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ALCALDIA DE POPAYÁN
P-GF-CONT-07
ELABORACION Y REPRESENTACION DE LOS
ESTADOS FINANCIEROS
Versión: 02
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1.- OBJETIVO
Rendir un claro y preciso informe a las partes interesadas sobre la situación de
la entidad al final del periodo. Se prepara con las cuentas reales del Balance de
prueba y con el Estado de Utilidades.
2. ALCANCE
Inicia en el momento que se crea un compromiso económico alimentado por las
diferentes unidades administrativas hasta cuando damos información
organizada analizada y verás de la situación económica y financiera del
Municipio y sus entidades agregadas.
3. DEFINICIONES
Entidad Agregada: Pertenece al Municipio, pero tiene su personería jurídica
independiente. EL Municipio tiene las siguientes Contraloría Municipal,
Personería Municipal, Concejo Municipal, Fondo de Aseo Municipal, Entidades
Educativas (109).
Estados Financieros: Estados que reflejan la situación económica de la
entidad.
Balance General o Estado de Situación. Muestra la naturaleza y cantidad de
todos los activos poseídos, naturaleza y cantidad del pasivo.
Activos. Suma de bienes, recursos y derechos que posee la entidad. Pasivos.
Obligaciones o compromisos que ha adquirido la empresa hacia terceros.
Capital o Patrimonio: diferencia del activo y el pasivo, representa la inversión
o el aporte de socios y empresarios sobre los cuales puedan tener derecho.
Estado de Resultados o de Pérdidas y Ganancias. Este se realiza con el fin
de saber cuales fueron las utilidades en un período determinado.
Utilidad. Exceso de los ingresos sobre los gastos lo que da origen a la utilidad
neta.
Pérdidas Exceso de los costos y los gastos sobre los ingresos.
Informes Periódicos. Se preparan tras finalizar cada período contable, que
generalmente es de 12 meses. Todos los Estados Financieros deben contener
nombre del negocio, nombre del Estado y período que abarca
Elaboró: Sandra Balcázar
Revisó: Sandra Balcázar
Cargo: Profesional Universitario
Cargo: Profesional Universitario
Aprobó: Vicente Galvis
Cargo: Secretario de
Hacienda
Fecha: Nov. 17 de 2009
Fecha:17-NOV-2009
Fecha: 17-NOV-2009
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4. ASPECTOS GENERALES
USUARIOS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE:
INTERNOS
Dirección Financiera, entidades de control a nivel municipal. (Contraloría,
Personería, Control Interno, Tesorería)
EXTERNOS
La Contaduría General de la Nación - CGN: Entidad encargada de administrar
el sistema de información CHIP y como tal es el centro de gestión del CHIP.
Entidades Estratégicas: Quienes definen los requerimientos de información
necesaria para la toma de decisiones de política macroeconómica, financiera y
fiscal. Un ejemplo de ellas son: Ministerio de Hacienda y Crédito Público, el
Departamento Nacional de Planeación-DNP, el Banco de la República, el
Departamento Administrativo Nacional de Estadística-DANE y la Contraloría
General de la República-CGR.
La Comunidad en General: Que tendrán acceso a información relacionada con
las finanzas del Estado, para poder ejercer su derecho de veeduría ciudadana
o el de contribuyente.
PROVEEDORES:
Sistema contable Finanzas Plus, bases de datos de predial, industria y
comercio, Secretaria de Transito, Contraloría Municipal, Personería Municipal,
Consejo Municipal, entidades educativas, software AIS.
NORMATIVIDAD - DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
1. Estatuto Tributario
2. Circulares Externas de la Contaduría General de la Nación
[www.contaduria.gov.co]
3. Cartas Circulares de la Contaduría General de la Nación
[www.contaduria.gov.co]
4. Instructivos de la Contaduría General de la Nación
[www.contaduria.gov.co]
5. Resoluciones de la Contaduría General de la
Nación [www.contaduria.gov.co]
6. Plan General de la Contabilidad Pública [www.contaduria.gov.co]
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5.- PROCEDIMIENTO
No.
1
ACTIVIDAD
Generar archivo de
Balance de Prueba
para CGN
RESPONSABLE
DESCRIPCION
Después de efectuado el
procedimiento
de
consolidación y revisión,
se graba en archivo de
Excel y se diseña su
presentación, es firmado
por
el Señor Alcalde,
Secretario de Hacienda y
Contador,
éste
Profesional
documento es solicitado
Universitario
por todas las entidades
que
tienen relaciones
económicas
con
el
Municipio de Popayán y
por los entes de control y
debe cumplir con los
postulados contables de
eficacia,
eficiencia
y
confiabilidad.
REGISTRO
Balance de
Prueba
6. Anexos.
N/A
7. CONTROL DE CAMBIOS
Versión
Fecha de aprobación
Descripción del cambio
01
12/11/2009
02
18/02/2016
Creación de documento
Actualización de la codificación del
documento, conforme al subproceso al que
pertenece. Proviene del P-GF-133-07