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MAR sobre procesos
Se trata del Método de Acción Rápida (MAR) sobre procesos. Su objetivo es rediseñar
un proceso específico en cualquier ámbito de trabajo (un área o un macroproceso). Se trata de realizar el (re) diseño de un proceso (Power Point, Optimus, Visio, System Arquitect,
etc…).
Es suficiente informe en PowerPoint. Verificar redacción y ortografía.
La presentación contiene las siguientes láminas:
1. Carátula: imagen de la empresa, logo y nombre del equipo, título del proyecto propuesto o cambio relevante en el proceso o ámbito (es la primera impresión).
2. Resumen ejecutivo: ámbito, Sponsor, proceso operativo, problema, concepto de solución y VAN, separado en tres: VAN interno con ahorros concretos y otro con los costos de oportunidad y el VAN social (el VAN siempre asocia plazo y tasa de descuento
y aplica cuando hay más de un período anual).
3. Mapa de procesos (MP) global y del ámbito: señalando el proceso operativo a rediseñar (ver capítulo 1 y presentación ppt).
Puede ser que la solución incluya cambiar el mapa. No hay problema, se incluye entre las láminas 7 y 8.
4. Flujograma de Información (FI) actual del proceso seleccionado. Aplique criterio
“Curso Normal de los Eventos” (CNE), temporalidad, estructura organizacional y demás elementos de la nueva generación de FI’s (ver capítulo 11 y presentación ppt).
5. Datos relevantes del proceso seleccionado: cliente del proceso, dueño, variable crítica principal (efecto red de pescador) y mediciones, problema de fondo (se puede aplicar técnicas como Ishikawa, Pareto, los Por qué, base en los hechos y otras, se pide
explicitar), costo directo del problema (ahorros concretos) y costos de oportunidad (los
cuales son necesariamente estimados).
6. Idealización e investigación: El ideal es la medición en el extremo positivo de la variable (el sueño imposible). Luego viene la investigación de soluciones para cumplir el
ideal, incluye ideas imposibles, no factibles (posibles con restricciones) y factibles
(ver nota Nº 1). También señalar las mejores prácticas en el medio (la competencia y
otras con procesos equivalentes).
7. Objetivo y solución: surge del análisis creativo anterior aplicando restricciones. El
objetivo es preciso, es una medición factible de la variable crítica. La solución puede
ser una de las alternativas presentadas o una combinación de ellas con otros aportes.
Indicar costo de la solución. Señalar o proponer la directriz estratégica que apoya.
8. FI actual y FI propuesto: efecto visual de ver las diferencias.
9. FI propuesto con detalle de cambios en el proceso: por ejemplo, indicar con azul lo
que se agrega y con rojo lo que se elimina. Incorpore las mediciones asociadas a la variable crítica (idem FI actual).
10. FI propuesto: en limpio, el mismo anterior pero sin detalle de los cambios.
11. Conclusiones: Señalar al menos: problema, concepto de la solución, beneficios, inversión, beneficio anual (idealmente VAN) interno y social y algo más…
Además de los anexos.
Notas
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Alternativas imposibles y no factibles: igual son soluciones efectivas (no aplican opciones
como desintegrar la tierra o vender la empresa, porque no resuelven el problema de fondo
del proceso operativo). La creatividad de la opción imposible (como el teletransportador)
aprovecha el efecto de asociación de ideas de nuestro cerebro, abre la mente y ayuda a generar ideas factibles. También pueden ser opciones no factibles, las cuales son posibles
(como utilizar huella digital en el control de acceso) pero serán dejadas de lado al aplicar
restricciones de costo, tecnología, política u otra.
En el pie de página de la presentación incluir nombre del grupo y del proyecto
Además del título de la lámina va el título del proceso a que se refiere el MAR
Determinar destino de recursos ahorrados (por ejemplo, tiempo de empleados) o si son personas liberadas del proceso, quien las recibe (Responsabilidad Social)
Buscar y explicar las causas de los síntomas detectados en sus respectivos procesos (Ojalá
Ishikawa y Pareto en un anexo)
Cuantificar todo, el problema y la solución propuesta (nada sólo cualitativo). Ser preciso
con las métricas y la fuente de datos (en el ejemplo de Linhogar se incluyó como anexos)
Asegurarse que en cada proceso que existan los controles adecuados.
Señalar lo que tienen empresas afines (benchmarking).
Para efectos del ppt, reducir la información por lámina.
Valores a convenir, por ejemplo: plazo proyectos: 3 años, tasa de descuento: 10%, costo del
cargo: $/hora profesional:10.000 y $/hora administrativo: 5.000. VAN SOCIAL (impacto
económico en el medio), valor de espera (clientes, pacientes y otras personas): 2.000
($/hora), vida: 1 millón de dólares, vida de un profesional recién egresado: 7 millones de
dólares, daño por un hoyo en la calle: 30 millones de pesos al año (reparar cuesta $ 30.000)
El título del proyecto debiera reflejar la necesidad y tal vez, algo de la solución, por ejemplo: “Proyecto reducir tiempo de despacho a clientes de Linhogar”, “Aumentar el comercio
exterior en el Banco”. Es relevante un buen título.
Esta técnica se inscribe en la competencia método y llega a plantear un “qué”, propio de la
etapa de análisis del método genérico presentado en el libro GP, luego de aprobado el MAR
se transforma en un proyecto donde además aparecen las etapas de diseño, implementación
y despliegue.
Un MAR es un cambio grande en un proceso operativo. Es un gran desafío en un ámbito
específico. No cambia el mundo pero es significativo para el proceso rediseñado. Es como
la metáfora de lanzar una estrella de mar al mar de Joel Arthur Barker… o el conocido refrán: Piensa en grande.
Podría suceder, excepcionalmente, que la forma de un FI actual sea igual al propuesto,
cuando las variaciones son internas en la actividades. En todo caso, lo que variará serán los
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números: costo, tiempo, errores, etc… Por ejemplo, puede ser que lo único que varíe en el
flujo sean los tiempos gracias a señalar que una determinada actividad la realizarán dos o
más personas en lugar de una o que se agregará más tecnología de la que ya existe, manteniéndose la forma del flujo. También puede ser necesario tener dos procesos operativos en
casos como este, uno para la situación normal y otro para los momentos peak.
El concepto de solución es la idea fuerza que guía la solución, puede ser racionalización,
integralidad, automatización, tecnología focalizada, empoderamiento, Kanban, transparencia, flexibilidad, JIT y muchas otras.
El Sponsor es un ejecutivo que conoce el proyecto y aporta el conocimiento de la dirección
en estrategia y visión de conjunto (pueden haber otros proyectos similares en la empresa).
Puede ser el cliente o el dueño del proceso.
Directriz estratégica que apoya el proyecto MAR (cuando aplique). Por ejemplo, profundizar la relación con clientes, la productividad o la economía.
Evitar los efectos en el Power Point, del tipo que la lámina se muestre poco a poco
(mostrar completa la lámina). Esto porque la cantidad de revisiones requiere algo
muy rápido.
19. Puede ser necesario agregar otro MP si hubo cambios a ese nivel. Así como otros FI
cuando un proceso fue dividido en otros y viceversa.
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Da lo mismo usar de base el FI inicial o final para la lámina 8 con detalle de cambios
Cuando envíe su archivo Power Point con el MAR, favor indicar en el nombre del ar-
chivo, nombre del alumno MAR título resumido. Por ejemplo: Juan Pérez MAR reducir tiempo Linhogar.
Documentos relacionados con el MAR
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“MAR sobre procesos”. Este mismo documento Word como guía.
“MAR reducir tiempos de despacho en Linhogar V3”. Documento Power Point con el ejemplo LINHOGAR desarrollado según el método.
“MAR extractos libro GP JBC”. Documento Word con partes de los capítulos 1 y 11 del libro
Gestión de Procesos de Juan Bravo C. (se entrega cuando el participante no tiene ese texto).
Se trata del texto original del libro (2005), las actualizaciones se encuentran en el documento
“Gestión de Procesos Seminario”.
“Gestión de Procesos Seminario”. Documento Power Point que actualiza el libro GP y agrega
los conocimientos necesarios para el MAR, en especial módulo 1 y anexos.
Errores típicos detectados en trabajos revisados. Recomendación:
1. Ortografía (Power Point tiene corrector ortográfico), títulos corridos, palabras pegadas, etc…
2. Los procesos operativos deben ir con gris y no pueden llevar más divisiones. Si fuera necesario dividir un proceso operativo en dos o tres porque resulta muy extenso, el original pasa a
ser un macroproceso. En general, diferenciar procesos operativos de los macroprocesos.
3. En el mapa de procesos no deben ir actividades.
4. Evitar las líneas hacia arriba en el FI (respetar la temporalidad).
5. El FI va en sólo una página. Si llegara a extenderse mucho, debe resolverse a nivel del mapa
de procesos (separar el proceso operativo en dos o más).
6. El FI actual tiene todas las formalidades de un FI. Si existe uno antiguo con rombos y loops
se puede incluir como anexo.
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7. Precisar la idealización y el objetivo. Provienen del indicador principal.
8. El VAN no lleva apellido, por ejemplo, “anual”. Siempre que se incluye el VAN debe indicarse plazo y tasa de descuento.
9. Siempre que se indica un costo o beneficio debe indicarse el período, por ejemplo, anual.
10. Falta detalle en los FI (destino de un documento, cantidad de ejemplares, etc…).
11. La entrada y salida a una actividad es vertical u horizontal. Si la entrada es por arriba, la salida es por abajo. Si la entrada es por la izquierda, la salida es por la derecha.
12. No debe haber rombos para excepciones indeseadas porque se sigue el criterio curso normal
de los eventos.
13. No debe haber flechas (excepto en casos especiales como cuando hay interacción entre dos
actividades).
14. Usar los símbolos previstos.
15. Si un tema no alcanza en una lámina, puede agregarse algo más en anexos.
16. En una presentación del MAR los anexos no se exponen, solamente se muestra que existen y
se recurre a ellos en caso de una consulta.
17. Concordancia entre el nombre del proceso operativo y el título del FI.
18. Ser riguroso con el modelo MAR y hacer uso de los anexos.
19. Poco claridad en figuras y recuadros de comentarios (se puede tomar un curso básico de Power Point, especialmente en lo que se refiere al uso de las Autoformas).
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