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La Gestión del Documento
Electrónico y el cumplimiento
de la Ley 39/2015
Palma de Mallorca, 14 de Julio de 2016
CICLO DE VIDA DEL EXPEDIENTE Y DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO
Portal
notificaciones-e
El Consultor
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Firma Electrónica
Notificaciones
Registro de
Documentos
Gestión de expedientes electrónicos
ABSArchivo
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Documental
Gestión
Documental
(AlfrescoDM)
Digitalización y
Compulsa
Inicio
Archivo
electrónico
Módulo
(Alfresco RM) Archivo
Acuerdos y Resoluciones
Tramitación
Resolución
Notificación
Archivo
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COMPONENTES DE LA SOLUCIÓN
Expedientes
Acuerdos y Resoluciones
• Gestor de expedientes electrónicos.
• Gestión Sesiones Órganos Colegiados
• Registro de decretos.
• Confección Libros oficiales (actas/decretos).
• Módulo de Gestión Simplificada de
Expedientes.
• Catálogo de procedimientos y plantillas de
EL CONSULTOR (opcional)
Registro E/S
• Registro presencial y telemático de
documentos.
• Confección de Libros oficiales de registro
Sede-e
• Gestión de Oficina de Atención Ciudadana
• Firma biométrica (VidSigner)
• Sede Electrónica
ABSArchivo
• Gestión documental y de archivo electrónico.
Documentos
• Digitalización y compulsa de documentos.
• Portafirmas escritorio y móvil.
• Generación de copias auténticas.
Integraciones
• Integración con los servicios del ACCV,
@Firma.
• Previstas: TEU, SIR, Plataforma Intermediación.
Notificaciones
• Envío de notificaciones por canal postal y
electrónico.
La metodología
de ABSIS
OBJETIVOS DE LA METODOLOGÍA DE ABSIS
Trabajar con el expediente y el documento electrónico
como eje central, donde se asegure su idoneidad a
través de su clasificación documental y sus metadatos
de gestión y preservación.
Unificar la forma de trabajar bajo el concepto funcional
de un sistema de tramitación homogéneo de expediente
electrónico.
Entender el expediente como conjunto de documentos
electrónicos de un procedimiento, que debe ser único
para todos los trámites hasta su resolución
administrativa.
Firmar digitalmente toda la documentación generada
por la Entidad con las garantías legales exigidas por la
Ley 39/2015.
Permitir la gestión de todos los asuntos tratados en los
órganos de gobierno dando soporte a la gestión de la
parte resolutoria de los expedientes.
CLAVES DE ÉXITO
Por parte del Ayuntamiento
Por parte de ABSIS
EQUIPO DE TRABAJO CONJUNTO entre el Ayuntamiento y
ABSIS
Presentación / motivación
•Constituir un equipo de seguimiento y consecución de
los objetivos estratégicos.
•Tener personas de referencia, que permitan la toma de
decisiones.
REFERENTE INTERNO en el Ayuntamiento
• Persona clave y referente para el soporte a los usuarios,
la detección y priorización de necesidades con el apoyo
del equipo de Gobierno para la toma de decisiones.
COMUNICACIÓN interna del proyecto
•Impulsar la participación de todos los usuarios implicados.
•Trasladar la importancia de la ley 39/2015.
•Realizar sesiones de trabajo para analizar las
necesidades del Ayuntamiento.
•Captar el interés de los usuarios y gestionar con el
Ayuntamiento los cambios necesarios.
Sistema integrado de gestión
•Proveer al Ayuntamiento de las herramientas
informáticas necesarias para la implantación del
expediente electrónico simplificado.
Asistencia continua
•La asistencia continua de un consultor dedicado al
proyecto, garantizando el soporte, para asegurar la
implantación efectiva de la solución.
EL EXPEDIENTE Y EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO:
el centro de la metodología
Fase 2
Incorporación
de
documentación
Fase 1
Modelo de
gestión
documental
Fase 3
Tramitación del
Expediente
electrónico
Fase 4
Cierre y Archivo
Expediente y
Documento
electrónico
EL EXPEDIENTE Y EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO: el centro de la
metodología
Captar el interés
de los usuarios y
gestionar
expectativas
Obtener la
información
necesaria para
la ejecución del
proyecto
Fase 1
Modelo de gestión
documental
Configurar los
diferentes
módulos del
sistema
Fase 2
Incorporación de
documentación
• Recogida de datos de
la Entidad para
personalizar el
sistema
• Formación a usuarios
para el Registro y
Digitalización de
documentos.
• Activación inicial del
entorno con la
gestión documental.
• Activación de la
Firma Electrónica de
documentos.
Experimentar la
gestión del ciclo
de vida del
documento
electrónico
Asegurar la
correcta puesta
en marcha de
las soluciones
implantadas
Fase 3
Tramitación del
Expediente electrónico
• Formación para la
tramitación
electrónica de
expedientes con el
procedimiento
genérico simplificado.
• Formación para la
gestión de Acuerdos
y resoluciones
• Formación para la
gestión de las
Notificaciones
Consolidar y
mantener el
sistema
implantado
Fase 4
Cierre y Archivo
• Formación para el
Cierre y archivado
del expediente.
• Soporte a usuarios
para la puesta en
marcha.
¿Alguna pregunta?
Gracias por su atención
Álava 140-144
Planta 3, P.3
08018 Barcelona
Santa Engracia 151
Planta 7, Ofic. 1
28003 Madrid
T. 934 864 600
F. 901 022 783
T. 915 352 478
F. 901 022 783
[email protected]
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AbsisDeleg:
Lleida
Sevilla
Valencia
www.absis.es