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SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Y CONTROL DE CALIDAD
(SIGCC)
CODIGO:CMA81117-PD-05
MACROPROCESO: CONTRO FISCAL MACRO
VERSION: 3.0
PROCESO: ADMINISTRACIÓN CONTROL FISCAL
MACROECONÓMICO
PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR ESTADÍSTICAS
FISCALES
Fecha: 10/05/2010
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OBJETIVO
Establecer el procedimiento a seguir que garantice consistencia en las cifras enviadas
por las entidades, a través de la plataforma CHIP, relacionada con la programación y
ejecución presupuestal, el programa anual de caja y datos de personal y costo.
DESARROLLO
Los profesionales deben absolver las consultas de las entidades respecto de las
inquietudes que se les presente en relación con el diligenciamiento de los formatos
relacionados con la información presupuestal, utilizando medios escritos.
Los profesionales deben trasladar las “Consultas Técnicas de Nivel 1” a la “Mesa de
Ayuda” que tiene dispuesta la Contaduría General de la Nación, como administradora
del CHIP.
Los profesionales deben trasladar las “Consultas Técnicas de Nivel 2” a los ingenieros
de apoyo de la Dirección de Cuentas y Estadísticas.
Los profesionales deben verificar trimestralmente, a través de la herramienta Data Mart,
que en la plataforma CHIP las entidades asignadas hayan enviado la información
correspondiente a los formularios establecidos en la categoría presupuestal y llenar los
cuadros de control de sus entidades asignadas.
Los profesionales deben enviar “Requerimientos” relacionados con las posibles
inconsistencias encontradas en la información correspondiente a los trimestres de
enero a marzo, de abril a junio y de julio a septiembre.
Los profesionales deben efectuar análisis trimestrales sobre la consistencia de las cifras
incluyendo la verificación que los formularios estén diligenciados en pesos, que la
información esté completa y con las características requeridas para certificar, de
acuerdo con el procedimiento establecido para ello; y, cuando lo consideren pertinente
elaborar un requerimiento al representante legal de la entidad, en el cual se le solicite
detalle sobre la variación significativa de los rubros identificados y sintetizar la
explicación en el cuadro de control de las entidades asignadas. Si como resultado de
los análisis se identifica que alguna entidad debe modificar los datos enviados, los
profesionales deben establecer en primer lugar la causa y en segundo lugar el
responsable. Si el responsable es la entidad se debe enviar un requerimiento técnico, si
corresponde a uno de los tres primeros trimestres, en tanto que si corresponde al
informe anual se debe diligenciar los formatos de inicio de proceso sancionatorio. Si se
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debe a una falla interna de programación del sistema CHIP, el profesional debe
comunicarle a la coordinación por escrito el detalle del problema y en segundo lugar
debe informarle a la entidad la situación para que esta solicite autorización para
retransmisión de la información.
Los profesionales deben diligenciar los formatos de inicio de proceso sancionatorio,
cuando la entidad no haya solicitado prórroga y se haya verificado que la información
de la entidad, correspondiente al corte de diciembre 31, no está incorporada en la
plataforma CHIP, en la categoría presupuestal.
.
Los profesionales deben enviar una única comunicación por su correo oficial y por lo
menos a un correo institucional de la entidad, en el que se le informe que se ha iniciado
proceso sancionatorio, y que debe enviar autorización para enviar extemporánea la
información que sirve de base para los procesos que con base en ella se efectúa.
El profesional debe comunicarle a la entidad cuando se hubiera efectuado el traslado de
proceso sancionatorio por causas atribuibles a la misma y si ésta solicita retransmisión
de la información, el caso debe ser evaluado por la Dirección y se autoriza con el visto
bueno del Delegado.
El coordinador debe elaborar la comunicación indicando las solicitudes al director para
que se ajusten los parámetros de validación en la categoría presupuestal, en el CHIP
cuando se detecten fallas en el proceso de validación de la información.
El profesional encargado del informe de personal y costo debe proyectar para la firma
del Director, el oficio solicitud de la información relacionada con el nivel, el grado, el
número de funcionarios a 31 de diciembre del año anterior, asignación básica mensual
a la misma fecha y gastos de representación mensual, dirigido a todas las entidades de
la Administración Central Nacional, anexándole los formatos para los casos en los que
haya habido restructuración y en los que no, con los ejemplos ilustrativos para cada
uno, e indicando el plazo en que se requiere esta información, exponiendo los motivos
de ley.
El profesional encargado del informe de personal y costo debe verificar la información
enviada por cada entidad, y registrar los datos en la base de datos correspondiente.
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El profesional encargado del informe de personal y costo debe contrastar la información
con los decretos elaborados por la DAPF y constata cuál fue el incremento real
efectuado y alistar la certificación del incremento salarial anual a los congresistas.
El profesional encargado de la certificación del Congreso elabora el informe y adjunta
la certificación en la que se indica cuál fue el incremento salarial, para firma del
Contralor General de la República.
El director revisa el informe y la certificación al congreso y lo envía al despacho del
Contralor General de la República.
Los profesionales deben alistar los documentos soportes debidamente foliados en
forma consecutiva, de la información de las entidades asignadas, en carpetas
individuales, de acuerdo con la normativa interna vigente, y entregarlo para su archivo.
GLOSARIO
Consultas Técnicas de Nivel 1. Cubre situaciones relacionadas con la asignación de
contraseñas de la web para las entidades; actualización de información general de las
entidades; fallas de transmisión del chip central; y, fallas de operación del CHIP local.
Consultas Técnicas de Nivel 2. Cubre situaciones relacionadas con: utilización
protocolos de la categoría presupuestal que usa el CHIP local; el proceso
importación y exportación de formularios; copias de respaldo; estructura de
formularios de la categoría presupuestal para conocer qué campos específicos
aplica en el ámbito al que pertenecen.
de
de
los
les
Información completa. El indicador de una información completa el que se encuentren
diligenciados para los municipios las cifras correspondientes a la dependencia 02Concejo, 04-Personería y 03-Contraloría, cuando esta última exista. Respecto de los
datos de las dependencias 14-Educación y 16-Salud, se debe contrastar si la entidad se
encuentra certificada, de acuerdo con lo establecido en la ley 715 de 2001, caso en el
cual estas dependencias deben estar diligenciadas. En los departamentos el indicador
de completitud se verifica cuando la entidad ha reportado las cifras de las dependencias
01-Asamblea, 03-Contraloría, 14-Educación y 16-Salud.
Requerimientos. Son comunicaciones oficiales dirigidas al representante legal de la
entidad, mediante la cual se le da a conocer en detalle, los errores o las inconsistencias
en la información, que dependiendo de si afectan los procesos internos de la CGR,
pueden conducir a una “Retransmisión de la información”. Eventualmente aplica con la
información con corte al 31 de diciembre de cada año, especialmente en los casos en
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los que haya habido caso omiso por parte de las entidades para la corrección de las
inconsistencias relacionada con el detalle de la destinación del gasto.
Retransmisión de la información. Proceso mediante el cual una entidad debe
transmitir nuevamente su información en la plataforma CHIP, debido a razones tales
como envío de cifras en una unidad de medida distinta a pesos, información incompleta
de las unidades ejecutoras o con la clasificación errónea de los conceptos verbigracia
clasificar como gastos de inversión un concepto de servicio de deuda.
Inicio de proceso sancionatorio. Es el proceso que aplica sobre la información con
corte a 31 de diciembre de cada año, teniendo en cuenta que en este periodo afecta un
número mayor de procesos internos, en particular afecta la función fiscalizadora. En
este caso deben llenarse de los formatos correspondientes, dirigidos a la Gerencias
Departamentales y en el caso de Cundinamarca a la Contraloría Delegada para la
Gestión Pública e Instituciones Financieras.
Los formatos contienen información relacionada con los motivos por los cuales se debe
adelantar el proceso y las evidencias aportadas por cada profesional.
APROBADO POR: NICOLAI ROSSIASCO PIRAJÁN
Contralor Delegado para Economía y Finanzas Públicas
FECHA: Mayo 10 de 2010