Download 1. Descripción de la empresa. 1.1. Lear Corporation

LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
ÍNDICE
1.
Descripción de la empresa. ................................................. 2
1.1.
2.
3.
3.1.
Lear Corporation ................................................................................. 2
Descripción de la problemática. ........................................... 5
Solución realizada. ............................................................ 6
Microsoft Access .................................................................................. 6
3.1.1.
3.1.2.
3.2.
3.3.
3.3.1.
3.3.2.
3.4.
Universalidad de Microsoft Access. .............................................................................6
Facilidad de uso de Microsoft Access. ..........................................................................8
Tabla principal. ..................................................................................10
Tablas secundarias. ............................................................................11
Tablas dependientes de la tabla Rechazos .................................................................. 11
Tablas auxiliares. ................................................................................................... 14
Funcionamiento de la aplicación............................................................17
3.4.1.
3.4.2.
Mantenimiento de datos. ......................................................................................... 18
Operaciones. ......................................................................................................... 21
3.4.2.1.
3.4.2.2.
3.4.2.3.
3.4.3.
3.4.4.
3.4.4.1.
3.4.4.2.
4.
Rechazos. ........................................................................................................................ 21
Piezas enviadas. ...............................................................................................................30
Costos. ............................................................................................................................ 31
Consultas .............................................................................................................. 34
Informes de la base de datos. .................................................................................. 36
Gráficos ........................................................................................................................... 36
Informes.......................................................................................................................... 44
Anexo I. Curso de Acces ................................................... 46
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 1 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
1. Descripción de la empresa.
1.1.
Lear Corporation
1
Lear, fundada en 1917 en Detroit como American Metal Products, un fabricante de conexiones
para el automóvil y la industria aeronáutica.
Hoy, la compañía suministra sistemas de asientos, productos electrónicos y sistemas de
distribución eléctrica y otros productos para el interior del automóvil. Con unas ventas netas
anuales de 17.1 miles de millones de $, ocupa el puesto 127 en la revista Fortune 500. La
compañía diseña, produce y manufactura con un equipo de más de 115.000 empleados en 282
localizaciones en 34 países. La sede de Lear se encuentra en Southfield, Michigan, y Lear está
registrada en el New York Stock Exchange bajo el símbolo [LEA].
El éxito de Lear es el resultado de nuestra dedicación para proveer los mejores servicios
posibles a los fabricantes de automóviles de todo el mundo, incluyendo sus clientes, los
consumidores de automóviles, entregando un valor añadido con la última tecnología de interior
de vehículos y el continuo mejoramiento de nuestros procesos y la calidad de los productos.
Todo esto se refleja en la metodología People-Vehicle-Interface (TM).
LEAR divide sus actividades en tres grandes áreas: Asientos, Interiores, Electricidad y
electrónica. Cada una de las divisiones tiene una estructura y objetivos diferentes, marcados
siempre por la corporación. Fijándonos en el volumen que representa cada una de las
divisiones, la de asientos representó en el 2002 el 65 % de la facturación corporativa, la de
interiores un 20 % y la eléctrica-electrónica un 15 %.
Interior
20%
Elec.
15%
Asientos
65%
El principal cliente de Lear es GM (formada por Opel y Saab), seguido por Ford. A parte de estos dos
grandes clientes, Lea en diferente medida también trabaja para la gran mayoría de los constructores de
1
Texto traducido de www.lear.com
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 2 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
coches (Daimler Chysler, Fiat, BMW, Volkswagen, Renault, Jaguar, ...). EL 58 % de las ventas de Lear se
destina a constructores americanos, el 32 % a constructores de vehículos europeos y el 10 % a asiáticos.
Ventas por cliente
Volkswagen
3%
Fiat
5%
Other
13%
GM
32%
BMW
6%
Daimler
Chrysler
13%
Ford
28%
LEED son las siglas de "LEAR Electrical & Electronic Division". LEED es la división de Lear que se
encarga de fabricar los componentes eléctricos y electrónicos para los vehículos. En el año
2002, esta división realizó una facturación de 2,1 miles de millones de dólares (un 15 % total
de la corporación).
Actualmente en LEED trabajan unas 34.000 personas, distribuidas en 40 plantas, repartidas
principalmente por el continente americano y europeo. Con estos datos, nos podemos hacer una
idea de las dimensiones de la división, referenciadas a la corporación o ya directamente
relacionadas con el mercado.
Básicamente LEED fabrica cuatro productos diferentes: cableados de coche, módulos
electrónicos, cajas de distribución e interruptores.
LEAR en España se llama LEAR ELECTRONICS & ELECTRICAL DIVISION (LEED) SPAIN y tiene su
sede en Valls (Tarragona). En este centro se ejercen principalmente tres funciones: dirección y
administración; I + D; y producción electrónica de componentes. Las otras dos plantas se
ubican en Ávila y en Roquetas, que solo se dedican a la actividad fabril. Como Cuartel General
de Europa de la división de electricidad-electrónica se controlan y supervisan las operaciones
que tienen lugar en otras instalaciones de la misma división del grupo a escala europea.
Además, el grupo LEAR dispone en España de factorías de otras divisiones (Madrid, Logroño,
Epila), así como centros logísticos para sus principales clientes (FORD, VOLKSWAGEN, GENERAL
MOTORS, DAIMLER CHRYSLER, ...)
La división de Electricidad-Electrónica del grupo LEAR CORPORATION en Europa con sede en
Valls, tiene tres áreas:
•
Staff: personal administrativo destinado a tareas no técnicas ni productivas.
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 3 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
•
•
Electrónica: con la rama de operaciones y ingenierías dedicadas al estudio de todas las
aplicaciones electrónicas.
Cableado: con la rama de operaciones y ingenierías dedicadas al desarrollo de cableado
para llevar a cabo las aplicaciones eléctricas.
El año 2002 LEAR AUTOMOTIVE (EEDS) SPAIN obtuvo una cifra total de ventas de 430 millones
de €. De otro lado, dispone de un total de 3.500 trabajadores aproximadamente. De éstos, más
de 1.000 se localizan en las instalaciones que el grupo tiene en Valls, poco más de 1.000 en
Roquetas y otros 1.000 en la planta de Ávila.
Anualmente, la fábrica de Valls fabrica unos 4.2 millones de cajas de servicios y es la única
factoría europea donde se produce este tipo de producto. Aproximadamente, un 40 % de esta
producción, en términos económicos, corresponde a la incorporación de componentes que son
adquiridos a otros suministradores. Por otro lado, las otras plantas están dedicadas a la
fabricación de cableados eléctricos dirigidos a clientes específicos.
Prácticamente la totalidad de la producción de la empresa está dirigida al mercado exterior,
europeos o de otras zonas geográficas. Suministra productos y sistemas a casi todos los
fabricantes mundiales de automóviles. Se puede decir que el grupo LEAR suministra elementos
a más de 300 modelos de vehículos y participa en más de 60 proyectos de nuevos automóviles.
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 4 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
2. Descripción de la problemática.
Como fabricante de componentes, LEAR CORPORATION tiene un índice de piezas rechazadas
por el cliente. Debido a que cada vez es mayor el número de estos rechazos se desea llevar el
control de los mismos, los diferentes motivos que los ocasionan y los costos generados por
dicho rechazo. Este control se realizará por parte del Departamento de Calidad de la Planta que
la empresa tiene en Valls (Tarragona).
Anteriormente, este control se llevaba de forma manual, en documentos de excel. El excel no es
el programa más adecuado para manejar grandes cantidades de datos, además que no permite
la integridad de los datos que si nos permite Access. Por ejemplo, si tenemos que introducir el
cliente para poder seleccionar luego informes por cada cliente, en excel no se puede controlar
de ninguna manera que al entrar BMW, no se equivoquen y entren BMV. Al extraer informes
del cliente BMW, el rechazo entrado equivocadamente como BMV no saldría.
Con Access esto es fácilmente controlable, ya que nos permite tanto el controlar que BMW esté
bien escrito, como facilitarnos herramientas que nos ayuden a la hora de introducir los datos.
Conceptos iniciales.
Rechazo.
Es la devolución de un material debido a algún defecto en el mismo. Esta devolución puede ser
un rechazo, una alarma o un prototipo.
Clientes.
Este concepto no necesita mucha explicación. Necesitamos indicar el cliente que realiza cada
rechazo. Lo que sí es importante, es diferenciar si un cliente es OEM o no. (OEM - Original
Equipment Manufacturer). También es importante saber la planta de cada cliente que ha
originado el rechazo
Motivo.
Lo más importante es saber que ha causado el rechazo, así como el porqué y quien.
La información referente a cada rechazo es múltiple, y cuanto más detallada, mejor solución
podremos aplicar tanto para solucionar el rechazo en particular, como implementar todas las
mejoras necesarias para que otro rechazo del mismo tipo no se vuelva a producir.
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 5 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
3. Solución realizada.
Confeccionaremos una base de datos con todos los rechazos recibidos. La intención es realizar
una aplicación en Microsoft Acces, en la cual incorporaremos la información necesaria de cada
rechazo efectuado.
Para saber qué solución hay que aplicar, primero veremos que tipo de información se manejaba
de forma manual.
1. El departamento de almacén informa al departamento de calidad, que ha habido un
rechazo de producto por parte de un determinado cliente. Además del cliente, se informa
de en qué planta del cliente ha sido.
2. El departamento de calidad "abre" el rechazo, e investiga el síntoma que lo ha
producido, pudiendo hacer fotografías del mismo para ayudar en el proceso de solución.
3. Una vez abierto el rechazo se procederá a investigar que tipo de rechazo ha sido, las
causas del mismo, y el equipo responsable. El responsable podrá ser un empleado de la
empresa o bien un proveedor externo. También se podrán tomar las fotografías
necesarias para documentar esta incidencia.
4. Se indican las acciones de contención efectuadas. Estas acciones están encaminadas a
"contener" el efecto inmediato de dicho rechazo.
5. Una vez detenido el impacto inicial, se han de estudiar tanto las acciones correctivas,
que son aquellas que atacan la raíz del problema solucionando el origen principal, como
las preventivas, que son aquellas que se dedican a evitar que ese problema no sea
detectado
6. Después de haber tomado todas las medidas que se han creído oportunas, este rechazo
se "cierra" conforme a que ya no es necesario realizar ninguna acción más.
Después de entrados los datos, se realizan una serie de estadísticas y gráficos con la
información de los rechazos efectuados.
3.1.
Microsoft Access
La base de datos que usaremos será el Microsoft Access. A continuación explicaremos el porqué
de esta elección.
El uso de Microsoft Access se debe principalmente a dos de sus cualidades. Universalidad y
facilidad.
3.1.1.
Universalidad de Microsoft Access.
Microsoft Acces es una base de datos de la empresa Microsoft (obviamente). Access fue
presentado en 19922. En un solo año se convirtió en el producto líder de su categoría.
2
Access 2003. Programación en VBA. Editorial ANAYA.
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 6 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
Access 1.0 (1992)
La primera versión, presentó funciones que resultaron novedosas en los productos de bases de
datos.
La tecnología OLE en el diseñador de tablas permitía al usuario crear bases de datos que
contuvieran imágenes gráficas y archivos de audio y vídeo, además de texto y números. OLE es
el acrónimo en inglés de Vinculación e incrustación de objetos, nombre bastante descriptivo de
lo que hace esta tecnología. El usuario podía incorporar documentos de Word y hojas de cálculo
Excel en su base de datos Access.
El paquete Formularios permitió a los usuarios crear formularios personalizados arrastrando
elementos de formulario a una página en blanco. Éste fue un gran paso hacia la facilidad de
uso.
El diseñador de consultas utilizaba la tecnología Consulta mediante ejemplo (QBE) para permitir
al usuario crear consultas sin tener que escribir código de programación.
El Asistente para gráficos convirtió la creación de gráficos en un proceso paso a paso intuitivo.
Además de sus archivos nativos, Access 1.0 también podía operar con archivos dBase, Paradox
y Btrieve con controladores nativos, y también con otros como Sybase SQL Server, DEC Rdb y
FoxPro a través de una interfaz ODBC. ODBC es el acrónimo inglés de Conectividad abierta de
bases de datos, y proporciona una interfaz de programación de aplicaciones (API) común para
un gran número de bases de datos diferentes y mutuamente incompatibles.
Access 1.1 (1993) incorporó:
Soporte mejorado a ODBC y Btrieve
Conectividad mejorada con FoxPro
Fácil exportación de datos a Word para aplicaciones de combinación de correspondencia.
Bases de datos de hasta 1 Gb (alrededor de ocho veces más grandes que las bases de datos
que podía gestionar la versión 1.0)
Se puso a disposición de los usuarios un tiempo de ejecución Access. Los desarrolladores podían
crear aplicaciones que operaran sin necesidad de que Access estuviera instalado en el sistema.
Access 2.0 (1994) añadió:
Asistentes que automatizaban tareas que antes hubieran requerido codificación por parte del
desarrollador de aplicaciones. Gestión de eventos más sofisticada.
Un depurador en las herramientas de desarrollo, más un documentado automático y un gestor
de agregados. Mejoras en el motor de base de datos Jet, permitiendo la construcción de bases
de datos más complejas y multiplicando por dos la velocidad de ejecución de las consultas.
Access 95 (1995)
Fue la primera versión que oficialmente formó parte de Microsoft Office. Sus controles pasaron a
ser análogos a los otros miembros de la suite de aplicaciones Office:
VBA era una de las herramientas de desarrollo que Access compartía con otros programas de
Office, como Word y Excel.
Se añadieron el asistente para la importación y el asistente para tablas dinámicas.
Se mejoraron los asistentes de formularios e informes.
Access 97 (1997) tenia más en cuenta la Web:
Guardaba los hipervínculos como un tipo de datos nativo y permitía guardar HTML. Los usuarios
podían publicar objetos de base de datos en la Web y extraer datos de un documento HTML que
contuviera una tabla para después ponerlos en una tabla de base de datos.
Los módulos de clase podían contener la definición de un nuevo objeto.
Los procedimientos de un módulo podían alojar las propiedades y métodos de ese objeto.
La compilación condicional permitía a los desarrolladores crear compilaciones de depuración y
producción de sus aplicaciones colocando indicadores en el código.
Los desarrolladores podían quitar código fuente de una aplicación, acelerando así la ejecución e
impidiendo que la gente pudiera verlo y copiarlo.
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 7 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
Se presentaron nuevos controles ActiveX y se añadió compatibilidad con sistemas de código
fuente en la edición para desarrolladores de Office97.
Access 2000 (1999)
Se mejoraron muchos aspectos de Access para esta versión, aumentando el rendimiento y
aumentando sus capacidades. En esta versión de Access se introdujeron las siguientes
características:
Objetos de datos ActiveX (ADO) reemplazó prácticamente todas las funciones de acceso a datos
que antes se efectuaban con Objetos de acceso a datos (DAO)
Los archivos de proyecto Access (.adp) funcionan con SQL Server, y los archivos Motor de datos
Microsoft, tan fiablemente como los archivos .mdb, funcionaban con el motor Jet.
Se presentaron las Páginas de acceso a datos (DAP), permitiendo al usuario poner cosas con el
aspecto de formularios e informes Access en la Web.
Access 2002 (2001) añadió:
El diseñador de páginas de acceso a datos se mejoró con estas características:
Capacidad de deshacer y rehacer en varios niveles.
Mejor agrupamiento con la introducción de datos multitabla
Se incluyo un soporte mejorado al motor SQL Server Desktop junto con actualizaciones y
eliminaciones en cascada.
Se creo un asistente para convertir aplicaciones escritas para el motor Jet para que funcionaran
con el motor SQL Server Desktop
Se añadió soporte a XML
Access 2003 (2003) incluye:
Mejor facilidad de uso.
Mayor capacidad para importar, exportar y trabajar con archivos de datos XML.
Identificación de errores comunes.
Identificación de las dependencias de objetos.
La versión usada en este desarrollo es el Access 2000, ya que es la versión instalada en los
equipos de la empresa.
Además de ser la base de datos más extendida entre los usuarios para bases de datos
medianas, tiene otra gran ventaja: su conexión con los otros programa de Microsoft
Office, Word, Excel, ...
Esta interconexión nos facilita tanto la incorporación de datos a partir de una fichero de Excel
como su posterior exportación para la confección de Gráficos.
3.1.2.
Facilidad de uso de Microsoft Access.
Como hemos visto anteriormente, Access es un programa con una larga trayectoria. Esta
trayectoria hace que las diferentes versiones tengan cada vez más utilidades, asistentes y
ayudas. Con éstas ayudas es realmente fácil confeccionar una base de datos de cierta
complejidad.
Asimismo, dado su gran aceptación entre los usuarios y los años que tiene, tenemos una muy
amplia colección de documentación y información que nos enseña perfectamente a usar este
programa. La cantidad de libros editados que enseñan las diferentes opciones de access se
queda pequeña ante la inmensidad de cursos, tutoriales y manuales que encontramos en
Internet. No hace falta más que teclear "access curso" en cualquier buscador y contar la
inmensidad de resultados que nos muestran.
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 8 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
Por último, para resaltar la facilidad de uso del MS Access, comentar que el lenguaje de
programación que usaremos es el VBA (Visual Basic para Aplicaciones). Este lenguaje es una
derivación directa del Visual Basic (también de Microsoft). Veamos lo que dice la Wikipedia 3
acerca de VBA
Microsoft VBA (Visual Basic for Aplications) es el lenguaje de macros de Microsoft Visual Basic
que se utiliza para programar aplicaciones Windows y que se incluye en varias aplicaciones
Microsoft. VBA permite a usuarios y programadores ampliar la funcionalidad de programas como
Word, Excel y Access. El Visual Basic para aplicaciones (VBA), es un subconjunto casi completo
de VB 5.0 y VB 6.0. Microsoft VBA viene integrado (de forma gratuita) en Aplicaciones de
Microsoft Office, tales como MSWord, MSExcel, MSPowerPoint, MSAccess y Visio. Prácticamente
cualquier cosa que se pueda programar en VB5.0 o VB6.0 se puede hacer también dentro de un
documento de Office, con la sola limitación que el producto final no se puede compilar
separadamente del documento, hoja o base de datos en que fue creado. Es decir que se
convierte en una macro (súper macro más bien). Esta Macro puede instalarse o distribuirse con
solo copiar el documento, presentación o base de datos.
Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA) es una herramienta de desarrollo para
automatizar las tareas cotidianas y crear aplicaciones y servicios de bases de datos en el
escritorio ya que provee un lenguaje de macros común para aplicaciones de Microsoft y de otros
fabricantes. VBA permite a usuarios y programadores ampliar la funcionalidad de programas
como Word, Excel, y Access. Permite acceder a las funcionalidades de un lenguaje orientado a
eventos que puede acceder a la API de Windows.
Este lenguaje ha sido implementado en otros productos como StarBasic en StarOffice que
después heredaría OpenOffice.
El siguiente paso natural en la evolución de VBA es dejar de ser un subconjunto de Visual Basic
y serlo de la plataforma .NET.
3
Wikipedia http://es.wikipedia.org
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 9 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
3.2.
Tabla principal.
Ahora definiremos las tabla principal de la aplicación de rechazos.
Rechazos. Datos del rechazo.
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 10 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
3.3.
3.3.1.
Tablas secundarias.
Tablas dependientes de la tabla Rechazos
Tenemos las siguientes tablas que se relacionan a cada rechazo.
Acciones correctivas. En este fichero iremos indicando todas las acciones que se llevan a cabo
para corregir el rechazo.
Acciones de contención. Guardaremos en este fichero aquellas acciones dirigidas a que este
error en concreto se arregle.
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 11 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
Acciones preventivas. Las acciones preventivas son aquellas acciones que se llevan a cabo
para evitar que se vuelva a producir un rechazo de este tipo.
Seguimientos. En este fichero guardaremos aquellos datos del rechazo que hayan generado
un documento. Guardaremos quién es el responsable de dicho documento y la fecha en que se
ha generado.
Gastos. Indicaremos todas las facturas que ha generado este rechazo para poder calcular los
costos.
Partes tránsito. Guardamos en este fichero la información de los partes de entrega
(albaranes) del rechazo.
Puntos escape.
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 12 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
Equipos. Indicaremos los equipos de personas implicados en este rechazo.
Imágenes. En este fichero guardaremos los ficheros de imágenes relacionados con el rechazo.
Revisión Stock. Indicaremos las revisiones de stock efectuadas, tanto por el personal de la
empresa como por el personal del cliente.
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 13 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
3.3.2.
Tablas auxiliares.
Las tablas auxiliares son aquellas que no están ligadas a un rechazo, sino que algunos datos de
la ficha de rechazo están ligadas a estas tablas: estados, datos adicionales, ...
Tabla de clientes. Esta tabla como su nombre indica, contendrá los datos de los clientes que
efectúan los rechazos.
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 14 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
Tabla de plantas de clientes. Indicará de cada cliente, las plantas (fábricas) que tiene.
Areas de rechazo. Departamento implicado en el rechazo.
Células. Personal implicado en el rechazo.
Defectos de primer nivel.
Defectos de segundo nivel.
Deméritos. Puntos negativos generados por el rechazo.
Empleados.
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 15 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
Estados del rechazo.
Proyectos.
Tipos de rechazos.
Tipo de producto.
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 16 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
3.4.
Funcionamiento de la aplicación.
La aplicación está protegida por seguridad controlada por el propio Access. Por ello para poder
ejecutar el programa tendremos que tener el fichero de seguridad SEGURIDAD.MDW , además
del fichero de datos LEAR.MDB
Una vez iniciada la aplicación correctamente, nos muestra la pantalla principal de la aplicación,
desde la cual podremos acceder al resto de opciones de la aplicación.
Para un correcto funcionamiento de la aplicación de rechazos la información se ha de entrar
siguiendo un orden concreto. Primero usaremos la opción de Mantenimiento para poder entrar
los datos de los datos auxiliares (empleados, estados, ...) y de algunas de las tablas principales
(clientes, plantas, ...)
Una vez introducidos todos los datos necesarios, introduciremos el rechazos, y todos los datos
relacionados con el rechazo (acciones, equipos, ...)
Finalmente, después de introducir los datos del rechazo, procederemos a obtener los informes y
consultas que necesitemos.
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 17 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
3.4.1.
Mantenimiento de datos.
Con esta opción podremos entrar los datos de las siguientes tablas.
Áreas de rechazo.
Esta tabla contiene las diferentes áreas que pueden estar
implicadas en un rechazo.
Datos a introducir.
Nombre
Nombre del área de rechazo.
Células. Esta tabla contiene el nombre de la persona responsable del rechazo.
Datos a introducir.
Nombre
Nombre del equipo.
Clientes. Como su nombre indica, esta tabla contiene los datos de los clientes para los
cuales trabaja LEAR y que pueden producir algún tipo de rechazo.
Datos a introducir.
Nombre
Nombre del cliente
OEM
Indica si es OEM (fabricante)
Teléfono
Nombre contacto
Nombre de la persona de contacto.
Apellido
Apellidos de la persona de contacto.
Ciudad
Ciudad del cliente.
Fax
e-mail
Notas
Campo para anotaciones.
Defectos de primer nivel. Contendrá los diferentes defectos que se pueden
encontrar en una pieza para provocar un rechazo.
Datos a introducir.
Nombre
Nombre del defecto de primer nivel.
Descripción
Defectos de segundo nivel. Esta tabla contendrá los defectos que asociados al
defecto de primer nivel, podrá tener una pieza para provocar un rechazo.
Datos a introducir.
Defecto
Nombre del defecto de primer nivel del que depende.
Nombre
Nombre del defecto de segundo nivel.
Descripción
Deméritos. Contendrá los puntos que se podran atribuir al responsable de un rechazo.
Estos puntos son de demérito, es decir, que cuentan en negativo. Cuanto más puntos, peor lo
has hecho.
Datos a introducir.
Puntuación
Puntuación de demérito
Empleados.
Esta tabla contendrá los empleados del departamento de calidad que se hace
responsable del control y solución de un rechazo.
Datos a introducir.
Nº Empleado
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 18 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
Pseudo
Nombre
Apellidos
Ciudad
Móvil
Alias con el que se identificará al empleado
Estados del report 8D. Esta tabla contendrá los estados posibles que se aplican al
listado 8D.
Datos a introducir.
Estado
Nombre
Código de estado
Descripción
Estados del rechazo. Esta tabla contendrá los diferentes estados en que podemos
tener un rechazo. El rechazo, al entrar se queda en estado "abierto" (open). Hasta que el el
rechazo se pone en estado "cerrado" (close), "cancelado" (cancel) o "re-cancelado" (re-cancel,
es decir que se ha reabierto despues de cancelarlo o cerrarlo y se ha vuelto a abrir). En este
caso ya no se podrán modificar los datos del rechazo.
Datos a introducir.
Nombre
Nombre del estado
Plantas de clientes. Este fichero va ligado al fichero de clientes, ya que contendrá
las diferentes plantas que tiene cada cliente. En el rechazo, además de indicar el cliente, se
deberá indicar que planta del cliente ha generado el rechazo.
Datos a introducir.
ID
identificador de planta. Único para cada planta.
Código.
Código de la planta.
Cliente
Nombre del cliente.
OEM/NO OEM
Fabricante o no
Planta
Descripción de la planta.
Nombre contacto
Nombre de la persona de contacto.
Apellidos contacto
Ciudad
Ciudad de la planta
Teléfono
Fax
e-mail
Notas
Observaciones sobre la planta.
Proyectos.
Esta tabla contiene los diferentes proyectos en los que trabaja la empresa
LEAR y a los cuales habrá que asignar el rechazo.
Datos a introducir.
Nombre
Nombre del proyecto
Descripción
Subtipos de producto. En esta tabla pondremos lo que en el rechazo llamamos "Tipo
de producto"
Datos a introducir.
Nombre
Tipo producto
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Nombre del subtipo
Ha de existir en la tabla de tipos de producto
Página 19 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
Tipos de rechazo.
El rechazo podrá ser de tres tipos diferentes A-Alerta, P-Prototipo y
R-Rechazo. Cada tipo de rechazo se numera por separado.
Datos a introducir.
Abreviatura
Abreviatura del tipo de rechazo. (A-Alerta, R-Rechazo, P-Prototipo)
Nombre
Nombre del tipo de rechazo
Descripción
Tipos de producto.
Datos a introducir.
Nombre
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Nombre del tipo de producto.
Página 20 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
3.4.2.
Operaciones.
3.4.2.1.
Rechazos.
Entrada de Rechazos.
Ahora procederemos a introducir todos los datos necesarios para informar del rechazo
producido. Algunos datos son obligatorios. Estos datos los encontramos marcados en Rojo,
para identificarlos rápidamente.
Para aquellos datos que tienen referencia en alguna de las tablas auxiliares, se han puesto a
disposición del usuario todos los datos de la tabla en forma de cuadro combinado, para que su
selección sea más sencilla, al no tener que recordar los códigos, sino simplemente desplegando
la lista y seleccionando la opción oportuna.
A continuación explicamos los datos que se han de introducir en un rechazo, por si hubiera
alguna duda al respecto de como entrarlo.
Datos a introducir.
Tipo
Num rechazo.
Fecha
PR
Núm recl. Cliente
Síntoma
Foto de síntoma
Descripción
Cliente
Planta
Proyecto.
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Ha de existir en el fichero de tipos de rechazo.
Esta numeración la coge de manera automática.
Fecha del rechazo.
Código de producto
Número de reclamación del cliente.
Descripción del síntoma que ha causado el rechazo.
Botón para adjuntar una imagen.
Código de cliente que efectúa el rechazo. Ha de existir en la tabla de
cliente.
Ha de existir en la tabla de plantas, y ha de pertenecer al cliente indicado
anteriormente.
Ha de existir en la tabla de proyectos.
Página 21 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
Tipo producto.
Customer P/N
LEAR P/N
Defecto 1
Defecto 2
Qty informe
Qty Real
Estado.
Estado 8D
Comentario
Deméritos
Célula
Responsable Causa
Proveedor Causa
Reportar
Fecha lìmite.
Verificación acciones
correctivas.
Área de rechazo.
Resp. Calidad
Resp. Defensor
Nota
Ha de existir en la tabla de tipos de producto.
Código que tiene el producto en el cliente.
Código que tiene el producto en LEAR
Ha de existir en la tabla de Defectos de primer nivel.
Ha de existir en la tabla de Defectos de segundo nivel y depende el
defecto de primer nivel.
Cantidad para el informe.
Cantidad real del rechazo.
Ha de existir en la tabla de estados del rechazo.
Ha de existir en la tabla de estados 8D
Ha de existir en la tabla de deméritos.
Ha de existir en la tabla de células.
Nombre de la persona causante del rechazo.
Nombre del proveedor causante del rechazo.
Indica si saldrá en los informe o no.
Fecha límite para el cierre del rechazo. (ver estado)
Fecha para la verificación de que las acciones correctivas se han llevado a
cabo.
Ha de existir en la tabla de áreas de rechazo.
Ha de existir en la tabla de empleados.
Observaciones adicionales para el rechazo.
Una vez introducidos los datos principales del rechazo, podremos proceder a entrar los datos
relacionados con el rechazo. Estos datos no son obligatorios, y seguramente se introducirán en
ocasiones posteriores a la creación del rechazo en nuestra base de datos. Estos datos podremos
verlos en la ficha impresa del rechazo.
También debemos indicar que algunos de ellos están relacionados entre sí, como las Causas
Raíz y las Acciones Correctivas. En las acciones correctivas deberemos indicar para que causa
raíz la estamos realizando.
Equipos.
Datos a introducir.
Id Rechazo
Persona
Departamente
Nota
Número interno de rechazo.
Nombre de la persona responsable del equipo
Observaciones
Imágenes. Esta pantalla nos permite asignar diferentes ficheros de imagen al rechazo para
una compresión mayor de la problemática.
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 22 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
Datos a introducir.
Id rechazo
Comentario
Número interno del rechazo
Acciones de contención.
Datos a introducir.
Id rechazo
Descripción
Fecha
Efectividad
Número interno del rechazo
Fehca de la acción
Porcentaje de efectividad de la accion
Revisión stock.
Datos a introducir.
Id rechazo
Cantidad
Cantidad OK
Cantidad NO OK
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Número interno del rechazo
Cantidad tanto de LEAR como del Cliente del rechazo.
Página 23 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
Responsable
Fecha inicio
Fecha fin
Partes en tránsito.
Datos a introducir.
Id rechazo
Nota entrega
Cantidad
Fecha entrega
Número interno del rechazo
Número de albarán o documento de tránsito.
Causas raíces. Además de indicar las causas, podemos también poner ficheros de imágenes
para una mayor claridad de dichas causas.
Datos a introducir.
Id rechazo
Título
Descripción
Número interno del rechazo
Título de la causa raíz.
Puntos de escape. En esta pantalla también podremos indicar ficheros de imágenes.
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 24 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
Datos a introducir.
Id rechazo
Descripción
Comentario
Contribución
Fecha
Número interno del rechazo
Acciones correctiva. También podremos indicar ficheros de imágenes asignada a esta acción
correctiva.
Datos a introducir.
Id rechazo
Causa raiz
Fecha prevista
F. Implementación
Responsable
Número interno del rechazo
Mostrará las causas raíz introducidad en la pantalla de causas raíz
Fecha en que se prevee que se implementará esta acción
Fecha en que realmente se puso en marcha esta acción
Acciones preventivas. También podremos indicar ficheros de imágenes asignada a esta acción
correctiva.
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 25 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
Datos a introducir.
Id rechazo
Descripción
Fecha prevista
F. Implementación
Responsable
Número interno del rechazo
Fecha en que se prevee que se implementará esta acción
Fecha en que realmente se puso en marcha esta acción
Seguimientos.
Datos a introducir.
Id rechazo
???
Y/N
Responsable
Fecha
Número interno del rechazo
Nombre de la documentación generada o necesaria para este rechazo.
Si está o no está dicha documentación
Nombre del responsable relacionado con esta documentación
Una vez introducidos todos los datos, podremos extraer una ficha por impresora con toda la
información introducida. He aquí el ejemplo de como sale la ficha.
Si en algún apartado hemos indicado que hay ficheros de imágenes relacionados (síntoma,
rechazo, causas raíz, puntos escape, acciones correctivas o acciones preventivas) las imprimirá
en esta ficha.
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 26 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 27 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 28 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 29 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
3.4.2.2.
Piezas enviadas.
Con este formulario tendremos la opción de introducir los datos de las piezas enviadas por la
empresa a sus clientes. El programa captura los datos desde una hoja de cálculo de Excel a una
de las tablas de la base de datos. Esta información es necesaria para poder confeccionar los
gráficos y los informes.
La hoja de cálculo debe tener forzosamente la siguiente estructura por columnas:
Dato
Prod Line
Item Type
Item Type Desc
EPN
Ship Date
Customer
Customer Name
Quantity
Site
Shipper Nbr
Month
Year
FW
OEM / NO OEM
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Explicación
Línea de producción
Tipo de producto
Explicación tipo de producto
Fecha de envío
Cliente
Nombre cliente
Cantidad
Albarán
Mes
Año
Semana
Fabricante S/N
Ejemplo
SJBX
PS0L
PSA Z8 ( X5 )
519000B02
02/01/2004
PS8093
PEUGEOT
80
EM01VA55
1240844
Jan
2004
1
No
Página 30 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
3.4.2.3.
Costos.
Como ya hemos explicado, en esta tabla guardaremos los datos de los costes generados por
cada rechazo.
Esta pantalla es un poco compleja de uso. Ahora detallaremos como debe hacerse, y
posteriormente explicaremos todos los datos que podemos introducir.
Para poder crear, eliminar o modificar una factura de un rechazo, procederemos previamente a
introducir su número, su tipo (recordemos que puede ser A, R o P) y el año. Una vez
introducidos esos datos haremos clic sobre el botón cargar).
En la parte inferior a la derecha, nos indica el número de facturas que ya hemos introducido
para este rechazo. Podremos movernos por las diferentes facturas usando los botones de
navegación de registros que existen en el formulario.
Para poder crear una factura nueva, haremos clic en el botón agregar factura, e indicaremos
los datos de la factura.
Una vez introducidos los datos, o modificados los datos de una factura existente, haremos clic
en guardar factura, para que los datos queden ya reflejados en la base de datos.
Para eliminar una factura, accederemos a ella de la misma forma, pero una vez situados en
dicha factura, haremos clic en eliminar.
Datos a introducir.
Tipo de rechazo
Núm rechazo
Año rechazo
Factura
Nº informe 8 D
Cliente
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Debe existir en la tabla de tipos de rechazo
Debe existir en la tabla de rechazos
Número de factura
El número que tendrá en el informe 8 D
Nombre del cliente del rechazo
Página 31 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
Nº Rechazo
Referencia
Código de producto
Problema o tipo de
defecto
Motivo costes
Causa raíz
Costes
Responsabla de
calidad
Fecha factura
Cargar al
departamento
Nombre responsable
Observaciones
Una vez introducidos todos los datos, podremos imprimir el informe de costos del rechazo.
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 32 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
Informe de costos.
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 33 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
3.4.3.
Consultas
Este apartado nos permite realizar unas consultas de la base de datos, y sacarlas por
impresora. La selección de la consulta que deseemos realizar se hará fácilmente haciendo clic
encima de ella, y posteriormente haciendo clic en el botón abrir.
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 34 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
Consulta de todos los rechazos
Consulta de rechazos del usuario
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 35 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
3.4.4.
Informes de la base de datos.
3.4.4.1.
Gráficos
Paretos de la base de datos. Obtendremos la información de tres maneras: en formato de
base de datos, en formato gráfico y en formato de impresión. Igual que en las consulta, la
manera de seleccionar es hacer un clic encima del informe que deseemos confeccionar, y luego
clic en el botón gráfico, tabla o informe según deseemos el resultado.
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 36 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
Gráfico de paretos de primer nivel.
Gráfico de defectos de primer nivel pro proyecto
Gráfico de defectos de primer nivel por cliente.
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 37 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
Gráfico de defectos de primer nivel por plantas.
Gráfico de defectos de primer nivel por tipos.
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 38 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
Gráfico de defectos de primer nivel por Productos.
Gráfico de defectos de segundo nivel.
Gráfico de defectos de segundo nivel por proyectos.
Gráficos de defectos de segundo nivel por clientes.
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 39 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
Gráfico de defectos de segundo nivel por plantas.
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 40 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
Gráfico de defectos de segundo nivel por Tipos.
Gráfico de defectos de segundo nivel por productos
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 41 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
PPM's de la base de datos. A diferencia del apartado anterior, sólo obtendremos un gráfico,
no pudiendo obtener un listado impreso. Previamente a obtener el gráfico, deberemos actualizr
las tablas de PPM's con los datos.
Para actualizar las tablas haremos clic en el botón actualizar tablas PPMs. Y seleccionaremos
el período que queremos actualizar.
Una vez actualizados los datos, podremos confeccionar el gráfico haciendo clic en el botón
Gráfico de PPM. Y igual que en el caso anterior seleccionaremos el periodo para el gráfico y el
cliente que queramos.
Gráfico de PPM's
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 42 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 43 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
3.4.4.2.
Informes
Action Plan cliente-planta.
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 44 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 45 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
4. Anexo I. Curso de Acces4
Microsoft Access es un sistema gestor de bases de datos relacionales (SGBD). Una base de datos suele
definirse como un conjunto de información organizada sistemáticamente. En la terminología propia de las
bases de datos hay tres conceptos claves dentro de las tablas: campo, registro y dato.
Un campo es cada uno de los tipos de datos que se van a usar. Se hace referencia a los campos por su
nombre.
Un registro está formado por el conjunto de información en particular.
Un dato es la intersección entre un campo y un registro.
Ejemplo:
COLUMNAS
Nombre
Apellidos
Población
Provincia
Teléfono
País
Juan
Martín Gómez
Madrid
Madrid
(91) 333-22-00
España
Pedro
Morales Díaz
Villacastín
Avila
(920) 22-44-55
España
Angela
Campo Santos
Alcobendas
Madrid
(91) 654-89-89
España
FILAS
Elementos de Access
Tablas
Las tablas con el componente básico o elemental de las bases de datos. O lo que es lo mismo, una base
de datos está principalmente compuesta por varias tablas relacionadas. Las tablas contienen datos sobre
algo o alguien, proveedores, clientes, libros en una biblioteca, compras, ventas, etc.
Consultas
Las consultas son preguntas que un usuario hace a la base de datos. Con ellas puede obtener información
de varias tablas y con la estructura que más le interese. Además, las consultas pueden archivarse de
forma que la próxima vez que se quiera hacer la misma pregunta no tendrá que volver a plantearla, será
suficiente con llamar a la consulta previamente creada. La importancia de las consultas es enorme, de
hecho es la potencia de esta herramienta la que permite que los gestores de base de datos sean casi
imprescindibles en nuestro trabajo diario.
Formularios
4
Extraido de http://club.telepolis.com/ortihuela/access.htm
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 46 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
Los formularios son un mecanismo que facilita enormemente la operatoria general con tablas,
principalmente a la hora de mostrar, introducir y modificar datos. Un uso adecuado de éstos redunda
bastante en el nivel de manejabilidad de una aplicación o de un sistema de información desarrollado con
Access.
Informes
Los informes permiten presentar la información con una apariencia altamente profesional a la hora de
imprimir nuestros datos.
Páginas de acceso a datos
Una página de acceso a datos es una página Web que se puede utilizar para agregar, modificar, ver o
manipular datos actuales en una base de datos de Microsoft Access o de SQL Server. Se pueden crear
páginas que se utilizarán para especificar y modificar datos, de manera similar a los formularios de
Access. También se pueden crear páginas que muestren registros agrupados jerárquicamente, de manera
similar a los informes de Access.
· Reunir y distribuir datos actuales de diversas maneras: Se pueden utilizar páginas para agregar,
modificar y ver datos en una base de datos de Microsoft Access o en un proyecto de Microsoft Access;
estas páginas se pueden utilizar en Internet o en una intranet y se pueden enviar en un mensaje de correo
electrónico.
· Ver registros agrupados de forma interactiva: En páginas agrupadas, puede ver sólo los detalles que
desee mediante la expansión y contracción de los encabezados de grupo. También se pueden ordenar y
filtrar registros.
· Analizar datos y realizar proyecciones: Se pueden organizar datos de diferentes maneras mediante el
uso de una lista de tabla dinámica; también se pueden realizar proyecciones y cálculos complejos
mediante el empleo de un control de hoja de cálculo; finalmente, se pueden ver datos representados en un
gráfico.
· Mostrar texto HTML: Se puede almacenar código HTML en campos de la base de datos en uso y
mostrarlo como texto HTML con formato en la página. Por ejemplo, si un valor de un campo incluye la
etiqueta HTML que aplica al texto el formato de cursiva, <I>Texto</I>, se puede utilizar un control HTML
dependiente en la página para mostrar el valor en cursiva.
• Utilizar herramientas de diseño conocidas: En la vista Diseño, se pueden crear páginas utilizando
barras de herramientas, el cuadro de herramientas, temas y otras funciones similares a las herramientas
que se utilizan para crear formularios e informes.
Macros
Las macros son un mecanismo de automatización de Microsoft Access. Utilizando éstas es posible
automatizar tareas repetitivas eliminando la posibilidad de introducir errores de operación y liberando
tiempo para emplearlo en otras actividades. Podemos decir que una macro no es más que una lista de
tareas que queremos que Access lleva a cabo automáticamente.
Módulos
Los módulos son objetos donde se almacena código escrito en lenguaje de programación denominado
Access
Basic.
Lo
nuevo
en
la
ventana
Base
de
datos
La ventana Base de datos de Microsoft Access 2000 proporciona varias opciones para ver y manipular
objetos
de
base
de
datos.
• Usar la barra de herramientas de la ventana Base de datos: Encuentre rápidamente comandos para
crear,
abrir
o
administrar
objetos
de
base
de
datos.
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 47 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
• Usar la barra Objetos: Vea objetos de base de datos en la barra Objetos, su orientación vertical facilita
el
uso.
• Organizar objetos de base de datos en grupos: Haga clic en la barra Grupos para ver los grupos, que
pueden contener accesos directos a objetos de base de datos de distintos tipos.
• Usar accesos directos de nuevo objeto: En la ventana Base de datos, cree rápidamente un nuevo
objeto de base de datos mediante un asistente, o abra un nuevo objeto de base de datos en la vista
diseño.
• Personalizar la forma de seleccionar y abrir objetos en la ventana Base de datos: Si lo desea,
modifique el comportamiento predeterminado de modo que pueda seleccionar un objeto de base de datos
colocando
el
puntero
sobre
él
y
abrir
un
objeto
haciendo
clic
en
él.
• Seleccionar un objeto escribiendo su nombre: Por ejemplo, elija la tabla Compañías de envíos
mientras
ve
la
lista
de
objetos
de
la
tabla
escribiendo
Co.
Lo
nuevo
acerca
del
trabajo
con
datos
y
diseño
de
base
de
datos
Microsoft Access 2000 proporciona muchas características nuevas que hacen aún más fácil el trabajo con
los
datos.
• Usar bloqueo por registros: Una base de datos de Microsoft Access ahora admite bloqueo por
registros, además de bloqueo por páginas (que bloquea todos los registros en una página de 4K). Puede
habilitar el nivel de bloqueo con la nueva opción de base de datos, Abrir bases de datos usando bloqueo
por registros (menú Herramientas, comando Opciones, ficha Avanzadas). El nivel real que se utiliza
depende
de
cómo
se
programe
la
base
de
datos
de
Access.
• Buscar y Reemplazar: Ahora puede desplazarse libremente por los cuadros de diálogo Buscar y
Reemplazar
y
por
los
datos
de
la
vista
o
la
ventana.
• Ver datos relacionados en una hoja secundaria de datos: Use una hoja secundaria de datos para ver
y modificar datos relacionados o combinados en una tabla, consulta u hoja de datos de formulario, o en un
subformulario, todo desde la misma vista. Por ejemplo, en la base de datos de ejemplo Neptuno, la tabla
Proveedores tiene una relación uno a varios con la tabla Productos; de modo que por cada fila de la tabla
Proveedores en la vista Hoja de datos puede ver y modificar las filas relacionadas de la tabla Productos de
una
hoja
secundaria
de
datos.
• Corregir automáticamente errores causados al cambiar de nombre los campos: La Autocorrección
de nombres soluciona automáticamente efectos secundarios comunes que ocurren al cambiar de nombre
formularios, informes, tablas, consultas, campos, cuadros de texto u otros controles.
• Aprovechar la compatibilidad con Unicode: Use los caracteres de cualquier lenguaje compatible con
Unicode en sus datos. Use la compresión Unicode para compensar los mayores requisitos de espacio de
almacenamiento que requiere Unicode. Saque partido de la compatibilidad dual de fuentes, especifique
una fuente de sustitución que pueda utilizar además de la fuente predeterminada para mostrar de forma
correcta
todos
los
caracteres
de
sus
datos.
• Trabajar con euros: Para mostrar con facilidad cifras en euros o en otras monedas, puede utilizar la
configuración correspondiente al euro (€#.###,##) de la propiedad Formato (Format) para indicar una
cantidad en euros. De forma alternativa, puede escribir el símbolo del euro (€) presionando ALT+0128 en
el teclado numérico, cuando el indicador BLOQ NUM esté encendido o CTRL.+ALT+E o AltGr+E o
AltGr+5. Cuando pegue o importe datos que contengan el símbolo del euro (€) de Microsoft Excel 2000 a
Microsoft Access, Access almacenará dicho símbolo, independientemente del símbolo de moneda definido
en
Configuración
regional
del
Panel
de
control
de
Windows.
• Imprimir relaciones: Imprimir un informe de las relaciones de su base de datos de Access, tal como
aparecen
en
la
ventana
Relaciones.
• Usar el teclado para administrar relaciones: Utilice el teclado para crear, modificar y eliminar
relaciones
y
combinaciones.
• Usar Objetos de datos ActiveX de Microsoft (ADO): Utilice dichos objetos para tener acceso y
manipular datos en un servidor de base de datos mediante cualquier proveedor OLE DB.
Novedades
relativas
a
formularios
e
informes
Microsoft Access 2000 proporciona nuevas funciones para agilizar y facilitar la creación de formularios e
informes
atractivos.
• Agrupar cuadros de texto y otros controles: Utilice el comando Agrupar en el menú Formato para
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 48 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
agrupar cuadros de texto relacionados y otros controles en un formulario o en un informe.
• Definir reglas de formato condicional para cuadros de texto y otros controles: Utilice el comando
Formato condicional en el menú Formato para definir el color de fuente, el tamaño de fuente, el color de
fondo de controles y otras propiedades visuales que proporcionen información a los usuarios cuando
especifiquen
datos
en
un
formulario.
• Crear formularios e informes para bases de datos de SQL Server: En un proyecto de Microsoft
Access, se pueden crear formularios e informes para una base de datos de SQL Server con las mismas
herramientas que se utilizan para crearlos en una base de datos de Microsoft Access.
• Distribuir informes a usuarios que no tienen Microsoft Access: Se pueden exportar informes de
Microsoft Access al formato de archivo Snapshot de informe (.SNP). Se puede utilizar el Snapshot Viewer
para
ver,
imprimir
y
enviar
por
correo
archivos
Snapshot
de
informe.
Lo nuevo acerca de las barras de herramientas, barras de menús y menús contextuales
Con las barras de herramientas, barras de menús y menús contextuales incluidos en Microsoft Access
2000, puede organizar comandos según desee para poder encontrarlos y utilizarlos rápidamente.
• Usar barras de herramientas y menús personalizados: Expanda un menú para mostrar todos los
comandos y seleccione uno de ellos para agregarlo a un menú personalizado. Access 2000 ajusta los
menús y las barras de herramientas a medida que trabaja con ellos, de forma que aparezcan los
comandos
y
los
botones
de
barra
de
herramientas
más
utilizados.
• Situar las barras de herramientas unas cerca de otras: Haga clic en Más botones si no hay espacio
suficiente en la barra de herramientas para que aparezca un botón que esté buscando. Ajuste el tamaño
de la barra de herramientas si necesita espacio para más botones. Después de hacer clic sobre un botón,
éste aparecerá en la barra de herramientas con los botones que haya utilizado más recientemente.
• Asignar un hipervínculo a un botón de barra de herramientas o a un comando de menú: Asigne un
hipervínculo a un botón de barra de herramientas o a un comando de menú para facilitar el acceso a una
ubicación
de
su
equipo,
una
red,
una
intranet
o
Internet.
Lo nuevo acerca de la seguridad, mantenimiento y conversión de una base de datos:
• Proteger su base de datos de Access con el Asistente para seguridad por usuarios: El Asistente
para seguridad por usuarios ahora es más fácil de utilizar y es el método más adecuado para definir la
seguridad para los usuarios en una base de datos de Microsoft Access para los esquemas de seguridad
más
habituales.
• Proteger su código mediante una contraseña de Visual Basic para Aplicaciones: Los módulos y los
módulos que se encuentran tras los formularios e informes ahora están protegidos mediante una
contraseña de Visual Basic para Aplicaciones (VBA) que se puede crear en el Editor de Visual Basic; ya
no
están
protegidos
por
la
seguridad
para
usuarios.
• Usar la utilidad de compactación mejorada: Compactar bases de datos de Microsoft Access y
proyectos de Microsoft Access con una utilidad mejorada que combina la compactación y la reparación en
un
único
proceso,
y
resulta
más
seguro
y
eficaz.
• Compactar automáticamente: Seleccione Compactar al cerrar para compactar automáticamente una
base de datos de Microsoft Access o un proyecto de Microsoft Access al cerrarlo.
• Convertir una base de datos al formato de Microsoft Access 97: Convertir una base de datos de
Access
2000
al
formato
de
archivo
de
Access
97.
Novedades
sobre
cómo
trabajar
en
Internet
Microsoft Access proporciona nuevas funciones que se han diseñado para facilitar el uso de Internet. Se
necesita un explorador Web como, por ejemplo, Microsoft Internet Explorer y un módem, una conexión de
intranet u otra conexión de red para tener acceso a Internet y aprovechar las ventajas que ofrecen algunas
de
estas
nuevas
funciones.
· Crear páginas de acceso a datos: Cree páginas Web que se puedan utilizar para agregar, modificar,
ver o manipular datos actuales en una base de datos de Microsoft Access o de Microsoft SQL Server.
· Colaborar a través de una intranet o de Internet: Utilice NetMeeting para colaborar con otros usuarios
en una base de datos de Microsoft Access o en un proyecto de Microsoft Access.
• Asignar un hipervínculo a un botón de barra de herramientas o a un comando de menú: Asigne un
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 49 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
hipervínculo a un botón de la barra de herramientas o a un comando de menú para facilitar el acceso a
una
ubicación
en
su
equipo,
una
red,
una
intranet
o
Internet.
Lo
nuevo
Microsoft
Access
acerca
2000
ofrece
del
trabajo
características
con
nuevas
para
otras
trabajar
con
aplicaciones
otros
productos.
• Trabajar con Microsoft SQL Server: Crear un proyecto de Microsoft Access que sea fácil de conectar a
una base de datos de Microsoft SQL, o utilizar el Asistente para bases de datos de Microsoft SQL Server
para crear rápidamente una base de datos de SQL Server y un proyecto de Access a la vez. Trabajar con
un proyecto de Access es similar a trabajar con una base de datos de Microsoft Access, el proceso de
crear formularios, informes, páginas de acceso a datos, macros y módulos es el mismo. Una vez que
conecte con una base de datos de SQL Server, puede ver, crear, modificar y eliminar tablas, vistas,
procedimientos almacenados y diagramas de base de datos mediante las herramientas de diseño de
Microsoft
SQL
Server.
• Crear una nueva base de datos de Access a partir de datos en un formato de archivo diferente:
Simplemente abra el archivo que tiene un formato diferente, como por ejemplo formato de texto, de hoja
de cálculo, dBASE o Paradox, en Access; Microsoft Access crea automáticamente una base de datos de
Access
y
vincula
el
archivo.
• Importar o vincular datos de Microsoft Outlook o Microsoft Exchange: Usar el Asistente de
Exchange/Outlook para importar o vincular datos de Microsoft Outlook y Microsoft Exchange Server. Por
ejemplo, podría querer vincular con la carpeta de contactos de Microsoft Outlook y, a continuación, crear
cartas de formularios y etiquetas postales combinando los datos con el Asistente para combinar de
correspondencia
de
Microsoft
Word.
Lo
nuevo
en
las
aplicaciones
de
ejemplo
Las aplicaciones de ejemplo que puede instalar con Microsoft Access proporcionan ejemplos
documentados que muestran cómo crear y personalizar bases de datos de Microsoft Access con todos las
características.
Importadores Neptuno: La aplicación de ejemplo Neptuno está diseñada para nuevos usuarios de
bases de datos de Microsoft Access. Neptuno incluye datos que puede manipular, y formularios, informes,
páginas de acceso a datos y otros objetos de bases de datos que puede utilizar como modelos para sus
propias
bases
de
datos.
NeptunoCS: La aplicación de ejemplo NeptunoCS incluye una secuencia de comandos SQL que crea
la base de datos Neptuno en Microsoft SQL Server y un proyecto de Microsoft Access que se conecta a la
base de datos Neptuno. El proyecto de Access incluye formularios, informes, páginas de acceso a datos y
otros objetos de base de datos que puede utilizar como modelos en sus propios proyectos de Access.
Gestión de bases de datos
Operaciones básicas que podemos realizar con las bases de datos y su contenido:
Crear
una
base
de
datos.
Introducir
datos
en
una
base
de
datos.
Modificar
información
existente.
Eliminar
información
de
la
base
de
datos.
Buscar
un
dato
en
concreto.
Clasificar
los
registros
de
la
base
de
datos.
Copiar
el
contenido
de
una
base
de
datos
en
otra.
Realizar
consultas
sobre
el
contenido
de
una
base
de
datos.
Realizar cálculos basándose en el contenido de una base de datos.
Imprimir
los
datos
existentes.
Eliminar
una
base
de
datos.
Asignar nombre a una base de datos.
Acerca de cómo diseñar una base de datos
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 50 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
Antes de utilizar Microsoft Access para crear las tablas, los formularios y los demás objetos que formarán
la base de datos, es importante invertir algún tiempo en diseñar la base de datos. Un buen diseño de la
base de datos es la pieza clave para crear una base de datos que realice las operaciones que desee de
una
forma
efectiva,
precisa
y
eficaz.
Pasos para diseñar una base de datos:
Determinar
la
finalidad
de
la
base
de
datos.
Determinar
las
tablas
que
se
necesitan
en
la
base
de
datos.
Determinar
los
campos
que
se
necesitan
en
las
tablas.
Identificar
los
campos
con
valores
exclusivos.
Determinar
las
relaciones
entre
las
tablas.
Precisar
el
diseño.
Agregar
datos
y
crear
otros
objetos
de
la
base
de
datos.
Utilizar las herramientas de análisis de Microsoft Access.
Determinar la finalidad de la base de datos: El primer paso para diseñar una base de datos de Microsoft
Access es determinar la finalidad de la base de datos y cómo se utiliza. Debe saber qué información desea
obtener de la base de datos. A partir de ahí, puede determinar sobre qué asuntos necesita almacenar
hechos (las tablas) y qué hechos necesita almacenar sobre cada asunto (los campos de las tablas). Hable
con los demás usuarios que utilizarán la base de datos. Piense detenidamente en las preguntas que desea
que responda la base de datos. Realice bocetos de los informes que desea que produzca. Reúna los
formularios que utiliza actualmente para registrar los datos. Examine bases de datos bien diseñadas
similares a la que va a diseñar.
Determinar las tablas que se necesitan: Determinar las tablas puede ser el paso más complicado del
proceso de diseño de la base de datos. Esto se debe a que los resultados que desea obtener de la base
de datos (los informes que desea imprimir, los formularios que desea utilizar, las preguntas para las que
desea respuestas) no proporcionan pistas necesariamente acerca de la estructura de las tablas que los
producen.
No es necesario que diseñe las tablas mediante Microsoft Access. De hecho, posiblemente sea más
conveniente realizar un boceto en papel de la base de datos y trabajar sobre el diseño primero. Al diseñar
las tablas, divida la información teniendo en cuenta los siguientes principios de diseño fundamentales:
Una tabla no debe contener información duplicada y la información no debe duplicarse entre las tablas.
Cuando cada elemento de información está almacenado en una tabla, se actualiza en un solo lugar. Esto
resulta más eficiente y elimina la posibilidad de que existan entradas duplicadas que contengan
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 51 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
información diferente. Por ejemplo, probablemente desee almacenar la dirección y el número de teléfono
de cada cliente una sola vez en una sola tabla.
Cada tabla debe contener información sobre un asunto.
Cuando cada tabla contiene hechos sólo sobre un asunto, puede mantener la información acerca de cada
asunto independientemente de otros asuntos. Por ejemplo, puede almacenar las direcciones de los
clientes en una tabla diferente de los pedidos de los clientes, de modo que pueda eliminar un pedido y
conservar a la vez la información sobre el cliente.
Determinar los campos que se necesitan: Cada tabla contiene información acerca del mismo asunto, y
cada campo de una tabla contiene hechos individuales sobre el asunto de la tabla. Por ejemplo, la tabla de
Clientes puede incluir los campos del nombre de la compañía, la dirección, la ciudad, el país y el número
de teléfono. Al realizar bocetos de los campos para cada tabla, tenga en cuenta estas sugerencias:
Relacione cada campo directamente con el asunto de la tabla.
No incluya datos derivados ni calculados (datos que son el resultado de una expresión).
Incluya toda la información que necesite.
Almacene información en sus partes lógicas más pequeñas (por ejemplo, Nombre y
Apellidos, en lugar del Nombre completo).
Identificar los campos con valores exclusivos: Para que Microsoft Access conecte información
almacenada en tablas independientes (por ejemplo, para conectar a un cliente con todos los pedidos del
cliente), cada tabla de la base de datos debe incluir un campo o un conjunto de campos que identifiquen
de forma exclusiva cada registro individual de la tabla. Este campo o conjunto de campos se denomina
clave principal.
Determinar las relaciones entre las tablas: Ahora que ha dividido la información en tablas y que ha
identificado los campos de clave principal, necesita una forma de indicar a Microsoft Access cómo volver a
reunir toda la información relacionada de un modo significativo. Para ello, debe definir relaciones entre las
tablas.
Puede resultar útil ver las relaciones de una base de datos bien diseñada existente. Para ver las
relaciones de la base de datos de ejemplo Neptuno, abra la base de datos Neptuno.mdb y en el menú
Herramientas elija Relaciones.
Precisar el diseño: Una vez diseñadas las tablas, los campos y las relaciones que necesita, es el
momento de estudiar el diseño y detectar los posibles fallos que puedan quedar. Es más sencillo cambiar
el diseño de la base de datos ahora que una vez que haya rellenado las tablas con datos.
Utilice Microsoft Access para crear las tablas, especificar relaciones entre las tablas e introducir algunos
registros de datos en cada tabla. Observe si puede utilizar la base de datos para obtener las respuestas
que desee. Cree bocetos de los formularios e informes y compruebe si muestran los datos que desea.
Busque duplicaciones de datos innecesarias y elimínelas.
Introducir datos y crear otros objetos de la base de datos: Cuando considere que la estructura de las
tablas cumple los objetivos de diseño descritos anteriormente, es el momento de comenzar a agregar los
datos existentes a las tablas. A continuación, puede crear las consultas, formularios, informes, macros y
módulos que desee.
Utilizar las herramientas de análisis de Microsoft Access: Microsoft Access incluye dos herramientas
que pueden ayudarle a precisar el diseño de la base de datos. El Asistente para analizar tablas puede
analizar el diseño de una tabla, proponer nuevas estructuras de tablas y relaciones si es conveniente y
reestructurar una tabla en nuevas tablas relacionadas si es necesario.
El Analizador de rendimiento puede analizar la base de datos completa y realizar recomendaciones y
sugerencias para mejorarla. El asistente también puede implantar estas recomendaciones y sugerencias.
Crear una base de datos
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 52 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
Microsoft Access proporciona dos métodos para crear una base de datos. Se puede crear una base de
datos en blanco y agregarle más tarde las tablas, formularios, informes y otros objetos; éste es el método
más flexible pero requiere que cada elemento de la base de datos sea definido de forma separada. El
segundo método consiste en usar un Asistente que crea en una sola operación las tablas, formularios e
informes necesarios para el tipo de base de datos elegido por el usuario; ésta es la forma más sencilla de
empezar a crear una base de datos. En ambos casos, después de haber creado su base de datos podrá
modificarla y extenderla cuando lo desee.
Crear una base de datos sin usar un asistente: 1) Al iniciar Microsoft Access aparece automáticamente
un cuadro de diálogo con opciones para crear una nueva base de datos o abrir una base de datos
existente. Si aparece este cuadro de diálogo, haga clic en Base de datos en blanco y luego en Aceptar. Si
ya tiene una base de datos abierta o si ha cerrado el cuadro de inicio, haga clic en Nueva base de datos
en la barra de herramientas y luego haga doble clic en el icono Base de datos en blanco en la ficha
General. 2) Especifique un nombre y una ubicación para la base de datos y haga clic en Crear.
Después de crear una base de datos en blanco, debe seguir algunos pasos adicionales para definir los
objetos que formarán su base de datos.
Convertir una base de datos de una versión anterior a Access 2000
1. Haga una copia de seguridad de la base de datos de Access que va a convertir, para guardarla hasta
que se sienta cómodo trabajando con la base de datos de Microsoft Access 2000.
2.
Cierre
la
base
de
datos
de
Access
que
va
a
convertir.
Si la base de datos es una base de datos multiusuario ubicada en un servidor o en una carpeta
compartida, asegúrese de que no está abierta por ningún otro usuario o aplicación.
3. En Microsoft Access 2000, seleccione Utilidades de la base de datos en el menú Herramientas, a
continuación haga clic en Convertir base de datos y, por último, haga clic en A la versión de la base de
datos
de
Access
actual.
4. En el cuadro de diálogo Base de datos a convertir, seleccione la base de datos que desea convertir y,
a
continuación,
haga
clic
en
Convertir.
5. En el cuadro de diálogo Convertir la base de datos en, realice uno de estos pasos:
Escriba un nuevo nombre (sin la extensión .mdb) para el archivo de la base de datos de Microsoft
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 53 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
Access
2000.
Seleccione una ubicación diferente para el archivo de la base de datos de Microsoft Access 97.
(Puede
conservar
el
mismo
nombre
o
puede
cambiarlo).
No se puede convertir una base de datos de Access en un archivo que tenga el mismo nombre y ubicación
que
la
base
de
datos
original.
6.
Haga
clic
en
Guardar.
Microsoft Access convierte la base de datos al formato de Access 2000.
Convertir una base de datos de Access 2000 a Access 97
1. Abra la base de datos de Microsoft Access que desee convertir. Si es una base de datos multiusuario
ubicada en un servidor o en una carpeta compartida, hay que asegurarse de que ningún otro usuario la
tiene
abierta.
Importante: Si ha protegido el código de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA), debe facilitar la
contraseña antes de convertir la base de datos de Access. Para facilitar la contraseña, inicie Microsoft
Visual Basic abriendo un módulo. A continuación, haga clic en Propiedades de nombrebasededatos en el
menú Herramientas y escriba la contraseña en el cuadro de diálogo Contraseña de nombrebasededatos.
Si convierte una base de datos protegida de Access, debe disponer de permisos de apertura y ejecución y
apertura en modo exclusivo en la propia base de datos, así como permisos de lectura y diseño en todos
los objetos de la misma. Para proteger la base de datos convertida, ábrala en Microsoft Access 97 y
aplique
la
seguridad
por
usuarios.
2. En el menú Herramientas, seleccione Utilidades de la base de datos, haga clic en Convertir la base
de datos y, a continuación, haga clic en A una versión anterior de la base de datos de Access.
3. En el cuadro de diálogo Convertir la base de datos en, escriba el nombre de la nueva base de datos
de la versión anterior que desee crear en el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en
Guardar.
Crear una tabla
Existen dos formas de crear una tabla en Microsoft Access. Puede crear una tabla en blanco (vacía) para
introducir sus propios datos o bien puede crear una tabla utilizando datos existentes procedentes de otro
origen.
Crear una tabla nueva en blanco: Existen cuatro formas de crear una tabla en blanco (vacía) en
Microsoft Access:
Utilizar el Asistente para bases de datos con el fin de crear en una sola operación todas las tablas,
formularios e informes necesarios para una base de datos completa. El Asistente para bases de datos
crea una base de datos nueva; no puede utilizarse para agregar tablas, formularios o informes nuevos a
una base de datos existente.
Utilizar el Asistente para tablas para elegir los campos de la tabla entre una gran variedad de tablas
predefinidas, como contactos de compañía, inventarios del hogar o registros médicos.
Introducir los datos directamente en una hoja de datos en blanco. Al guardar la nueva hoja de datos,
Microsoft Access analiza los datos y le asigna automáticamente el tipo de datos y el formato apropiados
para cada campo.
Utilizar la vista Diseño para especificar todos los detalles de la tabla partiendo desde cero.
Independientemente del método utilizado para crear una tabla, puede emplear la vista Diseño en cualquier
momento para personalizar más su tabla, por ejemplo para agregarle campos nuevos, para establecer
valores predeterminados o para crear máscaras de entrada.
Crear una tabla desde cero mediante la vista Diseño:
Si se encuentra en otra ventana, cámbiese a la ventana Base de datos. Puede presionar F11 para cambiar
a la ventana Base de datos desde cualquier otra ventana.
Haga clic en la ficha Tablas y, a continuación, haga clic en Nuevo.
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 54 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
Haga doble clic en Vista Diseño.
Defina cada uno de los campos de la tabla.
Defina un campo de clave principal antes de guardar la tabla. Nota: No tiene que definir una clave
principal, pero normalmente es conveniente hacerlo. Si no define una clave principal, Microsoft Access le
preguntará si desea crear una clave principal automáticamente al guardar la tabla.
Cuando esté preparado para guardar la tabla, haga clic en Guardar en la barra de herramientas y, a
continuación, escriba un nombre para la tabla que siga las reglas para nombrar objetos de Microsoft
Access.
Crear una tabla con el Asistente para tablas:
Si se encuentra en otra ventana, cámbiese a la ventana Base de datos. Puede presionar F11 para cambiar
a la ventana Base de datos desde cualquier otra ventana.
Haga clic en la ficha Tablas y, a continuación, haga clic en Nuevo.
Haga doble clic en Asistente para tablas.
Siga las indicaciones de los cuadros de diálogo del Asistente para tablas.
Reglas para dar nombre a los campos, controles y objetos
En Microsoft Access, los nombres de los campos, controles y objetos:
Procurar que describa el contenido que tendrá éste.
Pueden tener hasta 64 caracteres.
Pueden incluir cualquier combinación de letras, números, espacios y caracteres especiales, excepto el
punto (.), el signo de admiración (!), el acento grave y los corchetes ([ ]).
No pueden comenzar por un espacio en blanco.
No pueden contener caracteres de control (valores ASCII de 0 a 31).
Aunque es posible incluir espacios en los nombres de los campos, controles y objetos, en la mayoría de
los ejemplos de la documentación de Microsoft Access los nombres de los campos y controles aparecen
sin espacios. En determinadas circunstancias, los nombres con espacios pueden producir conflictos en
Visual Basic para aplicaciones.
Al dar nombre a un campo, control u objeto, es recomendable asegurarse de que no coincida con el
nombre de una propiedad u otro elemento que utilice Microsoft Access. De lo contrario, la base de datos
puede tener un comportamiento inesperado en algunas circunstancias.
Tipo de datos
Puede usar la propiedad Tipo de datos para especificar el tipo de datos almacenado en un campo de una
tabla. El tipo de datos determina aspectos muy importantes sobre los datos que se podrán introducir en
ese campo y sobre el propio campo. En concreto:
La clase de datos que se podrán introducir en el campo.
El espacio que Access reservará para los datos que se introduzcan en el campo.
Las operaciones que se podrán efectuar con los datos de ese campo.
Si se podrá utilizar ese campo como índice o para ordenar la tabla.
Valor
Tipo de datos
Tamaño
Texto
(Predeterminado) Texto o combinaciones de texto y
números, así como números que no requieran cálculos,
como los números de teléfono.
Hasta 255 caracteres o la
longitud que indique la
propiedad Tamaño del campo
(el menor de los dos valores).
Memo
Texto extenso, o combinación extensa de texto y
números.
Hasta 65.535 caracteres.
Numérico
Datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos.
1, 2, 4 u 8 bytes (16 bytes si el
valor de la propiedad Tamaño
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 55 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
del campo es Id. de réplica).
Fecha/Hora
Valores de fecha y hora para los años del 100 al 9999.
8 bytes.
Moneda
Valores de moneda y datos numéricos utilizados en
cálculos matemáticos en los que estén implicados datos
que contengan entre uno y cuatro decimales. La
precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del
separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del
mismo.
8 bytes.
Autonumérico
Número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o 4 bytes (16 bytes si el valor de
número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez
la propiedad Tamaño del campo
que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos es Id. la réplica).
Autonumérico no se pueden actualizar.
Sí/No
Valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre
dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o
Activado/desactivado).
1 bit.
Objeto OLE
Objeto (como por ejemplo una hoja de cálculo de Excel,
un documento de Word, gráficos, sonidos u otros datos
binarios) vinculado o incrustado en una tabla de Access.
Hasta 1 gigabyte (limitado por el
espacio disponible en disco)
Hipervínculo
Texto o combinación de texto y números almacenada
como texto y utilizada como dirección de hipervínculo.
Cada una de las tres partes del
tipo de datos hipervínculo puede
contener hasta 2048 caracteres.
Asistente para
búsquedas
Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o Tamaño igual al del campo
de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un
clave principal utilizado para
cuadro combinado.
realizar la búsqueda
(habitualmente 4 bytes).
Descripción
En esta tercera columna se puede introducir, si se desea, una descripción más amplia del contenido y la
finalidad del campo de lo que permite la columna del nombre. Esta descripción es útil tanto para usted,
que es el diseñador de la tabla, como para un tercero que la vaya a utilizar más tarde, ya que aparece en
la barra de estado cuando se seleccione el campo en un formulario, suministrando así más información al
usuario.
Eliminar un campo de una tabla en la vista Diseño:
Abra la tabla en la vista Diseño.
Seleccione el campo o los campos que desea eliminar. Para seleccionar un campo, haga clic en el
selector de filas de ese campo. Para seleccionar un grupo de campos, arrastre el puntero por encima de
los selectores de filas de esos campos.
Haga clic en Eliminar filas en la barra de herramientas.
Insertar un campo: Haga clic en el selector de fila del campo que esté encima del que quiere insertar el
nuevo. A continuación pulse la tecla Ins o seleccione el comando Edición/Insertar fila. Access insertará
una fila en blanco y ya podrá introducir los datos.
Mover un campo: Haga clic en el selector de fila del campo que quiere mover, a continuación haga clic
sobre el selector con el ratón y arrástrelo a su nueva posición.
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 56 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
La clave principal
El último paso que hay que dar en el diseño de una tabla consiste en definir lo que se denomina la clave
principal. Este paso es recomendable por dos motivos:
Porque se incrementan la velocidad de las consultas y de otros procesos.
Porque permite definir relaciones entre tablas.
Puede estar compuesta por uno o varios campos y su contenido identifica a cada registro de manera
única.
Para establecer la clave principal hay que tener en cuenta lo siguiente:
El contenido de ese campo debe ser distinto en todos los registros, por lo que no pueden contener valores
iguales.
La manera más rápida de acceder a un registro de una tabla es a través de la clave principal. Haga que
los datos de ésta sean descriptivos y fáciles de recordar.
Cuanto más pequeño sea el tamaño del campo más rápido funcionará la base de datos.
Establecer o cambiar la clave principal:
Abra una tabla en la vista Diseño.
Seleccione el campo o los campos que desea definir como clave principal. Para seleccionar un campo,
haga clic en el selector de filas del campo que desee. Para seleccionar varios campos, mantenga
presionada la tecla CTRL y, a continuación, haga clic en el selector de filas de cada campo.
Haga clic en Clave principal en la barra de herramientas.
Establecer propiedades de campos para personalizar la forma en que se guardan, tratan o
muestran los datos: Cada campo dispone de un conjunto de propiedades que pueden utilizarse para
personalizar la forma en que se guardan, tratan o muestran los datos. Por ejemplo, es posible controlar el
número máximo de caracteres que pueden introducirse en un campo de Texto mediante el establecimiento
de su propiedad Tamaño del campo. Las propiedades de un campo se establecen mediante la
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 57 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
visualización de una tabla en la vista Diseño, la selección del campo situado en la parte superior de la
ventana y la selección de la propiedad deseada en la parte inferior de la ventana.
Las propiedades disponibles para cada campo están determinadas por el tipo de datos seleccionado para
el campo.
Cambiar el tamaño del campo para campos de Texto y Numéricos: Es posible controlar el número
máximo de caracteres que pueden introducirse en un campo de texto o el intervalo y el tipo de valores
numéricos que pueden introducirse en un campo Numérico.
En la vista Diseño de la tabla, en la parte superior de la ventana, haga clic en el campo cuya propiedad
Tamaño del campo desee establecer.
En la parte inferior de la ventana, haga clic en el cuadro de la propiedad Tamaño del campo.
Para un campo de Texto, escriba el número máximo de caracteres que puede admitir un campo (hasta
255 caracteres). Para un campo Numérico, haga clic en la flecha y seleccione el tamaño del campo que
desee.
Tamaño del campo en campos de tipo Numérico
Valor
Descripción
P. decimal
Tamaño
Byte
Almacena números entre 0 y 255 (no admite fracciones).
Ninguna
1 byte
Entero
–32.768 y 32.767 (no admite fracciones).
Ninguna
2 bytes
Entero largo
–2.147.483.648 y 2.147.483.647 (no admite fracciones).
Ninguna
4 bytes
Simple
De –3,4 x 1038 a 3,4 x 1038
7
4 bytes
Doble
De –1,79 x 10308 a 1,79 x 10308
15
8 bytes
Id. de réplica
Identificador global único (GUID)
N/D
16 bytes
Decimal
38
Almacena números entre -10
y -1 y
Almacena números entre -1028 y 1028 -1 (.MDB)
10
38
-1(.ADP) 28
12 bytes
Formato
Puede utilizar la propiedad Formato para personalizar la forma en que los números, las fechas, las horas y
el texto se muestran e imprimen. Puede utilizar uno de los formatos predefinidos o bien puede crear un
formato personalizado mediante los símbolos de formato.
Formatos predefinidos
La tabla siguiente muestra los valores predefinidos de la propiedad Formato (Format) para el tipo de datos
Fecha/Hora.
Valor
Descripción
Fecha general
(Predeterminado) Si el valor es sólo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el
valor es sólo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una
combinación de los valores de Fecha corta y Hora larga.Ejemplos: 3/4/93,
05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM.
Fecha larga
Igual que el valor de Fecha larga del cuadro de diálogo Propiedades de
Configuración regional del Panel de control de Windows.Ejemplo: Sábado, 3 de
Abril de 1993.
Fecha mediana
Ejemplo: 3-Abr-93.
Fecha corta
Igual que el valor de Fecha corta del cuadro de diálogo
Formatos personalizados
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 58 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
Puede crear formatos de fecha y hora personalizados mediante los símbolos siguientes.
Símbolo
Descripción
: (dos puntos)
Separador de hora. Los separadores se establecen en el cuadro de diálogo Propiedades de
Configuración regional del Panel de control de Windows.
/
Separador de fecha.
c
Igual que el formato predefinido Fecha general.
d
Día del mes en uno o dos dígitos numéricos, según sea necesario (1 a 31).
dd
Día del mes en dos dígitos numéricos (01 a 31).
ddd
Tres primeras letras del día de la semana (Lun a Dom)
dddd
Nombre completo del día de la semana (Lunes a Dom).
ddddd
Igual que el formato predefinido Hora corta.
dddddd
Igual que el formato predefinido Fecha larga.
s
Día de la semana (1 a 7).
ss
Semana del año (1 a 53).
m
Mes del año en uno o dos dígitos numéricos, según sea necesario (1 a 12).
mm
Mes del año en dos dígitos numéricos (01 a 12).
mmm
Tres primeras letras del mes (Ene a Dic).
mmmm
Nombre completo del mes (Enero a Diciembre).
t
Fecha mostrada como trimestre del año (1 a 4).
a
Número de día del año (1 a 366).
aa
Dos últimos dígitos del año (01 a 99).
aaaa
Año completo (0100 a 9999).
h
Hora en uno o dos dígitos, según sea necesario (0 a 23).
hh
Hora en dos dígitos (00 a 23).
n
Minuto en uno o dos dígitos, según sea necesario (0 a 59).
nn
Minuto en dos dígitos (00 a 59).
s
Segundo en uno o dos dígitos, según sea necesario (0 a 59).
ss
Segundo en dos dígitos (00 a 59).
ttttt
Igual que el formato predefinido Hora larga.
AM/PM
Reloj de 12 horas con las letras mayúsculas "AM" o "PM", según sea apropiado.
am/pm
Reloj de doce horas con las letras minúsculas "am" o "pm", según sea apropiado.
A/P
Reloj de doce horas con la letra mayúscula "A" o "P", según sea apropiado.
a/p
Reloj de doce horas con la letra minúscula "a" o "p", según sea apropiado.
AMPM
Reloj de doce horas con el designador de mañana/tarde apropiado establecido en el cuadro
de diálogo Propiedades de Configuración regional del Panel de control de Windows.
Valor
Descripción
Número general
(Predeterminado) Muestra el número tal como se introduce.
Moneda
Utiliza el separador de miles; muestra los números negativos entre paréntesis; el valor
predeterminado de la propiedad LugaresDecimales (DecimalPlaces) es 2.
Fijo
Muestra al menos un dígito; el valor predeterminado de la propiedad LugaresDecimales
(DecimalPlaces) es 2.
Estándar
Utiliza el separador de miles; el valor predeterminado de la propiedad LugaresDecimales
(DecimalPlaces) es 2.
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 59 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
Porcentaje
Multiplica el valor por 100 y anexa un signo de porcentaje; el valor predeterminado de la
propiedad LugaresDecimales (DecimalPlaces) es 2.
Científico
Utiliza la notación científica estándar.
Euro (€)
Añade el símbolo Euro
Los formatos numéricos personalizados pueden tener entre una y cuatro secciones con signos de punto y
coma (;) como separador de lista. Cada sección contiene la especificación de formato para un tipo de
número diferente.
Sección
Descripción
Primera
El formato para los números positivos.
Segunda
El formato para los números negativos.
Tercera
El formato para los valores cero.
Cuarta
El formato para los valores Null.
Por ejemplo, puede utilizar el siguiente formato Moneda personalizado:
$#.##0,00[Verde];($#.##0,00)[Rojo];"Cero";"Null"
Este formato numérico contiene cuatro secciones separadas por signos de punto y coma y utiliza un
formato diferente para cada sección.
Si utiliza varias secciones pero no especifica un formato para cada sección, las entradas para las que no
hay ningún formato no mostrarán nada o tomarán como valor predeterminado el formato de la primera
sección.
Puede crear formatos numéricos personalizados mediante los símbolos siguientes.
Símbolo
Descripción
, (coma)
Separador decimal. Los separadores se establecen haciendo doble clic en Configuración
regional en el Panel de control de Windows.
. (punto)
Separador de miles.
0
Marcador de posición de dígitos. Muestra un dígito ó 0.
#
Marcador de posición de dígitos. Muestra un dígito o nada.
$
Muestra el carácter literal "$".
%
Porcentaje. El valor se multiplica por 100 y se le anexa un signo de porcentaje.
E– o e–
Notación científica con un signo menos (–) junto a los exponentes negativos y nada junto a los
exponentes positivos. Este símbolo debe utilizarse con otros símbolos, como en el ejemplo
0,00E–00 o 0,00E00.
E+ o e+
Notación científica con un signo menos junto a los exponentes negativos y un signo más (+)
junto a los exponentes positivos. Este símbolo debe utilizarse con otros símbolos, como en el
ejemplo 0,00E+00.
Símbolo
Descripción
@
Se necesita un carácter de texto (ya sea un carácter o un espacio).
&
No se necesita un carácter de texto.
<
Convertir todos los caracteres a minúsculas.
>
Convertir todos los caracteres a mayúsculas.
Los formatos personalizados para los campos Texto y Memo pueden tener hasta dos secciones. Cada
sección contiene la especificación de formato para diferentes datos de un campo.
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 60 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
Sección
Descripción
Primera
Formato para los campos con texto.
Segunda
Formato para los campos con cadenas de longitud cero y valores Nulos.
Por ejemplo, si tiene un control de cuadro de texto en el que desea que aparezca la palabra "Ninguno"
cuando no exista ninguna cadena en el campo, puede introducir el formato personalizado @;"Ninguno"
como el valor de la propiedad Formato (Format) del control. El símbolo @ hace que se muestre el texto del
campo; la segunda sección hace que aparezca la palabra "Ninguno" cuando haya una cadena de longitud
cero o un valor Nulo en el campo.
Puede utilizar los siguientes símbolos en formatos personalizados para cualquier tipo de datos.
Símbolo
Significado
(espacio)
Muestra espacios como caracteres literales.
"ABC"
Muestra todo el contenido de las comillas tipográficas como caracteres literales.
!
Realiza la alineación a la izquierda en lugar de la alineación a la derecha.
*
Rellena el espacio disponible con el siguiente carácter.
\
Muestra el siguiente carácter como un carácter literal. También puede mostrar caracteres
literales incluyéndolos entre comillas tipográficas.
[color]
Muestra los datos con el color especificado entre los corchetes. Colores disponibles: Negro, Azul,
Verde, Aguamarina, Rojo, Fucsia, Amarillo, Blanco.
No puede mezclar los símbolos de formato personalizados para los tipos de datos Numérico y Moneda con
los símbolos de formato de los campos Fecha/Hora, Sí/No, o Texto y Memo.
Máscara de entrada
Puede utilizar la propiedad MáscaraDeEntradapara facilitar la entrada de datos y para controlar los valores
que los usuarios pueden introducir en un control de cuadro de texto.
La propiedad MáscaraDeEntrada (InputMask) puede contener hasta tres secciones separadas por signos
de punto y coma (;).
Sección
Descripción
Primera
Especifica la máscara de entrada propiamente dicha, por ejemplo, !(999) 999-9999. Para ver una
lista de los caracteres que puede utilizar para definir la máscara de entrada, vea la tabla
siguiente.
Segunda
Especifica si Microsoft Access almacena los caracteres de visualización literales en la tabla al
introducir datos. Si utiliza 0 para esta sección, todos los caracteres de visualización literales (por
ejemplo, el paréntesis de una máscara de entrada de un número de teléfono) se almacenan con
el valor; si introduce 1 o deja esta sección en blanco, sólo se almacenan los caracteres
introducidos en el control.
Tercera
Especifica el carácter que Access muestra para el espacio en el que el usuario debe escribir un
carácter en la máscara de entrada. Para esta sección puede utilizar cualquier carácter; para
mostrar una cadena en blanco, utilice un espacio entre comillas (" ").
Puede definir una máscara de entrada mediante los siguientes caracteres.
Carácter
Descripción
0
Dígito (0 a 9, entrada obligatoria, signos más [+] y menos [–] no permitidos).
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 61 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
9
Dígito o espacio (entrada no obligatoria, signos más y menos no permitidos).
#
Dígito o espacio (entrada no obligatoria; los espacios se muestran en blanco en el modo Edición,
pero se eliminan cuando se guardan los datos; signos más y menos permitidos).
L
Letra (A a Z, entrada obligatoria).
?
Letra (A a Z, entrada opcional).
A
Letra o dígito (entrada obligatoria).
a
Letra o dígito (entrada opcional).
&
Cualquier carácter o un espacio (entrada obligatoria).
C
Cualquier carácter o un espacio (entrada opcional).
.,:;-/
Marcador de posición decimal y separadores de miles, hora y fecha (el carácter depende del
valor del cuadro de diálogo Propiedades de Configuración regional en el Panel de control de
Windows).
<
Hace que todos los caracteres se conviertan a minúsculas.
>
Hace que todos los caracteres se conviertan a mayúsculas.
!
Hace que la máscara de entrada se muestre de derecha a izquierda, en lugar de mostrarse de
izquierda a derecha. Los caracteres introducidos en la máscara siempre se rellenan de izquierda
a derecha. Puede incluir el signo de exclamación en cualquier lugar de la máscara de entrada.
\
Hace que el carácter siguiente se muestre como un carácter literal (por ejemplo, \A se muestra
sólo como A).
Título
Puede usar la propiedad Título para proporcionar información útil al usuario mediante de títulos sobre los
objetos en distintas vistas:
Los títulos de campos especifican el texto de las etiquetas adjuntas a los controles creados al arrastrar un
campo desde la lista de campos, y sirven como encabezados de columna para los campos en la vista Hoja
de datos de una tabla o consulta.
Los títulos de formularios especifican el texto que aparece en la barra de título en la vista formulario.
Los títulos de informes especifican el título del informe en la Vista preliminar.
Valor predeterminado
Puede utilizar la propiedad Valor Predeterminado para especificar un valor que se introduce
automáticamente en un campo cuando se crea un nuevo registro. Por ejemplo, en la tabla Direcciones
puede establecer el valor predeterminado del campo Ciudad a Nueva York. Cuando los usuarios agregan
un registro a la tabla, pueden aceptar este valor o introducir el nombre de una ciudad diferente.
Regla de validación y texto de validación
Puede utilizar la propiedad Regla de validación con el fin de especificar requisitos para los datos
introducidos en un registro, un campo o un control. Cuando se introducen datos que infringen el valor de la
propiedad Regla de validación, puede utilizar la propiedad Texto de validación para especificar el mensaje
que se mostrará al usuario.
Ejemplos de reglas de validación para campos:
Valor
de
validación
Regla
de Valor de Texto de validación
<>0
Introduzca un valor distinto de cero.
0 O >100
El valor debe ser 0 o mayor que 100.
Como "K???"
El valor debe constar de cuatro caracteres y comenzar por la letra K.
<#1/1/96#
La fecha debe ser anterior a 1996.
>=#1/1/97# Y <#1/1/98#
La fecha debe pertenecer al año 1997.
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 62 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
Requerido
Puede usar la propiedad Requerido para especificar si es necesario que exista un valor en un campo. Si el
valor de esta propiedad es Sí, al introducir datos en un registro deberá especificar un valor en el campo en
cualquier control dependiente del mismo, y además el valor no podrá ser Nulo.
Permitir longitud cero
Puede usar la propiedad Permitir longitud cero para especificar si una cadena de longitud cero (" ") es una
entrada válida para un campo de una tabla.
Uso de índices
Puede usar la propiedad Indexado para establecer un índice de un solo campo. Los índices hacen que las
consultas basadas en los campos indexados sean más rápidas, y también aceleran las operaciones de
ordenación y agrupación. Por ejemplo, si busca empleados basándose en un campo llamado Apellidos,
puede crear un índice para este campo para hacer más rápida la búsqueda.
Valores
La propiedad Indexado puede tener los valores siguientes:
Valor
Descripción
No
(Predeterminado) Sin índice.
Sí (Con duplicados)
El índice admite valores duplicados.
Sí (Sin duplicados)
El índice no admite valores duplicados.
Sólo puede establecer esta propiedad en la sección Propiedades del campo de la vista Diseño de la tabla.
Puede establecer un índice de un solo campo estableciendo la propiedad Indexado en la sección
Propiedades del campo de la vista Diseño de tabla. Para establecer índices formados por varios campos,
abra la ventana Índices haciendo clic en el comando Índices del menú Ver.
Si agrega un índice de un solo campo en la ventana Índices, Microsoft Access establecerá Sí en la
propiedad Indexado de ese campo.
Crear un índice para encontrar y ordenar registros más rápidamente
Un índice ayuda a Microsoft Access a encontrar y ordenar registros de forma más rápida. Microsoft Access
utiliza los índices de una tabla como se utiliza un índice de un libro: para encontrar datos, busca la
posición de los datos en el índice. Puede crear índices basados en un campo único o en campos múltiples.
Los índices de campos múltiples permiten distinguir entre registros en los que el primer campo puede
tener el mismo valor.
Decidir qué campos indizar
Es probable que desee indizar campos que busca frecuentemente, campos que ordena o campos que
combina con campos de otras tablas de consultas. No obstante, los índices pueden ralentizar algunas
consultas de acciones, como las consultas de datos anexados, cuando deban actualizarse los índices de
muchos campos para realizar estas operaciones.
La clave principal de una tabla se indiza automáticamente y no es posible indizar un campo cuyo tipo de
datos sea Memo, Hipervínculo u Objeto OLE. Para otros campos, debe considerar la indización de un
campo si se dan las siguientes condiciones:
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 63 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
El tipo de datos del campo es Texto, Numérico, Moneda o Fecha/Hora.
Ha previsto buscar valores almacenados en el campo.
Ha previsto ordenar los valores del campo.
Ha previsto almacenar muchos valores diferentes en el campo. Si muchos de los valores del campo son
iguales, es posible que el índice no acelere las consultas de forma significativa.
Índices de campos múltiples
Si cree que buscará u ordenará frecuentemente dos o más campos a la vez, puede crear un índice para
esa combinación de campos. Por ejemplo, si suele establecer criterios para los campos Apellidos y
Nombre de la misma consulta, tiene sentido crear un índice de campos múltiples en ambos campos. Al
ordenar una tabla por un índice de campos múltiples, Microsoft Access ordena primero por el primer
campo definido para el índice. Si existen registros que duplican los valores del primer campo, Microsoft
Access ordena a continuación por el segundo campo definido para el índice, etc.
Crear un índice de campo único
Abra una tabla en la vista Diseño.
En la parte superior de la ventana, seleccione el campo en el que desea crear un índice.
En la parte inferior de la ventana, haga clic en el cuadro de la propiedad Indexado y seleccione Sí (Con
duplicados) o Sí (Sin duplicados).
Seleccione la opción Sí (Sin duplicados) si desea asegurarse de que no existan dos registros con los
mismos datos en este campo.
Crear un índice de campos múltiples
Abra la tabla en la vista Diseño.
Haga clic en Índices en la barra de herramientas.
En la primera fila en blanco de la columna Nombre del índice, escriba el nombre para el índice. Puede
nombrar el índice según el nombre de uno de los campos de índice o utilizar algún otro nombre apropiado.
En la columna Nombre del campo, haga clic en la flecha y seleccione el primer campo para el índice.
En la siguiente fila de la columna Nombre del campo, seleccione el segundo campo para el índice (deje la
columna Nombre del índice en blanco en esa fila). Repita este paso hasta haber seleccionado todos los
campos que desea incluir en este índice. Puede utilizar hasta 10 campos.
Compresión Unicode (Comprimir los datos en un campo Texto, Memo o Hipervínculo)
Microsoft Access 2000 utiliza el esquema de codificación de caracteres Unicode para representar los datos
en un campo Texto, Memo o Hipervínculo. En Unicode, cada carácter viene representado por dos bytes en
lugar
de
un
único
byte.
Un esquema de codificación que almacena cada carácter en un byte le limita a una sola página de
códigos: un conjunto numerado que contiene un máximo de 256 caracteres. Sin embargo, Unicode puede
admitir un máximo de 65.536 caracteres, pues representa cada carácter con dos bytes. Por ello, los datos
de un campo Texto, Memo o Hipervínculo requieren un mayor espacio de almacenamiento que en
versiones
anteriores
de
Access.
Puede compensar este efecto de la representación de caracteres de Unicode y asegurar un óptimo
funcionamiento estableciendo la propiedad Unicode Compression del campo a Sí. Esta es la opción
predeterminada cuando crea un nuevo campo Texto, Memo o Hipervínculo. Cuando la propiedad Unicode
Compression de un campo está establecida a Sí, los caracteres cuyo primer byte es 0 se comprimen al
almacenarse y se descomprimen al recuperarse. Dado que el primer byte de un carácter latino
(perteneciente a un idioma de Europa Occidental, como el inglés, español o alemán) es siempre 0, la
representación de caracteres de Unicode no afecta al espacio de almacenamiento necesario para datos
comprimidos
cuando
éstos
estén
formados
exclusivamente
por
caracteres
latinos.
Se puede almacenar en un solo campo cualquier combinación de caracteres admitida por Unicode. Sin
embargo, si el primer byte de un carácter particular no es 0, ese carácter no se comprimirá.
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 64 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
Nota: Los datos de un campo Memo no se comprimen a menos que requiera 4.096 bytes
o menos de espacio de almacenamiento tras la compresión. Por ello, puede que el
contenido de un campo Memo se comprima en un registro, pero no se comprima en otro
registro.
Caracteres comodín
Carácter(es) en modelo
Coincide con expresión
?
Cualquier carácter
*
Cero o más caracteres
#
Cualquier número (0 – 9)
[listacaracteres]
Cualquier carácter que esté en listacaracteres
[!listacaracteres]
Cualquier carácter que no esté en listacaracteres
Inmovilizar y liberar columnas en la vista Hoja de datos
Puede inmovilizar una o más de las columnas de una hoja de datos para que sean las que se encuentran
más a la izquierda y sean visibles en todo momento sin importar a dónde se desplace.
Abra una tabla, consulta o formulario en la vista Hoja de Datos.
Seleccione las columnas que desee inmovilizar. Para seleccionar la columna, haga clic en el selector de
campo de esa columna. Para seleccionar más de una de las columnas, haga clic en el selector de campo
de dichas columnas y sin liberar el botón del mouse, arrastre éste para extender la selección.
Para inmovilizar las columnas seleccionadas, haga clic en Inmovilizar columnas en el menú Formato. Para
liberar todas las columnas, haga clic en Liberar todas las columnas en el menú Formato.
¿Qué es una expresión?
Las expresiones son un componente fundamental de numerosas operaciones en Microsoft Access. Una
expresión es una combinación de símbolos (identificadores, operadores y valores) que produce un
resultado.
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 65 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
Por ejemplo, puede utilizar la expresión siguiente en un control de un formulario o de un informe para
mostrar la suma de los valores de los controles Subtotal y Transporte:
= [Subtotal] + [Transporte]
Éstos son algunos ejemplos de operaciones comunes en las que se utilizan expresiones:
Establecer una propiedad que define un control calculado, establecer una regla de validación o establecer
un valor predeterminado de un campo.
Introducir una expresión de criterio, crear un campo calculado o actualizar los registros de una consulta o
filtro.
Establecer una condición para realizar una acción o serie de acciones de una macro, o especificar
argumentos para varias acciones.
Especificar argumentos para funciones, instrucciones y métodos de procedimientos de Visual Basic para
aplicaciones.
Editar una consulta SQL en la vista SQL de la ventana Consulta o utilizar una instrucción SQL como valor
de una propiedad o como argumento.
Usar los operadores ! y . (punto) en las expresiones
Puede utilizar los operadores ! y . (punto) en un identificador para indicar el tipo de elemento que va
inmediatamente a continuación.
El operador ! indica que el elemento siguiente ha sido definido por el usuario (un elemento de una
colección). Por ejemplo, puede usar el operador ! para hacer referencia a un formulario abierto, a un
informe abierto o a un control de un formulario o informe abierto.
Identificador
Hace referencia a
Formularios![Pedidos]
El formulario abierto Pedidos
Informes![Factura]
El informe abierto Factura
Formularios![Pedidos]![IdPedido]
El control IdPedido del formulario abierto Pedidos
Operadores aritméticos
Si utiliza esta expresión
Microsoft Access presenta
=[Subtotal]+[Cargo]
La suma de los valores de los controles Subtotal y Cargo.
=[FechaRequerida]-[FechaEnviado]
La diferencia entre los valores de los controles FechaRequerida y
FechaEnviado.
=[Precio]*1.06
El producto del valor del control Precio y 1.06 (incrementa un 6 por ciento al
valor de Precio).
=[Cantidad]*[Precio]
El producto de los valores de los controles Cantidad y Precio.
=[TotalEmpleado]/[TotalPaís]
El cociente de los valores de los controles TotalEmpleado y TotalPaís
Operadores de comparación
El Operador de comparación debe ser uno de los siguientes: <, >, =, <=, >=, <>, Entre…y, Como, En.
Expresiones complejas
Una expresión compleja se crea combinando dos expresiones simples con los operadores Y u O. Una
expresión compleja tiene una del as siguientes formas:
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 66 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
Expresión
Simple
o
Expresión Simple O Expresión Simple
Y
Expresión
Simple
Una expresión compleja es total o parcialmente optimizable dependiendo de si una o ambas expresiones
simples son optimizables y de qué operador haya utilizado para combinarlas. Una expresión compleja es
optimizable estas cosas son verdaderas:
La expresión utiliza Y u O para unir dos criterios.
Ambos criterios están compuestos de expresiones optimizables simples.
Crear una consulta
A menudo, Microsoft Access puede crear automáticamente una consulta de modo que el usuario no tenga
que diseñar una desde cero.
Para crear una consulta con el fin de utilizarla como base de un formulario o informe, pruebe a utilizar los
asistentes para formularios o informes. Estos asistentes crean el formulario o el informe, y si está basado
en más de una tabla, también crean su instrucción SQL base. Si lo desea, puede guardar la instrucción
SQL como una consulta.
Para crear fácilmente consultas que desea ejecutar de forma independiente o en las que desea basar
varios formularios e informes, pruebe a utilizar uno de los asistentes para consultas. Los asistentes para
consultas realizan todo el trabajo básico automáticamente una vez obtenidas respuestas a una serie de
preguntas. Incluso aunque esté acostumbrado a crear consultas, tal vez desee utilizar un asistente para
diseñar rápidamente la consulta. A continuación, puede cambiar a la vista Diseño para personalizarla.
Para crear consultas sobre filtros que creó usando Filtro por formulario, Filtro por selección o Filtro por
entrada, guarde el filtro como una consulta.
Si ninguno de estos métodos satisface sus necesidades, puede crear la consulta desde cero en la vista
Diseño de la consulta.
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 67 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
Crear una consulta de selección sin un asistente
En la ventana Base de datos, haga clic en la ficha Consultas y, a continuación, haga clic en Nuevo.
En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Vista Diseño y, a continuación, elija Aceptar.
En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en la ficha que enumera los objetos con cuyos datos
desea trabajar.
Haga doble clic en el nombre de cada objeto que desea agregar a la consulta y, a continuación, haga clic
en Cerrar.
Si tiene varias tablas o consultas en la consulta, asegúrese de que están conectadas entre sí mediante
una línea de combinación, de modo que Microsoft Access sepa cómo está relacionada la información. Si
no están conectadas, cree usted mismo la línea de combinación.
Si las tablas o consultas están combinadas, puede cambiar el tipo de combinación para que afecte a qué
registros selecciona la consulta.
Agregue campos a la consulta arrastrando los nombres de los campos desde la lista de campos hasta la
cuadrícula de diseño
Mejore la consulta; para ello, introduzca criterios, agregue un orden, cree campos calculados, calcule la
suma, el promedio, la cuenta u otro tipo de total con los datos recuperados o modifique de otro modo el
diseño de la consulta.
Para guardar la consulta, haga clic en Guardar en la barra de herramientas. Escriba un nombre que siga
las reglas para nombrar objetos de Microsoft Access y elija Aceptar.
Para ver el resultado de la consulta, haga clic en Ver en la barra de herramientas.
Elementos de la ventana de diseño
Barra de título
Zona de datos
Cuadrícula QBE
Barra de separación
Barra de herramientas
La cuadrícula QBE se compone de cinco filas:
Campo: Indica los campos que se van a utilizar en la consulta.
Orden: Indica si el resultado de la consulta se va a presentar ordenado por algún campo y si dicha
clasificación será alfabética, numérica, etc.
Mostrar: Permite ocultar un campo para que no aparezca en el resultado de la consulta.
Criterios: Es la primera fila que se puede usar para indicar a Access cuál es nuestra consulta. La forma de
hacerlo es por medio de condiciones o criterios.
O: Esta fila, y las que están debajo de ella, también se utilizan para definir la consulta. Se llaman filas de
criterios o filas de condiciones.
Agregar campos a la consulta
En una consulta, agregue sólo aquellos campos cuyos datos desee visualizar, establecer con ellos los
criterios, agrupar por, actualizar u ordenar.
Abra la consulta en la vista Diseño, o abra un formulario u hoja de datos y presente la ventana Filtro u
orden avanzado.
En una consulta, asegúrese de que la lista de campos de la tabla o consulta que contiene los campos que
desea agregar aparece en la parte superior de la ventana. Puede agregar una tabla o consulta si la lista de
campos que necesita no está en la consulta.
Seleccione uno o más campos de la lista de campos y arrástrelos a las columnas de la cuadrícula.
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 68 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
Introducir criterios en una consulta
Abra una consulta en la vista Diseño o muestre la ventana Filtro u orden avanzado de una tabla, consulta
o formulario.
Haga clic en la primera celda Criterios del campo para el cual desea establecer criterios.
Escriba la expresión de los criterios directamente o mediante el Generador de expresiones.
Para introducir otra expresión en el mismo campo o en otro campo, sitúese en la celda Criterios apropiada
y escriba la expresión.
Ejecutar la consulta
Haga clic en Ejecutar en la barra de herramientas para ejecutar la consulta o seleccionando el comando
Ejecutar del menú Consulta.
Propiedades de las consultas
Las propiedades más importantes son:
Descripción: Sirve para describir la consulta.
Salida de todos los campos: Si activamos la opción Sí aparecerán todos los campos en la cuadrícula
QBE.
Valores superiores: Permite ver sólo los valores superiores de un campo. Si escribimos 10, de los
registros que cumplan los criterios, nos mostrará los 10 valores más altos.
Valores únicos: Sólo mostrará registros en que los valores de todos los campos sean únicos.
Registros únicos: muestra sólo los valores sin repetir.
Campos calculados
Campo definido en una consulta que presenta el resultado de una expresión en lugar de datos
almacenados. El valor se vuelve a calcular cada vez que cambia algún valor en la expresión. Un control
calculado es un control en un formulario o informe que presenta el resultado de una expresión en lugar de
datos almacenados. El nombre aparece antes de la expresión y va seguido por dos puntos. En una hoja
de datos, este nombre es el encabezado de la columna.
En el caso de cálculos personalizados, necesita crear un nuevo campo calculado directamente en la
cuadrícula de diseño. Para crear un campo calculado, escriba una expresión en una celda en blanco
Campo en la cuadrícula de diseño de la consulta.
La expresión puede constar de cálculos múltiples; por ejemplo, Suma([UnidadesEnExistencia]+
[UnidadesEnPedido]). También puede especificar los criterios por los que un campo calculado puede
afectar a los resultados del cálculo.
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 69 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
Crear un formulario
Puede crear un formulario usted solo o hacer que Microsoft Access cree un formulario automáticamente
mediante un Asistente para formularios. Un asistente acelera el proceso de creación de un formulario ya
que realiza automáticamente todo el trabajo básico. Cuando se utiliza un Asistente para formularios,
Microsoft Access solicita información y crea un formulario basado en las respuestas. Aunque tenga
experiencia en la creación de formularios, puede que desee utilizar un Asistente para formularios para
organizar rápidamente todos los controles en el formulario. A continuación, puede cambiar a la vista
Diseño para personalizar el formulario.
Si sólo desea crear un formulario sencillo de columna única, puede utilizar el botón Nuevo objeto.
En la ventana Base de datos, haga clic en la ficha Formularios.
Elija el botón Nuevo.
En el cuadro de diálogo Nuevo formulario, haga clic en vista Diseño.
Seleccione el nombre de la tabla o consulta que contiene los datos en los que desea basar el formulario.
Si el formulario no va a contener datos (por ejemplo, si desea crear un formulario para utilizarlo como
panel de control para abrir otros formularios o informes o si desea crear un cuadro de diálogo
personalizado), no seleccione nada en la lista.
Elija Aceptar.
Tipos de formularios
Columna simple: El formulario obtenido muestra todos los campos de un registro en una única columna.
Tabular: El formulario tiene la estructura de tabla: registros en fila y campos en columnas.
Gráfico: se abre el asistente para gráficos.
Principal/subformulario: asistente para usar varias tablas o consultas en un mismo formulario.
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 70 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
Automático: crea un formulario de columna simple sin preguntar nada al usuario.
Secciones de un formulario
Encabezado del formulario: Un encabezado de formulario muestra información que desea mostrar para
cada registro, como un título para el formulario o botones de comando que abren formularios relacionados
o llevan a cabo otras tareas. Los encabezados de formulario aparecen en la parte superior de la pantalla
en la vista Formulario y en la parte superior de la primera página una vez impresa.
Encabezado de página: Un encabezado de página muestra información tal como títulos, gráficos,
encabezados de columna o cualquier información que se desee en la parte superior de cada página
impresa. Los encabezados de página sólo aparecen en formularios impresos.
Sección Detalle: Una sección Detalle muestra registros. Puede mostrar un registro en la pantalla o página
o puede mostrar tantos como se pueden ajustar.
Pie de página: Un pie de página muestra información tal como la fecha, el número de página o cualquier
información que desee en la parte inferior de cada página impresa. Los pies de página sólo aparecen en
formularios impresos.
Pie del formulario: Un pie de formulario muestra información que desea mostrar para cada registro tal
como botones de comando instrucciones para usar el formulario. Los pies de formulario aparecen sólo en
la parte inferior de la pantalla en la vista Formulario o después de la última sección Detalle de la última
página una vez impresa.
Controles: Qué son y cómo funcionan
Toda la información de un formulario o informe está contenida en los controles. Los controles son objetos
de un formulario o informe que muestran datos, realizan acciones o decoran el formulario o el informe.
Microsoft Access incluye los siguientes tipos de controles, a los cuales se puede tener accesoa través del
cuadro de herramientas en la vista Diseño del formulario o en la vista Diseño del informe: cuadro de texto,
etiqueta, grupo de opciones, botón de opción, casilla de verificación, botón de alternar, cuadro combinado,
cuadro de lista, botón de comando, imagen, marco de objeto dependiente, marco de objeto independiente,
subformulario/subinforme, salto de página, línea, rectángulo y controles personalizados ActiveX.
Los controles pueden ser dependientes, independientes o calculados. Un control dependiente está unido a
un campo de una tabla o consulta base. Los controles dependientes se utilizan para mostrar, introducir y
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 71 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
actualizar valores de los campos de la base de datos. Un control calculado utiliza una expresión como
origen de los datos. Una expresión puede utilizar datos de un campo de una tabla o consulta base de un
formulario o informe o bien datos de otro control del formulario o informe. Un control independiente no
tiene un origen de los datos. Puede utilizar los controles independientes para mostrar información, líneas,
rectángulos e imágenes.
Etiquetas: El usuario utiliza etiquetas en un formulario o informe para presentar texto de tipo descriptivo,
como títulos, rótulos o breves instrucciones.
Cuadro de texto: Los cuadros de texto se utilizan en un formulario o informe para presentar los datos de
una tabla, consulta o instrucción SQL.
Grupo de opciones: Puede utilizar un grupo de opciones en un formulario o informe para presentar un
conjunto limitado de alternativas. Un grupo de opciones hace fácil seleccionar un valor, ya que sólo tiene
que hacer clic en el valor que desee. Sólo se puede elegir una opción cada vez de entre un grupo de
opciones.
Botón de opción: Puede utilizar un botón de opción en un formulario como un control individual para
presentar un valor Sí/No de una tabla, consulta o instrucción SQL base.
Casilla de verificación: Puede utilizar una casilla de verificación en un formulario o informe como un
control individual para presentar un valor Sí/No de una tabla, consulta o instrucción SQL base.
Botón de alternar: Puede utilizar un botón de alternar en un formulario como un control individual para
presentar un valor Sí/No de una tabla, consulta o instrucción SQL base.
Cuadros combinados: En muchos casos, es más rápido y fácil seleccionar un valor de una lista que
recordar un valor para teclearlo. Con un cuadro combinado, puede hacer una de las dos cosas sin utilizar
demasiado espacio en un formulario. Un cuadro combinado es como un cuadro de texto y un cuadro de
lista combinados.
Cuadros de lista: En muchos casos, es más rápido y fácil seleccionar un valor de una lista que recordar
un valor para teclearlo. Una lista de posibilidades ayuda también a asegurar que el valor que se ha
introducido en el campo es correcto.
Botón de comando: Un botón de comando se utiliza en un formulario para iniciar una acción o un
conjunto de acciones.
Subformularios: Un subformulario es un formulario dentro de un formulario. El formulario primario se
llama formulario principal y el formulario dentro del formulario se llama subformulario.
Marco de objeto independiente: Inserta un marco para incluir un objeto OLE no dependiente del
contenido de un campo.
Marco de objeto dependiente: Inserta un marco en el que se incluirá un valor de un campo OLE
determinado.
Línea: Inserta una línea en el formulario.
Rectángulo: Inserta un rectángulo.
Salto de página: Inserta un salto de página.
Control ficha: Puede utilizar un control ficha para presentar varias páginas de información como un solo
conjunto de información.
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 72 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
¿Qué es una hoja de propiedades?
En Microsoft Access se utilizan las propiedades para determinar las características de las tablas,
consultas, campos, formularios e informes. Cada control de un formulario o informe tiene también
propiedades. Las propiedades del control determinan su estructura, aspecto y comportamiento, así como
las características del texto o los datos que contiene. Las propiedades se establecen mediante la hoja de
propiedades.
Acerca de las relaciones de una base de datos
Una vez creadas tablas diferentes para cada tema de la base de datos, necesita una forma de indicarle a
Microsoft Access cómo debe volver a combinar esa información. El primer paso de este proceso es definir
relaciones entre las tablas. Una vez realizada esta operación, puede crear consultas, formularios e
informes
para
mostrar
información
de
varias
tablas
a
la
vez.
Una relación hace coincidir los datos de los campos clave (normalmente un campo con el mismo nombre
en ambas tablas). En la mayoría de los casos, estos campos coincidentes son la clave principal de una
tabla, que proporciona un identificador único para cada registro, y una clave externa de la otra tabla.
Relación uno a varios
La relación uno a varios es el tipo de relación más común. En este tipo de relación, un registro de la Tabla
A puede tener muchos registros coincidentes en la Tabla B, pero un registro de la Tabla B sólo tiene un
registro coincidente en la Tabla A.
Relación varios a varios
En una relación varios a varios, un registro de la Tabla A puede tener muchos registros coincidentes en la
Tabla B y viceversa. Este tipo de relación sólo es posible si se define una tercera tabla (denominada tabla
de unión) cuya clave principal consta de al menos dos campos: las claves externas de las Tablas A y B.
Relación uno a uno
En una relación uno a uno, cada registro de la Tabla A sólo puede tener un registro coincidente en la Tabla
B y viceversa. Este tipo de relación no es habitual, debido a que la mayoría de la información relacionada
de esta forma estaría en una sola tabla.
Definir relaciones
Para definir una relación, es necesario agregar a la ventana Relaciones las tablas que se desea relacionar
y, a continuación, arrastrar el campo clave de una tabla y colocarlo en el campo clave de la otra tabla.
El tipo de relación que crea Microsoft Access depende de cómo están definidos los campos relacionados.
Se crea una relación uno a varios si uno de los campos relacionados es una clave principal o tiene un
índice
único.
Se crea una relación uno a uno si ambos campos relacionados son claves principales o tienen índices
únicos.
Una relación varios a varios es, en realidad, dos relaciones uno a varios con una tercera tabla cuya clave
principal consta de dos campos: las claves externas de las otras dos tablas.
Imprimir la ventana Relaciones
En una base de datos de Microsoft Access, puede utilizar el asistente para imprimir relaciones con el fin de
crear un informe que muestre las relaciones según aparecen en la ventana Relaciones.
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 73 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
1. Abra la base de datos de Access cuyas relaciones desea imprimir.
2. En el menú Herramientas, haga clic en Relaciones para abrir la ventana Relaciones.
3. En el menú Archivo, haga clic en Imprimir relaciones.
¿Qué es la integridad referencial?
La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Microsoft Access para garantizar que las
relaciones entre los registros de tablas relacionadas son válidas y que no se eliminan ni modifican
accidentalmente datos relacionados. Puede establecer la integridad referencial cuando se cumplen todas
las condiciones siguientes:
El campo coincidente de la tabla principal es una clave principal o tiene un índice único.
Los campos relacionados tienen el mismo tipo de datos. Existen dos excepciones: un campo
Autonumérico puede estar relacionado con un campo Numérico con la propiedad Tamaño del campo
establecida a Entero largo, y un campo Autonumérico con la propiedad Tamaño del campo establecida a
Id. de réplica puede estar relacionado con un campo Numérico con la propiedad Tamaño del campo
establecida
a
Id.
de
réplica.
Ambas tablas pertenecen a la misma base de datos de Microsoft Access.
Cuando se exige la integridad referencial, deben observarse las reglas siguientes:
No puede introducir un valor en el campo de clave externa de la tabla relacionada que no exista en la
clave
principal
de
la
tabla
principal.
No puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros coincidentes en una tabla
relacionada.
No puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese registro tiene registros
relacionados.
Si desea que Microsoft Access exija esas reglas para una relación, seleccione la casilla de verificación
Exigir integridad referencial al crear la relación. Si se exige la integridad referencial e infringe una de las
reglas con las tablas relacionadas, Microsoft Access muestra un mensaje y no permite el cambio.
Puede anular las restricciones sobre la eliminación o la modificación de registros relacionados y aún así
conservar la integridad referencial mediante la activación de las casillas de verificación Actualizar en
cascada los campos relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados. Cuando la casilla de
verificación Actualizar en cascada los campos relacionados está activada, el cambio de un valor de clave
principal en la tabla principal actualiza automáticamente el valor coincidente en todos los registros
relacionados. Cuando la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros relacionados está
activada, la eliminación de un registro en la tabla principal elimina todos los registros relacionados en la
tabla relacionada.
¿Qué es una consulta de parámetros y cuándo se usa?
Una consulta de parámetros es una consulta que, cuando se ejecuta, muestra su propio cuadro de diálogo
que solicita información, como por ejemplo criterios para recuperar registros o un valor que desea insertar
en un campo. Puede diseñar la consulta para que solicite más de un dato; por ejemplo, puede diseñarla
para que solicite dos fechas.
Crear una consulta de parámetros
Una consulta de parámetros muestra uno o más cuadros de diálogo predefinidos que le solicitarán el valor
del parámetro (criterio). También puede crear un cuadro de diálogo personalizado que solicite los
parámetros de la consulta.
Cree
una
consulta
de
selección
o
de
referencias
cruzadas.
En la vista Diseño de la consulta, arrastre los campos desde la lista de campos de la consulta a la
cuadrícula
de
diseño
de
la
consulta.
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 74 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
En la celda Criterios, para cada campo que desee utilizar como parámetro, escriba el texto a solicitar entre
corchetes. Microsoft Access mostrará este texto cuando se ejecute la consulta.
¿Qué es una consulta de acción y cuándo se usa?
Una consulta de acción es una consulta que realiza cambios a muchos registros en una sola operación.
Existen cuatro tipos de consultas de acción: de eliminación, de actualización, de datos anexados y de
creación de tabla.
Consulta de eliminación
Elimina un grupo de registros de una o más tablas. Por ejemplo, puede utilizar una consulta de eliminación
para quitar productos que ya no se fabrican o de los que no hay pedidos. Con las consultas de eliminación,
siempre se eliminan registros enteros, no sólo campos seleccionados dentro de los registros.
Consulta de actualización
Realiza cambios globales a un grupo de registros de una o más tablas. Por ejemplo, puede aumentar los
precios un 10 por ciento para todos los productos lácteos o bien puede aumentar los sueldos un 5 por
ciento al personal de una determinada categoría. Con una consulta de actualización, puede cambiar los
datos de las tablas existentes.
Consulta de datos anexados
Agrega un grupo de registros de una o más tablas al final de una o más tablas. Por ejemplo, supongamos
que consigue nuevos clientes y una base de datos que contiene una tabla con información acerca de estos
clientes. Para evitar tener que escribir toda esta información, desea anexarla a la tabla Clientes. Las
consultas de datos anexados también son útiles para:
Anexar campos basados en criterios. Por ejemplo, es posible que desee anexar sólo los nombres y las
direcciones
de
los
clientes
con
pedidos
de
un
tamaño
considerable.
Anexar registros cuando algunos de los campos de una tabla no existe en la otra tabla. Una consulta de
datos anexados anexará los datos de los campos coincidentes e ignorará el resto.
Consulta de creación de tabla
Crea una tabla nueva a partir de todos o de parte de los datos de una o más tablas. Las consultas de
creación de tabla son útiles para:
Crear una tabla para exportar a otras bases de datos de Microsoft Access.
Crear informes que muestren datos de un determinado momento en el tiempo.
Realizar
una
copia
de
seguridad
de
una
tabla.
Crear una tabla histórica que contenga registros antiguos. Por ejemplo, puede crear una tabla que
almacene todos los pedidos antiguos antes de eliminarlos de la tabla Pedidos actual.
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 75 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
Informes
Su misión es parecida a la de los formularios, con la diferencia de que están orientados a producir
informes impresos y no en pantalla. Puesto que su misión es presentar datos, por tanto no se pueden
utilizar los informes para modificar los datos. Esta es la principal diferencia entre los informes y los
formularios.
Tipos de informe: Columna simple, grupos/totales, resumen, tabular, automático y etiquetas postales.
Crear un informe
Puede crear un informe usted mismo o hacer que Microsoft Access cree un informe automáticamente
mediante un Asistente para Informes. Un asistente para informes acelera el proceso para crear un informe
ya que hace todo el trabajo básico en su lugar. Cuando usa un asistente para informes, éste le pide
información y crea un informe basado en sus respuestas.
En
la
ventana
Base
de
datos,
haga
clic
en
la
ficha
Informes.
Haga
clic
en
Nuevo.
En
el
cuadro
de
diálogo
Nuevo
Informe,
haga
clic
en
Vista
diseño.
Elija el nombre de la tabla o consulta que contiene los datos en los que desea basar el informe. (Si desea
un
informe
independiente,
no
seleccione
nada
de
esta
lista)
Haga clic en Aceptar.
Crear un informe con un asistente
En
la
ventana
Base
de
datos,
haga
clic
en
la
ficha
Informes.
Elija
Nuevo.
En el cuadro de diálogo Nuevo Informe, elija el asistente que desea utilizar. Una descripción del asistente
aparece
en
el
lado
izquierdo
del
cuadro
de
texto.
Elija la tabla o consulta que contiene los datos en los que desea basar su informe.
Nota: Microsoft Access utiliza esa tabla o consulta como el origen de datos predeterminada para el
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 76 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
informe. Sin embargo, puede cambiar el origen de datos del asistente y seleccionar campos de otras
tablas
y
consultas.
Haga clic en Aceptar.
Páginas de acceso a datos: definición y funcionamiento
Una página de acceso a datos es un tipo especial de página Web diseñada para ver datos y trabajar con
ellos desde Internet o desde una intranet; los datos están almacenados en una base de datos de Microsoft
Access o en una base de datos de Microsoft SQL Server. La página de acceso a datos también puede
incluir datos de otros orígenes como, por ejemplo, Microsoft Excel.
Diseñar diferentes tipos de páginas de acceso a datos
Puede diseñar páginas de acceso a datos en la vista Diseño de página de Microsoft Access. La página es
un archivo independiente que se almacena fuera de Microsoft Access; sin embargo, cuando se crea el
archivo, Microsoft Access agrega automáticamente un acceso directo al archivo en la ventana Base de
datos. El diseño de páginas de acceso a datos es similar al diseño de formularios e informes; se pueden
utilizar elementos tales como una lista de campos, el cuadro de herramientas, controles, el cuadro de
diálogo Ordenar y agrupar, etc. Sin embargo, hay algunas diferencias importantes en el modo de diseñar
e interactuar con páginas de acceso a datos en contraposición con formularios e informes. El modo de
diseñar la página dependerá de cuál vaya a ser su utilización:
• Informe interactivo: Este tipo de página de acceso a datos se utiliza con frecuencia para consolidar y
agrupar información almacenada en la base de datos, y para publicar posteriormente resúmenes de los
datos. Por ejemplo, una página puede publicar la evolución de las ventas para cada una de las regiones
en que se estén realizando actividades comerciales. La utilización de indicadores de expansión, permite
pasar de un resumen general de la información como, por ejemplo, una lista de todas las regiones y sus
totales de ventas combinados, a los detalles específicos de ventas individuales en cada región. Aunque la
página de acceso a datos también puede proporcionar botones de barra de herramientas para ordenar y
filtrar los datos, no se pueden modificar datos en este tipo de página.
• Entrada de datos: Este tipo de página de acceso a datos se utiliza para ver, agregar y modificar
registros.
• Análisis de datos: Este tipo de página de acceso a datos puede incluir listas de tabla dinámica, que son
similares a los formularios de tabla dinámica de Microsoft Access o a los informes de tabla dinámica de
Microsoft Excel; esto permite reorganizar los datos para analizarlos de diferentes maneras. La página
puede contener un gráfico que se podría utilizar para analizar tendencias, detectar modelos y comparar
datos en la base de datos en uso. Asimismo, la página puede contener una hoja de cálculo en la que se
podrían especificar y modificar datos, y utilizar fórmulas para realizar cálculos al igual que en Microsoft
Excel.
Utilizar páginas de acceso a datos en Internet Explorer
Una página de acceso a datos está conectada directamente a una base de datos. Cuando los usuarios
muestran la página de acceso a datos en Microsoft Internet Explorer, están viendo su propia copia de la
página. Esto significa que las operaciones de filtrar y ordenar, así como los cambios que se efectúen en la
forma de presentar los datos, incluidos los cambios que se realicen en una lista de tabla dinámica o en una
hoja de cálculo, sólo afectarán a las respectivas copias de la página de acceso a datos. Sin embargo, los
cambios que se efectúen en los propios datos como, por ejemplo, modificar valores, y agregar o eliminar
datos, se almacenarán en la base de datos principal y, por lo tanto, estarán disponibles para todos los
usuarios que estén viendo la página de acceso a datos.
Los usuarios pueden obtener ayuda sobre cómo trabajar con la página en Internet Explorer haciendo clic
en el botón de ayuda situado en la barra de herramientas de exploración de registros. El archivo de ayuda
que se muestra se incluye automáticamente con cualquier página de acceso a datos publicada con una
barra de herramientas de exploración de registros. Si elimina la barra de herramientas de exploración de
registros o si deshabilita el botón de ayuda incluido en la misma, debe proporcionar instrucciones para los
usuarios que vayan a utilizar la página.
Nota: Para ver y trabajar con la página de acceso a datos en Internet o en una intranet, los usuarios
necesitan tener Microsoft Internet Explorer 5 y una licencia para utilizar Microsoft Office 2000.
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 77 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
Utilizar páginas de acceso a datos en Microsoft Access
También se puede trabajar con una página de acceso a datos en la vista Página de Microsoft Access. Las
páginas de acceso a datos pueden ser un complemento de los formularios e informes que se utilizan en la
aplicación de base de datos en uso. A la hora de decidir si se diseña una página de acceso a datos, un
formulario o un informe, conviene tener en cuenta las tareas que se desean ejecutar.
Se puede obtener ayuda sobre cómo trabajar con la página en la vista Página haciendo clic en el botón de
ayuda situado en la barra de herramientas de la vista Página para mostrar la Ayuda de Access. Si se
hace clic en el botón de ayuda de una barra de herramientas de exploración de registros situada en la
página, se mostrará la Ayuda para trabajar con la página en Internet Explorer. Como se ha indicado
anteriormente, este archivo de ayuda se incluye automáticamente con cualquier página de acceso a datos
publicada con una barra de herramientas de exploración de registros. Se puede eliminar el botón de ayuda
en las páginas que se utilicen exclusivamente en Access, o se puede modificar el botón para proporcionar
Ayuda personalizada.
Crear una página de acceso a datos mediante Autopágina
Autopágina crea una página de acceso a datos que contiene todos los campos (excepto los campos que
almacenan imágenes) y registros en la tabla, consulta o vista base.
1. En la ventana Base de datos, bajo la sección Objetos, haga clic en Páginas.
2. Haga clic en el botón Nuevo, en la barra de herramientas de la ventana Base de datos.
3. En el cuadro de diálogo Nueva página de acceso a datos, haga clic en Autopágina: en columnas. En
la página de acceso a datos terminada, cada campo aparecerá en una línea diferente con una etiqueta a
su izquierda.
4. Haga clic en la tabla, consulta o vista que contiene los datos en los que desea basar la página.
5. Haga clic en Aceptar.
Si la página obtenida no tiene el aspecto deseado, puede modificar la página en la vista Diseño.
Notas:
• Microsoft Access aplica el tema predeterminado a la página. Si no se ha establecido un tema
predeterminado, Access utiliza el tema Contorno recto.
• Cuando se crea una página mediante Autopágina, Microsoft Access guarda automáticamente la página
como un archivo HTML en la carpeta actual, y agrega un acceso directo a la página en la ventana Base de
datos. Sitúe el puntero sobre el acceso directo en la ventana Base de datos para mostrar la ruta de acceso
al archivo.
Crear una página de acceso a datos mediante un asistente
1. En la ventana Base de datos , bajo la sección Objetos , haga clic en Páginas.
2. Haga clic en el botón Nuevo, en la barra de herramientas de la ventana Base de datos.
3. En el cuadro de diálogo Nueva página de acceso a datos, haga clic en Asistente para páginas.
4. Haga clic en el nombre de la tabla, consulta o vista que incluye los datos en los que desea basar la
página de acceso a datos.
Nota: No es necesario que realice ahora este paso. Puede especificar los orígenes de registros para la
página en el asistente.
5. Haga clic en Aceptar.
6. Siga las indicaciones de los cuadros de diálogo del asistente.
Si la página obtenida no tiene el aspecto deseado, puede modificar la página en la vista Diseño.
Nota: Cuando se crea una página mediante un asistente, Microsoft Access guarda automáticamente la
página como un archivo HTML en la carpeta actual, y agrega un acceso directo a la página en la ventana
Base de datos. Sitúe el puntero del mouse (ratón) sobre el acceso directo en la ventana Base de datos
para mostrar la ruta de acceso al archivo.
Incorporar una página Web existente a una página de acceso a datos
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 78 de 79
LEAR
Gestión y control de Rechazos
Corporation
1. En la ventana Base de datos, bajo la sección Objetos , haga clic en Páginas.
2. Haga clic en el botón Nuevo, en la barra de herramientas de la ventana Base de datos.
3. En el cuadro de diálogo Nueva página de acceso a datos, haga clic en Página Web existente.
4. Haga clic en Aceptar.
5. En el cuadro de diálogo Buscar página Web, busque la página Web o archivo HTML que desea abrir.
6. Haga clic en Abrir.
Microsoft Access muestra la página en la vista Diseño, donde puede modificar la página.
Jaume Ucedo Dols
ETIG
Página 79 de 79