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Claves para la comercialización
de un evento desde el punto de
vista del OPC
Por: Walter Méndez R.; MSc-MBA-MPM
Todo evento
debe ser visto
como una
organización
independiente
Visión
Misión
Objetivos
Metas
Valores
Estándares
1
Comprender el tipo de
evento que estoy
organizando
2
¿Cuál es mi mercado
meta?
3
Segmentar
4
Conocer mis
limitaciones y mi
campo de acción
Comercialización
La comercialización es un factor
clave para que un evento pueda
sostenerse y crecer. Al mismo
tiempo, es el punto débil de la
mayoría de los eventos
Comercialización
Es el conjunto de funciones que se
desarrollan desde que el evento
sale del establecimiento de su
organizador hasta que llega al
participante.
Plan de Comercialización
Precepto de la
comercialización
en los eventos
La comercialización de un
evento se diferencia de otros
servicios, porque a menudo los
participantes necesitan ser
educados sobre la importancia
del evento en sus vidas.
La comercialización de los
eventos a menudo requieren
más explicación de por qué el
participante debe ser parte del
evento, cómo funciona y por
qué eres la mejor entidad para
llevarlo a cabo.
Estrategias
Estrategias de servicio
Eventos corporativos:
• Comodidad de las instalaciones
• Facilidades (aparcamientos, acceso, disposición de
salones, equipos tecnológicos, variedad de actividades
relacionadas con el ocio y esparcimiento, actividades
alternativas)
Congresos:
• Conectividad, infraestructura, seguridad, facilidad de
acceso al destino, significativa atracción por el destino
• Programa académico con un alto valor de contenido
• Debe ser inclusivo y capaz de atraer los diferentes grupos
generacionales.
Estrategias de precio
Eventos corporativos:
• Generalmente cuenta con un sponsor “LA EMPRESA”. el
precio debe ser consecuencia de la reflexión acerca de la
situación del mercado, el organizador y la gama de
proveedores que intervienen en la organización del evento
Congresos:
• Efecto de los diferentes involucrados
 Realizador  Patrocinador
 Cooperante  Donador
 Beneficiario  Participante
Estrategias de precio
La expresión monetaria del valor,
reflejada en la cantidad de dinero que
se cobra por participar de un evento o
la suma de los valores que el
participante intercambia por el
beneficio de participar del evento.
 Supervivencia
 Punto de equilibrio
 Maximización de los márgenes
 Liderazgo de la calidad del evento
Estrategias de distribución
Generadores / convocantes del evento
• Empresas
• Asociaciones
• ONGs
• Gobiernos
• Instituciones Educativas
Según la envergadura y contenido de cada evento, los productores y convocantes del mismo
deciden organizar el evento directamente o encomendarlo a un operador profesional. Esta
última situación es definitiva cuando se trata de eventos de carácter nacional o internacional,
en los se precisa una gestión estratégica y operativa.
Estrategias de comunicación
Principios básicos del Plan de Comunicación / Promoción del
evento:
1. Hablar de comunicación de un evento supone disponer de
un documento, que recopile cada uno de los objetivos,
metas y acciones en cada una de las etapas del evento.
2. Un plan de comunicación pretende que todas las
actuaciones a desarrollar en este ámbito sean coordinadas,
integradas y gestionadas desde los niveles superiores de la
organización del evento.
3. Debe ser el instrumento que recoja la estrategia general de
comunicación, el mensaje y estilo a difundir con la finalidad
de lograr una política de comunicación del evento coherente
y eficaz.
Plan de Comunicación
Aborda los aspectos del marketing relativos a la comunicación,
entre ellos:
•
•
•
•
•
Manual corporativo / marca
Plan de comunicación externa
Estrategia de medios
Plan de comunicación interna
Plan de relaciones públicas
Plan de Comunicación
La estructura del plan de comunicación es variable, sujeta a las
necesidades de la organización pero, debe abordar todos los
aspectos necesarios para una práctica eficaz:
•
•
•
•
•
•
•
Antecedentes
Análisis situacional
Objetivos
Públicos Meta
Mensaje
Estrategia
Acciones
• Presupuesto
• Cronograma
• Medidas de control y
seguimiento
• Indicadores de
realización
• Indicadores
financieros
Otros Sitos
EVENTO
Participantes Potenciales
Esquema de comercialización
Base Datos
Acciones de Comercialización
Acciones de Comercialización
•
•
•
•
•
•
Publicidad.
Venta personal.
Patrocinio.
Mecenazgo.
Marketing directo.
PLV (Publicidad/promoción en el lugar de venta,
Ejm: otros eventos similares, ferias, etc).
• Relaciones públicas.
• Publicity
• Below the line: Bartering.
Comercialización en la Web
1. Una página de aterrizaje
2. Auto respuesta por E-mail
3. Posicionamiento en
buscadores
4. Excelente base de datos
BLOG
• Aumentar conocimiento del evento
• Aumentar el posicionamiento a lo
largo de su vida útil
• Animar a la generación de
comentarios y la interacción con el
público
• Generación de base de datos a
través de la suscripción del blog
• Vinculación externa
PROS & CONS
Resultados mas recientes
• Resultados de Sparks (Encuenta corrida entre el 6-19
de enero, 2015 entre 377 entrevistados)
• Las redes sociales no son tan destructivas o quizás tan
beneficiosas como algunos lo indican.
• Masas generacionales siguen siendo la fresa del
pastel
Resultados mas recientes
83%
Han usado las redes sociales para
conectarse en un evento antes,
durante y después del mismo.
89%
Han encontrado algún valor agregado
sobre las experiencias del evento.
80%
Pulsan enlaces a redes sociales
presentes en la pagina web / blogs
Contenido Social
65%
Fotos / Videos de los conferencistas
61%
Slides de las presentaciones
61%
Fotos / Videos de las sesiones
Contenido Social (Ven)
65%
Fotos / Videos de los conferencistas
61%
Slides de las presentaciones
61%
Fotos / Videos de las sesiones
Contenido Social (Comparte)
43%
Fotos de colegas / amigos
61%
Fotos del participante en el evento
61%
Cuadros / Figuras de la sesión
Contenido Social (Comparte)
93%
Increíble! 93% de los encuestados
considera que es al menos algo
importante para los eventos que
tengan perfiles-una cuenta
o una página en una red social que
represente específicamente ese
evento.
¿Dónde se concentra?
21%
37%
Facebook
15%
Twitter
LinkedIn
Tipo de evento
Tipo de Evento
% Uso Red
Social
Exposiciones / Muestra Comercial
90%
Congresos
85%
Eventos Corporativos
88%
Otros + de 50 participantes
89%
PREMIE A SUS CLIENTES
Promueva el destino
Conclusiones
1. Preparar una estrategia de comercialización le
asegura el 70% del éxito
2. Administrar el programa le asegura el otros 30%
de éxito
3. Tenga una base de datos robusta y segmentada
4. La base de un programa de comerciales es el
presupuesto de ingresos del evento
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