaciones son alimentadas por cientos de datos que
generan la información de hechos o sucesos que ocurren en el normal desarrollo de sus
funciones. Por ejemplo, si en una empresa un cliente realiza un pedido, este es un suceso para
alimentar la base de datos, porque se registrarían los datos del cliente (documento, nombre,
dirección, teléfono, entre otros) y los datos del pedido (cantidad, referencia, tallas, colores,
entre otros). Si un bebé nace en una clínica, este es un suceso para alimentar la base de datos
porque se registrarían los datos del nacimiento (fecha, hora, sala de partos, médico, entre otros)
y los datos del bebé (apellidos, talla, peso, latidos del corazón, entre otros)
CONCEPTOS BÁSICOS DE BASES DE DATOS
Datos: Son hechos o sucesos del mundo real que pueden tomar la forma de números, letras,
símbolos o señales. Los datos cuando los mencionamos de manera independiente podrían sonar
incoherentes. Ejemplos: 4, Medellín, David, 300.000, 05/06/2005, sí, verdadero.
Si retomamos el ejemplo del bebé que nace en la clínica, los datos serían: 05/06/2010, Vélez
Toro, 6.5 lbs, 49 cms, 130 pulsaciones por minuto, entre otros.
Información: Es el resultado de procesar los datos. Es la unión de todos los datos para
interpretar una información completa y coherente. Ejemplo: el día 05/06/2010 nació un bebé
de apellidos Vélez Toro que pesó 6.5 libras, midió 59 cms y su corazón late a 130 pulsaciones
por minuto.
Campo: Es toda la información del mismo tipo que se registra en una columna de una tabla. Es
donde se guardan los datos en sentido vertical. Los campos tienen determinado tipo: Numérico
(cuando por ejemplo registramos el peso y la talla del bebé), alfabético (cuando registramos los
apellidos del bebé), fecha (cuando registramos la fecha de nacimiento del bebé), entre otros.
Por ejemplo: De los nacimientos que se registran en una clínica, un campo sería la columna de
de las fechas de nacimiento registradas.
Registro: Es una fila o renglón de una tabla, es la unión de varios campos relacionados entre sí
o del mismo ítem.
Por ejemplo: De los nacimientos que se registran en una clínica, un registro sería todos los
datos concernientes a un bebé; por lo tanto si son 200 bebés, decimos que tenemos 200
registros.
Tabla: Es una colección de datos relacionados con un tema específico. Es un conjunto de
registros, todos del mismo tipo que guardan alguna relación entre sí.
Por ejemplo: De los nacimientos que se registran en una clínica, toda la información quedaría
en una tabla donde estaría clasificada por campos y distribuida por registros como se observa
en la figura.
Campos
Registros
Código
registro
1
2
3
Fecha
Apellido
Peso
Talla
05/02/11
19/11/12
08/09/12
Ríos Marín
Pérez Villa
Martínez Góez
4,5 Lbs.
7.0 Lbs.
6,5 Lbs.
47 cms
50 cms
42 cms
Tabla
Dato
Base de Datos: Es un conjunto de tablas relacionadas entre sí. Una base de datos puede tener
varias tablas que permiten organizar la información del mismo tipo, pero clasificada en
diferentes tablas.
Por ejemplo, si tengo una base de datos de una tienda de mascotas, es necesario clasificar la
información de los dueños de las mascotas en una tabla, la de las mascotas en otra y la de los
veterinarios en otra. Esto nos permitirá clasificar la información y poder relacionar las tablas
entre sí, para obtener informes de cada mascota con su respectivo dueño y el veterinario que lo
atendió sin necesidad de mezclar la información.
Si retomamos el ejemplo de los nacimientos que se registran en una clínica podría clasificarse
toda la información de los bebes en una tabla y la de las madres en otra, porque los datos que
se registran son diferentes para cada uno. Luego si relacionamos las dos tablas podremos
obtener informes de cada bebé con su respectiva mamá. Además, desde la tabla de los bebés
podremos averiguar por ejemplo cuantos fueron de sexo femenino y cuantos de sexo masculino
o desde la tabla de las madres cuantas son madres solteras o cuántas menores de edad.
En la actualidad estamos empleando bases de datos continuamente, muchas veces sin notarlo.
Por ejemplo, al retirar o ingresar dinero en un cajero automático, reservar un vuelo aéreo, al
suscribirse a algún servicio o si consultamos un catálogo de libros de una biblioteca, entre otros.
Por lo tanto, estaremos en contacto con diferentes SGDB.
SGDB: (Data base managament system – Sistema administrador de bases de datos). Son un
tipo de software muy específico, dedicado a servir de interfaz entre la base de datos, el usuario
y las aplicaciones que la utilizan. Algunos sistemas administradores de bases de datos son: SQL
Server, Oracle, MySQL, Access, entre otros. Concretamente en este sub-módulo aprenderemos
Access en versión 2010.
Microsoft Office Access 2010, incluye un conjunto de eficaces herramientas que permiten
compartir información, realizar su seguimiento y elaborar informes en un entorno
administrable.
COMO INICIAR ACCESS
Para ingresar al programa podemos proceder de dos formas:
1ª forma:
–Clic en Inicio –Todos los Programas –Clic en la carpeta Microsoft Office –Clic en el ícono
Microsoft Access 2010
2ª forma:
–Clic en Inicio
Microsoft Access 2010
–– Digitar Access – Clic en el ícono
3ª forma:
Clic en Inicio –Pulsar las teclas Windows + R (aparecerá la ventana Ejecutar) – Digitar
MSaccess y Enter.
CONCEPTOD BÁSICOS DEL ENTORNO DE TRABAJO
Cuando usted ingresa a Access le aparecerá la ventana que se muestra a continuación, la cual
es una Introducción a Microsoft Office Access y permite abrir una base de datos de sus
dispositivos de almacenamiento o el acceso rápido a las bases de datos que ha usado
recientemente. También, encontrará en el panel del centro una serie de bases de datos
prediseñadas o plantillas.
Si alguno de los diseños de las plantillas se ajusta a sus necesidades, se evitará tener que crear
la base de datos y simplemente utilizar una de estas, pero si lo que usted desea es crear su
propia base de datos proceda de la siguiente forma:
CREAR UNA BASE DE DATOS NUEVA:
––Clic en el ícono

Digitar el nombre de la nueva base
de datos en el panel derecho de la
ventana

Clic en el icono de la carpeta, que
lo llevará a la ventana equipo para
indicar la ubicación de dicho
archivo.

Clic en el icono crear
Cuando se crea una base de datos la extensión que lo identifica por ser de Access 2010 es
.accdb como se observa en el lado derecho de la ventana y su tamaño aproximado es de 350 KB.,
a pesar de estar vacía.
Siempre que una base de datos se encuentre abierta, en la misma unidad de almacenamiento,
Access crea otro archivo temporal, el cual indica que esta BD está siendo usada. Se crea con
el mismo nombre, pero con extensión .laccdb y al cerrar la base de datos el archivo .laccdb se
cierra automáticamente.
Si usted desea abrir una base de datos nueva o ingresar a una base de datos ya existente, se
encontrará la ventana de Access, con la siguiente estructura:
b
c
d e f
a
g
h
j
i
k
l
m
a. La Barra de Título: Contiene el nombre de la Base de datos sobre la que se está trabajando
en ese momento. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, restaurar
y cerrar.
b. Ficha archivo: Contiene las opciones del manejo de Base de datos como: guardar, guardar
como, abrir, nuevo, impresión rápida, cerrar base de datos, etc.
c. Barra de Herramientas de Acceso Rápido: Aparece sobre la cinta de opciones y permite
el acceso instantáneo con un solo clic a los comandos de mayor uso, como Guardar y
Deshacer. Contiene además, el botón Personalizar Barra de Herramientas de Accesos
Rápidos para agregar o quitar otros botones.
d. Botón Minimizar: Lleva la ventana del programa a la barra de tareas para ponerla en estado
de espera.
e. Botón Maximizar: Amplía la ventana del tamaño del escritorio
f.
Botón Cerrar: Cancela la ventana del programa
g. Cinta de opciones: Área ubicada en la parte superior de la ventana donde se encuentran
con mayor rapidez los grupos de comandos relacionados.
h. Fichas de comandos: Muestran y combinan comandos de forma que aparecen cuando se
necesitan. Estas fichas contienen los comandos que se aplicarían con mayor probabilidad
a lo que se esté haciendo.
i.
Cerrar Objeto: Permite cerrar los diferentes objetos (tablas, consultas, formularios,
informes).
j.
Panel de Exploración: Ubicada en el extremo izquierdo de la ventana de la base de datos,
contiene los iconos que representa los objetos de la base de datos. Aparece al crear una
base de datos nueva o al abrir una ya existente.
Si usted hace clic en la barra de título del panel de exploración, podrá escoger la opción todos
los objetos, le permitirá observar los objetos de la B.D., los cuales son:

Tablas: Es una colección de datos relacionados con un tema específico. Es un conjunto
de registros, todos del mismo tipo que guardan alguna relación entre sí.

Consultas: Son instrucciones almacenadas que seleccionan datos de una o más tablas
para generar informes, o con el propósito de analizar o administrar datos.

Formularios: Es un objeto de base de datos que se puede usar para escribir, modificar
o mostrar los datos de una tabla o consulta, desde ellos se puede controlar el acceso a
los datos.

Informes: Son listados agrupados de información obtenida de la base de datos.

Macros: Es una herramienta que permite automatizar tareas y mejorar la funcionalidad
de formularios, informes y controles.

Módulos: Son objetos que sirven para aumentar la funcionalidad de la BD que se utilizan
para programar aplicaciones basadas en Microsoft Windows.
k. Área de trabajo: Se pueden mostrar los
objetos de la base de datos en documentos
con fichas en vez de ventanas superpuestas.
Es un espacio destinado para trabajar con los
objetos.
l.
Control de navegación: En la barra para desplazarse por los registros, se encuentra en la
parte inferior del área de trabajo.
Ubica el indicador de registro en el número de registro
digitado
Busca un registro específico
Asigna/elimina filtro
Crea un registro en la tabla
Sitúa el indicador de registro al final de la tabla
Ubica el indicador de registro en el próximo registro de la tabla
Lleva el indicador de registro al registro inmediatamente anterior
Coloca el indicador de registro al principio de la tabla
m. Vistas: Las vistas se muestran dependiendo el objeto activo. Se puede trabajar con vista
hoja de datos, vista tabla dinámica, vista gráfico dinámico, vista de diseño, entre otras.
Cuando se abre una tabla, el diseño o el contenido de ella se puede observar desde dos
vistas distintas, en cada una de ellas no sólo cambia el aspecto de la tabla, sino que además
varían el menú y la barra de herramientas.
CERRAR UNA BASE DE DATOS
–Haga clic en la ficha archivo
–Clic en cerrar base de datos o clic en el icono cerrar
Si la base de datos se guardó en un dispositivo de almacenamiento extraíble, no retire éste
dispositivo hasta que se cierre el archivo temporal .laccdb