Download Microsoft Excel Nivel Intermedio

HERRAMIENTAS
BÁSICAS
EXCEL
2
Objetivos:
Aprender a separar datos de un celda
en varias
Manejo de formatos no tradicionales
Generar datos de manera rápida
Usar nombres de rangos
Repasar la protección de rangos
Utilizar opciones de pegado especial
2
Temáticas:
•Texto en columnas
•Formatos
•Series y listas
•Pegado especial
•Nombres de rangos
•Proteger
3
1. SEPARAR DATOS
Cuando una celda contiene
datos compuestos, por ejemplo
un código, nit, email, se pueden
separar los componentes en
varias columnas utilizando la
opción: Menú datos – texto en
columnas
1.1 ELEGIR EL TIPO DE SEPARACIÓN
32964907;Vahos;Giraldo;Alberto;F;Cra.;
5;Nº;10404;;Medellín;OperarioA;26/01/1969
2. FORMATOS PERSONALIZADOS
Son formatos creado por el usuario de acuerdo a sus
necesidades
El formato de número no afecta el valor real de la celda
que usa Excel para realizar los cálculos. El valor real se
muestra en la barra de fórmulas
El formato personalizado maneja 4 partes diferenciados
con punto y coma, así:
Números positivos;Números negativos;Cero;Texto
Procedimiento:
Formato de celdas - Ficha número - Personalizada - En el
cuadro tipo escribir el código correspondiente:
6
2.1 Códigos de formato
Código
Descripción
#
Asegura que ese espacio será ocupado por un número. No acepta
ceros a la izquierda
0
Despliega ceros a la izquierda para rellenar el formato
.o,
Despliega un punto decimal o separador de millares según sea el
caso
%
Despliega el símbolo de porcentaje
+ – / () : $
Se muestra este carácter
*
Repite el siguiente carácter hasta llenar el ancho de la columna
“texto”
Despliega el texto dentro de las dobles comillas
[color]
Especifica el color de la fuente que puede ser: Negro, Azul, Cian,
Verde, Magenta, Rojo, Blanco, Amarillo.
[COLOR n]
Muestra el color correspondiente de la paleta de colores donde n
es un número entre 0 y 56.
Ejemplos de códigos:
2.2 Fechas:
Códigos de
Ej Resultado Explicación
fecha
m
3
Mes con una sola cifra
mm
03
Mes con dos cifras
mmm
mar
Nombre del mes abreviado
mmmm
marzo
Nombre del mes completo
d
7
Día con una sola cifra
dd
07
Día con dos cifras
ddd
mié
Nombre del día abreviado
dddd
Miércoles Nombre del día completo
y (a)
62
Año abreviado
yy (aa)
62
Año abreviado
yyy (aaa) 1962
Año completo
yyyy (aaaa) 1962
Año completo
8
Ejemplos de códigos:
2.3 Números:
Códigos de fecha Ej Resultado
9
Explicación
Agregar ceros a la
derecha
Colocar un color a los
[Verde]
3
números
Formato de moneda con
$ #.##0,0
$ 1.000,0
un decimal
Formatos diferenciados
#.##0,00;(#.##0,00
1.000,00, (1.000,00) ó 0 para datos positivos,
);0
negativos o vacíos
Agregar un texto
0,0 «Tasas de cafe» 10 tasas de café
personalizado al formato
0000
0003, 0010
3. SERIES Y LISTAS
3.1 Series
• Sirven para ingresar datos numéricos de manera
rápida.
• Dichos datos pueden ser números o fechas
• Los datos deben tener una tendencia
10
Procedimiento:
• Escriba el dato inicial de la serie o seleccione un
rango de datos que tengan la tendencia deseada
y el espacio a llenar
• Menú inicio – Grupo Modificar – Rellenar - Series
• Elegir si los datos irán horizontales (filas) o verticales
(columnas)
• Seleccionar el tipo de tendencia a manejar
• Escribir el incremento o salto que manejará la serie
• Si es una fecha elegir la configuración para ésta
11
12
3.2 Listas personalizadas
• Se escribe un dato de la lista y, al arrastrar la
selección, Excel escribe los demás datos
• Sirven para ingresar textos de manera rápida
• Evitan la necesidad de memorizar datos y
ortografía
• Ahorran tiempo de digitación
• Permiten hacer ordenamientos diferentes al
alfabético
13
Procedimiento:
• Menú archivo – Opciones – Avanzadas – Modificar
listas personalizadas
• Escribir los datos de la lista en entradas de lista –
Agregar o
• Ir al cuadro importar lista desde las celdas –
Seleccionar el rango con el listado en Excel – Clic
en el botón importar
14
15
4. PEGADO ESPECIAL
Las opciones de pegado especial permiten:
• El pegado tradicional
• Elegir qué parte de los datos copiados se desea
pegar
• Decidir cómo se desean pegar los datos: usar una
operación, transponer…
16
4.1 El cuadro de pegado especial
17
4.2 Pegar:
Elija qué datos desea pegar:
Las opciones de este cuadro son excluyente, es decir,
si se elige la opción fórmulas se omitirán los formatos,
comentarios, validaciones, etc.
4.3 Operación
Elija la operación que se realizará entre el dato que
hay en la celda y el dato copiado
Ejemplo si se copia el número 3 y en la celda donde
se va a pegar hay un 4, si se elige la operación sumar,
el 4 cambiará por 7, si se elige multiplicar el 4
cambiará por 12 y así sucesivamente.
18
19
Elija cómo se pegarán los datos:
Transponer: pegar la tabla de manera transpuesta
equivale a cambiar la dirección de la tabla, es decir,
si la tabla es horizontal se pegará vertical y visceversa.
5. NOMBRES DE CELDAS O RANGOS
Un nombre de celdas o rango es un alias que se le da
a un conjunto de celdas con el fin de:
• Recordar fácilmente la ubicación de los datos
• Evitar las selecciones en las funciones
• Reemplazar la opción de fijar las celdas con el
signo $ ya que los nombres de rangos ya son fijos
20
5.1 Cómo colocar nombres a un rango:
5.1.1 Desde el cuadro de nombres
• Seleccionar el rango o celda a nombrar
• Clic en el cuadro de nombres
• Escribir el nombre a dar al rango (dicho nombre no
puede tener espacios en blanco ni caracteres
especiales
• Enter
21
5.1.2 Desde el Administrador de nombres
• Seleccionar el rango o celda a nombrar
• Menú Fórmulas – Grupo Nombres Definidos –
Administrador de nombres (o en asignar nombre) –
Nuevo…
• Escribir el nombre a dar al rango (dicho nombre no
puede tener espacios en blanco ni caracteres
especiales
• Aceptar
22
5.1.3 Crear los nombres desde la selección
• Seleccionar un rango que contenga las celdas a
nombrar y el nombre que se les quiera dar (dicho
nombre no puede tener espacios en blanco ni
caracteres especiales)
• Menú Fórmulas – Grupo Nombres Definidos – Crear
desde la selección
• Defina la posición en el rango seleccionado de los
nombres que se asignarán
23
5.2 Cómo eliminar o modificar los nombres de rango
dados
• Menú Fórmulas – Grupo Nombres Definidos –
Administrador de nombres
• Clic en el nombre de rango a eliminar o editar
• Para eliminar clic en el botón respectivo
• Para cambiar las celdas que componen el rango
puede ir al cuadro se refiere a, cambiar el rango y
clic en el botón de verificación
• Para cambiar el nombre del rango clic en el botón
editar…
24
6 Proteger
6.1 Proteger hoja
Impide la modificación del contenido, formatos, etc.
de las celdas de la hoja
Procedimiento:
• Menú Revisar – Grupo Cambios – Proteger hoja
• Colocar la contraseña
• Elegir las tareas que se permitirá realizar sobre la
hoja protegida
25
6.2 Proteger estructura de ventanas:
Evita que se realicen cambios en la estructura del
libro, esto se refiere a no permitir que se ingresen,
eliminen, renombren, oculten, muestren, etc. hojas del
libro
Menú revisar – Grupo cambios – Proteger libro
27
29
6.3 Proteger rangos o celdas:
Evita que se realicen cambios en algunas celdas o
rangos de la hoja de cálculo, mientras que otras áreas
de la hoja permanecen libres y pueden ser
modificadas
Procedimiento:
• Seleccionar las celdas que quedarán libres
• Formato de celdas – Ficha proteger – Desactivar la
casilla Bloqueada - Aceptar
• Menú revisar – Grupo cambios – Proteger hoja