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PARTIDAS POR COBRAR
Concepto
Son derechos legítimamente adquiridos por la empresa que, llegado el
momento de ejecutar o ejercer ese derecho, recibirá a cambio efectivo
o cualquier otra clase de bienes y servicios. Se ubican generalmente en
las partidas exigibles del Activo Circulante.
Clasificación
PARTIDAS POR COBRAR
CUENTAS POR COBRAR
DOCUMENTOS POR COBRAR
(EFECTOS POR COBRAR)
Importancia
Son importantes debido a que representan los activos adquiridos por la
empresa a través de letras, pagarés, facturas u otros documentos por
cobrar proveniente de las operaciones comerciales de ventas de bienes
o servicios y también no provenientes de ventas de bienes o servicios,
esto amerita registrarlos adecuadamente y sobretodo controlarlos para
que éstos no pierdan su formalidad para convertirse en dinero.
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Licda. Romelia Rodríguez
CUENTAS POR COBRAR
Concepto
Son derechos que tiene una empresa con sus clientes, con sus
trabajadores, sus compañías relacionadas o con terceros. Son activos
relativamente líquidos, que generalmente se convierten en efectivo en
periodos Cortos (30, 60, 90 días). Es una cuenta abierta en el curso
ordinario de un negocio, como resultado de la entrega de artículos o
servicios.
Clasificación
Atendiendo a su Origen, las cuentas por cobrar, pueden ser:
•Provenientes de ventas de bienes o servicios a corto plazo.
•No provenientes de venta de bienes o servicios a corto plazo.
Importancia
Es uno de los activos más importantes de una empresa por su naturaleza
de representar las decisiones de concesión de crédito a corto plazo. El
objetivo es conservar los clientes actuales y atraer nuevos clientes.
Igualmente, son importantes par el buen manejo y control en las
decisiones financieras y como instrumento que contribuye a elevar el
volumen de ventas y a la generación de fondos para el financiamiento de
las operaciones corrientes.
Licda. Romelia Rodríguez
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DOCUMENTOS POR COBRAR
Concepto
Son derechos de cobro que tiene una empresa (títulos de crédito) en
virtud de letras de cambio, pagares, cartas de crédito entre otros,
aceptados o suscritos por clientes o deudores de la entidad. Son activos
relativamente líquidos, que generalmente se convierten en efectivo en
periodos Largos (mayores a 120 días). La deuda adquirida por lo general
genera intereses que pueden estar incluidos en documento, o ser
cobrados por adelantado o al vencimiento. También se les denomina
Efectos por Cobrar.
Clasificación
Atendiendo a su Origen, los Documentos por Cobrar, pueden ser:
•Provenientes de ventas de bienes o servicios
•No provenientes de venta de bienes o servicios
Importancia
Radica en que pueden convertirse en efectivo antes de su vencimiento si
se descuenta en un banco o una entidad financiera.
En caso de incumplimiento de pago permite efectuar una demanda judicial
que hace posible cobrar la deuda. Igualmente, permite tener un
reconocimiento por escrito, tanto del plazo de la deuda, como del importe
de la misma. Ganan intereses que incrementan los ingresos.
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Licda. Romelia Rodríguez
CLASIFICACIÓN DE LAS PARTIDAS POR COBRAR
PARTIDAS POR COBRAR
CUENTAS
Son a Corto plazo.
Están avaladas por Facturas,
Recibos y cualquier otro
documento interno que la
empresa estime para ello.
DOCUMENTOS
Son a Largo Plazo.
Están avaladas por Letras de Cambio,
Pagarés, Carta de Crédito.
Emitidos por instituciones
financieras.
Comerciales
Comerciales
No Comerciales
No Comerciales
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Licda. Romelia Rodríguez
CLASIFICACIÓN DE LAS PARTIDAS POR COBRAR
PARTIDAS PÓR COBRAR
COMERCIALES
Provenientes de las ventas
A crédito de los Bienes
Y servicios
NO COMERCIALES
No provenientes de las ventas
A Crédito de los Bienes
Y Servicios
Clientes y/o proveedores
Entre la empresa (empleados
Y Accionistas)
Compañías Afiliadas
Anticipos dados por
Compra de mercancías
Cobros al Gobierno
Por Devoluciones
De Impuestos
Cualquier derecho
A cobrar
No proveniente de
Las ventas a crédito
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Licda. Romelia Rodríguez
CONTROL INTERNO CUENTAS POR COBRAR
Adicionalmente del reporte diario de las cuentas por cobrar, se debe contar con un
sistema de reporte periódico de saldos corrientes con un análisis detallado que
muestre la situación de los saldos, como por ejemplo: saldos vencidos y no
liquidados, vencido un mes, dos meses, tres meses etc.
Los estados de cuentas deben ser enviados regularmente a todos los deudores,
sin que haya ninguna intermediación, para evitar alguna posible alteración,
modificación o extravió. Con este procedimiento se hace posible un chequeo
cruzado de la información con el cliente, y aclara las inconformidades en algunos
saldos.
Las labores del encargado de las cuentas por cobrar deben ser independientes de:
•Todas las funciones de efectivo.
•Verificación de facturas y Notas de créditos.
•Pases a cuentas control.
•Autorización de bajas de cuentas de cobros dudosos.
CONTROL INTERNO DOCUMENTOS POR COBRAR
Deben ser aprobados por un funcionario capaz, antes de aceptarlos, variarlos,
renovarlos o darlos de baja.
Deben ser registrados detalladamente.
Conciliar, cuando menos una vez al mes, el auxiliar con la cuenta control.
Registrar el descuento de documentos.
Revisar periódicamente los pagos vencidos y el cálculo de los intereses.
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Licda. Romelia Rodríguez
IRRECUPERABILIDAD DE LAS PARTIDAS POR COBRAR
Es cuando el deudor o grupo de deudores de un documento, al vencimiento de la
deuda, no puede o no quieren cumplir con el compromiso de pago que tiene con la
empresa y se procede al protesto de dicho documento y a la utilización de las
medidas de cobro. Luego de agotados los recursos de cobro se considera que la
partida a cobrar es irrecuperable.
Estos grupos de deudores que no pagan las cuentas a su vencimiento pueden
clasificarse de la siguiente manera:
Clientes que mal interpretan las condiciones de crédito en forma no intencional.
Clientes que pasan por alto la fecha de pago de sus cuentas por negligencia o por
métodos de trabajo deficientes.
Clientes que generalmente pagan sus deudas a tiempo, pero que ocasionalmente
se atrasan.
Clientes con incapacidad temporal para pagar.
Clientes que intencionalmente cometen fraude.
Clientes que contraen deudas por encima de su capacidad de pago.
Clientes que se toman un tiempo mayor del establecido para pagar sus obligaciones.
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Licda. Romelia Rodríguez
ESTIMACIÓN DE LAS CUENTAS IRRECUPERABLES
Las ventas a crédito generan cuentas por cobrar, que constituyen un derecho de
cobro y por ende, un activo, por lo que involucra un gran riesgo. Resulta difícil
clasificar de manera precisa a los solicitantes de crédito. Si esto fuera posible, se
presentarían muy pocos problemas para lograr el éxito de la actividad crediticia.
Debido a la situación de incertidumbre los riesgos no pueden ser eliminados, sólo
será al momento de tratar de efectuar el cobro, cuando se tenga la certeza de que
la cuenta pueda perderse, este evento se conocerá en el futuro, de manera que
las empresas deben prevenir esta situación a priori; es decir, antes de que la
cuenta por cobrar pueda perderse por falta de cobro.
El cálculo y registro de esta predisposición se llama PROVISIÓN y constituye un
estimado de las posibles pérdidas que se sufrirán en el futuro, por efectos de las
cuentas y documentos por cobrar que no puedan ser cobradas. Es una cuenta de
Valuación; es decir, una cuenta de naturaleza acreedora cuya función es disminuir
una cuenta principal de activo, para darle su valor real o según libros, o valor neto.
Para los efectos contables, el registro se efectúa mediante una cuenta de gastos
que refleje el gasto por incobrabilidad. Regularmente, en la contabilidad se
denomina esta cuenta de gastos de varias maneras; tales como, pérdida en
cuentas incobrables, pérdida por cuentas malas, pérdida en cuentas de cobro
dudoso, y otras denominaciones afines; pero, todas con el mismo significado. 8
Licda. Romelia Rodríguez
MÉTODOS PARA CALCULAR LA PROVISIÓN PARA
CUENTAS IRRECUPERABLES
Son mecanismos para calcular una cantidad suficiente como para cubrir las
pérdidas que se deriven de la incobrabilidad de las cuentas. La provisión puede
establecerse basándose en resultados obtenidos de la experiencia en cobros de la
empresa; sin embargo, pueden utilizarse alternativamente varios métodos para
estimar la Provisión para Cuentas Incobrables .
Análisis de las cuentas por cobrar en Base a la Antigüedad del Saldo
Se basa en hacer un análisis y estudio de todas las Cuentas por Cobrar de acuerdo
a la fecha de vencimiento de las diversas facturas, el porcentaje será mayor en la
medida en que la factura tenga mayor tiempo de vencida, debido a que tiene mayor
probabilidad de que sea incobrable.
Porcentaje sobre las Ventas a Crédito
Se estima el Gasto por Cuentas Irrecuperables en base a un porcentaje,
generalmente, de las Ventas a Crédito, también se puede estimar en base al total
de las Ventas siempre que la incidencia de las Ventas al Contado sobre el total no
sea importante.
Porcentaje sobre el saldo de las Cuentas por Cobrar
Utiliza la experiencia histórica, pero la estimación de cuentas irrecuperables se
basa en las relaciones históricas que existen entre las cuentas irrecuperables y las
cuentas por cobrar brutas a fin de año, y no las ventas.
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Licda. Romelia Rodríguez
EJEMPLO
Análisis de las cuentas por cobrar en Base a la Antigüedad del Saldo
La empresa X tiene saldo de Bs. 115,000 en cuentas por cobrar al 31 de diciembre de 19X7; si
analizamos este dato con respecto a su antigüedad, tendríamos la siguiente tabla:
Nombre
Total
1-30
Días
31-60
Días
Omny Suc.
Bs. 20.000
Bs. 20.000
Avila Spa
Bs. 10.000
Bs. 10.000
San C.A.
Bs. 22.000
Celulares X
Bs. 4.000
Tele, C.A.
Bs. 20.000
Bs.15.000
Bs. 5.000
Otras cuentas
Bs. 39.000
Bs. 27.000
Total
Bs. 115.000
Bs. 72.000
Porcentajes históricos de
deudas incobrables
Estimación para deudas
incobrables que se debe
proporcionar
Licda. Romelia Rodríguez
Bs. 12.000
1%
Bs. 3.772 =
Bs. 72
61-90
Días
Mas de 90
Días
Bs. 10.000
Bs. 3.000
Bs. 1.000
Bs. 8.000
Bs. 2.000
Bs. 2.000
Bs. 25.000
Bs. 15.000
Bs. 3.000
1%
+ Bs. 250
5%
+ Bs. 750
90%
+ Bs. 2.700
10
EJEMPLO
Análisis de las cuentas por cobrar en Base a la Antigüedad del Saldo
En el Libro Diario de la empresa se registraría la estimación de la Provisión por la
cantidad de Bs.3.772,oo que corresponde a la sumatoria de todos los montos
resultantes de aplicar el porcentaje respectivo indicado en la tabla.
Registro en el Libro Diario de la empresa:
FECHA
19X7
Dic
31
CUENTAS Y
EXPLICACIÓN
REF.
DEBE
HABER
-XPérdida
por
incobrables
deudas
Provisión
para cuentas
incobrables
3.772,
00
3.772,
00
Para registrar la Provisión
estimada por la experiencia
previa usando el método de la
antigüedad
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Licda. Romelia Rodríguez
EJEMPLO
Porcentaje sobre las Ventas a Crédito
1. La empresa Ka, C.A. cierra su ejercicio contable cada 31 de Julio.
2. Las ventas a crédito de los dos (2) últimos ejercicios contables así como las
perdidas ocurridas sobre esos créditos fueron como sigue:
VENTAS A CRÉDITO
Ejercicio finalizado el:
Monto
Pérdidas reales en el Periodo siguiente
31-07-97
840.000,oo
27.500,oo
31-07-98
1.430.000,oo
40.600,oo
3. Las ventas a crédito en el ejercicio finalizado el 31-07-99 fueron Bs.1.560.700,oo
Se pide: Calcular y registrar la Provisión requerida para cubrir las pérdidas
estimadas que se conocerán el siguiente ejercicio contable.
PRIMERO: Se determina el porcentaje de perdidas reales en los últimos dos
(2) periodos. Para ello haremos lo siguiente:
a. Sumaremos las ventas a crédito, estas totalizan Bs.2.270.000,oo
b. Sumaremos las perdidas reales, estas totalizan Bs. 68.100,oo
c. Determinaremos el porcentaje requerido, así:
Porcentaje Requerido = 68.100,oo x 100 = 3%
2.270.000,oo
Licda. Romelia Rodríguez
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EJEMPLO
Porcentaje sobre las Ventas a Crédito
SEGUNDO: Se calcula el monto de la provisión requerida, aplicándole el
porcentaje a las ventas a crédito del ejercicio actual.
Provisión Requerida = 3 x1.560.700, oo = Bs. 46.821,oo
100
TERCERO: Registraremos la Provisión calculada en el Libro Diario de la empresa
Ka, C.A.
FECHA
CUENTAS Y EXPLICACIÓN
1999
Dic
31
REF.
DEBE
HABER
-XPérdida por Cuentas Incobrables
Provisión para cuentas incobrables
46.821 oo
46.821 oo
Estimación de la Provisión para cuentas
incobrables según el porcentaje de las
ventas a crédito.
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Licda. Romelia Rodríguez
Ejercicio Práctico de Análisis de las cuentas por cobrar en Base a la
Antigüedad del Saldo
La empresa posee al 31/12/2001 (fecha de cierre) un saldo en las cuentas por
cobrar de Bs.25.000,oo. El análisis de antigüedad de saldos proporciona la
información de que el 65% las cuentas por cobrar presentan un atraso de 15 días
del vencimiento; el 30% un atraso de 60 días y el 5% un atraso de 90 días o más.
En vista de la situación anterior, la gerencia de la empresa efectúa un análisis
pormenorizado de las posibilidades de cobro y estima que el 10% del total de sus
cuentas por cobrar resultarán de difícil cobro. Por ello procede a registrar la
provisión para la fecha de cierre por Bs.2.500.000. ( 10 % del saldo de las cuentas
por cobrar que son Bs. 25.000.000)
El Asiento Contable en el Libro Diario de la empresa seria:
Fecha
01
Código
2001
Cuentas
Concepto
Folio
20
03
Provisión en cuentas
irrecuperables
14
04
Ajuste para registrar la
provisión en cuentas
irrecuperables calculadas
a la fecha de cierre.
Diciembre
Licda. Romelia Rodríguez
Haber
-1Pérdida en cuentas
irrecuperables
02
Debe
31
2.500.000
2.500.000
14
EJEMPLO
Porcentaje sobre el saldo de las Cuentas por Cobrar
Para calcular este porcentaje, se procede a determinar la relación entre las cuentas y
efectos por cobrar que existían al finalizar cada ejercicio contable con la cantidad que
de estas cuentas y efectos por cobrar se perdió en el ejercicio siguiente.
1. La empresa JOTA, C.A. cierra su ejercicio contable el 31 de diciembre de 1999.
2. Los saldos de cuentas y efectos por cobrar, así como las pérdidas reales habidas
fueron las siguientes:
SALDOS
Fecha
Efectos y Cuentas por
Cobrar
Perdidas reales en el Periodo
siguiente
31-12-96
120.500,oo
23.800,oo
31-12-97
145.200,oo
31.900,oo
31-12-98
150.600,oo
27.560,oo
3. El saldo de cuentas y efectos por cobrar al 31-12-99 es de Bs.148.300,oo
mientras que el saldo de la cuenta Provisión para Cuentas Incobrables es de
Bs.8.500,oo
Se pide: Calcular y registrar la Provisión para cuentas incobrables en base a la
perdida de ejercicios anteriores.
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Licda. Romelia Rodríguez
EJEMPLO
Porcentaje sobre el saldo de las Cuentas por Cobrar
PRIMERO: Se determina el porcentaje promedio de pérdidas habidas en los
ejercicios anteriores. Para ello haremos lo siguiente:
a. Sumamos los saldos de las cuentas y efectos por cobrar que habían al finalizar
los ejercicios contables indicados. Esto nos dará un total de Bs.416.300,oo
b. Se suman las cantidades realmente perdidas de los saldos señalados. Esto
nos dará un total de Bs.83.260,oo
c. Se determina el Porcentaje Promedio de Pérdida habida en los tres (3) años
anteriores, dividiendo el total perdido entre el total de cuentas y efectos por
cobrar, así:
Esto nos quiere decir que en los años anteriores se ha venido perdiendo un
promedio de 20% de las cuentas y efectos por cobrar que existían al finalizar
cada ejercicio contable. Este método se basa, por lo tanto, en la presunción de
que en el transcurso del próximo año, se perderá un porcentaje similar calculado
sobre el saldo que arrojan las cuentas y efectos por cobrar al finalizar el periodo
contable actual.
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Licda. Romelia Rodríguez
EJEMPLO
Porcentaje sobre el saldo de las Cuentas por Cobrar
SEGUNDO: Se determina la Provisión que debe crearse. Según los datos de
este ejemplo de la empresa JOTA, C.A. las cuentas y efectos por cobrar tienen
un saldo al 31-12-99 de Bs.148.300,oo. Por lo tanto, la Provisión nos quedaría
calculada así:
Provisión Requerida = 20 x 148.300,oo = 29.660,oo Bs.
100
TERCERO: Se registra seguidamente la Provisión. Hay que tener en cuenta si en
la cuenta de Provisión para Cuentas Incobrables existe algún saldo; en nuestro
caso es de Bs.8.500,oo; es decir, en el mayor de cuentas T de la empresa
JOTA,C.A tenemos algo así:
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Licda. Romelia Rodríguez
EJEMPLO
Porcentaje sobre el saldo de las Cuentas por Cobrar
En el Libro Diario de la empresa Jota,C.A. nos quedaría el siguiente asiento:
FECHA
CUENTAS Y EXPLICACIÓN
1999
Dic
31
REF
DEBE
HABER
-XPérdida por Cuentas Incobrables
Resultado año 1998
Provisión para Cuentas Incobrables
29.660 00
8.500 00
21.160 00
Para registrar la Provisión del año 1999
ANALISIS: Se cargo a perdida de 1999 Bs.29.660,oo; esto nos indica que
esperamos perder definitivamente esta cantidad en el año 2000. Se abono a
utilidades del año 1998 Bs.8.500,oo debido a que el saldo que existía en la cuenta
de provisión para cuentas incobrables procede de aquella creada para ese año, ya
que se cargo para ese año el exceso resultante a la cuenta de pérdidas, también con
el abono indicado aumentamos la utilidad de ese año en la misma cantidad que, con
ese exceso, se la había hecho disminuir.
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Licda. Romelia Rodríguez
EJEMPLO
Porcentaje sobre el saldo de las Cuentas por Cobrar
Por ultimo, vemos en el asiento anterior que abonamos a la cuenta de Provisión
para cuentas incobrables Bs.21.160,oo; el cual resulta de restar la Provisión
necesaria de Bs.29.660,oo menos la Provisión Existente.
Si Usted, pasa el asiento de diario anterior al mayor de
cuentas T; la cuenta de Provisión les quedaría así:
El método del porcentaje de cuentas por cobrar difiere de dos maneras con
respecto al método del porcentaje de ventas a crédito:
(1) El porcentaje se basa en el saldo final en cuentas por cobrar en lugar de las
ventas y
(2) La cantidad en bolívares calculada es el saldo final apropiado para la cuenta de
estimación, no la cantidad que se agrega a la cuenta para ese año.
CONCLUSIÓN
Independientemente que se utilice el porcentaje de ventas, el porcentaje de cuentas
por cobrar o el método de la antigüedad; para estimar el gasto por deudas
incobrables y la estimación para cuentas incobrables, la contabilización subsiguiente
para las cancelaciones, es la misma una Reducción en las Cuentas por Cobrar y
una Reducción en la Estimación o Provisión para las Cuentas por Cobrar. 19
Licda. Romelia Rodríguez
PERDIDA DEFINITIVA DE EFECTOS Y CUENTAS POR COBRAR
Una vez creada la provisión por alguno de los Métodos, lo que resta es esperar el
comportamiento de los hechos en el siguiente ejercicio contable. Al respecto,
pueden presentarse las siguientes situaciones:
1. Que se perdieron o se dejaron de cobrar cuentas o efectos por cobrar por un
monto menor a la provisión creada.
2. Que se perdieron o se dejaron de cobrar cuentas o efectos por cobrar por un
monto mayor a la provisión creada.
PERDIDAS POR UN MONTO MENOR QUE LA PROVISIÓN ESTIMADA.
Con la ayuda del siguiente ejemplo numérico podremos entender mejor este
contenido.
La empresa Estamos Bellos, C.A. tiene Efectos por Cobrar por Bs.30.000,oo y
Facturas por Bs.20.000,oo al 31-12-1998. Para esa fecha, tiene creada una
Provisión para Cuentas de Cobro Dudoso por Bs.12.000,oo.
El 05 de Enero de 1999, estando ya en el siguiente periodo contable, se determinó
que clientes que debían una factura por Bs.7.000,oo y una letra por Bs.3.000,oo
resultaron ser totalmente insolventes por lo que se decidió darlos de bajo o por
perdida.
Se pide: Registrar la Baja por Pérdida Definitiva.
20
Licda. Romelia Rodríguez
PERDIDAS POR UN MONTO MENOR QUE LA PROVISIÓN ESTIMADA.
Es necesario partir del hecho que la Empresa Estamos Bellos, C.A tiene creadas
las siguientes cuentas:
Para registrar la perdida definitiva de la factura por Bs.7.000,oo y de la letra por
Bs.3.000,oo, se le carga a la cuenta de Provisión para Cuentas Incobrables el total
perdido y se abona a Cuentas por Cobrar el valor de la factura Bs.7.000,oo, y a
Efectos por Cobrar el monto de la letra por Bs.3.000,oo.
El registro en el Libro Diario Principal de la Empresa Estamos Bellos, C.A. sería:
FECHA
CUENTAS Y EXPLICACIÓN
1999
Enero
REF
DEBE
HABER
-X05
Provisión para Cuentas Incobrables
10.000 00
Cuentas por Cobrar
7.000 00
Efectos por Cobrar
3.000 00
Para dar de baja por incobrable la Fact. No.xx del
Cliente X y la letra No.xx del Cliente Y.
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Licda. Romelia Rodríguez
PERDIDAS POR UN MONTO MENOR QUE LA PROVISIÓN ESTIMADA.
El asiento de diario anterior si lo trasladamos al Mayor de Cuentas T, quedaría así:
PERDIDAS POR UN MONTO MAYOR QUE LA PROVISIÓN ESTIMADA.
Con frecuencia puede presentarse el hecho de que las pérdidas en cuentas y
efectos por cobrar realmente habidas, superan el saldo de la provisión que para
ese momento existe. Cuando este caso se dé, se tendrán en cuenta si se
presentan alguna de las siguientes situaciones:
Todas las perdidas proceden de créditos otorgados en el periodo anterior.
En este caso se actúa de la siguiente forma:
1. Se cargan a la provisión para cuentas incobrables hasta un monto igual al
saldo que esta cuenta tenga en ese momento.
2. El resto de la perdida se le cargará a resultados del año anterior
3. El abono, por supuesto, se hará a la cuenta que proceda, dependiendo de si
la deuda por cobrar es una factura o una letra.
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Licda. Romelia Rodríguez
PERDIDAS POR UN MONTO MAYOR QUE LA PROVISIÓN ESTIMADA.
La empresa Estamos Bellos, C.A. la cual tiene creada una provisión para cuentas
de cobro dudoso por Bs.12.000,oo al 31-12-1998, en este caso durante el periodo
contable que inició el 01-01-1999, se perdieron definitivamente facturas por
Bs.7.000,oo y letras por Bs.8.000,oo. Esta perdida ocurrió el 15-09-1999.
Se pide: Registrar la perdida mencionada.
En este caso se sabe que existe una Provisión creada por Bs.12.000,oo, la cual
podemos visualizar en el Mayor de cuentas T así:
Ahora registraremos la perdida habida siguiendo las pautas anteriormente indicadas.
FECHA
CUENTAS Y EXPLICACIÓN
1999
Septiembre
REF
DEBE
HABER
-X15
Provisión para Cuentas Incobrables
Resultados año 1998
00
3.000
00
Cuentas por Cobrar
7.000
00
Efectos por Cobrar
8.000
00
Para dar de baja por incobrable la Fact.
Licda. Romelia Rodríguez
12.000
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PERDIDAS POR UN MONTO MAYOR QUE LA PROVISIÓN ESTIMADA.
ANALISIS: La pérdida total, Bs.15.000,oo supera el saldo de provisión
que para ese momento se tiene creada, Bs.12.000,oo. Por lo tanto:
Se le cargó o utilizó la provisión hasta un saldo que para ese momento
tenía: Bs.12.000,oo
Siendo así que la perdida total fue de Bs.15.000,oo, la parte que no
alcanzó a ser cubierta por la provisión que se tenía creada, Bs.3.000,oo,
fue cargada a resultados del año anterior.
Esta claro que este excedente se cargó a resultados del ejercicio anterior
debido a que las cuentas y efectos perdidos tienen su origen en ventas
realizadas en ese ejercicio y, al finalizar éste, no se creó la suficiente
provisión.
Por lo tanto, para el año 1998 se creó la provisión por Bs.12.000,oo; esto nos quiere
decir, que se cargo a perdidas por cuentas incobrables esa misma cantidad, con lo
que el resultado (ganancia o pérdida) obtenido para esa año se hizo disminuir en
esa cantidad. Sin embargo, en 1999 se supo que la perdida real fue de
Bs.15.000,oo; es decir, Bs.3.000,oo más de lo que se había previsto. Por tal razón,
esos Bs.3.000,oo deben ser cargados, contra el resultado del año anterior, ya que
es un gasto que le corresponde a ese periodo contable.
24
Licda. Romelia Rodríguez
PERDIDAS POR UN MONTO MAYOR QUE LA PROVISIÓN ESTIMADA.
También hay criterios en torno a que ese excedente se cargue siempre como
perdida del periodo actual haciendo caso omiso a su materialidad, siempre y
cuando se revele este hecho en los Estados Financieros mediante notas
explicativas al pie de los mismos. Si esto último fuese la decisión que tomemos el
registro en el Libro Diario de la Empresa Estamos Bellos, C.A. sería el siguiente:
El registro en el Libro Diario de la Empresa Estamos Bellos, C.A. sería el siguiente:
FECHA
CUENTAS Y EXPLICACIÓN
1999
Septiembre 15
REF
DEBE
HABER
-XProvisión para Cuentas Incobrables
Pérdida para Cuentas Incobrables
12.000 00
3.000 00
Cuentas por Cobrar
7.000 00
Efectos por Cobrar
8.000 00
Para dar de baja por incobrable la Fact.No
xx del Cliente X y la letra No.xx del
Cliente Y.
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Licda. Romelia Rodríguez
Las perdidas proceden de créditos otorgados en el periodo actual
Corresponde a el caso de la perdida de una cuenta o un efecto por cobrar que
proceden de ventas realizadas en el mismo período en que se perdieron y para lo
cual no había sido creada la provisión.
EJEMPLO:
La empresa Estamos Bellos, C.A., que para los efectos tiene creada una Provisión
por Bs.12.000,oo para el 31-12-1998. Es el caso que el 15-06-1999 se determinó la
posibilidad de cobrar a un cliente, una factura por Bs.4.000,oo cuya venta se había
hecho el 15-04-1999. Se pide: dar de baja esa cuenta por cobrar.
1. Se carga a pérdida por cuentas incobrables el monto de la perdida ocurrida
Bs.4.000,oo. Con ello, estaremos cargando dicha perdida al periodo en que se
realizó la venta.
2. Se le abona a Cuentas por Cobrar, ya que lo que se perdió fue una factura.
Registro en el Libro Diario de la Empresa:
FECHA
CUENTAS Y EXPLICACIÓN
1999
Junio
REF
DEBE
HABER
-X15
Pérdida para Cuentas Incobrables
Cuentas por Cobrar
Para dar de baja por incobrable la Fact. No
262626 xx del Cliente X
Licda. Romelia Rodríguez
4.000 00
4.000 00
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EXCESO DE PROVISIÓN CREADA
Cuando suceda que las cuentas realmente incobrables sean inferiores al monto de la
provisión creada, se procede de la siguiente manera:
Seguiremos con nuestro ejemplo de la empresa Estamos Bellos, C.A.
a. Quién creó el 31-12-1998 la provisión para cuentas incobrables por Bs.12.000,oo.
b. El 18-07-1999 se consideró totalmente insolvente un cliente que debía una factura
por Bs.9.000,oo procedente de varias ventas realizadas en 1998.
c. Al 31-12-1999 la empresa tiene efectos y cuentas por cobrar por un monto de
Bs.140.000,oo procedentes de ventas realizadas en 1999 y considera razonable
que una provisión de Bs.18.000,oo cubriría las posibles pérdidas que pudieran
producirse en el año 2000.
Se pide:
1. Registrar la perdida definitiva de 1999
2. Registrar la provisión a crear el 31-12-1999
Solución del literal a:
El 31-12-1999 Estamos Bellos, C.A. creó una
provisión de Bs.12.000,oo, lo recuerda. Ahora
bien en el mayor de cuentas T, aparecía el
siguiente registro
27
Licda. Romelia Rodríguez
EXCESO DE PROVISIÓN CREADA
Solución del literal b:
En 1999, se perdió definitivamente una factura por Bs.9.000,oo. Haríamos el
siguiente asiento en el Libro Diario de nuestra empresa.
FECHA
1999
Julio
CUENTAS Y EXPLICACIÓN
REF
DEBE
HABER
-X18
Provisión para cuentas incobrables
9.000 00
Cuentas por Cobrar
9.000 00
Para registrar la perdida definitiva
Fact. xx
Al trasladar este asiento al Mayor de cuentas T. Tendríamos lo siguiente:
PROVISIÓN PARA
CUENTAS
INCOBRABLES
DEBE
HABER
9.000,oo 12.000,oo
3.000,oo
28
Licda. Romelia Rodríguez
EXCESO DE PROVISIÓN CREADA
Solución del literal c:
Para cubrir futuras perdidas de las cuentas y efectos por cobrar que nuestra
empresa tiene al 31-12-1999, se requiere un total de provisión de
Bs.18.000,oo. En tal sentido, debemos tener en cuenta si se presenta alguna
de las siguientes situaciones:
a. No existe saldo alguno en la cuenta de provisión: nos limitaremos a hacer
el asiento que ya conocemos creando la provisión por Bs.18.000,oo
FECHA
CUENTAS Y EXPLICACIÓN
1999
Diciembre 12
REF
DEBE
HABER
-XPérdida para cuentas incobrables
Provisión para cuentas incobrables
18.000 00
18.000
00
Para registrar creación de provisión
b. Existe una cuenta de provisión ya creada con algún saldo: Es éste el caso
que estamos resolviendo. El 31-12-1999 se requiere tener la cuenta de
provisión con un saldo de Bs.18.000,oo, cantidad que se espera no cobrar en
el próximo periodo. Sin embargo, ya existe un saldo en la cuenta de provisión
por Bs.3.000,oo. Cuando este caso se presenta, Usted debe tener en cuenta
dos (2) situaciones:
29
Licda. Romelia Rodríguez
EXCESO DE PROVISIÓN CREADA
1.Este saldo procede de provisión creada en el periodo anterior: Si este es el
caso haríamos el siguiente registro en el libro diario de nuestra empresa.
FECHA
CUENTAS Y EXPLICACIÓN
1999
Diciembre 31
REF
DEBE
HABER
-XPérdida para cuentas incobrables
Provisión para cuentas incobrables
Resultados años anteriores
18.000 00
15.000
00
3.000
00
Para registrar perdida cuentas incobrables
Este asiento nos indica lo siguiente:
a. Se cargo a Pérdida por Cuentas Incobrables Bs.18.000,oo. Esto es así debido a
que la empresa decidió que ese sería el monto de la provisión necesaria para
cubrir las posibles pérdidas que se producirán en el próximo periodo. Por lo
tanto, debe cargarse a pérdidas de este periodo esa misma cantidad.
b. Abono a provisión para cuentas incobrables por Bs.15.000,oo. Por lo que la
provisión que se requiere para cubrir las perdidas será de Bs.18.000,oo. Ahora
como ya esta cuenta tiene un saldo de Bs.3.000,oo, sólo será necesario
abonarle el complemento:
30
Licda. Romelia Rodríguez
EXCESO DE PROVISIÓN CREADA
Provisión necesaria
Bs.18.000,oo
Menos:
Provisión existente
Bs. 3.000,oo
Provisión a registrar
Bs.15.000,oo
c. Abono a resultados del año anterior: Bs.3.000,oo. El saldo de Bs.3.000,oo que
existía en la cuenta de provisión, procede del exceso de la misma creada en
1998 y no utilizada en 1999. Recordemos que para el 1998 se creó la Provisión
por Bs.12.000,oo y se cargo Pérdida por Cuentas Incobrables ese misma
cantidad; como consecuencia de ello, las utilidades de ese periodo quedaron
disminuidas en ese monto.
Posteriormente, durante el siguiente periodo (1999), sólo hubo pérdidas reales
por Bs.9.000,oo, quedando un sobrante de provisión de Bs.3.000,oo. Siendo así
que esos Bs.3.000,oo fueron registrados como pérdidas en 1998 cuando fue
creada la provisión, es la razón por la que ahora, no habiendo ocurrido tal
pérdida, se revierte el asiento, aumentando la utilidad del período anterior e esa
cifra.
31
Licda. Romelia Rodríguez
EXCESO DE PROVISIÓN CREADA
Al pasar al mayor el asiento en cuestión, las cuentas involucradas quedarían como sigue:
2. El saldo procede de provisión creada en actual periodo.
Cuando se va a crear una nueva provisión y se dé el caso que ya existe algún
saldo procedente de provisión creada en el período actual, el asiento para registrar
la nueva provisión se haría como sigue:
FECHA
CUENTAS Y EXPLICACIÓN
1999
Diciembre 31
REF
DEBE
HABER
-XPérdida para cuentas incobrables
Provisión para cuentas incobrables
15.000 00
15.000
00
Para ajustar la provisión creada
32
Licda. Romelia Rodríguez
EXCESO DE PROVISIÓN CREADA
En este caso:
a. Se cargó a Perdida por Cuentas Incobrables Bs.15.000,oo. Esto es así porque
la provisión requerida debe alcanzar a Bs.18.000,oo. Sin embargo, ya, en este
periodo, fue creada una parte de ella, con lo que también ya fue cargado a
Pérdida por Cuentas Incobrables Bs.3.000,oo. Por tal razón, sólo falta registrar
el resto de la posible pérdida, Bs.15.000,oo para llegar al total de Bs.18.000,oo
estimados.
b. Se abonó Bs.15.000,oo a provisión para cuentas incobrables. Si lo que se
requiere de provisión es Bs.18.000,oo, y ya tenemos Bs.3.000,oo creada, nos
resta contabilizar el complemento, es decir Bs.15.000,oo
Al pasar al mayor el asiento hecho, la cuenta de provisión para cuentas
incobrables quedaría como sigue:
PROVISIÓN PARA
CUENTAS
INCOBRABLES
DEBE
HABER
3.000,oo
15.000,oo
18.000,oo
Licda. Romelia Rodríguez
33
RECUPERACION DE CUENTAS DADAS POR PERDIDAS
Es la situación que se presenta cuando, después de haber desincorporado por
incobrables cuentas o efectos por cobrar, posteriormente se logra recuperar toda o
parte de esas acreencias que habíamos dadas por pérdidas.
Recuperación de cuentas registradas como perdidas provenientes
Ventas del período actual
Ventas de períodos anteriores
1. Ventas del Período Actual
El cargo a pérdida por cuentas incobrables se hace si no existen provisión
creada en este periodo. Pero si existe provisión creada en este periodo, el cargo
se haría a provisión para cuentas incobrables. Esto se hace para registrar el
hecho de haber recuperado cuentas o efectos por cobrar que habían sido
desincorporados como pérdida por incobrable cuando el crédito proviene del
periodo actual. Se carga a Pérdidas por Cuentas Incobrables y se abona a
Cuentas o Efectos por Cobrar.
2. Ventas de Períodos Anteriores
La forma de actuar es la misma que en el caso anterior, excepto que, en vez de
abonar a Otros Ingresos (del período actual), se abona a resultados de años
anteriores.
34
Licda. Romelia Rodríguez
Ejemplo
Recuperación de Cuentas Incobrables producto de Ventas del Período Actual
Tomaremos el ejemplo de nuestra empresa Estamos Bellos, C.A.
Dicha empresa para el 15-05-1999 desincorpora de sus libros una factura por
Bs.5.000,oo por considerarse incobrable. Esta factura procede de ventas
correspondientes al periodo 01-01-1999 al 31-12-1999.
Nuestra empresa creó la provisión solo al finalizar cada ejercicio contable. El 1408-1999 se logró cobrar al cliente la factura en cuestión.
Se pide: Registrar la recuperación de la cuenta que había sido desincorporada.
FECHA
CUENTAS Y EXPLICACIÓN
1999
Agosto
REF
DEBE
HABER
-X14
Cuentas por Cobrar
5.000
00
Otros Ingresos
5.000
00
Para registrar recuperación cuentas incobrables
cliente x
-XAgosto
14
Caja
5.000
Cuentas por Cobrar
00
5.000
00
Para registrar cobro factura cliente x
35
Licda. Romelia Rodríguez
Ejemplo
Recuperación de Cuentas Incobrables producto de Ventas de Períodos Anteriores
Consideremos el ejemplo de la empresa Estamos Bellos, C.A.
Para el 10-04-1998, nuestra empresa dio por perdida una factura de Bs.5.000,oo,
pero el 17-04-1999 fue cobrada en su totalidad.
Se pide: Registrar la recuperación de la cuenta.
FECHA
CUENTAS Y EXPLICACIÓN
1999
Abril
REF
DEBE
HABER
-X10
Cuentas por Cobrar
5.000
00
Resultados años anteriores
5.000
00
Para registrar recuperación cuentas incobrables cliente
x
-XAbril
10
Caja
5.000
Cuentas por Cobrar
00
5.000
Para registrar cobro factura cliente x
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Licda. Romelia Rodríguez
00
EJEMPLO DE UNA LETRA DE CAMBIO
Leyenda:
1- Lugar de emisión.
2- Denominación de la moneda en la que se ha emitido.
3- Cuantía de la Letra.
4- Fecha de libramiento, esto es, el momento en que se ha emitido la letra de cambio
5- Fecha de vencimiento, fecha en la que el librado, quién tiene que pagar ha de hacer efectivo el pago.
6- Librador, datos del emisor de la letra de cambio.
7- Cuantía de la letra de cambio expresada en cifra.
8- Domicilio de pago, si bien no es un requisito indispensable cuando se especifica se dice
que la letra de cambio se encuentra domiciliada, suele corresponderse con la dirección de la entidad
bancaria donde habrá de hacerse efectivo el pago.
9- Datos del librado, identificación y dirección de la persona, física o jurídica, que ha de realizar el pago.
10- Aceptación por parte del librado del pago, en ocasiones la letra se presenta al librado para que con su
firma acepte de el visto bueno al pago.
11- Firma autógrafa del librador, esto es, del emisor de la letra de cambio.
12- Tasa de timbres - Actos Jurídicos Documentados- que se tendrán que liquidar para poner en
circulación la letra. La cuantía de dicha tasa depende de la cuantía del documento.
13- Identificación del documento utilizado para su cumplimiento
37
Licda. Romelia Rodríguez
OPERACIONES DERIVADAS DE LOS DOCUMENTOS POR COBRAR
Según Francisco Gómez (2001) El Endoso: “Es la transmisión de los derechos y
del crédito que representa la Letra de Cambio. Lo hace constar el beneficiario por
escrito, al reverso del documento; pero también podrá hacerlo en hojas
adicionales o en el anverso del giro”. (p.7-10)
Implicaciones Legales del Endoso: Código de Comercio Sección II Artículos
del 419 al 428.38
38
Licda. Romelia Rodríguez
OPERACIONES DERIVADAS DE LOS DOCUMENTOS POR COBRAR
El Aval es la declaración contenida en la letra que tiene como finalidad garantizar
el pago de la letra de cambio, de tal modo que el avalista asume junto al librado, la
responsabilidad del pago.
Implicaciones Legales del Aval: Código de Comercio Sección IV Artículos del
438 al 440
39
Licda. Romelia Rodríguez
OPERACIONES DERIVADAS DE LOS DOCUMENTOS POR COBRAR
El protesto es un acto notarial que sirve para acreditar que se ha producido la
falta de pago de la letra de cambio. El protesto notarial puede ser sustituido por
una declaración firmada por la entidad bancaria en la que se había domiciliado el
pago. En el caso del protesto este siempre se realizará cuando la letra de cambio
se cumplimente con la cláusula "con protesto notarial", "con gastos" o similar.
En caso de que la letra de cambio incorpore la cláusula "sin protesto notarial",
"sin gastos" o similar no se realizará protesto.
Implicaciones Legales del Protesto: Código de Comercio Sección VII Artículos
del 451 al 462 .
40
Licda. Romelia Rodríguez
OPERACIONES DERIVADAS DE LOS
DOCUMENTOS POR COBRAR
La Fianza es un contrato accesorio por medio del cual una persona llamada
FIADOR se obliga frente a otra llamada EL ACREEDOR, a cumplir la obligación de
una tercera persona llamada AFIANZADO, para el caso de que ésta no cumpla.
Es decir, EL ACREEDOR, busca a una persona llamada FIADOR para que le
garantice que la obligación principal a que se ha comprometido su deudor
(AFIANZADO), la cumpla en caso de que éste no lo haga.
Implicaciones Legales de la Fianza: Código Civil Título XVIII, artículos desde el
1804 hasta el 1836. Igualmente, está el Decreto con fuerza de ley de empresas de
Seguros y Reaseguros en todos sus articulados.
FIANZA QUE GARANTIZA A LA NACIÓN EL CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES DE LOS CORREDORES DE SEGUROS Y SOCIEDADES
DE CORRETAJE DE SEGUROS 0 REASEGUROS PREVISTAS EN EL ARTÍCULO 58 DE LA LEY DE EMPRESAS DE SEGUROS Y REASEGUROS
N°MF-00-03-36
Yo, (identificación) , venezolano, mayor de edad, domiciliado en................., titular de la cédula de identidad N°........., procediendo en este act o en mi
carácter de.............................. , de la empresa......, sociedad mercantil inscrita en el Registro Mercantil........., en lo adelante denominada LA COMPAž®A,
carácter éste que consta en........., debidamente autorizado por la Junta Directiva en su sesión de fecha de ....... de ... 20..., por el presente documento
declaro: Que constituyo a mí representada en fiadora solidaria y principal pagadora por cuenta de ........... en lo adelante denominada EL AFIANZADO
hasta por la cantidad de ............. (Bs. ...................), para garantizar a la República Bolivariana de Venezuela por órgano de la Superintendencia de
Seguros, el fiel, cabal y oportuno cumplimiento de todas las obligaciones asumidas por EL AFIANZADO, en razón de las operaciones efectuadas como
sociedad de corretaje de seguros (o reaseguro o corredor de seguros). La presente fianza se otorga a los fines establecidos en el parágrafo cuarto del
artículo 58 de la Ley de Empresas de Seguros y Reaseguros, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 4.822
Extraordinaria de fecha 23 de diciembre de 1994. El presente contrato permanecerá en vigencia por tres (3) años contados a partir de la fecha de su
autenticación, sin embargo LA COMPAÑÍA se obliga a mantener la vigencia de esta fianza por un lapso adicional de seis (6) meses a fin de que EL
AFIANZADO la sustituya por otra a satisfacción de la Superintendencia de Seguros, lapso durante el cual se podrá proceder a la apertura de un
procedimiento administrativo, a fin de determinar la procedencia de la suspensión del intermediario en el ejercicio de sus funciones tal como lo establece
el artículo 142 de la Ley de Empresas de Seguros y Reaseguros. Mi representada renuncia a los beneficios acordados en los artículos 1.833, 1.834 y
1.836 del Código Civil. Las partes eligen como domicilio especial a la ciudad de Caracas, sin perjuicio de acudir ante cualquier otro tribunal competente
de acuerdo a la Ley. En Caracas a la fecha de su autenticación.
41
Licda. Romelia Rodríguez
OPERACIONES DERIVADAS DE LOS DOCUMENTOS POR COBRAR
Giros enviados al cobro: La empresa entrega giros al banco para que los
cobre en su nombre; esta operación se conoce con el nombre de “giros al cobro o
efectos al cobro” y significa que la empresa entrega los giros a su banco donde
tiene su cuenta corriente, para que este los cobre a medida que se venzan y le
abone el dinero en la cuenta; esto lo hacen las empresas para darle mayor
seriedad a la gestión de cobro y cuando no tiene falta de liquidez.
En este caso la empresa no ha cedido la propiedad de los giros, los cuales
continúan siendo suyos, simplemente ha delegado en el banco la facultad de
cobrarlos; los giros no han “salido” de los libros pero tampoco están físicamente en
la empresa, en este caso nos valemos de las “cuentas de orden” que registran el
envío de los giros al banco.
Ejemplo: La empresa envía para operaciones al cobro los siguientes giros y
los asientos que se realizan son:
Nº Cliente
Nominal
Días
01
Luis Rivas
200.000,00
30
06
Miguel Marin
100.000,00
40
1 Asiento cuando enviamos los giros al cobro.
2 Asiento cuando el banco cobra un giro.
3 Asiento que se genera a raíz del cobro de giro.
4 Asiento que se genera cuando el banco devuelve el giro por no haber podido cobrar al cliente.
5 Este asiento también se genera con devolución de giro, es necesario disminuir las cuentas de orden
para sincerarlas.
42
Licda. Romelia Rodríguez
Giros enviados al Cobro
Descripción
Fecha
Ref
Debe
Haber
.
2003
Enero
-011
Banco cuenta giros
300.000,00
Efectos al cobro
300.000,00
Envío de giros Nº 01 y 06 con vencimiento a 30 y 40 días respectivamente para
gestión de cobro por el banco.
-022
Banco
190.000,00
Gastos de cobranza
10.000,00
Efectos por cobrar
200.000,00
Cobro del giro Nº 01, del Sr. Luis Rivas y gastos de cobranza.
-033
Efectos al cobro
200.000,00
Banco Cuenta giros
200.000,00
Disminución de las cuentas de Orden por cancelación de giro Nº 01 Sr. Luis Rivas.
-044
Gastos de cobranza
10.000,00
Banco
10.000,00
N/D del giro 06, no cobrado.
-055
Efectos al cobro
Banco Cuenta giros
Disminución de cuenta de orden Por devolución del giro Nº06
Licda. Romelia Rodríguez
100.000,00
100.000,00
43
OPERACIONES DERIVADAS DE LOS DOCUMENTOS POR COBRAR
Efectos descontados: Los giros a descuento se caracterizan porque el banco nos
abona en cuenta inmediatamente el importe de los giros, deduciendo los intereses,
gastos de cobranza y opcionalmente una determinada cantidad como garantía; el
banco guarda los giros y los hace efectivos a medida que se vencen. “estas
operaciones las hace la empresa cuando atraviesa situaciones de iliquidez.”
Ejemplo: La empresa envía al banco mercantil los siguientes giros para descontar:
Nº
Librado
Nominal
Días
320
Jesús Mercader
100.000,00
25
420
Luis Sosa
150.000,00
40
Los Asientos que se realizan en el Libro Diario de la empresa serían:
1 Asiento cuando enviamos los giros al descuento por el banco.
√ Es una cuenta de pasivo eventual, de contingencia o condicional.
2 Asiento cuando el banco nos notifica el cobro de un giro
3 Asiento que se genera por la devolución del giro a la empresa, por no haber podido ser cobrado.
44
Licda. Romelia Rodríguez
OPERACIONES DERIVADAS DE LOS DOCUMENTOS POR COBRAR
Asientos en el Libro Diario de los Efectos por Cobrar Descontados
Fecha
2003
Enero
Ref.
Descripción
Debe
Haber
-011 Banco
√
338.000,00
Gastos de cobranza
10.000,00
Gastos por interés
2.000,00
Efectos por cobrar descontado
350.000,00
Giros # 320,420; gastos de cobranza e intereses.
-022 Efecto por cobrar descontado
100.000,00
Efectos por cobrar
100.000,00
Para disminuir el pasivo eventual Del giro 320; del cliente Jesús Mercader
-033 Efectos por cobrar descontado
Banco
150.000,00
150.000,00
Devolución del giro Nº 420, del Sr. Luis Sosa.
45
Licda. Romelia Rodríguez