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TERCERA SEMANA (Del 1 al 7 de Agosto de 2011)
TAREA Nº 3: CICLO BÁSICO DE LA GESTIÓN: PHVA.
GRUPO AM_14
CAJA DE LA VIVIENDA POPULAR – MARTHA ISABEL BOJACA
ANÁLISIS DE EFECTIVIDAD
INVENTARIO DE INSTRUMENTOS
DE MEDICIÓN
EFECTIVO

PLAN DE ACCIÓN DE
GESTIÓN
Este plan de acción se
desarrolla en cada área
de acuerdo a los
objetivos planteados
para un periodo
determinado y se
plantean actividades
para el cumplimiento de
las metas que se fijan.
La medición se realiza
trimestralmente a
través de indicadores
de eficacia, eficiencia
y/o efectividad según el
caso, en cuya hoja de
vida se plasman las
metas porcentualmente
para cada periodo. La
efectividad se refleja en
el resultado del
indicador el cual nos
permite ver si el
cumplimiento es
adecuado o si requiere
una acción preventiva o
correctiva.
NO EFECTIVO
CAJA DE LA VIVIENDA POPULAR – MARTHA ISABEL BOJACA
ANÁLISIS DE EFECTIVIDAD
INVENTARIO DE INSTRUMENTOS
DE MEDICIÓN
EFECTIVO

MAPA DE RIESGOS

PLAN DE MEJORAMIENTO
Mediante este
instrumento la Entidad
identifica los posibles
riesgos que puedan
afectar la gestión. La
medición se lleva a
cabo en forma similar a
la descrita en el plan de
acción y la efectividad
se refleja de la misma
forma.
Este instrumento nos
permite controlar el
avance de las acciones
correctivas definidas de
acuerdo a los hallazgos
identificados en las
auditorías internas y
contraloría. La
medición se lleva a
cabo mensualmente
cuyo resultado se
plasma en la respectiva
hoja de vida
indicadores y su
manejo se hace de
conformidad con la
meta porcentual
establecida para cada
mes. La efectividad, al
igual que los
instrumentos anteriores
se mide bajo los
mismos criterios.
NO EFECTIVO
INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO (IDU) – LADY ARAMINTA BOLAÑOS
ANÁLISIS DE EFECTIVIDAD
INVENTARIO DE INSTRUMENTOS
DE MEDICIÓN
EFECTIVO

INFORME DE
AUTOEVALUACIÓN DE LOS
CONTROLES EN PROCESOS
Y ÁREAS

FORMULACIÓN DE
ACCIONES CORRECTIVAS O
DE MEJORAMIENTO PARA
LOS CONTROLES DEL SIG

FORMULACIÓN DE
ACCIONES CORRECTIVAS O
DE MEJORAMIENTO PARA LA
GESTIÓN DE LOS
PROCESOS
NO EFECTIVO
Debido a presiones
que se generan por las
investigaciones de los
Entes de Control, las
áreas en general se
cuidan mucho de
presentar los
resultados tal y como
son, generalmente son
informes que entran en
vaguedades, dejan
temas sin tratar y
maquillan algunas
oportunidades de
mejora.
Muchas personas de la
organización no
cuentan con la
preparación adecuada
para entender
claramente el esquema
de controles, por lo
que las acciones de
mejora se tornan en
"excusas" más que en
verdaderas
oportunidades para la
organización.
Se cuenta con un
programa de equipos
de mejoramiento que
trabaja en la solución
de algunas
problemáticas
identificadas.
INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO (IDU) – LADY ARAMINTA BOLAÑOS
ANÁLISIS DE EFECTIVIDAD
INVENTARIO DE INSTRUMENTOS
DE MEDICIÓN
EFECTIVO



INFORME DE
AUTOEVALUACIÓN DE
GESTIÓN POR PROCESOS
Se han logrado algunos
avances en este tipo de
informes,
principalmente porque
son monitoreados,
permiten una
presentación de la
gestión y son más
apreciados por el
equipo directivo en la
medida en que muestra
los logros más que las
dificultades.
Lo lleva a cabo la
Oficina de Control
Interno, se realiza de
manera periódica para
los indicadores, la
revisión de los
controles no es
periódica.
INFORME DEL ANÁLISIS DE
PERTINENCIA DE LOS
CONTROLES E
INDICADORES DE LA
ENTIDAD
INFORME DE
EVALUACIONES
EVENTUALES AL SCI
NO EFECTIVO
Por su carácter de
eventuales no se
cuenta con un "libreto"
que direccione los
resultados, por lo que
aún se cuenta con
libertad de expresión
por parte de los
evaluadores.
INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO (IDU) – LADY ARAMINTA BOLAÑOS
ANÁLISIS DE EFECTIVIDAD
INVENTARIO DE INSTRUMENTOS
DE MEDICIÓN
EFECTIVO


Si bien es un informe
que apunta a la
completitud, no es
efectivo en la medida
en que lo emplean los
entes de control como
insumo para los
procesos de auditoría y
en ese orden de ideas,
los encargados de su
elaboración se cuidan
de expresar
situaciones que
pongan en entredicho
algún aspecto de la
organización.
INFORME EJECUTIVO ANUAL
SOBRE EL SISTEMA DE
CONTROL INTERNO
AUDITORÍAS INTERNAS
NO EFECTIVO
La Oficina Asesora de
Planeación elaboro el
procedimiento de
auditorías internas en
conjunto con la oficina
de Control interno; la
oficina de Control
Interno elabora a
principio de año un
plan de auditorías y lo
ejecuta durante la
vigencia; al finalizar el
año realiza una
evaluación de la
gestión de las áreas
tomando como insumo
los reportes elaborados
en el PIGI.
INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO (IDU) – LADY ARAMINTA BOLAÑOS
ANÁLISIS DE EFECTIVIDAD
INVENTARIO DE INSTRUMENTOS
DE MEDICIÓN
EFECTIVO

INFORMES DE EVALUACIÓN
DE LOS PLANES DE
GESTIÓN

INFORMES DE LA
EVALUACIÓN POR
DEPENDENCIAS
Corresponde a un
seguimiento a la
gestión del equipo
directivo acorde con los
planes debidamente
legalizados al inicio de
los períodos a evaluar.
Se presentan algunos
problemas al inicio de
las gestiones por
cuanto existen casos
en los cuales se
demora el ajuste de los
planes, dando lugar a
menores ejecuciones
que los inicialmente
planteados.
Hace parte del control
al desempeño o
gestión de las
dependencias, es un
control posterior
basado en el Sistema
de Indicadores de la
Entidad. Se realiza de
manera periódica por
parte de la Oficina
Asesora de Planeación,
quien administra el
sistema y por parte de
la Oficina de Control
Interno que lo verifica y
plantea acciones de
mejora.
NO EFECTIVO
INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO (IDU) – LADY ARAMINTA BOLAÑOS
ANÁLISIS DE EFECTIVIDAD
INVENTARIO DE INSTRUMENTOS
DE MEDICIÓN
EFECTIVO



PLANES DE MEJORAMIENTO
INSTITUCIONAL
Se realizan de manera
periódica y son
documentados,
cuentan con un factor
de autocontrol al
realizarse el monitoreo
previo a las fechas de
corte y un factor de
control independiente
que realiza la Oficina
de Control Interno.
Posterior a la
realización de las
auditorías internas
realizadas por parte de
la Oficina de Control
Interno, cada una de
las áreas suscribe un
plan de mejoramiento,
cuyo cumplimiento es
evaluado por parte de
la Oficina de Control
Interno dos veces al
año.
Se encuentra en
desarrollo la
metodología para
llevarlo a cabo.
INFORME DE REVISIÓN POR
LA DIRECCIÓN
AUTOEVALUACIÓN DE LA
GESTIÓN
NO EFECTIVO
La entidad estableció la
obligatoriedad del
diligenciamiento del
PIGI por cada una de
las áreas de acuerdo
con la periodicidad
establecida en los
indicadores de gestión.
INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO (IDU) – LADY ARAMINTA BOLAÑOS
ANÁLISIS DE EFECTIVIDAD
INVENTARIO DE INSTRUMENTOS
DE MEDICIÓN
EFECTIVO

INDICADORES DE GESTIÓN
El IDU ha desarrollado
varios instrumentos
para la medición de la
gestión, el primero de
ellos consiste en la
elaboración de un plan
de acción de la gestión,
en donde se plasman
las actividades de
gestión que realizaran
las áreas para la
siguiente vigencia, en
segunda instancia se
debe elaborar plan de
acción de la inversión,
el cual debe ser
consistente con lo
plasmado en el plan de
acción de la gestión;
basado en estos dos
documentos se
elaboran los acuerdos
de gestión de cada uno
de los gerentes
públicos con sus
respectivos indicadores
y con esta información
se alimenta un
aplicativo denominado
PIGI-Presentación
integral de la Gestión
Institucional-en donde
se encuentran los
indicadores de gestión
de cada una de la
áreas.
NO EFECTIVO
INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO (IDU) – LADY ARAMINTA BOLAÑOS
ANÁLISIS DE EFECTIVIDAD
INVENTARIO DE INSTRUMENTOS
DE MEDICIÓN
EFECTIVO

ADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS (IDENTIFICACIÓN,
ANÁLISIS, VALORACIÓN,
POLÍTICAS DE
ADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS)
El instituto se
encuentra actualizando
el mapa de riesgos por
procesos, en esta
actualización se están
llevando a cabo las
etapas de
administración de
riesgos, siendo una de
estas la valoración en
donde se está
evaluando el impacto
de los controles en los
riesgos identificados.
Por otra parte, como
actividad
complementaria es
requisito que en cada
etapa de la
administración de
riesgos el responsable
del proceso firme el
producto de cada una
de ellas antes de pasar
a la siguiente, lo que
permite que el
responsable conozca
participe en la
administración de los
riesgos asociados a su
proceso.
NO EFECTIVO
INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO (IDU) – LADY ARAMINTA BOLAÑOS
ANÁLISIS DE EFECTIVIDAD
INVENTARIO DE INSTRUMENTOS
DE MEDICIÓN
EFECTIVO


EVALUACIÓN DE
DESEMPEÑO
COMITÉ DE SISTEMAS
INTEGRADOS DE GESTIÓN
A cada servidor público
se le realiza una
evaluación del
desempeño, con una
periodicidad semestral
o cuando cambie el
gerente público, de
esta forma cada
servidor puede corregir
las desviaciones y
tomar los correctivos
que resulten de dicha
evaluación.
De acuerdo con la
resolución del sistema
de coordinación interna
de la entidad se tiene
establecido que el
comité de Sistemas
Integrados de Gestión
se debe reunir una vez,
actividad que permite
que los integrantes del
comité se enteren de
las actividades que se
están llevando a cabo y
puedan tomar
decisiones sobre
desviaciones que se
estén presentando.
NO EFECTIVO
INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO (IDU) – LADY ARAMINTA BOLAÑOS
INVENTARIO DE INSTRUMENTOS
DE MEDICIÓN

SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y
SISO A PROYECTOS DE
CARÁCTER MISIONAL
ANÁLISIS DE EFECTIVIDAD
EFECTIVO
El instituto ha
establecido una serie
de formatos y
procedimientos
mediante los cuales se
realiza seguimiento al
desempeño ambiental y
SISO del contratista en
los proyectos de
infraestructura, este
seguimiento se realiza
sobre el cumplimiento
de los requisitos
establecidos tanto en
los pliegos de
condiciones como en la
Guía de Manejo
Ambiental para
Proyectos de
Infraestructura urbana
en el Distrito Capital;
permite realizar un
control permanente
considerando que se
tiene contemplados
profesionales y
presupuesto asignado
para el desarrollo de
estas actividades y en
base a esta calificación
se cancela el valor por
concepto ambiental y
SISO al que tiene
derecho el contratista
de obra, es decir que
su pago es
proporcional a su
cumplimento.
NO EFECTIVO
SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL
LUZ STELLA BOHÓRQUEZ VELASCO
INVENTARIO DE INSTRUMENTOS
DE MEDICIÓN



ANÁLISIS DE EFECTIVIDAD
EFECTIVO
IDENTIFICACIÓN Y
VALORACIÓN DEL RIESGO
DE CADA UNO DE LOS 12
PROCESOS.
Permite que se
identifiquen los
indicadores del riego y
se identifique el grado
del hallazgo, para el
respectivo seguimiento
contiene una casilla
que muestra unos
tiempos de
cumplimiento y que son
revisados
periódicamente. Es
importante mencionar
que se tienen las
auditorías internas,
auditorías externas
(entes de control) y
seguimiento efectuado
por el líder de cada uno
de los procesos
REPORTE DE DESEMPEÑO
DE PROCESO
Ha permitido que la alta
gerencia y el líder del
proceso identifiquen en
donde se encuentran
los hallazgos.
SEGUIMIENTO A LOS
PROCEDIMIENTOS DE CADA
UNO DE LOS SERVICIOS
SOCIALES.
El autocontrol permite ir
verificando el grado de
cumplimiento de cada
uno de los 25 servicios
sociales y la ciudadanía
juega un papel
preponderante.
NO EFECTIVO
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DISTRITAL
JEANNETTE BOHÓRQUEZ SARMIENTO
ANÁLISIS DE EFECTIVIDAD
INVENTARIO DE INSTRUMENTOS
DE MEDICIÓN
EFECTIVO



INFORMES DE GESTIÓN
Evidencia los logros
alcanzados por los
niveles directivos.
MAPA DE RIESGOS
Ha permitido reflejar las
áreas de mejoramiento
y las posibles
alternativas de solución
POA
NO EFECTIVO
Aunque es un
instrumento que
permite visualizar las
metas a cumplir y
verificar su
cumplimiento, no hay
un estricto seguimiento
a lo que allí se plantea
y se realiza más por
requisito que como una
herramienta de gestión
INSTITUTO PARA LA ECONOMÍA SOCIAL (IPES)
JOHN ALEXANDER BOLAÑOS
ANÁLISIS DE EFECTIVIDAD
INVENTARIO DE INSTRUMENTOS
DE MEDICIÓN
EFECTIVO

CUADRO DE MANDO

PLANES DE MEJORAMIENTO

IDENTIFICACIÓN DE
RIESGOS
NO EFECTIVO
Es un instrumento de
control de la Estructura
organizacional, que ha
permitido configurar
integral y
articuladamente los
cargos, las funciones,
las relaciones y los
niveles de autoridad y
responsabilidad de la
entidad, permitiendo
dirigir y ejecutar las
actividades que
conlleven a cumplir con
la misión del IPES.
Cuando se han
encontrado falencias o
no conformidades en
algunos de los
proyectos o procesos
del IPES, estos planes
de mejoramiento han
servido para
optimizarlos de manera
continua.
En la entidad se realiza
una labor constante de
identificación de
riesgos en todas las
áreas, pero ha faltado
tomar medidas
específicas para
prevenir y minimizar su
ocurrencia.
INSTITUTO PARA LA ECONOMÍA SOCIAL (IPES)
JOHN ALEXANDER BOLAÑOS
ANÁLISIS DE EFECTIVIDAD
INVENTARIO DE INSTRUMENTOS
DE MEDICIÓN
EFECTIVO



INDICADORES
Cada una de las áreas
y procesos de la
entidad, presenta en
cabeza del Jefe
correspondiente, los
indicadores de gestión,
y de esta manera
conocer de una manera
cuantitativa, si se están
cumpliendo o no las
metas y objetivos
trazados en el Plan de
Acción.
No todos los cargos de
la entidad cuentan con
un manual de
procedimientos, y en la
mayoría de los casos
de los que si lo tienen,
desconocen su
contenido. Hace falta
dar a conocer estos
manuales en los
procesos de inducción.
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
AUDITORÍA INTERNA
NO EFECTIVO
Con estas auditorías,
las cuales están a
cargo de la Oficina de
Control Interno, se
logran identificar fallas
en cada área y/o
proceso, no con el fin
de cuestionar sino en
pro de corregir y
mejorar al interior de la
entidad.
INSTITUTO PARA LA ECONOMÍA SOCIAL (IPES)
JOHN ALEXANDER BOLAÑOS
ANÁLISIS DE EFECTIVIDAD
INVENTARIO DE INSTRUMENTOS
DE MEDICIÓN
EFECTIVO


MEDIOS DE COMUNICACIÓN
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
NO EFECTIVO
Desde el área de
comunicaciones del
IPES, siempre se
busca mantener a
todos los servidores de
la entidad, enterados
de los avances,
correcciones,
actualizaciones, etc.,
de cada uno de los
componentes del SIG,
a través de correos
masivos, protectores de
pantalla en los equipos
de la entidad, afiches,
publicaciones en la
Intranet, etc., con el fin
que cada servidor
tenga idea del SIG de
la entidad.
Este instrumento de
control está
conformado por los
recursos humanos y
tecnológicos con los
que cuenta la entidad
con el fin de generar
información de una
manera más eficiente,
pero estos sistemas
sólo están funcionando
de manera óptima al
interior de cada área y
no funcionan de igual
manera entre ellas.
INSTITUTO PARA LA ECONOMÍA SOCIAL (IPES)
JOHN ALEXANDER BOLAÑOS
ANÁLISIS DE EFECTIVIDAD
INVENTARIO DE INSTRUMENTOS
DE MEDICIÓN
EFECTIVO

ENCUESTAS DE
SATISFACCIÓN DE LOS
USUARIOS
NO EFECTIVO
Aunque el hecho de
saber que piensan los
usuarios y
beneficiarios de la
entidad, con relación a
los servicios prestados
es buena, falta enfocar
los resultados
obtenidos de las
mismas, a buscar el
por qué se presentan
insatisfacciones en
algunos casos, para
tratar de solucionar los
posibles problemas
desde su raíz, y no
señalar, juzgar o
responsabilizar a la(s)
persona(s) a cargo.
GRUPO DE TRABAJO AM_14 QUE PARTICIPÓ EN LA TAREA Nº 3
No.
ENTIDAD
NOMBRES Y APELLIDOS
1
SECRETARÍA DISTRITAL DE
INTEGRACIÓN SOCIAL
LUZ STELLA BOHÓRQUEZ VELASCO.
2
CAJA DE LA VIVIENDA
POPULAR
MARTHA ISABEL BOJACA MARTÍN.
3
INSTITUTO DE
DESARROLLO URBANO
(IDU)
LADY ARAMINTA BOLAÑOS CHAMIZO.
4
SECRETARÍA DE
EDUCACIÓN DISTRITAL
(SED)
JEANNETTE BOHÓRQUEZ SARMIENTO.
5
INSTITUTO PARA LA
ECONOMÍA SOCIAL (IPES)
JOHN ALEXANDER BOLAÑOS BARROS.