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ALCALDIA DE POPAYÁN
P-GF-CONT-10
REPORTE DE LOS ESTADOS CONTABLES Y OTROS
INFORMES FINANCIEROS
Versión: 02
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1.- OBJETIVO:
Consolidar la información financiera a nivel nacional y generar los archivos que
contienen la información contable del Municipio de Popayán, para la respectiva
consolidación y envío a la Contaduría General de la Nación y otros entes de
control de manera confiable, oportuna y completa.
2.- ALCANCE
Inicia con el cierre del periodo y su revisión y finaliza con el certificado que sale
del sistema CHIP de recibido de la información.
3.- DEFINICIONES
Chip. Es un Sistema de información que permite definir, capturar, consolidar y
difundir información cuantitativa y cualitativa, producida por entidades públicas
y otros proveedores de información, con destino al gobierno central,
organismos de control y ciudadanía en general, para el apoyo en la toma de
decisiones en materia de política macroeconómica, fiscal, así como la
definición, ejecución y administración de planes de gobierno
Fpl: sistema de información financiero, que facilita la programación,
administración y control de las operaciones Financieras integradas de
Presupuesto, tesorería y contabilidad.
Estados Financieros: también denominados estados contables, informes
financieros o cuentas anuales, son informes que utilizan las instituciones para
reportar la situación económica y financiera y los cambios que experimenta la
misma a una fecha o período determinado.
Movimiento contable: Es un movimiento donde la entrada debe corresponder a
la salida, es lo que se llama partida doble.
4.- ASPECTOS GENERALES
-
-
Este procedimiento se aplica para la elaboración, clasificación de la
información financiera del Municipio de Popayán y sus entidades
agregadas.
La información que debe reportar la oficina de Contabilidad a las
entidades contables públicas corresponde a las siguientes Categorías:
Información Financiera, Económica, Social y Ambiental en las
Categorías Información Contable Pública y Notas Generales; Dicha
información sólo será reportada a través del Sistema Consolidador de
Hacienda e Información Pública (CHIP) según el Artículo 2 de la
Resolución 248 de 2007 (CGN).
Elaboró: Sandra Balcázar
Cargo: Profesional Universitario
Revisó: Sandra Balcázar
Cargo: Profesional Universitario
Aprobó: José Vicente Galvis
Cargo:
Secretario
de
Fecha: Nov. 17 de 2009
Fecha:17-NOV-2009
Fecha:
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REPORTE DE LOS ESTADOS CONTABLES Y OTROS
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USUARIOS DE LA INFORMACION CONTABLE:
INTERNOS: Dirección Financiera, entidades de control a nivel municipal.
(Contraloría, Personería, Control Interno, Tesorería)
EXTERNOS: La Contaduría General de la Nación - CGN: Que es la entidad encargada
de administrar el sistema de información CHIP y como tal es el centro de gestión del
CHIP.
ENTIDADES ESTRATÉGICAS: Quienes definen los requerimientos de
información necesaria para la toma de decisiones de política macroeconómica,
financiera y fiscal. Un ejemplo de ellas son: Ministerio de Hacienda y Crédito
Público, el Departamento Nacional de Planeación-DNP, el Banco de la
República, el Departamento Administrativo Nacional de Estadística-DANE y la
Contraloría General de la República-CGR.
LA COMUNIDAD EN GENERAL: Que tendrán acceso a información relacionada
con las finanzas del Estado, para poder ejercer su derecho de veeduría
ciudadana o el de contribuyente.
PROVEEDOR: Sistema contable Finanzas Plus, bases de datos de predial,
industria y comercio, Secretaria de Transito, Contraloría Municipal, Personería
Municipal, Consejo Municipal, entidades educativas, software AIS.
NORMATIVIDAD - DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
1. Estatuto Tributario
2. Circulares Externas de la C.G.N. [www.contaduria.gov.co]
3. Cartas Circulares de la C.G.N [www.contaduria.gov.co]
4. Instructivos de la C.G.N [www.contaduria.gov.co]
5. Resoluciones de la C.G.N [www.contaduria.gov.co]
6. Plan General de la Contabilidad Pública [www.contaduria.gov.co]
PERIODICIDAD
a) Según la Resolución 375 de 2007 las entidades contables públicas incluidas
en el ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública, reportarán la
información financiera, económica, social y ambiental de manera trimestral de
acuerdo con las siguientes fechas de corte y presentación:
b)
FECHA DE CORTE
31 DE MARZO
30 DE JUNIO
30 DE SEPTIEMBRE
30 DE ABRIL
31 DE JULIO
31 DE OCTUBRE
FECHA LIMITE DE PRESENTACIÓN
31 DE DICIEMBRE
15 DE FEBRERO DEL AÑO SIGUIENTE AL DEL PERÍODO CONTABLE
b) Los formularios CGN2005NE 003 _NOTAS DE CARÁCTER ESPECÍFICO y
CGN2005NG_003_NOTAS DE CARACTER GENERAL, sólo serán reportados
para la fecha de corte del 31 de diciembre.
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Los formatos son generados por el chip, el cual es actualizado trimestralmente y
tiene cambios de acuerdo a las solicitudes de las entidades usuarias de la
información.
El CHIP valida la información, si está cumple los requisitos de forma y de fondo
permite que la información sea cargada en línea a la base de datos de CGN.
5.- PROCEDIMIENTO
No.
1
ACTIVIDAD
Generar archivo
Plano
DESCRIPCION
RESPONSABLE
Después de efectuado el
procedimiento
de
consolidación y cierre de
información contable se
genera en el FPL, con la
opción de UPRO 33 una
Profesional
información consolidada
Especializado
de saldos y movimientos
contables de
cuentas
cero, de resultado y de
balance.
En línea con CGN, se
valida el archivo plano
2
3
Validarlo en el CHIP
Se envía
Cuando no
presenta
errores el sistema valida
la información y permite
subirlo a la plataforma
nacional.
REGISTRO
Balance de
Prueba
formato CGN
Profesional
Especializado
Profesional
Especializado
Certificación
de envío
6. Anexos. N/A
7. CONTROL DE CAMBIOS
Versión
Fecha de aprobación
Descripción del cambio
01
17/11/2009
02
18/02/2016
Creación de documento
Actualización de la codificación del
documento, conforme al subproceso al que
pertenece. Proviene del P-GF-133-10