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TERCERA SEMANA (Del 1 al 7 de Agosto de 2011) TAREA Nº 3: CICLO BÁSICO DE LA GESTIÓN: PHVA. GRUPO AM_14 CAJA DE LA VIVIENDA POPULAR – MARTHA ISABEL BOJACA ANÁLISIS DE EFECTIVIDAD INVENTARIO DE INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN EFECTIVO PLAN DE ACCIÓN DE GESTIÓN Este plan de acción se desarrolla en cada área de acuerdo a los objetivos planteados para un periodo determinado y se plantean actividades para el cumplimiento de las metas que se fijan. La medición se realiza trimestralmente a través de indicadores de eficacia, eficiencia y/o efectividad según el caso, en cuya hoja de vida se plasman las metas porcentualmente para cada periodo. La efectividad se refleja en el resultado del indicador el cual nos permite ver si el cumplimiento es adecuado o si requiere una acción preventiva o correctiva. NO EFECTIVO CAJA DE LA VIVIENDA POPULAR – MARTHA ISABEL BOJACA ANÁLISIS DE EFECTIVIDAD INVENTARIO DE INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN EFECTIVO MAPA DE RIESGOS PLAN DE MEJORAMIENTO Mediante este instrumento la Entidad identifica los posibles riesgos que puedan afectar la gestión. La medición se lleva a cabo en forma similar a la descrita en el plan de acción y la efectividad se refleja de la misma forma. Este instrumento nos permite controlar el avance de las acciones correctivas definidas de acuerdo a los hallazgos identificados en las auditorías internas y contraloría. La medición se lleva a cabo mensualmente cuyo resultado se plasma en la respectiva hoja de vida indicadores y su manejo se hace de conformidad con la meta porcentual establecida para cada mes. La efectividad, al igual que los instrumentos anteriores se mide bajo los mismos criterios. NO EFECTIVO INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO (IDU) – LADY ARAMINTA BOLAÑOS ANÁLISIS DE EFECTIVIDAD INVENTARIO DE INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN EFECTIVO INFORME DE AUTOEVALUACIÓN DE LOS CONTROLES EN PROCESOS Y ÁREAS FORMULACIÓN DE ACCIONES CORRECTIVAS O DE MEJORAMIENTO PARA LOS CONTROLES DEL SIG FORMULACIÓN DE ACCIONES CORRECTIVAS O DE MEJORAMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LOS PROCESOS NO EFECTIVO Debido a presiones que se generan por las investigaciones de los Entes de Control, las áreas en general se cuidan mucho de presentar los resultados tal y como son, generalmente son informes que entran en vaguedades, dejan temas sin tratar y maquillan algunas oportunidades de mejora. Muchas personas de la organización no cuentan con la preparación adecuada para entender claramente el esquema de controles, por lo que las acciones de mejora se tornan en "excusas" más que en verdaderas oportunidades para la organización. Se cuenta con un programa de equipos de mejoramiento que trabaja en la solución de algunas problemáticas identificadas. INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO (IDU) – LADY ARAMINTA BOLAÑOS ANÁLISIS DE EFECTIVIDAD INVENTARIO DE INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN EFECTIVO INFORME DE AUTOEVALUACIÓN DE GESTIÓN POR PROCESOS Se han logrado algunos avances en este tipo de informes, principalmente porque son monitoreados, permiten una presentación de la gestión y son más apreciados por el equipo directivo en la medida en que muestra los logros más que las dificultades. Lo lleva a cabo la Oficina de Control Interno, se realiza de manera periódica para los indicadores, la revisión de los controles no es periódica. INFORME DEL ANÁLISIS DE PERTINENCIA DE LOS CONTROLES E INDICADORES DE LA ENTIDAD INFORME DE EVALUACIONES EVENTUALES AL SCI NO EFECTIVO Por su carácter de eventuales no se cuenta con un "libreto" que direccione los resultados, por lo que aún se cuenta con libertad de expresión por parte de los evaluadores. INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO (IDU) – LADY ARAMINTA BOLAÑOS ANÁLISIS DE EFECTIVIDAD INVENTARIO DE INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN EFECTIVO Si bien es un informe que apunta a la completitud, no es efectivo en la medida en que lo emplean los entes de control como insumo para los procesos de auditoría y en ese orden de ideas, los encargados de su elaboración se cuidan de expresar situaciones que pongan en entredicho algún aspecto de la organización. INFORME EJECUTIVO ANUAL SOBRE EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO AUDITORÍAS INTERNAS NO EFECTIVO La Oficina Asesora de Planeación elaboro el procedimiento de auditorías internas en conjunto con la oficina de Control interno; la oficina de Control Interno elabora a principio de año un plan de auditorías y lo ejecuta durante la vigencia; al finalizar el año realiza una evaluación de la gestión de las áreas tomando como insumo los reportes elaborados en el PIGI. INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO (IDU) – LADY ARAMINTA BOLAÑOS ANÁLISIS DE EFECTIVIDAD INVENTARIO DE INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN EFECTIVO INFORMES DE EVALUACIÓN DE LOS PLANES DE GESTIÓN INFORMES DE LA EVALUACIÓN POR DEPENDENCIAS Corresponde a un seguimiento a la gestión del equipo directivo acorde con los planes debidamente legalizados al inicio de los períodos a evaluar. Se presentan algunos problemas al inicio de las gestiones por cuanto existen casos en los cuales se demora el ajuste de los planes, dando lugar a menores ejecuciones que los inicialmente planteados. Hace parte del control al desempeño o gestión de las dependencias, es un control posterior basado en el Sistema de Indicadores de la Entidad. Se realiza de manera periódica por parte de la Oficina Asesora de Planeación, quien administra el sistema y por parte de la Oficina de Control Interno que lo verifica y plantea acciones de mejora. NO EFECTIVO INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO (IDU) – LADY ARAMINTA BOLAÑOS ANÁLISIS DE EFECTIVIDAD INVENTARIO DE INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN EFECTIVO PLANES DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL Se realizan de manera periódica y son documentados, cuentan con un factor de autocontrol al realizarse el monitoreo previo a las fechas de corte y un factor de control independiente que realiza la Oficina de Control Interno. Posterior a la realización de las auditorías internas realizadas por parte de la Oficina de Control Interno, cada una de las áreas suscribe un plan de mejoramiento, cuyo cumplimiento es evaluado por parte de la Oficina de Control Interno dos veces al año. Se encuentra en desarrollo la metodología para llevarlo a cabo. INFORME DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN AUTOEVALUACIÓN DE LA GESTIÓN NO EFECTIVO La entidad estableció la obligatoriedad del diligenciamiento del PIGI por cada una de las áreas de acuerdo con la periodicidad establecida en los indicadores de gestión. INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO (IDU) – LADY ARAMINTA BOLAÑOS ANÁLISIS DE EFECTIVIDAD INVENTARIO DE INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN EFECTIVO INDICADORES DE GESTIÓN El IDU ha desarrollado varios instrumentos para la medición de la gestión, el primero de ellos consiste en la elaboración de un plan de acción de la gestión, en donde se plasman las actividades de gestión que realizaran las áreas para la siguiente vigencia, en segunda instancia se debe elaborar plan de acción de la inversión, el cual debe ser consistente con lo plasmado en el plan de acción de la gestión; basado en estos dos documentos se elaboran los acuerdos de gestión de cada uno de los gerentes públicos con sus respectivos indicadores y con esta información se alimenta un aplicativo denominado PIGI-Presentación integral de la Gestión Institucional-en donde se encuentran los indicadores de gestión de cada una de la áreas. NO EFECTIVO INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO (IDU) – LADY ARAMINTA BOLAÑOS ANÁLISIS DE EFECTIVIDAD INVENTARIO DE INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN EFECTIVO ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS (IDENTIFICACIÓN, ANÁLISIS, VALORACIÓN, POLÍTICAS DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS) El instituto se encuentra actualizando el mapa de riesgos por procesos, en esta actualización se están llevando a cabo las etapas de administración de riesgos, siendo una de estas la valoración en donde se está evaluando el impacto de los controles en los riesgos identificados. Por otra parte, como actividad complementaria es requisito que en cada etapa de la administración de riesgos el responsable del proceso firme el producto de cada una de ellas antes de pasar a la siguiente, lo que permite que el responsable conozca participe en la administración de los riesgos asociados a su proceso. NO EFECTIVO INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO (IDU) – LADY ARAMINTA BOLAÑOS ANÁLISIS DE EFECTIVIDAD INVENTARIO DE INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN EFECTIVO EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO COMITÉ DE SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN A cada servidor público se le realiza una evaluación del desempeño, con una periodicidad semestral o cuando cambie el gerente público, de esta forma cada servidor puede corregir las desviaciones y tomar los correctivos que resulten de dicha evaluación. De acuerdo con la resolución del sistema de coordinación interna de la entidad se tiene establecido que el comité de Sistemas Integrados de Gestión se debe reunir una vez, actividad que permite que los integrantes del comité se enteren de las actividades que se están llevando a cabo y puedan tomar decisiones sobre desviaciones que se estén presentando. NO EFECTIVO INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO (IDU) – LADY ARAMINTA BOLAÑOS INVENTARIO DE INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y SISO A PROYECTOS DE CARÁCTER MISIONAL ANÁLISIS DE EFECTIVIDAD EFECTIVO El instituto ha establecido una serie de formatos y procedimientos mediante los cuales se realiza seguimiento al desempeño ambiental y SISO del contratista en los proyectos de infraestructura, este seguimiento se realiza sobre el cumplimiento de los requisitos establecidos tanto en los pliegos de condiciones como en la Guía de Manejo Ambiental para Proyectos de Infraestructura urbana en el Distrito Capital; permite realizar un control permanente considerando que se tiene contemplados profesionales y presupuesto asignado para el desarrollo de estas actividades y en base a esta calificación se cancela el valor por concepto ambiental y SISO al que tiene derecho el contratista de obra, es decir que su pago es proporcional a su cumplimento. NO EFECTIVO SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL LUZ STELLA BOHÓRQUEZ VELASCO INVENTARIO DE INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN ANÁLISIS DE EFECTIVIDAD EFECTIVO IDENTIFICACIÓN Y VALORACIÓN DEL RIESGO DE CADA UNO DE LOS 12 PROCESOS. Permite que se identifiquen los indicadores del riego y se identifique el grado del hallazgo, para el respectivo seguimiento contiene una casilla que muestra unos tiempos de cumplimiento y que son revisados periódicamente. Es importante mencionar que se tienen las auditorías internas, auditorías externas (entes de control) y seguimiento efectuado por el líder de cada uno de los procesos REPORTE DE DESEMPEÑO DE PROCESO Ha permitido que la alta gerencia y el líder del proceso identifiquen en donde se encuentran los hallazgos. SEGUIMIENTO A LOS PROCEDIMIENTOS DE CADA UNO DE LOS SERVICIOS SOCIALES. El autocontrol permite ir verificando el grado de cumplimiento de cada uno de los 25 servicios sociales y la ciudadanía juega un papel preponderante. NO EFECTIVO SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DISTRITAL JEANNETTE BOHÓRQUEZ SARMIENTO ANÁLISIS DE EFECTIVIDAD INVENTARIO DE INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN EFECTIVO INFORMES DE GESTIÓN Evidencia los logros alcanzados por los niveles directivos. MAPA DE RIESGOS Ha permitido reflejar las áreas de mejoramiento y las posibles alternativas de solución POA NO EFECTIVO Aunque es un instrumento que permite visualizar las metas a cumplir y verificar su cumplimiento, no hay un estricto seguimiento a lo que allí se plantea y se realiza más por requisito que como una herramienta de gestión INSTITUTO PARA LA ECONOMÍA SOCIAL (IPES) JOHN ALEXANDER BOLAÑOS ANÁLISIS DE EFECTIVIDAD INVENTARIO DE INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN EFECTIVO CUADRO DE MANDO PLANES DE MEJORAMIENTO IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS NO EFECTIVO Es un instrumento de control de la Estructura organizacional, que ha permitido configurar integral y articuladamente los cargos, las funciones, las relaciones y los niveles de autoridad y responsabilidad de la entidad, permitiendo dirigir y ejecutar las actividades que conlleven a cumplir con la misión del IPES. Cuando se han encontrado falencias o no conformidades en algunos de los proyectos o procesos del IPES, estos planes de mejoramiento han servido para optimizarlos de manera continua. En la entidad se realiza una labor constante de identificación de riesgos en todas las áreas, pero ha faltado tomar medidas específicas para prevenir y minimizar su ocurrencia. INSTITUTO PARA LA ECONOMÍA SOCIAL (IPES) JOHN ALEXANDER BOLAÑOS ANÁLISIS DE EFECTIVIDAD INVENTARIO DE INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN EFECTIVO INDICADORES Cada una de las áreas y procesos de la entidad, presenta en cabeza del Jefe correspondiente, los indicadores de gestión, y de esta manera conocer de una manera cuantitativa, si se están cumpliendo o no las metas y objetivos trazados en el Plan de Acción. No todos los cargos de la entidad cuentan con un manual de procedimientos, y en la mayoría de los casos de los que si lo tienen, desconocen su contenido. Hace falta dar a conocer estos manuales en los procesos de inducción. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS AUDITORÍA INTERNA NO EFECTIVO Con estas auditorías, las cuales están a cargo de la Oficina de Control Interno, se logran identificar fallas en cada área y/o proceso, no con el fin de cuestionar sino en pro de corregir y mejorar al interior de la entidad. INSTITUTO PARA LA ECONOMÍA SOCIAL (IPES) JOHN ALEXANDER BOLAÑOS ANÁLISIS DE EFECTIVIDAD INVENTARIO DE INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN EFECTIVO MEDIOS DE COMUNICACIÓN SISTEMAS DE INFORMACIÓN NO EFECTIVO Desde el área de comunicaciones del IPES, siempre se busca mantener a todos los servidores de la entidad, enterados de los avances, correcciones, actualizaciones, etc., de cada uno de los componentes del SIG, a través de correos masivos, protectores de pantalla en los equipos de la entidad, afiches, publicaciones en la Intranet, etc., con el fin que cada servidor tenga idea del SIG de la entidad. Este instrumento de control está conformado por los recursos humanos y tecnológicos con los que cuenta la entidad con el fin de generar información de una manera más eficiente, pero estos sistemas sólo están funcionando de manera óptima al interior de cada área y no funcionan de igual manera entre ellas. INSTITUTO PARA LA ECONOMÍA SOCIAL (IPES) JOHN ALEXANDER BOLAÑOS ANÁLISIS DE EFECTIVIDAD INVENTARIO DE INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN EFECTIVO ENCUESTAS DE SATISFACCIÓN DE LOS USUARIOS NO EFECTIVO Aunque el hecho de saber que piensan los usuarios y beneficiarios de la entidad, con relación a los servicios prestados es buena, falta enfocar los resultados obtenidos de las mismas, a buscar el por qué se presentan insatisfacciones en algunos casos, para tratar de solucionar los posibles problemas desde su raíz, y no señalar, juzgar o responsabilizar a la(s) persona(s) a cargo. GRUPO DE TRABAJO AM_14 QUE PARTICIPÓ EN LA TAREA Nº 3 No. ENTIDAD NOMBRES Y APELLIDOS 1 SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL LUZ STELLA BOHÓRQUEZ VELASCO. 2 CAJA DE LA VIVIENDA POPULAR MARTHA ISABEL BOJACA MARTÍN. 3 INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO (IDU) LADY ARAMINTA BOLAÑOS CHAMIZO. 4 SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DISTRITAL (SED) JEANNETTE BOHÓRQUEZ SARMIENTO. 5 INSTITUTO PARA LA ECONOMÍA SOCIAL (IPES) JOHN ALEXANDER BOLAÑOS BARROS.