Download informe cuatrimestral del estado del control interno

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO –
CUMPLIMIENTO del Art. 9 de la LEY 1474 de 2011
Período evaluado: 12-11-2014 a 11-03-2015
Jefe Oficina
Control Interno
IVONNE ADRIANA ENRIQUEZ
SANTACRUZ
Fecha de elaboración: 12 de marzo de 2015
MODULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN
Dificultades
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Se percibe una inconformidad del Talento Humano en cuento a motivación y el trabajo
en equipo de los funcionarios y contratistas, a final de año empezó a funcionar el
programa de bienestar social con directrices claras de desarrollo.
A pesar que la empresa aseguro los recursos financieros y conto con rubro suficiente y
amplio para desarrollo del Talento Humano en la vigencia de 2014, solo se ejecutó el
28%, donde se evidencia que se pudo aprovechar y capacitar el personal en varios temas
que se tiene dificultad.
No se evidencia en ningún acuerdo el estilo o filosofía de dirección del Gerente General,
donde establezca las acciones frente al cumplimiento de la misión en el contexto de los
fines sociales del estado.
En el proceso de Inducción y Reinducción realizado en el mes de marzo de la vigencia
2015, se evidenciaron frente a todos los funcionarios las políticas de operación, para la
revisión y actualización de las mismas por parte de los funcionarios encargados, pero no
se recibieron respuestas, lo que ha dificultado la actualización de las mismas.
Existe un manual de funciones con dos modificaciones adoptado por las resoluciones
correspondientes, con funciones específicas para los cargos, donde se identifica la
confusión o falta de asignación de funciones para los cargos de auxiliar administrativo y
técnico administrativo; de igual manera en la revisión se evidencia la falta de claridad en
muchas de las funciones ya que en algunos casos hay duplicidad de funciones.
Los procesos deberían de identificar la administración del riesgo frente a la valoración,
como una actividad más de sus quehaceres, como elemento de control para medir el
impacto de riesgo en el que se encuentra la empresa, facilitando establecer prioridades
para su tratamiento y no incurrir en la interrupción del cumplimiento de los objetivos
institucionales.
se ha evidenciado la falta de algunos cargos necesarios que EMCASERVICIOS debe
contar para el desarrollo y cumplimiento de la misión institucional, para lo cual se da paso
a considerar una modernización de la empresas con miras a cumplir todos los requisitos
para la cual ha sido creada.
Se aseguran recursos para el pago de los funcionarios y el desarrollo de los mismos en
un rubro amplio, que garantice la contratación del personal necesario.
Avances
 En la vigencia del 2014 se evidencio que alguno de los funcionarios, no conocían la
misión y la visión institucional, lo cual se abrió paso para socializar los lineamientos
estratégicos adoptados mediante resolución número 13 del 13 de enero 2015 y el
quehacer desde cada proceso, con el fin de dar paso al poder trabajar en equipo desde
la buena comunicación.
 El Gerente General ha impartido la actualización de los lineamientos estratégicos
organizacionales con el fin de socializarlo ante todo el equipo de trabajo, tanto
funcionarios como contratistas, responsables del cumplimiento de metas y objetivos y
publicados en la página web.
 Se cuenta con un Código de ética actualizado y socializado de la empresa, mediante
resolución número 14 del 13 d enero de 2015, donde entre otros, cuenta con principios
generales, directrices éticas, prevención y actos incorrectos, investigación de actos
incorrectos, responsabilidades, régimen sancionatorio y canales de información,
manteniendo de esta manera la coherencia de la gestión con los principios consagrados
en la constitución, la ley y la finalidad social
 Se consolido el plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, para publicación en la
página web de la entidad.
MODULO DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
Dificultades
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No se cuenta con los procedimientos documentados, donde se evidencie el conjunto de
especificaciones, actividades ordenadas, para poder controlar de esta manera las
acciones de cada uno de los procesos, con el fin de controlar todas las acciones que
requiere la entidad.
Se debe apoderar del tema de formulación, seguimiento y análisis de indicadores de
gestión y de impacto para poder tomar decisiones de manera asertiva.
Se tiene un programa de auditoria para toda la vigencia aprobado por Comité MECI a
principio de año pero no se cuenta con el personal certificado en Auditoria Interna que
haga acompañamiento a dichas auditorias.
Avances
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En la empresa se requiere fortalecer la autoevaluación del control en cada uno de los
procesos, que permita determinar la calidad y efectividad de los controles internos, con
base en el diseño de mecanismos de verificación y evaluación.
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Se ha desarrollado la implementación de un sistema de comunicación interna, a través
de la trazabilidad de los datos radicados en archivo.
Se requiere promover la formulación autónoma de planes de mejoramiento por procesos,
especialmente producto de las autoevaluaciones de control y de gestión.
Se requiere la formulación de planes de mejoramiento individual que permitan concretar
los aportes individuales y un mayor seguimiento por los responsables de los procesos.
EJE TRANSVERSAL, INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Dificultades
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La empresa incluyó mejoras en los mecanismos de control para la recepción, registro y
atención de sugerencias, recomendaciones, peticiones, necesidades, quejas o reclamos
por parte de instituciones y comunidad en general, permitiendo identificar de manera
más concreta la PQRFO que llegan a la entidad.
Se da cumplimiento al reporte de información desde cada una de los diferentes procesos,
a las diferentes entidades de control y del Estado a través los diferentes aplicativos como
el SIA (Sistema Integrado de Auditoria), CGN (Contaduría General de la Nación), CGR
(Contraloría General de la Republica), BDM (Boletín Deudor del Consumidor), SIRECI
(Sistema de Rendición Electrónica de la Cuenta de Informes), DAFP (Departamentos
Administrativo de la Función Pública).
Falta fluidez en la comunicación institucional, no se realizan con frecuencia los comités
de gerencia, espacio propicio para saber el estado de cada una de las diligencia que
emprenden los procesos.
EMCASERVICIOS aún no entra en el roll de responder todas las PQRFO radicadas por
archivo general, el cual se puede incluir en una falta grave, frente a lals necesidades del
ciudadano.
Avances
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La empresa avanza en la conformación del equipo MECI, y creando funciones específicas
de cumplimiento frente a la gestión de cumplimiento de los componentes del Modelo de
Control Interno.
La empresa cuenta con la aprobación del mapa de procesos mediante resolución 13 del
13 de enero de 2015, y de esta manera establecer métodos de autoevaluación y de
control y de gestión para cada uno de los procesos identificados.
La empresa cuenta con la información necesaria para el cumplimiento del decreto 1510
de 2013, en cuanto al cumplimiento de publicación en el SECOP de toda la contratación
gestionada por la empresa.
Estado general del Sistema de Control Interno
EMCASERVICIOS S.A. E.S.P. se está asegurando cada vez más en el cumplimiento del
nuevo MECI y sus tres componentes, porque considera de vital importancia para el
mejoramiento continuo.
Recomendaciones
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Se debe seguir apoderando al personal para que conozca más sobre el sistema de control
interno en el marco del Sistema Integrado de Gestión.
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Ya que se tiene la formulación de las políticas de operación, las personas lo deben asumir
a manera de guía, para la implementación de estrategias de ejecución de la empresa.
Donde se defina los límites y parámetros necesarios para la ejecución de procesos y
actividades.
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Formulación del plan de capacitación donde se puedan identificar las necesidades de
capacitación orientadas al fortalecimiento de las competencias laborales de equipos de
trabajo según los ejes temáticos previstos en el plan nacional de formación y capacitación
de servidores públicos, se recomienda realizarlo a través de una encuesta a los
servidores públicos de la empresa.
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En el mejoramiento continuo de EMCASERVICIOS S.A. E.S.P. deberá establecer los
procedimientos que permitan el cumplimiento de los objetivos de los procesos, otorgando
responsables a cada actividad, esto será el punto de partida para realizar las auditorías
internas y poder evidenciar y formular recomendaciones.
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Implementar en cada una de las oficinas o procesos las TRD en los archivos de gestión,
para tener más claridad de la trazabilidad de la documentación.
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Se recomienda implementar un proceso de modernización institucional con miras a
revisar la estructura organizacional y el manual de funciones; con el fin de mitigar y
corregir todos los riegos que se tienen en el momento con las variables que se tienen en
el momento que están afectando con claridad la responsabilidad de las personas. entre
ellos se recomienda evidenciar la necesidad de contar con una oficina de planeación
operativa, con el propósito principal de Coordinar, ejecutar y controlar las labores de
planeación en la formulación, operación y evaluación de los planes, programas y
proyectos que se desarrollan en EMCASERVICIOS S.A. E.S.P. también un área que
formule acciones de auto sostenimiento y evidenciar un proyecto que nos sirva para poder
operar con independencia presupuestalmente.
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El anterior informe pormenorizado se recomendaba contar con los servicios profesionales
del área de comunicación institucional, para lo cual se contrató a un profesional donde se
espera se encargue de llevar la trazabilidad de las PQRFO, comunicación interna y
comunicación externa y así cumplir con las prácticas de buen gobierno.
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Se sigue recomendando dar las instrucciones y orientaciones necesarias, por parte del
encargado de archivo, bajo la dirección de Administrativa, para la implementación de las
tablas de retención documental de los archivos de gestión de cada una de las áreas
aprobadas, con el fin de cumplir con el plan de mejoramiento Institucional, ya que se
encontró como un hallazgo negativo de auditoria de la Contraloría General Departamental
del Cauca.
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La implementación de un Sistema de Gestión de Calidad que se pueda integrar con el
Modelo Estándar de Control Interno, seria de mucha utilidad para darle un orden
organizacional, identificando manuales, procesos, procedimientos y formatos que le den
una trazabilidad de información, que pueda identificarse indicadores de gestión y de
impacto en nuestra política y razón de ser organizacional.
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Se revisó los contratos celebrados durante el último bimestre de 2014 y el primer bimestre
de 2015. Dando comentarios y recomendaciones mediante oficio interno: entre ellos
sugiere, que se realice una hoja de control no solo para los contratos de prestación de
servicios profesionales, sino también para los contratos de obra, suministro, interventoría
y para cualquier tipo de contrato a que haya lugar en el proceso contractual de
EMCASERVICIOS S.A. E.S.P., con el fin de tener mayor control, de igual manera se debe
dar cumplimiento a la publicación en el SECOP dentro de los tres días al momento de
suscripción del contrato.
ORIGINAL FIRMADO
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IVONNE ADRIANA ENRIQUEZ SANTACRUZ
Jefe de Oficina - Control Interno
Archivo: ( 5 ) Cinco Folios