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MANUAL DE CONTROL INTERNO
CONTABLE
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Rev: X
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M-CI-CIN-004
Rev: A
21-09-2015
CONTENIDO
PRESENTACIÓN
INTRODUCCIÓN
1. MARCO LEGAL
2. GLOSARIO
3. OBJETIVOS
4. PRINCIPIOS DEL CONTROL INTERNO EN EL PROCESO CONTABLE
5. PROCESO CONTABLE
5.1 ETAPA RECONOCIMIENTO
5.2 ETAPA DE REVELACIÓN
6. ACCIONES DE CONTROL FRENTE A LAS ACTIVIDADES DEL PROCESO
CONTABLE
7. PROCEDIMIENTO PARA LA IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN DEL
CONTROL INTERNO CONTABLE
8. RESPONSABLES DEL CONTROL INTERNO CONTABLE
9. INFORME ANUAL DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE
10. INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL INFORME ANUAL DE
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE VÍA CHIP
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PRESENTACIÓN
Según lo establecido en la Ley 87 de 1993, el sistema de control interno debe formar
parte integral del sistema contable, financiero, de planeación y operacional el cual está
relacionado con la protección de los recursos de la organización buscando su adecuada
administración ante posibles riesgos que lo afecten; asegurando que todas las
transacciones se registren en forma exacta, veraz y oportuna; garantizando así la
confiabilidad, oportunidad y utilidad de la información y de sus registros así como la
confiabilidad de los estados e informes contables.
El funcionamiento del Sistema de Control Interno Contable requiere de la existencia
formal de elementos organizacionales que soporten su operación, haciéndose
necesaria la identificación, análisis y documentación del proceso contable en toda
entidad pública, así como una clara definición de las actividades, procedimientos y
conjunto de tareas necesarias para realizarlo.
Dicho proceso además de tener una relación directa con los objetivos de la Universidad,
integra componentes de operación que garantizan la consecución de los objetivos de la
entidad en materia contable y financiera, constituyéndose a su vez en la base sobre la
cual debe actuar la función de evaluación del control interno contable.
De acuerdo a las responsabilidades el jefe de control interno, asesor, coordinador,
auditor interno o quien haga sus veces debe tener formalmente establecido los
procesos y actividades para poder verificar el manejo de los recursos, los bienes y los
sistemas de información financiera de la Universidad de acuerdo a los parámetros de la
contabilidad pública nacional, consultando los principios de igualdad, moralidad,
eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de costos
ambientales. En consecuencia, deberá concebirse y organizarse de tal manera que su
ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en
la Entidad, y en particular de las asignadas a aquellos que tengan responsabilidad de
mando.
En cumplimiento de la Actualización del Modelo Estándar de Control Interno y según lo
expuesto en el Decreto 0943 de 2014 se requiere el diseño de productos mínimos para
fortalecer la implementación del MECI, en razón a esto y mediante Resolución No. 0158
del 14 de julio de 2014, se adoptó la nueva estructura para su respectiva actualización.
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INTRODUCCIÓN
La implementación del modelo de control interno contable se ha basado en la necesidad
de generar controles y medidas que fortalezcan la transparencia y el buen manejo de
los recursos financieros con los que cuenta la entidad, para ello se hace indispensable
que todos los actores directos e indirectos de dicha información determinen las
acciones necesarias para asegurar el desempeño de las funciones que le han sido
asignadas por la ley y los reglamentos, para el cumplimiento de los fines del proceso
contable.
Así mismo todos estos lineamientos y procedimientos
sirven para que los
responsables de la información financiera económica social y ambiental adelanten las
gestiones administrativas necesarias para el cumplimento de las características a las
que se refiere el plan general de la contabilidad pública en cuanto a comprensibilidad,
relevancia y confiabilidad.
El presente manual orienta a la organización al cumplimiento de los objetivos del control
interno contable que debe existir en todas las entidades públicas, direccionando las
estrategias que se encaminan al fortalecimiento y manejo adecuado de todos los
procesos contables.
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1. MARCO LEGAL
El artículo 354 de la Constitución Política, le asigna al Contador General de la Nación la
función de llevar la Contabilidad General de la Nación y consolidarla con la de sus
actividades descentralizadas territorialmente o por servicio, así como determinar las
normas contables que deben regir en el País.
Decretos 2539 de 2000 y 1537 de 2001, reglamentarios de la Ley 87 de 1993 los cuales
desarrollan la competencia de la Contaduría General de la Nación para establecer las
políticas y directrices a que deben sujetarse los entes públicos en materia de Control
Interno Contable.
La Ley 734 de 2002, estableció en su artículo 34, que es deber de todo servidor
público adoptar el Sistema de Control Interno y la función independiente de Auditoria
Interna de que trata la Ley 87 de 1993 y demás normas que la modifiquen o
complementen.
Circular externa 060 del 19 de Diciembre de 2005 Procedimientos relacionados con los
efectos contables de los avalúos de los bienes muebles e inmuebles, de los entes
públicos sujetos al ámbito de aplicación del Plan General de Contabilidad PúblicaPGCP Resolución No. 222 de 2006, por la cual se adopta el Régimen de Contabilidad
Pública y se define su ámbito de aplicación.
La Resolución 248 de 2007 estableció la obligatoriedad de reportar a la Contaduría
General de la Nación el informe de Control Interno Contable a través del Sistema
Consolidado de Hacienda e Información Pública -CHIP.
Resolución Nº 0245 de Noviembre de 2008 por el cual se adopta el procedimiento de
control interno contable de la UFPSO.
Decreto 0943 de 2014, requiere el diseño de productos mínimos para fortalecer la
implementación del MECI, en razón a esto y mediante Resolución No. 0158 del 14 de
julio de 2014, se adoptó la nueva estructura para su respectiva actualización.
Circular 01 de 2015, fortalecimiento del sistema de control interno frente a su función
preventiva.
2. GLOSARIO
Actualización de los valores: Los bienes, derechos y obligaciones de la entidad
contable pública deberán permanecer registrados en la contabilidad a valores
actualizados.
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CHIP: El Consolidador de Hacienda e Información, es un sistema de información
diseñado y desarrollado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Programa
FOSIT, para que con la adecuada reglamentación y estructura procedimental, canalice
la información financiera, económica, social y ambiental de los entes públicos hacia los
organismos centrales y al público en general bajo la administración y responsabilidad de
la Contaduría General de la Nación.
Cierre contable: las entidades contables públicas deben adelantar todas las acciones
de orden administrativo que conlleven a un cierre integral de la información producida
en todas las áreas que generan hechos financieros, económicos, sociales y
ambientales, tales como cierre de compras, tesorería y presupuesto, recibo a
satisfacción de bienes y servicios, reconocimiento de derechos, elaboración de
inventario de bienes, legalización de cajas menores, viáticos y gastos de viaje, anticipos
a contratistas y proveedores, conciliaciones, verificación de operaciones recíprocas,
ajustes por provisiones, depreciaciones, amortizaciones, sentencias y conciliaciones,
pasivos pensionales y cálculo actuarial, los límites establecidos para los saldos de las
cuentas otros, las cuentas de orden y la presentación de las notas a los estados
contables, entre otros aspectos, aplicando los procedimientos contenidos en el Régimen
de Contabilidad Pública.
Conciliaciones de información: conciliaciones permanentes para contrastar, y ajustar
si a ello hubiere lugar, la información registrada en la contabilidad de la entidad contable
pública y los datos que tienen las diferentes dependencias respecto a su
responsabilidad en la administración de un proceso específico.
Depuración contable. Conjunto de actividades permanentes que lleva a cabo el ente
público, tendientes a determinar la existencia real de bienes, derechos y obligaciones
que afectan el patrimonio público. La depuración implica acopiar la información y
documentación suficiente y pertinente que sirva de soporte a los saldos y registros
realizados con ocasión del proceso.
Reconocimiento de cuentas valuativas: cálculo y reconocimiento adecuado de las
provisiones, amortizaciones, agotamiento y depreciación, en forma individual y
asociadas a los derechos, bienes y recursos, según el caso, de conformidad con lo
dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública.
3. OBJETIVOS
Verificar el proceso contable y financiero de la Universidad Francisco de Paula
Santander Ocaña, mediante herramientas que permitan evidenciar la confiabilidad,
relevancia, comprensibilidad y transparencia de la gestión pública de acuerdo a la
Constitución y la Ley.
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Objetivos Específicos
Son objetivos del control interno contable los siguientes:
 Establecer compromisos que orientan el accionar administrativo de la entidad en
términos de información contable confiable, relevante y comprensible.
 Promover la cultura del autocontrol por parte de los ejecutores directos de las
actividades relacionadas con el proceso contable.
 Identificar el proceso Contable, dentro del flujo de procesos de la entidad,
definiendo sus objetivos bajo los principios de economía, eficiencia, eficacia,
celeridad y publicidad.
 Administrar los riesgos de índole contable de la entidad a fin de preservar la
confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de la información como producto del
proceso contable.
 Definir e implementar los controles que sean necesarios para que se lleven a
cabo las diferentes actividades del proceso contable público en forma adecuada,
con el fin de administrar los riesgos de índole contable identificados.
 Verificar las políticas de operación para el desarrollo de la función contable; el
diseño del proceso contable, sus controles y acciones de prevención en relación
con los riesgos de índole contable; y la existencia de indicadores que permitan
evaluar permanentemente la gestión y los resultados de la entidad.
 Adelantar evaluaciones permanentes a la ejecución del proceso contable y a sus
resultados, por parte de los diferentes niveles de autoridad y responsabilidad
relacionados con el proceso contable, para que se lleven a cabo las acciones de
mejoramiento pertinentes.
 Procurar por el cumplimiento de las normas relacionadas con el mejoramiento de
la calidad de la información contable.
4. PRINCIPIOS DEL CONTROL INTERNO EN EL PROCESO CONTABLE
PRINCIPIO DE IGUALDAD: La administración pública debe en principios
constitucionales de libertad e igualdad de todas las personas ante la Ley. En
consecuencia el Control Interno debe velar porque las actividades sean orientadas al
interés general, sin privilegiar a grupos especiales.
PRINCIPIO DE MORALIDAD: Las actuaciones de la administración pública deben
actuar dentro de las claras normas de ética que garantice la pulcritud y transparencia de
la administración, evitándose todo acto tendiente a la corrupción, la deshonestidad, el
despilfarro, la malversación, la irresponsabilidad y la negligencia en la actuación de los
funcionarios.
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PRINCIPIO DE EFICIENCIA: Hace referencia al mejor aprovechamiento posible de los
recursos disponibles por parte del estado, en las acciones que emprende para el logro
de los objetivos planeados.
PRINCIPIO DE ECONOMIA: Busca orientar la entidad hacia políticas de sana
austeridad y mesura en el gasto, esperando llegar a un equilibrio ideal para la
institución.
PRINCIPIO DE CELERIDAD: Se debe evitar acciones lentas, innecesarias que
entorpezcan los procesos, dificultando el alcance de los resultados óptimos. La
administración pública debe realizar sus actividades con agilidad y debe tener
capacidad de respuesta oportuna a las necesidades.
PRINCIPIO DE IMPARCIALIDAD: La administración pública debe poseer mecanismos
para que las diferentes actividades se realicen imparcialmente, alejando los criterios de
discriminación o desigualdad de oportunidades frente al estado.
PRICIPIO DE PUBLICIDAD: Los propósitos y resultado de la administración deben ser
comunicados a la comunidad, para que pueda evaluar la calidad de gestión de sus
gobernantes, a partir del conocimiento pleno, oportuno, real y preciso de sus
actuaciones.
PRINCIPIO DE COSTOS AMBIENTALES: Es obligación del estado, proteger el medio
ambiente y los recursos naturales, garantizando que la comunidad pueda disfrutar de un
ambiente sano.
5. PROCESO CONTABLE
De acuerdo a lo que define la Contaduría General de la Nación para adoptar el
procedimiento de control interno contable en las organizaciones, establece el proceso
contable como un conjunto ordenado de etapas que se concretan en el reconocimiento
y la revelación de las transacciones, los hechos y las operaciones financieras,
económicas, sociales y ambientales, que afectan la situación, la actividad y la
capacidad para prestar servicios o generar flujos de recursos de una entidad contable
pública en particular.
Para ello, el proceso contable captura datos de la realidad económica y jurídica de las
entidades contables públicas, los analiza metodológicamente, realiza procesos de
medición de los recursos, los incorpora en su estructura de clasificación cronológica y
conceptual, los representa por medio de instrumentos como la partida doble y la base
del devengo o causación en su estructura de libros, y luego los agrega y sintetiza
convirtiéndolos en estados, informes y reportes contables que son útiles para el control
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y la toma de decisiones sobre los recursos, por parte de diversos usuarios.1
Con base en las anotaciones anteriores el proceso contable para la Universidad se
define por etapas y actividades que permiten desarrollarse de manera lógica y
ordenada.
PROCESO
CONTABLE
5.1 ETAPA RECONOCIMIENTO
De conformidad con el Plan General de Contabilidad Pública, es la etapa de captura de
los datos de la realidad económica y jurídica, su análisis desde la óptica del origen y la
aplicación de recursos y el proceso de su incorporación a la estructura sistemática de
clasificación cronológica y conceptual de la contabilidad, para lo cual se requiere
adelantar procesos de medición, que consisten en la tasación de las magnitudes físicas
o monetarias de los recursos que permiten incorporar y homogeneizar los atributos de
los hechos acaecidos en la realidad y su impacto para la entidad que desarrolla el
proceso contable.
La información presupuestaria es un insumo básico de la etapa de reconocimiento en el
proceso contable y se materializa con la ejecución de las siguientes actividades:
Identificación: Actividad en la que se determina la ocurrencia de hechos, transacciones
y operaciones que afectan la estructura financiera, económica, social y ambiental, y por
lo tanto debe ser objeto de reconocimiento y revelación. Con esta actividad se busca
evaluar que la totalidad de los hechos, transacciones y operaciones sean incorporados
al proceso contable.
Clasificación: Actividad en la que, de acuerdo con las características del hecho,
transacción u operación, se determina en forma cronológica su clasificación conceptual
según el Catálogo General de Cuentas. En esta actividad se debe evaluar que el hecho
financiero, económico, social y ambiental a registrar cumpla con todos los elementos
que le son propios a la cuenta en la cual se clasifica.
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Resolución 357 de 2008 Contaduría General de la Nación
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Registro y ajustes: Actividad en la que se elaboran los comprobantes de contabilidad y
se efectúan los registros en los libros respectivos. Corresponde también a la verificación
de la información producida durante las actividades precedentes del proceso contable,
para corroborar su consistencia y confiabilidad, previo a la revelación en los estados,
informes y reportes contables, para determinar así las cifras sujetas a ajustes y/o
reclasificaciones, los cuales deben registrarse atendiendo lo dispuesto en el Régimen
de Contabilidad Pública.
5.2 ETAPA DE REVELACIÓN
En esta etapa se sintetiza y representa la situación, los resultados de la actividad y la
capacidad de prestación de servicios o generación de flujos de recursos, en estados,
informes y reportes contables confiables, relevantes y comprensibles. Para garantizar
estas características de los estados, informes y reportes contables, la revelación implica
la presentación del conjunto de criterios o pautas particulares, seguidas en la etapa
previa de reconocimiento, así como la manifestación de la información necesaria para la
comprensión de la realidad que razonablemente representa la información contable
pública. Los estados, informes y reportes contables se refieren a entidades contables
públicas individuales agregadas y consolidadas. El Contador General de la Nación es
responsable por la consolidación de los estados, informes y reportes contables de la
Nación con los de las entidades descentralizadas territorialmente y por servicios. 2
Hacen parte de la etapa de revelación las siguientes actividades:
 Elaboración de los estados, informes y reportes contables
Actividad mediante la cual se concreta el resultado del proceso contable, expresado en
el diseño y entrega oportuna de los estados, informes y reportes contables, los cuales
deben contener la discriminación básica y adicional que sea necesaria para una
adecuada interpretación cuantitativa y cualitativa de los hechos, transacciones y
operaciones realizadas, permitiendo a los usuarios construir indicadores de seguimiento
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file:///C:/Users/usuario/Downloads/plan_general_de_contabilidad_publica.pdf
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y evaluación de acuerdo con sus necesidades, e informar sobre el grado de avance de
los planes, programas y proyectos de la entidad contable pública.
Para el caso de los estados contables, se determina en esta actividad la aplicación del
procedimiento para la estructuración y presentación de los estados contables básicos,
contenido en el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública y a las
políticas de información contable establecidas por cada ente público. También deben
verificarse y confrontarse los saldos de los libros frente a los saldos de los Estados,
Informes y Reportes Contables, de la información debe determinarse aspectos o
situaciones que ameritan ser explicados a través de las notas a los estados contables.
 Análisis, interpretación y comunicación de la información
Actividad que corresponde a la lectura que se hace de los estados, informes y reportes
contables, con el propósito de concluir sobre la situación, resultado y tendencia de las
entidades públicas, desde las perspectivas financiera, económica, social y ambiental, de
tal manera que su comunicación sea suficientemente útil para soportar las decisiones
relativas a la administración de los recursos públicos.
La adecuada ejecución de esta actividad materializa los objetivos de gestión pública,
control público y divulgación y cultura que tiene la información contable, en procura de
lograr los propósitos del Sistema Nacional de Contabilidad Pública relacionados con la
transparencia, gestión eficiente, rendición de cuentas y control de los recursos públicos.
Sintetiza y
representa la
situación
financiera.
6. ACCIONES DE CONTROL FRENTE A LAS ACTIVIDADES DEL PROCESO
CONTABLE
ACTIVIDADES
IDENTIFICACION
ACCIONES DE CONTROL
Todos los hechos económicos, financieros, sociales y ambientales realizados en
cualquier dependencia de la Universidad, son debidamente informados al área de
contabilidad a través de los documentos fuente o soporte de las operaciones, para que
sean incorporados al proceso contable, así como la verificación respecto de su
aplicación.
El retiro de los bienes de la Universidad debe ser aprobado por subdirección
administrativa.
Están definidos los cargos y responsabilidades en manejo de cajas menores y sus
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CLASIFICACION
REGISTRO Y
AJUSTES
ELABORACIÓN
DE ESTADOS
CONTABLES Y
DEMÁS
INFORMES
ANALISIS
INTERPRETACION
Y
COMUNICACIÓN
DE LA
INFORMACION.
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respectivos arqueos periódicos.
Manejo de propiedades, planta y equipos, y demás bienes de la universidad, en la
oficina de Almacén.
En la oficina de contabilidad se hace el reconocimiento de los activos, lo que incluye el
seguimiento sobre su legalización y valoración actualizada.
Son permanentes las conciliaciones de saldos entre las áreas de presupuesto,
contabilidad, pagaduría, examinando simultáneamente los tiempos de respuesta y
oportunidad en la entrega de la información.
Se está estructurando el procedimiento de la toma física de inventarios y su conciliación
de saldos con los registros contables.
Se hacen las conciliaciones bancarias, como control sobre utilización adecuada de las
cuentas bancarias.
Al cierre del periodo y en forma mensuales hacen procesos de depuración de Rentas,
Cuentas por Cobrar, y demás activos, de tal forma que se tienen los saldos reales y una
adecuada clasificación contable.
Se aplican adecuadamente las normas contables que garantizan que los registros
contables corresponden a los hechos realizados.
Las normas de la Contaduría General de la Nación se aplican oportunamente y sus
cambios producidos.
Se hacen revisiones mensuales sobre la consistencia de los saldos que revelan las
diferentes cuentas, para garantizar la adecuada clasificación contable.
Constantemente se revisa la página de la contaduría general de la nación alineando las
cuentas con el plan general de la contabilidad pública.
Se aplican de manera adecuada las normas sustantivas y procedimentales del Régimen
de Contabilidad Pública.
Se procesan los Libros de Contabilidad según lo establece el Régimen de Contabilidad
Pública. Es adecuada la organización y el archivo de los soportes documentales.
A diario se verifica que se realicen las interfaces y ajustes en forma adecuada.
Se verifica que los datos registrados en los libros de contabilidad corresponden con la
información contenida en los comprobantes y demás documentos soporte.
Se comprueba que la información revelada en los estados contables corresponde con la
registrada en los libros de contabilidad reglamentados en el PGCP.
En las fechas establecidas o si se solicita la información contable, esta es suministrada
oportunamente a la CGN.
La información contable está disponible y actualizada para ser suministrada a los
organismos de vigilancia y control.
Se verifica la información contable suministrada Al Consejo superior y se acompaña de
un adecuado análisis e interpretación, soportada en indicadores de gestión y
financieros, para mostrar la realidad financiera, económica, social y ambiental de la
Universidad.
Se verifica la calidad de la información y se analiza por parte de la División Financiera.
Se realiza la presentación oportuna de la información contable debidamente analizada,
para los diferentes órganos de control y para los Usuarios en General.
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7. PROCEDIMIENTO PARA LA IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN DEL
CONTROL INTERNO CONTABLE
Para adelantar evaluaciones permanentes a la ejecución del proceso contable y a sus
resultados, por parte de los diferentes niveles de autoridad y responsabilidad
relacionadas con el proceso contable y para que se lleven a cabo las acciones de
mejoramiento pertinentes3 el proceso de control interno estableció el siguiente
mecanismo de evaluación para la institución.
Revisiones eventuales: Examen sobre la efectividad de los controles establecidos en
los procesos o áreas específicas ante eventualidades presentadas que obliguen a ello y
que se recopilan en un informe.
Evaluación del Control Interno Contable: Es la medición o valoración que se hace al
Control Interno en el proceso contable de una entidad pública, con el propósito de
determinar su calidad, el nivel de confianza que se le puede otorgar, y si sus actividades
de control son eficaces, eficientes y económicas en la prevención y neutralización del
riesgo inherente a la gestión contable.
En ejercicio de la autoevaluación como fundamento del control interno, los contadores
bajo cuya responsabilidad se produce información contable, y los demás servidores
públicos de las diferentes áreas que generan hechos, transacciones y operaciones
susceptibles de reconocer contablemente, son responsables, en lo que corresponda,
por la operatividad eficiente del proceso contable, actividades y tareas a su cargo; por la
supervisión continua a la eficacia de los controles integrados; y por desarrollar la
autoevaluación permanente a los resultados de su labor, como parte del cumplimiento
de las metas previstas por la dependencia a la cual pertenecen.
En términos de la evaluación independiente, la evaluación del control interno contable
en la entidad corresponde al Jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus
veces.4
Con el propósito de lograr una información contable con las características de
confiabilidad, relevancia y comprensibilidad, se deben observar, como mínimo, los
siguientes elementos:






Depuración contable permanente y sostenible
Manuales de políticas contables, procedimientos y funciones
Registro de la totalidad de las operaciones
Individualización de bienes, derechos y obligaciones
Reconocimiento de cuentas valuativas
Actualización de valores
3
Contaduría General de la Nación: Resolución 357 del 23 de Julio de 2008
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Contaduría General de la Nación,. Resolución 357 del 23 de Julio de 2008
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
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
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







Soportes documentales
Conciliaciones de información
Libros de contabilidad
Estructura del área contable y gestión por procesos
Comité técnico de sostenibilidad contable
Responsabilidad de los contadores que agregan información
Actualización permanente y continuada
Responsabilidad en la continuidad del proceso contable
Eficiencia de los sistemas de información
Cierre contable
Elaboración de estados, informes y reportes
Análisis interpretación y comunicación de la información
Coordinación entre las diferentes dependencias: Responsabilidad de quienes
ejecutan procesos diferentes al contable. - Visión sistémica de la contabilidad y
compromiso institucional.
 Seguimiento a los compromisos derivados de avaluaciones anteriores.
 Entrevistas con los jefes de contabilidad, presupuesto, almacén, tesorería; como
también con otros responsables de áreas o procesos fuentes de la información
financiera y contable.
 Confirmación
de saldos, seleccionados aleatoriamente para realizar
verificaciones a la información registrada contablemente.

Seguimiento a la entrega de informes financieros y contables por parte de todos
los procesos o áreas responsables.

Procesos y áreas derivadas a las cuales se les realizara auditorias financieras y
revisiones eventuales

Registro de la totalidad de las operaciones

Actualización permanente y continuada
Así mismo todas las operaciones llevadas a cabo por la universidad deben de ser
informadas al proceso contable y registradas en el sistema de información financiera
SIF, diseñado para estandarizar y contar con información clara y oportuna para la toma
de decisiones, y teniendo como fin el de orientar todas las actividades diarias del
usuario.
8. RESPONSABLES DEL CONTROL INTERNO CONTABLE
a- Representante Legal: Establecimiento y puesta en marcha del control interno
contable, dictando las políticas que garanticen su implantación.
b- Subdirector Administrativo: Implementación del control interno contable asociado
a los procesos bajo su responsabilidad, así como en el Sistema de Información
Financiera de la entidad.
c- Funcionarios área de contabilidad: Responsables de las actividades propias del
proceso contable, de acuerdo con lo establecido en el Manual de Funciones y
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Procedimientos de la entidad, tienen la obligación de realizar todas y cada una de
sus acciones atendiendo los conceptos de autocontrol y autoevaluación.
d- Proceso de Control Interno: Es responsable por evaluar en forma independiente
y objetiva el Control Interno Contable. Así como por el desarrollo de la función de
Auditoría Interna con alcance sobre el proceso contable y sus áreas responsables,
informando mediante las actividades de aseguramiento y consulta, al representante
legal de la entidad, sobre las medidas que permitan el mejoramiento continuo del
Sistema.
e- Procesos Institucionales: La responsabilidad de la planeación de las actividades
académicas administras que afectan los movimientos contables y financieros de la
Universidad
9. INFORME ANUAL DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE
Para efectos administrativos, los jefes de control interno, auditores o quienes hagan sus
veces, en el contexto de lo establecido por la Ley 87 de 1993, y atendiendo lo dispuesto
en el presente procedimiento, tendrán la responsabilidad de evaluar permanentemente
la implementación y efectividad del control interno contable necesario para mantener la
calidad de la información financiera, económica, social y ambiental de la entidad
contable pública.
En términos de la autoevaluación, los funcionarios que tienen bajo su responsabilidad la
ejecución directa de las actividades relacionadas con el proceso contable harán las
evaluaciones que corresponda con el propósito de mejorar la calidad de la información
contable pública.
El informe anual de evaluación del control interno contable, con corte a 31 de diciembre
de cada periodo contable, se presenta mediante el diligenciamiento y reporte del
formulario por medio del cual se hacen las valoraciones cuantitativa y cualitativa, de la
siguiente forma:
Valoración cuantitativa: Esta parte del formulario tiene el objetivo de evaluar en forma
cuantitativa, con interpretaciones cualitativas, el grado de implementación y efectividad
de los controles asociados a las actividades del proceso contable, así como de otros
elementos de control.
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EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE
CALIFICACIÓN
1
1.1
OBSERVACIONES
CONTROL INTERNO CONTABLE
ETAPA DE RECONOCIMIENTO
1.1.1 IDENTIFICACIÓN
Se tienen debidamente identificados los productos
del proceso contable que deben suministrarse a
1
las demás áreas de la entidad y a los usuarios
externos?
Se tienen debidamente identificados los productos
2
de los demás procesos que se constituyen en
insumos del proceso contable?
Se tienen identificados en la entidad los procesos
que generan transacciones, hechos y operaciones
3
y que por lo tanto se constituyen en proveedores
de información del proceso contable?
Existe una política mediante la cual las
transacciones, hechos y operaciones realizados
4
en cualquier dependencia del ente público, son
debidamente informados al área contable a través
de los documentos fuente o soporte?
Se cumple la política mediante la cual las
transacciones, hechos y operaciones realizados
5
en cualquier dependencia del ente público, son
debidamente informados al área contable a través
de los documentos fuente o soporte?
Los hechos financieros, económicos, sociales y
ambientales realizados por la entidad contable
6
pública son de fácil y confiable medición
monetaria?
Las cifras existentes en los estados, informes y
7
reportes contables se encuentran soportadas con
el documento idóneo correspondiente?
Son adecuadas y completas las descripciones que
8
se hacen de las transacciones, hechos u
operaciones en el documento fuente o soporte?
Las personas que ejecutan las actividades
relacionadas con el proceso contable conocen
9
suficientemente
las
normas que
rigen
la
administración pública?
Las personas que ejecutan las actividades
relacionadas con el proceso contable conocen
10
suficientemente el Régimen de Contabilidad
Pública aplicable para la entidad?
Los hechos financieros, económicos, sociales y
ambientales que han sido objeto de identificación
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están soportados en documentos idóneos y de
conformidad con la naturaleza de los mismos?
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Los documentos fuente que respaldan los hechos
financieros, económicos, sociales y ambientales
12
contienen la información necesaria para realizar su
adecuada identificación?
Los hechos financieros, económicos, sociales y
ambientales que han sido objeto de identificación
13
fueron interpretados de conformidad con lo
establecido en el Régimen de Contabilidad
Pública?
1.1.2 CLASIFICACIÓN
Los hechos financieros, económicos, sociales y
ambientales llevados a cabo en los procesos
14
proveedores de la entidad han sido incluidos en el
proceso contable?
Los hechos financieros, económicos, sociales y
ambientales realizados por la entidad contable
15
pública son de fácil y confiable clasificación en el
Catálogo General de Cuentas?
Son adecuadas las cuentas utilizadas para la
clasificación de las transacciones, hechos u
16
operaciones realizadas por la entidad contable
pública?
La clasificación de las transacciones, hechos y
operaciones corresponde a una correcta
17
interpretación tanto del marco conceptual como
del Manual de Procedimientos del Régimen de
Contabilidad Pública?
El Catálogo General de Cuentas utilizado para la
clasificación
de
los
hechos
financieros,
18
económicos, sociales y ambientales, corresponde
a la última versión publicada en la página web de
la Contaduría General de la Nación?
Son adecuadas las cuentas y subcuentas
19
utilizadas
para
la
clasificación
de
las
transacciones, hechos u operaciones realizadas?
Se elaboran y revisan oportunamente las
conciliaciones bancarias para establecer los
20
valores objeto de clasificación, registro y control
del efectivo?
Se ejecutan periódicamente conciliaciones de
21
saldos recíprocos con otras entidades públicas?
1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES
Se realizan periódicamente conciliaciones y cruces
de saldos entre las áreas de Presupuesto,
22
Contabilidad, Tesorería, y demás áreas y/o
procesos de la entidad?
Se realizan periódicamente tomas físicas de
bienes, derechos y obligaciones y se confronta
23
con los registros contables para hacer los ajustes
pertinentes?
Las cuentas y subcuentas utilizadas revelan
24
adecuadamente los hechos, transacciones u
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operaciones registradas?
Se
hacen
verificaciones
periódicas
para
comprobar que los registros contables se han
25
efectuado en forma adecuada y por los valores
correctos?
Se efectúan los registros contables en forma
cronológica y guardando el consecutivo de los
26
hechos, transacciones u operaciones realizadas,
cuando a este último haya lugar?
Se generan listados de consecutivos de
27
documentos para hacer verificaciones de
completitud de registros?
Se conoce y aplica los tratamientos contables
28
diferenciales existentes entre entidades de
gobierno general y empresas públicas?
El proceso contable opera en un ambiente de
29
sistema de integrado de información y este
funciona adecuadamente?
Son adecuadamente calculados los valores
correspondientes a los procesos de depreciación,
30
provisión,
amortización,
valorización,
y
agotamiento, según aplique?
Los registros contables que se realizan tienen los
31
respectivos documentos soportes idóneos?
Para el registro de las transacciones, hechos u
32
operaciones se elaboran los respectivos
comprobantes de contabilidad?
Los libros de contabilidad se encuentran
33
debidamente soportados en comprobantes de
contabilidad?
1.2 ETAPA DE REVELACIÓN
ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y
1.2.1
DEMÁS INFORMES
Se elaboran y diligencian los libros de contabilidad
34
de conformidad con los parámetros establecidos
en el Régimen de Contabilidad Pública?
Las cifras contenidas en los estados, informes y
35
reportes contables coinciden con los saldos de los
libros de contabilidad?
Se efectúa el mantenimiento, actualización y
parametrización necesarios para un adecuado
36
funcionamiento del aplicativo utilizado para
procesar la información?
Se elaboran oportunamente los estados, informes
y reportes contables al representante legal, a la
37
Contaduría General de la Nación, a los
organismos de inspección, vigilancia y control, y a
los demás usuarios de la información?
Las notas explicativas a los estados contables
38
cumplen con las formalidades establecidas en el
Régimen de Contabilidad Pública?
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El contenido de las notas a los estados contables
39
revela en forma suficiente la información de tipo
cualitativo y cuantitativo físico que corresponde?
Se verifica la consistencia entre las notas a los
40
estados contables y los saldos revelados en los
estados contables?
ANÁLISIS,
INTERPRETACIÓN
Y
1.2.2
COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Se presentan oportunamente los estados,
informes y reportes contables al representante
41
legal, a la Contaduría General de la Nación, y a los
organismos de inspección, vigilancia y control?
Se publica mensualmente en lugar visible y de
fácil acceso a la comunidad el balance general y el
42
estado de actividad financiera, económica, social y
ambiental?
Se utiliza un sistema de indicadores para analizar
43
e interpretar la realidad financiera, económica,
social y ambiental de la entidad?
La información contable se acompaña de los
respectivos análisis e interpretaciones que facilitan
44
su adecuada comprensión por parte de los
usuarios?
La información contable es utilizada para cumplir
45
propósitos de gestión?
Se asegura la entidad de presentar cifras
46
homogéneas a los distintos usuarios de la
información?
1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL
1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS
Se identifican, analizan y se le da tratamiento
47
adecuado a los riesgos de índole contable de la
entidad en forma permanente?
Existe y funciona una instancia asesora que
48
permita gestionar los riesgos de índole contable?
Se realizan autoevaluaciones periódicas para
determinar la efectividad de los controles
49
implementados en cada una de las actividades
del proceso contable?
Se han establecido claramente niveles de
50
autoridad y responsabilidad para la ejecución de
las diferentes actividades del proceso contable?
Las políticas contables, procedimientos y demás
51
prácticas que se aplican internamente se
encuentran debidamente documentadas?
Los manuales de políticas, procedimientos y
demás prácticas contables se encuentran
52
debidamente actualizados, y sirven de guía u
orientación efectiva del proceso contable?
Se evidencia por medio de flujo gramas, u otra
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técnica o mecanismo, la forma como circula la
información a través de la entidad y su respectivo
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efecto en el proceso contable de la entidad?
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55
56
57
58
59
60
61
62
Se ha implementado y ejecuta una política de
depuración
contable
permanente
y
de
sostenibilidad de la calidad de la información?
Los bienes, derechos y obligaciones se
encuentran debidamente individualizados en la
contabilidad, bien sea por el área contable o en
bases de datos administradas por otras
dependencias?
Los costos históricos registrados en la contabilidad
son
actualizados
permanentemente
de
conformidad con lo dispuesto en el Régimen de
Contabilidad Pública?
Se cuenta con un área contable debidamente
estructurada de conformidad con la complejidad,
desarrollo tecnológico y estructura organizacional
de la entidad?
Los funcionarios involucrados en el proceso
contable cumplen con los requerimientos técnicos
señalados por la entidad de acuerdo con la
responsabilidad que demanda el ejercicio de la
profesión contable en el sector público?
Se ha implementado una política o mecanismo de
actualización permanente para los funcionarios
involucrados en el proceso contable y se lleva a
cabo en forma satisfactoria?
Se producen en la entidad informes de empalme
cuando se presentan cambios de representante
legal, o cambios de contador?
Existe una política para llevar a cabo en forma
adecuada el cierre integral de la información
producida en todas las áreas o dependencias que
generan hechos financieros, económicos, sociales
y ambientales?
Los soportes documentales de los registros
contables
se
encuentran
debidamente
organizados y archivados de conformidad con las
normas que regulan la materia?
Valoración cualitativa: Esta parte del formulario tiene el propósito de describir
cualitativamente, y en forma breve, el análisis de las principales fortalezas y debilidades
del control interno contable que se determinaron con la valoración cuantitativa, así como
las recomendaciones realizadas por el Jefe de Control Interno Contable, o quien haga
sus veces, para efectos de mejorar el proceso contable de la entidad.

Fortalezas: Describa en forma breve los principales factores, aspectos, situaciones
o actividades favorables que se desarrollan en el proceso contable en procura de
producir una información confiable, relevante y comprensible, los cuales fueron
determinados a partir de la evaluación.
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
La descripción de las fortalezas no requiere la clasificación por actividades del
proceso contable. En este caso es suficiente la referencia general sobre las
principales fortalezas detectadas.

Debilidad: Describa en forma breve los principales factores, aspectos, situaciones o
actividades desfavorables que limitan, inhiben o afectan la capacidad del proceso
contable para generar información confiable, relevante y comprensible, los cuales
fueron determinados a partir de la evaluación.

La descripción de las debilidades tampoco requiere la clasificación por actividades
del proceso contable. En este caso es suficiente la referencia general sobre las
principales debilidades detectadas.

Avances obtenidos respecto de las evaluaciones y recomendaciones
realizadas: Indique en esta parte, en forma breve, los logros obtenidos respecto de
las observaciones y recomendaciones contenidas en el informe anual de evaluación
del control interno contable con corte a 31 de diciembre del último periodo contable,
y/o demás evaluaciones realizadas al proceso contable.

Recomendaciones: Relacione brevemente las proposiciones que se hacen a partir
de la evaluación realizada para efectos de mejorar la efectividad de los controles
implementados. En las recomendaciones se identificarán las acciones y estrategias
de mejoramiento que permitan superar las limitaciones presentadas en los
elementos o acciones de control. Generalmente las recomendaciones se hacen con
base en las deficiencias o debilidades detectadas.
CONTROL INTERNO CONTABLE
FORTALEZAS
DEBILIDADES
AVANCES OBTENIDOS RESPECTO
RECOMENDACIONES REALIZADAS
DE
LAS
EVALUACIONES
Y
RECOMENDACIONES
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10. INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL INFORME ANUAL DE
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE VÍA CHIP
Con el fin de garantizar el adecuado diligenciamiento y reporte del Informe Anual de
Evaluación del Control Interno Contable a través del CHIP, las entidades públicas
deben observar los siguientes elementos de orden procedimental
PASO 1. EL APLICATIVO CHIP DE LA CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN
DEBE ESTAR DESCARGADO EN EL ESCRITORIO EL CUAL SE ACTUALIZA
PARA LA VIGENCIA
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PASO 2. SE REALIZA DOBLE CLIP SOBRE EL ICONO DEL CHIP DE LA
CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN Y SE DESPLIEGA LO SIGUIENTE
PASO 3. SE DIGITA EL USUARIO, LA CLAVE Y ACEPTAR
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PASO 4. SE MODIFICA LA CONTRASEÑA PARA LA VIGENCIA Y SE LE DA
ACEPTAR
PASO 5. SE ENTRA AL CHIP Y SE SELECCIONA FORMULARIOS
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PASO 6. SE SELECCIONA FORMULARIOS
PASO 7. SE DESPLIEGA LA VENTANA DE ARCHIVO Y SE SELECCIONA
ACTUALIZAR FORMULARIO
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PASO 8. SE DESPLIEGA LA VENTANA DE FORMULARIOS Y SE SELECCIONA LA
OPCION EN LINEA
.
PASO 9. SE DEBE DILIGENCIAR TODOS LOS CAMPOS EN LINEA Y SE LE DA
ACEPTAR
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Rev: A
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PASO 10. DESPUES DE ACTUALIZAR TODOS LOS CAMPOS EN LINEA SE
SELECCIONA LA CATEGORIA
PASO 11. SE DESPLIEGA UNA VENTANA “ACTUALIZANDO FORMULARIOS”
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PASO 12. DENTRO DE FORMULARIOS SE ESCOGE LA PESTAÑA
“SELECCIONAR”
PASO 13. DILIGENCIAR LA INFORMACION DE LA UNIVERSIDAD
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Rev: A
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PASO 14. INGREO AL SISTEMA DE EVALUACION E INFORMES DE “CONTROL
INTERNO CONTABLE”
PASO 15: SE DILIGENCIA EL FORMULARIO DE MANERA CUANTITATIVA Y LAS
OBSERVACIONES
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Rev: A
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PASO 16: SE VALIDA LA INFORMACION, PARA QUE SE DILIGENCIE LAS
CASILLAS DE PROMEDIOS POR ACTIVIDAD
PASO 17: AL VALIDAR LA INFORMACION SE DESPLIEGA LA VENTANA DE
MENSAJES DE ERROR
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PASO 18: SE LE DA LA OPCION DE IMPRIMIR PARA EVIDENCIAR DONDE ESTAN
LOS ERRORES
PASO 19: CUANDO SE VALIDE TODA LA INFORMACION DEBEN APARECER EN
LA PESTAÑA DE MENSAJES VISTOS PERMISIBLES
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PASO 20: POSTERIORMENTE SE SELECCIONA EN LA PESTAÑA CATEGORIA
“ENVIAR”
PASO 21: SE DESPLIEGA LA PESTAÑA DE INFORMACION PRELIMINAR LA CUAL
SE DEBE DILIGENCIAR CON LA INFORMACION CORRESPONDIENTE A
CONTROL INTERNO CONTABLE
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PASO 22: SE SELECCIONA LA OPCION DE “EN LINEA”
PASO 24: SE DILIGENCIA EL USUARIO Y LA CLAVE Y SE LE DA ACEPTAR
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Rev: A
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PASO 25: SALE UN MENSAJE DEL SISTEMA QUE DICE “EL ARCHIVO DE LA
INFORMACION DE LA ENTIDAD FUE FINALIZADA
PASO 26: SALE UN MENSAJE DEL SISTEMA ¿DESEA SALIR DE LA
APLICACIÓN?
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21-09-2015
PASO 27: PARA VERIFICAR SI LA INFORMACION FUE REPORTADA A LA
CONTADURIA GENERAL DE LA NACION A TRAVES DEL CHIP Y SE DILIGENCIA
LOS DATOS DE LA UNIVERSIDAD
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ELABORÓ:
REVISÓ:
YAIRA MARCELA ESCOBAR
VELEZ
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
YURLEY CONSTANZA MEDINA
CÁRDENAS
COORDINADOR SIG
FECHA
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CONTROL DE CAMBIOS
Creación del documento
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APROBÓ:
CLAUDIA DEL PILAR
QUINTERO PRADA
LIDER DEL PROCESO
REVISIÓN
A
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