Download 1. OBJETIVO Integrar contablemente en el software SIIGO la

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
GESTION FINANCIERA
PCA-05-P-04
VERSIÓN: 3.0
FECHA: 01/07/2014
PROCEDIMIENTO CONTABLE INTEGRACIÓN EN
EL SISTEMA ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
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1. OBJETIVO
Integrar contablemente en el software SIIGO la información generada por las áreas de
Contabilidad, Presupuesto, Almacén, Tesorería y Pagaduría, de tal forma que el registro de
los hechos económicos se refleje en la contabilidad, permitiendo el cierre contable y
elaboración de informes, de conformidad con el Plan General de Contabilidad Pública.
2. ALCANCE
Inicia con el registro de los hechos económicos en los módulos de contabilidad y
presupuesto del software SIIGO, hasta la elaboración de los respectivos informes.
3. DEFINICIONES
Ajuste: Registros contables elaborados para que las cuentas revelen saldos razonables,
hechos generalmente antes de la presentación de los estados e informes contables.
Cierre Contable: Representa el resultado obtenido de las operaciones realizadas por el
ente público durante la vigencia analizada.
Conciliación: Proceso que tiene por objeto hacer la verificación de información y
movimientos entre dos o más productos
Cuentas Cero: Representan las cuentas contables que identifican el Presupuesto de
Ingresos y Gastos aprobados para la entidad contable pública en una vigencia fiscal y la
correspondiente ejecución.
Cuentas Contables: Elemento del sistema de información contable utilizado para registrar
de forma sistemática y homogénea las operaciones expresada en dinero.
Entidad Contable Pública: Es la unidad mínima productora de información que se
caracteriza por ser una unidad jurídica y/o administrativa y/o económica, que desarrolla
funciones de cometido estatal y controla recursos públicos.
Libros Auxiliares de Contabilidad: Documentos que contienen el detalle de los registros
contables necesarios para el control de las operaciones contables debidamente soportadas,
y que conduce al registro contable afectando diferentes cuentas, elaborados con base en
los comprobantes de contabilidad o en los documentos soportes.
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Parametrización: Es la asignación de las cuentas contables tanto del balance como cuenta
de presupuesto, con el fin de que la información digitada en cada modulo se refleje en la
contabilidad de la entidad.
Registro Contable: Asiento o notación contable que debe ser realizada para reconocer
una transacción contable o un hecho económico que afecte al ente público, y atiende las
normas generales de causación y prudencia.
4. DESCRPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
No
Actividad
Descripción de la actividad



1
Registros de
los hechos
económicos en
el software
SIIGO


Cada vez que inicia un año fiscal y durante
el desarrollo del mismo, se debe tener en
cuenta la parametrización de los módulos
según lo requerido por el software, así:
Presupuesto: Apropiaciones, recursos
fuentes
de
financiación,
traslados,
adiciones, nuevos rubros, compromisos,
obligaciones, pagos, ingresos, reservas
presupuestales y cuentas por pagar.
Tesorería: Tipos de ingresos asociados al
presupuesto, tipo de ingresos recaudados,
conciliaciones bancarias.
Almacén: Tipos de categorías de los
elementos clasificándolos en Devolutivos,
de Consumo o Activos Fijos.
Pagaduría: Tipos de comprobantes de
egreso, traslados entre cuentas bancarias y
pagos.
Contabilidad: Tipos de descuentos y
recargos, tipos de órdenes de pago y
documentos asociados a la orden,
depreciaciones, amortizaciones, notas de
contabilidad.
NOTA: En la creación de los nuevos rubros
presupuestales, tipos de ingresos, tipos de
descuentos, cuentas bancarias, tipos de
pagos, tipos de órdenes de pago, nuevas
categorías o tipos de movimientos de
almacén y los conceptos para el pago de
nomina deberán ser
informados a
contabilidad previos al procesamiento de
información, esto permite se dé el registro
en los libros de contabilidad de todos los
Responsable
Registro
Aplicable
Profesional de
presupuesto
Profesionales
de apoyo
Contabilidad
Coordinador
sub área
Financiera.
Registros de los
hechos
económicos en
el software
SIIGO
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No
Actividad
Descripción de la actividad


2
Ejecutar
movimientos y
conciliaciones.



hechos económicos, en cada una de sus
etapas con el fin de ser reflejados en los
Estados Contables.
Cuando se necesita utilizar un tipo de
recaudo que no debe afectar la ejecución
del Presupuesto de ingresos este no se
asocia con la estructura presupuestal. Si se
crean tipos de ingresos que no estén
asociados al Presupuesto de Ingresos, solo
se le asignará la cuenta de balance que se
desee afectar según su naturaleza.
En cuanto a los movimientos contables se
desarrollan en la ejecución de las
actividades propias de cada uno de los
procesos que generen hechos económicos
y que se reflejen en la contabilidad. Según
sea el caso del tipo de movimiento contable
se realizan las siguientes conciliaciones de
saldos:
Bancaria: Mensualmente se establecen las
diferencias de los movimientos del libro de
bancos frente al extracto bancario.
Jurídica: Anualmente se recibe el inventario
del estado de los procesos jurídicos y su
provisión, los cuales se cruzan con los
saldos contables y se realizan los registros y
actualizaciones necesarios.
Los informes contables que se deben
generar son:
Responsable
Profesionales
de apoyo de
Contabilidad
Declaración de Retención en la fuente.
Trimestrales y Anuales:
3
Elaborar
y presentar
informes
contables


Estos son la consolidación
de los
movimientos contables del respectivo
periodo generando el informe de CGN
2005_01
Saldos
y Movimientos,
y
CGN2005_02 Operaciones Reciprocas,
revisado, validado y enviado vía chip a la
Contaduría General de la Nación. Para los
anuales además de lo anterior se elaboran
Notas a los Estados Contables y el Estado
de Cambio en el Patrimonio.
Balance de prueba, General y Estado de
Registro
Aplicable
Conciliación
Bancaria
Informe
Conciliaciones
Informe de
Operaciones
Reciprocas
Mensual:

Página 3 de 5
Contador
General
Balance
General
Estado de
Actividad
Financiera
Económica y
Social
Notas de
Carácter
Especifico y de
Carácter
General
Estado de
Cambios en el
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No
Actividad
Descripción de la actividad







4
Archivo de
documentación
Actividad Financiera, Económica, Social y
Ambiental.
Otros Informes Asociados
1. Boletín de Deudores Morosos del
Estado se presenta en los primeros diez
días del mes de junio y diciembre, así
mismo, se reportan los cambios de
situación de los Deudores de la
Corporación (Por Pago, Por Suscripción
de
Acuerdos
de
Pago,
por
Incumplimiento de Acuerdos de Pago)
para tener actualizado el Boletín de
Deudores.
2. Declaración de Renta.
3. Información
exógena
(medios
magnéticos).
Por solicitud: además de los informes
anteriores se producirán los informes
solicitados por los entes de control, la
Dirección General o partes interesadas, los
cuales
se
generaran
según
las
especificaciones de la solicitud
.
NOTA: El sistema CHIP, maneja categorías
de información así:
- Información Contable Pública (Saldos y
Movimientos, Operaciones Recíprocas y
Notas específicas)
Notas de Carácter General
Boletín de Deudores morosos del estado.
Categoría Presupuestal.
Archiva la documentación de acuerdo a las
tablas de retención documental.
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Responsable
Registro
Aplicable
Patrimonio
Declaraciones
Tributarias
Boletín de
Deudores
Morosos del
Estado
Informe
Recaudo
a favor de
Terceros.
Otros informes
solicitados
Personal de la
Coordinación
Sub área
Financiera
Carpetas
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5. CONTROL DE CAMBIOS
Fecha
Razón del cambio
Nueva versión
01/06/2006
Elaboración del documento.
1.0
23/09/2011
Se cambia estructura y se ajusta
el procedimiento
2.0
01/07/2014
Se ajustan las definiciones y la
descripción del procedimiento, se
suprime el numeral de anexos y
de edita la tabla de elaboración
del mismo.
3.0
6. TABLA DE APROBACIÓN
Elaborado por
Revisado por
Aprobado por
Nombre y Cargo
Gustavo de Jesús Pumarejo Pablo Valverde Ferrer Hernán
Maestre
Carrillo.
– Coordinador Sub Área Martínez
-Contador General.
Financiera.
– Subdirector General
Área de Planeación.
Liana Ramos Marbello.
-Profesional de Apoyo.
Claudia Mejía Vega.
-Profesional de Apoyo