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PROCEDIMIENTO PARA CORRESPONSAL
BANCARIO BBVA
CÓDIGO: S-P-19
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
CÓDIGO: S-P-19
FECHA: 05/02/2014
VERSIÓN: 00
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PROCEDIMIENTO
CORRESPONSAL BANCARIO
BBVA
1. OBJETIVO
Realizar depósitos en efectivo (Cuenta corriente y ahorro), Retiro de efectivo
(Cuenta corriente y ahorro), recaudos de servicios públicos y otros convenios,
pagos de productos BBVA, transferencias entre cuentas y consultas de saldo
a través del CNB de BBVA.
2. ALCANCE
Comienza con la realización de operaciones y/o transacciones, finalizando con
el cierre de actividades diarias.
3. RESPONSABLE
Coordinador de Cobros y Recaudos.
4. RECURSOS
Tecnología informática y comunicaciones, datafonos, papelería, recurso
humano, etc.
5. VOCABULARIO
 BBVA: Banco Bilbao Vizcaya Argentaria (BBVA) es una entidad bancaria
española.
 DATAFONO: Dispositivo compacto que, instalado en un establecimiento
comercial o tienda, permite
realizar operaciones y transacciones
financieras a sus clientes.
 VOUCHER: Recibo o constancia de pago que sirve para certificar y/o
validar que se ha pagado por un servicio o producto.
 CAD: Centro de Atención a Datafonos.
 CB: Corresponsal Bancario.
6. ACTIVIDADES
Nº
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Recepción De Pagos Para Servicios: Inicia con el
saludo de bienvenida al cliente.
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Se solicita al usuario expresar el tipo de transacción
a realizar (depósitos de efectivo, retiro de efectivo
con tarjeta debido, recaudos de servicios públicos y
otros convenios, pagos de producto BBVA,
transferencias entre cuentas y consulta de saldos).
Auxiliar De Caja /
Responsable De Oficina
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PROCEDIMIENTO
CORRESPONSAL BANCARIO
BBVA
Este a su vez nos debe proporcionar lo requerido
según la operación a realizarse.
Para pagos de productos propios BBVA, se
requiere la factura del producto o tarjeta de crédito
física.
Para pagos de facturas convenios el cliente debe
entregar la factura a cancelar.
Para realizar una consulta o retiro se solicita al
cliente la tarjeta débito.
Para transferencias se requiere el número de
cuenta a la cual se le va a realizar la transacción,
cedula del titular de la cuenta, la tarjeta de la cuenta
que va a realizar la transferencia, se ingresa el
monto a transferir y se digita la clave transaccional.
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Para realizar consignaciones a cuentas corrientes o
ahorros se solicita número de cuenta a consignar y
número de identificación del titular de dicha cuenta.
Para el ingreso al datafono se deben presionar
cualquiera de los botones F1, F2, F3 o F4 para
habilitar el menú que muestra el acceso a BBVA. Al
ingresar por BBVA se digita el usuario asignado
como Operativo y este mostrara el menú completo
de transacciones que se pueden realizar. (Al
escoger se debe tener plena seguridad de ingresar
por la opción de transacción indicada y correcta, ya
que se puede incurrir en errores).
Para consignaciones: Se ingresa el número de
cuenta (de 18 dígitos), la cedula del titular de la
cuenta o NIT (sin digito verificador), el valor y se
confirma la transacción. Para finalizar se solicita
que el cliente firme (con número de identidad y/o
cedula más número telefónico) el Voucher
generado por el datafono para Servicer y se hace
entrega de una copia del mismo al cliente.
Auxiliar De Caja /
Responsable De Oficina
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PROCEDIMIENTO
CORRESPONSAL BANCARIO
BBVA
Para el pago de facturas: Se ingresa por el menú
“pago fact en efecto” se digita el número de
convenio, la referencia de pago, el valor y se
confirma la transacción. Para finalizar se solicita
que el cliente firme (con número de identidad y/o
cedula más número telefónico) el Voucher
generado por el datafono para Servicer y se hace
entrega de una copia del mismo al cliente.
Cuando el datafono no genere Voucher no se
pueden realizar transacciones. (Las facturas de
servicios vencidas no se pueden recibir a través
del CB).
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NOTA: No se recibirán abonos a ninguna clase de
factura. Ver generalidades.
Pagos De Préstamos BBVA Y Tarjetas Crédito:
Se debe ingresar por el menú de “Operaciones” y
entrar por la opción de transacción deseada. Luego
se procede con el ingreso de la referencia (tarjetas
crédito 16 dígitos y prestamos 18 dígitos). Luego, el
datafono pide el valor y pide confirmación de la
transacción. En estos casos es importante tener en
cuenta:
Auxiliar De Caja /
Responsable De Oficina
 Número de la tarjeta de crédito ubicado en la
parte posterior del plástico.
4
 Los pagos de préstamos solo se reciben en la
fecha límite de vencimiento o máximo dos (2)
días seguidos a la fecha. Aquellas con fecha de
pago “Inmediata” no pueden recibirse por el CB.
Consulta De Saldo: Se ingresa por menú
“Operaciones”, “Consulta de Saldo”, se desliza la
tarjeta o inserta la tarjeta si es de chip a través del
lector, se escoge el tipo de cuenta (ahorros o
corriente) y se le pide al cliente digitar su clave
personal de 4 dígitos, se imprime el Voucher donde
indica el saldo de la cuenta y se le entrega al
cliente.
Auxiliar De Caja /
Responsable De Oficina
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PROCEDIMIENTO
CORRESPONSAL BANCARIO
BBVA
Retiro De Dinero Con Tarjeta: Se ingresa por
menú “Operaciones”, “Retiros”, se desliza la tarjeta
o inserta la tarjeta si es de chip a través del lector,
se escoge el tipo de cuenta (ahorros o corriente), se
ingresa el monto a retirar y se le pide al cliente
digitar su clave personal de 4 dígitos, se confirma
su transacción, se solicita la firma del cliente en el
Voucher (con numero de identidad y/o cedula más
número telefónico) para Servicer y se hace entrega
de una copia del mismo al cliente, procediendo así
a hacer entrega del dinero.
Transferencias: Se debe ingresar por el menú de
“Operaciones”, “Transferencias”, se desliza la
tarjeta o inserta la tarjeta si es chip a través del
lector, se escoge el tipo de cuenta (ahorros o
corriente) desde la cual se realiza la transferencia y
se le pide al cliente digitar su clave personal de 4
dígitos; se ingresa el número de cuenta a la cual se
le realiza la transferencia, se digita el valor, se
confirma la transacción, se imprime el Voucher el
cual debe ser firmado por el cliente (con número de
identidad y/o cedula más número telefónico) para
Servicer y se hace entrega de una copia del mismo
al cliente.
 Las cuentas para realizar la operación deben
estar registradas con anterioridad a través del
usuario web del cliente.
Inconvenientes De Datafonos: Cuando el
datafono presenta problemas técnicos debe
realizarse un reporte al Centro de Atención a
Datafonos (CAD) y solicitar el respectivo número de
ticket.
Este número debe ser informado a Servicer
Sincelejo ante la persona encargada. La cual
deberá reportar dicha novedad al Área de Canales
Alternos a BBVA.
Auxiliar De Caja /
Responsable De Oficina
Auxiliar De Caja /
Responsable De Oficina
Auxiliar De Caja /
Responsable De Oficina /
Soporte Administrativo Y
Operativo / Coordinador De
Cobros Y Recaudos
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PROCEDIMIENTO
CORRESPONSAL BANCARIO
BBVA
Cierre De Actividades Diarias: Al finalizar el día
debe realizarse el cierre de transacciones,
ingresando por el menú de “Administración”. Luego
“Cierre” y digitar la clave. Verificando que la
posición neta de la tirilla corresponda a las
transacciones realizadas.
Las consignaciones y la tirilla de cierre deben ser
escaneadas y enviadas por correo electrónico a la
dirección
[email protected];
[email protected] a más tardar a las
10:00 am del día siguiente del recaudo.
Auxiliar de Caja /
Responsable de oficina
9. GENERALIDADES
 No se debe colocar ningún tipo de firma, escrito, sello y/o timbre sobre las
facturas traídas por el cliente, el único soporte de la transacción debe ser el
Voucher.
 Los dineros producto de las transacciones del CB deben ser custodiados
por el responsable del punto. Estos montos al igual que los valores a
consignar deben ser conciliados con Soporte Administrativo y Operativo
Servicer para ser depositados a la cuenta definida por este.
 Los usuarios y claves de acceso al datafono son suministradas solo por
Credibanco, para actualizaciones o cambios la persona encargada del
corresponsal debe llamar a Credibanco y realizar la solicitud.
 El uso del datafono está regido a un cajero auxiliar o en otra circunstancia a
la persona encargada del corresponsal.
10. FORMATOS RELACIONADOS
No aplica.
11. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA DE
ACTUALIZACIÓN
CAMBIO REALIZADO
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CORRESPONSAL BANCARIO
BBVA
ANEXOS
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PROCEDIMIENTO
CORRESPONSAL BANCARIO
BBVA
MAPA DE RIESGOS TECNOLOGICOS Y OPERATIVOS
N°
RIESGOS
1
ADMINISTRACION DE
USUARIO
2
BLOQUEO DE LA TERMINAL
EN TRANSACCION EN CURSO
3
FIRMA Y DILIGENCIAMIENTO
DE VOUCHER GENERADOS Y
ENTREGADOS AL CLIENTE.
4
NO REPORTAR DE MANERA
OPORUNA LOS
INCONVENIENTES
PRESENTADOS CON EL
DATAFONO
5
NO SOLICITAR EL NÚMERO
DE TICKET DESPUÉS DE
REPORTADA UNA NOVEDAD
DE INCONVENIENTE TÉCNICO
Comunicarnos con Credibanco y solicitar el número de ticket con el
cual esta reportado el problema con el datafono e informarle de
este a la persona encargada de los CB'S.
NO REALIZAR CIERRE DIARIO
DE LA TERMINAL
Diariamente se solicita a cada responsable de CB el saldo de su
cierre diario con el fin de validar con el saldo que el BBVA envía
diariamente, identificar cualquier diferencia existente y conciliar el
cierre General dado el caso que se detecte cualquier diferencia
entre estas dos comparaciones, se reporta ante el BBVA para que
este valide el estado de las operaciones y compense cualquier valor.
6
CONTROLES
En cada punto de pago donde se preste el servicio de CB se tienen
asignado un datafono y a su vez un usuario único para cada terminal
cuyo manejo está a cargo del responsable del punto de pago y quien
maneja de forma exclusiva una clave de acceso.
Cuando se presenta este tipo de inconvenientes inmediatamente se
establece comunicación con el CAD "Centro de Atención a
Datafono" para confirmar el estado de la transacción en proceso,
dependiendo del estado que se identifique el CAD define el proceso
a seguir. Así mismo se le informa al BBVA para reconfirmar el estado
de la transacción al día siguiente de la operación para confirmar el
éxito en la compensación de la operación. Dado el caso que el
estado que no halla compensado en dinero ya sea cargue o abono,
el banco procederá a notificar directamente al cliente el
procedimiento a seguir.
Realizamos auditorías internas para la verificación
de
procedimientos, se les requiere a los corresponsales voucher de
operaciones anteriores para verificar si están realizando tanto el
archivo de estos, como su debido diligenciamiento. Si un voucher
no es diligenciado, el cajero auxiliar o responsable del corresponsal
deberá asumir las responsabilidades en caso de cualquier
reclamación.
Verificamos la operatividad de los corresponsales según el reporte
enviado diariamente por el banco BBVA, si existe alguna novedad
encontrada nos comunicamos con el cajero auxiliar o responsable
para identificar por qué no funcionamiento de este. Si este no ha
reportado el problema técnico del datafono se le realiza un llamado
de atención y se hace inmediatamente el reporte del problema a
línea de atención de Credibanco. Solicitar el número del ticket
generado por Credibanco para realizar seguimiento.
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PROCEDIMIENTO
CORRESPONSAL BANCARIO
BBVA
LISTADO DE CB BBVA
DEPARTAMENTO
Bolívar
Córdoba
Córdoba
Córdoba
Córdoba
Córdoba
Córdoba
Córdoba
Sucre
Sucre
Sucre
Sucre
Sucre
Sucre
Sucre
Sucre
Sucre
MUNICIPIO
San Jacinto
Cerete Avenida
Cerete Centro
La Apartada
Puerto Libertador
Montelibano
Sahagún Centro
Sahagún Avenida
Agencia Principal
Corozal Centro
Peñitas
Mercado
Pajuela
Progreso
Sampues
San Carlos Sincelejo
Sincé
REVISÓ:
APROBÓ:
Ana Sierra
Coordinador De Cobros Y Recaudos
Soffi Santis Martínez
Gerente Comercial y Administrativo