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 Excel Hell – Informe de un experto Por Chad Smith, Socio fundador del Demand Driven Institute Si usted ha leído mi serie llamada “Old Rules in New Tools Equal Really Expensive Poor Results” sabrá que el 95% de las empresas reportan que usan hojas de cálculo para mejorar su sistema de planeación de materiales de su ERP. Le pedí a un buen amigo, que conozco hace 20 años, que compartiera sus experiencias con el aumento de “soluciones” suplementarias y ad‐hoc de planeación que frecuentemente vemos en la mayoría de compañías que trabajan con MRP. Mi amigo no puede mencionar específicamente los productos que fabrica su empresa porque el mercado está dominado a nivel mundial por sólo dos jugadores (el trabaja uno de ellos). Las ventas de esta empresa están en el rango de USD100M‐USD500M al año. Conozca sus experiencias y quisiera saber si aplican a usted. Soy el gerente de una empresa fabricante de componentes de alta tecnología con sede en EE.UU. que suministra un sub‐ensamble a unos pocos grandes clientes en Asia (que fabrican un producto que se encuentra en la mayoría de los hogares del mundo industrializado). Compramos nuestras materias primas a nivel mundial y, aunque tenemos un proceso de manufactura muy largo y complejo, tenemos una cantidad relativamente pequeña productos terminados que hacemos para inventario (MTS). Mis responsabilidades incluyen la planeación, programación, y los inventarios intermedios de nuestra planta que alimenta nuestras operaciones de ensamble en EE.UU. y Asia. Tenemos un antiguo pero común sistema MRP. No creo que haya nada particularmente único en nuestro MRP (incluyendo el hecho que muy pocas personas en la empresa saben manejarlo y mucho menos entienden la lógica de planeación subyacente en el). Tal vez quisiéramos evitar trabajar por fuera del sistema, pero nuestra falta de experiencia combinada con deficiencias funcionales en el MRP nos han llevado a que terminemos en un ambiente de "Excel Hell" que ha evolucionado a lo largo de los años. No me malinterpreten, no estoy atacando a Excel. Lo NECESITAMOS. Como Gerente de Planeación, actualmente dependo de un mínimo 24 hojas de cálculo que actualizan y comunican por lo menos 20 personas diferentes, incluyendo (pero no solamente) lo siguiente: • Actualizaciones regionales (necesidades e inventarios) • Calculadora de partes (cuántas unidades de cada tipo de producto y cuándo esperamos contar con ellas) • Niveles de Inventario (y modelos de predicción de los niveles futuros) • Pronósticos (a corto, medio y largo plazo) • Planes de ensamble • Reportes detallados de planta (WIP, Flujos, Capacidad, Indicadores, etc.) • Planeación de entradas y salidas de productos • Generación de informes de desempeño Esta lista sólo destaca las hojas de cálculo de las que dependo, desde una perspectiva global de planeación, comunicación y ejecución. No tengo ni idea de cuántas muchas otras herramientas ad‐hoc adicionales son utilizadas a diario por los integrantes de mi equipo (incluso quienes dependen directamente mí) para hacer su trabajo. Odio admitirlo, pero aunque dependo en gran medida de estas más de 24 hojas de cálculo, sólo tengo un profundo entendimiento de los cálculos y la lógica de unas pocas de ellas. Si alguno de los administradores de hojas de cálculo saliera de la compañía, nos revolcaríamos para reinventar una nueva herramienta para llenar el vacío de información que se crearía. En algunos casos, las personas responsables de actualizar las hojas de cálculo no fueron quienes originalmente las crearon y, si eventualmente se dañan, la organización sufriría una pérdida. Tenemos cuidado de no jugar demasiado con ellas. ¿Qué significa trabajar en este entorno para mí como gerente? 1. Estamos en riesgo. Nosotros dependemos demasiado de las personas. Me siento perfectamente cómodo con la delegación y la alineación de la autoridad con la responsabilidad individual para que la gente haga su trabajo sin mi intervención. Sin embargo, no es responsable de tener "sistemas" que son totalmente dependientes de las personas. 2. Tenemos una estrategia incoherente. Cada persona que diseñó una hoja de cálculo que apoya nuestro sistema de planeación, lo hizo desde su perspectiva individual, su punto de vista y sus propias métricas. Ninguna hoja de cálculo utilizada, aunque es una pieza importante del rompecabezas, está interconectados a la lógica, algoritmos y los datos de las otras hojas de cálculo. Esto no permite desarrollar una estrategia coherente para lograr el mejor desempeño y para la toma de decisiones en la empresa como un todo. Irónicamente, nos hemos convencido a nosotros mismos de que funciona bien. 3. Sobrecarga en la comunicación. No podemos simplemente hacer nuestro trabajo. Tenemos que pasar un montón de tiempo revisando los detalles de (o en la consolidación) de otras hojas de cálculo como preparación necesaria para volver y actualizar nuestras propias hojas de cálculo que nos permiten hacer nuestro trabajo. 4. Sólo tenemos la información pertinente en el momento de las actualizaciones. En muchos casos, trabajamos con datos de (hasta) una semana de antigüedad hasta que se hace y se comunica una nueva actualización. Hay muchas cosas que cambian en el transcurso de una semana en nuestro entorno (oferta y demanda). 5. Costos. No tenemos el presupuesto para un nuevo MRP, ERP, o herramientas avanzadas de pronóstico, aunque no estoy del todo convencido de que cualquiera de ellos podría resolver el problema de todos modos. Pero ¿cuánto es el costo de todo el tiempo invertido en la construcción, mantenimiento y comunicación de las hojas de cálculo? El tiempo requerido en el mantenimiento también limita el tiempo que podemos invertir en el mejoramiento. Más aún, ¿cuánto es el costo de la falta de alineación estratégica de los gerentes? Los cambios de prioridad solo crean cambios costosos en la planta, costos de atención de urgencias, aumentos en el tiempo de flujo, y el aumento en los inventarios. En vista que trabajamos bajo MTS (Make to stock) y cambios rara vez afectan a nuestros clientes, ni siquiera asignamos una alta prioridad a la medición de estos impactos. ¿Qué he hecho históricamente para combatir los efectos negativos de este problema? He construido una nueva hoja de cálculo! Nos gustaría recibir sus comentarios. ¿Le suena familiar? Si le gustó este post, es posible que desee conocer la metodología Demand Driven MRP (DDMRP) presentada en la última edición de Orlicky´s Material Requirements Planning (Ptak y Smith, McGraw‐Hill, 2011). Demand Driven MRP es la siguiente generación de la lógica formal de planeación de cadenas de suministro en un entorno global más complejo y volátil. Jugadores globales como Unilever y Boeing están encontrando enormes ganancias en DDMRP sobre los enfoques convencionales de planeación. También puede visitar el sitio www.demanddrivenmrp.com, en el que podrá descargar artículos, podcasts y videos sobre el tema.