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Plan Estratégico de Comunicaciones
Deja Huella con la Transparencia, por la paz de Cundinamarca
2016-2019
RICARDO LÓPEZ ARÉVALO
Contralor de Cundinamarca
Sandra Pureza Gómez López
Asesora de Comunicaciones
Bogotá mayo de 2016
2
EQUIPO DE TRABAJO:
SANDRA PUREZA GÓMEZ LÓPEZ
ÓSCAR HERNANDO FANDIÑO PINILLA
ALEJANDRA IPUZ GÓMEZ
Tabla de contenido
1. PRESENTACIÓN ................................................................................... 4
2. OBJETIVO GENERAL ............................................................................ 5
Objetivos específicos ...................................................................... 5
3. DIAGNÓSTICO ..................................................................................... 6
4. POLÍTICA GENERAL DE COMUNICACIONES .................................... 11
Lineamientos generales ................................................................ 11
5. CAMPOS DE ACCIÓN.......................................................................... 12
Comunicación Interna/Organizacional .................................. 12
Públicos ...................................................................................... 13
Canales de Comunicación y estrategias ......................................... 13
Comunicación Informativa/Externa ....................................... 17
Públicos ...................................................................................... 18
Canales de comunicación y estrategias.......................................... 19
6. RENDICIÓN DE CUENTAS A LA CIUDADANÍA .................................. 25
Bibliografía ...................................................................................................... 26
Anexo: Diapositivas resumen ............................................................................. 6
3
PLAN DE COMUNICACIONES 2016-2019
1. PRESENTACIÓN
Deja huella con la transparencia, por la paz de Cundinamarca, nombre que se le ha
dado al plan estratégico para el cuatrienio 2016-2019, involucra dos aspectos de
gran importancia para la gestión pública como son, por un lado, el accionar del
presente y, por el otro, la herencia que se dejará para las nuevas generaciones.
Para consumar estas dos instancias, el papel de la comunicación pública es
protagonista de primera línea, ya que con ella se logra dar a conocer las acciones
que día a día realiza la Contraloría de Cundinamarca y al mismo tiempo permite
registrar una memoria para la historia y así mostrarla como modelo en el ejercicio
del control fiscal en el país; y como aportante de elementos de análisis que
contribuyan a definir la importancia de estas instituciones en el ordenamiento
jurídico del país.
Sin embargo, esto sólo se logrará en la medida en que exista una fusión entre la
institución y sus públicos. Por ello, dentro del plan estratégico de la entidad de
control se plantea como uno de los objetivos: Acercar al ciudadano a los procesos
de control fiscal participativo y control social, para la construcción de una sociedad
comprometida en la vigilancia de lo público 1 . También la visión de la entidad a
2019 “seremos reconocidos como una contraloría destacada por su contribución en
el país…”2, determinan la comunicación como la herramienta imprescindible en el
desarrollo de los procesos y procedimientos de la entidad.
Los estudiosos de la administración moderna, afirman que una visión compartida,
en una institución pública “significa que tanto uno mismo, como el resto de
quienes formamos el equipo u organización, entendemos lo mismo cuando
hablamos de la misma visión. Entonces, todos vamos hacia el mismo lugar.”3
De igual forma, la comunicación pública, como elemento estratégico y transversal
de los procesos institucionales, tiene la tarea de tender un puente entre el accionar
de la Contraloría de Cundinamarca con las expectativas y derechos de sus
públicos, aspectos que la legislación nacional ha puesto de relieve a través de la
expedición de normas que garantizan la visibilidad de las entidades y,
principalmente, el acceso a la información que generan estas organizaciones.
PLAN ESRATÉGICO INSTITUCIONAL 2016-2019 “DEJA HUELLA CON LA TRANPARENCIA, POR LA PAZ DE CUNDINAMARCA” en:
http://www.contraloriadecundinamarca.gov.co/index.php/es/transparencia-y-acceso-a-informacion-publica/informacionminima/plan-estrategico-2016-2019
2 Ibidem
3 En http://www.metainteligencia.com/Por_Que/vision.asp vista abril de 2016
1
4
Esta información es por definición pública y no podrá ser reservada o limitada sino
por disposición constitucional o legal 4 ; aspecto que “genera la obligación
correlativa de divulgar proactivamente la información pública y responder de
buena fe, de manera adecuada, veraz, oportuna y accesible a las solicitudes de
acceso, lo que a su vez conlleva la obligación de producir o capturar la información
pública.”5
Otro ingrediente de este vasto mundo de la comunicación se ha visto en las
nuevas tecnologías de la información, las cuales han ampliado el panorama
comunicativo. Actualmente, la Contraloría de Cundinamarca cuenta con diferentes
modos de interrelación de manera virtual, en donde, además del sitio web, las más
destacadas son las redes sociales: Facebook, Twitter, Flicker y Youtube; las
aplicaciones como blogs, chats y foros, entre otros.
Con el presente Plan de Comunicaciones, en el que se estructura el quehacer
comunicativo de la Contraloría de Cundinamarca de acuerdo a los lineamientos de
la Ley 1712 de 2014, de la estrategia Gobierno en Línea, el decreto 103 de 2015
emanado del Archivo General de la Nación, el Modelo Estándar de Control Interno
(MECI) y el Modelo de Comunicación Pública Organizacional e Informativa para
Entidades del Estado (Mcpoi), se garantiza a los cundinamarqueses el derecho a
acceder a toda la información pública generada por esta entidad de control,
afianza el compromiso institucional de visibilizar a la Entidad en el concierto
nacional, y especialmente legitima la participación ciudadana en el ejercicio del
control social.
2. OBJETIVO GENERAL
Establecer la comunicación en la Contraloría de Cundinamarca como parte esencial
del fortalecimiento institucional involucrando a los diferentes niveles y procesos
para garantizar información veraz y oportuna sobre la gestión de vigilancia y
control fiscal en el buen manejo de los recursos públicos del departamento.
Específicos
 Apropiar a los servidores de la entidad de la Misión y Visión del Plan
Estratégico 2016-2019, así como de las políticas, programas, campañas y
lineamientos para fortalecer la imagen institucional.
 Facilitar con acciones comunicativas el acceso a la información de la entidad
4
5
Articulo 2 Ley 1712 de 2014, en http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=56882. Vista: abril de 2016
Ibídem
5
para motivar la participación ciudadanía en el control social, fiscal y en la
rendición de cuentas.
 Diseñar actividades que permitan reflejar en los funcionarios la cultura de la
información como base de la transparencia en la gestión pública como
antídoto de la corrupción.
 Potenciar las redes sociales y las tecnologías de información (página web)
como herramientas de interlocución en el proceso de rendición de cuentas a
la comunidad.
 Incentivar la cultura del registro, procesamiento, sistematización y
socialización de la información, como instrumentos de construcción de visión
compartida y de fomento del trabajo colaborativo.
3. DIAGNÓSTICO
Una entidad que ha estado presente durante 81 años en el ejercicio del control
fiscal del país, debe ser un organismo departamental líder y ejemplo para
Colombia, y esa es la meta que se propone la Contraloría de Cundinamarca en el
desarrollo de su Plan Estratégico Institucional. En este propósito, la comunicación
pública es el motor que impulsa y visibiliza el accionar del ente de control.
Este papel protagónico de la comunicación pública está definido en las nuevas
teorías de la administración, como un proceso estratégico y transversal de las
organizaciones estatales.
Estas características de la comunicación en las organizaciones las explica el
estudioso de la comunicación, Juan Camilo Jaramillo L. “cuando socializamos,
interactuamos, nos comunicamos. Por lo tanto, la comunicación es en esencia
social” 6 y ella actúa para construir bienes públicos, incidir en la agenda pública,
comunicar a la sociedad y generar sentido compartido en factores, 7 como los
ilustra en el siguiente gráfico.
JARAMILLO Juan C. Propuesta General De Comunicación Pública, vista en:
http://www.exeedu.com/publishing.cl/strategy_manag_bus_rev/2012/Vol3/Nro2/1-SM17-11-full.pdf
7 Ibídem.
6
6
7
A esta importante tendencia de la comunicación, incluida en procesos de gestión
pública la Contraloría no puede abstraerse; sin embargo, la inexistencia estructural
del equipo de comunicaciones obstaculiza la implementación de estrategias, así
como de la gestión inherente al cubrimiento y socialización del accionar de este
ente de control.
Los especialistas de la actividad de comunicaciones, tales como periodista,
fotógrafo, camarógrafo, editor, diseñador y administrador de redes sociales
responden a tareas específicas que dinamizan y fortalecen el contenido a través de
mensajes haciéndola más efectiva en el empeño de presentar una imagen real de
la entidad y garantizar un cubrimiento y una socialización de cada actividad
realizada por la organización.
Esta falencia dentro de la Contraloría de Cundinamarca lleva, como lo señala el
diagnóstico institucional dentro de la matriz DOFA, a que la Entidad presente,
dentro de sus amenazas, poca visibilidad ante nuestros públicos8.
8
PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL 2016-2019 “DEJA HUELLA CON LA TRANPARENCIA, POR LA PAZ DE CUNDINAMARCA”
en: http://www.contraloriadecundinamarca.gov.co/index.php/es/transparencia-y-acceso-a-informacion-publica/informacionminima/plan-estrategico-2016-2019
¿Cómo nos ven?
La carencia de sistemas de información que permitan el acceso oportuno y,
principalmente, confiable, a los documentos, es otro aspecto que hace complejo el
trabajo de cubrimiento y socialización de la gestión de la Entidad. Hoy es
importante contar con conectividad e internet ágil, más aún cuando las distancias y
tiempos de espera lo exigen.
Esta situación se evidenció a través de un sondeo aplicado en febrero-marzo de
2016, por la Contraloría a la comunidad estudiantil y a funcionarios de las oficinas
de control interno e institutos del Departamento. En él se apreció que los nuevos
medios de comunicación tienen en nuestro público gran valor como vehículos de
intercambio de información.
Es de anotar que la encuesta fue contestada por 178 personas y constaba de dos
preguntas a saber:
1. ¿A través de qué medios de comunicación usted ha recibido información
sobre actividades de la Contraloría de Cundinamarca?
2. ¿Qué medios de comunicación le llama más la atención para ser
informado sobre la gestión de la Contraloría de Cundinamarca?
De acuerdo con la tabulación de estas respuestas se puede apreciar que las redes
sociales presentan un importante número usuarios a los que les llama la atención
recibir información por este medio. Igualmente, la página web es considera idónea
para esta actividad comunicativa. (ver cuadro 1 y gráfico 2)
8
Comunicaciones
Encuesta
Rectores IED (178) - GERENTES Y DIRECTORES DE CONTROL INTERNO (36) ESTUDIANTES (84)
FECHA
abril 28 de 2016
1. ¿A través de qué medios de comunicación usted ha recibido información sobre
actividades de la Contraloría de Cundinamarca?
RADIO
PERIÓDICO Y REVISTAS
TELEVISIÓN
NOTIFISCAL (Boletín impreso de la Contraloría)
PÁGINA WEB
MAIL
REDES SOCIALES
OTROS
NO RECIBEN
NO RESPONDE
2 . ¿Qué medios de comunicación le llaman más la atención para ser informado sobre la
gestión de la Contraloría de Cundinamarca?
RADIO
PERIÓDICO Y REVISTAS
TELEVISIÓN
BOLETINES IMPRESOS
PÁGINA WEB
MAIL
REDES SOCIALES
OTROS
NO RESPONDEN
NUMERO
%
52
62
96
7
98
105
43
30
6
8
17,45
20,81
32,21
2,35
32,89
35,23
14,43
10,07
2,01
2,68
NUMERO
%
47
50
93
49
149
162
112
6
2
15,77
16,78
31,21
16,44
50,00
54,36
37,58
2,01
0,67
TOTAL
MUESTRAS
298
298
298
298
298
298
298
298
298
298
TOTAL
MUESTRAS
298
298
298
298
298
298
298
298
298
Comparativo
162
149
98
96 93
52 47
62 50
7
49
112
105
43
PREGUNTA 1
PREGUNTA 2
30
6
6
0
8
0
RADIO
PERIÓDICO Y REVIS
TELEVISIÓN
NOTIFISCAL (Boletí
PÁGINA WEB
MAIL
REDES SOCIALES
OTROS
NO RECIBEN
NO9RESPONDEN
¿Qué informamos?
De la misma forma, para determinar los principales aspectos a comunicar y
socializar, se llevó a cabo reuniones con algunos líderes de los procesos de la
Entidad. De ello se puede colegir como temas estructurales los siguientes:










El programa Contralores Escolares
Informes de Auditoría
Plan General de Auditorías
Informes Legales
Plan Estratégico Institucional
Valores y Principios
Planes, programas y proyectos
Desarrollo de la de Capacitación
Procesos de Inducción y Re-inducción
Campañas de sensibilización
Con estos insumos se asume la estructuración del Plan de Comunicaciones como
elemento dinamizador del Plan Estratégico Institucional, PEI, “Deja huella con la
transparencia, por la paz de Cundinamarca” – 2016-2019 y la visión trazada por el
mismo: “En el 2019 seremos reconocidos como una Contraloría destacada en el
país por su contribución en el buen manejo de los recursos públicos, basada en el
ejercicio de un control fiscal eficiente e independiente; con capacidad técnica,
jurídica y humana para alertar la posibilidad del daño patrimonial o el logro de su
resarcimiento, con altos principios éticos; coadyuvando a la paz de Colombia y a la
construcción de un país más equitativo, incluyente, transparente, y con un alto
sentido de lo ambiental”.
10
4. POLÍTICA GENERAL DE COMUNICACIÓN
Lineamientos Generales









La Comunicación Pública, como proceso estratégico dentro de la Contraloría
de Cundinamarca, estará dirigida a generar una visión compartida sobre la
ejecución y cumplimiento del Plan Estratégico Deja huella con la
transparencia, por la paz de Cundinamarca 2016-2019.
Es un eje organizacional estratégico y transversal, orientado a posicionar la
imagen institucional de este organismo de Control.
La comunicación pública en la Contraloría de Cundinamarca, como
herramienta de interlocución entre los servidores públicos, los sujetos de
control y la comunidad debe responder al principio de máxima publicidad.
La divulgación de la gestión institucional deberá responder a criterios de
publicidad, transparencia, buena fe, no discriminación y uso de un buen
lenguaje.
El vocero único ante los medios de comunicación será el Contralor de
Cundinamarca, quién podrá autorizar expresamente a funcionarios de la
Entidad para que lo apoyen en temas técnicos y específicos. La información
que se socialice sobre la gestión de la entidad a través de los medios de
comunicación solo se podrá realizar con la autorización del Contralor de
Cundinamarca.
La comunicación de la entidad será fluida desde los procesos internos hacia
todos los públicos garantizando que información sea fidedigna ante la
ciudadanía y especialmente en las rendiciones de cuenta permanentes del
Organismo de Control.
La gestión liderada por el Contralor de Cundinamarca con sus equipos de
trabajo en las diferentes dependencias generará información para los
funcionarios y la comunidad, para lo cual desde la asesoría de
comunicaciones se estructurarán sistemas que permitan la difusión
oportuna y confiable.
Desde comunicaciones se promoverá el buen uso del Manual de Identidad
Corporativa con el cual se desarrollarán las acciones de divulgación
pertinentes.
El Manual de Identidad Corporativa es la guía para consolidar el
posicionamiento de la institución, por lo tanto, ninguna pieza gráfica o
publicación podrá ser divulgada sin el visto bueno desde la Asesoría de
Comunicaciones.
11





En cuanto a la Rendición de Cuentas la Contraloría Departamental se
estructurará aplicando la metodología de las entidades líderes en este tema.
La periodicidad de la información que emita la Contraloría de Cundinamarca
se determina respecto al cumplimiento de las metas señalas, en los planes y
programas establecidos en la entidad, para lo cual se realizarán boletines
informativos, ruedas de prensa, entrevistas con los medios, audiencias
públicas, foros, chat, entre otros.
Es de anotar que la divulgación y socialización de la gestión institucional es
un activo de la comunidad, por lo cual se accederá a los medios de
comunicación, previo plan de medios y en los diferentes canales sociales
que permitan entregar de manera oportuna y eficiente esta información.
El uso de las redes sociales, como elemento de capital importancia en la
interacción humana moderna debe facilitar el diálogo permanente que
asegure una visibilidad de la Contraloría de Cundinamarca y que asegure la
transparencia en la gestión institucional.
La operatividad de este Plan de Comunicaciones se materializa con la
ejecución de los planes operativos anuales.
5. CAMPOS DE ACCIÓN
La comunicación pública en la Contraloría de Cundinamarca se desarrolla en tres
ámbitos: la comunicación interna, la comunicación informativa y la rendición de
cuentas a la ciudadanía
a. Comunicación Interna/Organizacional
Comunicación Interna u organizacional se define como el campo de actuación de la
comunicación que busca garantizar la organicidad y coherencia de las entidades
desde el punto de vista de la adecuada articulación de principios y acciones para
lograr el propósito misional9.
Para la Contraloría de Cundinamarca esta primera instancia es de vital importancia
porque con ella se estructura relaciones dinámicas entre las diferentes
9
USAID-CASALS & ASSOCIATES, Comunicación Pública Estrategias – Modelo de Comunicación Pública
Organizacional e Informativa para Entidades del Estado (MCPOI). Pág. 68 Año 2004
12
dependencias y jerarquías que permiten socializar el accionar de la Entidad; así
como identificar y apropiar el direccionamiento estratégico de la Entidad y
empoderar en cada servidor público las políticas y lineamientos institucionales.
De la misma forma, las diferentes estrategias comunicativas buscan promover la
identidad corporativa de la Contraloría de Cundinamarca que se resume en el
eslogan adoptado para esta vigencia “Deja huella con la transparencia, por la paz
de Cundinamarca”.
El desarrollo de las estrategias en este campo de acción, también busca genera
una cultura institucional colaborativa, con sentido de rectitud y transparencia que
proyecte a la Contraloría como un organismo de control coherente y ejemplo en la
estructura nacional.
Públicos – Grupos de Interés. Público Interno:
Servidores Públicos: Contralor de Cundinamarca, grupo directivo, directores,
subdirectores, profesionales, técnicos, administrativos, auxiliares de servicio y
conductores, entre otros.
Canales de Comunicación y Estrategias:
Carteleras:
Definido por la Real Academia de la lengua como: el armazón con superficie
adecuada para fijar los carteles o anuncios públicos 10 . En comunicaciones la
Cartelera es una herramienta cuya finalidad es informar de manera atrayente, y
como complemento a otros medios de información y de comunicación como los
boletines, las circulares, la publicidad, los medios audiovisuales, la fotografía y la
comunicación interpersonal (cara a cara).11
El término cartelera se utiliza para denominar a aquellas estructuras colgantes que
se ubican normalmente en paredes o en espacios bien visibles en las cuales se
colocan avisos, notificaciones, fechas para que la gente interesada este al tanto de
los datos transmitidos.12
La Contraloría de Cundinamarca cuenta con varias carteleras distribuidas en los
diferentes pisos de la sede. Cumplen funciones de información de interés general,
de notas de la caja de compensación familiar CAFAM, notificaciones legales e
10
11
http://dle.rae.es/?id=7k14q2o
http://cartelerasepm.blogspot.com.co/p/sistemas-de-carteleras-conceptos.html
12 Definición ABC http://www.definicionabc.com/comunicacion/cartelera.php vista 1 de junio de 2016
13
informaciones de las dependencias, entre otros.
Para potencializar esta herramienta comunicativa, la Contraloría de Cundinamarca,
a través de la Asesoría de Comunicaciones las reubicará y reclasificará.
Localizaciones principales:
14

2 Ascensores (una en cada uno de los ascensores) ofrece información
general sobre actividades de la Contraloría y gestión del Contralor.
Actualización permanente.

Piso 12:
o Una cartelera en la sala de recibo, información general sobre las
actividades de la Contraloría y gestión del Contralor. Actualización
permanente.
o Una Cartelera en el hall del ascensor: para edictos y notificaciones. A
cargo de la Secretaría General, actualización de acuerdo con los
requerimientos legales de los mismos.

Demás pisos: Se ubican de acuerdo a las necesidades de cada dependencia,
las cuales contendrán temas de interés general e información legal y
normativa.
En total se implementarán 16 carteleras.
Actualmente las carteleras tienen como complemento los novedosos
sistemas digitales y para ello se cuenta con las pantallas sistema LED. El
propósito es migrar de las tradicionales carteleras a las muy recursivas en
este cuatrienio hacia los murales digitales.
Correo electrónico:
El correo electrónico (también conocido como e-mail, un término inglés derivado
de electronic mail) es un servicio que permite el intercambio de mensajes a través
de sistemas de comunicación electrónicos. El concepto se utiliza principalmente
para denominar al sistema que brinda este servicio vía Internet 13
La contraloría de Cundinamarca cuenta con el sistema de correos electrónicos
institucionales, cada funcionario tiene un buzón de cuenta. A través de este medio
la institución da a conocer noticias sobre los aspectos administrativos y es la forma
de intercambio de documentos en el quehacer diario. Esta herramienta, a su vez
complementa la implementación de la política de cero papel dentro del Programa
Institucional de Gestión Ambiental –PIGA-.




LO QUE DICEN LOS MEDIOS DE
COMUNICACIÓN
BOLETÍN INFORMATIVO DIGITAL
CAMPAÑAS INSTITUCIONALES
ESCRÍBALE AL CONTRALOR
Estrategias:
o LO QUE DICEN LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN: Resumen
diario de las principales noticias publicadas por los medios de
comunicación nacional, regional y local sobre Cundinamarca, el
13 Definición de correo electrónico - Qué es, Significado y Concepto http://definicion.de/correo-
electronico/#ixzz4Aish9YcF. Vista el 1 de junio de 2016
15
control fiscal, nueva legislación, de interés para los funcionarios
de la entidad. Esta síntesis informativa se envía a los buzones de
todos los funcionarios y al chat ampliado de directivos diariamente
en las horas de la mañana.
o BOLETÍN INFORMATIVO DIGITAL: Mensualmente se editará
un informativo sobre la actividad interna de la Contraloría de
Cundinamarca, la cual se dará a conocer a través del correo
electrónico.
En
este
boletín
se
recopilará
eventos
conmemorativos, deportivos, culturales, cumpleaños, perfile de
funcionarios, las capacitaciones.
o CAMPAÑAS INSTITUCIONALES: De acuerdo con las diferentes
estrategias de socialización y sensibilización determinadas desde
las dependencias de la Entidad, se divulgarán por medio del
correo electrónico.
o
ESCRÍBALE AL CONTRALOR: A través del buzón electrónico
[email protected],
los
funcionarios de la entidad pueden tener un diálogo directo con el
contralor. Allí pueden formular sus dudas, sus inquietudes, sus
sugerencias, lo mismo que expresar felicitaciones, entre otros
temas.
Intranet
La intranet, conocida como una red de ordenadores privada basada en los
estándares de Internet, por medio de los cuales se enlazan los recursos
informativos de una organización, desde documentos de texto a documentos
multimedia, desde bases de datos legales a sistemas de gestión de documentos.
Las Intranet pueden incluir sistemas de seguridad para la red, tablones de
anuncios y motores de búsqueda.14
La intranet de la Contraloría de Cundinamarca se ha desarrollado durante varios
años, en ella los funcionarios pueden consultar y acceder a todo el sistema de
gestión de calidad, en sus aspectos de procesos, procedimientos y formatos
autorizados por la Entidad.
De la misma forma es el punto de consulta de documentación de material de
capacitación, y de las campañas de sensibilización realizadas por las dependencias
de la Contraloría de Cundinamarca.
14
http://www.masadelante.com/faqs/intranet vista el 3 de junio de 2016
16
En esta red se dinamizará la socialización del accionar de la Entidad, en ella se
publicarán los aspectos de gestión humana, directrices administrativas y campañas
de sensibilización de los programas y proyectos institucionales, material de las
capacitaciones.
También será el canal por medio del cual se dará a conocer el material de
resultado del acompañamiento a los eventos institucionales (Fotografías, videos,
infografías y presentaciones)
Comités y Reuniones:
Comunicación directa de intercambio de ideas y propuestas entre las diferentes
estructuras de la Entidad. Estos encuentros se clasifican en dos aspectos los
formales, es decir aquellos que están normalizados a través de leyes, ordenanzas y
resoluciones internas; y las informales, aquellas que surgen de situaciones
coyunturales.
En las primeras encontramos los Comités Directivos, los Comités de Informes,
entre otros. Mientras que en la segunda categoría están aquellas reuniones para
socializar propuestas, proyectos, programas, planes, campañas de entre otras.
Puntualmente para este cuatrienio, una de las estrategias asumidas por el
Contralor de Cundinamarca es la denominada “A solas con el Contralor”,
encuentros personalizado con los funcionarios para intercambiar ideas que generen
confianza y apropiación institucional. Esta estrategia, también está diseñada para
encuentros con públicos externos.
Sonido Interno
La Contraloría de Cundinamarca cuenta con un sistema de sonido interno, el cual
permite emitir información puntual sobre las actividades de la Entidad. El sistema
se emite desde la consola ubicada en el segundo piso hacia los demás pisos. Los
contenidos allí divulgados deben ser breves, con un lenguaje sencillo y buena
modulación.
b. La Comunicación Informativa/externa
De acuerdo con el MCPOI, la comunicación informativa es el “Campo de actuación
de la comunicación que busca garantizar que las entidades se expresen frente a la
sociedad y le comuniquen su relato”.15
USAID-CASALS & ASSOCIATES, Comunicación Pública Estrategias – Modelo de Comunicación Pública
Organizacional e Informativa para Entidades del Estado (MCPOI). Pág. 68 Año 2004
15
17
Para la Contraloría de Cundinamarca, esta área de la comunicación pública, es de
vital importancia, ya que es el puente entre el accionar de la institución con la
ciudadanía, protagonista de la labor que cumple y los verdaderos beneficiarios de
la tarea encomendada por la constitución a este ente de Control.
A través de la comunicación informativa, la Contraloría de Cundinamarca hace
alertas públicas al tiempo que promueve la difusión del seguimiento y control
realizado a través de las auditorías a la ejecución de los recursos públicos, en
especial a aquellos destinados a la atención de la población vulnerable y el
posconflicto.
Así mismo, da a conocer las estrategias, programas, planes y proyectos asumidos
por la Contraloría de Cundinamarca para cumplir tanto sus funciones legales como
las metas trazadas para este cuatrienio que se resumen en el eslogan “Deja huella
con la transparencia, por la paz de Cundinamarca”.
De esta forma acerca al ciudadano a los procesos de control fiscal participativo y al
ejercicio de un control social amplio que facilite el diálogo permanente con
transparencia en la gestión.
El fin primordial de la comunicación informativa es proporcionarle visibilidad a la
Entidad de tal forma que la comunidad perciba a la Contraloría de Cundinamarca
como un ente de control efectivo, eficaz y oportuno en beneficio de los
cundinamarqueses.
Públicos – Grupos de Interés
Público Externo:
Este campo de acción tiene como público objetivo a los sujetos de control, medios
de comunicación, Gobierno departamental, Asamblea de Cundinamarca,
Comunidades organizadas (veedores, miembros de juntas de acción comunal)
Organismos no gubernamentales-ONG- entidades gubernamentales afines,
Auditoría General de la República, Comisión Regional de Moralizaciónb BogotáCundinamarca, comunidad cundinamarquesa, instituciones educativas ( contralores
escolares).
18
Canales de comunicación y estrategias:
Boletines de prensa:
19
Información escrita en forma resumida, en forma clara y precisa, sobre la gestión
de Entidad, el cual es distribuido a los periodistas de los medios de comunicación
nacional, regional y local, para su divulgación a los medios a través del correo
institucional.
La emisión de un boletín de prensa responde a los criterios de pertinencia e
importancia de la gestión determinados por el Contralor de Cundinamarca, con el
apoyo de la Asesora de Prensa.
Como temas a ser tenidos en cuenta como contenido de un boletín de prensa son:
informes de auditoría, procesos y fallos de responsabilidad fiscal, circulares y
resoluciones emitidas por la Entidad, pronunciamientos del Contralor de
Cundinamarca, informes especiales, informes legales, eventos institucionales,
actividades de la Red de Contralores Escolares, sesiones de capacitaciones a
funcionarios a veedores, reuniones y pronunciamientos a través de la Comisión
Regional de Moralización Bogotá-Cundinamarca.
Rueda de prensa:
20
Actividad de interlocución directa entre el contralor de Cundinamarca, como vocero
de la institución, y los representantes de los medios de comunicación por medio de
la cual se da a conocer un hecho de importancia estratégica en el cumplimiento de
los fines funcionales de la Contraloría y el control fiscal del país.
Edición, diseño y diagramación de Informes
Informes especiales:
Una
de
las
actividades
programadas para el periodo
2016-2019, dentro del Plan
Estratégico Institucional se
encuentra la publicación de
informes especiales de alertas
sobre temas álgidos de la
administración departamental
y municipal. Para ello, la divulgación de los mismos debe responder a parámetros
comunicativos impactantes, que refuercen el contenido de los mismos.
Para el año de 2016, se ha determinado tres temas a saber: medio ambiente,
obras inconclusas y salud en el Departamento. Se editarán en formato digital y su
distribución se realizará por medio del correo electrónico.
Estos documentos servirán como elementos de discusión en el planteamiento de
soluciones en estos problemas que dificultan la administración de las entidades
territoriales.
La Publicación de estos informes responde a cuatro momentos específicos y de
cumplimiento en los cronogramas definidos en los comités directivos, máxima
instancia de direccionamiento del proceso.
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Elaboración del informe. (Responsable dependencia generadora del
tema)
Revisión de textos. (Responsables dependencia generadora del tema y
Asesoría de Comunicaciones)
Diseño y diagramación. (Responsable Asesoría de Comunicaciones)
Aprobación y publicación. (Responsables Contralor de Cundinamarca,
Asesoría de Comunicaciones y dependencia generadora del tema)
Informes normados
La Contraloría de Cundinamarca tiene por normas constitucionales, legales y
ordenanzales la realización de dos informes, que presenta a la Asamblea del
Departamento; éstas son: Informe del Estado de los Recursos Naturales y del
Ambiente en Cundinamarca y el informe sobre La Situación de las Finanzas
Públicas en el Departamento de Cundinamarca.
La publicación de estos dos informes debe, en su aspecto editorial y gráfico,
responder a los criterios trazados por el manual de identidad corporativa y por los
lineamientos de la Asesoría de Comunicaciones de la Entidad.
Sitio web institucional
Un sitio web es conocido como el espacio virtual en internet, en donde se
presentan un conjunto de páginas, también virtuales, que son accesibles a través
de los computadores desde un mismo dominio o subdominio de la World Wide
Web (WWW) o dirección web16
Definición de sitio web - Qué es, Significado y Concepto http://definicion.de/sitioweb/#ixzz4AqNDkBfz. Vista el 6 de junio de 2016
16
21
Estos espacios incluyen documentos de texto en HTML, fotografías, sonidos,
vídeos, animaciones y otro tipo de contenidos que pueden compartirse en línea; el
acceso a las diferentes páginas del sitio se realiza mediante hipervínculos, también
conocidos como enlaces o links17.
Plataforma de comunicación de gran importancia en el mundo, base del
denominado Gobierno en Línea (GEL), nombre que recibe la estrategia de gobierno
electrónico (e-government) en Colombia, que busca construir un Estado más
eficiente, más transparente y más participativo gracias a las tecnologías de la
información y las comunicaciones, TIC.18
Durante el presente cuatrienio, la potencialización y dinamización de esta
herramienta comunicativa está dentro las prioridades del plan estratégico. Una de
las primeras acciones es el rediseño gráfico del sitio, con una arquitectura moderna
que facilite la navegación y la consulta y la usabilidad que permita responder a los
requerimientos de la estrategia GEL y a las demandas de la ONG Transparencia
por Colombia.
El contenido del sitio web tiene contempla aspectos como:
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La Contraloría (Misión, Visión, Estructura organizacional, el contralor,
planes, lineamientos)
Centro de Documentación (Informes, declaraciones, pronunciamientos)
Contratación
Normatividad
Servicios Al Ciudadano
Prensa (Boletines de prensa, fotografías, videos, audios
Micro-sitios: Contralores Escolares, Comisión Regional de Moralización,
Ibídem.
http://estrategia.gobiernoenlinea.gov.co/623/w3-propertyvalue-7650.html vista el 3 de junio de
2016
17
18
22


Personeros, Control Interno)
Recepción de Peticiones, Quejas y Denuncias
Los aplicativos de rendición de la cuenta.
La responsabilidad gráfica y de información están a cargo de la Asesoría de
Comunicaciones; sin embargo, otras dependencias tendrán la tarea de actualizar
sus contenidos con el control de la Asesoría de Comunicaciones. En cuanto a la
plataforma tecnológica que soporta el sitio web la obligación la tiene la Oficina
Asesora de Planeación, Sistemas e Informática.
Redes sociales institucionales
Se define tradicionalmente red social como el “conjunto de individuos que se
encuentran relacionados entre sí”19; y en el ámbito de las nuevas tecnologías de la
información y la comunicación se presenta como “plataformas de comunidades
virtuales que proporcionan información e interconectan a personas con afinidades
comunes”.20
Su importancia y su penetración en la vida diaria obligan a que las organizaciones
también estén presentes en dichos grupos de intercomunicación, generado
colectivos de interrelación que permiten un diálogo entre la Entidad y sus públicos.
La Contraloría de Cundinamarca mantiene presencia en ellas a través de redes
sociales como: Facebook, Twitter, Youtube, WhatsApp, Flickr y SoundCloud.
En estas redes sociales la Entidad, de acuerdo con las características de cada una,
por medio de la Asesoría de Prensa, informa y socializa interactivamente los
contenidos comunicativos de ésta.
En la red social Facebook la Contraloría cuenta con dos páginas así:


Contraloría de Cundinamarca, cuya finalidad es integrar a la comunidad
cundinamarquesa con el organismo de control.
Red de Contralores escolares de Cundinamarca, que tiene como fin generar
interlocución a los contralores escolares del departamento para coadyuvar
en el desarrollo de este programa de control social.
Por medio de aplicativo WhatsApp, el Contralor de Cundinamarca genera y
mantiene redes sobre los principales públicos que asumen temáticas definidas
TECCOMSTUDIES, Las redes sociales: una aproximación conceptual y una reflexión teórica sobre los
posibles usos y gratificaciones de este fenómeno digital de masas en:
http://www.teccomstudies.com/numeros/revista-1/136-las-redes-sociales-una-aproximacionconceptual-y-una-reflexion-teorica-sobre-los-posibles-usos-y-gratificaciones-de-este-fenomeno-digitalde-masas?start=3 vista el 4 de junio de 2016
20 Ibidem.
19
23
comunes:
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

Red
Red
Red
Red
Red
Red
de Docentes del Departamento
de Control Interno
de la Comisión Regional de Moralización
del Comité Directivo
del Comité Directivo Ampliado
de periodistas de Cundinamarca
La red Twitter @ContralCundinam presenta información sobre el acontecer diario
de la Entidad y socialización de pronunciamientos del Contralor de Cundinamarca.
De igual forma el Contralor de Cundinamarca, Ricardo López Arévalo, lidera otra
cuenta que aporta a la socialización de los temas institucinales, @RLopezContralor
En las redes Youtube, Flickr y SoundCloud, la Contraloría de Cundinamarca
socializa los videos, fotografías y audios, respectivamente, de las actividades
generadas por la Entidad.
Por la dinámica de estas redes sociales, la actualización y el seguimiento debe ser
permanente.
Programa de Televisión:
Si bien es cierto que los modernos medios de comunicación, tales como la web y
las redes sociales son de gran importancia hoy, los tradicionales mantienen su
influencia en las comunidades; es así que la televisión es un medio que expone
diariamente a una pluralidad de opiniones y que es “central en las sociedades
actuales, centralidad determinada por esa potencialidad de poder intervenir y
modelar diversos procesos (sociales, políticos, culturales, económicos) que afectan
tanto a individuos y colectividades, como a naciones en general”21.
Por ello, la Contraloría de Cundinamarca, no puede extraerse ese significativo
medio de comunicación y reactivará en este cuatrienio el programa institucional
televisivo, ampliando su emisión a cadenas institucionales de cubrimiento regional
y nacional, que permita. Debido a que la Entidad, por sus características no cuenta
con los equipos técnicos y logísticos exigidos para la preproducción, producción y
postproducción, es indispensable contar con servicios de empresas dedicadas a
prestar estos servicios.
LA IMPORTANCIA DE LA TELEVISIÓN COMO ESPACIO PARA LA CONSTRUCCIÓN DE LA SOCIEDAD:
EL CASO DE LA RADIO Y TELEVISIÓN DE ANDALUCÍA, ESPAÑA. En:
http://gmje.mty.itesm.mx/RamirezAlvarado.pdf.
21
24
Apoyo a la realización de eventos institucionales y socialización de los
mismos
Con el fin de unificar criterios de imagen institucional y presentar en forma
coherente la simbología propia, la Asesoría de Comunicaciones realizará el apoyo a
los eventos organizados por la Contraloría de Cundinamarca. Entre las tareas a
desarrollar se encuentra el diseño e impresión de piezas comunicativas, registro
fotográfico y videográfico, manejo de protocolo y presentación del evento,
socialización de la convocatoria y los resultados a los medios de comunicación.
c. Rendición de Cuentas a la sociedad
“Campo derivado dela comunicación informativa, específico de la entidades del
Estado y que solamente es posible desde una práctica de las acciones
comunicativas fundadas en el precepto constitucional de la publicidad”22 .
El desarrollo de la rendición de cuentas,
momentos específicos y reglados como
responder a esos parámetros, actividad
desarrollará a través de la Subdirección de
de la Asesoría de Comunicaciones.
proceso permanente, tiene a su vez
la audiencia pública, la cual debe
que la Contraloría de Cundinamarca
Participación Comunitaria con el apoyo
Por lo anterior, todas las acciones comunicativas reseñadas en el campo de la
comunicación informativo, además deben llevar valor de hacer visible la gestión, ya
que “contar e informar lo que se está haciendo, el directivo y el gobernante nos
solamente informa de los resultados de su gestión, sino que demuestra que no la
ha estructurado en su beneficio personal. Cuando se es visible se genera confianza
y se construye por consiguiente la idea de lo público, de que la Entidad es de la
Comunidad”.23
USAID-CASALS & ASSOCIATES, Comunicación Pública Estrategias – Modelo de Comunicación Pública
Organizacional e Informativa para Entidades del Estado (MCPOI). Pág. 68 Año 2004
23 Ibídem.
22
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CUNDINAMARCA”. En:
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fenómeno digital de masas en:
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RAMÍREZ ALVARADO, La importancia de la televisión como espacio para la
construcción de la sociedad: el caso de la radio y televisión de Andalucía,
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PRESENTACIÓN PLAN DE COMUNICACIONES
CONTRALORÍA DE CUNDINAMARCA
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