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West Side Federation for Senior and Supportive Housing, Inc.
(WSFSSH)
Política y Prácticas de Confidencialidad
Política:
La West Side Federation for Senior and Supportive Housing Inc. (WSFSSH) y sus
empleados, consultores y voluntarios deben proteger todos los derechos a la intimidad y
vida digna de los inquilinos / residentes. La WSFSSH anima a los inquilinos / residentes
a respetar sus propios derechos a la privacidad y dignidad.
Información confidencial es información privada sobre la persona.

Algunos Ejemplos de Información Privada
Información que revela la identidad de una persona a extraños: Ejemplos típicos
incluyen: nombres, números de la seguridad social, fechas de nacimiento. Otro tipo
de información también puede revelar la identidad de una persona. (Por ejemplo, si
uno de nuestros inquilinos / residentes fuera un artista famoso, comentar su historial
como artista revelaría su identidad a cualquier persona familiarizada con pintores de
campos de colores en la Ciudad de Nueva York en los años cincuenta).

Información que potencialmente pudiera causar daño al inquilino / residente:
No es justo que gran parte de la sociedad discrimine, pero es una realidad de nuestras
vidas. Las áreas de discriminación incluyen (pero no se limitan a) diagnósticos de
SIDA, diagnósticos de enfermedades mentales, orientaciones sexuales, religión,
estado civil, parentesco, historial de no tener hogar, renta, diagnósticos de abusos de
sustancias nocivas, vivir en residencias especializadas.

Cualquier información que el inquilino / residente pueda optar a no compartir
con otros: alguna información en privado, incluso si no hay un daño resultante
aparente. Nuestra cultura valora la privacidad. Valoramos el derecho de la persona
a decidir cuánto de su vida quiere compartir con otros. Esto significa que nuestros
inquilinos / residentes tienen el derecho a decidir qué información sobre sus vidas
compartir y el derecho a decidir con quién compartir dicha información. Cuando no
salvaguardamos información privada, dañamos a los inquilinos / residentes al no
respetar sus derechos a tomar estas decisiones.
Prácticas:
I.
Recoger Información:
A. La WSFSSH solicita información privada sobre inquilinos / residentes sólamente
en con el objeto de proporcionar servicios. Por consiguiente, la WSFSSH
sólamente solicita la información privada que es esencial para propocionar el
cuidado y los servicios a inquilinos / residentes.
B. Fotografías y grabaciones auditivas y de video no pueden realizarse sin la
aprobación clara del director del programa y/o del gerente del edificio y con el
consentimiento del inquilino / residente. (También ver: Política sobre Fotografía
y Grabaciones Auditivas y de Video de la West Side Federation for Senior and
Supportive Housing, Inc., un anexo a este documento).
II.
Compartir Información con Personas Fuera de la WSFSSH:
A. Compartir Información Cuando el Inquilino / Residente ha Firmado una
Autorización Para Publicarla. En practicamente cada caso, la información
puede compartirse con proveedores externos, familia de origen, familia por
afiliación, o amigos, sólamente con el consentimiento escrito del inquilino /
residente o tutor legal. La WSFSSH protege la privacidad del inquilino / residente
divulgando sólamente la información o documentación específica en la que el
inquilino / residente haya dado su consentimiento.
B. Compartir Información Cuando No Hay una Autorización Para Publicarla.
1. Las Ordenes Judiciales que Autorizan Publicar Información obligan a la
divulgación de información aun cuando no haya un consentimiento del
inquilino / residente. La WSFSSH protege de la mejor manera posible de
acuerdo con sus posibilidades la confidencialidad de los inquilinos / residentes
durante el transcurso de los procesos judiciales. Cuando un tribunal u otra
institución legalmente autorizada ordena la divulgación de información
confidencial y dicha divulgación pudiera causar daño al inquilino / residente,
la práctica de la WSFSSH es la de solicitar que el tribunal retire la orden,
limite la orden de un modo restringido, o mantenga el secreto sumarial.
2. Reglamentos Estatutarios pueden obligar a la divulgación de información
confidencial a auditores gubernamentales y/o instituciones regulatorias. La
WSFSSH limita la divulgación a información precisa solicitada por auditores
y/o inspectores. Cuando la ley lo permite, la WSFSSH extrae información que
identifique al inquilino / residente (por ejemplo, nombres, números de la
seguridad social) con anterioridad a las divulgaciones.
3. Situaciones de Emergencia: La WSFSSH puede divulgar información
privada cuando dicha divulgación sea necesaria para evitar daños graves,
previsibles e inminentes al inquilino / residente o a otra persona que pueda ser
identificada. Si dicha divulgación es necesaria, sólamente se compartirá la
información que sea necesaria a fin de prevenir el daño. (Por ejemplo, en los
casos de cuidados de emergencias médicas, es medicamente vital para los
servicios de emergencia y para los miembros del departamento de emergencia
saber las medicinas de un inquilino / residente. No es medicamente vital que
estas personas que prestan servicios de emergencia sepan los diagnósticos
actuales). Para salvaguardar la privacidad, se recomiendan las consultas a un
colega y/o a un supervisor. Los empleados sólamente compartirán la
información que contenga la hoja de emergencia del inquilino / residente hasta
que haya tenido lugar dicha consulta.
III.
Compartir Información con Personas Dentro de la WSFSSH
A. Compartir Información con Otros Inquilinos / Residentes: La
información privada no se comparte con otros inquilinos / residentes sin el
consentimiento del inquilino / residente, con dos excepciones considerables.
Si no se ha perdido un inquilino / residente, los otros inquilinos / residentes
pueden ser informados a fin de que se recabe información para ayudar en la
búsqueda. Si un inquilino / residente está fuera del edificio, para la salud y el
bienestar de la comunidad se puede compartir información limitada a fin de
calmar los temores de los otros inquilinos / residentes. (Por ejemplo, se puede
compartir información de que el inquilino / residente está en el hospital o
fuera de la ciudad, o simplemente en algún lugar seguro. No se compartirá
información sobre diagnósticos, lugar del hospital, o destino de una visita, sin
el consentimiento del inquilino / residente).
B. Compartir Información con otros Empleados de la WSFSSH:
Los edificios de la WSFSSH y los programas operan en base a un trabajo de
equipo. Por lo tanto, una persona relacionada con los programas de la
WSFSSH puede compartir información con otras personas relacionadas con
los programas de la WSFSSH.
1. Información sobre los comportamientos actuales públicamente observados
de un inquilino / residente puede ser compartida con todos los miembros
del equipo. Esta información sobre el funcionamiento actual es importante
para todos los miembros del equipo con el objeto de prestar servicios.
2. Información sobre el historial, diagnósticos, confidencias compartidas y
tratamientos específicos de un inquilino / residente es compartida
sólamente sobre una base de necesidad-de-saber. Necesidad-de-saber
significa que:
a. sólamente se compartirá la información necesaria para proporcionar
servicios apropiados,
b. y que la información se compartirá sólamente con la persona o
personas cuyas responsabilidades incluyan proporcionar esos servicios.
IV.
Salvaguardar Información
La WSFSSH toma precauciones para proteger la privacidad de la información del
inquilino, bien sea dicha información por escrito, verbal o electrónica. Estas
salvaguardias continúan siendo mantenidas incluso cuando el inquilino / residente
se ha mudado o ha fallecido.
A. Los Archivos del Inquilino / Residente se guardan en un lugar seguro, cuyo
acceso está limitado a los empleados que proporcionan el tratamiento
apropiado.
B. Los Archivos de Emergencia del Inquilino / Residente se guardan en un
lugar seguro cuyo acceso está limitado a los empleados que proporcionan
cuidados de emergencia. Estos archivos sólamente contienen la información
necesaria para propocionar a las personas que prestan cuidados médicos la
información que se necesita para los servicios de emergencia.
C. Los Libros de Anotaciones de las Instalaciones se guardan en un lugar
seguro cuyo acceso está limitado a los miembros del equipo.
D. Los Registros de las Instalaciones que contienen información confidencial
(información del censo, anotaciones del alquiler) se guardan en un lugar
seguro cuyo acceso está limitado a los empleados que están directamente
involucrados en el mantenimiento de estos registros.
E. Información en Ordenadores: A los empleados se les anima a salvaguardar
información confidencial asegurándose de que ningún archivo, registro o
información confidencial sea accesible a observadores casuales en los
ordenadores de los empleados cuando dicho empleado está ausente.
F. En la Transmisión de Información Escrita por correo, fax, u otros medios
electrónicos, la WSFSSH tomará todas las precauciones a su alcance para
asegurarse de que la información escrita sea transmitida de tal manera de que
sólo tenga acceso a ella la persona autorizada para recibirla.
G. Conversaciones con o sobre el Inquilino / Residente: Se harán todos los
esfuerzos para animar a que los inquilinos / residentes comenten temas
privados en lugares privados. Conversaciones sobre un inquilino / residente,
ya sea en persona o por teléfono, nunca se mantienen en lugares comunes
(halls, ascensores, espacios abiertos) o en zonas donde terceros puedan oir la
conversación (salas con ventanas abiertas, espacios donde las puertas no
insonoricen el ruido). En situaciones de emergencia, cuando no haya zonas
privadas disponibles y en la medida de lo posible, no se menciona información
que identifique al inquilino / residente.
H. Formación y Publicaciones:
Información confidencial que revelara la identidad del inquilino / residente
nunca será compartida en el contexto de formación, trabajos en clases o
publicaciones sin el permiso por escrito del inquilino / residente, del director
del programa y/o del gerente del edificio y del director ejecutivo.
V.
Divulación de los Límites de la Confidencialidad
Los empleados de la WSFSSH, de una manera consistente y clara, comparten sus
políticas sobre confidencialidad con los inquilinos / residentes y explican los
límites sobre la misma.
A. Las órdenes judiciales pueden obligar a la divulgación de información
confidencial sin el consentimiento del inquilino / residente.
B. Reglamentos estatutarios pueden obligar a la divulgación de información
confidencial a auditores gubernamentales y/o instituciones regulatorias.
C. La WSFSSH puede divulgar información privada cuando dicha divulgación
sea necesaria para evitar daños graves, previsibles e inminentes al inquilino /
residente o a otra persona que pueda ser identificada.
D. Los edificios y programas de la WSFSSH operan en base a un trabajo de
equipo. Por lo tanto, una persona de la WSFSSH relacionada con los
programas puede compartir información con otras personas de la WSFSSH
que estén relacionadas con dichos programas ya que nuestros servicios son
prestados por medio de un equipo. No obstante, esta información sólamente
será divulgada sobre una base de necesidad-de-saber.
E. Algunos de nuestros edificios, en virtud de su desarrollo, financiación, o
situación geográfica, pueden ser identificados por la comunidad en general
como lugares que proporcionan servicios a personas con necesidades
particulares. Aunque esta información no se comparte de una manera rutinaria
en el transcurso de las actividades diarias, es, sin embargo, de dominio
público.
VI.
La Resolución de Ambigüedades en Temas de Confidencialidad:
Cuando surgen situaciones donde los límites de la confidencialidad son díficiles
de determinar, el equipo está disponible para ayudar. Dentro de cualquier edificio
o programa, la decisión final recae en el director del programa y/o en el gerente
del edificio junto con el jefe clínico. El Comité de Etica de la WSFSSH
proporciona un foro para la evaluación y la deliberación. Dentro de la WSFSSH
en su conjunto, el director ejecutivo o la persona designada por éste es el árbitro
final.
VII.
Incumplimiento de la Confidencialidad:
Si alguien, accidentalmente, incumple la confidencialidad, este incumplimiento
debe ser puesto immediatamente en conoimiento del supervisor de esta persona; la
omisión de hacerlo puede terminar en acciones disciplinarias.
Apéndice I
Política sobre Fotografías y Grabaciones Auditivas y de Video
West Side Federation for Senior and Supportive Housing, Inc. (WSFSSH)
Objeto de esta política: Fotografías, cintas de video, y cintas auditivas pueden ser
adiciones importantes en las vidas de los inquilinos / residentes de los edificios de la
West Side Federation for Senior and Supportive Housing, Inc. (WSFSSH). No obstante,
estas tecnologías también dan lugar a importantes cuestiones de confidencialidad y
privacidad del inquilino / residente. Las siguientes políticas tienen como objeto
propocionar salvaguardias a la confidencialidad y privacidad del inquilino / residente.
Aparatos de Grabación a Plena Vista: Bajo ninguna circunstancia se esconderán
aparatos de grabación activos (cámaras estáticas, cámaras de video o grabadoras de
cintas). No se permiten cámaras y grabadoras ocultas.
Cámaras de Seguridad: Se encuentran cámaras de seguridad en un número de edificios
de la WSFSSH. Estas cámaras están a plena vista en áreas comunes de los edificios. Las
cintas y/o imágenes de estas cámaras tienen como único objeto la seguridad y la ejecución
de dicha seguridad.
Grabaciones para Uso Interno: Fotos de inquilinos / residentes, cintas de video de
fiestas, y cintas grabadas de actividades en grupo pueden enriquecer los objetivos del
programa y de tratamiento de nuestros edificios. Los siguientes requisitos tienen como
objeto salvaguardar la privacidad de los inquilinos / residentes, los cuales pueden elegir
no ser grabados, y/o los inquilinos / residentes pueden desear que no se muestren sus
fotografías en zonas comunes del edificio.

Se requiere permiso verbal del inquilino / residente antes de que se haga cualquier
foto, video o cinta audiovisual del inquilino / residente. El aparato de grabación debe
estar en plena vista. El inquilino / residente debe tener el derecho a rechazar ser
fotografiado, filmado o grabado.

Se requiere permiso verbal del inquilino / residente antes de que cualquier fotografía
del inquilino / residente se muestre en una zona común (en las paredes del edificio, en
álbumes de fotos para la residencia).
Grabaciones para Uso Fuera del Edificio: De vez en cuando, se solicitan permisos para
que fotografías y/o grabaciones del inquilino / residente se muestren fuera de los recintos
de un edificio en particular:

se requiere permiso / consentimiento escrito del director ejecutivo de la WSFSSH y

se require permiso / consentimiento escrito del director del programa y/o gerente del
edificio y

se requiere permiso / consentimiento escrito del inquilino / residente a ser
fotografiado / grabado,
antes de que pueda tener lugar cualquier grabación para ser diseminada fuera del edificio.
El aparato de grabación debe estar en plena vista. El inquilino / residente debe ser libre
de rechazar ser fotografiado, filmado o grabado.