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Departamento de Ciencias Económicas, Administrativas y de Comercio
Ingeniería en Finanzas y Auditoría CPA
Tesis previo a la obtención del Título de Ingeniera en Finanzas y Auditoría
CPA
Diseño de un Manual De Control Interno orientado a la Gestión del Riesgo
Operativo, aplicado a los Procesos de la Coordinación Administrativa del
Instituto Nacional de Economía Popular y Solidaria, bajo el enfoque COSO
ERM
Autores:
Carolina Córdova
Alexis Velarde
Econ. Juan Palacios
DIRECTOR
Ing. Sandra Galarza
CODIRECTORA
La
inexistencia
de
procesos
sistematizados en la Coordinación
Administrativa del IEPS, no permite
una adecuada gestión de los riesgos
operativos
Dificulta la asignación óptima de
recursos públicos destinados a la
ejecución de proyectos que buscan
el desarrollo e impulso de
emprendimientos de los actores de
la economía popular solidaria,
Afectando el cumplimiento de los
objetivos institucionales.
Objetivo General
Diseñar un Manual de Control Interno bajo el enfoque COSO ERM, orientado a minimizar los riesgos
operativos de los procesos relevantes de la Coordinación Administrativa del Instituto Nacional de
Economía Popular y Solidaria, cuya aplicación permita mejorar la asignación de recursos públicos
orientados al desarrollo e impulso de emprendimientos de los actores de la economía popular solidaria,
proporcionando seguridad razonable al cumplimiento de los objetivos institucionales.
Objetivos Específicos
Realizar un diagnóstico inicial de
la Coordinación Administrativa
Determinar los procesos relevantes de la
Coordinación Administrativa para proceder a
su sistematización.
Determinar las acciones de respuesta que
permitan minimizar el efecto de los riesgos
identificados.
Identificar y evaluar los factores de riesgo
operativo en cada uno de los procesos
relevantes, mediante la Metodología del
Análisis Modal de Fallos y Efectos
Diseñar un manual de control interno bajo un
enfoque de gestión del riesgo operativo, que
permita gestionar los riesgos identificados.
INSTITUCIÓN
Misión
• Fomentar y promover a las personas y organizaciones sujetas a la Ley
Orgánica de la Economía Popular y Solidaria, en el contexto del sistema
económico social y solidario
COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA
MISIÓN
• Dotar con eficiencia, eficacia y efectividad de los recursos
materiales, suministros, bienes y servicios requeridos para la
ejecución de los programas, proyectos y actividades
institucionales
COORDINACIÓN
ADMINISTRATIVA
UNIDAD DE SERVICIOS
GENERALES E
INSTITUCIONALES
UNIDAD DE
COMPRAS
PÚBLICAS
UNIDAD DE
TRANSPORTES
UNIDAD DE BIENES
Y ALMACEN
FORTALEZAS
DEBILIDADES
F1: Se tiene el apoyo de la Dirección Administrativa – D1: El personal no cuenta con mucha experiencia para
Financiera
realizar sus actividades.
F2: Se cuenta con personal motivado y colaborador
D2: Existe alta rotación de personal, que genera fuga de
conocimiento
F3: Se cuenta con equipos y software tecnológico actualizado D3: Ausencia de manuales de procedimiento que estandaricen
que permiten procesar la información de manera adecuada
la ejecución de los procesos
F4: Existe buena comunicación dentro de la Coordinación.
D4: No se cuenta con el personal suficiente para ejecutar
todas las actividades y responsabilidades asignadas a la
Coordinación
D5: No existe estandarización en el archivo de la
documentación de la Coordinación
D6: Existe una cultura organizacional débil.
D7: No existe una adecuada planificación de las actividades.
OPORTUNIDADES
O1: Facilidad de acceder a capacitaciones externas para el
personal
O2: Apoyo del Gobierno Central a la Institución para
fomentar el crecimiento de la Economía Popular y Solidaria
AMENAZAS
A1: Estructura organizacional débil a nivel de toda la
institución.
A2: Recorte de presupuesto para el Gasto Corriente a nivel de
todas la entidades públicas
O3: Capacidad de influenciar en la toma de decisiones de A3: Demasiada dependencia de otras unidades para el
otras Coordinaciones, lo que permite acoplarlas a las cumplimiento de objetivos, lo que genera retrasos en la
necesidades de la Coordinación Administrativa
ejecución de procesos
Constitución de la
República
Plan Nacional del Buen
Vivir
Base Legal
Ley de Economía
Popular y Solidaria
Ley Orgánica del
Servicio de
Contratación Pública
Normas de Control
Interno de la CGE
Teorías de Soporte
Control
Interno
COSO
ERM
Tipos de
Riesgo
• Eficacia y eficiencia en
operaciones
• Suficiente y confiable
información financiera
• Cumplimiento de leyes
• Ambiente interno
• Establecimiento de objetivos
• Identificación de eventos
• Evaluación de riesgos
• Respuesta a los riesgos
• Actividades de control
• Información y comunicación
• Seguimiento y monitoreo
• De crédito
• De mercado
• De tasa de interés
• De liquidez
• Operativo
• Legal
Riesgo
Operativo
Metodología
AMFE
• Procesos
• Personas
• Tecnología de Información
• Eventos Externos
• Herramienta para mejorar la
confiabilidad de los procesos a
través de la identificación de
eventos de riesgo operativo
Gestión
por
Procesos
• Identificación de usuarios
• Identificación de procesos
• Descripción y análisis de actividades
Manual
de
Control
Interno
• Informar actividades, funciones y
responsabilidades
• Minimizar errores, fraudes y
corrupción
Matriz de Riesgos .
Identificar.
Grupos de trabajo, talleres, y
entrevistas, análisis de flujo de
procesos
Matriz de Identificación de
Riesgos Operativos.
Identificar los modos de falla
potenciales y sus efectos .
Calificación del Riesgo
Identificar eventos en Diagrama de flujo.
Actividades o procedimientos que deben ser sujetos de mayor
control.
Priorizar.
Eventos operativos
críticos y prioritarios
para la Coordinación
Matriz Metodología
RAMEF
Diagrama de Pareto.
Mapa de riesgos.
Visión sintetizada y global.
Nivel de severidad.
Causas.
Determinar Causas Raíces..
Respuesta a los Riesgos .
Eventos operativos críticos.
Recomendar medidas
adecuadas para mitigarlos.
Identificación del problema.
Actividades de Control
Diagrama de Causa – Efecto.
Promueven el cumplimiento de las respuestas proporcionadas
a los riesgos
COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA
Determinación de Procesos Relevantes
1) Volumen de Recursos Públicos Asignados
2) Evaluación de Control Interno
Coordinación Administrativa
Elaboración del PAC a nivel nacional
Unidad de Compras Públicas
Contratación a través de Ínfima Cuantía
Adquisión de Bienes, Obras y Servicios incluidos los de
Consultoría.
Ingreso de Bienes a la Bodega de Activos Fijos
Entrega de Activos Fijos a Funcionarios
Unidad de Activos Fijos
Descargo de Activos Fijos a Funcionarios
Proceso de Reposición de Bienes por Pérdida o Robo
Pólizas de Seguro
CAUSAS
Controles no
definidos para
ingreso de bienes
Eve nto
Información deficiente
e inexacta en las
cotizaciones.
Adjudicación
errónea de
proveedor.
Cotizaciones sin
especificaciones
definidas.
Falta de información
para selección de
proveedor.
Adjudicación
errónea de
proveedor.
Incumplimiento
del proveedor a
las condiciones
pactadas
Contratación no
transparente de
proveedores
Adquisición de
bienes que no
cumplen con las
necesidades.
Formatos no
definidos, ni
estandarizados
Selección errónea de
proveedores.
Ejecución errónea de
pedidos.
Inconformidades en
los bienes adquiridos.
No.
1
2
3
4
Caus as Raíce s de los Eve ntos Priorizados
Cons ecuencia
Caus a Raíz Nive l 1
Objetivo de
adquisición no
cumplido
Falta de verificación
de la información del
proveedor
Inexistencia de un
banco de
proveedores.
Detalle de
requerimientos sin
especificaciones
definidas.
Falta de verificación
entre los bienes
solicitados y los
recibidos
Caus a Raíz Nive l 2
Requisitos para
cotizaciones
habilitantes sin
definir.
Control no definido
para validación de
información de
proveedor.
Control no
definido para
validación de
información
Requisitos para
cotizaciones
habilitantes sin
definir
Inexistencia de un
banco de
proveedores
Formatos no
definos, ni
estandarizado
Efecto (Problema)
Uso Ineficiente de
los Recursos
Públicos
Inexistencia de un
formulario de
requerimientos
Evento Priorizado
Información
deficiente e inexacta
en las cotizaciones.
Falta de información
para selección de
proveedor.
R1
MATRIZ DE RIESGOS
Consecuencia
Causa
Adjudicación errónea
Requisitos para cotizaciones
de proveedor.
habilitantes sin definir.
R2
Adjudicación errónea
de proveedor.
Formatos no definidos, ni
estandarizados
Incumplimiento del
proveedor a las
condiciones pactadas
Contratación no
transparente de
proveedores
Adquisición de bienes
que no cumplen con
las necesidades.
Objetivo de
adquisición no
cumplido
Control no definido para
validación de información de
proveedor.
Inexistencia de un banco de
proveedores.
Denominación
Selección errónea de
proveedores.
R3
Ejecución errónea de
pedidos.
R4
Inconformidades en
los bienes adquiridos.
R5
Inexistencia de un
formulario de
requerimientos.
Controles no
definidos para
ingreso de bienes
Matriz de Identificación de Eventos de Riesgo Operativo
Actividad
Evento Identificado
Riesgo Identificado
Verificar que concuerden
Falta de detección
los montos de las cedulas
Ejecución errónea de la
oportuna de diferencias de
presupuestarias con las
revisión.
montos entre partidas.
partidas presupuestarias.
Establecimiento de un
Error en la Introducción
régimen equivocado para
de Datos
Definir el Tipo de régimen
el tipo de bien adquirir.
de adquisición, Monto y
Información necesaria
Forma de Compra
Información deficiente e
para definir el tipo de
inexacta en el PAPP.
contratación es inexacta.
Detallar los bienes y/o
Selección de códigos
Error en la Introducción
servicios a adquirir de
equivocados de bienes y/o
de Datos
acuerdo a los Códigos CPC servicios.
Descargar el borrador del
PAC para autorización del
PAC autorizado con
Existencia de errores no
Director Administrativoerrores.
detectados en el PAC
Financiero
ADQUISICIÓN DE BIENES Y/O SERVICIOS A TRAVÉS DE ÍNFIMA CUANTÍA
Área Requirente
Coordinador
Adminsitrativo
Responsable de
Compras
Asistente de Compras
Guardalmacén
Coordinación Financiera
Proveedor Adjudicado
INICIO
Emitir necesidad
no planificada
Recibir la necesidad
junto a la Solicitud de
Bienes y/o Servicios
Obtener tres
cotizaciones
Cotización de
Bienes y/o
Servicios
Elaborar cuadro
comparativo de las
cotizaciones
Elaborar solicitud
de Bienes y/o
Servicios
Cuadro
Comparativo
Solicitud de Bienes
y/o Servicios
Seleccionar mejor
cotización.
Autorizar el Gasto
Revisar el Cuadro
Comparativo
Cuadro correcto?
NO
Realizar Cambios
SI
Aprobar y Firmar la
solicitud de bienes y/
o servicios
Firmar la Solicitud
de bienes y/o
servicios
Solicitud de
Bienes Firmada
Fase
1
APLICACIÓN EN CADA PROCESO
Probabilidad
Impacto
Severidad
4
3
Alto
3
4
Alto
2
3
Moderado
2
3
Moderado
Inexistencia de un formulario
de requerimientos.
3
4
Alto
Controles no definidos para
ingreso de bienes.
3
4
Alto
Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios a través de Ínfima Cuantía
Evento Priorizado
Información
deficiente e inexacta
en las cotizaciones.
Falta de información
para selección de
proveedor.
Selección errónea de
proveedores.
Denominación
MATRIZ DE RIESGOS
Consecuencia
Causa
Probabilidad
Impacto
Severidad
R1
Adjudicación errónea de
proveedor.
Requisitos para cotizaciones
habilitantes sin definir.
4
3
Alto
R2
Adjudicación errónea de
proveedor.
Formatos no definidos, ni
estandarizados
3
4
Alto
Control no definido para
validación de información de
proveedor.
Inexistencia de un banco de
proveedores.
2
3
Moderado
R3
Incumplimiento del
proveedor a las condiciones
pactadas
Contratación no transparente
de proveedores
2
3
Moderado
Ejecución errónea de
pedidos.
R4
Adquisición de bienes que no Inexistencia de un formulario
cumplen con las necesidades. de requerimientos.
3
4
Alto
Inconformidades en
los bienes adquiridos.
R5
Objetivo de adquisición no
cumplido
3
4
Alto
Controles no definidos para
ingreso de bienes.
3
PROBABILIDAD
Se
gu
ro
en
o
r
M
od
er
ad
o
R3
Ca
si
ab
le
2
Pr
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le
1
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M
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C
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O
In
ró
fic
Ca
ta
st
o
5
MAPA DE RIESGOS
R2
R4
R5
3
R1
2
1
4
5
Matriz de Actividades de Control
No
Evento priorizado
.
Respuesta
1
Información
deficiente e inexacta
en las cotizaciones.
2
Falta de información
para selección de
Mitigar
proveedor.
Mitigar
Acción
Actividad de control
Verificar que todas las cotizaciones presenten los
Establecer como requisitos mínimos a cumplir para todas
requisitos mínimos para ser consideradas válidas
las cotizaciones
para la comparación.
Estandarizar el formato de cuadro comparativo a ser
utilizado.
Realizar revisiones periódicas para comprobar que
los cuadros comparativos utilizados se hallen bajo
el formato establecido.
Control previo en el que se realice una validación de la
información proporcionada por cada proveedor
Revisar que dentro del cuadro comparativo se
encuentren completas las secciones de verificación
de información del proveedor
Consolidar la información de todos los proveedores del
IEPS y agruparlos por categoría de servicio o bien
ofertado, a fin de crear un banco de proveedores,
Verificar que las cotizaciones a analizar
correspondan a los oferentes incluidos en el banco
de proveedores.
4
Ejecución errónea de
Mitigar
pedidos.
Establecer un formulario de requerimientos, en el que se
establezca de manera clara y detallada cuáles son las
especificaciones técnicas.
Revisar que toda solicitud de compra de bienes o
servicios, adjunte el formulario de requerimiento
con las especificaciones técnicas a requerir.
5
Inconformidades en
Mitigar
los bienes adquiridos.
Implementar un control en el momento de la recepción
de los bienes, en el que se compare los documentos con
cantidades y las características de los bienes recibidos.
Revisar de manera periódica el cumplimento del
control previo a la recepción de los bienes
verificando los documentos habilitantes.
3
Selección errónea de
proveedores.
Mitigar
MAPA DE RIESGOS
Ca
ta
st
ró
fic
o
5
4
r
ay
o
M
er
ad
o
3
PAC.R2
M
od
PAC.R1
1
an
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M
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o
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4
Pr
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M
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Po
pr
ob
Im
5
Se
gu
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3
Ca
si
2
ab
le
1
ab
le
0
Ra
ro
Evento Priorizado
Existencia de errores no detectados en el PAC.
Información deficiente e inexacta en el PAPP.
Error en la Introducción de Datos
PAC.R3
In
Denominación
PAC.R1
PAC.R2
PAC.R3
I
M
P
A
C
T
O
MAPA DE RIESGOS
Denominación
Ca
ta
st
ró
fic
o
5
Evento Priorizado
4
Mala planificación del cronograma.
r
ABOS.R5
ay
o
Incumplimiento de plazos o de responsabilidades
M
ABOS.R4
er
ad
o
Selección errónea del proveedor
ABOS.R1
od
ABOS.R3
3
M
Documentación incompleta o inexacta
ABOS.R2,
ABOS.R3,
ABOS.R4,
ABOS.R5
2
r
ABOS.R2
I
M
P
A
C
T
O
en
o
Comunicación interna defectuosa a nivel institucional
1
In
sig
ni
fic
an
t
e
M
ABOS.R1
Pr
ob
M
uy
le
Dirección de Asesoría
Jurídica
sib
Director Administrativo
- Financiero
Po
Delegado de aprobación
pr
ob
Asistente de Compras
Im
Responsable de Compras
Ra
ro
Coordinador
Administrativos
4
ab
le
ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS INCLUIDOS LOS DE CONSULTORÍA
Unidad Requirente
3
INICIO
Emitir memorando
de requerimiento
inicial
Recibir el
requerimiento y
asignar al responsable
de compras
Verificar que existan y
se encuentren
aprobados todos los
documentos de inicio.
R1
Elaborar Pliegos de
Peticiones
R2
Solicitud de
bienes o servicios
fimrada
Establecer
cronograma de
actividades
R5
SI
Completar y/o
Modificar la
Información
Devolver a la Unidad
Requirente
NO
¿Existen todos los
documentos?
Imprimir los
pliegos y enviar
aprobación
SI
Solicitar Reforma
al PAC
Devolver a la Unidad
Requirente
NO
¿Coincide con el
PAC?
Generar el Pliego
dentro del Sistema
USHAY
Publicar el Pliego
dentro del SOCE
Realizar el seguimiento y
participar en el
Cumplimiento del
cronograma
R4
R1
R3
Generar expediente del
proceso y enviar a
Dirección de Asesoría
Jurídica
Contrato de
Bienes y Servicios
Fase
FIN
Firmar y aprobar el
proceso de
adquisición
Solicitar mediante la
revisión, resolución
de aprobación y
legalización de los
pliegos
Emitir resolución
de inicio de
proceso
R4
PROBABILIDAD
5
Se
gu
ro
2
Ca
si
1
ab
le
0
MAPA DE RIESGOS
Ca
ta
st
ró
fic
o
5
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M
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o
r
IB.R2
3
M
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ad
o
IB.R1
IB.R3
2
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o
r
IB.R4
1
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sib
Po
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Im
Ra
ro
5
Se
gu
ro
3
Ca
si
2
ab
le
1
ab
le
0
PROBABILIDAD
Denominación
IB.R1
IB.R2
IB.R3
IB.R4
Evento Priorizado
Inconformidades en los bienes adquiridos
Ejecución errónea de verificación de los
bienes
No tener identificado las existencias de bienes
en la institución
Espacio insuficiente para correcto
almacenamiento de bienes
Denominación
Evento Priorizado
Existen bienes no registrados dentro del
sistema.
Falta de firmas de responsabilidad de los
custodios
Bienes entregados sin registro de su
egreso.
EAF.R1
EAF.R2
EAF.R3
MAPA DE RIESGOS
Ca
ta
st
ró
fic
o
5
M
ay
o
r
4
er
ad
o
3
EAF.R1
EAF.R3
M
od
EAF.R2
1
sig
ni
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M
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o
r
2
In
4
Pr
ob
M
uy
le
sib
pr
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Im
Po
PROBABILIDAD
5
Se
gu
ro
3
Ca
si
2
ab
le
1
ab
le
0
Ra
ro
I
M
P
A
C
T
O
DESCARGO DE ACTIVOD FIJOS A LOS FUNCIONARIOS DEL IEPS
Jefe Inmediato Superior
del Custodio
Responsable de Activos Fijos
Guardalmacén
INICIO
Enviar solicitud
de descargo de
bienes
Recibir bienes
entregados por
el custodio
Denominación
DAF.R1
R1
Evento Priorizado
Recepción de bienes en mal estado.
Falta de reingreso de los bienes al
sistema.
Falta de firmas de responsabilidad de los
custodios
Memorando
Constatar
físicamente el
estado de los bienes
y que Concuerden
con el acta entregarecepción inicial.
DAF.R2
R1
DAF.R3
MAPA DE RIESGOS
¿Buen estado y
concuerdan?
5
4
R2
r
ay
o
M
2
1
In
Enviar correo
electrónico notificando
el ingreso de bienes a
bodega
DAF.R2
r
Legalizar el acta
de descargo
3
an
te
FIN
DAF.R3
er
ad
o
R3
DAF.R1
od
Acta de
Descargo
M
I
M
P
A
C
T
O
en
o
SI
M
Informe de entrega
de bienes
Elaborar Acta
de Descargo
sig
ni
fic
InFormar a
financiero para
acciones de
cobro
Ca
ta
st
ró
fic
o
NO
2
3
4
ab
le
uy
M
Po
sib
le
Pr
ob
ab
le
Im
pr
ob
Ra
ro
Fase
PROBABILIDAD
5
Se
gu
ro
1
Ca
si
0
FIN
POLIZAS DE SEGUROS
Responsable de Activos fijos
Coordinador Administrativo
INICIO
Enviar correo
electrónico a la
Aseguradora
MAPA DE RIESGOS
R1
ró
fic
o
5
Ca
ta
st
PS.R1
Enviar oficio a la
aseguradora con el
listado de los bienes
adquiridos
M
ay
o
r
4
3
M
od
er
ad
o
Recibir cotización
de inclusión de
bienes en polizas
1
Verificar que todos los
bienes estén incluidos en la
póliza.
sig
ni
fic
an
t
e
M
en
o
r
2
SI
In
4
Pr
ob
M
uy
le
sib
Po
pr
ob
Im
5
Solicitar
Certificación
presupuestaria a
Financiero
Se
gu
ro
3
Ca
si
2
ab
le
1
ab
le
0
Ra
ro
PROBABILIDAD
Denominación
R1
Enviar correo
electrónico
notificando los
bienes faltantes
Evento Priorizado
Existencia de bienes sin pólizas de
seguro.
Solicitar pago de la
póliza a Financiero
FIN
Fase
I
M
P
A
C
T
O
R1
REPOSICIÓN DE BIENES POR PÉRDIDA O ROBO
Responsable de Activos Fijos
Coordinador Administrativo
Aseguradora
MAPA DE RIESGOS
INICIO
RPR.R3
Ca
ta
st
Receptar el memorando
donde ocurrió el
incidente
ró
fic
o
5
R3
4
FIN
Notificar a la
aseguradora y adjuntar
los documentos
r
ay
o
M
2
M
Envíar oficio a la
Aseguradora con la
documentación completa
r
SI
3
er
ad
o
R3
od
Notificar a la
Coordinación
Financiera para dar
de baja y remplazar
los mismos
M
NO
R1
RPR.R1
RPR.R2
en
o
Verificar si los bienes
tienen seguro en el
Sistema
I
M
P
A
C
T
O
e
Oficio
1
In
sig
ni
fic
an
t
Recibir la cotización de
bienes por parte de la
aseguradora
4
NO
Pr
ob
M
uy
le
sib
Po
pr
ob
Entregar al IEPS
los bienes objeto de
la reposición
Im
Enviar oficio a la
Aseguradora
indicando la
aceptación
Ra
ro
SI
5
Se
gu
ro
3
Ca
si
2
ab
le
1
ab
le
0
Verificar que las
características de los bienes a
reponer sean de iguales o
mejores condiciones. R2
PROBABILIDAD
Pedir una nueva
cotización
Denominación
RPR.R1
Notificar a la
Coordinación
Financiera para dar
de baja y remplazar
los mismos
R3
Realizar el proceso
de ingreso de los
nuevos bienes
Fase
FIN
RPR.R2
RPR.R3
Evento Priorizado
Identificación deficiente de los bienes que
poseen seguro.
Análisis deficiente de las características de los
bienes a reponer.
Incumplimiento de plazos para presentación de
notificación a la aseguradora.
MAPA DE RIESGOS
5
Ca
ta
st
ró
fic
o
RPR.R3
PS.R1
RPR.R3
ay
o
RPR.R1 RPR.R2
IC.R2 IC.R4 IC.R5
ABOS .R2 ABOS .R3
ABOS .R4 ABOS .R5
DAF.R3 RPR.R1
RPR.R2
IC.R3
EAF.R2
PAC.R1
IB.R1
IB.R3
DAF.R2
M
PAC.R3
IB.R2
DAF.R1
M
od
er
ad
o
3
PAC.R2
IC.R1
ABOS.R1
EAF.R1
EAF.R3
2
M
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o
r
IB.R4
sig
ni
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In
4
Pr
ob
le
M
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pr
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Po
PROBABILIDAD
5
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Ca
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2
ab
le
1
ab
le
0
Ra
ro
I
M
P
A
C
T
O
r
4
DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS
POLÍTICAS
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
OBJETIVOS
INDICADORES DE GESTIÓN
INTRODUCCIÓN
Luego de realizar un diagnóstico inicial a la Coordinación Administrativa, se determinó que
la inexistencia de procesos sistematizados impide una adecuada gestión de los riesgos
operativos, la ejecución eficiente de las actividades y la entrega oportuna de productos y
servicios perjudicando directamente a la asignación eficiente de los recursos públicos y al
cumplimiento de los objetivos institucionales.
Al sistematizar los procesos de las unidades de Compras Públicas y Activos Fijos se
obtuvo una visión clara de cómo se desarrollan las actividades que generan mayor
conflicto dentro de la Coordinación Administrativa y afectan a la consecución de sus
objetivos.
Utilizar una metodología de identificación de eventos operativos enfocada hacia los
procesos, permite conocer de manera general y especifica en qué actividades se encuentran
los riesgos de mayor incidencia, y ayuda a prevenir o asimilar el riesgo que podría darse por
fallas o insuficiencias en los cuatro pilares que comprende el riesgo operativo.
La priorización de los eventos de riesgo operativo, permite enfocar las acciones de
mitigación sobre aquellos riesgos que tienen un mayor grado de afectación sobre el
cumplimiento de los objetivos y la asignación óptima de recursos públicos, dentro de la
Coordinación Administrativa se determinó que los eventos prioritarios son: inexistencia de
procesos formalmente establecidos y falta de segregación de funciones.
La evaluación cualitativa de los eventos de riesgo, constituye un método adecuado
ante la falta de una base de datos histórica; de acuerdo al estudio realizado, el 57.10%
de los eventos de riesgo operativo corresponden a una zona de riesgo alto y el 42.90%
se encuentra en una zona de riesgo moderado, en estos niveles se requiere la
implementación de acciones de respuesta inmediata que permitan reducir su impacto y
probabilidad de ocurrencia.
El diseño de un manual de control interno, en el que se describa de qué manera deben
desarrollarse las actividades y que además plasme las respuestas que permitan limitar y
administrar los factores de riesgo inmersos en cada uno los procesos permite tomar
decisiones oportunas encaminadas a minimizar y controlar el impacto o posible afectación
en la consecución de sus objetivos institucionales.
Mantener actualizado los procesos sistematizados dentro del manual de control interno a través
del monitoreo constante de los requerimientos de los entes de control, a fin de contar con una
gestión eficiente del riesgo operativo que se acople a las necesidades de la Coordinación
Administrativa, utilizando una metodología orientada a la eficiencia y control de los procesos.
Las instituciones deben gestionar el riesgo operativo, como un elemento primordial de una
administración preventiva, implementando mecanismos, estrategias, tecnología, procesos y
contar con recurso humano calificado y con la experiencia necesaria a fin de mitigar este riesgo
e incrementar la eficiencia de las operaciones.
Se deberá estructurar un inventario de eventos agrupados por categoría que permita consolidar
una base de hechos históricos, para la gestión oportuna de los riesgos y evaluaciones futuras.
Aplicar los indicadores establecidos para dar seguimiento al cumplimiento de las acciones de
respuestas enfocadas a la mitigación de los riesgos y evaluar la gestión de los procesos de la
Coordinación Administrativa
Implementar y difundir el manual de control interno elaborado en el presente trabajo, a fin de
mantener una directriz clara de las actividades que deben realizarse en cada proceso, así como de
las responsabilidades de cada funcionario, de tal manera que se mejore la gestión operativa y la
asignación de recursos públicos para obtener una seguridad razonable del cumplimiento de los
objetivos institucionales.