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UNIDAD 2: Bases de Datos en Visual Basic
6. Informes de Base de Datos
Los informes en papel son necesarios porque así lo exigen en gran medida la legislación y
también los usos y costumbres. Sin embargo el uso de informes dentro de una empresa debe
estar restringido; es decir deben emitirse en su justa medida y a quienes corresponda; de lo
contrario podrían producirse fugas de información no sólo dentro de sectores de una compañía
sino hacia la competencia. Otro efecto nefasto es la excesiva burocracia ya que hay que tener
presente que los informes en papel tienen una permanencia en
la empresa y por lo tanto hay que contar cn espacio físico y
normas de seguridad para su almacenamiento en lo que se
conoce como archivos físicos.
Visual Basic trae un diseñador de informe de datos, el
DataReport
Data Report
Para agregar un DataReport a un proyecto es preciso ejecutar la
opción de menú Proyecto – Agregar DataReport y así
aparecerá la ventana DataReport. Además se puede observar
que en el explorador de proyectos se agrega un nuevo elemento
en la carpeta Diseñadores.
El Data Report permite crear un objeto DataReport que es de
tipo contenedor que contiene secciones y controles.
Un informe está formado por las siguientes secciones:
1. Sección de detalle: que mostrará los datos que
2.
3.
4.
5.
6.
provienen del origen de datos que casi
siempre es un Recordset proporcionado por
un comando del DataEnvironment.
Sección de encabezado de página;
Sección de pie de página;
Sección de encabezado del informe: se
muestra una sola vez en el informe y en
general se utiliza para identificar el informe y
colocar información relativa a éste
Sección de pie de informe: como en el caso
anterior se muestra una sola vez y aparece
cuando finaliza el contenido del informe
secciones de grupo (encabezado y pie de
grupo): estas áreas se presentan cada vez
que se produzca un cambio de grupo y permiten manipular funciones de agrupamiento.
Los controles del Data Report son:
1. TextBox (RptTextBox): permite mostrar los campos de un origen de datos y
toman su valor en tiempo de ejcución;
2. Label (RptLabel): permite colocar etiquetas al informe;
3. Image (RptImage): permite insertar gráficos en el informe, siendo las
imágenes de tipo estáticas
4. Line (RptLine): permite dibujar líneas en el informe
5. Shape (RptShape): permite insertar rectángulos, triángulos, etc.
6. Function (RptFunction): es un cuadro de texto especial que permite calcular
valores a medida que se genera el informe, es decir, en tiempo de ejecución.
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Este control no funciona con DAO sino que necesita de un objeto contenedor especial que es el
DataEnvironment para poder gestionarse.
Sin embargo por lo dicho al principio hay que tener en cuenta unos pasos lógicos no sólo para
utilizar adecuadamente este objeto sino más bien para diseñar los datos que se van a imprimir en
papel y que por lo tanto van a tener una consistencia permanente en la empresa.
1. Hay que tener claro lo que queremos hacer. Por ejemplo podría ser un listado de todos los
empleados, de sólo aquellos empleados que pertenecen a un departamento en particular,
de sólo aquellos empleados cuyo salario es superior o inferior a un valor, etc.
2. Es importante ver qué información relativa al informe vamos a agregar. Por ejemplo es casi
seguro y correcto colocar la fecha de emisión del informe, un número de página y un título.
Opcionalmente puede ser necesario poder colocar un logotipo sólo en el encabezado del
informe o tal vez en cada página. Son cuestiones que tienen que ver con la política de la
empresa, en algunos casos; y en otras a quién va dirigido.
3. Definir el objeto DataEnvironment;
4. Agregar un objeto DataReport
5. Vincular el Data Report con el DataEnvironmet utilizando las secciones y controles de
informes pertinentes.
6. Realizar la codificación que sea necesario, que a veces es muy poca.
Data Environment
El Data Enviroment es un diseñador basado en objetos que sirve para centralizar las conexiones a
la base de datos y que básicamente permite también
independizar los accesos y consultas de las bases de
datos de las aplicaciones. Este diseñador permite
generar un objeto DataEnvironment que es un objeto
contenedor.
El DataEnvironment es el medio ambiente de los datos
y a través de él pueden definirse todas las conexiones
que han de ser realizadas a la base de datos y todos
los comandos necesarios para recuperar información. A
cada conexión y a cada comando se le asigna un
nombre único.
El DataEnvironment cuando es agregado a un proyecto
tiene una extensión dsr (diseñador). Su estructura
jerárquica es la que muestra la imagen de la derecha.
Para agregar un entorno de datos
a un proyecto de Visual Basic es
necesario utilizar la opción de
menú Proyecto – Agregar Data
Environment y así aparecerá la
ventana DataEnvironment
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Pasos para agregar un DataEnviroment a un Proyecto de Visual Basic
Hay que ir al menú Proyeto – Agregar DataEnvironmet:
Hay
que
definir
DECommand
DEConnection
y
Siguiendo la tecnología ADO implica especificar,
entre otras propiedades, las siguientes:
El servidor que vamos a utilizar;
El usuario;
La Clave;
La Base de datos
En las siguientes imágenes se indican
gráficamente estos pasos para lo cual hay que
posicionarse sobre la conexión, pulsar el botón
derecho del mouse y seleccionar la opción
propiedades:
Se selecciona el proveedor o servidor, en este
caso para poder utilizar Access 97 se elige
Microsoft Jet 3.51 OLE DB Provider
La siguiente imagen nos permite especificar la
conexión propiamente hablando con el servidor
antes seleccionado, en particular la Base de
Datos, el Nombre de Usuario y la Clave de
usuario. Este último requisito puede quedar en
blanco.
El
siguiente
paso
consiste en
probar la
conexión
que si es
exitosa
mostrará
un
mensaje
de
informació
n en tal sentido.
La solapa Avanzadas permite especificar el tipo de
acceso a la base de datos mediante la conexió
(escritura, sólo lectura, etc.).
Una vez que se ha establecido la conexión se pueden crear comandos. Basta con posicionarse en
la conexión y pulsar el botón derecho del mouse como muestra la imagen.
Aparecerá la ventana de Propiedades del comando, que todavía no tiene nombre y por ello figura
el nombre por omisión que coloca Visual Basic:
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La solapa General permite establecer el origen de
datos del comando:
Un objeto de base de datos que podrá ser un
procedimiento almacenado, una tabla, una
vista o un sinónimo.
Instrucción SQL
Si seleccionamos la segunda opción el botón
Generar SQL... se activará. Si lo pulsamos
aparecerá la ventana de Diseño del Comando
(Diseño: Command1)
Esta ventana es muy similar a la vista diseño que
tiene Access para diseñar las consultas:
En la parte superior pueden arrastrarse los objetos
desde la vista Datos (tablas o
vistas de la base de datos) y las
relaciones entre los mismos se
realizarán en forma automática.
Desde aquí también podemos
seleccionar los distintas columnas
que nos interesa que muestre la
consulta.
En la grilla superior pueden
establecerse opciones adicionales
correspondientes a la ordenación,
agrupación, etc.
En el área de texto se irá
escribiendo el comando SQL o
bien
podremos
ingresar
o
modificar el mismo directamente.
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La grilla inferior sirve para mostrar los resultados de la ejecución de la consulta.
Finalmente una vez diseñada la
consulta utilizando el botón
derecho del mouse podremos
seleccionar
otras
opciones
dependiendo en qué zona
estemos posicionados con el
ratón el menú contextual nos
permitirá ejecutar la consulta,
comprobar la sintaxis SQL, etc.
Por ejemplo, podemos observar
en la imagen la Vista de Diseño
del comando cmdDep2 que
podemos ejecutar la consulta.
Y en esta imagen podemos
apreciar la Vista de diseño del
comando cmdDep2 mostrando el
menú contextual que permite,
entre otras cosas, ejecutar la
consulta que se muestra en la siguiente imagen.
Asimismo se pueden diseñar, como también ocurre en Access, distintos tipos de consultas.
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