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INTRANET SOCIAL Colaboración, Transparencia y Comunicación INTRANET SOCIAL. Colaboración, Transparencia y Comunicación índice 1.0 INTERNET, Motor de búsqueda de la nueva revolución social ......................... 5 2.0 3.0 Hacia dónde cambiar: EMPRESA 2.0 ....................................................... 8 ¿Cómo cambiar de cara a nuestro público interno? INTRANET SOCIAL ...............................................................................................11 3.1 INTRANET SOCIAL, como una palanca para la gestión del cambio cultural.................... 12 3.2 Pero, ¿DÓNDE ESTÁ EL ROI?............................................................................................................................ 15 3.3 ¿Cuáles son las barreras de la INTRANET SOCIAL?.......................................................................... 16 3.4 Implicaciones: ¿a qué me enfrento con una INTRANET SOCIAL?..............................................17 4.0 El proyecto de una INTRANET SOCIAL ..................................................19 4.1 Estrategia...................................................................................................................................................................... 19 4.2 Definición......................................................................................................................................................................20 4.3 Construcción..............................................................................................................................................................22 4.4 Lanzamiento..............................................................................................................................................................23 5.0 Conclusiones .........................................................................................................25 6.0 INTRANET SOCIAL: Tendencias .................................................................26 INTRANET SOCIAL. Colaboración, Transparencia y Comunicación Introducción Si Internet supuso un cambio muy importante a la hora de compartir la información, la segunda generación de Internet (el 2.0) ha supuesto un paso más allá. Con Internet llegó un nuevo canal de comunicación, y con el 2.0, un nuevo modelo de comunicación en el que el flujo pasó de ser unidireccional a multidireccional. Este nuevo entorno ha provocado profundos cambios sociales a nivel mundial, y es que las personas han visto modificarse sus objetivos, aspiraciones y maneras de relacionarse. Y ese cambio cultural no sólo ha afectado a la sociedad, sino también a las empresas y organizaciones. ¿Qué esperan las personas de las compañías, en este contexto en el que vivimos? Pues que se adapten también al cambio cultural. Un hecho muy destacable es que este cambio no viene decidido ni impuesto por parte de las organizaciones, sino por las personas que forman parte de ellas. Y esta situación cada vez tiende a más, puesto que hay un número (cada vez más creciente) de personas que han nacido en este entorno de colaboración, comunicación y transparencia, para los cuales no existe ni ha existido -porque no han vivido- la etapa anterior. Este nuevo colectivo que, poco a poco, va llegando a las empresas no es otro que los millenials. INTRANET SOCIAL 3 Colaboración, Transparencia y Comunicación INTRANET SOCIAL. Colaboración, Transparencia y Comunicación La máquina de vapor es a la producción de las empresas, lo que el nuevo entorno 2.0 es a la comunicación en las organizaciones. Algo básico para su supervivencia. Las empresas han de afrontar este cambio cultural, sí, pero han de hacerlo de manera que les rentabilice e impacte de manera positiva en sus cuentas de resultados. Pero ¿cómo afrontar este nuevo cambio cultural? Las compañías han de aprender a hacer las cosas de otras maneras, adaptándose tanto al cliente interno como al externo. En el caso del cliente externo, la opción está pasando por el uso del entorno digital para dar una imagen de la compañía adaptada al cambio. En el caso del cliente interno, una de las palancas que permiten materializar el cambio cultural puede ser la intranet social. Asumámoslo, aquellas empresas que se adapten a la nueva cultura son las que mejor sobrevivirán en un mercado cada vez más complicado. Lo cierto es que muchas de ellas parece que, de cara a sus clientes externos, sí se van adaptando a buen ritmo; sin embargo, no han de olvidar que su cliente interno está ahí, y espera el cambio. Ya lo decía Cicerón, “la cara es el espejo del alma”. En el caso de una organización, el alma son las personas. Es muy difícil ejecutar un cambio real “de puertas hacia fuera” si no se ha acometido previamente uno “de puertas para dentro”. Guillermo Vallejo Septiembre 2013 INTRANET SOCIAL 4 Colaboración, Transparencia y Comunicación 1.0 INTERNET, Motor de búsqueda de la nueva revolución social El origen de este “nuevo” entorno viene provocado por diversas causas: INTERNET, Motor de búsqueda de la nueva revolución social En primer lugar, las personas. Ya no necesitamos unirnos en masa para dar a conocer nuestro mensaje fuera de nuestro círculo más personal, sino que la llegada del entorno 2.0 ha creado, en cierta forma, un altavoz desde donde cualquier usuario puede, de un modo prácticamente natural, acceder y enviar información. 1.0 Además, se ha producido otro hecho muy peculiar, el de “supersocialización”, es decir, invertimos de manera recurrente más tiempo en interacciones sociales. A este respecto, podemos añadir que, según el estudio realizado por Ipsos Open Thinking Exchange (OTX), el tiempo medio de permanencia en redes sociales es de 3,2 horas al día para usuarios entre 18 y 64 años.2 En el marco actual en el que vivimos, las empresas han de mostrar una apertura cada vez mayor. Las redes sociales han puesto de manifiesto una realidad conocida por todos: a los usuarios les gusta comunicarse. Internet ha supuesto una revolución, y en todos los sentidos, tanto a nivel personal como profesional. El paradigma de la comunicación ha cambiado, y hemos pasado de un modelo unidireccional a uno multidireccional, en el que todos hablan, todos escuchan y, lo más importante, donde existe capacidad de respuesta. Gracias a nuestros smartphones y a los dispositivos existentes, el acceso a la información se ha vuelto más fácil e inmediato. El consumo de contenido en internet ha aumentado. Según Nielsen3, cada vez se conectan más y más personas a Internet y, cada vez, lo hacen por más tiempo. Gracias a los dispositivos móviles, nos hemos vuelto también más proclives a apoyar cambios de manera personal e individualizada, en lugar de en grupo o masa. Y otro punto a destacar, relacionado con éste, es el mayor interés por la creación y por la innovación. Los datos de NewsCred4 muestran el alcance de esta nueva situación: 27 millones de contenidos se comparten al día y 329 millones de personas leen blogs cada mes. Las personas viven esta situación en su día a día. ¿Cómo no van a quererla en su entorno laboral? Hoy en día, alguna compañías parece que se están dando cuenta de la situación, pero ¿están haciendo algo al respecto? Sí, de cara al cliente externo, parece que se han producido avances, con el desarrollo de sites, la inclusión en buscadores, la presencia en redes sociales… pero, a nivel interno, es escaso el número de empresas que han iniciado el cambio en sus organizaciones.1 1 En la segunda oleada del estudio de Nielsen, han participado 22 empresas frente a las 14 que lo hicieron en la primera oleada: http://www.nngroup.com/articles/intranet-social-features/ 2 “Las redes sociales siguen acaparando el tiempo de los usuarios conectados a internet”. PuroMarketing.com, 10/01/2013: http://www.puromarketing.com/16/14922/redes-sociales-siguen-acaparando-tiempo-usuarios-conectados-internet.html# 3 The Nielsen Social Media Report 2012 en Español http://www.slideshare.net/FranBarquilla/the-socialmediareport2012-15662792?from_search=1 4 “50 estadísticas para terminar de hincar el diente al marketing de contenidos”. MarketingDirecto.com, 19/06/2013 http://www.marketingdirecto.com/actualidad/checklists/50-estadisticas-para-terminar-de-hincar-el-diente-al-marketing-de-contenidos/ INTRANET SOCIAL 5 Colaboración, Transparencia y Comunicación 1.0 INTERNET, Motor de búsqueda de la nueva revolución social Este último punto está muy relacionado también con la desestructuración de la información: hasta hace unos años, las personas acudíamos a las bibliotecas para poder tener acceso a múltiples documento que, de otra manera, no hubieran sido accesibles. Este concepto ha cambiado. Cada vez la información está más digitalizada, lo que permite que esté más alcance de los usuarios. Un claro ejemplo de esta tendencia es el famoso Google Art Project5 que, tal y como se menciona en Wikipedia, ofrece un recorrido virtual de varios museos como Tate Britain de Londres, el Museo Metropolitano de Arte de Nueva York, y la Galería Uffizi de Florencia.6 En resumen, este cambio viene provocado por: • Individuo como entidad natural. • Inmediatez de acceso y consumo de contenido. • Supersocialización: invertimos de manera recurrente más tiempo en interacciones sociales. • Movilización: somos más proclives a apoyar cambios. • Redefinición del concepto de privacidad. • Mejor concepto de jerarquía. • Mayor interés por la creación e innovación (popularización). Y unido a lo anterior, podemos encontrar ese cambio de concepto en la propiedad de la información, en el sentido de, cuando se comparte contenidos con un fin colaborativo, el usuario está abierto a la modificación de lo que ha compartido, fomentando así un nuevo concepto: la co-creación. • Modelos de formación e información desestructurados. • Cambio de conceptos en la propiedad de la información. • Tiempo laboral y personal se mezclan. • Mayor autonomía. Este cambio cultural se ha producido de manera progresiva, y es que en las empresas están conviviendo tres generaciones diferentes de usuarios: los analógicos (generalmente, son las personas que llevan mayor tiempo en la empresa, suelen ser los de edad más avanzada, y son más reacios al entorno digital); Por otro lado, se encuentran los adaptados (usuarios que, como bien indica el término, pese a proceder de un entorno más tradicional, se han ido adaptando al digital); Y, por último, los millenials7, los más jóvenes de la empresa, que han nacido ya en plena era digital y quienes no conciben el mundo sin internet. Este último grupo, los millenials, se caracterizan además, por compartir los momentos de su vida en las redes sociales (sin miedo al “qué dirán”) y no separan el tiempo dedicado a la vida laboral de la personal. Se sienten más autónomos al estar permanentemente conectados con el mundo gracias a dispositivos como smartphones y tablets. 5 Google Art Project http://www.google.com/culturalinstitute/project/art-project?hl=es 6 Google Art Project http://es.wikipedia.org/wiki/Google_Art_Project 7 “All work and all play”. Box1824. 29/06/2012 http://www.youtube.com/watch?v=faYL6b4-vqQ#t=207 INTRANET SOCIAL 6 Colaboración, Transparencia y Comunicación 1.0 INTERNET, Motor de búsqueda de la nueva revolución social El porqué de este nuevo entorno • Globalización • Movilización • Nativos digitales • Tiempo laboral y personal se mezclan • Inmediatez de acceso y consumo de contenido • Mayor autonomía. • Supersocialización Este entorno 2.0 cuenta con sus propios soportes, como son las Redes Sociales; foros y blogs, es decir, entornos participativos; la propia web 2.0 y, la Intranet social. • Redes Sociales: El surgimiento de las redes sociales lo ha cambiado todo. Los usuarios opinan y muestran su carácter más personal a otros internautas y a las propias marcas. El público o la audiencia, en general, puede acudir a estas plataformas para plantear sus dudas o reclamaciones, y espera una respuesta por parte de otros usuarios o empresas. Los medios y redes sociales proporcionan múltiples oportunidades de innovar a nivel empresarial. Desde los test de productos y conceptos hasta la escucha activa de incidencias, problemas o sugerencias. • Soportes de participación: Foros, blogs, herramientas para el trabajo cooperativo y en grupo: las wikis, donde cualquier usuario puede crear y editar su contenido. • Web 2.0. Red donde los usuarios crean contenidos e interactúan, formando comunidades virtuales en entornos propietarios. • Intranet Social Facilita la comunicación entre todos los empleados, creando sentimiento de Pertenencia y Compromiso. Diferencias entre la web 1.0 y la web 2.0. Web 1.0 La Web 2.0 Sólo lectura Aumenta el nivel de cercanía, relación y conversación de la empresa con sus usuarios, clientes y prospects El contenido de la página está limitado: Webmaster Innova escuchando y haciendo partícipes a nuestros usuarios Las empresas que utilizan la web 2.0 tienen mayor cuota de mercado y unos márgenes más altos que la competencia. Jacques Bushin y Michael Chui (McKinsey Global Institute)8 8 http://www.slideshare.net/raona/post-el-camino-a-una-intranet-social y The use of Web 2.0 in businesses, 13/12/2010. http://www.mckinsey.com/insights/mgi/in_the_news/the_use_of_web_in_businesses INTRANET SOCIAL 7 Colaboración, Transparencia y Comunicación 2.0 Hacia dónde cambiar: EMPRESA 2.0 Hacia dónde cambiar: EMPRESA 2.0 Empresa 2.0 es la utilización de plataformas de software social emergente dentro de las empresas, o entre empresas, sus socios y clientes. 2.0 (Andrew McAfee, Universidad de Harvard)9 Esta revolución social de la que hablábamos hace unas líneas, junto con la deslocalización del trabajo (es decir, la idea –cada vez más extendida– de que el trabajo se puede realizar a distancia) y el fácil acceso a la movilidad, han puesto de manifiesto que las compañías han de evolucionar, adaptándose a las necesidades de su público, y transformándose en organizaciones 2.0. Sin los valores de transparencia, participación e inclusión, cualquier iniciativa “social” está condenada al fracaso. La Empresa 1.0 se caracteriza por ser una organización jerárquica, donde existen roces entre los diferentes departamentos que la componen, debido en parte, a la burocracia y la rigidez con la que se trabaja. Se sigue una política de actuación muy rígida, lo que, entre otras cosas, provoca que se necesite más tiempo para acceder a los mercados. Pero este cambio de mentalidad también está relacionado con el aumento de procesos automáticos entre empresas y, entre empresas y particulares; el concepto de BYOD10 (Bring your Own Device), es decir, “trae tu propio dispositivo”, que supone que los empleados llevan sus propios dispositivos a su lugar de trabajo para tener acceso a recursos de la empresa (como emails, bases de datos, datos y aplicaciones personales…). En cambio, la Empresa 2.0 se caracteriza por ser una organización más plana, donde la comunicación fluye de una manera mucho más ágil, ya que es compartida en todas las direcciones. La flexibilidad y la transparencia son otras de sus características más representativas, muy relacionadas con unas políticas de actuación más sencillas que facilitan el acceso a mercado en ciclos más cortos. Brevemente, podríamos decir que las Empresas 2.0 se caracterizan por ser innovadoras, abiertas y transparentes, colaborativas, que organizan el conocimiento, donde el liderazgo se encuentra distribuido y no en la figura de una única persona o cúpula directiva, y donde todos los empleados pueden comunicar y promocionar la marca, la empresa, los productos y servicios, etc. Otra de las principales características es que, en ellas, se comparte el desarrollo de un producto. La innovación continua a la que estamos expuestos (rodeados de productos con versiones “beta”), la globalización de los mercados y el hecho de que el empleado pase a ser prescriptor de la marca, son algunas de las otras causas de este nuevo concepto de organización. Este cambio de mentalidad que ha supuesto el Entorno 2.0 se hace aún más evidente si hablamos de la Empresa 2.0, aunque hemos de decir que la definición original se ha quedado obsoleta dado que la Empresa 2.0 es algo más que un software… es COLABORACIÓN. 9 Empresa 2.0 http://es.wikipedia.org/wiki/Empresa_2.0 10 “Consumerization, BYOD and MDM: What you need to know”. ZDNet. 01/02/2013 http://www.zdnet.com/consumerization-byod-and-mdm-what-you-need-to-know-7000010205/ INTRANET SOCIAL 8 Colaboración, Transparencia y Comunicación 2.0 Hacia dónde cambiar: EMPRESA 2.0 Diferencias entre la Empresa 1.0 y la Empresa 2.0. Empresa 1.0 Empresa 2.0 Organización Jerárquica Organización Plana Fricción entre Departamentos Facilidad de Flujo Organizacional Burocracia Agilidad Rigidez Flexibilidad Tecnología en IT sin Control del Usuario Tecnología manejada por los Usuarios Diseños Top-Down (de Arriba a Abajo) Diseños Bottom-Up (de Abajo a Arriba) Localización Centralizada Localización Distribuida Equipos Centrales Equipos Globales Restricciones y Fronteras cerradas Fronteras Abiertas, posibilidades Secretismo de la información Transparencia Sistemas de información estructurados Sistemas de información emergentes Políticas demasiado complejas Políticas simples Estándares cerrados y propietarios Estándares abiertos Actividades Calendarizadas Actividades Bajo Demanda Ciclos largos para llegar al mercado Ciclos Cortos para llegar al mercado Por todo ello, la empresa 2.0 ofrece ciertas bondades frente al modelo anterior. Estas ventajas se pueden diferenciar en varios grupos, ya que afectan –en mayor o menor medida– a diferentes departamentos. A continuación, se muestra cómo impacta esta nueva “herramienta”: INTRANET SOCIAL 9 Colaboración, Transparencia y Comunicación 2.0 Hacia dónde cambiar: EMPRESA 2.0 ¿Cuáles son los principales cambios a nivel de RRHH? ¿Cuáles son los principales cambios a nivel de Comunicación? • Las estructuras jerárquicas se rompen y pasan a formarse comunidades. • La comunicación es mucho más transparente, ya que se comparte y fluye por toda la organización en todas las direcciones. Esta fluidez hace que el control del mensaje deje de estar totalmente en manos de la compañía. Es necesario hablar con el equipo, pero también escucharlo. • Se crean entornos de trabajo colaborativos y abiertos donde se hagan operativas todas las capacidades de la organización y de sus personas. • Los empleados se vuelven más participativos y colaboradores. • Aumentan considerablemente las ideas innovadoras y creativas, algo que se consigue gracias a un correcto funcionamiento de las comunidades virtuales. ¿Cuáles son los principales cambios a nivel de Operaciones y Negocio? • El hecho de que los empleados se sientan escuchados dentro de la organización y de que puedan participar activamente en los procesos más relevantes, facilita el que se genere un ambiente de trabajo donde los colaboradores se sientan más fidelizados. • Los distintos departamentos de la compañía dejan de ser unidades estancas y se convierten en áreas que interactúan entre sí y trabajan conjuntamente para la consecución de los objetivos de la compañía. • Detecta las ideas de mejora o las oportunidades de negocio que pueden surgir de cualquiera de los miembros de la organización o de actores externos. Permite descubrir información. • Los empleados adoptan el sentimiento de pertenencia a una organización y ésta pasa de considerar a sus colaboradores como “recursos” para denominarlos “personas”. • Desarrolla entornos de innovación abiertos, más rápidos y creativos que los convencionales basados en departamentos de I+D cerrados. • Permite a los directivos tener una visión más realista de las bondades y fallos de su empresa. • La gestión se vuelve más ágil dentro de la organización. Algunas bondades de la Empresa 2.0 • Profesionales más participativos, colaboradores y autónomos. • Comunicación más transparente. • Aumenta las ideas innovadoras y creativas. Potencia la innovación. • Facilita la gestión de la organización. INTRANET SOCIAL 10 Colaboración, Transparencia y Comunicación 3.0 ¿Cómo cambiar de cara a nuestro público interno?: INTRANET SOCIAL ¿Cómo cambiar de cara a nuestro público interno? INTRANET SOCIAL 3.0 La aparición de Internet ha cambiado la forma en la que entendemos nuestro mundo. La comunicación ha sufrido una revolución y un cambio de paradigma: Los usuarios pueden conversar, buscar información, trabajar a distancia, mantener reuniones… sin necesidad de estar en la misma sala. La comunicación ha cambiado, los usuarios lo saben, las empresas se están esforzando para adaptarse a este nuevo canal. Las primeras soluciones de software de intranet eran simplemente páginas web estáticas que permitían a los empleados acceder a la información en un lugar central, usando nada más que un navegador web. Según se afirma desde ReadWrite12, “una encuesta realizada por Forrester Research en 2009 muestra que sólo el 43% de los empleados de la empresa accede a la intranet cada día. Peor aún, el 35% de ellos ni siquiera utiliza su intranet una vez al mes”. Pero aún queda por hacer. La intranet social es, entre otras cosas, una palanca para la Gestión del cambio cultural. ¿Cuál ha sido la evolución de la intranet?11 • Versión 1.0: página de bienvenida (un mensaje de bienvenida y un número de teléfono). • Versión 1.1: Anuncios (comunicaciones simples). • Versión 1.2: Boletín Empresarial (noticias estructuradas y gestión limitada de documentos). • Versión 1.3: Help Desk (transacciones simples, como el directorio de empleados). • Versión 1.4: Tienda Corporativa (operaciones más complejas, como gestión de RRHH). • Versión 1.5: El Portal (autorización, autenticación, la aplicación y la integración de bases de datos). 11 “The Rise of Intranet 2.0: The Social Intranet”.CMSWire.com, 21/04/2010 http://www.cmswire.com/cms/enterprise-20/the-rise-of-intranet-20-the-social-intranet-007290.php 12 “Infographics: Why Your Company’s Intranet is Failing”. Readwrite.com 26/09/2011 http://readwrite.com/2011/09/26/why-your-companys-intranet-is#feed=/search?keyword=social+intranet&awesm=~ohCctTGLfHwt39 INTRANET SOCIAL 11 Colaboración, Transparencia y Comunicación 3.0 ¿Cómo cambiar de cara a nuestro público interno?: INTRANET SOCIAL 3.1 INTRANET SOCIAL, como una palanca para la gestión del cambio cultural La clave de una Intranet Social no son sólo los contenidos y las herramientas, sino también la interacción y las conexiones entre empleados. (Interactiva Septiembre 2011, Guillermo Vallejo) ¿Cuáles son los puntos clave en una Intranet Social? Las personas (usuarios), los procesos a seguir, y la tecnología a utilizar. La intranet social requiere de una amplia participación o, al menos, oportunidades de participación, para la mayoría o todos los empleados que tienen acceso a intranet. La Intranet Social requiere de medios sociales: blogs, wikis, comentarios de los usuarios... El principal “ingrediente” de una intranet social es, por supuesto, las personas: tanto directivos y ejecutivos, como empleados de otros rangos que utilizan las redes sociales para comunicarse y colaborar entre sí. Pero, una intranet social, ha de permitir el acceso a estas herramientas a la mayoría de los empleados. Existen estudios que aseguran que los dos tercios de las organizaciones con herramientas sociales en su intranet permiten a todos los empleados el acceso a ellos. Esto significa que una gran parte de la población de empleados no tiene acceso a las herramientas de medios sociales y están perdiendo la oportunidad de ayudar a crear una intranet social. La intranet social no incluye: • Todas las herramientas social media (dos o tres es suficiente). • La participación de todos los empleados (pero estará abierta a la mayoría de los empleados). La intranet es un entorno estático, donde no existe la colaboración ya que está centrada únicamente en una de las partes: la empresa. Sólo existe una única voz, que es la de la compañía que, a través de los departamentos de Comunicación o de Recursos humanos, da a conocer la información de manera muy escueta y/o sesgada a los empleados. Pero el hecho de dar a los empleados libre acceso de herramientas en la Intranet Social no está exento de riesgos. ¿Cómo rebajar este riesgo? Para evitar sorpresa, hay que ser precavidos, planificar y definir el modelo de gobierno más adecuado. Para ello, se ha de trabajar en las normas y políticas de usos antes de implementar estas herramientas y de dar a los empleados un acceso completo. La mayoría de las empresas que cuentan con un intranet, se caracterizan por tener una de estas características. Los motivos son muy variados y abarcan desde el desconocimiento de otras herramientas, hasta el temor a dar “voz” a los empleados, o el “miedo” a desperdiciar los recursos invertidos, es decir, las empresas que ya cuentan con una intranet, han invertido recursos, tiempo, esfuerzos y dinero en una herramienta que ahora, parece resultar obsoleta…. Hay que dar respuesta a la pregunta, ¿cuál es la herramienta más eficaz y duradera en la que invertir? INTRANET SOCIAL 12 Colaboración, Transparencia y Comunicación 3.0 ¿Cómo cambiar de cara a nuestro público interno?: INTRANET SOCIAL A grandes rasgos, podemos decir que la Intranet se caracteriza por ser un: sean los protagonistas. En una intranet social, además de informar, se da feedback y se motiva a la acción, se orienta a la colaboración y a la participación, y en ella, tiene más importancia el vídeo y la imagen que los bloques infinitos de texto. • Entorno transaccional y estático que muestra una fotografía única para todos los empleados. • Entorno poco colaborativo, y centrado únicamente en la organización. La intranet social es la puerta que el empleado tiene abierta para exponer sus comentarios, opiniones, así como para encontrar información de su propio interés, como pueden ser sus aplicaciones de Recursos Humanos (nómina, plan de formación, etc). • Analizando nuestra Intranet probablemente veamos reflejada la estructura de la compañía. • Tiene una estructura vertical top-down, donde los contenidos se dirigen, desde la Dirección (vía Comunicación / RRHH, etc.) hacia los trabajadores. Cada vez son más las empresas que están apostando por herramientas acordes a este cambio de paradigma y lo muestran fomentando una mayor transparencia y colaboración, es decir, con Intranets 2.0. • Empresas “con solera”, normalmente grandes, cuyos integrantes aún no se sienten preparados para el cambio cultural. Suelen disponer ya de una intranet en la que han invertido muchos recursos, dinero, tiempo y esfuerzo. A grandes rasgos, podemos decir que la Intranet Social se caracteriza por: • Apertura, solidaridad, colaboración, innovación y productividad. Mientras tanto, las empresas que cuentan con una Intranet Social, se caracterizan por tener una herramienta que permite que el entorno esté personalizado y sea dinámico, en el que cada individuo viva una experiencia de usuario única. Esta herramienta supone una solución centrada en la persona, y no en la empresa, y partiendo de la base de que todos los empleados tienen acceso a esta intranet colaborativa, los contenidos se dirigen a toda la empresa, ya sea a la base como a los altos mandos. • Es una solución centrada en la persona. • El emisor es cualquier persona de la empresa, que aporta comentarios u opiniones. • Contenidos dirigidos tanto a trabajadores como a altos mandos. • Es la puerta de entrada a las aportaciones de los trabajadores de la empresa. Los contenidos de esta Intranet están centrados en las personas y se tienen en cuenta las experiencias de las personas y sus equipos, de ahí que los colaboradores • Empresas, normalmente también grandes, que se dan cuenta de las ventajas de este cambio cultural. Diferencias entre la INTRANET y la INTRANET SOCIAL Intranet Intranet Social Entorno transaccional y estático Entorno personalizado, dinámico Apenas existe la colaboración Apertura, colaboración, innovación Centrada en la organización Centrada en la persona, en el usuario El emisor es la voz de la empresa El emisor es cualquier persona de la empresa Contenidos dirigidos a los trabajadores Contenidos dirigidos a toda la empresa Es la puerta de acceso de los empleados a las aplicaciones de la empresa Es la puerta de entrada a las aportaciones de los trabajadores de la empresa INTRANET SOCIAL 13 Colaboración, Transparencia y Comunicación 3.0 ¿Cómo cambiar de cara a nuestro público interno?: INTRANET SOCIAL Entonces, ¿qué es una Intranet Social? Y, ¿qué servicios ofrece la Intranet Social? • Es un modelo de contribución abierta, donde todos los empleados y trabajadores de la empresa, pueden aportar contenidos. Para ello es esencial que, independientemente de su rango o puesto, todos puedan publicar sin tener que pasar por un proceso de aprobación engorroso. CONVERSACIÓN BLOGS FOROS • Es un entorno donde comentar amigablemente. Si tiene una intranet social, es para que los empleados puedan compartir sus conocimientos y opiniones, ¿no? Fomente los comentarios y discusión para conseguir un ambiente abierto. CHAT • Es una herramienta de información de y entre empleados. Muchas personas usan intranets sociales para conocer más acerca de sus compañeros de trabajo, ya que permite conocer los perfiles de los diferentes empleados, cuáles son sus funciones en la compañía, su experiencia, etc. Y donde los empleados pueden votar o compartir el contenido. CONEXIÓN MICROBLOGS PERFILES DE EMPLEADOS CONTACTOS CONEXIÓN DE PERSONAS • Es una herramienta que permite crear o adaptar procesos para una mejor gestión e integración de las tareas diarias de los diferentes departamentos. Por ejemplo, permite determinar los roles y funciones de los distintos players como diferenciar el papel entre los administradores y los editores de contenido. CONTENIDO COMPARTIR GESTIONAR • Es una herramienta que permite medir, asimismo, valorar la gestión de las actividades relacionadas con la intranet (por ejemplo, si se están haciendo bien las tareas relacionadas con ésta). ETIQUETAR VALORAR MARCADORES SOCIALES • El mapa de procesos es un inventario gráfico o diagrama de valor que ayuda a posicionar las distintas actividades de la intranet. El mdoelo te facilita la gestión para la evolución. COLABORACIÓN Una intranet social es, por tanto, una herramienta corporativa y operativa, centrada en el usuario, usable, móvil y accesible. WIKIS ESPACIOS DE TRABAJO APOYO A LOS PROYECTOS Y PROCESOS INNOVACIÓN/GENERACIÓN IDEAS CALENDARIOS Y EVENTOS INTRANET SOCIAL 14 Colaboración, Transparencia y Comunicación 3.0 ¿Cómo cambiar de cara a nuestro público interno?: INTRANET SOCIAL 3.2 Pero, ¿DÓNDE ESTÁ EL ROI? Es probable que todo lo que ha ido leyendo hasta ahora le parezca interesante, pero es muy posible que esté pensando, “¿me compensa esta inversión? “. Ha llegado el momento de hablar del ROI, es decir, del retorno de la inversión o, en otras palabras, cómo analizar el rendimiento desde el punto de vista financiero. • Mejora la comunicación interna. • Aumenta la participación e interacción. • Aprendizaje y desarrollo más efectivo. • Conocimiento La intranet social facilita tanto la búsqueda de la información relevante para el usuario, así como el acceso a una comunicación más flexible. La Intranet Social posee grandes ventajas para la empresa, ventajas que se pueden clasificar en varios bloques: • Acceso más fácil a las capacidades de la organización y experiencia. • Productividad y Eficiencia: En este primer bloque, podemos decir que los empleados que disponen de una intranet social, muestran un aumento en su productividad, puesto que la gestión de su trabajo y proyectos se desarrolla de una manera más eficiente, como por ejemplo, la reducción del número de emails al emplear otro tipo de herramientas más rápidas (por ejemplo, chats). Además, al existir estas herramientas colaborativas, se puede fomentar el trabajo en equipos virtuales, lo que a su vez, mejora el ambiente de trabajo de los equipos. • Acceso a información más relevante. • Comunicación más flexible y con mayor capacidad de adaptación. • Búsqueda mejorada. • Reputación Y, por último, la reputación de la empresa mejora, ya que, una empresa más abierta y transparente tiene un atractivo mucho mayor, tanto para los empleados que trabajan en ella, como para los aspirantes a un puesto en la misma. Esta “satisfacción” entre los empleados se da a conocer de forma natural también “fuera de las fronteras” de la empresa, con lo que aumenta la visibilidad en el mercado. A modo de resumen: • Aumento de productividad. • Innovación más rápida y Desarrollo de producto. • Gestión del proyecto más eficiente. La intranet social puede ayudar a su empresa a mejorar la motivación de los empleados, al fomentar un sentimiento de pertenencia a la organización. Un empleado motivado es un empleado que desarrolla su día a día con más ilusión y, por ende, es más productivo y tiene una visión más favorable hacia la colaboración con el resto de la Empresa. Pero, a nivel más tangible, podemos decir que aumenta la gestión del conocimiento y, por ende, la información fluye más fácilmente y se recibe con mayor transparencia. • Reducción del volumen de emails. • Mejora de equipo y trabajo en equipos virtuales. • Compromiso de los empleados Una empresa que se preocupa por ser más transparente y por fomentar la participación entre sus empleados, también recibe de éstos un mayor compromiso, puesto que los empleados / colaboradores se sienten más valorados, y motivados ya que tienen un canal a través del cual manifestar sus opiniones. Este tipo de intranet favorece la participación y la interacción entre empleados, fomentando –a su vez– el aprendizaje y el desarrollo personal. Para Intranet Connections13, el ROI que aporta una intranet social es muy positivo porque reduce el tiempo que se emplea en la gestión documental y hace que los documentos estén más fácilmente accesibles. Además, ayuda a construir el sentimiento de comunidad y de cultura corporativa y facilita la colaboración entre los empleados. El compromiso de los empleados mejora puesto que: • Se da mayor importancia a las opiniones de los empleados. 13 INTRANET SOCIAL 15 Intranet Connections Intranet 2.0 Software: White Paper Colaboración, Transparencia y Comunicación 3.0 ¿Cómo cambiar de cara a nuestro público interno?: INTRANET SOCIAL Ventajas de la INTRANET SOCIAL: • Mejora de la Productividad y Eficiencia • Aumento del compromiso de los empleados hacia la empresa • Aumenta el conocimiento de cara a los empleados • Mejora de la Reputación • Empresa más atractiva a la hora de Emplear • Mejora la reputación de la firma • Aumenta la visibilidad en el mercado 3.3 ¿Cuáles son las barreras de la INTRANET SOCIAL? La barrera más importante para implementar estas soluciones sociales es la cultura organizacional. Los altos niveles de competencia, la internacionalización económica y la aparición de nuevas tecnologías son algunos de los factores que han facilitado el cambio en las empresas. Cada día, éstas se enfrentan a nuevos retos (aparición de nuevos competidores en el mercado, el surgimiento de nuevas tecnologías y, en un enfoque más de INTRANET SOCIAL gestión de personal, dificultad para retener el talento y habilidad para motivar a sus recursos humanos). La cultura organizacional es ese conjunto de valores, creencias, costumbres, etc. que guían el comportamiento de los individuos dentro de la organización. 16 Colaboración, Transparencia y Comunicación 3.0 ¿Cómo cambiar de cara a nuestro público interno?: INTRANET SOCIAL 3.4 Implicaciones: ¿a qué me enfrento con una INTRANET SOCIAL? La intranet social supone enfrentarse a: • Un cambio cultural y a la Gestión de ese cambio. • Nuevos modelos de trabajo y de gobierno. • Al propio proceso de construcción. 3.4.1 Cambio Cultural: La gestión del cambio no consiste en implantar nuevos modelos de gestión, sino en aprovechar los cambios del entorno empresarial. Las compañías que quieran evolucionar hacia esta fase (la de la colaboración), han de ser flexibles, pero también lo han de ser sus directivos quienes han de ser capaces de adelantarse a los cambios y situarse en una posición de vanguardia. • Las culturas no son fáciles de modificar y quizás se conviertan en la fuente principal de resistencia al cambio. Una cultura organizacional ineficaz es la que socializa con rigidez a los empleados en la vieja cultura. • Algunas organizaciones desean mantener el statu quo, ya que el cambio exige capital, tiempo y gente capacitada, y no están dispuestas a afrontar este esfuerzo. • Algunos grupos dentro de la organización cuentan con ciertas bases de poder e influencias que se han ido adquiriendo con el paso del tiempo. Ante una situación de cambio, dichos grupos se sienten amenazados. La gestión del cambio consiste en aprovechar los cambios del entorno empresarial. • Costumbres, valores y formas de pensar. Pero, ¿cómo convencer a los usuarios de ese cambio? Si seguimos las premisas de Kotter14 , existen ocho pasos: La realidad es que muchas organizaciones aún se resisten al cambio, y esto obstaculiza la adaptación y el progreso. La resistencia al cambio puede manifestarse de diversas maneras y en distintos niveles de análisis, tanto individual, grupal u organizacional. 1. Crear sentido de urgencia, es decir, ayudar a los demás a ver la necesidad del cambio y que se convenzan de la importancia de actuar de inmediato. 2. Formar una poderosa coalición, reuniendo un grupo con poder suficiente para dirigir el esfuerzo de cambio y alentar al grupo a trabajar en equipo. Cuando el empleado y usuario se ve sometido a nuevas acciones sin haber sido informado ni consultado, puede sentirse manipulado y, por ende, afrontará este proceso del cambio con una actitud muy negativa. La confusión, la crítica inmediata, el sabotaje o el silencio son algunas de las manifestaciones más habituales de este rechazo. 3. Crear una visión para el cambio y desarrollar estrategias para el logro de esa visión. 4. Comunicar la visión, hemos de asegurarnos de que el mayor número posible de usuarios entiende y acepta la nueva visión y la estrategia. 5. Eliminar los obstáculos. ¿Hay alguien que se resista al cambio? ¿Existen procesos o estructuras que están en el camino? Ponga en marcha la estructura para el cambio y compruebe constantemente las barreras que existan. Pero, ¿Por qué se producen estas resistencias? Si la empresa tiene una estructura demasiado rígida, aumenta la probabilidad de que las nuevas ideas se eliminen porque amenazan el statu quo. 14 The 8-Step Process for Leading Change http://www.kotterinternational.com/our-principles/changesteps INTRANET SOCIAL 17 Colaboración, Transparencia y Comunicación 3.0 ¿Cómo cambiar de cara a nuestro público interno?: INTRANET SOCIAL 6. Asegurar triunfos a corto plazo. Nada motiva más que el éxito. Cree metas a corto plazo y no sólo un objetivo a largo plazo. Analice cuidadosamente los pros y contras de cada proyecto y reconozca el esfuerzo de las personas que le ayudan a alcanzar los objetivos. Es esencial el trabajo duro para que una organización cambie con éxito. Cuando se realiza un plan cuidadosamente y se construyen unas bases sólidas, el cambio será mucho más fácil, y casi con total seguridad, se podrán mejorar las posibilidades de éxito. Por el contrario, cuando la impaciencia nos “ataca” y esperamos resultados demasiado pronto, es más probable que fracase. 7. Construir sobre el cambio. Muchos proyectos fallan porque se declara la victoria demasiado pronto. El cambio real sucede muy profundamente y hay que “regarlo” para que “crezca”. El reto está ahí, ahora sólo falta “aceptar el desafío”. También es importante que los líderes de su empresa sigan apoyando el cambio. Esto incluye el personal existente y los nuevos líderes que vayan sumando. 8. Asentar el cambio. Para lograr que cualquier cambio se asiente, éste debe formar parte del núcleo de la organización. 3.4.2 Nuevos modelos de trabajo y de Gobierno: Kotter sugiere que, para que el cambio ocurra con éxito, el 75% de los directivos y gerentes de la compañía deben “comprar” el cambio. El gran dilema, en este apartado, es decidir a quién le corresponde el gobierno de la intranet, una tarea particularmente complicada, ya que pueden intervenir en el mismo diferentes áreas de una misma empresa. Pero, ¿a qué nos referimos cuando hablamos del Gobierno en la intranet social? Hablamos de la propiedad de la intranet, de su modelo de gestión y de su estructura, algo que incluye: quién es el equipo que la gestiona; cuáles son los roles y responsabilidades del equipo, y cuál es el proceso de toma de decisiones. Puntos clave en este proceso del cambio: 8. ANCLAR EL CAMBIO EN LA CULTURA 7. CONSTRUIR SOBRE EL CAMBIO En las empresas medianas-grandes, el modelo de gobierno más habitual pasa por la colaboración, de forma que en él se tenga en cuenta a representantes de los departamentos de Comunicación, de Recursos Humanos, Operaciones, IT, Negocio.15 6. TRIUNFOS A CORTO PLAZO 5. ELIMINAR OBSTÁCULOS 4. COMUNICAR LA VISIÓN Normalmente, este modelo tiene éxito cuando está liderado por uno o dos de los máximos ejecutivos de la compañía (habitualmente, Comunicación o Recursos Humanos). El comité más habitual de la intranet se encuentra formado por unas seis o diez personas (de IT, RRHH y Comunicación) y suele estar centrado en: 3. VISIÓN PARA EL CAMBIO 2. PODEROSA COALICIÓN • Determinar cuál es la visión del proyecto. 1. SENTIDO DE URGENCIA • Determinar cuáles son los objetivos. • Establecer las políticas de uso. • Solucionar problemas y resolver conflictos. 15 http://www.prescientdigital.com/articles/governance/intranet-governance-ownership-management-policy INTRANET SOCIAL 18 Colaboración, Transparencia y Comunicación 4.0 El proyecto de una INTRANET SOCIAL Ahora bien, ¿cómo afrontar el proyecto de una Intranet Social? Existen cuatro fases muy evidentes: El proyecto de una INTRANET SOCIAL 4.0 Fase 1 Estrategia Fase 2 Definición Fase 3 Construcción Fase 4 Lanzamiento 4.1 Estrategia Una intranet social es el fruto de una intensa reflexión acerca de las necesidades y objetivos de una empresa. Pero esta decisión ha de formar parte de una estrategia global. Una vez que ha decidido embarcarse en un proyecto de Intranet Social, es momento de confiar en expertos. Elizabeth Lupfer afirma que “si usted gasta 3 millones de dólares en la creación de una intranet social que incrementa la eficiencia y la productividad en un 30% en su organización, su retorno (ROI) está cerca de 10 millones de dólares”.16 La estrategia se basa, en una primera parte, en el análisis. El primer paso es, a nivel interno, detectar cuál es la situación actual del cliente, sus objetivos y necesidades y a dónde quiere llegar en un futuro. Este primer estudio resulta muy útil cuando se comienza la fase de Construcción. Un proyecto de estas características es ambicioso y requiere de su tiempo –según afirma Nielsen17, entre tres y cinco años– y de recursos, tanto económicos como organizativos (personas). En el caso del análisis externo, se estudian hacia dónde van las tendencias existentes en el momento y las venideras (para que la solución aportada no se quede obsoleta), y a partir de ahí, detectar cuáles son las mejores prácticas posibles, verificando siempre cuáles son las que mejor satisfacen las necesidades de los clientes. Al igual que en el anterior análisis, las conclusiones de este apartado serán muy útiles para otra de las fases del proyecto: lanzamiento, la fase final. ¿Qué metodología utilizar? El éxito pasar definir muy bien la estrategia y para ello, necesaria la metodología más adecuada. En este caso, se utilizará SCRUM ya que evita la –en ocasiones, excesiva– gestión documental y facilita el comienzo del trabajo prácticamente desde el primer momento, lo que hace que el cliente pueda ir viendo la evolución del proyecto desde el inicio, así como que se implique más en el mismo y que su aprendizaje sea mayor. 16 En esta primera fase se dan respuesta a un gran número de preguntas: ¿Qué se está contando actualmente? ¿Suscita interés ese contenido? ¿Existe un modelo de gobierno específico?, y, en caso de que ya exista, ¿cuál es ese modelo de gobierno? ¿Cuáles son las métricas que nos llevarán a conseguir nuestros objetivos? Todas estas cuestiones son de vital importancia a la hora de trazar una estrategia global sobre la que sustentar el proyecto de la Intranet Social. Creating a Social Intranet where Employees can Learn, Plan and Do. www.thesocialworkplace.com, 13/03/2011 http://www.thesocialworkplace.com/2011/03/creating-a-social-intranet-where-employees-can-learn-plan-and-do/ 17 Intranet Social Features. Nielsen Norman Group 02/03/2013 http://www.nngroup.com/articles/intranet-social-features/ INTRANET SOCIAL 19 Colaboración, Transparencia y Comunicación 4.0 El proyecto de una INTRANET SOCIAL En resumen, en esta primera fase, se responde al QUÉ. BENCHMARK ESTUDIO INTERNO ANÁLISIS CONTENIDOS ESTUDIO MODELO GOBIERNO ANÁLISIS SERVICIOS PLAN EVOLUTIVO MÉTRICAS DEFINICIÓN PLAN GESTIÓN CAMBIO DEFINICIÓN PROCESOS 4.2 Definición Una vez que ya está aprobada la estrategia, es necesario definir el alcance de dicho proyecto y de, en cierta forma, “aterrizar” y “hacer tangibles” todos estos conceptos. Se detallarán, por tanto, los siguientes aspectos: Para afrontar con éxito este paso, es necesario establecer unas guías editoriales y de contenidos. Es esencial evitar la duplicidad de las noticias y permitir que fluya el proceso de creación de contenido. El contenido no puede ser estático, sino que ha de evolucionar y sufrir modificaciones. • Definición de la experiencia de usuario. El público de esta herramienta son los propios empleados de la compañía, las personas que forman parte del equipo. Se ha de determinar cuál va a ser la cascada de información más apropiada, centrándose en el usuario. • Definición de los metadatos: métricas, buscadores y perfilado. • Definición de la línea de Arte, lo que supone elaborar unas plantillas donde, entre otros elementos, aparezca el nombre elegido para esa intranet, los colores que se van a utilizar, el grado de identidad que tendrá, etc. • Definición detallada del modelo de gobierno: Se han de determinar los procesos, equipos, guías, políticas que se van a seguir en la intranet (¿modelo centralizado o descentralizado?) Y, en función, de las necesidades del cliente, se optará por uno u otro. • Definición del plan de gestión del cambio, es decir, detallar qué pasos se van a dar a lo largo de este proceso. • Definición de la tecnología: Una vez que se han marcado unos objetivos, se ha de seleccionar qué tecnología es la que mejor cubre las expectativas así como determinar qué tecnología se va a utilizar. Después de estudiar las aplicaciones y la infraestructura existentes en la empresa (tanto a nivel de software, como de hardware o, incluso, de comunicación), se definirán las necesidades de la compañía. • Definición de los contenidos: ¿qué formatos existen y cuáles serán los más útiles? ¿Quiénes son los propietarios de esa información?, en el sentido de ¿quién es la fuente o el origen de ese contenido? INTRANET SOCIAL 20 Colaboración, Transparencia y Comunicación 4.0 El proyecto de una INTRANET SOCIAL En esta segunda fase se da respuesta al CÓMO, dando forma a las ideas surgidas en la fase anterior. En ella intervienen los departamentos de UX, Diseño, Front, Proyectos, Infraestructura, Mantenimiento, Contenidos… quienes definirán y concretarán las acciones aportadas en la primera fase. DEFINICIÓN DE LA EXPERIENCIA DE USUARIO 01 DISEÑO DE LA LÍNEA GRÁFICA TECNOLOGÍA ARQUITECTURA DE LA INFORMACIÓN DEFINICIÓN PLAN GESTIÓN CAMBIO 01 ESTUDIO INTERNO APPS EXISTENTES 02 WIREFRAMES 02 DEFINICIÓN MODELO INTEGRACIÓN DEFINICIÓN 03 INFRAESTRUCTURAS NECESARIAS MODELO DE CONTENIDOS MODELO DETALLADO DE GOBIERNO MODELO DE METADATOS 01 TIPOLOGÍA 01 MÉTRICAS 02 IDENTIFICACIÓN 02 BÚSQUEDAS 03 ELABORACIÓN DEL PLAN DE CONTENIDOS INTRANET SOCIAL 21 ELABORACIÓN DEL PLAN DE MANTENIMIENTO Colaboración, Transparencia y Comunicación 4.0 El proyecto de una INTRANET SOCIAL 4.3 Construcción: Las empresas que apuesten por la intranet social han de hacer una apuesta muy importante a nivel tecnológico, y valorar, entre las diferentes propuestas del mercado, cuál es la que se ajusta a sus necesidades en función de sus intereses. DESPLIEGUE DE INFRAESTRUCTURAS PLAN DE ESTABILIZACIÓN Y CONSTRUCCIÓN IMPLANTACIÓN DEL MODELO DE GOBIERNO PLAN DE GESTIÓN DEL CAMBIO VALIDACIÓN CON USUARIOS 01 IMPLANTACIÓN DE HERRAMIENTAS 01 PLAN DE FORMACIÓN 02 DESARROLLO FRONT 02 PLAN DE LIDERAZGO 03 PLAN DE COMUNICACIÓN DESARROLLO E 03 IMPLANTACIÓN DE APLICACIONES 04 CREACIÓN Y CARGA DE CONTENIDOS Es necesario un equipo de construcción formado por especialistas en: FRONT TECNOLOGÍA CALIDAD EQUIPO INTEGRACIÓN CONTENIDO INFRAESTRUCTURAS INTRANET SOCIAL 22 Colaboración, Transparencia y Comunicación 4.0 El proyecto de una INTRANET SOCIAL Paralelamente a este equipo de construcción, se han de trabajar otros elementos: VALIDACIÓN CON USUARIOS PLAN GESTIÓN DEL CAMBIO IMPLANTACIÓN DEL GOBIERNO 4.4 Lanzamiento Y para poder avanzar en este proyecto y hacerlo de forma exitosa, se han de efectuar diversos planes: en primer lugar, el de Gestión del Cambio, así como el de Establecimiento y Evolución. Recordemos que esta herramienta es un “ente vivo”. EJECUCIÓN PLAN DE GOBIERNO EJECUCIÓN PLAN DE ESTABILIZACIÓN INTRANET SOCIAL EJECUCIÓN PLAN GESTIÓN CAMBIO 23 PUESTA EN PRODUCCIÓN Colaboración, Transparencia y Comunicación 4.0 El proyecto de una INTRANET SOCIAL Pero ¿cuáles son los errores a evitar a la hora de comenzar con un proyecto de Intranet Social? Estamos antes un proyecto de gran envergadura para la empresa y, por tanto, no podemos permitirnos caer en algunos errores que, a priori, parecen muy evidentes pero que, a la hora de llevarlo a la práctica, se dan con cierta frecuencia: • No involucrar a la Dirección General ni a los líderes de departamentos: Si la cúpula directiva de la empresa no se implica en este proyecto, éste perderá a sus máximos prescriptores: aquellos que, con su ejemplo, harán que el resto de empleados empiece a aceptar este cambio y lo asuma con plena naturalidad. Al igual que con Dirección General, hemos de tener de “nuestro lado” a los líderes de los departamentos quienes, nos ayudarán en esta tarea de promover el uso de nuestra nueva herramienta. INTRANET SOCIAL • Olvidar que, el liderazgo de la intranet y la selección NO son proyectos exclusivos de IT. IT es un departamento muy importante, pero está al mismo nivel que el resto de departamentos implicados. Una de las ventajas de la intranet social es que “democratiza” los departamentos, de forma que todos tienen el mismo peso y valor, cada uno a su debido momento. • Parálisis por el análisis. Si ya se ha iniciado una inversión en esta herramienta, no puede quedar en el olvido. Se ha de fijar un plan real para su ejecución, y en el que se marcarán los hitos necesarios pero siempre, desde un punto de vista objetivo. Esto no quiere decir que no haya que analizar qué ocurre con la nueva herramienta, pero lo que se ha de evitar es que, por analizar demasiado, el proyecto no avance. • Del gran proyecto, todos a la vez. Sí, este proyecto atañe a toda la empresa, pero se ha de ir con cuidado. Si todos, en un principios, “adoptan” con mucha fuerza este proyecto y esa “ilusión” se va diluyendo poco a poco, todo el esfuerzo realizado habrá sido en vano. El extremo opuesto también es negativo: si se exigen demasiados requerimientos a la intranet y existe una preocupación excesiva por el diseño, el proyecto puede quedar “enquistado” y no avanzar a un ritmo normal. • La intranet es un ente que hemos de mantener entre todos, lo que quiere decir que es un tarea que atañe a toda la organización y que, por tanto, ha de evolucionar con la empresa. No tiene sentido iniciar un proyecto hacia la colaboración y la transparencia si, finalmente, quedara como algo estático y rígido. INTRANET SOCIAL 24 Colaboración, Transparencia y Comunicación 5.0 Conclusiones: Conclusiones: 5.0 A comienzos de 2013, ya vimos publicado en Forbes18 que, “de acuerdo con un estudio reciente llamado State of Social Technology and Talent Management, encargado por SilkRoad, el 75 por ciento de los líderes en recursos humanos y gestión del talento creen que sus compañías están detrás de la curva respecto a la tecnología, tanto interna como externa de redes sociales”. La intranet es un lugar ideal para hacer el contenido más inteligente, puesto que sabiendo desde dónde se conectan las personas y cuáles son los contenidos que más les interesan, podemos aumentar nuestro alcance. ¿Hacia dónde apunta el futuro de las intranets? • El entorno 2.0 supone un cambio cultural hacia la era de la colaboración. Que cada empleado/usuario, cuando abra la página de inicio de la intranet, vea el contenido que es relevante para él /ella, según las interacciones que haga con la intranet. • Este cambio se apoya en las redes sociales, la web 2.0, los soportes de colaboración y la intranet social, entre otras. • La intranet social fomenta la participación y el compromiso de los empleados con la empresa. • La satisfacción de los empleados en el trabajo es un 41% mayor. • La comunicación ya no es unidireccional, sino que sigue muchas y variadas direcciones. • Los usuarios pasan de ser simplemente receptores, a difundir y emitir contenidos. • Trabajar con herramientas para la colaboración incrementa el éxito en innovación un 28% respecto a trabajar sin ellas. 18 2013: The Year Of Social HR. Forbes, 03/01/2013 http://www.forbes.com/sites/jeannemeister/2013/01/03/2013-the-year-of-social-hr/ INTRANET SOCIAL 25 Colaboración, Transparencia y Comunicación 6.0 INTRANET SOCIAL: Tendencias INTRANET SOCIAL: Tendencias 6.0 A continuación, encontrará algunas de las principales tendencias en la Intranet Social19 Según ITSM Review: • El 62% de los usuarios de las intranets sociales proceden de empresas. Un 10%, de instituciones educativas y otro 10%, de proveedores relacionados con la sanidad. • Es cierto, el escepticismo acerca de la intranet social aún existe. El 87% de los usuarios de la intranet social apoyan esta iniciativa, les gusta la idea de tenerla y consideran que aumentará la productividad de los empleados. Por el contrario, tan sólo un 13% prefiere el concepto de la clásica intranet, considerando que las características sociales no aportan valor. • Hoy en día, el mundo es móvil. Desde enero de 2013, el 18% de los usuarios de Bitrix24 acceden a sus portales corporativos desde smartphones y tablets, no desde PCs. • La intranet social está cambiando los patrones de trabajo. El 60% de los usuarios de Bitrix24 acceden al portal corporativo al menos una vez durante el fin de semana, mientras que un 12% acceden a su portal en Navidad. • Los países emergentes están a la última. Según el país de origen, los usuarios de las intranets sociales proceden de EEUU, Rusia, India, Brasil, Reino Unido, Filipinas, Alemania, China, Indonesia, y Canadá. 19 Top 10 Social Intranet Trends, 16/03/ 2013 http://www.theitsmreview.com/2013/03/top-10-social-intranet-trends/ INTRANET SOCIAL 26 Colaboración, Transparencia y Comunicación Adesis Netlife Proción 7, Edificio América II, portal 3, Bajo G 28023 La Florida - MADRID Tel. (+34) 917 102 423 Fax. (+34) 913 728 311 www.adesis.com LIBRO BLANCO Elaborado por Adesis Netlife. Edición: Septiembre 2013.