Download Descargar - Instituto Caro y Cuervo

PROCESOS APOYO
Código: PD-GF-02
Versión: 4.0
PROCEDIMIENTO GESTIÓN CONTABLE
Página 1 de 11
Fecha: Mayo de 2014
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Procesos de Apoyo
PROCESO: Gestión Financiera
PROCEDIMIENTO: Gestión contable
CÓDIGO: PD-GF-02
PRODUCTOS: PAC, órdenes de pago, informes
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Proporcionar información contable confiable, razonable, oportuna y útil para la toma de decisiones
ALCANCE:
Las operaciones recíprocas que se formulan a la Contaduría General de la Nación deberán estar previamente conciliadas.
Todo hecho susceptible de ser registrado contablemente deberá reportarse a contabilidad dentro de los tres (3) días hábiles
siguientes a su formalización.
Reportar al comité técnico de sostenibilidad contable cada trimestre y antes del cierre del último mes del trimestre, el valor de las
partidas o saldos que afecten la razonabilidad de los Estados Financieros.
El cierre contable del sistema SIIF II se realizará cuando el Ministerio de Hacienda y/o la Contaduría General de la Nación lo
establezcan de acuerdo a sus cronogramas.
DEFINICIONES:
CATÁLOGO GENERAL DE CUENTAS: Elemento del manual de procedimientos del régimen de Contabilidad pública que
complementa y desarrolla la estructura, descripción y dinámicas de la clasificación conceptual. Estructura compuesta por cinco
niveles de clasificación con seis dígitos que conforman el código contable: El primer dígito corresponde a la clase, el segundo al
grupo, el tercero y cuarto dígitos comprende la cuenta y el quinto y sexto a la subcuenta.
CAUSACION: Principio de contabilidad pública por la cual los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales deben
reconocerse en el momento en que sucedan. El reconocimiento se efectuará cuando surjan los derechos y obligaciones o cuando la
transacción u operación generada por el hecho incida en los resultados del periodo.
COMPROBANTES DE CONTABILIDAD: Documento en el cual se resumen las operaciones financieras, económicas, sociales y
ambientales de la entidad contable pública y sirven de fuente para registrar los movimientos en el libro de contabilidad
PROCESOS APOYO
Código: PD-GF-02
Versión: 4.0
PROCEDIMIENTO GESTIÓN CONTABLE
Página 2 de 11
Fecha: Mayo de 2014
correspondiente, ejemplos: comprobante de diario, comprobante de egreso, de ingreso, general.
DOCUMENTOS SOPORTE: Documento escrito o mensaje de datos indispensables para efectuar los registros contables de las
transacciones, hechos y operaciones que realicen las entidades contables públicas y pueden ser de origen interno o externo
ESTADOS CONTABLES: Productos del proceso contable que en cumplimiento de fines financieros, económicos y sociales, están
orientados a revelar la situación, actividad y flujo de recursos, físicos y monetarios a una fecha y periodo determinados.
INFORMACION EXOGENA: Es la información solicitada por la DIAN de acuerdo al Art 631 del Estatuto Tributario para los
respectivos cruces de información tributaria
NOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES: Explicaciones que complementan los estados contables y forman parte integral de los
mismos. Tienen por objeto revelar la información adicional necesaria, de los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales
relevantes, la desagregación de valores contables en términos de precios y cantidades, así como los aspectos de difícil
representación o medición cuantitativa, que han afectado o puedan afectar la situación de la Entidad.
PROCESO CONTABLE: Sistema ordenado de pasos que permiten validar una serie e datos de tipo financiero, económico, social y
ambiental y que suministra información contable pública, útil para la toma de decisiones.
REGISTRO CONTABLE: Asiento o anotación contable que debe ser realizado para reconocer una transacción contable o un hecho
económico que afecte a la Entidad y atiende las normas generales de causación y prudencia.
RETENCION EN LA FUENTE: La retención en la fuente es un mecanismo de recaudo anticipado de impuestos, que consiste en
restar de los pagos o abonos en cuenta un porcentaje determinado por la ley, a cargo de los beneficiarios de dichos pagos o abonos
en cuenta. De esta operación se derivan unas Obligaciones del agente retenedor a saber: Efectuar la retención, presentar la
Declaración de Retefuente mensualmente dentro de los plazos fijados por la ley, consignar oportunamente la retención y expedir
certificados.
RETEICA: Es la retención del impuesto de industria y comercio, tanto para el sujeto de retención como para el agente retenedor, se
PROCESOS APOYO
Código: PD-GF-02
Versión: 4.0
PROCEDIMIENTO GESTIÓN CONTABLE
Página 3 de 11
Fecha: Mayo de 2014
causará en el momento del pago o abono en cuenta por parte del agente de retención, lo que ocurra primero, siempre y cuando en la
operación económica se cause el impuesto de industria y comercio en la jurisdicción del Distrito Capital de Bogotá.
OBLIGACION: Compromiso por medio del cual se reconoce una deuda o se compromete su pago en otra prestación o entrega.
Pasivo de una entidad contable pública
SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN FINANCIERA (SIIF): Constituye una iniciativa del Ministerio de Hacienda y Crédito
Público que permite a la Nación consolidar la información financiera de las Entidades que conforman el Presupuesto General de la
Nación y ejercer el control de la ejecución presupuestal y financiera de las Entidades pertenecientes a la Administración Central
Nacional y sus subunidades descentralizada, con el fin de propiciar una mayor eficiencia en el uso de los recursos de la Nación y de
brindar información oportuna y confiable.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: PUC, régimen de contabilidad
CONDICIONES GENERALES:
Los criterios de Operación para el ejercicio contable deben ceñirse a los dispuesto en la resolución 357 de 2007 de la Contaduría
General de la Nación. La apertura de los libros principales de contabilidad deberá oficializarse a través de un acta suscrita por el
Representante Legal. Las operaciones recíprocas que se reporten a la Contaduría General de la Nación deberán estar previamente
conciliadas. Todo hecho susceptible de ser registrado contablemente que no se registre en los aplicativos del Sistema
Administrativo y Financiero deberá reportarse a contabilidad a más tardar dentro de los tres (3) días siguientes a su formalización.
Reportar al comité técnico de saneamiento contable antes de los cierres de cada vigencia y con la debida oportunidad, el valor de
las partidas o saldos que afecten la razonabilidad de los Estados Financieros.
MARCO LEGAL:
Artículo 354 de CP y art 3 ley 87 de 1993 resolución 357 de 2007 Manual de Procedimientos y resolución 222 de 2006, resolución
orgánica del presupuesto 5544 de 2003. Ver Normograma institucional.
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N°
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
REGISTROS
SIA
ÁREA
CARGO
Código: PD-GF-02
PROCESOS APOYO
Versión: 4.0
PROCEDIMIENTO GESTIÓN CONTABLE
Página 4 de 11
Fecha: Mayo de 2014
1
2
INCLUIR HECHOS
ECONÓMICOS AL
SIIF II
REVISION DE
REGISTROS
Incorporar la totalidad de los hechos
económicos que se deban incluir
manualmente en sistema SIIF II
Revisión diaria de los registros en
donde se materialice la inclusión de
la operación o hecho económico a la
contabilidad.
Recepcionar para reembolso los
gastos
de
caja
menor
para
legalizarlos en el SIIF NACIÓN.
3
4
LEGALIZACIÓN DE
GASTOS EN SIIF II
RECEPCIÓN Y
REVISIÓN DE
DOCUMENTOS
PARA REVISIONES
Recibir y revisar los documentos de
los
supervisores,
terceros
y/o
contratistas
para
realizar
las
obligaciones. Efectuar en el SIIF la
cuentas
por
pagar
y
la
correspondiente obligación
Subdirección
Administrativa
y
Financiera - Grupo
de
Gestión
Financiera
Profesional
de
Contabilidad
–
Coordinador(a)
Grupo de Gestión
Financiera
Subdirección
Administrativa
y
Financiera - Grupo
de
Gestión
Financiera
Profesional
de
Contabilidad
–
Coordinador(a)
Grupo de Gestión
Financiera
Subdirección
Administrativa
y
Financiera - Grupo
de
Gestión
Financiera
Profesional
de
Contabilidad
–
Coordinador(a)
Grupo de Gestión
Financiera
Cruces
de
información
contabilidad contra
reportes
Firma de recibido
con fecha y hora
Comproba
ntes
manuales
SIIF
NACIÓN
Libro diario
de
movimiento
s
SIIF
NACIÓN
Constancia
de recibido
en planillas
de
correspond
encia o en
copia del
documento
Auxiliar
Administrativo
Grupo de
Financiera
Gestión
Profesional de
Contabilidad –
Coordinador(a)
Grupo de Gestión
Financiera
SIIF
NACIÓN
Código: PD-GF-02
PROCESOS APOYO
Versión: 4.0
PROCEDIMIENTO GESTIÓN CONTABLE
Página 5 de 11
Fecha: Mayo de 2014
Radicado del reloj
de recibido
Número de Cuenta
por pagar y
Número de
obligación
5
VALORACIÓN Y
REGISTRO
TRANSACCIONES
NO INCLUIDAS
AUTOMÁTICAMENT
E EN SIIF II
6
ELABORACIÓN
COMPROBANTES
MENSUALES DE
AMORTIZACIONES
7
ELABORACION DE
COMPROBANTES
DE DE INGRESOS,
TRASLADOS Y
EGRESOS DE
RECURSOS FÍSICOS
Recibir de Tesorería la información
sobre los movimientos de TES para
su
valoración
y
registro
de
transacciones
no
incluidas
automáticamente en el SIIF II.
Subdirección
Administrativa y
Financiera - Grupo
de Gestión
Financiera
Profesional de
Contabilidad –
Coordinador(a)
Grupo de Gestión
Financiera
Elaborar comprobantes mensuales
para el registro de las amortizaciones
de los gastos pagados por anticipado
e incluirlos en el SIIF II.
Subdirección
Administrativa y
Financiera - Grupo
de Gestión
Financiera
Profesional de
Contabilidad –
Coordinador(a)
Grupo de Gestión
Financiera
Subdirección
Administrativa
y
Financiera - Grupo
de
Gestión
Financiera
Profesional de
Contabilidad –
Coordinador(a)
Grupo de Gestión
Financiera
Elaborar los comprobantes manuales
según lo establecido en el Régimen
de Contabilidad Pública de Ingresos
al almacén, traslados de recursos
físicos, dentro de la entidad, Egresos
de almacén y bajas de elementos o
bienes, provisión de prestaciones
sociales,
depreciación
y
Email de envió de
tesorería
Comproba
ntes
manuales
Cruce de
información saldos
contables contra
saldo de los
informes de
existencias de
recursos Físicos
Comproba
ntes
Manuales
Código: PD-GF-02
PROCESOS APOYO
Versión: 4.0
PROCEDIMIENTO GESTIÓN CONTABLE
Página 6 de 11
Fecha: Mayo de 2014
amortizaciones e incluirlos en el SIIF
NACIÓN
8
ELABORACION DE
COMPROBANTES
MENSUALES DE
RECLASIFICACIÓN
9
REVISIÓN Y FIRMA
DE
CONCILIACIONES
BANCARIAS
10
REGISTRO DE
AJUSTES EN SIIF
NACIÓN
11
PREPARACIÓN DE
INFORMACIÓN
PARA EL CIERRE
CONTABLE
Elaborar los comprobantes manuales
mensuales
y
trimestrales
de
reclasificación de acreedores en la
deducción de la nómina para ubicarlo
en el tercero correspondiente, de los
terceros a quienes se les deduce ICA
y retefuente e incluirlos en el SIIF
NACIÓN
Subdirección
Administrativa
y
Financiera - Grupo
de
Gestión
Financiera
Profesional de
Contabilidad –
Coordinador(a)
Grupo de Gestión
Financiera
Revisión mensual y firma de las
conciliaciones bancarias
Subdirección
Administrativa
y
Financiera - Grupo
de
Gestión
Financiera
Profesional de
Contabilidad –
Coordinador(a)
Grupo de Gestión
Financiera
Determinación y registro en el SIIF
NACIÓN, de los ajustes y
reclasificaciones necesarios de
acuerdo al análisis de la información
producida en las actividades
precedentes, así como de los meses
anteriores, elaborar los
comprobantes manuales.
Preparación de la información, previa
al cierre contable del SIIF NACIÓN,
de tal manera que se verifique que la
totalidad de los hechos u
Subdirección
Administrativa y
Financiera - Grupo
de Gestión
Financiera
Profesional de
Contabilidad –
Coordinador(a)
Grupo de Gestión
Financiera
Subdirección
Administrativa y
Financiera - Grupo
de Gestión
Profesional de
Contabilidad –
Coordinador(a)
Grupo de Gestión
Comprobantes
manuales
SIIF
NACION
Conciliaciones
Bancarias
Cruces de
información
contabilidad vrs
reportes
.
Comprobantes
manuales de
ajustes y
reclasificaciones
Cruces de
información
contabilidad contra
Código: PD-GF-02
PROCESOS APOYO
Versión: 4.0
PROCEDIMIENTO GESTIÓN CONTABLE
Página 7 de 11
Fecha: Mayo de 2014
operaciones realizadas se
encuentren debidamente registradas.
Financiera
Financiera
reportes
Informes de los
proveedores de la
información
12
13
GENERACION DE
ESTADOS
FINANCIEROS EN
EL SIIF
ENTREGA DE
BALANCE DE
PRUEBA
Generar a través del SIIF NACIÓN,
los Estados Financieros Básicos
Balance General, Estado de
Actividad Financiera, Económica,
Social y Ambiental, Estado de
Cambios en el Patrimonio, e
imprimirlos y hacerlos firmar por los
responsables y elaborar las Notas a
los estados contables (a 31 de
diciembre de cada vigencia)
Entregar al Profesional Especializado
Coordinador(a) del grupo de Gestión
financiera, mensualmente el balance
de prueba dentro de los diez
primeros días de cada mes
.
.
Subdirección
Administrativa y
Financiera - Grupo
de Gestión
Financiera
Profesional de
Contabilidad –
Coordinador(a)
Grupo de Gestión
Financiera
Estados
Financieros
Subdirección
Administrativa
y
Financiera - Grupo
de
Gestión
Financiera
Profesional de
Contabilidad –
Coordinador(a)
Grupo de Gestión
Financiera
Balance de prueba
14
ENVÍO DE
INFORMES
Enviar con 5 días previos al
vencimiento
del
plazo
de
presentación
de
los
informes
trimestrales(CGN) al Coordinador(a)
Subdirección
Administrativa
y
Financiera - Grupo
de
Gestión
Profesional
de
Contabilidad
–
Coordinador(a)
Grupo de Gestión
SIIF
NACIÓN
SIIF
NACIÓN
Código: PD-GF-02
PROCESOS APOYO
Versión: 4.0
PROCEDIMIENTO GESTIÓN CONTABLE
Página 8 de 11
Fecha: Mayo de 2014
del Grupo de Gestión Financiera para
su información y revisión
15
REPORTES
TRIMESTRALES A
LA CONTADURÍA
GENERAL DE LA
NACIÓN
16
REPORTES
ANUALES
17
INFORMES
SEMESTRALES A
LA CONTADURÍA
Reportar
trimestralmente
a
la
Contaduría General de la Nación los
formatos CGN2005.001 Saldos y
Movimientos
y
CGN2005.002
Operaciones Reciprocas generados
del SIIF II, adecuarlos a cifras miles
de pesos y a requerimientos de la
contaduría General de la Nación y
enviarlos a través del sistema CHIP.
Reportar anualmente con corte a
diciembre 31 de cada vigencia los
formatos CGN2005.003NG Notas de
carácter general y CGN2005.003NE
Notas de carácter específico a través
del sistema CHIP.
Informar Semestralmente a la
Contaduría General de la Nación,
con cortes de información a mayo y
a noviembre de cada vigencia los
Financiera
Financiera
Subdirección
Administrativa
y
Financiera - Grupo
de
Gestión
Financiera
Profesional
de
Contabilidad
–
Coordinador(a)
Grupo de Gestión
Financiera
Subdirección
Administrativa
y
Financiera - Grupo
de
Gestión
Financiera
Profesional
de
Contabilidad
–
Coordinador(a)
Grupo de Gestión
Financiera
Subdirección
Administrativa
y
Financiera - Grupo
de
Gestión
Profesional
de
Contabilidad
–
Coordinador(a)
Grupo de Gestión
Carpeta
compartida
Consulta
de
aceptado en la
página WEB de la
Contaduría
General
de
la
Nación
formatos
CGN2005.001
Saldos
y
Movimientos
y
CGN2005.002
Operaciones
Reciprocas
.
Consulta
de
aceptado en la
página WEB de la
Contaduría
General
de
la
Nación
formatos
CGN2005.003NG
Notas de carácter
general
y
CGN2005.003NE
Notas de carácter
específico
Consulta
de
aceptado en la
página WEB de la
Contaduría
SCHIP de
la CGN
SCHIP de
la CGN
Código: PD-GF-02
PROCESOS APOYO
Versión: 4.0
PROCEDIMIENTO GESTIÓN CONTABLE
Página 9 de 11
Fecha: Mayo de 2014
18
19
REPORTES
TRIMESTRALES AL
DANE
ELABORACIÓN DE
INFORMES DIAN,
SHD.
formatos CGN2005.DME (Deudores
morosos del Estado), a través del
sistema CHIP
Financiera
Financiera
Reportar trimestralmente al DANE, a
través de la página WEB de la misma
entidad, información sobre la
exportación e importación de bienes
y servicios relacionados en el
formulario a diligenciar
Elaborar los informes de retención en
la fuente (DIAN),
retención de
Industria y Comercio – ICA
(Secretaría de Hacienda Distrital),
declaración de ingresos y patrimonio
(DIAN) originados del SIIF NACIÓN
diligenciar
las
Declaraciones
tributarias
en
forma
mensual,
bimensual y anual según el caso, en
los formularios establecidos.
Subdirección
Administrativa
y
Financiera - Grupo
de
Gestión
Financiera
Profesional
de
Contabilidad
–
Coordinador(a)
Grupo de Gestión
Financiera
General
de
la
Nación.
los
formatos
CGN2005.DME
(Deudores
morosos
del
Estado)
Verificación de la
fecha de envió
Formulario
del
DANE diligenciado
CGN
DANE
Carpeta
compartida
Subdirección
Administrativa
y
Financiera - Grupo
de
Gestión
Financiera
Profesional
de
Contabilidad
–
Coordinador(a)
Grupo de Gestión
Financiera
Declaraciones
Tributarias
Carpeta
compartida
SIIF
NACIÓN
Código: PD-GF-02
PROCESOS APOYO
Versión: 4.0
PROCEDIMIENTO GESTIÓN CONTABLE
Página 10 de 11
Fecha: Mayo de 2014
PRESENTACIÓN
ELECTRÓNICA
DECLARACIONES
RETEFUENTE,
RETEICA
20
21
GENERACION DE
REPORTES EN SIIF
PARA REPORTES
Presentar
electrónicamente
las
declaraciones de retefuente, reteica y
declaración
de
renta
en
la
periodicidad establecida, generar sus
respectivos recibos de pago si es del
caso a través de la página WEB de la
DIAN y de la Secretaría de Hacienda,
previa elaboración del informe con el
reporte del SIIF NACIÓN para la
revisión del Coordinador(a) del Grupo
de Gestión Financiera
Generar a través del SIIF NACIÓN,
los archivos para reportar la
información exógena a la DIAN y al
Distrito de Bogotá y transmitirla por la
respectiva página WEB.
Subdirección
Administrativa
y
Financiera - Grupo
de
Gestión
Financiera
Profesional
de
Contabilidad
–
Coordinador(a)
Grupo de Gestión
Financiera
Subdirección
Administrativa
y
Financiera - Grupo
de
Gestión
Financiera
Profesional
de
Contabilidad
–
Coordinador(a)
Grupo de Gestión
Financiera
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó
Ángela Vásquez Arias- Auris Margarita Mendoza.
Nombre
Cargo
Coordinadora del grupo de gestión financiera
Nombre
Cargo
Auris Margarita Mendoza.
Coordinadora del grupo de gestión financiera
Declaraciones de
retenciones y de
renta nacionales y
distritales
Formatos
establecidos por la
DIAN y el Distrito
de
Bogotá
debidamente
diligenciados
Aprobó
Paola Gaitán MartínezZoe Castro Bohórquez- Ricardo
Francisco Daza Gamba
Profesional contratista oficina de
Planeación y Sistemas
Jefe de Planeación
Cristian Armando Velandia Mora
Profesional contratista oficina de
Planeación y Sistemas
DIAN
DIAN
Fecha
Septiembre de 2012
21 de Mayo 2014
PROCESOS APOYO
Código: PD-GF-02
Versión: 4.0
PROCEDIMIENTO GESTIÓN CONTABLE
Página 11 de 11
Fecha: Mayo de 2014
Versión
4.0
Descripción del Cambio
Se actualiza el procedimiento
Fecha
21 de Mayo 2014